LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM KEARSIPAN
PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (Persero) MEDAN
Diajukan Oleh:
MUHAMMAD SUTAN ALFARIZI HRP NIM 1705091014
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN
2020
LEMBAR PERSETUJUAN
SISTEM KEARSIPAN
PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN
Muhammad Sutan Alfarizi Hrp NIM 1705091014
Telah disetujui untuk dapat melaksanakan Tugas Akhir
Menyetujui :
Dosen pembimbing I Dosen Pembimbing II
Jumjuma, S.E, M.Si Rismawati, S.E., M.Si
NIP 19630215 199003 2 001 NIP 19630319 199003 2 001
Medan,
Mengetahui :
Ketua Jurusan, Kepala Program Studi,
LEMBAR PERSETUJUAN
SISTEM KEARSIPAN
PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN
Muhammad Sutan Alfarizi Hrp NIM 1705091014
Telah dipertahankan di depan Tim Penguji pada tanggal……
Dan dinyatakan telah memenuhi syarat guna memperoleh gelar…
Dosen Pembimbing
Pembimbing I Pembimbing II
Jumjuma, S.E, M.Si Rismawati, S.E., M.Si
NIP 19630215 199003 2 001 NIP 19630319 199003 2 001 Tim Penguji
Ketua Penguji
Jumjuma, S.E, M.Si ( )
NIP 19630215 199003 2 001 Penguji 1:
Parenta Ritonga, S.E, M.Si ( )
NIP 19600323 198803 1 001 Penguji 2:
Dra. Ratna Dewi, M.Hum ( )
NIP 19660325 199103 2 001
Medan, Juli 2020 Mengetahui
Ketua Jurusan, Kepala Program Studi,
Agus Edy Rangkuti, S.E.,M.Si Suri Purnami, S.E.,M.A NIP 197220817 200501 1 001 NIP 19770824 200212 2 003
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan karunia-Nya masih diberikan kesehatan sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini untuk memenuhi syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Adminitrasi Binis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
Dalam penyusunan tugas akhir ini telah melibatkan banyak pihak yang sangat membantu dalam banyak hal. Penulis juga menyampaikan terimakasih kepada:
1. Abdul Rahman, S.E., Ak., M.Si., Direktur Politeknik Negeri Medan.
2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
4. Suri Purnami, S.E., M.A., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga.
5. Erwinsyah S, S.Si., M.Kom., Sekretaris Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
6. Jumjuma, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing 1 dalam menyelesaikan tugas akhir.
7. Rismawati, S.E.,M.Si. Dosen Pembimbing 2 dalam menyelasaikan tugas akhir.
8. Seluruh Dosen dan Staff Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
9. Seluruh teman-teman kelas AB-6B.
10. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis yaitu Susdianty dan Alm.
Muhammad Erwin Hrp atas dukungan yang telah diberikan kepada penulis, baik dalam materi maupun materil.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan dari segi isi, bahasa serta penulisannya. Maka dari itu penulis mengharapkan serta berterimakasih apabila pembaca berkenan memberikan kritik dan saran yang membangun demi kesempuranaan Tugas Akhir ini.
Akhir kata penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi setiap pembaca.
Medan, Juli 2020 Penulis,
Muhammad Sutan A Hrp NIM 1705091014
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... ii
ABSTRAK...iii
ABSTRACT ... v
BAB 1 PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang... 2
1.2 Rumusan Masalah... 3
1.3 Tujuan Tugas Akhir... 3
1.4 Manfaat Tugas Akhir... 3
1.5 Sistematika Penulisan... 4
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA... 5
2.1 Kajian Pustaka... 5
2.2 Landasan Teori... 9
2.2.1 Pengertian Arsip... 9
2.2.2 Karakteristik Arsip...10
2.2.3 Fungsi Arsip...10
2.2.4 Tujuan Kearsipan...11
2.2.5 Sistem Kearsipan...11
BAB 3 METODE PENELITIAN...14
3.1 Jenis Penelitian...14
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian...15
3.3 Jenis dan Sumber Data...15
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN...17
4.1 Gambaran Umum PT Perkebunan Nusantara III Medan...17 4.2 Sistem Kearsipan Pada PT Perkebunan Nusantara III Medan
20
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN...29 5.1 Simpulan...29 5.2 Saran...30 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
ABSTRAK
Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Pengelolaan arsip merupakan salah satu kegiatan yang ditujukan untuk mengola segala dokumen-dokumen yang ada. Pada intinya tujuan kearsipan adalah untuk menemukan arsip dengan mudah dan cepat bila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Data diperoleh dari PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dan jenis data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu wawancara dan observasi.
Hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip adalah tidak adanya ruangan khusus untuk menyimpan arsip dan juga tidak adanya pegawai khusus untuk mengelola arsip. Upaya-upaya yang dilakukan dalam pengelolaan arsip yaitu sebaiknya menambahkan sarana dan prasarana arsip agar lebih mudah dan teratur, membuat usulan dalam menyediakan pegawai khusus untuk menangani kearsipan, serta menerapkan sistem otomasi pada pengelolaan arsip yaitu pengolahan secara elektronik dengan pemanfaatan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya.
Kata Kunci: Sistem Kearsipan, Pengelolaan Arsip, Arsip
ABSTRACT
The goal of this study is to know how archival system at PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. The writer got the data through the method of data colection such as observation, interview, and bibliography.Archive
management is one of the activities aimed at managing all existing documents. In essence, the purpose of archiving is to find archives easily and quickly if at any time it is needed again.
Data obtained from PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan and the types of data used is primary and secondary data. Data collection technique are carried out through interviews and observation.
The obstacles in managing archives are there are no special place to saving and special employee to managing archive. The efforts made in managing
archives are to add archives facilities and infrastructure to make it easier and orderly, make proposals in providing special employees to handle archives, and implement and automation system in archives management, namely electronic processing using computer facilities and other information technology.
