Melakukan pendefinisian terhadap proyek seperti : tujuan proyek, nama proyek, manfaat, dan keuntungan proyek tersebut. Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.
Scope verification
Mengkonfirmasi bahwa proyek tersebut bisa berjalan, akurat, tepat, dan benar, dengan melibatkan persetujuan formal project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujuan ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk mengevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, maka perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope. Di dalam scope verification terdapat deliverables, Quality standards, Milestone, dan Review and Acceptance.
2. Project Time Managemet : Activity definition
Mengidentifikasi aktivitas yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu project scope. Activity sequencing
Menentukan apakah aktivitas dapat diselesaikan secara berurutan atau paralel dan setiap dependensi yang mungkin ada.
Activity resource estimation
Identifikasi tipe sumber daya (manusia, teknologi, fasilitas) yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas proyek dan Estimasi waktu penyelesaian setiap aktivitas. 3. Beberapa Teknik estimasi Pendekatan Manajemen Proyek Tradisional
Guesstimating
Estimasi dengan hanya mengambil nomor dari udara bukan cara terbaik untuk mendapatkan jadwal proyek dan anggaran.
Delphi Technique
Melakukan perhitungan, membandingkan antara satu dengan yang lain sampai estimasi mendekati satu sama lain. Melibatkan beberapa ahli anonim, dan setiap ahli membuat estimasi dan perkiraan dibandingkan.
Time Boxing
Estimasi biaya dilakukan dengan menyesuaikan waktu deadline. Dapat menurunkan moral tim bila tidak digunakan secara efektif (teknik alokasi waktu).
Penyebab estimasi yang tidak akurat disebabkan oleh beberapa hal seperti : lingkup perubahan, diabaikan tugas, kelemahan terhadap pemahaman tentang tujuan proyek, kurangnya analisis, tidak ada metodologi, perubahan tim, birokrasi, kurangnya pengendalian proyek, tidak mengidentifikasi atau pemahaman dampak risiko. Faktor yang perlu diperhatikan ketika estimasi adalah seperti : tingkat persyaratan bisa berubah, pengalaman dan kemampuan tim proyek, proses atau metode yang digunakan dalam pengembangan, kegiatan khusus yang akan dilakukan, bahasa pemrograman atau alat pengembangan yang akan digunakan, kemungkinan jumlah bug atau cacat dan metode penghapusan, lingkungan ruang kerja, geografis pemisahan tim di lokasi, jadwal tekanan ditempatkan pada tim
3. Permasalahan
Dalam melakukan penerapan project scope management, dijumpai permasalahan teknis dan non teknis, dimana pengguna tidak bersedia menggunakan sistem baru yang telah tersedia, dengan memberikan beberapa alasan, yang intinya tidak sesuai dengan kebutuhan. Secara umum, permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut :
1. Penyampaian informasi ke pihak internal dan eksternal belum berjalan dengan lancar. 2. Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik.
67
3. Sulit dilakukan update secara rutin, karena hanya satu orang administrator yang melakukan
4. Adanya tuntutan tranparansi dalam menghadapi era reformasi.
4. Tujuan dan Manfaat
a. Tujuan penelitian
Tujuan penelitian ini untuk membahas bagaimana pengukuran kinerja penerapan project scope management dan implementais sistem informasi dengan studi kasus divisi produksi PT XYZ dan diharapkan dapat memiliki pengaruh signifikan dalam upaya untuk meningkatkan proses bisnis internal perusahaan untuk menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam kualitas dan efisiensi operasional.
b. Manfaat penelitian
Diharapkan manfaat penelitian akan dapat memberikan solusi terhadap tantangan yang dihadapi perusahaan khususnya perusahaan industri untuk pengukuran kinerja dalam penerapan project scope management dan implementasi sistem informasi.
5. Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan pendekatan studi kasus dan analisis dokumen organisasi sebagai obyek penelitian, juga menggunakan metode studi pustaka, yaitu menggunakan beberapa buku dan literatur yang berkaitan dengan objek penelitian ini, terutama hal berkaitan dengan project scope management yang digunakan sebagai referensi, juga pengalaman penulis sebagai praktisi dan konsultan di bidang sistem informasi, dengan melakukan analisis terhadap penemuan fakta dan memberikan beberapa alternatif pemecahan permasalahan yang dihadapi.
