Pengolahan SPT
3.3. Pemrosesan SPT di PPDDP
3.3.1. Tata Cara Penugasan pengambi lan Kemasan dari KPP
3.3.1.1. Prosedur Kerja
3.3.1.1.1. Admin Transportasi mengenerate draft Surat Tugas Pengambilan Kemasan
(AK01), Daftar Kemasan akan Diangkut (AK02), Lampiran Surat Tugas Pengambilan Kemasan (AK03), serta Lampiran Daftar Kemasan Akan Diangkut (AK04) melalui aplikasi dan melakukan penyesuaian AK01 dan AK02, apabila diperlukan.
3.3.1.1.2. Admin Transportasi memilih Nomor mobil, Nama Pengemudi, Nama Petugas
Pengambil, Nama Kru dan KPP yang akan diambil berkasnya.
3.3.1.1.3. Admin Transportasi mencetak AK01, AK02, AK03 dan AK04 sebanyak dua
rangkap untuk ditandatangani Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen melalui Kepala Seksi Pengumpulan dan Penerimaan Dokumen.
3.3.1.1.4. Admin Transportasi menerima AK01, AK02, AK03 dan AK04 yang sudah
ditandatangani oleh Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen dari Kepala Seksi Pengumpulan dan Penerimaan Dokumen.
3.3.1.1.5. Admin Transportasi menyerahkan AK01, AK02, AK03, dan AK04 yang telah
ditandatangani oleh Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen kepada Petugas Pengambil.
3.3.1.1.6. Proses selesai
3.3.1.2. Bagan Arus (Flow Chart)
Lihat Lampiran 42.
3.3.2. Tata Cara Pengambi lan Kemasan dari KPP
3.3.2.1. Prosedur Kerja
3.3.2.1. Petugas Pengambil Kemasan menerima Surat Tugas Pengambilan Kemasan
(AK01),Daftar Kemasan akan Diangkut (AK02), Lampiran Surat Tugas Pengambilan Kemasan (AK03), serta Lampiran Daftar Kemasan Akan Diangkut
(AK04) yang telah ditandatangani oleh Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen dari Petugas Admin Transportasi.
3.3.2.2. Transportasi mencatat jam dan kilometer (km) keberangkatan pada saat mobil
pengangkut kemasan akan keluar dari PPDDP pada AK03.
3.3.2.3. Petugas Pengambil menunjukkan dan menyerahkan tindasan AK01, AK02, AK03,
dan AK04 kepada Petugas Pengemas untuk diperiksa.
3.3.2.4. Petugas Pengemas memeriksa AK01, AK02, AK03, dan AK04 sesuai KPP yang
bersangkutan.
3.3.2.5. Petugas Pengambil memeriksa segel pada masing-masing kemasan dan
memastikan nomor barcode pada kemasan sama dengan nomor barcode pada Packing List.
3.3.2.6. Petugas Pengambil bersama-sama dengan Petugas Pengemas melakukan
pencocokkan berkas ( LPAD dan SPT ) yang dikemas dengan Daftar Isi Kemasan (Packing List ).
3.3.2.7. Setiap ketidaksesuaian yang terjadi dalam Daftar Isi Kemasan ( Packing List ),
Petugas Pengambil akan mencoret pada dokumen yang dimaksud dan Petugas Pengemas memarafnya.
3.3.2.8. Petugas Pengemas membuat Berita Acara Ketidaksesuaian Jumlah SPT dengan
Daftar Isi Kemasan yang ditandatangani oleh Petugas Pengemas dan Petugas Pengambil dengan diketahui oleh Kepala Seksi Pelayanan.
3.3.2.9. Petugas Pengambil menyegel kemasan yang telah dicocokkan disaksikan oleh
Petugas Pengemas.
3.3.2.10. Petugas Pengambil meminta kepada Petugas Pengemas untuk memaraf AK04
dan kemudian ditandatangani oleh Kepala Seksi Pelayanan sebagai bukti pengambilan serta Petugas Pengambil ikut menandatangani AK04.
3.3.2.11. Petugas Pengambil mengangkut kemasan-kemasan yang sesuai dengan AK04 ke
dalam mobil.
