Perkenalkan, saya Aldi Alfarizi dari Teknik Metalurgi dan Material FTUI angkatan 2016 diamanahkan sebagai Wakil Ketua DPM UI 2020. Posisi ini merupakan bagian dari Pimpinan Umum DPM UI berdasarkan amanah dari Undang-Undang IKM UI. Secara struktur, Wakil Ketua membawahi 3 komisi dan 1 divisi diantaranya adalah komisi pembinaan, komisi suksesi, komisi pengawasan dan keuangan serta divisi penelitian dan pengembangan. Fungsi-fungsi kerja khusus Wakil Ketua di dalam Pengurus Inti DPM UI adalah menjaga sistem organisasi yang terbentuk di dalam satu tahun kepengurusan agar berjalan dengan produktif.
Telah genap satu tahun semenjak saya memutuskan untuk maju menjadi Anggota DPM UI Perwakilan FTUI menjadikan rasa haru tersendiri atas proses yang ternyata memberikan pembelajaran ini. Terdapat banyak peluang-peluang yang hadir untuk mengembangkan diri walaupun harus melakukan perpanjangan waktu kuliah selama 1 semester. Perasaan yang sangat sulit dideksripsikan selama satu tahun ini semakin diperkuat dengan dinamika pandemi dan masa jabatan rektor yang baru. Segala aktivitas juga pada
WAKIL KETUA
55
akhirnya disesuaikan melalui mekanisme daring walau sesekali tetap berjumpa dengan beberapa fungsionaris DPM UI untuk melepas rasa rindu yang sejak lama dibatasi oleh protokol kesehatan. Tidak mengapa, setiap zaman punya tantangannya tersendiri.
Berada pada posisi Pimpinan Umum DPM UI membuat saya dapat melihat helicopter view dari Universitas tercinta, Universitas Indonesia. Berbagai macam kesempatan membuat saya belajar bagaimana mekanisme kerja dari Rektorat UI, Dekanat Fakultas, sistem kelembagaan tingkat fakultas, UKM, dan proyek-proyek inspiratif yang dilaksanakan oleh setiap mahasiswanya. Mimpi untuk mengharmonisasi hal tersebut dalam perwujudan lembaga legislatif mungkin belumlah sempurna, tetapi apa yang diharapkan di awal tahun banyak membuah hasil yang cukup membanggakan. Lelah berkeringat di bawah kantung mata yang sudah mulai membesar hampir mencapai titik akhirnya. Sejatinya, walaupun organisasi yang bersama-sama diarungi hanyalah berumur satu tahun, namun semangat kita untuk kontribusi yang diwariskan dari DPM UI haruslah dapat bermanfaat hingga ajal menjemput. Semoga kita semua suatu saat nanti dapat dipertemukan dalam waktu, tempat, pengetahuan, dan pengalaman yang jauh lebih baik dari sekarang.
Salam hangat… Instagram : aldi.alfa
Email : alfarizialdi53@gmail.com
B. Evaluasi Secara Umum
Terdapat beberapa evaluasi yang secara umum diberikan oleh Wakil Ketua DPM UI 2020, diantaranya:
1. Kesepakatan antara Ketua dan Wakil untuk memegang semua komisi secara bersamaan menjadikan tidak jelasnya diferensiasi tugas dalam beberapa kesempatan
2. Visi misi yang memiliki parameter kurang spesifik karena kurangnya kompetensi dan waktu Anggota DPM UI 2020 dalam melakukan pengembangan turunan dari visi misi yang telah ditetapkan
3. Satu diantara 4 pengurus inti sempat menghilang dalam beberapa hari namun masih bisa dilakukan backup oleh pengurus inti yang masih aktif pada saat tersebut 4. Tidak dilakukan pelatihan dalam pembuatan perencanaan lembaga kepada PI-BPH
yang membuat perlunya waktu yang cukup lama dalam memberikan pemahaman yang komprehensif terkait pembuatan RKAT
56
5. Kondisi pandemi yang membuat pencarian dan penjagaan OKK UI dan Pemira UI terutama terhadap kaitannya dengan koordinasi dengan rektorat UI
6. Penjagaan BPH yang demotivasi dan hilang membuat beberapa penugasan perlu diambil oleh Wakil Ketua DPM UI
C. Evaluasi Sistem
Pandemi benar-benar mengubah banyak dari pendekatan organisasi yang dikonsepkan oleh lembaga kemahasiswaan. Kenyataan ini membuat pengurus inti melakukan rekonstruksi ulang terhadap kebutuhan rapat, program serta pengembangan SDM dalam beberapa bulan kedepan. Untuk itu diberikanlah ruang untuk Lembaga Tinggi Kemahasiswaan UI 2020 melakukan penyesuain setiap beberapa periode agar didapatkan perencanaan yang sesuai dengan kondisi pada saat tersebut. Secara umum sistem yang baik dibangun atas perencanaan dan SDM yang tepat. Beberapa hal yang menjadi evaluasi pada tahun ini adalah
