Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan
A. KONSEP DESAIN PEKERJAAN
1.
Pengertian Desain PekerjaanDesain pekerjaan bagian dari manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan dengan produktifitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan operasi perusahaan.
Desain pekerjaan adalah suatu alat untuk memotivasi dan memberi tantangan pada karyawan. Oleh karena itu perusahaan perlu memiliki suatu sistem kerja yang dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan efisien produktif, mengurangi timbulnya rasa bosan dan dapat meningkatkan kepuasan kerja, desain pekerjaan terkadang digunakan untuk menghadapi stress kerja yang dihadapi karyawan (Sulipan, 2000). Sedangkan job design merupakan faktor penting dalam yang dapat merangsang karyawan untuk bekerja secara Herjanto (2001), menjelas-kan bahwa desain pekerjaan adalah rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu dilak-sanakan, dimana tugas dikerjakan dan hasil apa yang diharapkan. Sulipan (2000) menambahkan desain pekerjaan adalah fungsi penetapan organisasional. Tujuannya untuk mengatur penugasan kerja supaya dapat memenuhi kebutuhan organisasi.
Definisi diatas menjelaskan bahwa desain pekerjaan dibuat oleh perusahaan untuk mengatur tugas-tugas yang tepat sasaran, memberikan tugas kepada orang dengan kemampuan dan keterampilan yang harus dimiliki untuk mengerjakan tugas tersebut demi mencapai sasaran dari kegiatan Kerja seorang atau sekelompok karyawan secara perusahaan.
Sejalan dengan pemikiran Dessler (2004), bahwa desain pekerjaan merupakan pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya. Desain pekerjaan meliputi identifikasi pekerjaan, hubungan tugas dan tanggung jawab, standar wewenang dan pekerjaan, syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya.
Desain pekerjaan menguraikan cakupan, kedalaman, dan tujuan dari setiap pekerjaan yang membedakan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lainnya. Tujuan pekerjaan dilaksanakan melalui analisis kerja, dimana para menejer menguraikan pekerjaan sesuai dengan aktifitas yang dituntut agar membuahkan hasil (Gibson, 1987). Handoko (2000) menyatakan, bahwa desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seseorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional yang bertujuan untuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi, dan keperilakuan. Selain itu, menurut Dwiningsih (2009), desain pekerjaan adalah sebuah pendekatan yang menentukan tugas-tugas yang terkandung dalam suatu pekerjaan bagi seseorang atau sekelompok karyawan dalam suatu organisasi.
Dalam bab ini selanjutnya akan dibahas mengenai, unsur-unsur desain pekerjaan, pertimbangan dalam menyusun desain pekerjaan, manfaat desain pekerjaan, cara-cara perancangan kembali pekerjaan, informasi analisis pekerjaan.
2.
Unsur-Unsur Desain PekerjaanHandoko (2000) menjelaskan unsur-unsur desain pekerjaan meliputi unsur organisasi, unsur lingkungan dan unsur perilaku. Unsur organisasi terdiri dari pendekatan mekanik, aliran kerja dan praktek-praktek kerja. Unsur lingkungan menyangkut tersedianya tanaga kerja yang potensial. Unsur perilaku meliputi otonomi, variasi tugas, identitas tugas, dan umpan balik.
a. Unsur-Unsur Organisasi
Unsur organisasi menurut Handoko (2000), mempunyai kaitan erat dengan desain pekerjaan yang efisien untuk mencapai output maksimum dari peker-jaan-pekerjaan karyawan. Dengan adanya efisiensi di dalam pelaksanaan kerja akan menentukan spesialisasi yang merupakan kunci dalam desain pekerjaan.
Karyawan yang melakukan pekerjaan secara kontinyu menyebabkan karyawan terspesialisasi yang selanjutnya dapat memperoleh output lebih tinggi. Unsur organisasi terdiri dari: (a) Pendekatan mekanik berupaya mengidentifikasi setiap tugas dalam suatu pekerjaan guna meminimumkan waktu dan tenaga. Hasil pengumpulan identifikasi tugas akan menentukan spesialisasi. Pendekatan ini lebih menekankan pada faktor efisiensi waktu, tenaga, biaya, dan latihan; (b) Aliran kerja dipengaruhi oleh sifat komoditi yang dihasilkan oleh suatu organisasi atau perusahaan guna menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan; (c) Praktek-praktek kerja yaitu pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan, ini bisa berdasarkan kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan, perjanjian atau kontrak serikat kerja karyawan.
b. Unsur-Unsur Lingkungan
Faktor lingkungan tersedianya tenaga kerja yang potensial, yang mempunyai kemampuan dan kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pengharapan pengharapan sosial, yaitu dengan tersedianya lapangan kerja serta memperoleh konpensasi dan jaminan hidup yang layak.
c. Unsur Perilaku
Unsur perilaku menurut Sondang (2003), mendesain pekerjaan. Unsur perilaku tersebut terdiri dari: (1) Otonomi bertanggung jawab atas apa yang dilakukan; Bawahan diberi wewenang untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang dilakukan.; (2) Variasi; menghilangkan kejenuhan atas pekerjaan yang rutin, sehingga kesalahan-kesalahan dapat diminimalkan; (3) Identitas tugas untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan pekerjaan, maka pekerjaan harus diidentifikasikan, sehingga kontribusinya terlihat yang selanjutnya akan menimbulkan kepuasan; (4) Umpan balik diharapakan pekerjaan yang dila-kukan oleh karyawan mempunyai umpan balik atas pelaksanaan pekerjaan yang baik, sehingga akan memotivasi pelaksanaan pekerjaan selanjutnya merupakan
62| Manajemen Sumberdaya Manusia Pendidikan
pemerkayaan pekerjaan.
