d. Sangat Sering ( > 12 kali)
e. 2 bulan f. > 12 kali
Setelah bobot penilaian dikalikan dengan jumlah jawaban user dari setiap pilihan pertanyaan yang ada, maka akan didapatkan total nilai. Kemudian total nilai dibandingkan dengan range kategori jawaban setiap pertanyaan yang diperoleh dari pengurangan total nilai maksimal dan total nilai minimal terhadap total nilai hasil kuesioner.Kuesioner yang ditujukan untuk departemen Produksi, adalah sebagai berikut : Pertanyaan No. 1
Seberapa lama sistem dapat membantu mempercepat dalam penyelesaian pekerjaan dibandingkan dengan sistem lama?
Tabel 1 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 1 adalah 59, maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang diterapkan di Departemen Produksi sudah efisien dan dapat membantu mempercepat dalam penyelesaian pekerjaan dibandingkan dengan sistem lama.
Pertanyaan No. 2
Berapa jumlah modul yang sudah terintegrasi dengan baik?
Tabel 2 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 2 adalah 44, maka maka dapat disimpulkan bahwa modul sistem di departemen produksi perusahaan sudah terintegrasi dengan baik
Pertanyaan No. 3:
Berapa jumlah hari yang diperlukan oleh user Departemen Produksi dalam memahami dan menggunakan sistem?
Tabel 3 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 3 adalah 57, maka jumlah hari sekitar 2 – 3 minggu berarti sistem mudah dipahami dan digunakan oleh pengguna Departemen Produksi.
Pertanyaan No. 4:
Apakah systemyang diterapkan di Departemen Produksi masih sering mengalami error dalam jangka waktu 1 tahun terakhir?
71
Tabel 4 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 4 adalah 48, maka dapat disimpulkan sistem yang diterapkan di Departemen Produksi jarang mengalami error dalam jangka waktu 1 tahun terakhir.
Pertanyaan No. 5:
Berapa lama jumlah hari pelatihan yang sudah diadakan untuk pengguna (user) Departemen Produksi selama 1 tahun terakhir?
Tabel 5 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 5 adalah 66, yang membuktikan bahwa jumlah hari pelatihan yang telah diadakan untuk pengguna sistem adalah lebih dari 20 hingga 30 hari setiap tahunnya.
Pertanyaan No. 6:
Seberapa sering user Departemen Produksi membutuhkan bantuan tim support dalam menangani masalah yang terjadi pada sistem setiap bulannya?
Tabel 6 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 6 adalah 49, maka dapat disimpulkan bahwa user Departemen Produksi membutuhkan 9 – 12 kali bantuan tim support dalam menangani masalah yang terjadi pada sistem setiap bulannya.
Implementasi sistem informasi
Salah satu konsekuensi kemajuan teknologi informasi adalah hasil pengelolaan data melalui teknologi informasi dapat diekstrak untuk menghasilkan berbagai informasi sesuai kebutuhan pemakai. Kebutuhan informasi yang akurat, uptodate dan informatif bagi manajemen organisasi merupakan suatu hal yang mutlak dibutuhkan. Hal ini agar manajemen organisasi dapat melakukan pengambilan keputusan untuk mengembangkan organisasi pada masa mendatang. Untuk itu, tiap organisasi dituntut untuk melakukan berbagai usaha demi tercapainya tingkat kerja yang lebih efisiensi. Salah satu langkah untuk mencapai hal tersebut adalah penggunaan sistem informasi berbasis teknologi. Dengan kata lain, dapat dikatakan bahwa kehadiran sistem informasi dapat meningkatkan kinerja Organisasi. Untuk mengetahui peningkatan kinerja tersebut, maka perlu dilakukan pengukuran evaluasi kinerja terhadap pelaksanaan penerapan sistem informasi tersebut, sehingga dapat mengetahui efektifitas atau manfaat sistem informasi secara keseluruhan. Proses pengukuran evaluasi tersebut
72
merupakan hal penting yang dapat membuktikan apakah benar dengan penerapan sistem informasi dapat meningkatkan kinerja organisasi, dengan menganalisa seberapa besar dampak kontribusi penerapan sistem informasi bagi proses bisnis suatu Organisasi.
