Fasilitasinimemungkinkan Andauntukmengisiidentitasatau profilsubyekyang terkaitdengan usaha Andayang terdiridaripelanggan,pemasok,pegawai,dan lainnya.Beberapaidentitasakan terhubung dengan fasilitaslainnyadisoftware ini.Adapun tahap pengisian dan keterkaitannyadapatdiuraikan sebagaiberikut:
Tahap I:Klik menu Data Nama dan Alamatdimenu utama Kliktombol untukmenambah datanamaalamatbaru
Tahap II:Isikan formulirinformasiUmum
Halaman inimenampilkan field-field yang dapatdiisipenggunasebagaiberikut:
Gambar2.InformasiUmum
Bagian iniwajib diisidiawal Bagian inidapatdiabaikan atau ditangguhkan
1.Tipe
Pilihlah lebih awaltipe namaalamat.Tipe yang tersediayaitu Customer,Vendor,Employee,dan Others.Namayang memilikisetiap tipe tersebutakan tampildidaftarnamaalamatsetiap
transaksiterkait.Contoh:PTXYZ bertipe Customerhanyaakan tampildimodulPenjualan dan Kas & Bank.
2.ID
Merupakan kodeuniktiap namaalamat.Andaharusmengisifield inidengan angka,huruf,tanda baca,atau kombinasiketiganya.
3.MataUang
Tetapkan matauang standaruntuksubyekiniagarsistem dapatmengotomatiskan matauang ini setiap adanyakegiatan transaksi.Andatidakdapatmengubah matauang yang telah ditetapkan diawaljikasubyekinitelah digunakan dalam transaksi.Jikapilihan matauang yang Anda inginkan tidakada,Andaharusmembuatterlebih dahulu matauang baru dimodulData-data> DataMataUang (klikselengkapnyadisini).
4.Perusahaan/Nama
Isikan namaperusahaan/namauntukmengidentifikasikan subyeksesuaidengan tipeyang telah Andapilih sebelumnyayaitu Customer,Vendor,Employee,atau Others.Perusahaan/Namaini akan tampildidaftarnamaalamatsetiap transaksisesuaidengan tipenya.
5.Jenis
Field iniakan tampiljikaAndamemilih tipe Customer,Vendor,atau Others. 6.Klasifikasi
Kliktomboliniuntukmemilih atau membuatbaru klasifikasi.Klasifikasidigunakan untuk memudahkan Andamengelompokkan datasubyeksesuaidengan keperluan berdasarkan tebaran geografis,jeniskelamin,stratasosial,dll.Klasifikasiinidapatjugamenyeragamkan Term ofPaymentbagitipeCustomerdan Vendoryang digunakan dalam transaksipenjualan atau pembelian secarakredit.
7.Golongan
Kliktomboliniuntukmemillih atau membuatgolongan baru.Field inihanyatampiljikaAnda memilih tipeCustomeratau Employee.Andadimungkinkan menggunakan fasilitasinisebagai tambahan fasilitasklasifikasisecaraspesifikuntuk:
• Membedakan Customerberdasarkan jenisusahaatau levelusahasepertilevelgrosiratau eceran.DisiniAndadapatmenentukan diskon baku.Dengan golongan iniAndadapat jugamenentukan hargajualbertingkattertentu secaraotomatisjikaAndamemiliki fasilitasmultiprice.
• Membedakan Employee berdasarkan levelkerja.DisiniAnda dapat menentukan persentasekomisipegawaiberdasarkan golongan yang dibuat.
8.KontakPerson
Isidengan namapenanggung jawab terkaitdengan Vendor,Customer,atau Othersyang bisa Andahubungi.Namayang diisiininantikan akan tampildifaktur/invoice.
9.NPWP
Isidengan NomorPokokWajib PajakVendor,Customer,Employee,atau Others.NPWP iniakan tampildisetiap pencetakan FakturPajakyang bisadicetakdan diserahkan kepadaCustomer setelah menginputpenjualan.