d. Pedoman Dalam Desain Pekerjaan
Dessler (2004) menerangkan bahwa sebuah desain pekerjaan merupakan pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya.
e. Identitas Pekerjaan
Identitas pekerjaan merupakan jabatan pekerjaan yang berisi nama pekerjaan seperti penyelengara operasional dan manajer pemasaran, mempunyai identitas, karyawan tidak akan atau kurang bangga dengan hasil-hasilnya. Ini berarti kontribusi mereka tidak tampak.
f. Hubungan Tugas dan Tanggung Jawab
Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pelaku organisasi.
g. Standar Wewenang dan Pekerjaan
Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan standar pekerjaan yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas. Pekerjaan-pekerjaan yang memberikan kepada para karyawan wewenang untuk mengambil keputusan-keputusan, berarti menambah tanggung jawab. Hal ini akan cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai.
h. Syarat Kerja Harus Diuraikan dengan Jelas
Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
i. Ringkasan Pekerjaan Atau Jabatan Harus Menguraikan Bentuk Umum Ringkasan pekerjaan atau jabatan harus menguraikan bentuk umum pekerjaan dan mencantumkan fungsi-fungsi dan aktifitas utamanya.
j. Penjelasan Tentang Jabatan di Bawah dan di Atasnya, Harus Jelas
Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana petugas dipromosikan dan kejabatan mana petugas akan dipromosikan.
3.
Pertimbangan dalam Menyusun Desain PekerjaanSetiap organisasi atau perusahaan mempunyai cara tersendiri dalam membuat desain pekerjaan untuk setiap karyawannya sesuai bagiannya masing-masing, dalam membuat desain pekerjaan komunikasi antara atasan dan bawahan harus diperha-tikan karena desain pekerjaan dalam suatu organisasi dan proses komunikasi adalah hal yang tidak dapat dipisahkan (Sunarto, 2005).
Inti dalam membuat desain pekerjaan adalah bagaimana membuat semua pekerjaan yang ada disusun secara sistematis. Desain pekerjaan membantu dalam menjelaskan pekerjaan apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut, berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan dan bagaimana ketentuan yang harus dijalankan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan (Sunarto, 2005).
Para penyusun desain pekerjaan harus mempertimbangkan hal-hal berikut (Herjanto, 2000):
a. Perluasan Tugas (job enlargement)
Perluasan tugas (job enlargement) meliputi pemberian tugas yang lebih besar secara horizontal, dimana pekerjaan tambahan itu berada pada tingkat keca-kapan dan tanggung jawab yang setara dengan pekerjaan semula. Gibson (1983) mengatakan perluasan pekerjaan membuat karyawan mempunyai tanggung jawab dan wewenang yang lebih besar.
b. Pengayaan Tugas (job enrichmant)
Pengayaan tugas (job enrichmant) mencakup penambahan tugas dengan tanggung jawab yang lebih tinggi seperti perencanaan dan pengendalian. c. Perputaran Tugas (job rotation)
Perputaran tugas (job rotation) yaitu melakukan penukaran tugas antar pekerja secara periodik untuk menghindari seseorang bekerja secara monoton mengerjakan tugas yang sama setiap hari. Perputaran tugas ini memberikan pengalaman dan memungkinkan seorang pekerja untuk menggantikan pekerja lain yang tidak masuk, kesempatan kepada pekerja untuk memperbanyak.
4.
Manfaat Desain PekerjaanDesain pekerjaan merupakan faktor penting dalam manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan dengan produktifitas juga menyang-kut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan perusahaan (Sulipan, 2000).
Desain pekerjaan mutlak dimiliki oleh setiap perusahaan karena dalam desain pekerjaan yang dilakukan adalah merakit sejumlah tugas menjadi sebuah pekerjaan agar pekerjaan yang dilakukan menjadi terarah dan jelas. Menurut (Sunarto, 2005) desain pekerjaan memiliki tujuan agar: (1) Efisiensi operasional, produktifitas dan kualitas pelayanan menjadi optimal; (2) Fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal dan hirarki; (3) Minat, tantangan, dan prestasi menjadi optimal; (4) Tanggung jawab tim ditetapkan sedemikian rupa, sehingga bisa meningkatkan kerja sama dan efektifitas tim; (5) Integrasi kebutuhan individu karyawan dengan kebutuhan organisasi.
5.
Cara-Cara Perancangan Kembali PekerjaanDalam mengetahui apakah suatu pekerjaan harus mempunyai tingkat spesialisasi tinggi atau rendah, ini dapat dilihat dari posisi pekerjaan. Dimana pekerjaan yang dekat dengan posisi (A) biasanya mempunyai tingkat spesialisasi yang tinggi, sedangkan pekerjaan-pekerjaan yang dekat dengan titik (C) biasanya memerlukan pengurangan tingkat spesialisasi.
Spesialisasi pekerjaan yang terlalu rendah perusahaan dapat melakukan
simplikasi pekerjaan (penyederhanaan pekerjaan). Resiko dari simplikasi pekerjaan
yaitu menimbulkan kebosanan karena terspesialisasi yang akhirnya menimbulkan kesalahan-kesalahan.
64| Manajemen Sumberdaya Manusia Pendidikan
Untuk menghindari adanya kebosanan, kadang-kadang pekerjaan dapat dibuat lebih menarik dengan cara memperluasnya (pemerkayaan pekerjaan). Tiga metode untuk memperbaiki kondisi pekerjaan yang terlalu spesialisasi melalui perancangan kembali dengan rotasi jabatan, pemerkayaan pekerjaan secara horizontal (job
en-largement) dan vertikal (job enrichment).