Keberhasilan penerapan sistem informasi yang mendukung penyempurnaan proses bisnis, dapat diukur dari tingkat ketergantungan pengguna (user) dan penyederhanaan proses bisnis untu k menjadikan cara kerja yang lebih efektif. Sistem informasi membutuhkan orang-orang profesional yang memiliki kompeten untuk mengelola berbagai informasi yang telah tersedia untuk pengambilan keputusan. Jadi mengelola sistem informasi adalah urusan mahal untuk membayar orang-orang profesional tersebut. Biaya ini harus dipertimbangkan dengan membandingkan manfaat sistem informasi tersebut. Walaupun demikian, dampak penggunaan sistem informasi yang efisien akan meningkatkan produktivitas sumber daya manusia, menyederhanakan proses bisnis, mengurangi tingkat kesalahan dengan mengotomatisasikan pekerjaan yang berulang-ulang (double jobs), sehingga memungkinkan terjadinya budaya dan perilaku organisasi menjadi lebih baik, dengan telah tersedianya semua informasi yang akurat, informatif dan uptodate untuk kebutuhan manajemen dalam mengambil keputusan yang menunjang strategi bisnis, yang akhirnya dapat meningkatkan kinerja organisasi, dimana tercapainya tingkat kepuasan pelanggan dengan memberikan solusi dan respon yang cepat dari permasalahan yang dihadapi. Dengan demikian, tingkat manajerial tidak selalu disibukkan dengan pengumpulan data untuk penyusunan laporan bagi manajemen organisasi, tetapi sebaliknya fungsi tingkat manajerial lebih difokuskan untuk bersinergi dalam pengambilan keputusan strategis bagi organisasi berdasarkan informasi yang telah tersedia dalam sistem informasi.
Penerapan Sistem Informasi dapat berhasil baik, maka diperlukan suatu sistem informasi yang berbasis komputer, dengan memanfaatkan kemampuan Teknologi Informasi dalam menunjang pelaksanaan aktivitas bisnis. Struktur dari Sistem Informasi Berbasis Komputer terdiri dari hal-hal sebagai berikut :
• Kebijakan dan Strategi, peraturan organisasi ( misi, strategi, tujuan, sasaran bisnis), Anggaran (biaya investasi, biaya operasi, pemeliharaan, sumber pembiayaan)
• Organisasi dan Sumber Daya Manusia, fungsi dan struktur organisasi mendukung strategi bisnis, kuantitas dan kualitas sumber daya manusia yang tepat
• Sistem dan Prosedur, fungsi unit kerja dan kewenangannya ; alur data dan informasi ; sistem pelaporan
• Data, sumber data ; volume data ; kualitas data ; tipe data
• Teknologi Informasi, perangkat keras ; perangkat lunak (sistem operasi, aplikasi program) ; perangkat komunikasi
• Informasi, kegunaan dan kepentingan ; ketersediaan dan keakuratan ; kemudahan mendapatkan
Berikut adalah Perbandingan setelah penggunaan sistem informasi dan sebelum sistem informasi :
setelah penggunaan sistem informasi
Waktu, waktu pengerjaan dalam membuat suatu laporan akan relatif lebih cepat, lebih akurat dan informatif yang dapat digunakan bagi kepentingan manajemen puncak organisasi
Pengulangan pekerjaan, dengan penggunaan aplikasi program ERP, maka secara otomatis dan bertahap akan mengurangi terjadinya pengerjaan yang berulang (double job), dimana melalui aplikasi program ERP, maka setiap transaksi yang diinput pada aplikasi program, secara otomatis dapat digunakan untuk transaksi berikutnya yang berkaitan. Hal ini tentunya akan terjadinya pengurangan waktu dalam proses bisnis.
Proses kerja, proses transaksi dengan menggunakan aplikasi program ERP, tentunya akan lebih efisien, seperti hal yang sederhana akan terjadi pengurangan penggunaan kertas
73
Keuangan, meningkatkan kinerja keuangan dengan pengurangan nilai persediaan dan pengurangan nilai outstanding Account Receivable, karena informasi yang real-time
Proses bisnis, penyempurnaan dan penyederhanaan bisnis proses yang praktis merupakan hal mutlak yang harus dilakukan, demi meningkatkan kompetitif bisnis agar organisasi dapat meningkatkan keuntungan secara maksimal.
Produktivitas, meningkatkan kinerja organisasi dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan (customer satisfaction) hanya dapat dilakukan, jika organisasi meningkatkan produktivitas dalam melakukan proses produksi.
Rantai persediaan, terintegrasi dengan supplier dan customer dalam menghasilkan suatu produk yang dibutuhkan pelanggan hanya tercapai, jika rantai persediaan berjalan baik.
E-bisnis, tersedia fasilitas web based dalam sistem yang terintegrasi, agar proses transaksi bisnis tidak tergantung dengan waktu dan jarak.
Komunikasi, tersedia fasilitas yang memungkinkan terjadinya komunikasi antara supplier dengan customer secara efektif
Informasi, tersedianya berbagai informasi yang dibutuhkan untuk mendukung operasional fungsional untuk pengambilan keputusan strategis dalam perencanaan dan pengawasan bagi manajemen puncak Organisasi
sebelum penggunaan sistem informasi :
Waktu, pengerjaan proses bisnis memerlukan waktu yang relative lama dibanding dengan cara kerja menggunakan aplikasi program ERP.