10.Jabatan
Isidengan jabatan yang dijabatoleh KontakPerson.Jabatan iniakan tampildifaktur/invoice misalnyaFakturPenjualan.
11.BatasKredit
Isidengan batasterbesarnominalpenjualan/pembelian kredityang diperkenankan bagi Customeratau kepadaVendor.Dengan demikian,sistem akan menolakposting transaksiterkait jikaterjadipenginputan nominaltransaksipenjualan/pembelian kreditmelebihibataskreditnya. Aturlebih lanjutpenolakan posting atau sekadarpengingatoleh sistem darimenu Setting > Setup Program > Setelan Transaksi> TransaksiPenjualan > Bericentang diopsi"Penjualan yang melebihibataskredittidakbisadiposting samasekali"agarsistem betul-betulmenolakposting atau hilangkan centang diopsitersebutagarsistem hanyamenampilkan peringatan untuk melanjutkan posting atau membatalkan posting.
12.Telepon 1,Telepon 2,Fax,HP,Email,Website
Isikan sesuaidengan fieldnyamasing-masing yang terkaitdengan nomortelepon,faksimili, nomorponsel,alamatemail,dan websiteperusahaan.Field yang diisiiniakan tampildifaktur/ invoice.
13.Term ofPayment
Field inihanyatampiljikaAndamemilih tipe Customeratau Vendorsebagaiaturan pembayaran piutang usahaatau utang usaha.Isitermin pembayaran initergantung dariadaatau tiadanya ketetapan ketikatransaksipenjualan atau pembelian terjadi.
HariDiscount:Mengidentifikasirentang jumlah hariyang termasukmasadiskon dalam bentuk persentase.
HariJatuh Tempo:Mengidentifikasirentang jumlah haripembayaran secaranormal. DiscountAwal:Persentasediskon yang diperoleh jikamembayarselamaharidiskon.
DendaKeterlambatan:Persentasedendayang dikenakan jikapembayaran dilakukan setelah hari jatuh tempo.
JikaTerm ofPaymentinidiisi,sistem akan mengacu secarabaku padatermin iniuntukCustomer atau Vendoryang dipilih.Meskipun demikian,Andatetap bisamenetapkan termin yang berbeda daritermin baku inisecarasementaralangsung difield Term ofPaymentdiformulirpenginputan transaksiPenjualan atau Pembelian.
Andadiperkenankan jugamengubah Term ofPaymentinididataCustomeratau Vendorterkait meskipun dataitu sudah digunakan ditransaksiPenjualan atau Pembelian yang sudah diposting. Termin pembayaran ditransaksiyang sudah diposting ataupun belum tidakakan berubah. 14.KomisiPenjualan dariTabel
OpsiinihanyatampiljikaAndamemilih tipe Employee.JikaAndamenandakan opsiini,berarti persentase komisiakan mengacu padafasilitasMultikomisiPenjualan berupaTabelKomisi Penjualan yang terdapatdimodulData-data.JikaAndatidakmenandakan opsitersebut,sistem akan menampikan field baru KomisiPenjualan yang dapatAndaisihanyadalam bentuk
persentase atau isipersentase komisipenjualan daridatagolongan.
Tahap III:Isikan formulirinformasiAlamat& Catatan
Tab atau halaman inimenampilkan formuliralamatdan catatan yang dapatAndaisiberdasarkan data Customer,Vendor,Employee,atau Otherstermasukfoto KontakPerson.
Gambar4.Alamatdan Catatan
Bagian inidapatdiabaikan atau ditangguhkan pengisiannya
Tahap IV:ProsesRekam
Jikadatasudah diisidengan benar,kliktombol agarsistem menyimpan datatersebut.
Tahap V:Datainiakan tampildiDaftarNama Alamat
Andadapatmelihatdidaftarnamaalamatatau dimodulLaporan Lainnya.Dilaporan dibawah ini tampakadanya"General"yang berartibahwaPTCustomerinimasukkeklasifikasiGeneral.