Keyword : Archival System, Archive management, Archive
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Salah satu masalah yang dihadapi suatu perusahaan dalam kegiatan
administrasi adalah masalah kearsipan. Jenis kegiatan yang banyak dilaksanakan di berbagai kantor, baik kantor pemerintah maupun kantor swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearasipan atau kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber infromasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan penanggungjawaban setepat-tepatnya. Tetapi walaupun begitu ada juga kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsipnya dengan baik.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataaan arsip dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan manajemen suatu perkantoran merupakan hal yang sangat penting. Hal ini harus disadari oleh manajemen dan menyiapkan tenaga-tenaga yang terampil untuk melaksanakan kegiatan kearsipan tersebut.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
perkantoran. Kearsipan dapat menjadi sumber dan pusat rekaman informasi bagi kantor. Kegiatan utama dari kearsipan yaitu melakukan penyimpanan infromasi secara sistematis agar dapat terpelihara dengan baik dan mudah ditentukan ketika dibutuhkan. Pengelolaan arsip dapat dikatakan baik apabila dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Kenyataannya tidak semua kantor melakukan pengarsipan dengan baik.
Arsip sangat penting bagi kantor karena merupakan sumber informasi dan pusat ingatan dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian,
dan pertanggungjawabannya dengan setepat-tepatnya, untuk itu arsip sangat berpengaruh pada keseluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip memiliki beberapa kegunaan yang penting dalam suatu perusahaan sehingga dibagi menjadi:
1. Arsip Aktif adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip aktif untuk kepentingan penemuan kembali arsip. Penataan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan pada masa lalu yang akan lebih besar pengaruhnya terhadap pengembangan pada masa mendatang.
Tujuan penataan arsip adalah agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
2. Arsip Inaktif adalah kegiatan peraturan informasi dan fisik arsip inaktif untuk kepentingan temu balik arsip, dengan tujuan untuk menyatukan informasi, mengamankan informasi dan fisik arsip inaktif serta memudahkan penemuan kembali dan pelaksanaan penilaian arsip.
Kantor PT Perkebunan Nusantara III Medan bergerak dibidang agribisnis dan juga memiliki beberapa bagian yaitu, bagian SDM, bagian BOKA/Anggaran, dan bagian UMUM. Penulis yang ditempatkan pada bagian anggaran melakukan kegiatan antara lain, penataan arsip, penemuan arsip kembali, dan mengantar berkas ke sub-sub bagian. Dalam pengamatan dibagian anggaran ada masalah yang dihadapi seperti penemuan arsip harus menggunakan kode-kode yang tersedia. Dibagian anggaran juga sudah memiliki penyimpanan arsip dengan sistem wilayah tetapi menurut penulis belum diterapkan sesuai dengan sistem wilayah yang ada, sehingga pada saat mencari kembali arsip membutuhkan waktu sampai 5 menit karena surat tidak disusun, diatur dan ditata sesuai dengan sistem penyimpanan yang baik dan benar.
Menyadari permasalahan diatas dan betapa pentingnya kearsipan, maka penulis tertarik untuk melakukan penulisan Tugas Akhir dengan judul “SISTEM KEARSIPAN PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (Persero) MEDAN”.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun permasalahan yang dianggap perlu untuk diteliti adalah
“Bagaimana sistem kearsipan di PT Perkebunan Nusantara III.
1.3 Tujuan Tugas Akhir
Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan pada PT Perkebunan Nusantara III.
1.4 Manfaat Tugas Akhir
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis
Kegiatan penelitian ini merupakan kesempatan bagi peneliti untuk menambah pengetahuan teoritis serta memperluas wawasan untuk mempelajari secara langsung bagaimana sistem kearsipan di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
2. Bagi Politeknik Negeri Medan
Meningkatkan kerjasama yang baik antara Politeknik Negeri Medan sebagai suatu lembaga pendidikan dengan perusahaan yang memiliki sumber informasi mengenai praktik bisnis/kerja pada dunia usaha dan dapat menjadi bahan bacaan yang berguna dalam melakukan penelitian lanjutan, misalnya pada perusahaan yang berbeda.
3. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan mampu digunakan sebagai bahan masukan dan dasar pengembangan personalia PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Memberikan sumbangan pemikiran yang mungkin berguna bagi perusahaan, dan juga sebagai bahan acuan penelitian selanjutnya untuk meneliti masalah yang sama dengan peneliti ini.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika Penulisan Tugas Akhir terdiri dari lima bab agar mempermudah dalam pengkajiannya. Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini, yaitu sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan Tugas Akhir, manfaat Tugas Akhir, sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini penulis menjelaskan tentang kajian pustaka dan landasan teori yang berhubungan dengan teori-teori judul Tugas Akhir penulis. Berisikan tentang pengertian kearsipan, karakteristik kearsipan, fungsi keasipan, tujuan kearsipan, dan sistem kearsipan.
BAB 3 METODE PENELITIAN
Bab ini berisikan metode penelitian yang digunakan penulis dalam pengumpulan data seperti rancangan/jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian serta jenis dan sumber data.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi hasil yang diperoleh dari Tugas Akhir. Penulis menguraikan hasil kajian dan pembahasan terhadap masalah yang diangkat dalam penulisan Tugas Akhir ini yaitu sistem kearsipan pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero).
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi simpulan dan hasil pembahasan serta saran yang dianggap perlu sebagai pengembangan dan masukan bagi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Kajian Pustaka
Sebelum lebih melakukan penelitian lebih lanjut penulis melakukan penelaahan karya-karya ilmiah yang berhubungan dengan penelitian yang akan diteliti dengan judul “Sistem Kearsipan Pada PT Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan”. Tujuan adanya kajian adalah untuk menghindari plagiasi dalam penelitian ini, sehingga tidak terjadi adanya pembahasan yang sama dengan penelitian yang lain, maka penulis perlu menjelaskan topik yang berkaitan dengan penelitian ini.