Untuk mendapatkan data yang akan diolah, maka dalam penelitian ini dilakukan teknik pengumpulan data, yaitu:
a. Studi literatur
Studi literatur dilakukan dengan membaca artikel atau tulisan-tulisan yang terkait dengan topik penelitian melalui buku, jurnal, dan internet.
b. Observasi
Pada metode obsevasi ini tim melakukan pengamatan langsung pada bagian-bagian terkait dengan penelitian. Penelitian ini dibutuhkan untuk mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan, melihat informasi apa saja yang didapatkan dan dibutuhkan, dan teknologi yang dipakai oleh organisasi
c. Kuesioner
Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan tertulis yang akan dibagikan kepada mereka yang terlibat pada proses bisnis.
3. PEMBAHASAN
Pengembangan sebuah proyek berupa sistem informasi di perusahaan dan dokumen manajemen sistem yang akan mendukung fungsi-fungsi berikut :
Repository online
Memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dokumen atau arsip, menemukan dokumen atau arsip yang telah tersimpan, serta mengupload dokumen atau arsip agar dapat diakses oleh pihak eksternal.
Pelayanan Respond Online
Memungkinkan pihak eksternal untuk menghubungi bidang tertentu ataupun semua bidang secara online, memungkinkan perusahaan untuk memberikan respon secara online, dan memungkinkan pihak eksternal untuk membaca respon yang diberikan oleh perusahaan secara online.
Manajemen News
68
Pengguna dalam sistem perusahaan dapat digolongkan menjadi user internal dan user eksternal. User internal adalah anggota perusahaan, sedangkan user eksternal adalah pengguna sistem di luar perusahaan.
Pengembangan Metode – metode yang digunakan
1. Project Methodology
Alternatif rute-rute dalam melewati fase pengembangan sistem, rute-rute tersebut dibedakan berdasarkan tipe proyek, tujuan teknologi, kemampuan tim developer, dan strategi pengembangan proyek itu sendiri. Rute-rute tersebut antara lain MDD (Model- driven development), RAD(Rapid application development), dan COTS (Commercial off the shelf).
2. Perencanaan Proyek
Tujuan utama perencanaan proyek adalah mempersiapkan tahapan pengembangan proyek setiap bidang pengetahuan termasuk informasi perencanaan.
3. Eksekusi Proyek, Pengawasan Proyek, Penyelesaian Proyek dan Post-Project Follow-
Up
4.Project Documentation and Communication
System Analyst dan Programmer melakukan komunikasi secara langsung sesuai yang sudah ditentukan untuk membahas mengenai perkembangan dari implementasi yang telah dilakukan oleh Programmer, serta System Analyst memberikan requirement yang harus dipenuhi.
System Analyst dan System Owner melakukan komunikasi secara langsung pada waktu yang sudah ditentukan untuk membahas mekanisme proses bisnis yang sedang berjalan.
Project Manager dan System Analyst melakukan pertemuan secara langsung pada waktu yang sudah ditentukan untuk melakukan quality assurance management. Project Team secara keseluruhan akan mengadakan pertemuan setiap bulannya
untuk membahas mengenai perkembangan proyek yang telah dilaksanakan.
Project Team dapat menggunakan sarana e-mail sebagai alat komunikasi untuk membahas permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim.
Pengukuran kinerja
Pengukuran kinerja modul produksi, dilakukan dengan menggunakan metode pengumpulan data yang digunakan adalah kuesioner. Kuesioner ditujukan kepada setiap pengguna dari departemen produksi. Pemilihan metode kuesioner untuk pengukuran kinerja dengan penerapan project scope management adalah dianggap mampu untuk mendapatkan hasil secara obyektif apakah penggunaan sistem telah sesuai dengan proses bisnis yang ada dan mampu memberikan solusi terhadap kinerja untuk pengembangan sistem yang lebih baik.
Pada kuesioner yang ditujukan untuk divisi produksi, terdapat 11 user yang menggunakan sistem tersebut. Kategori pilihan jawaban atas pertanyaan yang terdapat di dalam kuesioner:
Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 1 a) Sangat Efisien (> 5 menit) b) Cukup Efisien (> 3 – 5 menit) c) Efisien (> 1 – 3 menit) d) Kurang Efisien (<= 1 menit)
e) Sangat Tidak Efisien (lebih lama daripada sistem lama) Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 2
a) Sangat Baik (6 modul) b) Cukup Baik (5 modul)
c) Baik (4 modul) d) Kurang Baik (3 modul) e) Sangat Tidak Baik (2 modul) Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 3 a) Sangat Mudah (< 1 minggu)