3.3.2.12. Petugas Pengemas melakukan penyegelan mobil dan menandatangani AK03.
3.3.2.13. Petugas Pengambil menyerahkan tindasan Daftar Kemasan akan Diangkut
(AK02), Lampiran Surat Tugas Pengambilan Kemasan (AK03), serta Lampiran Daftar Kemasan Akan Diangkut (AK04) sebagai arsip Petugas Pengemas di KPP.
3.3.2.14. Jika pengambilan telah selesai untuk seluruh KPP, maka Petugas Pengambil
kembali ke PPDDP, dan Admin Transportasi akan mencatat Km dan jam kedatangannya.
3.3.2.2. Bagan Arus (Flow Chart) Lihat Lampiran 43.
3.3.3. Tata Cara Pengambil an Kemasan Dari KPP Oleh Pihak ketig a
3.3.3.1. Prosedur Kerja
3.3.3.1.1. Admin Transportasi menyerahkan Surat Tugas Pengambilan Kemasan SPT
(AK01),Daftar Kemasan akan Diangkut (AK02), Lampiran Surat Tugas Pengambilan Kemasan SPT (AK03), serta Lampiran Daftar Kemasan akan Diangkut (AK04) yang telah ditandatangani oleh Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen kepada Petugas Pengambil dari Pihak Ketiga.
3.3.3.1.2. Petugas Pengambil dari Pihak Ketiga menunjukkan dan menyerahkan tindasan
AK01, AK02, AK03, dan AK04 kepada Petugas Pengemas di KPP untuk diperiksa.
3.3.3.1.3. Petugas Pengemas menerima dan meneliti AK01, AK02, AK03, dan AK04
3.3.3.1.4. Petugas Pengambil dari Pihak Ketiga memeriksa segel pada masing-masing
kemasan dan mencocokkan nomor barcode pada kemasan dengan nomor barcode pada Daftar Isi Kemasan ( Packing List ) yang dicetak oleh Petugas Pengemas.
3.3.3.1.5. Petugas Pengambil dari Pihak Ketiga bersama-sama dengan Petugas Pengemas
mencocokkan jumlah SPT yang dikemas dengan Daftar Isi Kemasan (Packing List).
3.3.3.1.6. Setiap ketidaksesuaian yang terjadi, Petugas Pengambil dari Pihak Ketiga akan
mencoret nomor LPAD yang tidak sesuai pada Daftar Isi Kemasan dan membuat Berita Acara Ketidaksesuaian Jumlah SPT yang ditandatangani oleh Petugas Pengemas dan Petugas Pengambil dari Pihak Ketiga dengan diketahui oleh Kepala Seksi Pelayanan.
3.3.3.1.7. Petugas Pengemas memaraf AK04 yang kemudian ditandatangani oleh Kepala
Seksi Pelayanan dan Petugas Pengambil dari Pihak Ketiga.
3.3.3.1.8. Petugas Pengambil dari Pihak Ketiga menyerahkan tindasan AK02, AK03 serta
AK04 kepada Petugas Pengemas.
3.3.3.1.9. Petugas Pengambil dari Pihak Ketiga mengangkut kemasan sesuai dengan AK04.
3.3.3.1.10. Petugas Pengambil dari Pihak Ketiga kembali ke PPDDP, dan menyerahkan AK01, AK02, AK03, AK04 beserta Kemasan yang telah diambil / diangkut dari KPP
- KPP kepada Petugas Penerimaan Dokumen di PPDDP.
3.3.3.1.11. Proses selesai
3.3.3.2. Bagan Arus
3.3.4. Tata Cara Penerimaan Kemasan di PPDDP
3.3.4.1. Prosedur Kerja
3.3.4.1.1. Petugas Pengambil Dokumen menyerahkan Surat Tugas Pengambilan Kemasan
(AK01), Daftar Kemasan akan Diangkut (AK02), Lampiran Surat Tugas Pengambilan Kemasan (AK03), serta Lampiran Daftar Kemasan Akan Diangkut (AK04) kepada Petugas Penerimaan Dokumen.
3.3.4.1.2. Petugas Penerimaan Dokumen bersama-sama Petugas Pengambil Dokumen
memeriksa segel mobil, membuka segel dan menurunkan seluruh kemasan dari mobil, memindahkannya ke dalam trolley sementara dan membawa trolley sementara tersebut ke ruang penerimaan dokumen.