Berikut ini merupakan penelitian terdahulu yang memiliki topik yang hampir sama dengan penulisan Tugas Akhir penulis:
Tabel 1. Tabel Penelitian
No. Nama Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian
1 Rahmad Rajak (2014)
Sistem Kearsipan Pada PT.PLN (Persero) Rayon Limboto
Kurang
disiplinnya para pegawai yang ada pada PT.PLN (persero) Rayon Limboto sehingga terjadi banyak kesalahan dalam mengatur sistem kearsipan.
Mengingatnya pentingnya kearsipan dalam suatu instansi diperlukan adanya disiplin dan semangat kerja pegawai dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh pimpinan.
Dari penelitian diatas ada beberapa perbedaan dan persamaan antara penelitian terdahulu dan penelitian penulis yaitu:
Perbedaan peneliti terdahulu dan penulis:
1. Perbedaan dapat diketahui dengan semangat kerja yang ada di PT.PLN
(Persero) Rayon Limboto banyak kesalahan dan kekurangan dalam penanganan arsip yang ada di perusahaan tersebut.
2. Diperusahaan peneliti terdahulu mengalami masalah kurang disiplinnya karyawan yang ada pada bagian arsip, sehingga terjadi kesalahan-kesalahan yang ada.
Persamaan peneliti terdahulu dan peneliti penulis:
1. Sistem yang digunakan peneliti terdahulu dengan penulis memiliki kesamaan yaitu sistem wilayah.
2. Penumpukkan surat yang sama dialami oleh peneliti terdahulu dan penulis yang membuat surat tidak terata rapi dan baik, sehingga terlihat kotor dan berantakan.
Tabel 2. Tabel Penelitian
No. Nama Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian
2 Dela Noviandra Mustika (2012)
Sistem Kearsipan pada PT.Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk. Unit Kota Selatan Kota Gorontalo
Perusahaan ini belum
menerapkan penanganan yang sistematis
sehingga
dikatakan kurang optimal.
Kurangnya fasilitas penyimpanan dokumen sehingga
dokumen penting untuk nasabah tercecer.
Perbedaan peneliti terdahulu dan peneliti penulis:
1. Peneliti terdahulu menjelaskan dihasil penelitian seluruh karyawan bekerja kurang optimal sehingga banyak dokumen yang hilang atau tercecer dan sulit ditemukan.
2. Diperusahaan peneliti terdahulu mengalami masalah yang serius dengan hilangnya dokumen-dokumen nasabah, tidak teraturnya sistem kearsipan yang ada pada perusahaan ini dan kurangnya fasilitas penyimpanan dokumen nasabah.
Persamaan peneliti terdahulu dan peneliti penulis:
1. Belum maksimalnya karyawan yang menangani arsip sehingga membuat arsip berantakan dan menumpuk
2. Kurangnya fasilitas untuk menyimpan surat atau dokumen sehingga tercecer dan berantakan.
Tabel 3. Tabel Penelitian
No. Nama Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian
3 Vivin Ervina (2018) Sistem Penyimpanan Arsip Di PT Perkebunan
Nusantara VII Distrik Cinta Manis Palembang
Sistem penyimpanan arsip di PT Perkebunan Nusantara VII mengalami masalah yaitu sulitnya menemukan surat,
dikarenakan tidak diberi daftar klasfikasi dan tidak di beri guide dan kartu indeks.
Sering terjadinya pergantian pegawai yang ada dibagian
sekretaris kemudian tidak memberitahu pegawai baru tentang arsip yang ada.
Perbedaan peneliti terdahulu dan peneliti penulis:
1. Peneliti terdahulu menjelaskan dihasil penelitian yaitu sering terjadinya pergantian pegawai yang ada pada bagian sekretaris, sedangkan diperusahaan penulis tidak sering terjadinya pergantian.
2. Diperusahaan peneiti terdahulu mengalami masalah menemukan surat dikarenakan tidak diberi daftar klasifikasi dan tidak diberi guide dan kartu indeks.
Persamaan peneliti terdahulu dan peneliti penulis:
1. Sistem yang digunakan peneliti terdahulu dan penulis yaitu sistem wilayah sehingga memiliki kesamaan.
2. Belum maksimalnya karyawan yang menangani arsip sehingga membuat arsip berantakan dan menumpuk.
2.2 Landasan Teori 2.2.1 Pengertian Arsip
Menurut Muhidin (2019:1), konsep arsip dapat dipahami dalam tiga perspektif, yaitu filosofis, yuridis, dan sosioligis. Secara filosofis, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang terjadi sebagaimana apa adanya dan
mewakili fakta yang direkam. Secara yuridis, arsip adalah alat bukti yang sah dan alat atau bahan pertanggungjawaban. Sementara secara sosiologis, arsip adalah identitas diri, merefleksikan masa lalu, dan dapat membangkitkan sense of ownership, serta memberikan manfaat bagi perseorangan, organisasi, masyrakat, dan negara.
Dalam kamus besar Bahasa Indonesia, arsip diartikan sebagai dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita, kaset, pita video, disket computer, dan sebagainya) biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan, dan dipelihara di temapt khusus untuk refrensi.
Di Indonesia, istilah arsip banyak dikenal pada organisasi pemerintah, sementara pada organisasi swasta lebih dikenal dengan istilah dokumen. Oleh
Arsip dalam UU No. 43/2009 diartikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan (Barthos, 2015:1).
2.2.2 Karakteristik Arsip
Menurut Muhidin (2019:3), arsip yang baik adalah arsip yang dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban dan alat pembuktian yang sah.
Berkaitan dengan hal tersebut. Berikut adalah karakteristik arsip yang baik.
1. Keaslian (authentic), yaitu memiliki struktur (format fisik dan susunan atau format intelektual), isi (data, fakta, informasi yang direkam), dan konteks (lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip), yang sesuai dengan kondisi pada suatu pertama kali arsip tersebut diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
2. Kelengkapan atau utuh (integrity), yaitu terjaganya kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi ataupun fisiknya yang dapat menganggu keautentikan dan keterpacayaan arsip.
3. Ketepercayaan (reliability), yaitu isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.
4. Kebergunaan (useability), yaitu arsip-arsip dapat diketahui temaptnya, ditemukan kembali, disajikan, berhubungan dengan tranksaksinya yang menghasilkannya.
