Berdasarkan Peraturan DPM UI No. 2 Tahun 2019 tentang Perubahan Pertama atas Peraturan Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia Nomor 02 Tahun 2018 tentang Tata Tertib Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia, Ketua memiliki tugas dan wewenang:
39
Melakukan koordinasi dengan Wakil Ketua sebagai Pimpinan DPM UI;
Sejauh ini saya sebagai ketua sudah banyak melakukan koordinasi terhadap wakil ketua dalam membahas isu eksternal maupun isu internal DPM UI. Koordinasi yang dilakukan dengan tidak terlalu strict akan tetapi tetap bisa terkondisikan;
Evaluasi nya adalah terkadang koordinasi tidak berjalan dengan baik dikarenakan masih kurang dapat memahami satu sama lain, ditambah terkadang wakil ketua memiliki kesibukan eksternal diluar DPM yang cukup banyak sehingga sering kali koordinasi tidak berjalan secara cepat; Membawahi dan mengawasi Badan Kelengkapan DPM UI melalui Sekretaris Jenderal;
Dalam hal ini saya pribadi hampir jarang untuk turun langsung ke Badan Kelengkapan dengan tujuan untuk menghormati alur koordinasi dari Pengurus Inti, namun Sekretaris Jenderal dan Wakil Sekretaris Jenderal memberikan laporan mengenai progres dari masing-masing badan kelengkapan;
Terkadang Sekjen dan Wasekjen suka lupa dalam memberikan laporan mengenai progres sehingga ketika ada masalah di dalam badan kelengkapan, ketua atau wakil ketua terlambat untuk mengetahuinya;
Mengkoordinasikan kerja DPM UI;
Dalam hal ini saya selaku ketua biasanya melalui rapat pengurus inti memfollow up dari masing-masing program kerja yang berada dibawah komisi dan divisi agar dapat berjalan dengan optimal dan apabila terdapat permasalahan dapat diketahui, kemudian juga beberapa kali mengadakan pelatihan mengenai tools dalam berorganisasi agar koordinasi
Rapat Pengurus Inti sering kali batal ketika akan dilaksanakan sehingga seringkali dalam pengkoordinasian kerja DPM UI terhambat, kemudian PI yang terkadang kurang aktif di group mengakibatkan koordinasi melalui chat terhambat sehingga kedepannya pengurus inti harus lebih berkomitmen dalam
40
dapat berjalan dengan baik. Kemudian saya sebagai ketua juga mengkoordinasikan kerja melalui rapat PI-BPH ataupun rapat pleno sehingga melalui rapat tersebut dapat memberikan kritik dan masukan atas program kerja yang telah berjalan;
melaksanakan rapat PI agar koordinasi rapat kerja dapat berjalan dengan baik dan secara rutin;
Membantu Komisi dan Badan Kelengkapan dalam menjalankan kinerja;
Bantuannya yang diberikan adalah dalam hal ini memberikan supervisi khususnya kepada komisi hukum dan komisi kelembagaan, akan tetapi apabila terdapat komisi/divisi lain membutuhkan maka ketua juga memberikan arahan atau nasihat;
Dalam hal ini terkadang beberapa fungsionaris tidak bisa menceritakan permasalahannya dengan baik sehingga ketua butuh effort lebih untuk memaksimalkan hal tersebut, selain itu juga kesibukan ketua di luar
DPM menyebabkan
terhambatnya dalam pemenuhan kebutuhan komisi atau badan kelengkapan dalam menjalankan kinerjanya; Mewakili DPM UI dalam
urusan eksternal kelembagaan;
Dalam hal mewakili sejauh ini ketua selalu bisa hadir di dalam forum forum dengan pihak eksternal, akan tetapi waktu forum dengan iluni ketua berhalangan hadir dikarenakan ada kegiatan akademik yang mendesak, namun berhasil di handle dengan cukup baik oleh wakil ketua, selain itu juga melakukan pendekatan strategis kepada ketua ketua
