DPM UI 2020 (Ilham Ibrahim)
A. Pendahuluan
Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia (DPM UI) merupakan lembaga tinggi dalam Ikatan Keluarga Mahasiswa Universitas Indonesia (IKM UI) yang memiliki kekuasaan Legislatif. Sebagai lembaga pemegang kekuasaan legislatif, DPM UI sesuai dengan UUD IKM UI (Undang – Undang Dasar Ikatan Keluarga Mahasiswa Universitas Indonesia) melaksanakan lima fungsi yaitu legislasi, pembinaan, pengawasan, keuangan, dan suksesi. Salah satu fungsi tersebut, suksesi, merupakan fungsi DPM UI dalam menentukan proses dan alur pergantian kepemimpinan di IKM UI yang disebut dengan Pemilihan Raya IKM UI (PEMIRA IKM UI).
Besar harapan IKM UI dapat berpartisipasi secara aktif dalam mengawal serta mendukung program kerja yang dinaungi oleh DPM UI, terkhusus program kerja komisi Suksesi. Kami juga turut memohon maaf apabila terdapat kesalahan yang kami perbuat dalam proses hingga penyelenggaraan program kerja yang dinaungi oleh komisi Suksesi. Laporan pertanggungjawaban ini kami buat sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada IKM UI atas kinerja kami selama di komisi Suksesi. Kemudian laporan ini dapat menjadi rekam jejak kepengurusan kami saat ini serta dapat menjadi bahan evaluasi kami untuk terus meningkatkan kinerja di paruh kedua.
121
B. Profil Komisi
Komisi Suksesi merupakan salah satu komisi di Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia 2020 yang bergerak sesuai dengan salah satu fungsi lembaga legislatif tingkat Universitas yaitu fungsi suksesi. Beberapa tahun yang lalu, Komisi Suksesi selalu digabungkan dengan Komisi Pembinaan yang menyebabkan tidak maksimalnya dua fungsi yang melekat pada komisi tersebut yaitu fungsi suksesi dan pembinaan. Tahun ini fungsi tersebut terpisah, harapannya fungsi suksesi yang melekat dapat dimaksimalkan.
Komisi Suksesi beranggotakan tujuh orang, dua diantaranya yaitu Ilham Ibrahim (FKM 2017) dan Rusydi Amirul Muhtadi (FK 2018) merupakan kepala dan wakil kepala komisi, dan lima lainnya yaitu dian eka safitri (FIB 2019), femmy win thussaadyah (Fpsi 2019), Muhammad mufti harits nasution (FT 2019), dan rosmaniar Hasanah (FEB 2018), merupakan staf komisi suksesi. Berikut SWOT komisi suksesi DPM UI 2020 :
Strengths - Keinginan staf yang besar
- Kedekatan antara bph dan staf yang baik
Weaknesses - Tidak tepat waktu dalam mengerjakan tugas yang diberikan - Punya kesibukan masing-masing
Opportunities - Jumlah staf yang memadai
- Ditopang oleh lembaga legislatif fakultas Threats - Diskusi hanya melalui online
C. Evaluasi Secara Umum
Secara umum komisi suksesi berjalan dengan baik di tahun ini. Komisi suksesi sangat responsif terhadap saran yang diberikan IKM UI, terutama saat ini di era pandemi, yang mengharuskan proses pemilihan raya (PEMIRA) IKM UI dilaksanakan secara daring, mulai dari proses pengambilan berkas, kampanye, hingga pemungutan suara, dilaksanakan secara online. Selain proses PEMIRA, komisi suksesi juga peka terhadap produk hukum, untuk menyesuaikan dinamika yang terjadi di UI.
Secara sumber daya manusia, komisi suksesi sebenarnya cukup terbantu dengan staf, terutama ada beberapa staf yang memang pernah terjun langsung di PEMIRA IKM UI di tahun sebelumnya. Namun ditengah jalan komisi suksesi kehilangan satu BPH dan satu staf
122
yang membuat beberapa proker tidak berjalan dengan maksimal karena kurangnya sumber daya.
D. Evaluasi Sistem
Sistem yang diterapkan di komisi suksesi adalah melakukan pembagian kerja per-staf, jadi setiap staf akan memegang tanggung jawab pada setiap proker yang dijalankan komisi suksesi, namun staf yang tidak bertanggung jawab pada proker lain, bukan berarti berlepas tangan, artinya tetap membantu untuk memaksimalkan setiap proker yang dijalankan komisi suksesi. Sedangkan ketua komisi membagi tugas untuk mensupervisi masing-masing proker yang dijalankan.
