DataProdukdigunakan untukmencatatpersediaan barang dagang dan digunakan dalam mencatat transaksiyang berkaitan dengan barang dagang.Andaharusmembuatdataprodukbesertametodenya dengan tahapan sepertidibawah ini.
Tahap I:BukaData Produk
DimodulData-dataklikmenu DataProdukdan kliktomboltambah untukmembuatbaru atau menambah datapersediaan barang.
Tahap II:Isiformulirinformasistok
Isilah field yang berhubungan dengan informasidasarstok.JikaAndamemilikifasiitaskelompokdata, dengan iniAndaharusmembuatterlebih dahulu kelompokbarang yang ditunjukkan padabutirke-3.
Gambar2.Halaman InformasiStok
Bagian iniwajib diisidiawal Bagian inidapatdiabaikan atau ditangguhkan pengisiannya
1.KodeBarang
Isilah dengan mengetikkodeunikuntuksetiap jenisbarang.Andadapatjugamengisifield ini menggunakan pemindaibarcode(barcodescanner)yang tercantum disetiap jenisbarang sehinggasistem langsung memunculkan kodebarang terkaitsecaraotomatis.
2.Deskripsi
Isilah dengan mengetiknamabarang yang dimaksud. 3.KelompokBarang
JikaAndamemilikifasiitaskelompokdata,dengan iniAndaharusmembuatterlebih dahulu kelompokbarang untukmengelompokkan satu berbagaijenisbarang kesatu kelompok.
Misalnyakelompokbarang mentah terdiridaritepung terigu,gula,mentega,tepung cokelatdsb, kelompokbarang jaditerdiridariroticokelat,rotitawar,dsb.Dengan demikian,setiap Anda membuatsatu jenisbarang dan memilih kelompoknya,sistem langsung menyeragamkan informasimetodeHPP dan akun penting terkaitbegitu jugamemudahkan Andamembedakan barang-barang yang Andakelompokkan.Andadapatjugamembuatkelompokbarang dari modulData-data> DataLainnya> KelompokProduk.JikaAndatidakmemilikifasilitasinidan memang tidakmemerlukannya,abaikan petunjukini.
4.Satuan Dasar
Kliktomboliniuntukmenguraikan satuan yang tersediadan pilih salah satu satuan yang adaagar sistem dapatmembuatacuan utamabagibarang masukdan keluarselalu menggunakan satuan inidalam transaksi,misalnyakilogram,gram,liter,dsb.Jikasatuan pengukuran tidaktersediadi pilihan ini,Andaharusmembuatnyaterlebih dahulu darimodulData-data> Satuan Pengukuran
(lihatselengkapnyadisini). 5.Satuan Laporan
Kliktomboliniuntukmenguraikan satuan yang tersediadan pilih salah satu satuan yang adaagar sistem dapatmembuatacuan lain bagibarang masukdan keluarselalu menggunakan satuan ini untukditampilkan dilaporan-laporan terkait(laporan barang)saja,bukan ditransaksi.Jikasatuan pengukuran tidaktersediadipilihan ini,Andaharusmembuatnyaterlebih dahulu darimodul Data-data> Satuan Pengukuran (lihatselengkapnyadisini).Pastikan satuan laporan inibukanlah satuan/unitdasardiDaftarSatuan Pengukuran namun harusmemilikiketerkaitan dengan satuan dasarsebagaisatuan konversinya.
6.PakaiNo.Serial
Tandakan opsiinijikasatu jenisbarang inimenggunakan nomorserial.Dengan demikian setiap Andahendakmencatatbarang baru disaldo awalpersediaan atau transaksi,sistem akan
memintaAndauntukmengisinomorserialmasukatau keluar.Contoh konkretpenggunaan nomorserialsalah satunyanomorIMEIpadaperangkatkerasbarang elektronik.
7.PakaiLot
Tandakan opsiinijikasatu jenisbarang menggunakan nomorlot.Iniberfungsisebagainomor batch sekaligustanggalkedaluwarsasetiap barang.Dengan demikian,sistem akan meminta Andauntukmengisinomorlotatasbarang masukdan keluar.Contoh konkretpenggunaan nomorlotsalah satunyapadaproduk-produkfarmasi(obat).
8.Konsinyasi
Tandakan opsiinijikabarang iniberstatussebagaibarang titipan dariconsignorsehinggabarang iniakan tersediadidaftarbarang konsinyasiagarAndadapatmenginputtransaksipenerimaan barang konsinyasidariModulPersediaan > Penerimaan Barang Konsinyasiatau ReturBarang Konsinyasi.
9.TidakAktif
Tandakan opsiinijikabarang inisudah tidakdigunakan lagidan bersaldo nolsehinggasistem akan menyembunyikan barang inidaridaftarbarang.Jikasewaktu-waktu Andahendak memunculkannyalagi,silakan bukamodulData-data> klikmenu DataProduk> klikDaftar Barang > KlikFilter> KlikLengkap > Ubah statusmenjadiTidakAktif> Rekam.Selanjutnyaakan munculDaftarBarang yang tidakaktif.Caribarang yang akan diaktifkan lagilalu klikeditlalu hilangkan tandadiopsiTidakAktiflalu Rekam.Selanjutnyabarang yang dimaksud muncullagidi DaftarBarang dan siap untukAndagunakan lagi.
