Proses dan Perangkat Mutu

Proses Dan Perangkat Mutu

Nama kelompok : 1. Adrelia 2. faizatul

3. Nova Aliatul Faizah

Pusat Pelatihan Internasional ILO – Turin (Italia) Edisi pertama, 2008

Makalah ini disusun sebagai salah satu komponen ESDP (Ent repreneurial Skills Developm ent Program m e) ASPI (Asosiasi Politeknik Indonesia) yang didanai oleh Pemerintah Belanda.

Isi makalah ini boleh dikutip dengan bebas, selama sumbernya dituliskan. Permohonan untuk menterjemahkan makalah ini kedalam bahasa selain Bahasa Indonesia, harus dikirim kan ke t he I nt ernat ional Training Cent re of I LO, Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin (Italia)

PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU .

SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANNYA UN I T PEM BELAJARAN 2 Pr ose s da n pe r a n g k a t m u t u Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme)

Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat Pelatihan tersebut atas masal ah apapun yang terkait dengan status hukum negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya, atau masalah apapun yang terkait dengan pe rubahan batas negara tersebut.

Pendapat atau pandangan apapun yang ada dalam artikel resmi yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab penulis, dan pendapat atau pa ndangan yang tercantum dalam artikel tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan.

Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu tidak ber arti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO) atas perusahaan, produk atau proses tersebut. Dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau pro ses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO.

DELTA (Dist ance Educat ion and Learning Technology Applicat ions/Aplikasi Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh)

International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy

Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111 Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842 E-mail: delta@itcilo.org

D it e r j e m a h k a n ole h : Dindin Sulaeman Sinta A Maji

UN I T PEM BELAJARAN QU- 3 .2

Proses dan Perangkat Mutu Tujuan khusus pembelajaran 1. Pendahuluan

2. Pendekatan Proses

3. Rantai Konsumen-Pemasok 4. Perangkat mutu

5. Daftar Tugas

Bibliography dan webograph

Tu j u a n Kh u su s Pe m be la j a r a n

Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu:

memahami sistem proses yang saling terkait yang dibutuhkan untuk menerapkan kebijakan dan mencapai tujuan;

mengukur dan menganalisis efektifitas berbagai proses dalam mencapai tujuan dan sasarannya;

menjelaskan hubungan antara pemasok -proses dengan konsumen;

menentukan kebutuhan dan harapan konsumen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan menggunakan rantai konsumen-pemasok ; mengusahakan perbaikan sistem secara terus menerus dengan

mengevaluasi kinerjanya secara objektif

1. Pendahul uan

D im a n a posisi k it a da n k e m a n a k it a a k a n m e la n g k a h ?

Dalam unit pembelajaran ini disajikan sebuah kerangka atau proses perbaikan kinerja untuk mengenali dan menangani peluang-peluang perbaikan yang ada di Politeknik saudara , dan kemudian melakukan hal serupa dengan peluang-peluang perbaikan yang ada dalam SME.

Perangkat untuk QMS (Qualit y Managem ent Syst em /Sistem Manajemen Mutu ) adalah perangkat-perangkat klarifikasi-pemikiran. Perangkat-perangkat ini bertujuan untuk membantu dalam proses manajemen harian dengan mengamati apa yang terjadi dalam organisasi, menetapkan standard kinerja terbaik untuk sebuah tim, memunculkan peluang-peluang untuk perbaikan secara berkelanjutan dengan difasilitasi ketelitian sistematis dalam praktek kerja tim tersebut; dan mencatat kemajuan ke arah pe ncapaian tujuan yang bisa diukur.

Ada sejumlah alasan untuk melakukan pemikiran dan pengukuran. Mengumpulkan inform asi dasar, mengubah ide dan informasi menjadi alat ukur, menganalisis proses, merancang perbaikan proses, menetapkan standard, dan mengatur kinerja.

Di semester 2 kita telah mengetahui asumsi utama dalam teori sistem, yaitu, sistem yang terbentuk secara alami memiliki fitur-fitur sistemik yang tersirat yang, jika telah dipahami, akan memungkinkan kita untuk mengatur sistem tersebut dengan lebih baik.