Sejauh ini ketua dalam mewakili DPM dalam urusan eksternal sudah cukup baik, akan tetapi mungkin harus diperbaiki dalam hal penjadwalan agar nantinya agenda eksternal DPM tidak bertabrakan dengan agenda pribadi Ketua DPM UI, kemudian saran untuk kepengurusan tahun depan agar memiliki wakil ketua 2 sehingga
41
lembaga dan kepanitiaan juga menjadi salah satu hal yang dilakukan oleh ketua. Kemudian sejauh ini ketua selalu bisa untuk menghadiri forum-forum eksternal;
apabila ketua dan wakil ketua 1 berhalangan, urusan eksternal lembaga masih dapat berjalan dengan baik;
Bertanggungjawab atas penilaian kinerja Anggota
DPM UI yang
dikoordinasikan dengan Badan Kelengkapan;
Dalam hal ini ketua memberikan penilaian dan evaluasi terhadap kinerja anggota melalui LPJ EPT dan LPJ EAT, selain hal tersebut penilaian kinerja anggota DPM UI melalui pemberian penghargaan disetiap bulannya;
Dalam memberikan penilaian kinerja, masih belum terdapat parameter dan tolak ukur yang jelas dan rigit sehingga sering kali dalam memberikan penilaian kinerja masih terbatas pada subjektifitas ketua;
Melaporkan segala sesuatu yang berkaitan dengan tugas dan wewenangnya kepada sidang pleno minimal 1 (satu) bulan satu kali;
Sejauh ini sidang pleno sudah dilakukan tujuh kali, dan dalam forum tersebut ketua DPM sudah melaporkan segala sesuatu yang berkaitan dengan tugas dan wewenangnya kepada fungsionaris DPM UI yang lain, khususnya mengenai isu-isu terkini yang sedang terjadi di dalam lembaga kemahasiswaan UI seperti permasalahan dengan Dirmawa dan Warek 1, isu OKK, isu Pemira dan isu hubungan antar lembaga di tingkat UI;
Sejauh ini tidak ada evaluasi yang cukup berarti, namun seharusnya sidang pleno rangkumannya dapat di share juga di group agar nantinya fungsionaris DPM UI yang tidak hadir dapat mengetahui penyampaian dari ketua DPM UI;
Memastikan semua Komisi dan Badan Kelengkapan berjalan sesuai dengan rancangan
Dalam hal ini ketua untuk memastikan hal tersebut dapat terealisasi dengan baik, dilakukan dengan cara memfollow up semua
Evaluasinya adalah sering kali PI lupa untuk mengingatkan, akan tetapi BPH sudah berinisiatif tanpa diingatkan terlebih dahulu
42
organisasi yang telah disepakati;
program kerja melalui group koordinasi PI dengan BPH, kemudian melalui rapat anggota, rapat PI-BPH dan rapat pleno serta PI membuat inventarisasi dan reminder di google calender terhadap program kerja yang akan dilaksanakan sehingga program kerja tidak bertabrakan antara satu dengan yang lainnya;
walaupun terkadang BPH juga lupa mengenai komponen yang harus dikerjakan di dalam program kerjanya;
Bertanggung jawab atas penyelenggaraan sidang anggota dan sidang pleno DPM UI.
Dengan bantuan PI lainnya, penyelenggaraan rapat dapat berjalan dengan baik. Rapat yang dilakukan menyesuaikan kebutuhan. Pernah dalam satu waktu melaksanakan upgrading untuk dapat mendorong kinerja DPM UI melalui PI beserta BPH DPM UI.
Perlu ada keterlibatan BPH PSDM DPM UI dalam rangka untuk memastikan pelaksanaan kegiatan juga berjalan dengan baik. Selain itu juga agar PSDM DPM UI juga turut memiliki rasa kepemilikan terhadap rapat ini.
E. Pembagian Tugas dan Wewenang dengan Wakil Ketua DPM UI serta