ANALISIS DAN DESAIN JABATAN SERTA PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA SUMBER DAYA MANUSIA

Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan

C. ANALISIS DAN DESAIN JABATAN SERTA PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA SUMBER DAYA MANUSIA

1.

Analisis Pekerjaan

Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

2.

Analisis Jabatan

Kegiatan Belajar 1 dari Modul 3 ini membahas mengenai analisis jabatan. Sebagaimana kita ketahui bahwa analisis jabatan merupakan dasar bagi sebagian besar aktivitas manajemen sumber daya manusia, karena informasi yang diperoleh dari analisis jabatan akan digunakan untuk, misalnya, penarikan, seleksi, pengu-pahan, dan pelatihan. Ada beberapa istilah yang perlu dipahami berkaitan dengan analisis jabatan untuk menghindari timbulnya kerancuan dan salah interpretasi. Beberapa istilah tersebut, seperti elemen, tugas, posisi, jabatan, dan pekerjaan.

Pengertian analisis jabatan juga dibahas dalam kegiatan belajar ini untuk memberikan landasan konseptual mengenai analisis jabatan. Beberapa pengertian analisis jabatan dari para ahli telah diberikan, namun secara umum dikatakan di sini bahwa analisis jabatan adalah prosedur menentukan tugas dan kewajiban suatu posisi serta karakteristik orang yang dapat memegang posisi tersebut.

Kegiatan Belajar 1 ini juga menjelaskan mengenai siapa yang harus melak-sanakan analisis jabatan serta langkah-langkah dalam melakmelak-sanakan analisis jabatan. Beberapa pendapat para ahli tentang langkah-langkah analisis jabatan telah dikutipkan di sini, seperti Ivancevich, Bernardin dan Russell serta Dessler.

Pembahasan selanjutnya, adalah menjelaskan tentang metode pengumpulan data serta teknik analisis secara kuantitatif. Akhirnya, Kegiatan Belajar 1 ini ditutup dengan mengemukakan tentang masalah potensial yang sering muncul dalam kegiatan analisis jabatan.

3.

Deskripsi, Spesifikasi dan Desain Jabatan

Kegiatan Belajar 2 menjelaskan mengenai produk (hasil) utama dari analisis jabatan, yaitu deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis tentang apa yang senyatanya dilakukan oleh pemegang

66| Manajemen Sumberdaya Manusia Pendidikan

jabatan, bagaimana melakukannya, dan dalam kondisi seperti apa jabatan tersebut dilaksanakan. Informasi ini pada gilirannya akan digunakan untuk menulis spesi-fikasi jabatan, yaitu daftar pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan jabatan secara memuaskan. Di samping itu, pada Kegiatan Belajar 2 ini juga menjelaskan tentang aspek dinamis dalam analisis jabatan guna menghadapi adanya perubahan-perubahan dalam jabatan. Aspek dinamis tersebut yaitu desain jabatan. Desain jabatan dilakukan setelah dilaksanakan deskripsi jabatan secara baik dan tersedianya spesifikasi jabatan. Desain jabatan adalah proses penstrukturan pekerjaan dan pendesainan aktivitas pekerjaan yang spesifik dari seorang individu atau sekelompok individu untuk mencapai tujuan organisasional tertentu. Pendesainan jabatan meliputi pembuatan keputusan, seperti untuk siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana jabatan akan dilaksanakan.

4.

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Pada Kegiatan Belajar 3, membahas tentang perencanaan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses memperoleh karyawan yang tepat baik jumlah maupun kualitas pada jabatan dan waktu yang tepat. Agar memperoleh perencanaan sumber daya manusia secara efektif, suatu rencana sumber daya manusia harus diturunkan dari rencana operasional organisasi jangka panjang. Secara umum perencanaan sumber daya manusia mencakup empat tahapan, yaitu: 1) analisis situasi atau mempelajari lingkungan; 2) meramalkan permintaan sumber daya manusia; 3) analisis pasokan sumber daya manusia; dan 4) pengembangan rencana tindakan.

5.

Informasi Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan gunanya adalah untuk mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasi informasi pekerjaan secara menyeluruh. Sedangkan informasi pekerjaan yang diperoleh dari analisis pekerjaan memainkan peranan krusial dalam bagian sumberdaya manusia, karena mensuplai data minimun untuk pelaksanaan kegiatan sumberdaya manusia.

6.

Faedah Informasi Analisis Pekerjaan:

Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk: (a) Menetapkan dasar pemberian kompensasi; (b) Mengevaluasi faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan; (c) Menghilangkan persyaratan-persyaratan kerja yang menyebabkan diskriminasi pekerjaan-pekerjaan individual; (d) Merencanakan kebutuhan pengadaan sumberdaya manusia untuk waktu yang akan dating; (e) Memadukan lamaran-lamaran dengan kualifikasi yang ada; (f) Meramalkan dan menentukan kebutuhan latihan bagi karyawan barn dan lama serta mengembangkan karyawan yang potensial; (g) Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik; (h) Menetapkan karyawan sesuai dengan kemampuan dan ketrampilannya; (i) Membantu revisi struktur organisasi dan memperbaiki aliran kerja; (j) Orientasi karyawan.

7.

Metode Analisis Pekerjaan

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah wawancara, angket, observasi, diary or log, dan kombinasi metode.

a. Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan mereka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler: 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawan-cara berbipewawan-cara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Kemudian analis biasanya menghubungi supervisor untuk memperoleh infor-masi tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan inforinfor-masi yang diperoleh dari karyawan dan mengklarifikasi hal-hal tertentu.

b. Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.

c. Metode Angket

Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

d. Metode Catatan Karyawan (Diary)

Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian atau log. Daam metode ini, masalah di mana para karyawan membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat diatasi.

e. Metode Kombinasi

Biasanya analisis tidak enggunakan satu metode analisis pekerjaan secara eksklusif. Kombiasi dari berbagai metode seringkali lebi tepat. Dalam menga-nalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, amenga-nalisis mungkin meng-gunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Dalam

68| Manajemen Sumberdaya Manusia Pendidikan

mempelajari pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja yang ekstensif, bisa memberikan data yang di perlukan. Pada dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilka deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang akurat.