Dalam unit pembelajaran ini, kita akan menggabungkan semua yang telah kita peserta did iki tentang input dan output sebuah proses dalam rantai konsumen-pemasok . Ada sejumlah manfaat nyata yang bisa kita dapatkan dengan mengatur organisasi sebagai ser angkaian proses yang saling terkait dan difokuskan pada pencapaian tujuan yang telah ditentukan berdasarkan pengetahuan tentang kebutuhan konsumen dan pihak- pihak lain yang berkepentingan.

Intinya adalah untuk menunjukkan bagaimana kita bisa mengontrol proses perbaikan yang konstan (terus menerus) dengan menganalisis berbagai variabel proses. Untuk bisa benar-benar memahami dan menyelami metodologi dan praktek Sistem Manajemen Mutu (QMS), di unit pembelajaran ini akan ada pembahasan tentang perangkat- perangkat mutu di bagian khusus. Dengan pembahasan ini, kita bisa mulai menerapkan prinsip-prinsip yang telah kita peserta didiki dan membuat sistem manajemen mutu memberikan manfaat bagi kita di lingkungan kita masing-masing, mulai dari sekolah sampai perusahaan besar.

Jadi, jika kita mengubah cara Pandang kita terhadap mutu, kita akan bisa melihat ba hwa mutu tidak sekedar berkaitan dengan mengikuti prosedur, pemeriksaan, per aturan dan undang-undang. Mutu lebih terkait dengan pengetahuan kita tentang kebutu han dan harapan orang-orang yang akan kita layani, penentuan tujuan untuk memenuhi ke butuhan-kebutuhan tersebut, pengukuran (penilaian) kinerja dan perbaikan kemampuan secara terus menerus untuk memenuhi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan

2. Pendekat an Proses

Pr ose s it u a pa

?

Agar sebuah organisasi bisa berfungsi secara efektif, organisasi tersebut harus mengetahui dan mengatur berbagai kegiatan yang saling terkait. Kegiatan menggunakan sumber daya, yang diatur dan memungkinkan mengubah input menjadi output bisa dianggap sebagai proses. Seringkali, output sebuah proses secara langsung menjadi input untuk proses berikutnya.

Penerapan sistem proses dalam sebuah organisasi, digabungkan dengan identifikasi dan interaksi proses-proses tersebut, dan pengaturannya, bisa disebut “Pe n de k a t a n pr ose s”.

I n pu t

Pr ose s (serangkaian kegi- atan yg memberi ni lai tambah)

Out put

Su m be r da y a

Proses adalah kumpulan sumber daya dan kegiatan yang koheren yang mengubah impor jadi ekspor (input jadi output).

Proses adalah sejumlah kegiatan yang tersusun secara logis, bertujuan untuk menentukan realisasi barang atau jasa untuk konsumen (internal).

Kegiatan atau operasi apapun yang menerima input dan mengubahnya menjadi output adalah sebuah proses. Pro ses ini memiliki sejumlah karakteristik. Dengan demikian, sebuah proses adalah serangkaian kegiatan yang be rurutan dengan awal dan akhir yang jelas. Ini juga berarti bahwa proses memiliki input dan output. Lebih jauh la gi, tiap kegiatan dalam proses memberi nilai tambah, jika tidak, kegiatan tersebut dihilangkan saja. Dan yang te rakhir, proses berulang, artinya ada rutinitas tertentu di dalamnya.

Ur u t a n ( r a n gk a ia n ) k e gia t a n

Di sebuah rumah sakit, proses bagi seorang spesialis dimulai pada saat konsultasi, percakapan dengan pasien.

Bagi seorang suster, proses dimulai saat dia harus mencari berbagai data medis untuk pasien tadi. Bagi tukan g resep, proses dimulai saat dia membuat janji penebusan obat dengan pasien tersebut.

Tiap orang yang memiliki peran dalam sebuah proses memandang sebuah layanan yang sama dengan cara yang berbeda. Tiap orang memiliki rutinitas masing-masing dan disibukkan dengan proses ini. Orang yang berbeda dalam posisi yang berbeda harus memperlakukan sebuah proses dengan cara yang sama, meski kegiatan yang di lakukannya berbeda. Dengan saling mengkomunikasikan proses tersebut, serta tugas masing-masing, tiap orang harus memfokuskan diri pada keseluruhan proses dan layanan atau jasa yang akan mereka berikan atau buat.