Proses transaksi, transaksi keuangan dengan multi-currency, maka diperlukan untuk beberapa file, sehingga proses lama
Keuangan, meningkatkan biaya pengadaan inventory dan overdue saldo Account Receivable, karena informasi yang tidak update
Proses bisnis, terjadinya duplikasi pekerjaan, sehingga terjadinya tidak efisien dalam pekerjaan dan proses bisnis yang berbelit-belit
Produktivitas, terjadinya respon lambat, karena diperolehnya informasi yang kurang jelas
Rantai persediaan, tidak terjadi integrasi dengan supplier dan customer
E-bisnis, pekerjaan dilakukan secara tradisional, belum adanya fasilitas web based dalam Sistem informasi yang terintegrasi
Komunikasi, tidak efektif dalam berkomunikasi antara supplier dengan customer, sehingga sering terjadi mis-komunikasi.
Informasi, kurangnya berbagai informasi yang dibutuhkan dalam operasional fungsional untuk pengambilan keputusan strategis dalam perencanaan dan pengawasan, maka tiap fungsional manajerial disibukkan untuk pengumpulan data- data untuk pembuatan laporan yang dikerjakan secara manual.
Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan membangun sistem informasi. Dengan adanya infrastruktur yang kuat, maka dapat dikatakan bahwa organisasi telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur sistem informasi berbasis teknologi informasi yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut : a. Orang, orang yang terlibat dalam penerapan sistem informasi merupakan faktor yang
sangat penting, terutama dalam hal komitmen waktu, dukungan, rasa memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa perlawanan yang minimum.
b. Proses Bisnis, hal terpenting dalam proses yang merupakan acuan utama dalam melakukan implementasi sistem informasi tersebut adalah sebelum mengambil keputusan menggunakan sistem informasi, maka organisasi harus sudah memiliki bisnis prosedur yang baik yang akan diterapkan dalam implementasi dalam sistem informasi yang dibangun.
c. Teknologi, penerapan sistem informasi terintegrasi identik dengan investasi yang relatif besar, dimana teknologi meliputi infrastruktur jaringan dan komunikasi, hardware, software.
74
KESIMPULANTantangan penerapan project scope management dan implementasi sistem informasi adalah memastikan pengembangan sebuah proyek sistem informasi dapat berdayaguna dan dapat digunakan dan berguna bagi kepentingan pengguna, manajerial, pelanggan, dan pihak terkait, dengan adanya pengukuran kinerja dan hasil pencapaian kinerja sebagai bukti bahwa tercapainya tingkat efisien hasil pekerjaan, optimal dalam penggunaan orang dan proses bisnis. Dengan penerapan project scope management dan sistem informasi dalam divisi produksi, terbukti bahwa peningkatan daya saing pada perusahaan tercapai dan terbukti adanya peningkatan efisiensi dan efektifitas produksi, sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja, mampu menghasilkan informasi yang real-time, dokumentasi yang sistematis sehingga memudahkan pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan dan akhirnya dapat meningkatkan keunggulan bersaing.
Walaupun demikian, tantangan penerapan project scope management dan implementasi sistem informasi dapat berjalan baik, bukan hanya tergantung perangkat software yang digunakan (pembelian paket software atau dilakukan in-house development), tetapi lebih ditentukan oleh kesiapan pengguna dan manajerial dalam memberikan respon terhadap terjadinya perubahan proses bisnis. Untuk itu, diperlukan adanya tindakan untuk menyelaraskan strategis bisnis dengan strategi teknologi informasi, dan komitmen pimpinan puncak menjadi teladan dan sumber perubahan sampai terjadinya perubahan pola pikir (change mindset) dari para pengguna dan manajerial.
DAFTAR PUSTAKA
1. Groover, P. M. (2008).“Automation, Production Systems, and Computer- Integrated Manufacturing”. 3rd Edition, New Jersey: Pearson Prentice Hall. 2. Jack T. Marchewka, 2010. “Information technology project
management”, 3rd Edition. John Wiley & Sons, Inc. Hoboken.
3. Kathy Schwalbe, 2007. “Information technology project management”, 5th Edition, Course Technology. Massachusetts.
4. Kerzner, Harold, 2005.“Project Management”, 5th Edition, New York: Van Nostrand Reinhold.
5. Santo F.Wijaya dan Darudiarto Suparto, 2009. ERP dan Solusi Bisnis, Graha Ilmu, Yogyakarta, ISBN : 978-979-756-472-8
6. Santo F.Wijaya dan Hendra Alianto, 2012, Esensi dan penerapan ERP dalam Bisnis (dilengkapi studi kasus aplikasi ERP dengan menggunakan metode OOAD), Graha Ilmu, Yogyakarta, ISBN : 978-979-756-744-6
7. Turban,Efraim;Aronson,JE;Liang, Ting Peng, 2005.“Decision Support Sistem and Intelligent Sistems”, 6th Edition, Prentice Hall International, New Jersey.