1. Visi misi dan peraturan internal lembaga kurang terinternalisasi dengan baik ke setiap komisi divisi
2. Terdapatnya miskomunikasi terhadap pelaksanaan evaluasi Lembaga Tinggi Kemahasiswaan dalam penentuan konten. Kedepannya dapat dibentuk suatu sistem standarisasi permintaan opini dari lembaga eksekutif atas program yang akan dilaksanakan DPM UI
3. Litbang dapat dipertahankan mempunyai garis koordinasi ke Wakil Ketua agar pelaksanaan setiap produknya dapat berjalan lebih taktis dan terarah
4. Penentuan tanggung jawab pembagian komisi sebaiknya disesuaikan dengan kompetensi dari Anggota Perwakilan yang akan menjadi Pimpinan Umum DPM UI
5. Memberikan format yang lebih konkrit dan sederhana dalam Laporan Pertanggungjawaban Tengah Tahun maupun Akhir Tahun
D. Realisasi dan Evaluasi Deskripsi Kerja
Deskripsi Kerja Realisasi Evaluasi
Membantu Ketua dalam
mengkordinasi seluruh
1. Melakukan monitoring kepada setiap BPH Komisi secara langsung dan kepada
Terdapat beberapa tanggung jawab yang tidak jelas pembagiannya sehingga menghambat percepatan
57
fungsionaris DPM UI
BPH Divisi secara tidak langsung
2. Memulai percakapan-percakapan untuk membangun kerjasama yang harmonis antar BPH pada grup BPH dan kepada seluruh fungsionaris pada grup besar DPM UI
3. Memberikan saran dan masukan terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh DPM UI
pengerjaan suatu tugas. Sering juga mendapatkan dinamika yang mendadak dalam waktu yang bersamaan sehingga kesulitan dalam mengkordinasi semua dinamika tersebut. Membantu Ketua dalam mengambil keputusan eksternal DPM UI 1. Mengambil keputusan-keputusan penting yang dapat diputuskan secara komando oleh Pimpinan Umum dengan
sebelumnya dikordinasikan kepada grup Anggota
2. Melakukan penilaian secara kualitatif terhadap suatu kegiatan di DPM UI secara langsung dan dapat memberikan sebuah rekomendasi
berjalan/tidaknya kegiatan tersebut
3. Pengambilan keputusan dalam konteks pemutihan BPH maupun persetujuan mekanisme pengunduran diri suatu Staff
Ranah-ranah keputusan yang diambil bersifat sangat filosofis sehingga terkadang sulit untuk menginternalisasi proses pengambilan
keputusan kepada Anggota DPM UI dikarenakan pemahaman setiap Anggota dalam permasalahan tersebut tidak cukup dalam.
Terdapat beberapa BPH yang sulit dihubungi hingga
sampai diputihkan perlu menjadi perhatian tahun selanjutnya dalam menjalankan proses
rekruitmen dan penempatan komisi serta divisi
Menjaga
pelaksanaan dan evaluasi Visi Misi DPM UI
1. Melakukan perhitungan terhadap pencapaian visi-misi DPM UI
2. Memberikan evaluasi dalam pelaksanaan visi misi DPM UI
Wakil Ketua DPM UI adalah satu-satunya orang yang mengerti cara melakukan kontrol terhadap visi-misi DPM UI
58
Menentukan standar kompetensi pembuatan RKAT DPM UI dan mengevaluasinya1. Menentukan format tabel RKAT DPM UI
2. Memberikan revisi utama dalam hal parameter kepada setiap BPH komisi dan divisi 3. Menjaga pelaksanaan RKAT DPM UI dengan bantuan Sekjen dan Wasekjen
Tidak terdapatnya pelatihan kepada fungsionaris agar digunakan metode SMART dalam pembuatan RKAT
Membawahi komisi pembinaan, komisi suksesi, serta komisi pengawasan dan keuangan 1. Memastikan
terlaksananya program kerja dan teroptimalkannya sumber daya setiap komisi
2. Melakukan follow up secara berkala melalui grup kordinasi daring
Beberapa momen
pengambilan keputusan yang harus secepatnya terkadang diputuskan secara sepihak oleh Pengurus Inti
dikarenakan tidak cukup waktu untuk
mengkordinasikan kasus tersebut kepada komisi Berkordinasi dengan divisi litbang dalam optimalisasi produk-produknya 1. Terakselerasinya riset yang dilakukan oleh DPM UI 2. Dibentuknya sebuah rekomendasi yang komprehensif atas hal-hal yang direncanakan DPM UI tahun ini maupun rekomendasi yang untuk tahun selanjutnya
Survei yang masih sulit untuk meminta partisipan untuk mengisi dan peduli terhadap isinya