2.2.3 Fungsi Arsip
Menurut Barthos (2015:11), fungsi arsip dibedakan:
1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara 2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama degan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan. Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara fungsionil, yakni:
1. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurutkan fungsinya.
2. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah.
2.2.4 Tujuan Kearsipan
Menurut Barthos (2015:11), tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyenglenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
2.2.5 Sistem Kearsipan
Menurut Muhidin (2019:77), sistem kearsipan (filling system) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang terdiri atas aspek sistem seperti lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengindeksan, pengaturan atau penataan
demikian, terdapat lima macam sistem arsip yaitu, alphabetic, numeric, subject, geographical, dan chronological filling system.
1. sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Jenis arsip yang diatur berdasarkan urutan abjad ini umumnya adalah arsip personel, nasabah, pasien, asuransi, dan sebagainya. Dalam penyusunannya, arsip-arsip disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi,
lembaga, kantor atau perusahaan yang sudah diindeks. Dengan demikian, kata tangkap (caption) dalam penyimpanan arsip sistem abjad adalah huruf.
Kelebihan penyimpanan sistem abjad, yaitu:
a. Petunjuk langsung untuk penyimpanan arsip dimungkinkan karena semua dinyatakan dengan nama
b. Penyusunan berdasarkan kamus mudah dimengerti c. Kesalahan pemberkasan mudah diketahui
d. Arsip-arsip yang saling berhubungan akan menyatu e. Mudah dalam penemuan kembali
Kelemahan penyimpanan sistem abjad, yaitu:
a. Kesalahan pemberkasan mungkin terjadi apabila aturan alfabetis tidak diikuti secara konsisten.
b. Nama-nama yang sama akan membingungkan, khususnya apabila pengejaannya tidak tepat.
c. Penambahan berkas mungkin akan menimbulkan masalah khususnya apabila penambahan terjadi pada suatu bagian yang sudah tidak ada tempatnya lagi.
d. keamanan tidak terjamin karena nama-nama pada tab folder dapat langsung dilihat.
2. Penyimpanan sistem nomor (numerical filling system) adalah sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan nomor, artinya arsip
dikelompokkan berdasarkan permasalahan kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Jenis arsip yang biasanya diatur berdasarkan sistem angka, antara lain arsip voucher , kwintansi, nasabah, personel, medical records (pasien), dan sebagainya. Sistem pemberkasan angka
merupakan sistem pemberkasan tidak langsung sehingga memerlukan alat bantu dalam penemuan kembalinya.
3. Penyimpanan sistem masalah (subject filling system) adalah sistem
penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam arsip, artinya arsip diklasifikasikan berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan.
4. Penyimpanan sistem masalah (geographical filling system) adalah sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman pada daerah, kota, negara, atau nama wilayah lainnya. Dalam konteks perusahaan/organisasi, wilayah dapat didefinisikan sebagai wilayah kerja/unit kerja.
5. Penyimpanan sistem kronologis/tanggal (chronological filling system) adalah sistem penyimpanan atau pentataan arsip berdasarkan urutan waktu/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan arsip. Tanggal yang dijadikan pedoman (sebagai kata tangkap) adalah tanggal suratnya.
BAB 3
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Penulisan tugas akhir ini membutuhkan data dan informasi yang ada
kaitannya dengan tugas akhir. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini yaitu:
1. Metode Penelitian Lapangan adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara langsung ke objek atau sumber data. Pada metode ini penulis langsung terjun ke lapangan untuk memerlukan data yang diperlukan dalam penulisan Tugas Akhir. Dalam metode ini cara yang dilakukan untuk memperoleh data melalui:
a. Wawancara
Wawancara adalah digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan
permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah responden nya sedikit/kecil. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidaknya pada pengetahuan dan keyakinan pribadi.
b. Observasi
Observasi adalah suatu kegiatan dengan cara langsung mengamati permasalahan di lapangan (check-point) yaitu fakta mengenai dunia kenyataan yang diperoleh melalui observasi yaitu mengamati sistem
kearsipan pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Pengamatan langsung akan sangat membantu penulis dalam melakukan perbandingan antara teori dengan fakta yang terjadi di lapangan.
Berdasarkan pengamatan penulis melakukan teknik observasi selama praktik kerja lapangan di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Melalui teknik observasi ini penulis bisa langsung mengetahui dan memahami secara langsung teknik-teknik perkantoran dan terutama mengenai Sistem Kearsipan.
Dengan begitu dapat diperoleh data yang diperlukan dalam penyusunan Tugas Akhir.
2. Metode Penelitian Kepustakaan
Studi kepustakaan berkaitan dengan kajian teoritis dan referensi lain yang terkait dengan nilai, budaya dan norma yang berkembang pada situasi sosial yang diteliti. Data yang dicari dikumpulkan dengan cara membaca buku-buku refrensi yang berhubungan dengan sistem kearsipan pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian
Berikut ini adalah data mengenai tempat dan waktu penelitian:
1. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di PT Perkebunan Nusantara III (Persero). Berikut ini adalah data tempat pelaksanaan penelitian dilakukan:
Tempat : PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan Alamat : Jalan Sei Batang Hari No. 2 Medan Sunggal No. Telp : (061) 8452244
2. Waktu Penelitian
Waktu penelitian dimulai dari pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan pada tanggal 03 Februari 2020 sampai dengan 16 Maret 2020. Waktu pengambilan data disesuaikan dengan waktu yang diberikan oleh pihak PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
3.3 Jenis dan Sumber Data
Menurut Simanjuntak (2016: 88), Data merupakan bahan-bahan yang mutlak yang harus diperoleh dalam suatu penelitian untuk selanjutnya diproses,
dianalisis, dan kemudian hasilnya akan disajikan dalam format laporan penelitian termasuk laporan berdasarkan observasi lapangan dalam praktik kerja lapangan (on the job training). Adapun jenis data yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah data primer dan data sekunder.