3.3.4.1.3. Petugas Penerimaan Dokumen membuka Aplikasi System Penerimaan Dokumen
dan melakukan perekaman data kemasan.
3.3.4.1.4. Petugas Penerimaan Dokumen merekam surat tugas (formulir AK01) dengan cara
memindai nomor barcode yang ada pada pojok kanan atas surat tugas (formulir AK01), merekam Jam dan Km keberangkatan dan kedatangan mobil pengambil
kemasan (formulir AK03) ke dalam Aplikasi System Penerimaan Dokumen.
3.3.4.1.5. Seluruh barcode kemasan yang diterima dipindai oleh Petugas Penerimaan
Dokumen untuk memastikan bahwa jumlah, kode kemasan dan kode segel kemasan yang diterima sesuai dengan jumlah, kode kemasan dan kode segel kemasan pada Aplikasi System Penerimaan Dokumen dan pada Surat Tugas Pengambilan Kemasan (formulir AK02 dan AK04).
3.3.4.1.6. Jika jumlah kemasan yang diterima tidak sama dengan jumlah kemasan pada
System Aplikasi maupun pada surat tugas pengambilan kemasan, maka Petugas Penerimaan Dokumen melakukan pemeriksaan kemasan untuk memastikan tidak ada kemasan yang tercecer/hilang. Dalam hal terdapat kemasan yang hilang, maka Petugas Penerimaan Dokumen mencetak Berita Acara Kemasan Hilang.
3.3.4.1.7. Petugas Penerimaan Dokumen kemudian memeriksa kondisi kemasan segel
kemasan dan kemudian mencatatnya merekamnya pada Aplikasi System Penerimaan Dokumen sampai semua kemasan dalam Surat Tugas Pengambilan Kemasan (AK01) diterima.
3.3.4.1.8. Apabila ada segel kemasan yang rusak, maka akan dilakukan hitung ulang jumlah
berkas SPT pada kemasan tersebut oleh Petugas Penerimaan Dokumen. Setelah berkas SPT selesai diperiksa, Petugas Penerimaan Dokumen mencetak Berita Acara Hitung Ulang (RE02). Kemasan yang segelnya rusak akan diganti dengan
3.3.4.1.9. Setelah semua kemasan diterima, maka formulir AK01, AK02, AK03, AK04 dan
KM01 yang telah ter - update dilakukan rekapitulasi daftar penyelesaian surat tugas
dalam rangka pengawasan kebutuhan logistik, kemudian diserahkan kembali ke Petugas Penyimpanan Sementara.
3.3.4.1.10. Dalam hal surat tugas pengambilan kemasan lebih dari satu, maka langkah no. 4
s.d. 7 diulang-ulang sampai seluruh surat tugas dan seluruh kemasan terekam
dalam Aplikasi System Penerimaan Dokumen.
3.3.4.1.11. Seluruh kemasan yang telah diterima, diperiksa dan direkam/dipindai oleh Petugas Penerimaan Dokumen kemudian diletakkan pada trolley sementara/trolley kosong yang tersedia di ruang penerimaan ( Drop Off ), selanjutnya trolley sementara yang berisi kemasan tersebut dimasukkan ke dalam ruang penyimpanan sementara melalui Petugas Penyimpanan Sementara.
3.3.4.1.12. Proses selesai.
3.3.4.2. Bagan Arus (Flow Chart)
Lihat Lampiran 45.
3.3.5. Tata Cara Penyimp anan Kemasan Dalam Gudang Penyim panan
3.3.5.1. Prosedur Kerja
3.3.5.1.1. Admin Gudang membuat alokasi penyimpanan (Put Away) dengan menggunakan
sistem (aplikasi).
3.3.5.1.2. Admin Gudang mengunggah alokasi penyimpanan (Put Away) ke PDA Barcode
Reader.
3.3.5.1.3. Sistem menampilkan daftar alokasi penyimpanan kemasan.
3.3.5.1.4. Admin Gudang Menyerahkan PDA Barcode Reader & kemasan ke Petugas
Gudang.