E. Realisasi dan Evaluasi Penerapan Arahan Strategis Bidang
Arahan Strategis Realisasi Evaluasi
Mengkaji ulang mengenai penggunaan E-Vote dan Paper Vote dan menyerap aspirasi bersama divisi litbang
- Pengkajian dilaksanakan dengan
membandingkan kajian tahun sebelumnya dan melakukan diskusi bersama dengan beberapa pengurus DPM UI atau panitia PEMIRA pada tahun sebelumnya.
- Setelah pengkajian terlaksana dilakukan jaring aspirasi yang dibantu oleh divisi litbang
- masih kurangnya minat atau partisipasi IKM UI untuk memberikan aspirasi terkait penggunaan sistem E-Vote di PEMIRA IKM UI
123
Pengkajian RUU PEMIRA
- Telah di laksanakan pengkajian RUU PEMIRA di mana setiap staf bertugas untuk melakukan kajian produk hukum
- Terjadi kesalahan
prosedur dalam pengajuan RUU PEMIRA kepada komisi hukum dan tidak bisa dilakukannya amandemen karena produk hukum PEMIRA sudah
mengalami beberapa perubahan - Kendala waktu dalam merumuskan RUU PEMIRA Merumuskan konsep
dan alur hubungan antara penyelenggara Pemilihan Raya dengan Komite Pengawasan dalam penyelesaian masalah
- Open rekrutmen calon KP PEMIRA diselenggarakan tiga kali untuk melengkapi formasi KP PEMIRA - Tender terbuka
diselenggarakan untuk mencari calon ketua pelaksana
PEMIRA UI 2020 - Rapat koordinasi dilaksanakan untuk
merumuskan konsep PEMIRA yang berbasis online, baik dari dari segi pelaksanaan maupun pengawasan
- Terdapat beberapa kali dilaksanakan open rekrutmen KP PEMIRA, karena
kurangnya minat IKM UI untuk mendaftar
- Terdapat beberapa kali tender terbuka dilaksanakan karena tidak ditemukannya calon ketua pelaksana PEMIRA IKM UI 2020
- Terdapat beberapa kendala saat koordinasi antara DPM UI, panitia PEMIRA, dan tim developer system E-Vote F. Evaluasi Berdasarkan Program Kerja yang sudah Dilaksanakan
Nama Program Kerja
Deskripsi Evaluasi Persentase
Keberhasilan Rekrutmen
Terbuka Calon KP PEMIRA
dalam pelaksanaan oprec KP PEMIRA dilaksanakan selama 6 hari ditambah perpanjangan masa
Minat IKM UI untuk menjadi KP sangat minim, dan
mengharuskan dari
124
pendaftaran selama 3 hari setelah calon lolos dalam verifikasi berkas maka akan dilaksanakan FPT untuk menguji calon KP layak atau tidaknya untuk mengemban tugas sebagai komite pengawas
PEMIRA IKM UI, pelaksanaan FPT sendiri terbuka untuk umum
komisi suksesi melakukan
pembukaan rekrutmen calon KP PEMIRA beberapa kali, hingga tercapai jumlah KP sesuai peraturan DPM UI Tender Terbuka Calon PO PEMIRA IKM UI 2020 dalam pelaksanaan OPTEN PO PEMIRA di laksanakan selama 6 hari ditambah perpanjangan masa pendaftaran selama 3 hari setelah calon lolos dalam verifikasi berkas maka akan di laksanakan FPT untuk menguji calon PO layak atau tidaknya untuk mengemban tugas PO PEMIRA IKM UI, pelaksanaan FPT sendiri terbuka untuk umum
Minimnya minat dari IKM UI untuk mendaftar menjadi calon PO Pemira mengharuskan komisi suksesi untuk mengadakan mekanisme internal untuk tender terbuka calon PO PEMIRA, tujuannya adalah untuk membuka seluas-luasnya kesempatan untuk IKM UI untuk
mendaftar, yang mana sebelumnya beberapa calon terkendala dengan masalah persyaratan
125
Survei PEMIRA komisi suksesi
bekerjasama dengan divisi litbang untuk menjaring aspirasi dari IKM UI mengenai evaluasi PEMIRA tahun lalu sekaligus memberikan saran untuk pelaksanaan PEMIRA tahun ini
Pelaksanaan sudah cukup baik dan sudah sesuai timeline, bahkan lebih cepat, namun distribusi fakultas yang mengisi google form tidak merata, sehingga kurang bisa menggambarkan suara IKM UI secara keseluruhan 80% Tinjauan ulang produk hukum PEMIRA IKM UI
Staf meninjau ulang beberapa peraturan yang dianggap tidak relevan lagi untuk diterapkan
kemudian dikoordinasikan dengan komisi hukum
Pelaksanaan kegiatan sudah dilakukan di awal tahun, dan staf sudah mengerjakan sesuai instruksi dari BPH, namun ternyata ada mispersepsi antara komisi suksesi dan komisi hukum tentang mekanisme RUU PEMIRA
50%
G. Evaluasi Koordinasi Kepala dan Wakil Kepala Bidang dan Anggota Bidang A. Koordinasi antar BPH bidang
Koordinasi antara BPH sebenarnya berjalan cukup baik di awal kepengurusan, dibuktikan dengan komunikasi setiap ada kendala pada proker, dan menanyakan apabila ada yang kurang jelas dalam pelaksanaan proker, namun ditengah kepengurusan, koordinasi sudah mulai kurang bahkan menghilang karena salah satu BPH sulit dihubungi.