1. Data Primer
Sumber data primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpulan data. Sumber data primer adalah dalam bentuk variable atau kata-kata yang diucapkan secara lisan gerak-gerik atau perilaku yang dilakukan oleh subjek yang dapat dipercaya, dalam hal ini adalah subjek penelitian (informan) yang berkenan memberikan informasi sesuai dengan variable yang diteliti.
2. Data sekunder
Sumber data sekunder merupakan sumber data yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain atau dokumen. Data sekunder yang diperoleh adalah dengan cara membaca buku- buku referensi yang berhubungan dengan kearsipan pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero).
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum PT Perkebunan Nusantara III (Persero) 4.1.1 Sejarah Berdirinya PT Perkebunan Nusantara III (Persero)
PT Perkebunan Nusantara III (PERSERO) selanjutnya disebut Perusahaan didirikan berdasarkan peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.8 tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, dalam rangka restrukturasi Badan Usaha Milik Negara (BUMN) di bidang perkebunan.
PT Perkebunan Nusantara III merupakan salah satu dari 14 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang usaha perkebunan, pengolahan, dan pemasaran hasil perkebunan. Kegiatan usaha perseroan mencakup usaha budidaya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan karet. Produk utama perseroan adalah minyak sawit (CPO= Crude Palm Oil) dan inti sawit (PKO=
Palm Kernel Oil) dan produk hilir karet. Sejarah perseroan diawali dengan proses pengambilan perusahaan-perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Republik Indonesia pada tahun 1958 yang dikenal dengan proses Nasionalisasi Perusahaan Perkebunan Asing menjadi Perkebunan Negara (PPN).
Pada tahun 1968 PPN direkstruturisasi menjadi beberapa kesatuan
Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk badan hukumnya diubah menjadi PT Perkebunan (Persero). Guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha perusahaan BUMN, Pemerintah
merestruktusi BUMN sub sector, perkebunan dengan melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi dan perampingan struktur organisasi.
Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994, 3 (tiga) BUMN Perkebunan yang terdiri dari PT Perkebunan III (Persero), PT Perkebunan IV (Persero), PT Perkebunan V (Persero) disatukan pengelolaannya ke dalam manajemen PT Perkebunan Nusantar III (Persero). Melalui Peraturan Pemerintah (PP) No. 8 Tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, ketiga perseroan tersebut digabung dan diberi nama PT Perkebunan Nusantar III (Persero) yang
yang telah disahkan Mentri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2- 8831.HT.01.01.th.96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 81 tahun 1996 Tambahan Berita Negara No. 8674 Tahun 1996.
4.1.2 Visi dan Misi PT Perkebunan Nusantara III (Persero)
Visi pada PT Perkebunan Nusantara III adalah menjadi perusahaan agribisnis nasional yang unggul dan daya saing kelas dunia serta berkontribusi secara berkesinambungan bagi kemajuan bangsa.
Misi pada PT Perkebunan Nusantara III mewujudkan group usaha berbasis sumberdaya perkebunan yang terintegritas dan bersinegi dalam memberikan nilai tambah (value creaction) bagi stakeholders dengan:
a. Menghasilkan produk yang berkualitas tinggi bagi perusahaan
b. Membentuk kapabilitas proses kerja yang unggul melalui perbaikan dan inovasi berkelanjutan dengan tata kelola perusahaan yang baik
c. Mengembangkan organisasi dan budaya yang prima serta SDM yang kompeten dan sejahtera dalam merealisasi potensi setiap instansi.
d. Melakukan optimalisasi pemanfaatan asset untuk memberikan imbal hasil terbaik.
4.1.3 Makna Logo PT Perkebunan Nusantara III (Persero)
Berikut adalah logo dari PT Perkebunan Nusantara III (Persero)
Gambar 1 : Logo PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Sumber : PT Perkebunan Nusantara III (Persero), 2020
PTPN III telah melakukan perubahan logo yakni dari logo yang lama yang bergambar gelobe bumi yang dikitari pita warna oranye berganti dengan pita tiga warna yang agak melingkar dan masing-masing warna mempunyai arti tersendiri seperti:
1. Pita pertama bewarna hijau yang berarti kesuburan (fertiliti), Pertumbuhan (Growh)
2. Pita kedua bewarna emas yang berarti Prosperity (Kesuburan), Kejayaaan (Glory)
3. Pita ketiga bewarna biru yang melambangkan professional yang mampu bersaing secara global (Go Global)
Unit Kerja
Berikut ini adalah Unit Kerja dari bagian yang ada di PT Perkebunan Nusantara III (persero) sebagai berikut :
1. Bagian Pajak dan Asuransi
Melaksanakan pemenuhan kewajiban perpajakan sesauai dengan peraturan perundangan yang berlaku dan manajemen Asuransi untuk meminimalkan kerugian perusahaan dari resiko pencurian, kebakaran, kerusakan dan lain- lain.Melaksanakan kewajiban tepat perhitungan dan tepat waktu untuk menghindari sanksi atau denda.
2. Bagian Anggaran dan HPS
Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Perusahaan (RKAP) yang di himpun dari RAB (Rencana Anggaran Belanja) Kantor Holding Jakarta dan
Operasional Medan, memenuhi Kep.101/MBU/2002 dan Aspirasi Pemegang Saham
3. Bagian Manajemen Kas
a. Menjaga likuiditas dan safety cash balance yang harus tersedia untuk ` kegiatan operasional perusahaan
b. Mengupayakan sumber dana eksternal dari perbankan atau lembaga keuangan dengan tingkat suku bunga yang lebih kompetetif untuk menutupi deficit sumber pendanaan investasi perusahaan.
4. Bagian Akuntansi dan Verifikasi
Menyempurnakan sistem informasi akuntansi sesuai IFRS dan pedoman Akuntansi BUMN Perkebunan dan berbasis komputer. Perlakuan akuntansi, kode, rekening, laporan manajemen sejalan dengan perkembangan usaha, perubahan struktur organisasi dan perubahan peraturan/ketentuan.