3.3.5.1.5. Petugas Gudang memindai/input barcode pada kemasan dengan menggunakan
PDA Barcode Reader.
3.3.5.1.6. PDA Barcode Reader menampilkan informasi lokasi nomor lemari & nomor bilik
tempat kemasan disimpan.
3.3.5.1.7. Petugas Gudang membuka lemari yang sesuai dengan nomor lemari yang
ditampilkan oleh PDA Barcode Reader.
3.3.5.1.8. Petugas Gudang memindai/input barcode nomor bilik lemari.
3.3.5.1.9. PDA Barcode Reader memeriksa kesesuaian lokasi kemasan dengan lokasi
penyimpanan.
3.3.5.1.10. Apabila lokasi tidak benar, maka proses kembali ke nomor 6.
3.3.5.1.12. Petugas Gudang menyerahkan PDA Barcode Reader kepada Admin Gudang. 3.3.5.1.13. Admin Gudang mengunduh daftar alokasi penyimpanan (Put Away) dari PDA
Barcode Reader ke sistem.
3.3.5.1.14. Admin Gudang memeriksa lokasi kemasan melalui inquiry gudang berkas. 3.3.5.1.15. Proses Selesai.
3.3.5.2. Bagan Arus (Flow Chart)
Lihat Lampiran 46.
3.3.6. Tata Cara Penyimp ananImage Data Back up
3.3.6.1. Prosedur Kerja
3.3.6.1.1. Petugas image data backup mengambil Storage Eksternal ke Bagian umum
PPDDP.
3.3.6.1.2. Petugas image data backup menyerahkan storage eksternal kepada Admin
Gudang.
3.3.6.1.3. Admin Gudang menempelkan label Barcode pada Storage Eksternal dan
menyerahkan kepada Petugas Perekam dan Transfer Data.
3.3.6.1.4. Petugas image data backup melakukan proses transfer Image Data dari server
utuk di-backup pada storage eksternal didampingi oleh Admin Gudang.
3.3.6.1.5. Apabila proses transfer Image data dari server ke storage eksternal telah selesai,
maka Petugas image data backup membuat (BAT01) yang ditandatangani oleh Petugas image data backup dan Admin gudang mengetahui Kepala Seksi Perekaman dan Transfer Data.
3.3.6.1.6. Petugas image data backup menyerahkan Storage eksternal dan Salinan (BAT01)
ke Admin Gudang.
3.3.6.1.7. Admin gudang membuat alokasi penyimpanan dengan menggunakan sistem,
3.3.6.1.8. Admin gudang mengunggah hasilnya ke PDA Barcode Reader.
3.3.6.1.9. Sistem menampilkan alokasi penyimpanan pada PDA Barcode Reader.
3.3.6.1.10. Admin Gudang Menyerahkan PDA Barcode Reader & kemasan ke Petugas Gudang
3.3.6.1.11. Petugas gudang memindai/input barcode storage eksternal.
3.3.6.1.12. PDA Barcode Reader menampilkan informasi lokasi nomor lemari & nomor bilik tempat kemasan disimpan
3.3.6.1.13. Petugas Gudang membuka lemari yang sesuai dengan nomor lemari yang ditampilkan oleh PDA Barcode Reader
3.3.6.1.14. Petugas Gudang meletakkan Storage Eksternal pada lokasi yang sesuai dengan alokasi penyimpanan (Put Away).
3.3.6.1.15. Petugas Gudang memindai/input barcode nomor bilik lemari.
3.3.6.1.16. PDA Barcode Reader memeriksa kesesuaian lokasi Storage Eksternal dengan lokasi penyimpanan.
3.3.6.1.17. Apabila lokasi tidak benar, maka proses kembali ke nomor 13.
3.3.6.1.18. Petugas gudang menyerahkan PDA Barcode Reader kepada Admin Gudang. 3.3.6.1.19. Admin Gudang akan mengunduh daftar alokasi penyimpanan dari PDA Barcode
Reader ke sistem.
3.3.6.1.20. Admin Gudang memeriksa lokasi kemasan melalui inquiry gudang berkas 3.3.6.1.21. Proses Selesai.
3.3.6.2. Bagan Arus (Flow Chart)