DIVISI KESTARI
1. Ika Rizkyana (FIB 2018)
2. Karen Nusinda Barus (FH 2019) 3. Rezka Deava (FIB 2018)
4. Wiranti Angkola Harahap (FEB 2019) 5. Yoas Lintang (FISIP 2019)
C. Evaluasi Secara Umum
Secara keseluruhan, semua program kerja yang disusun pada Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) awal tahun sudah pernah terlaksana, namun tidak sepenuhnya selesai karena kendala Pembelajaran Jarak Jauh (PJJ). Namun, pada revisi RKAT terbaru, semua program kerja berhasil terlaksana dengan baik pada paruh kedua. Meskipun terdapat beberapa kekurangan karena tidak semua anggota Divisi Kesekretariatan selalu bersedia dan memiliki waktu untuk membantu notulensi komisi/divisi lain, namun dalam hal lain semua dapat terlaksana dengan baik. Beberapa teman dari komisi/divisi lain juga sering membuat permintaan tak terduga seperti melakukan proofreading untuk naskah surat keputusan atau rancangan undang-undang yang di luar tupoksi kami. Beberapa staf sempat merasa keberatan karena waktu yang mendadak dan proofreading bukan pekerjaan yang terdaftar di program kerja, sehingga staf kami melakukannya secara sukarela saja.
D. Evaluasi Sistem
Sejak awal kepengurusan, kami tidak melakukan pembagian penanggung jawab program kerja secara keseluruhan. Penanggung jawab program kerja hanya dilakukan untuk menyusun sistem awal kesekretariatan, seperti penyusunan standar prosedur operasional, jadwal piket, type form untuk surat menyurat dan peminjaman barang. Selama satu tahun kepengurusan, Divisi Kesekretariatan menggunakan sistem Sahabat Kestari, dimana setiap pengurus dibagi ke dalam komisi/divisi di DPM UI. Sahabat Kestari akan bertugas sebagai fasilitator apabila komisi/divisi yang dipegangnya membutuhkan bantuan yang berkaitan dengan kesekretariatan. Secara langsung, seluruh pengurus Divisi Kestari merasakan
144
mengerjakan semua program kerja dan juga mendapat relasi dari komisi/divisi yang dipegangnya. Namun seringkali terdapat satu atau dua komisi/divisi yang sangat sibuk dan diluar perhitungan kami, sehingga ada seorang staf yang agak kesulitan dalam waktu-waktu tertentu untuk mengurus komisi/divisi yang dipegangnya.
E. Realisasi dan Evaluasi Penerapan Arahan Strategis Bidang
Arahan Strategis Realisasi Evaluasi
Menjalankan fungsi administrasi organisasi DPM UI
yang bersifat kesekretariatan.
Melakukan pengarsipan surat keluar masuk secara berkala dalam bentuk digital (google drive), memenuhi permintaan
surat dari komisi/divisi DPM UI, memenuhi permintaan notulensi dan pembuatan daftar
presensi.
Pengarsipan secara digital berjalan dengan baik. Namun
surat masuk seringkali tidak terarsip karena diterima oleh orang yang berbeda-beda. Sering mendapat permintaan notulensi dadakan yang sulit
dipenuhi Divisi Kestari.
Melakukan manajemen organisasi.
Menyediakan kalender bersama dalam bentuk google
calendar yang berisi agenda kegiatan seluruh komisi/divisi setiap bulan untuk menghindari
bentrok.
Penggunaan kalender bersama pada paruh kedua sangat maksimal. Seluruh BPH komisi/divisi di DPM UI langsung mengisi jadwal pada
tanggal-tanggal yang sudah mereka tandai ada kegiatan. Seluruh BPH juga dipastikan tahu apabila ada kegiatan DPM
UI karena masuk ke reminder otomatis di ponsel
masing-masing. Mengaktifkan seluruh
staf sebagai PIC yang bertugas menjadi
Mengoptimalkan fungsi Sahabat Kestari untuk selalu mem-follow up dan membantu
Pada paruh kedua, koordinasi sudah dilakukan satu arah lewat Sahabat Kestari masing-masing
145
pusat informasi dan fasilitator pada masing-masing komisi/divisi.
memenuhi kebutuhan komisi/divisi.
dan langsung di-handle oleh Sahabat Kestari yang bersangkutan. Namun terkadang ada beberapa keluhan
dari komisi Suksesi yang sulit menghubungi Sahabat
Kestari-nya.
F. Evaluasi Berdasarkan Program Kerja yang sudah Dilaksanakan Nama Program Kerja Deskripsi Evaluasi Persentase Keberhasi lan Letter in, Letter out
Membuat surat, melakukan pendataan dan arsip surat
masuk/keluar secara digital agar dapat diakses
kembali dengan mudah dan tersimpan dengan rapi.
Pengarsipan surat berjalan dengan lancar, namun untuk surat masuk seringkali tidak
terarsip karena penerima surat orang yang berbeda-beda sehingga sulit dikontrol.
Masih sering menerima permintaan surat yang mendadak dan tidak sesuai
SOP, namun kami tetap menerima apabila tidak berhalangan. Beberapa staf sering bingung jika terdapat
permintaan surat-surat tertentu yang sebelumnya
tidak pernah dibuat.
95%
Activity Plan Membuat satu wadah digital (google calendar)
Google Calendar digunakan
146
yang berisi seluruh kegiatan yang diselenggarakan
masing-masing komisi/divisi setiap bulannya untuk
menghindari bentrok waktu penyelenggaraan
agenda dan mengoptimalkan SDM.
kedua. Seluruh BPH komisi/divisi sudah memiliki
inisiatif mengisi jadwal agenda masing-masing secara langsung di kalender.