Rangkaian proses adalah rantai nilai dan dengan demikian harus berawal dari kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan dan berujung pada pemenuhan kebutuhan-kebutuhan ini. Jadi, identifikasi proses sangat dibutuhkan agar organisasi bisa mencapai tujuannya dan memuaskan konsumen.

Tujuan-tujuan ini dicapai melalui berbagai proses, yang masing-masing menghasilkan output yang akan menjadi input untuk proses berikutnya dalam rantai tersebut sehingga pada akhirnya akan berujung pada pencapaian tuju an yang dikehendaki. Dengan demikian, penentuan urutan proses sangat diperlukan. Sejumlah proses akan dikerjakan secara bersamaan, proses lainnya dikerjakan berurutan, namun semua proses tersebut memberikan hasil yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Maka, akan ada interaksi antara berbagai proses tersebut yang p erlu ditentukan terlebih dulu.

Penerapan ISO 9001 secara efektif mengharuskan sebuah organisasi mengetahui dan menentukan semua prose s yang berhubungan dengan pemenuhan kebutuhan konsumen; misalnya bagaimana penjualan, perakitan, pembelian, produksi dan administrasi mengubah pesanan konsumen menjadi sebuah barang atau jasa yang sesuai dengan persyaratan pesanan tersebut dan bisa diberikan pada konsumen.

I de n t ifik a si pr ose s

Sebelum saudara mencoba menjabarkan proses-proses dalam organisasi, saudara harus terlebih dulu men gidentifikasi berbagai proses yang ada.

M u la i da r i p r ose s u t a m a

Salah satu metode yang bisa digunakan adalah dengan memulai identifikasi dari proses utama organisasi tersebu t. Proses utama ini adalah proses abstrak, sebab proses ini menjabarkan fungsi organisasi, misinya. Proses utama menunjukkan input mana yang akan diubah menjadi output apa oleh langkah-langkah (besar) dalam proses tersebut.

M u la i da r i pr ose s u t a m a

Setelah proses utama, berikutnya adalah proses kerja, yang diikuti oleh instruksi kerja. Skema berikut menunjukkan bahwa tiap proses bisa dipecah menjadi beberapa sub-

proses. Secara teori, pembagian ini tidak akan pernah berakhir.

Pr ose s u t a m a – pr ose s k e r j a –

pr ose s de t a il

Su du t Pa n da n g Kon su m e n

Metode lain yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi proses adalah dengan melihatnya dari sudut Pandang konsumen. Disini, saudara berfokus pada proses yang sedang dilacak konsumen, berhubungan de ngan jasa atau barang yang diberikan oleh perusahaan. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan cur ah gagasan. Mendiskusikan dimana proses tersebut berawal dan dimana proses itu berakhir. Atau saudara juga bisa meminta sejumlah konsumen menjabarkan proses tersebut. Dari

input yang mereka berikan, saudara akan bisa mengidentifikasi proses utamanya, kemudian mengidentifikasi proses-proses kerjanya.

M e n ga pa pr ose s pe n t in g?

Dengan berfokus pada prosesnya, perusahaan bisa menciptakan sebuah pendekatan bisnis terpadu. Dengan menghubungkan berbagai proses, perusahaan akan bisa melihat gambar besar yang menunjukkan bagaimana perusahaan tersebut bisa memuaskan konsumen dan menjadi perusahaan yang lebih kompetitif, inovatif, dan mendapatkan

keuntungan.

Se be la s a la sa n u n t u k m e n j a ba r k a n pr ose s

Mendapatkan pandangan tentang kearah mana proses tersebut berjalan Memperlihatkan proses hubungan antara berbagai departemen

Pelokalan dalam proses

Kesatuan dan kejelasan pengaturan kerja

Transfer ilmu yang lebih mudah dan cepat; misalnya kepada pegawai baru Sertifikasi

Bertindak berdasarkan hasil, output Menentukan sebab

Meningkatkan fleksibilitas Meningkatkan mutu output Berkonsentrasi pada konsumen

Setelah proses ditentukan, maka kita mulai memfokuskan diri pada perbaikan mutu barang dan jasa secara terus menerus. Sejumlah prinsip yang penting disini adalah: Ketahui apa yang saudara kerjakan, kerjakan dengan benar dan pertahankan atau tingkatkan mutu ini.

