130
● Visi : Terwujudnya KPK DPM UI 2020 sebagai lokomotif sistem pengawasan dan keuangan yang optimal bagi DPM UI untuk lembaga tinggi kemahasiswaan UI 2020. ● Misi :
- Menampung aspirasi dan menjunjung tinggi transparansi dalam menyuarakan kepentingan IKM UI.
- Mengintensifkan komunikasi dan koordinasi yang efektif dengan IKM UI serta pihak eksternal.
- Mengoptimalkan fungsi legislasi, suksesi, pengawasan, pembinaan, dan keuangan untuk IKM UI.
- Membangun sistem tata kelola internal lembaga yang bersifat profesional, harmonis, dan kekeluargaan.
● Nilai : Terbuka, profesional. Kolaboratif, dan kekeluargaan. II.Struktur Bidang
● Kepala Bidang :
● Wakil Bidang : Catur Putri Miftahul Jannah ● Anggota Bidang :
- Adinda Virga A. (FISIP 2019) - Christa Thresia (FIA 2018) - Cyndi J. Rindu (FEB 2019) - Mutiara Agustin (FMIPA 2018) - Putri Angelina (FIA 2019)
- Satrio Budi Pambagyo (FISIP 2019) - Sururi Ramadani (Vokasi 2018) C. Evaluasi Secara Umum
Secara umum Komisi Pengawasan dan Keuangan kurang dalam mengkoordinasi satu sama lain tentang Pengawasan dan Riset Keuangan dikarenakan kesibukan masing-masing. Selain itu juga, internal KPK tidak begitu baik namun untuk seluruh staf masih selalu ada. Untuk Rapat Dengar Pendapat BEM UI dan MWA UI UM serta badan kelengkapannya perlu ditingkatkan lagi untuk jumlah kehadiran yang hadir serta kritisi setiap program kerja yang dijalankan oleh BEM UI dan MWA UI UM serta badan kelengkapan. Lalu untuk turun lapangan anggota DPM UI sering kekurang untuk menilai
131
program kerja yang dijalankan oleh BEM UI sehingga terkadang tidak sesuai SOP yang dibuat oleh KPK DPM UI 2020.
D. Evaluasi Sistem
- Untuk PIC Biro Departemen BEM UI dan BK MWA UI UM sebaiknya tidak dibagi-bagi kepada Anggota DPM UI, akan lebih efektif apabila dipegang langsung oleh BPH dan Staf KPK
- Diadakan rapat minimal 1 bulan sekali agar terjalin internal yang baik - Dibuat timeline masing-masing program kerja yang dijalankan
- Meningkatkan rasa ikut serta Anggota DPM UI dan staf KPK dalam mengikuti Rapat Dengar Pendapat dan Turun Lapangan
- Dibutuhkan penjadwalan yang lebih baik lagi untuk mengantisipasi terjadinya bentrokan jadwal.
E. Realisasi dan Evaluasi Penerapan Arahan Strategis Bidang
Arahan Strategis Realisasi Evaluasi
Mengawasi arah gerak BEM UI dan MWA UI UM sesuai dengan GBHK BEM UI dan GBHK MWA UI UM.
Dilakukan pada saat hari Uji RKAT dan meminta inventarisasi penyesuaian RKAT pada saat pandemi serta melihat apakah janji politik fajar-tri dan janji politik zaki dapat terlaksana dan tidak keluar pada GBHK.
Kurangnya laporan dari person in charge DPM UI ke BEM UI dan BK MWA UI UM mengenai
program kerja yang dilaksanakan atau yang dijalankan oleh BEM UI dan BK MWA UI UM. Melakukan evaluasi
proses penilaian laporan
pertanggungjawaban BEM UI dan MWA UI UM
Dilakukan setelah membuat format lpj BEM UI, MWA UI UM, BK MWA UI untuk membuat borang penilaiannya.
Belum bisa dinilai karena belum mendapatkan LPJ BEM UI, MWA UI UM, serta BK MWA UI UM.