5. Konsolidasi Laporan Keuangan
Menetapkan kebijakan akuntansi agar laporan keuangan memenuhi ketentuan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK), Pedoman Akuntansi BUMN Perkebunan dan IFRS (international Financial Standards).
4.2 Sistem Kearsipan pada PT Perkebunan Nusantara III Medan
Sistem kearsipan merupakan salah satu kegiatan didalam perusahaan, baik perusahaan perorangan maupun perusahaan lainnya. Sistem kearsipan yang ada pada PT Perkebenunan Nusantara III Medan dilakukan oleh karyawan yang sesuai dengan bidang atau bagiannya.
Dari pengamatan penulis selama melakukan penelitian ada beberapa jenis sistem yang ada yaitu sistem abjad, sistem subyek, sistem geografis, sistem nomor dan sistem kronologis. Dalam hal ini PT Perkebunan Nusantara III Medan
khususnya bagian anggaran menerapkan sistem kombinasi antara sistem geografis dan sistem nomor. Penggabungan dua sistem ini sangat membantu dalam
pencarian arsip yang sulit ditemukan, dengan adanya kedua sistem ini penyimpanan akan lebih mudah.
Sistem kearsipan pada PT Perkebunan Nusantara III Medan sudah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem kearsipan yang digunakan memenuhi tujuan yang diharapkan perusahaan. Tujuan yang diharapkan itu terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada yang hilang atau tercecer sehingga memakan waktu lama untuk menemukannya.
Tata cara pengarsipan dokumen di sub bagian anggaran dan jenis jenis dokumen yaitu:
Tabel dari kebun Sei Meranti adalah penyajian data berisi daftar informasi atau data dalam bentuk kolom dan baris. Informasi atau data di dalam sebuah tabel biasanya berupa deretan nama dan jumlahnya yang tersusun di dalam urutan
kolom dan baris, surat dengan kode KSMTI ini masuk kedalam bagian investasi.
Berikut ini tabel dari dari PPAB (Permintaan Pemakaian Anggaran Belanja) yang masuk kedalam surat dari Sei Meranti
Tabel 4. Tabel PPAB
PPAB (Permintaan Pemakaian Anggaran Belanja) merupakan media untuk meminta persetujuan manajemen dalam pengadaan barang dan jasa yang
diborongkan diluar P4T/P4S dengan sumber dana eksploitasi dan investasi. Tabel diatas adalah surat dari kebun Sei Meranti dengan kode (KSMTI), surat ini masuk kedalam bagian investasi sesuai dengan petunjuk surat tersebut. Untuk
mengetahui kode (KSMTI) dapat dilihat dari kode/kebun/unit yang sudah ada.
Dengan adanya kode tersebut lebih mudah untuk memasukkan surat kedalam ordner dengan kode tersebut.
.
Tabel dari kebun Sei Sadap adalah penyajian data berisi daftar informasi atau data dalam bentuk kolom dan baris. Informasi atau data di dalam sebuah tabel biasanya berupa deretan nama dan jumlahnya yang tersusun di dalam urutan kolom dan baris, surat dengan kode KSDDP ini masuk kedalam bagian eksploitasi. Berikut ini tabel dari dari DPBB (Permintaan Pemakaian Anggaran Belanja) yang masuk kedalam surat Sei Sadap.
Tabel 5. Tabel DPBB
DPBB (Daftar Permintaan Barang dan Bahan) merupakan media untuk meminta persetujuan manajemen dalam pengadaan barang/bahan dengan sumber dana eksploitasi dan investasi (tanpa jasa). Tabel diatas adalah surat dari kebun Sei Sadap dengan kode (KSDDP), surat ini masuk kedalam bagian eksploitasi sesuai dengan petunjuk surat tersebut. Untuk mengetahui kode (KSDDP) dapat dilihat dari kode/kebun/unit yang sudah ada. Dengan adanya kode tersebut lebih mudah untuk memasukkan surat investasi/eksploitasi.
Tabel dari kebun Sei Meranti adalah penyajian data berisi daftar informasi atau data dalam bentuk kolom dan baris. Informasi atau data di dalam sebuah tabel biasanya berupa deretan nama dan jumlahnya yang tersusun di dalam urutan kolom dan baris, surat dengan kode PSMTI ini tidak masuk kedalam bagian investasi atau eksploitasi. Berikut ini tabel dari dari P4T (Permintaan Pelaksanaan Pemeliharaan Pekerjaan) yang masuk kedalam surat dari Sei Meranti.
Tabel 6. Tabel P4T
P4T/P4S (Permintaan Pelaksanaan Pekerjaan Pemeliharaan Teknik/Sipil) merupakan media untuk meminta persetujuan manajemen dalam penggunaan anggaran pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan Teknik/Sipil yang diborongkan
Tabel dari kebun Sei Meranti adalah penyajian data berisi daftar informasi atau data dalam bentuk kolom dan baris. Informasi atau data di dalam sebuah tabel biasanya berupa deretan nama dan jumlahnya yang tersusun di dalam urutan kolom dan baris, surat dengan kode KSMTI ini tidak masuk kedalam bagian investasi atau eksploitasi. Berikut ini tabel dari dari P4S (Permintaan Pelaksanaan Pemeliharaan Pekerjaan) yang masuk kedalam surat dari Sei Meranti.
Tabel diatas adalah unit dari PKS Sei Meranti (PSMTI), surat ini masuk kedalam bagian teknik yaitu surat ini bisa merujuk kebaian investasi/eksploitasi sesuai dengan surat tersebut. sesuai dengan petunjuk surat tersebut untuk mengetahui kode (PSMTI) dapat dilihat dari kode/kebun/unit yang sudah ada.
Cara-cara pengarsipan dokumen PPAB/DPBB/P4T/P4S adalah sebagai berikut:
1. Setelah dokumen dari bagian teknis dicek ketersediaan anggaran kemudian ditandatangani oleh atasan yang berwenang, dan sebelum dikirim ke bagian teknis dokumen tersebut di copy sebagai dokumen arsip sub bagian anggaran.