Manajemen mutu terpadu berarti bahwa tiap tahap dalam proses produksi harus berfokus pada kebutuhan konsumen, bukan hanya tahap akhirnya saja. Semua tahap yang ada harus berfungsi sempurna untuk mencapa i hasil yang sempurna. Bagi konsumen, prinsip yang paling penting adalah: beritahu apa yang saudara lakukan dan lakukan apa yang saudara katakan!

Standard Internasional ini mendorong penggunaan pe n de k a t a n pr ose s saat menyusun, menerapkan dan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu , untuk meningkatkan kepuasan konsumen d engan memenuhi persyaratan atau kebutuhan mereka.

Kelebihan pendekatan proses adalah adanya kendali terus menerus atas hubungan antara tiap proses dalam sebuah sistem proses, dan kendali atas gabungan dan interaksi tiap proses tersebut.

Saat digunakan dalam sistem manajemen mutu, pendekatan ini menekankan pentingnya pengetahuan tentang dan pemenuhan persyaratan dari konsumen;

pentingnya mempertimbangkan berbagai proses dalam konteks nilai tambah yang diberikan;

mendapatkan hasil berupa kinerja dan efektifitas proses, dan

perbaikan proses secara terus menerus berdasarkan pada pengukuran objektif. Model sistem manajeme n mutu berdasarkan proses menunjukkan bahwa para

konsumen memainkan peran penting dalam menentukan persyaratan atau kebutuhan mereka sebagai input. Me monitor kepuasan konsumen membutuhkan evaluasi berbagai informasi yang terkait dengan persepsi ko nsumen tentang pemenuhan kebutuhan mereka oleh organisasi tersebut. Model yang ditunjukkan di atas m encakup semua persyaratan Standard Internasional ini, namun tidak menunjukkan proses-proses tersebu t secara detail.

M ode l Pe n de k a t a n Pr ose s Peningkatan sistem manajemen

kualitas secara terus menerus

Persyaratan

konsumen Realisasi

Produk

Produk

Kepuasan konsumen

Siswa

Industri Manaj em

en

Sum berdaya

Pengukuran, Analisis, Perbaikan

Siswa

Industri

Masyarakat

Tanggung j aw ab Manaj em en

Masyarakat

Sist e m M a n a j e m e n M u t u Be r da sa r k a n Pr ose s: pr ose s- pr ose s in t i st a n da r d.

Standard ini didasarkan pada model konseptual yang ditunjukkan dalam gambar diatas. Model ini disebut ‘model proses’ sebab model ini menekankan proses-proses utama yang menjadi bagian tak terpisahkan dari standard in i. Gambar ini sedikit diubah agar bisa diaplikasikan secara khusus dalam pendidikan dan pelatihan.

Model ini dikendalikan oleh konsumen, yang berarti segala hal yang berkaitan dengan mutu berawal dar i dan berakhir pada konsumen. Dalam gambar di atas, konsumen ditunjukkan di sisi kiri dan kanan. Ketiga ke lompok konsumen utama dalam bidang pendidikan dan pelatihan juga ditunjukkan disana.

Input dan outputnya mungkin dan seringkali memang terkait dengan ketiga kelompok konsumen ini, bahkan terkait juga dengan kelompok lain, seperti yang dituliskan berikut:

1. Seorang peserta didik

2. Orang tua peserta didik atau pegawai

3. Sebuah perusahaan atau organisasi dimana kontrak penelitian, kesepakatan konsultasi, atau kontrak pelatihan dimasukkan.

4. Sebuah industri

5. Seorang konsumen internal (yaitu konsumen yang berada atau bekerja dalam organisasi pemasok pendidikan dan pelatihan itu sendiri).

6. Sebuah badan pemerintah, badan pembuat undang-undang, badan akreditasi, dan semacamnya

7. Kelompok masyarakat yang relevan, seperti kelompok orang tua dan warga, anggota masyarakat secara keseluruhan.

Aliran proses utama yang berujung pada penyerahan barang dan/jasa saudara ditunjukkan di bagian atas gambar di atas: ‘realisasi produk’.