Menyepakati Bersama Protap BEM UI dan
Menyepakati tentang bagaimana mekanisme pengawasan DPM UI pada BEM UI, MWA UI UM, dan
Dari BEM UI dan BK MWA UI UM masih perlu di follow up atau
132
BK MWA UI UM dengan DPM UI.
BK MWA UI UM sesuai TAP DPM UI yang berlaku mengenai pengawasan dan GBHK kedua lembaga.
diingatkan kembali untuk mengikuti protap yang ada seperti mengenai
pelaporan program kerja insidental yang seharusnya H-1.
Melakukan evaluasi akhir tahun BEM UI dan MWA UI UM untuk IKM UI
Membuat survei EAT dengan bekerja sama dengan litbang DPM UI tentang BEM UI dan MWA UI UM yang akan dinilai oleh IKM UI
ditingkatkan lagi dalam membagikan survei EAT kepada IKM UI agar banyak yang mengisi survei
Bertanggungjawab atas pelaksanaan turun lapangan terhadap program kerja BEM UI
Membuat borang penilaian turun lapangan sesuai asas GBHK yang akan dinilai oleh yang melakukan turun lapangan terhadap program kerja BEM UI.
Dikarenakan sering tidak adanya laporan H-3 dari BEM UI maka untuk anggota yang bisa turun lapangan sedikit susah sehingga harus dimintai terus kesediaannya untuk turlap
Bertanggung jawab dalam melaksanakan RDP Rutin dan Insidental bersama BEM UI dan MWA UI UM juga BK MWA UI UM.
Membuat borang penilaian RDP Rutin sesuai aspek GBHK yang akan dinilai oleh anggota perwakilan.
Pada RDP rutin serta insidental masih banyak anggota yang harus diingatkan untuk mengisi borang RDP.
Melanjutkan riset terhadap Badan Anggaran DPM UI
Telah direalisasikan dengan baik. Telah menghasilkan laporan hasil akhir rekomendasi terhadap Badan Anggaran DPM UI serta publikasi terhadap laporan tersebut.
Terkadang masih
terkendala dengan masalah bentrok jadwal.
133
Melanjutkan riset
terhadap BAK UI Telah direalisasikan dan
diselesaikan dengan baik. Telah menghasilkan laporan hasil akhir rekomendasi terhadap BAK UI serta publikasi terhadap laporan tersebut.
Terkadang masih terkendala dengan masalah
bentrok waktu.
F. Evaluasi Berdasarkan Program Kerja yang sudah Dilaksanakan
Nama Program Deskripsi Evaluasi Persentase
Keberhasilan RDP Rutin
bersama BEM UI
mengadakan rapat dengan PI BEM UI dan juga anggota DPM UI melalui platform yang disediakan oleh Komisi Pengawasan dan Keuangan
kurang dihadiri oleh anggota DPM UI, Staf KPK dan juga pengurus inti BEM UI.
89%
RDP Insidental bersama BEM UI
Mengadakan rapat
insidental dengan BEM UI membahas program kerja yang dilaksanakan oleh BEM UI melalui platform yang disediakan oleh komisi pengawasan dan keuangan
kurang dihadiri oleh staf KPK dan juga kurang dikritisi dalam setiap program kerja insidental BEM UI
93%
Turun Lapangan BEM UI memberikan laporan H-3 dan H-1 untuk
BEM UI Jarang dalam
134
program kerja insidental dan anggota perwakilan DPM UI, Staf KPK melakukan turun lapangan serta memberikan nilai guna mengetahui
kelancaran atau sesuaikah program kerja dengan asas GBHK BEM UI
memberikan laporan program kerja eksternal untuk diawasi, lalu kekurangan
anggota pada saat turun lapangan
RDP rutin bersama MWA UI UM dan BK MWA UI UM
mengadakan rapat dengan BK MWA UI UM, MWA UI UM dan juga anggota DPM UI melalui platform yang disediakan oleh Komisi Pengawasan dan Keuangan
masih belum tepat waktu ketika hadir RDP, dan anggota serta staf sedikit untuk hadir RDP Rutin. 88% RDP Insidental Bersama MWA UI UM Mengadakan rapat
insidental dengan MWA UI UM membahas program kerja yang dilaksanakan oleh MWA UI UM melalui platform yang disediakan oleh komisi pengawasan dan keuangan anggota DPM UI dan staf KPK kurang mengkritisi tentang pembahasan pada saat RDP Insidental 92%
135
Riset terhadap Badan Anggaran DPM UI
Melanjutkan riset terhadap Badan Anggaran DPM UI
yang telah mulai dilaksanakan sejak paruh pertama kepengurusan dan menghasilkan laporan hasil akhir rekomendasi terhadap Badan Anggaran DPM UI serta melakukan publikasi terhadap laporan tersebut.