10.ProdukMusiman
Tandakan opsiinijikaAndaingin memproyeksikan penjualan barang yang dipengaruhiatau tidak dipengaruhimusim.Pengaturan lebih lanjutProdukMusiman inidapatdilakukan dimodul
Persediaan > Manajemen Persediaan > ProyeksiPenjualan. 11.KodeAlias
Isilah kode lain untukjenisbarang yang sama.Dengan demikian Andadapatmemilih barang yang dimaksud didaftarbarang dengan mencariberdasarkan kodealiasketikainputtransaksi. 12.NamaAlias
Isilah namabarang lain untukjenisbarang yang sama.Dengan demikian Andadapatmemilih barang yang dimaksud didaftarbarang dengan mencariberdasarkan namaaliasketikainput transaksi.Namaaliasinidigunakan biasanyauntukmemberinamayang berbeda-bedauntuk barang yang samaberdasarkan regionalnya.
13.Dalam Stok
Berisiketerangan jumlah stokyang tercatatdisistem.Andatidakdapatmengetiklangsung field inimelainkan dengan adanyasaldo awalatau transaksiyang terjadi.
14.Telah Dipesan keSupplier
Berisijumlah barang yang telah dipesan kepadasupplier.Jumlah pesanan tersebuttidakdapat diketikmanualmelainkan iamengacu padapurchaseorderuntukproduktersebut.
15.Telah Dipesan Pelanggan
Berisijumlah barang yang telah dipesan oleh pelanggan.Jumlah pesanan tersebuttidakdapat diketikmanualmelainkan iamengacu padasalesorderuntukproduktersebut.
16.StokMinimal
Jumlah batasminimun barang yang diperkenankan.Jikasetiap inputtransaksiyang dapat mengurangibarang terkaitmengakibatkan jumlah mendekatiminimum,sistem akan memberi notifikasidimodulLaporan > Reminder,dan harusdilakukan pesanan pembelian lagi.Andaharus mengaturlebih lanjutpenggunaan fasilitasAuto-PurchaseOrderdarimodulPersediaan >
Manajemen Persediaan. 17.MinimalPemesanan
Jumlah barang minumum untukmelakukan pesanan pembelian (PO). 18.ProyeksiPenjualan
Isilah dengan jumlah barang yang diproyeksikan dijual.Andaharusmengaturproyeksipenjualan darimodulPersediaan > Manajemen Persediaan.
19.HargaBeliSatuan dan Pjk
Berisiketerangan hargabeliterakhirsetiap satuan barang.Iaakan munculotomatisjikatelah adanyasaldo awalpersediaan atau transaksipembelian.Pjkadalah field pajakyang bisaAndaisi dengan akun beliatasbarang yang dimaksud sehinggasetiap Andamenginputtransaksi
pembelian atau pesanan pembelian,sistem secaraotomatismengenakan pajakatasbarang tersebut.Jikabarang yang dimaksud tidakdikenakan pajak,pilih no VAT(tandatitik)atau jangan memilih apapun difield Pjkini.
20.HargaJualSatuan dan PJk
Isilah field inidengan hargajualkonstan untuksetiap satuan barang inisehinggasistem akan memunculkan hargajualyang dimaksud setiap Andamenginputtransaksipenjualan atau pesanan penjualan.Andadapatmengabaikan field iniatau dapatjugamenghapusisifield ini sewaktu-waktu.Pjkadalah field pajakyang bisaAndaisidengan akun jualatasbarang yang dimaksud sehinggasetiap Andamenginputtransaksipenjualan atau pesanan penjualan,sistem secaraotomatismengenakan pajakatasbarang tersebut.Jikabarang yang dimaksud tidak dikenakan pajak,pilih no VAT(tandatitik)atau jangan memilih apapun difield Pjkini. 21.HargaPokokSatuan
Berisihargapokoksetiap satuan barang berdasarkan metodehargapokokyang dipilih yaitu FIFO, LIFO,atau Average.Field iniakan terisisecaraotomatissetelah adanyasaldo awalpersediaan atau adanyatransaksiyang melibatkan barang ini.
22.Gudang Utama
Kliktomboliniuntukmemilih gudang utamasebagaiacuan baku penyimpan barang ini,misalnya gudang Head Quarter.
23.SupplierUtama
Kliktomboliniuntukmemilih pemasokutamayang dijadikan sebagaipemasokutamasehingga sistem akan menampilkan pemasokinisecaraotomatissetiap AndamenginputPembelian.Anda dimungkinkan untukmengubah pemasokinisaattransaksipembelian berlangsung atau
mengubahnyadaridataprodukini. 24.Waktu Pengiriman (Hari)
Isidengan batasmaksimum masapengiriman barang dengan acuan daritanggalpengiriman di penginputan transaksi.