Model ini dimulai dengan pembahasan dan spesifikasi dari konsumen – apa yang mereka in ginkan.

CATATAN: Dalam bidang pendidikan dan pelatihan, hal ini memungkinkan, dan se ringkali memang berarti bahwa konsumen (peserta didik) memilih pelajaran atau kurikulum tertentu dari brosur, buku panduan atau yang semacamnya.

Hal ini lalu menjadi input untuk sistem manajemen mutu saudara (ditunjukkan dalam gambar sebagai bentuk elips). Input ini dimasukkan kedalam perencanaan barang dan/atau jasa dan kedalam persyaratan barang atau jasa tersebut. Kotak ini dimaksudkan untuk menggambarkan berbagai kegiatan yang saudara lakukan untuk menghasilkan output berupa barang dan/atau jasa.

Model ini juga menitikberatkan pentingnya mendapatkan informasi tentang kepuasan kons umen (panah di bagian kanan yang mengarah ke ‘pengukuran, analisis dan perbaikan’). P engukuran dan penilaian serta evaluasi menjadi umpan balik yang sangat penting bagi k inerja saudara. Sistem pengukuran ini ditunjukkan dalam bentuk kotak di sebelah kanan y ang bertuliskan ‘pengukuran, analisis dan perbaikan’.

Bagian lain dari model ini menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dianggap fundamental bagi kelancaran pelaksanaan proses realisasi barang dan/atau jasa yang saudara produksi; yang berarti bahwa kegiatan-kegiatan ini tidak penting namun sa ngat dibutuhkan untuk membantu memastikan penyampaian barang dan/atau jasa terseb ut.

Kotak ‘tanggung jawab manajemen’ dimasukkan disana untuk menekankan pentingnya manajemen meneliti hasil dari umpan balik dan informasi lain yang diterima.

Tanggung jawab manajemen juga mencakup perlunya penentuan kebijakan, tujuan dan sasaran oleh eksekutif senior perusahaan. Dari sini, muncullah kebutuhan akan perencanaan yang tepat, yang juga perlu didasarkan pada hasil pengukuran.

Perencanaan mencakup penelitian terhadap proses dan memastikan bahwa penelitian-

penelitian tersebut tercatat dengan baik. Catatan penelitian ini perlu menjabarkan standard pelaksanaan proses-proses tersebut.

Manajemen senior di perusahaan saudara perlu mengevaluasi sumber daya - sumber daya yang ada, yang dimasukkan sebagai bidang kegiatan keempat dalam sistem manaje men mutu. Sumber daya – sumber daya ini perlu dipersiapkan dalam jumlah yang c ukup untuk memastikan mutu barang dan/atau jasa yang diproduksi. Sumber daya me ncakup tempat, perlengkapan dan peralatan, bahan dan manusia. Sumber daya manusia p erlu mendapatkan pelatihan untuk memastikan bahwa mereka memang kompeten untuk menjalankan tugas yang diberikan pada mereka.

Kegiatan pengumpulan dan analisis data, yang ditunjukkan dalam kotak di sebelah kanan, berjudul ‘pengukuran, analisis dan perbaikan’, mungkin menghasilkan usulan perbaikan untuk sistem manajemen mutu , digambarkan sebagai panah yang mengarah ke kotak dibagian atas, yang berjudul ‘peningkatan sistem manajemen mutu secara terus menerus’.

Dengan persetujuan dari eksekutif senior perusahaan, kemungkinan-kemungkinan perbaikan ini juga harus diteliti lagi sebelum diimplementasikan dengan tepat.

Jadi, ada dua mekanisme untuk melaksanakan perbaikan:

1. Sebagai bagian dari sistem manajemen mutu (digambarkan dengan panah dalam

lingkaran di dalam). Ini mencakup penyesuaian yang tidak biasa, tindakan

pembetulan dan tindakan pencegahan.

2. Proses pengkajian ulang, dan khususnya pengkajian manajemen, yang secara kritis mengamati sistem manajemen mutu secara keseluruhan dan membuat perbaikan pada sistem tersebut.

Dengan demikian, model proses dalam gambar di atas menghubungkan dan menyatuk an konsep pemastian mutu untuk perbaikan terus menerus dengan konsep manajemen mutu keseluruhan.