Usaha untuk melakukan komunikasi dengan berbagai organisasi mahasiswa di fakultas cukup mengalami tantangan bentrok jadwal. 100%
136
Riset terhadap BAK UI
Melanjutkan riset terhadap Badan Anggaran DPM UI
yang telah mulai dilaksanakan sejak paruh pertama kepengurusan dan menghasilkan laporan hasil akhir rekomendasi terhadap Badan Anggaran DPM UI serta melakukan publikasi terhadap laporan tersebut.
Usaha untuk melakukan komunikasi dan pencocokan jadwal dengan berbagai organisasi mahasiswa di UI dan fakultas terkadang mengalami kendala bentrok jadwal. 100%
G. Evaluasi Koordinasi Kepala dan Wakil Kepala Bidang dan Anggota Bidang - Ketua komisi pengawasan dan keuangan sangat tidak profesional dan bertanggung
jawab dalam menjalankan tugasnya, tidak pernah mengerjakan LPJ EPT dan EAT lalu ketika diundang pada rapat pengawasan dianggap sebuah sebuah perlakuan yang tidak baik.
- Kurang dalam mengabari setiap kesibukan masing-masing, lalu tidak mengabari satu sama lain mengenai riset serta pengawasan sehingga antara kepala dan wakil kepala tidak tahu bagaimana progres pekerjaan yang dijalankan.
- Akibat susah mengadakan team building secara offline, maka komisi cukup terkendala untuk melakukan internalisasi nilai kekeluargaan. Pada akhirnya, nilai yang dapat secara maksimal diinternalisasikan adalah nilai profesional.
H. Saran dan Penutup
● Saran : Dikarenakan tahun ini semua riset sudah selesai, maka tahun depan dapat dilakukan tindak lanjut terhadap riset yang telah dibuat tahun ini.
● Penutup : Dengan memperhatikan hasil evaluasi kinerja akhir tahun yang tertera di atas, maka diketahui bahwa beberapa hal yang kurang dari kinerja kami, terutama
137
dalam komunikasi intrapersonal dari komisi kami sendiri. Semoga untuk kedepannya kami dapat membenahi segala kekurangan kami, pembenahan tersebut diharapkan mampu menjadi pendorong bagi kami untuk menjadi lebih baik kapanpun dan dimanapun.
141
Divisi Kesekretariatan DPM UI 2020
(Annisa Aprilia A | Bahtiar Syahroni)
A. Pendahuluan
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat izin-Nya kami Divisi Kesekretariatan telah menyelesaikan paruh kedua (paruh akhir) kepengurusan DPM UI 2020. Begitu banyak dinamika yang mendorong kami untuk selalu produktif dan beradaptasi di tengah kondisi pembelajaran jarak jauh yang sulit ini.
Terimakasih kami ucapkan untuk teman-teman kami, Yoas, Karen, Wiranti, Ava dan Ika yang hingga hari ini masih bertahan dan senantiasa berkontribusi untuk Divisi Kesekretariatan maupun DPM UI. Terimakasih juga tak lupa kami ucapkan untuk Sekretaris Jendral kami, Kak Novi, dan Kak Hikam, yang atas arahan, bimbingan serta bantuan mereka, kami dapat menjalankan paruh dua kepengurusan ini dengan tidak selalu sempurna, namun berhasil terlewati. Terimakasih selanjutnya untuk seluruh pengurus DPM UI 2020 yang