1
Prodi Sistem Informasi - Universitas Ma Chung, Malang, [email protected] 2
Prodi Sistem Informasi - Universitas Ma Chung, Malang, [email protected]
ABSTRAK
Penelitian ini berawal dari evaluasi dan pengamatan sistem yang sedang berjalan dimana seluruh proses penerimaan calon mahasiswa baru berlangsung secara manual tanpa melibatkan sebuah sistem teknologi informasi yang terintegrasi secara tepat. Hal ini sangat tidak efektif mengingat setiap proses membutuhkan waktu yang lama untuk sekedar verifikasi maupun input data calon mahasiswa. Isu pasar global 2015 juga menjadi alasan Universitas Ma Chung (UMC) untuk menjangkau seluruh wilayah nusantara dengan dukungan sistem teknologi informasi yang mampu bekerja lebih efektif dan efisien.
Penulis memberikan solusi permasalahan dengan membangun Sistem Informasi Pendaftaran dan Penerimaan Mahasiswa Baru atau kami sebut dengan MAC SAP (Machung Student Approval). Sistem ini menjadi penyelesaikan atas permasalahan- permasalahan seperti pengambilan formulir dapat dilakukan secara online dimanapun, kapanpun, kemudian informasi proses penyeleksian hingga penetapan kategori beasiswa secara realtime dan online sampai dengan mengatasi resiko kesalahan penginputan data oleh pihak manajemen maupun calon mahasiswa. Untuk mencapai tujuan tersebut penulis menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) dalam proses pengembangan sistem ini.
Penulis membangun MAC SAP mulai dari Identifikasi Masalah dan Objek Pengembangan Sistem, kemudian berlanjut ke tahap perumusan kebutuhan informasi hingga tahap perancangan meliputi desain DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relationship Diagram), Kamus Data, Sitemap hingga desain form input output. MAC SAP dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Pre Processor) dan Oracle yang merupakan salah satu perangkat lunak DBMS (DataBase Management System). Dengan demikian MAC SAP berbasis web mampu menyajikan formulir pendaftaran online yang terjangkau diseluruh wilayah nusantara. MAC SAP juga memiliki kemampuan dalam penyajian informasi yang responsive dan realtime, juga mengurangi kegiatan input data yang berulang-ulang sehingga pengumuman penerimaan mahasiswa barupun bisa segera diketahui oleh calon mahasiswa mapun walinya. Konsep desain MAC SAP juga dapat dikembangkan untuk instansi pendidikan lain karena proses bisnis yang ada sudah memberikan inovasi untuk alir kerja Administrasi pendaftaran dan penerimaan mahasiswa baru secara umum.
Kata kunci: sistem informasi, pendaftaran, penerimaan, mahasiswa baru 1. Pendahuluan
Sistem teknologi informasi sudah merambah banyak dunia industri tanpa terkecuali dalam instansi pendidikan. Dimana saat ini seluruh instansi pendidikan harus menyiapkan dirinya menyambut pasar global 2015 karena tantangan untuk menjadi tuan di negeri sendiri tentu tidak mudah. Begitu pula dengan Universitas Ma Chung (UMC) yang merupakan salah satu dari Perguruan Tinggi Swasta (PTS) di wilayah Kopertis VII Jawa Timur ini juga mempunyai target pasar seluruh wilayah Indonesia. Keinginan untuk menjangkau seluruh wilayah Indonesia demi pemerataan pendidikan maka diperlukan pula komponen sistem teknologi informasi sebagai pendukung kelancaran proses dan penerima mahasiswa barunya.
Kebutuhan sistem informasi pada proses penerimaan mahasiswa baru ini berdasarkan kondisi sistem yang berlangsung sekarang masih manual. Hal ini berdampak pada lamanya proses menindak-lanjutin calon mahasiswa baru yang hendak mendaftar maupun bertanya seputar proses tersebut. Sehingga berakibat masyarakat enggan untuk
76
melanjutkan proses pendaftarannya. Alhasil tujuan lembaga untuk menjangkau masyarakat luas terutama diluar jawa terhambat. Berdasarkan kondisi tersebut penulis dapat merumuskan permasalahannya secara rinci yaitu bagaimana mengatasi proses pendaftaran, penyeleksian dan pengelolahan data calon mahasiswa sampai dengan menghasilkan informasi seputar pendaftaran serta penerimaan mahasiswa baru.