FOKUS. Langkah pertama dalam tiap usaha perbaikan adalah menemukan (find) pr oses yang harus diperbaiki/ditingkatkan. Saudara perlu menyusun sebuah tim yang terd iri dari sumber daya - sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas perbaikan tersebut. Tim ini bisa terdiri dari pemilik proses tersebut dan para staf yang melaksanakan proses tersebut sehari-hari. Pastikan bahwa para anggota tim ini bisa mendedikasikan beberapa jam dalam seminggu atau sebulan untuk mengerjakan proyek i ni. Pemimpin perusahaan bisa membantu memastikan bahwa waktu yang dimiliki oleh ti ap anggota tim tersebut memang memungkinkan mereka untuk melakukan hal ini.

Setelah tim saudara terbentuk, ikuti langkah-langkah berikut.

F

^Find (Temukan) Proses Untuk Ditingkatkan

O

^Organisir

K

Klarifikasi Pengetahuan yang Dimiliki tentang Proses tersebut

U

Ungkap Sebab-Sebab Jeleknya Mutu Proses

S

^{St art} (Mulai) PDCA

F

in d ( m e n e m u k a n ) pr ose s u n t u k dit in gk a t k a n

Berbagai pendekatan bisa digunakan untuk mengenali peluang-peluang untuk meningkat kan proses-proses utama atau memecahkan masalah-masalah yang ada didalamnya.

Pendekatan-pendekatan ini mencakup:

Identifikasi berbagai varian hasil monitor secara terus menerus t erhadap berbagai indikator dan kegiatan

Umpan balik dari klien atau staf tentang peluang perbaikan

Proses-proses yang bervolume besar, beresiko tinggi, berpotensi m enimbulkan masalah, membutuhkan banyak sumber daya, atau yang menunjukkan masalah-masalah keamanan

Proses-proses yang menggambarkan prioritas strategis perusahaan

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n pe n t in g y a n g h a r u s d ij a w a b da la m t a h a p in i m e n ca k u p:

Adakah deskripsi yang sederhana dan jelas tentang proses tersebut? Apa proses itu?

Apa saja masalah utama yang terkait dengan proses

tersebut? Apa saja keterbatasan pandangan proses tersebut?

Apa saja keterbatasan sumberdaya proses tersebut?

Apa saja isu-isu utamanya

O

r g a n isi r

Banyak orang dari berbagai disiplin/bidang ilmu yang akrab dengan dan bekerja dalam proses yang akan ditingkatkan (diperbaiki) dipilih untuk berpartisipasi dalam tim perbaikan mutu (Qualit y I m provem ent Team / QI T). Organisasi tersebut bisa menyediakan sumber daya – sumber daya yang dibutuhkan oleh para staf untuk berpartis ipasi (misalnya, dengan memasukkan hal ini dalam tugas pekerjaan mereka sehingga mere ka tidak punya alasan untuk menolak, memberikan pelayanan berupa fasilitator bermutu untuk membantu tim tersebut, dan menyediakan perangkat- perangkat yang dibutuhkan untuk melaksanakan kerja tim tersebut).

Idealnya, tim seperti ini terdiri dari lima sampai delapan orang, dan dipimpin oleh seo rang fasilitator yang memiliki pengetahuan cukup tentang prinsip-prinsip dan perangkat-p erangkat untuk perbaikan kinerja, dan/atau oleh seorang pemimpin kelompok yang se benarnya adalah “pemilik proses atau sponsor”. Tim ini akan mengikuti sebuah p endekatan terstruktur dalam tiap proyek perbaikan proses.

Tim ini akan dikenakan peraturan yang dikeluarkan oleh Perform ance I m prov em en t

Com m it t ee (PIC / Dewan Perbaikan Kinerja), Direktur Eksekutif, atau badan pemerintah.

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n pe n t in g y a n g h a r u s d ij a w a b da la m t a h a p in i m e n ca k u p:

Adakah orang yang bekerja dalam proses ini, termasuk konsumen internal dan eksternal?

Adakah pemilik proses usaha tersebut?

Adakah tim yang mengenal baik proses tersebut?

Adakah panduan dan dukungan teknis yang tersedia?