126
Koordinasi antara BPH dan Anggota juga sangat baik, karena mungkin lingkungan kerja yang sangat menyenangkan dibuktikan dengan setiap rapat komisi terdapat sesi curhat dan diselingi dengan candaan sehingga rapat tidak terlalu menegangkan namun tetap serius, namun salah satu anggota bidang ditengah kepengurusan juga menghilang dan sulit dihubungi.
C. Detail evaluasi kinerja sumber daya komisi suksesi DPM UI 2020 : No. Identitas Analisis SWOT Nilai
Kuantitatif
Evaluasi Kinerja 1 Dian eka safitri
– FIB 2019 – Staf S : punya kemauan tinggi W: terlalu sibuk sehingga kurang maksimal O : karena banyaknya agenda yang diikuti dian maka akan membantu untuk berorganisasi, selain itu dukungan orang tua juga turut mempengaruhi 80 Cekatan dalam bekerja, namun kadang deadliner karena terlalu sibuk
127
2 Femmy win Thussaadyah – Fpsi 2019 - staf
S : rasa penasaran yang tinggi sehingga pekerjaan yang harus dikerjakan harus detail
W : sering ikut lomba sehingga kadang juga tidak maksimal, dan mudah pesimis T : koneksi internet yang tidak lancar
82
Lebih pintar dalam membagi waktu dan rasa ingin tahunya dipertahankan 3 Muhammad mufti harits nasution – FT 2019 – Staf S : Semangat yang tinggi dalam
berorganisasi dan fast respon
W : kadang kurang fokus dalam rapat O : Merupakan fungsionaris MPM FT UI sehingga sudah tidak canggung dengan dunia legislatif 85 Semangatnya tetap dijaga hingga akhir kepengurusan, dan lebih fokus ketika rapat
128
4. Rosmaniar Hasanah – FEB – 2018 - Staf
S :mengerjakan sesuatu dengan teliti dan spesifik
W : kadang tidak memberi kabar apabila ada halangan saat rapat dan
orangnya super sibuk O: berbekal pengalaman dengan mengikuti berbagai kegiatan baik organisasi maupun lomba membuat hasanah mempunyai pengalaman
T : ada agenda lain diluar suksesi
78 Kalau ada sesuatu harus memberi kabar dan lebih pandai membagi waktu
H. Saran dan Penutup
Demikian laporan pertanggung jawaban kegiatan komisi suksesi DPM UI 2020 kami buat agar dapat dapat dijadikan bahan pertanggungjawaban dan evaluasi selama berorganisasi. Mohon maaf jika acara yang kami buat masih sangat sangat jauh dari kata sempurna. Semoga kesalahan dan kekurangan yang kami buat dapat disempurnakan di paruh kedua kepengurusan.
129
Komisi Pengawasan dan Keuangan DPM UI 2020
(Ahmad Hakim | Catur Putri M)
A. Pendahuluan
Untuk menciptakan sistem pengawasan dan keuangan terhadap lembaga tinggi kemahasiswaan UI yang profesional, akuntabel, kredibel, dan transparan, diperlukan metode yang komprehensif dan menyeluruh terhadap RKAT dan eksekusi RKAT lembaga tersebut. Adapun yang menjadi syarat komprehensif dan menyeluruhnya pengawasan keuangan itu meliputi pengawasan perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan RKAT. Walaupun metode pengawasan yang sudah terkoordinasi melalui person in charge oleh para Anggota Perwakilan, kondisi metode keuangan terhadap lembaga tinggi kemahasiswaan UI masih belum optimal. Untuk mengatasi hal tersebut diperlukan sebuah riset terhadap BANGGAR DPM UI dan BAK UI.
B. Profil Bidang I. Visi, Misi dan Nilai