Oleh sebab itu penulis bertujuan membangun sebuah sistem informasi pendaftaran dan penerimaan mahasiswa baru atau yang kami sebut dengan MAC SAP (Machung Student Approval). Dimana sistem ini memberikan solusi permasalahan-permasalahan seperti pengambilan formulir dapat dilakukan secara online dimanapun, kapanpun, kemudian informasi proses penyeleksian hingga penetapan kategori beasiswa secara realtime dan online sampai dengan mengatasi resiko kesalahan penginputan data oleh pihak manajemen UMC maupun calon mahasiswa baru.
Untuk mencapai tujuan tersebut penulis menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) dalam proses pengembangan sistem ini. Metode SDLC meliputi Identifying problems, Determining Human Information Requirement, Analyzing system needs, Designing The recommended System, Developing and Documenting, Testing and Maintaining The System sampai dengan tahap terakir yaitu Implementing and Evaluating The System. (Kendall, 2011)
MAC SAP dibangun menggunakan bahasa pemograman PHP dan Oracle sebagai pengelolah databasenya. Adapun PHP merupakan salah satu bahasa skrip yang dirancang untuk penggunaan dengan platform web yang bersifat dinamis. (Asrar, 2013)
2. Pembahasan
Sesuai dengan latar belakang diatas maka pembahasan MAC SAP ini disesuaikan dengan tahapan SDLC. Tahap pertama yaitu indentifikasi masalah (Identifiying Problems) yang disajikan seperti tampak pada tabel dibawah ini:
Tabel 1 : Identifikasi Masalah dan Objek Pengembangan Sistem
Identifikasi Masalah Objektif Pengembangan Sistem
Pengambilan formulir fisik untuk calon mahasiswa yang tidak berdomisili di Kota Malang.
Formulir daring (online) yang dapat diakses dimana saja
Belum ada pratinjau kategori grid calon mahasiswa (dalam beasiswa atau reguler dan beberapa jalur yang telah ditetapkan UMC
Pratinjau kategori grid calon mahasiswa setelah memasukkan data formulir dan berkas yang dibutuhkan dan disetujui admisi
Formulir fisik yang diisi calon mahasiswa dimasukkan kembali oleh admisi ke aplikasi pengolah data (Microsoft Excel).
Formulir langsung diisi oleh calon
mahasiswa secara daring (online), admisi hanya melakukan pengecekan
kesesuaian dengan berkas yang bersangkutan
Resiko kesalahan pemasukan data yang dilakukan oleh admisi karena data calon mahasiswa pada berkas formulir fisik relatif banyak
Tahap kedua yaitu Kebutuhan Informasi (Determining Human Information Requirement). Tahap ini merupakan tahap analisis untuk menentukan kebutuhan informasi dari pengguna-pengguna yang terlibat dalam MAC SAP. Dimana aliran kerja diadaptasi dari proses yang ada pada sistem pendaftaran dan penerimaan mahasiswa baru di UMC. Nantinya aliran kerja ini dapat digunakan pada perencanaan berikutnya yaitu perencanaan kebutuhan data yang dibutuhkan oleh masing-masing peng-guna dalam penggunaannya di sistem yang direkomendasikan. Setelah memetakan proses yang terjadi pada sistem informasi pendaftaran dan penerimaan mahasiswa baru Universitas Ma Chung, maka kebutuhan data dapat didefinisikan untuk tiap-tiap proses yang terjadi. Data yang dibutuhkan oleh pengguna telah diklasifikasikan menurut kebutuhan akses masing-masing
77
Tahap ketiga yaitu Desain Sistem (Designing the recommended System). Tahap ini