2. Pengelompokkan dokumen dipisahkan menjadi dua jenis dokumen yaitu:
a. Dokumen eskploitasi: klasifikasi pembiayaan atas barang dan jasa yang secara rutin digunakan dalam kegiatan operasi perusahaan dan
diperhitungkan dalam laba/rugi perusahaan. Dokumen eksploitasi terdiri dari eksploitasi tanaman dan eksploitasi non tanaman. Dokumen eksploitasi tanaman memuat permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan terkait hal tanaman menghasilkan (TM) budidaya tanaman kelapa sawit dan karet. Eksploitasi non tanaman memuat permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan diluar tanaman menghasilkan budidaya tanaman kelapa sawit dan karet, seperti kebutuhan pabrik dan kelapa sawit maupun karet.
b. Dokumen investasi adalah klasifikasi pembiayaan atas barang dan jasa yang memiliki masa manfaat lebih 1 (satu) tahun dicatat sebagai aktiva tetap perusahaan dan bukan untuk diperjualbelikan atau dipindahtangankan dengan nilai ≥ Rp. 5.000.000,- (lima juta) per satuan. Dokumen investasi terdiri dari investasi tanaman dan investasi non tanaman. Dokumen investasi tanaman memuat permintaan permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan terkait hal tanaman belum menghasilkan (TBM),
tanaman ulang (TU) budidaya tanaman kelapa sawit dan karet. Investasi non tanaman memuat permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan diluar TBM dan TU budidaya kelapa sawit.
Pengelompokkan dokumen ekspolitasi dan investasi berpedoman pada nomor atau kode bagian / kebun/ unit seperti terlihat pada tabel berikut:
Untuk mempermudah dalam pencarian surat, maka dibuatlah kode-kode kebun kedalam tabel yang berisi singakatan-singkatan kebun yang ada, dengan adanya cara tersebut akan lebih mudah dan praktis dalam menemukan surat yang
Tabel 8. Tabel Kode Kebun/Unit
Dari kode-kode diatas semua kebun/unit termasuk eksploitasi dan investasi, seperti kebun sei meranti (PSMTI) kebun ini termasuk investasi dan bisa
eksploitasi tergantung definisi yang ada. Daftar indeks diatas ini adalah alat bantu penyimpanan surat di bagian anggaran, arsip yang disimpan ini dikategorikan di DLAB 1, DLAB 2, DLAB 3, DASAH, DSER1, DSER2, dan DATIM. Dari semua kode diatas mempermudah pencarian arsip dikarenakan sudah terdapat kode-kode dibagian kebun/unit.
DLAB (Distrik Labuhan Batu 1) kebun/unit KSDAN (Kebun Sei Daun) termasuk investasi maupun eksploitasi tergantung surat yang masuk dibagian anggaran, tidak hanya satu kebun, beberapa kebun juga termasuk kedalam bagian- bagian tersebut.
DLAB (Distrik Labuhan Batu 2) kebun/unit KSBAR (Kebun Sei Baruhur) sama seperti kebun yang sebelumnya, termasuk investasi maupun eksploitasi tergantung definisi yang ada. Didalam kebun ini cukup banyak eksploitasi ataupun investasi.
DLAB (Distrik Labuhan Batu 3) kebun/unit KLAJI (Kebun Labuhan Haji) untuk kebun ini, termasuk investasi maupun ekslpoitasi disimpan dimap dan dikelompokkan disusun berdasarkan kronologis.
DASAH (Distrik Asahan) kebun/unit KSSIL (Kebun Sei Silau) kebun ini termasuk kedalam bagian investasi, dikarenakan surat yang masuk dengan kode tersebut mengarah langsung kebagian investasi.
Kebun-kebun yang disebutkan diatas adalah kebun-kebun yang termasuk eksploitasi ataupun investasi, eksploitasi terbagi menjadi eksploitasi tanaman dan eksploitasi non tanaman, eksploitasi tanaman memuat permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan terkait hal tanaman menghasilkan (TM) budidaya tanaman kelapa sawit dan karet. Eksploitasi non tanaman tanaman memuat permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan diluar tanaman menghasilkan budidaya tanaman kelapa sawit dan karet, seperti kebutuhan pabrik dan kelapa sawit maupun karet. Sedangkan investasi juga terbagi menjadi investasi tanaman dan investasi non tanaman, investasi tanaman
budidaya tanaman kelapa sawit dan karet. Investasi non tanaman memuat permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan diluar TBM dan TU budidaya kelapa sawit.
4.3 Pembahasan
Sistem kearsipan merupakan salah satu kegiatan didalam perusahaan, baik perusahaan perorangan maupun perusahaan lainnya. Sistem kearsipan yang ada pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dilakukan oleh karyawan yang sesuai dengan bidang atau bagiannya.
Didalam pengarsipan ada lima sistem penyimpanan yang ada yaitu sistem abjad, sistem subyek, sistem geografis, sistem nomor dan sistem kronologis.
Sistem yang digunakan PT Perkebunan Nusantara III Medan yaitu kombinasi antara sistem geografis dan sistem nomor. Sistem geografis dapat
mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan. Berdasarkan hasil penelitian penulis di lapangan, PT Perkebunan Nusantara III Medan menerapkan sistem geografis pada pengarsipannya yaitu dengan cara membuat kode khusus untuk setiap distrik dan unit-unit yang ada pada setiap distrik
tersebut. Sistem nomor merupakan penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan nomor, artinya arsip dikelompokkan berdasarkan permasalahan kemudian masing- masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Berdasarkan hasil penelitian penulis dilapangan, PT Perkebunan Nusantara III Medan menerapkan sistem nomor pada pengarsipannya dengan cara memasukkan unit dari tabel seperti contoh yang ada: KSDDP/ DPBB/ 23/ 2020.