K

la r ifik a si Pe n ge t a h u a n ya n g D im ilik i t e n t a n g Pr ose s t e r se bu t

Idealnya, semua proyek perbaikan kinerja dimulai dengan penentuan titik tolak menggunakan pengukuran hasil. Jika tidak ada data yang tersedia atau tidak ada titik tolak kinerja yang dibuat untuk proses tersebut, tim tadi akan mengidentifikasi elemen- elemen data utama yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja proses tersebut secara efe ktif. Setelah data tersebut dikumpulkan, tim akan melakukan proses analisis.

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n pe n t in g y a n g h a r u s dij a w a b da la m t a h a p in i m e n ca k u p:

Siapa saja konsumennya? Apa saja kebutuhan mereka? Perlukah keterbatasan ditentukan?

Bagaimana aliran proses tersebut sebenarnya?

Adakah kompleksitas/ketidaksibukan yang tidak perlu?

Apa saja hasil/cara terbaik agar proses tersebut bisa berhasil?

Pe r a n gk a t Pe r b a ik a n M u t u ( QI T) y a n g bisa digu n a k a n da la m t a h a p pe r ba ik a n k in e r j a pr ose s in i m e n ca k u p:

-Perangkat Pengumpulan Data -Diagram Garis

U

n gk a p Se ba b - Se ba b Je le k n y a M u t u a t a u Va r ia si P r ose s

Analisa objektif terhadap data, yang didapat melalui penggunaan teknik-teknik kendali proses secara statistik, akan dilakukan oleh tim. Identifikasi akar masalah adalah tu juan analisis ini. Tim akan menggunakan sarana (perangkat) resmi seperti diagram sebab- akibat, diagram Pareto, atau teknik kelompok nominal untuk mengidentifikasi penyebab m asalah dan menentukan prioritas untuk pengambilan keputusan.

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n pe n t in g y a n g h a r u s d ij a w a b da la m t a h a p in i m e n ca k u p: Apa saja penyebab utama variasi proses atau jeleknya mutu ? Karakteristik utama yang mana saja yang bisa diukur?

Apa . . . siapa . . . dimana . . . kapan . . . bagaimana data akan dikumpulkan?

khusus?

Apakah data tersebut menggambarkan penyebab variasi yang umum atau

Penyebab variasi yang mana yang bisa kita ubah untuk meningkatkan/memperbaiki proses tersebut?

Pe r a n gk a t Pe r b a ik a n M u t u ( QI T) y a n g bisa digu n a k a n da la m t a h a p pe r ba ik a n k in e r j a pr ose s in i m e n ca k u p:

-Diagram Batang dan Diagram Irisan

-Diagram Sebab-Akibat (diagram Ishikawa, diagram tulang ikan) -Histogram

-Pengambilan suara terbanyak -Diagram Pareto

-Diagram Pelaksanaan dan Kendali -Diagram Acak

S

^{t a r t} ( m u la i) PD C A

Pemilihan dan penyusunan prioritas usulan perbaikan proses akan didasarkan pada keputu san tim tentang apakah usulan terpilih tersebut akan menghasilkan perbaikan yang pal ing besar atau tidak. Usulan perbaikan tambahan juga bisa disampaikan (yaitu usulan p erbaikan yang kurang memiliki dampak terhadap perbaikan secara keseluruhan) tapi akan menghasilkan pencapaian sejumlah perbaikan dalam proses/akar masalah yang bisa d iukur.

Jika teridentifikasi adanya hambatan-hambatan yang menghalangi implementasi usulan perbaikan utama (usulan perbaikan ideal), maka tim harus mengusulkan alternatifnya, me ski dampak positif yang diberikan oleh usulan alternatif tersebut mungkin tidak sebes ar dampak yang dimiliki oleh usulan perbaikan utama. Pemilihan prioritas perbaikan bisa didasarkan pada faktor-faktor berikut:

Kemampuan untuk memberikan dampak positif pada misi program Kompleksitas dan stabilitas sistem yang membutuhkan perhatian

Penting tidaknya dilihat dari kacamata hukum atau peraturan perundangan Keamanan, keselamatan, atau isu lain yang bisa memunculkan resiko bagi individu Kemungkinan peningkatan harapan konsumen

Keandalan dan stabilitas sistem baru tersebut dibandingkan dengan sistem lama.