25.Departemen
Kliktomboliniuntukmemilih departemen yang memilikiketerkaitan dengan barang ini,misalnya departemen yang menginputpembelian barang,penjualan barang,dsb.DisiniAndadapat
memfilterdepartemen dilaporan barang terkaitsehinggajikaAndamemilih departemen yang dimaksud,laporan hanyaakan menampilkan barang yang terkaitdengan departemen yang dipilih.
Tahap III:Isiformulirkodeakun dan HPP
DiformuliriniAndaharusmengisisemuainformasiyang terkaitdengan kaidah dan akun penting.
Gambar3.Halaman Kode Akun dan HPP Bagian iniwajib diisidiawal
1.Sifat
Tetapkan sifatdiawalpembuatan databarang.Andadapatmenetapkan satu atau lebih sifat barang sesuaidengan keperluan atasbarang yang dimaksud.Andatidakdapatmengubah sifat barang inijikabarang sudah dipakaidalam saldo awalpersediaan dan/atau transaksidan masih terdapatsaldo akhir.
• Disimpan.Barang hanyadisimpan didalam gudang,tidakdapatdigunakan untuk transaksipembelian dan penjualan,dan dapatdigunakan untukmencatatsaldo awal persediaan,pemindahan barang (perakitan),dan transferbarang antargudang.Sifat barang yang disimpan inibiasanyadigunakan jugauntukbarang mentah (menggunakan sifatdibelijuga)yang tidakdijualmelainkan diolah dalam produksi.
• Dibeli.Barang hanyadapatdibelitanpadisimpan dan dijual.Sifatiniditerapkan untuk pembelian inventariskantorsepertikendaraan operasional,gedung,meja,dsb yang termasukkelompokHartaTetap Berwujud.
• Dijual.Barang hanyauntukdijualtanpaadanyaprosespembelian ataupun penyimpanan. Sifatbarang inibiasanyadigunakan untuktransaksijasaprogram paket-paketsehingga
penggunadapatmemantau pendapatannyalangsung berdasarkan paketyang diibaratkan sebagaibarang ini.
2.KodeAkun
Sistem akan memunculkan field akun sesuaidengan sifatbarang yang dipilih.Andaharus menetapkan dengan benarakun-akun terkaitkarenaAndatidakakan dapatmengubah akun- akun barang inijikabarang sudah dipakaidalam saldo awalpersediaan dan/atau transaksidan masih terdapatsaldo akhir.
• Disimpan.Sistem akan menampilkan field Persediaan yang dapatdiisidengan akun
Persediaan dan field Pengiriman yang dapatdiisidengan akun Persediaan dalam Perjalanan.
• Dibeli.Sistem akan menampilkan field Biayayang dapatdiisidengan akun Biaya.Andadapat jugamengisinyadengan akun HartaTetap untukpenerapan pembelian HartaTetap Berwujud.
• Dijual.Sistem akan menampilkan field Penjualan yang dapatdiisidengan akun Penjualan/ Pendapatan dan field ReturPenjualan yang dapatdiisidengan akun yang samadengan Penjualan.
3.HargaPokok
Andaharusmenetapkan diawalmetodehargapokokuntuksetiap jenisbarang ini.Andatidak akan bisamengubah metodeinijikabarang sudah digunakan dalam saldo awalpersediaan dan/atau transaksi. • FIFO,yaknihargapokokdihitung berdasarkan barang yang kalipertamamasuklah yang dikeluarkan terlebih dahulu. • LIFO,yaknihargapokokdihitung berdasarkan barang yang kaliterakhirmasuklah yang dikeluarkan terlebih dahulu. • Average,yaknihargapokokdihitung berdasarkan nilairata-rata. Tahap IV:IsiformulirInfo Lain Gambar4.Halaman Info Lain
Masukkan informasidimensiproduksecaraperincijikadiperlukan.Informasidimensiinijugadapat dijadikan acuan perhitungan metodekonversisatuan produkpadamenu Data-data> DataSatuan Pengukuran (jikaAndamemilikifasilitasmultisatuan).
Masukkan keterangan produkjikadiperlukan,sepertispesifikasiprodukdan informasilainnyayang dibutuhkan.Pengisian informasiketerangan produkakan bermanfaatjikaAndamenggunakan Zahir PointofSalesehinggapadadisplayprodukakan terdapatketerangan lengkap atasprodukyang dijual. Inibergunasebagaimediainformasibagipihakyang membutuhkan,sepertipelanggan atau salesman.
Tahap V:Gambar
Bagian untukmeng-upload gambardengan formatJPG,BMP,dan PNG.Gunakan resolusi200 x200 px.
Gambar5.Halaman Gambar
Tahap VI:DaftarBarang
Setelah Andamerekam databarang yang Andabuat,sistem akan menyimpannyadiDaftarBarang dan Laporan Barang.