Tabel kode/kebun/unit merupakan aspek penting dalam pengarsipan dibagian anggaran, karena dengan tabel tersebut mempermudah pencarian surat yang sulit ditemukan dengan cara sistem wilayah seperti ini. Tabel kode/kebun/unit terdiri dari DLAB1 (Distrik Labuhan Batu 1), DLAB2 (Distrik Labuhan Batu 2), DLAB3 (Distrik Labuhan Batu 3), DASAH (Distrik Asahan), DSER1 (Distrik Serdang 1), DSER2 (Distrik Serdang 2), KISMK (Kawasan Industri Sei Mangkei) dan DATIM (Distrik Aceh Timur). Dari masing-masing kode tersebut terdapat bagian-bagian yang ada pada tabel koe/kebun/unit tersebut.
Surat yang masuk dibagian anggaran ada yang eksploitasi dan investasi, eksploitasi dibagi menjadi dua yaitu eksploitasi tanaman dan non tanaman, eksploitasi tanaman memuat permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan terkait hal tanaman menghasilkan (TM) budidaya tanaman kelapa sawit dan karet. Eksploitasi non tanaman yaitu tanaman memuat permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan diluar tanaman menghasilkan budidaya tanaman kelapa sawit dan karet, seperti kebutuhan pabrik dan kelapa sawit maupun karet. Investasi terbagi tanaman dan non tanaman, investasi tanaman yaitu memuat permintaan permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan terkait hal tanaman belum menghasilkan (TBM), tanaman ulang (TU) budidaya tanaman kelapa sawit dan karet, sedangkan investasi non tanaman memuat permintaan pemakaian anggaran berbentuk jasa maupun bahan diluar TBM dan TU budidaya kelapa sawit.
Surat-surat yang masuk kedalam bagian anggaran tidak tersusun sesuai tanggal sehingga membuat bingung, dan yang terjadi adalah surat-surat bercampur dengan urutan yang tidak sesuai dengan tanggal surat. Dengan tersusunnya surat sesuai tanggal akan mempermudah meletakkan surat yang akan disimpan didalam ordner yang ada pada bagian tersebut.
Kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem kearsipan pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah kurangnya karyawan yang memiliki
pemahaman tentang arsip. Karawan yang menangani tentang arsip berjumlah satu orang yang dimana itu masih kurang cukup untuk merawat arsip yang ada. Arsip yang terus bertambah dan menumpuk dilemari menjadi tidak rapi dan benar, sehingga arsip yang ada dilemari rusak dan tidak terawat. Dengan adanya penambahan karyawan yang menangani arsip yang ada pada bagian anggaran akan lebih mudah dan praktis dalam perawatannya.
BAB 5
SIMPULAN SARAN
Setelah penulis melakukan penelitian pada PT Perkebunan Nusantara III Medan maka penulis mencoba menarik simpulan terhadap sistem kearsipan dan memberi saran-saran sebagai berikut:
5.1 Simpulan
Simpulan yang dapat diambil dari penelitian tersebut adalah :
1. Sistem kearsipan yang digunakan pada PT Perkebunan Nusantara III Medan dilakukan berdasarkan sistem kombinasi antara sistem geografis dan sistem nomor.
2. Penanganan sistem kearsipan baik namun masih terdapat kekurangan yang membuat penulis kurang mengerti dengan sistem wilayah dan nomor.
3. Belum diterapkannya penyusunan surat sesuai tanggal, sehingga membuat bingung penulis dalam mengarsip surat yang ada.
5.2 Saran
1. PT Perkebunan Nusantara III Medan khususnya bagian anggaran seharusnya menjelaskan secara jelas dan padat tentang tabel yang ada pada bagian anggaran tersebut yaitu PPAB/DPBB/P4T/P4S, dikarenakan penulis kurang mengerti tentang tabel tersebut. Dengan adanya penjelasan tentang tabel tersebut membuat penulis bisa mengerti dan memahami maksud dari tabel yang ada pada bagian tersebut.
2. Seharusnya para karyawan menjelaskan tabel kode/kebun/unit secara jelas kepada penulis, karena terdapat hal-hal yang belum dimengerti dari tabel kode tersebut. Kurang mengertinya dengan tabel tersebut membuat penulis bingung dan kurang paham akan tabel kode tersebut.
3. Seharusnya karyawan menjelaskan tentang dokumen eksploitasi dan dokumen investasi, dikarenakan kurangnya penjelasan terhadap dokumen tersebut membuat penulis kurang mengerti dengan dokumen-dokumen tersebut.
4. Seharusnya arsip pada surat disusun berdasarkan dengan tanggal yang benar.
Sehingga arsip tersusun rapi dan baik, dengan menggunakan tanggal arsip akan lebih efesiensi waktu dalam penemuan kembali.
DAFTAR PUSTAKA
Barthos, Basir. 2015. Manajemen Kearsipan, Jilid I, Edisi Kesebelas.
Muhidin, Ali. Sambas. 2019. Teori dan Praktek Sistem Kearsipan. Bandung.
Sugiyono. 2019. Metode Penelitian Kuantitatif, kualitatif, dan R&D. Edisi ke-20 Bandung: Alfabeta
Ervina, Vivin. 2018. Sistem Penyimpanan Arsip Di PTPN VII Distrik Cinta Manis. Palembang.
Mustika, Noviandra. Dela. 2012. Sistem Kearsipan Pada PT.Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk. Unit Kota Selatan Kota Gorontalo. Gorontalo.
Lampiran 1
STRUKTUR ORGANISASI PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (Persero) MEDAN
Lampiran 2
DAFTAR WAWANCARA
Daftar pertanyaan wawancara ini berfungsi untuk menjawab rumusan masalah pada penelitian khususnya bagian anggaran yang berjudul “Sistem Kearsipan Pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan”. Berikut daftar pertanyaan wawancara sebagai berikut.
1. Mengapa arsip di PT Perkebunan Nusantara III (Persro) Medan khususnya bagian BOKA/Anggran tidak tersusun sesuai tanggal?
2. Mengapa penanganan arsip dibagian anggaran berjumlah 1 karyawan?
3. Apakah PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan menerapkan sistem wilayah dengan benar?
4. Mengapa surat masuk pada bagian anggaran tidak disusun secara rapi?