Tingkat kepentingan perbaikan proses dalam organisasi tersebut

Ke se m pa t a n u n t u k m e n gu r a n gi bia y a a t a u m e n in gk a t k a n pe n da pa t a n

Fase perancangan untuk tiap perbaikan proses akan menggunakan perangkat- perangkat tertentu untuk mencapai tujuannya. Perangkat-perangkat ini mungkin mencakup, tapi

tidak terbatas pada berikut ini: diagram garis proses tersebut, diagram sebab-akibat, diagram kemiripan (afinitas), analisis dampak mode kegagalan dan analisis kritis. Perangk at-perangkat ini bisa digunakan sendiri-sendiri atau bersama-sama untuk merancang sebuah proses yang paling cocok untuk perubahan yang diinginkan pada proses atau hasil.

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n da n t in da k a n - t in da k a n pe n t in g ya n g h a r u s d ij a w a b da n dila k u k a n da la m t a h a p in i m e n ca k u p:

Pemilihan bagian proses yang akan diperbaiki.

Apa saja usulan yang ada untuk perbaikan proses?

Menyusun pernyataan misi.

Perubahan apa saja untuk proses tersebut yang paling terjangkau (baik

Pe r a n gk a t Pe r ba ik a n M u t u ( QI T) ya n g bisa digu n a k a n da la m t a h a p pe r ba ik a n k in e r j a pr ose s in i m e n ca k u p:

-Diagram Afinitas (Kemiripan) -Diagram Sebab-Akibat

-Analisis Dampak dan Mode Kegagalan dari segi

-Diagram Garis

harga maupun waktu dan peluang)?

P

^Plan (Perencanaan) Proses Perbaikan

D

Do (Pelaksanaan) Perbaikan, Pengumpulan dan Analisis Data

C

^Check (Pemeriksaan) Hasil dan Peserta didikan yang diambil

A

Act (Bertindak) dengan Menggunakan, Menyesuaikan atau Mengabaikan Perubahan

Lin gk a r a n D e m in g

Dalam LU 3.1.4 saudara telah mempelajari kontribusi guru Sistem Manajemen Mutu (QMS) Edwar d Deming, dan Lingkaran Demingnya. Siklus Plan – Do – Check – Act (PDCA) ini adalah prinsip

kerja standard sistem manajemen ISO.

Siklus ini adalah cara untuk menggali berbagai proses, mulai dari yang sangat sederhana sampai yang paling kompleks. Biasanya, jika saudara harus memonitor pro ses yang kompleks, saudara bisa memecah proses tersebut menjadi bagian-bagian kecil dan menerapkan PDCA dari sub-proses spesifik sampai ke keseluruhan proses sebagai kesatuan.

P

^{la n} ( Pe r e n ca n a a n ) Pr ose s Pe r ba ik a n

Disini, tim akan mengumpulkan hasil rangkuman akhir tentang proyek tersebut dan menyajikannya pada pemimpin kelompok yang mensahkannya. Persetujuan (dukungan) atas usulan perubahan akan terjadi di level ini dengan dukungan dan kepemimpinan yang diberikan untuk perubahan proses tersebut. Persetujuan akhir atas usulan pe rubahan proses berada di tangan Direktur Eksekutif atau pemimpin senior program terseb ut.

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n pe n t in g y a n g h a r u s d ij a w a b da la m t a h a p in i m e n ca k u p:

Apa perbaikan proses yang perlu dilakukan?

Langkah apa dalam proses tersebut yang akan diubah?

Adakah resiko tertentu terkait dengan perubahan tersebut?

Berapa biaya perubahan tersebut (dalam bentuk uang, waktu, sumber daya [manusia dan bahan])?

Siapa saja yang akan terpengaruh oleh perubahan tersebut?

Siapa pemilik proses tersebut? Apakah dia ikut serta dalam proses perencanaan perbaikan?

Siapa yang akan bertanggung jawab untuk mengimplementasikan perubahan proses ter sebut?

Apa yang perlu dilakukan untuk mengimplementasikan perubahan proses tersebut?

Dimana perubahan tersebut akan diimplementasikan (satu unit terpisah atau seluruh perusahaan)? Apakah diperlukan uji coba sebelum implementasi di tingkat perusahaa n?