Notulensi
Mengarsipkan seluruh notulensi agenda yang
melibatkan Divisi Kesekretariatan di dalamnya, khususnya rapat-rapat penting seperti RDP, rapat anggota, rapat
insidental, dll untuk kemudian dipublikasikan melalui Kominfo. Memenuhi permintaan notulensi apabila dibutuhkan melalui Sahabat Kestari
masing-masing.
Permintaan notulensi terlalu sering dan mendadak sehingga Sahabat Kestari
merasa kesulitan mengurusnya. Alur koordinasi publikasi notulensi juga agak rumit,
Divisi Kominfo sering meminta kepada Ketua Divisi Kestari, tidak langsung kepada Sahabat Kestari yang bersangkutan
dan ditugaskan notulensi pada saat itu.
90%
Sahabat Kestari
Seluruh staf dibagi ke dalam komisi/divisi di DPM UI untuk menjadi
pusat informasi dan fasilitator segala hal yang
berkaitan dengan kesekretariatan dan membantu memenuhi
Pada paruh kedua, koordinasi sudah dilakukan satu arah
lewat Sahabat Kestari masing-masing dan langsung
di-handle oleh Sahabat Kestari yang bersangkutan.
Namun terkadang ada beberapa keluhan dari komisi
147
kebutuhan komisi/divisi masing-masing.
Suksesi yang sulit menghubungi Sahabat
Kestari-nya.
G. Evaluasi Koordinasi Kepala dan Wakil Kepala Bidang dan Anggota Bidang Kepala Bidang memiliki tanggung jawab secara keseluruhan Divisi Kesekretariatan baik internal maupun eksternal bidang. Sementara Wakil Kepala Bidang bertugas membantu dan menggantikan Kepala Bidang dalam kegiatan-kegiatan saat berhalangan hadir. Namun, pada paruh kedua Wakil Kepala Bidang memiliki kesibukan lain sehingga tugasnya sebagai wakil sekaligus Sahabat Kestari Komisi Suksesi agak terhambat. Koordinasi seluruh anggota bidang pun terfokus langsung kepada Kepala Bidang, apabila terdapat pertanyaan, kendala dan hal-hal semacamnya, seluruh staf aktif bertanya melalui grup ataupun japri. Kepala Bidang juga berkoordinasi langsung dengan seluruh staf melalui grup chat yang sudah dibentuk, namun responnya agak lambat dan beberapa kali tidak ditanggapi. Kepala Bidang akhirnya melakukan banyak koordinasi secara japri kepada seluruh staf dan mendapat respon yang lebih memuaskan.
H. Saran dan Penutup
Kepengurusan selanjutnya diharapkan dapat membentuk sistem yang lebih baik dan tidak memberatkan salah satu pihak saja. Pembagian kerja per-program kerja mungkin dapat digunakan apabila dirasa adil, namun tidak semua staf dapat merasakan mengerjakan program kerja Divisi Kesekretariatan sehingga pengetahuannya terbatas. Rolling penanggung jawab program kerja mungkin dapat dilaksanakan beberapa kali dalam satu tahun tetapi agak sulit karena koordinasi dengan pihak eksternal bidang akan berganti berkali-kali. Sistem Sahabat Kestari juga dapat dilakukan namun follow up semua penanggung jawab komisi/divisi harus dilakukan secara berkala sehingga tidak ada yang lupa dan tidak menjalankan tanggung jawabnya. Standar prosedur operasional dibuat bukan tanpa alasan, sehingga perlu benar-benar ditekankan agar diterapkan oleh stakeholder DPM UI. Divisi Kesekretariatan berhak menolak apabila tidak mematuhi SOP sehingga tidak ada staf yang merasa keberatan. Koordinasi dan menjaga keharmonisan internal perlu dilakukan agar tim tetap solid dan lingkungan kerja yang nyaman tercipta sampai akhir kepengurusan.
148
Semoga dengan adanya lembar pertanggungjawaban ini, dapat menjadi gambaran bagi kepengurusan selanjutnya untuk membawa Divisi Kesekretariatan ke arah yang lebih baik.
149
Divisi Pengembangan Sumber Daya Manusia DPM UI 2020
(Mutawaroh | Dwi Nur Amalia | Farhan Anfasa Putra)
A. Pendahuluan
Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta karunianya sehingga kami semua dapat melaksanakan program-program kerja divisi Pengembangan Sumber Daya Manusia DPM UI tahun 2020. Laporan pertanggungjawaban ini dibuat untuk menjelaskan program-program/kegiatan yang telah dilakukan divisi Pengembangan Sumber Daya Manusia selama kepengurusan tahun 2020 di DPM UI. Banyak pihak yang membantu dalam proses kegiatan program hingga penyusunan laporan pertanggung jawaban ini.
Kami ingin mengucapkan banyak terimakasih kepada pihak-pihak yang telah ikut berpartisipasi dalam pelaksanaan program kerja sehingga program tersebut sukses berjalan sesuai dengan tujuannya. Terimakasih juga kami ucapkan sebesar-besarnya kepada seluruh fungsionaris DPM UI yang telah menemani kamis satu tahun berproses, merasakan dinamika organisasi dan bisa berkembang sejauh ini. Tak lupa pula pada pengurus inti DPM UI yang telah membersamai dan mengarahkan kami sehingga dapat bertahan sampai sejauh ini. Terkhusus divisi PSDM terima kasih pula atas kerja kerasnya semoga tetap berkembang dimanapun kedepannya akan berkontribusi.