UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
EFESIENSI KERJA
PADA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
FAKULTAS EKONOMI USU
OLEH :
DENNY VALLIANSYAH
082101159
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2012
NAMA : DENNY VALLIANSYAH
NIM : 082101159
PROGRAM STUDI : Diploma III Keuangan
JUDUL : Efisiensi Kerja Pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tanggal : ……….... Ketua Program Studi
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Tanggal : ……… Dekan,
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
DEPARTEMEN KEUANGAN MEDAN
NAMA : DENNY VALLIANSYAH
NIM : 082101159
PROGRAM STUDI : KEUANGAN
JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
MEDAN,
Menyetujui
Pembimbing,
Dra. Lucy Anna, M.Si
KATA PENGANTAR
Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas
kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu
persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma
III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat
beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah
membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh
dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFISIENSI KERJA PADA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI USU”.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa
sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali
sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu,
ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari
berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis, yaitu : ayahanda
Ferry Naslansyah dan Ibunda Chovy Yulida Sri Putri Nst yang telah merawat dan
membesarkan penulis hingga saat ini, serta semua pihak yang telah memberikan
bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik
menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc selaku PD I, Bapak Drs.Arifin
Lubis, MM, AK selaku PD II, Bapak Drs. Ami Dilham, M.Si selaku PD III
Fakultas Ekonomi USU
3. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi selaku Ketua Program Studi
Diploma III Keuangan.
4. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, selaku Sekretaris Pengelola Jurusan
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
5. Ibu Dra. Lucy Anna, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah
berbaik hati meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan
bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir,
sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
6. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, dan Ibu Dra. Lucy Anna, M.Si selaku Dosen
Penasehat Akademik.
7. Terima kasih pada Vinny, Vicko, Dinda , Melisa yang telah membantu
memberikan semangat dalam bentuk moril, materil dan doa kepadaku dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Terima kasih yang terspesial untuk sahabatku Amek, Chaitul, Dimas, Hendy,
9. Seluruh teman-teman DIII Keuangan khususnya stambuk 2008
10.Pegawai FE USU Kak Nur, Kak Ida, Kak Dani
Akhir kata, kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai
harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih. Dan besar harapan penulis
semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca
sekalian.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Medan, April 2012
Penulis
Denny Valliansyah
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian ... 5
D. Metode Penelitian ... 6
E. Sistematika Penulisan ………...………... 8
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI... 10
A. Sejarah Ringkas ... 10
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 13
C. Struktur Organisasi dan Personalia ... 14
D. Job Description ... 19
E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 24
F. Kinerja Usaha Terkini ... 25
G. Rencana Kegiatan ... 26
BAB III PEMBAHASAN... 29
A. Segi Usaha ... 29
B. Prestasi Kerja Pegawai ... 34
C. Sistem Kearsipan ... 36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 44
A. Kesimpulan ... 44
B. Saran ... 45
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ………... 16
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang
dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem,
prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan
kantor.
Setiap kantor mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan
didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi
sebuah organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi
merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan harus bebas dari cara kerja
yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang dilaksanakan harus sederhana.
kerja sehingga pekerjaan yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi
beberapa prioritas yang penting. Hal ini bertujuannya agar pekerjaan yang serupa
tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan,
penggunaan, dan penyimpanan informasi. Pekerjaan kantor sering disebut
pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu
adanya penerapan efisiensi kerja.
Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah agar tugas dilakukan dengan
benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai
tujuan atau misi kantor tersebut.
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk setiap kegiatan
organisasi dengan adanya tujuan untuk diperoleh hasil yang dikehendaki dengan
usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dengan pemakaian tenaga jasmani,
pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja
merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu tanpa mengurangi peroleh tujuan dan
merupakan cara yang termudah untuk mengerjakannya, termurah biayanya,
tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja
merupakan suatu proses dan hasil kerja efektif yang dicapai dari hasil usaha untuk
mencari yang lebih baik dan lebih mudah dilaksanakan.
Masalah yang sering dijumpai dalam pekerjaan kantor Program Studi
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat
pekerjaan pegawai saat pengolahan dan penyimpanan data.
3. Kurangnya mesin printer yang berkualitas baik, kadang-kadang ada
yang rusak, sehingga pegawai harus mengeprint pekerjaan di luar.
Berdasarkan uraian ini perlu dimiliki cara kerja yang efisien. Cara kerja
yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik
itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan dengan menggunakan
cara kerja yang sederhana, dengan menggunakan alat untuk mempercepat
penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi
tidak hanya dikalangan penting saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai
paling tidak penting.
Efisiensi kerja dapat ditetapkan terhadap prosedur, metode, formulir,
pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan mempercepat proses
penyelesaian tugas/pekerjaan.
Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di
dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para
pekerja Indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta
seringkali “diidentifikasikan” dengan efesiensi kerja yang rendah. Pengehematan
gerakan dan waktu guna menghindari berbagai tindakan yang tidak perlu dalam
penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk
mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.
Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja
monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta efisiensi pelaksanakaan
pekerjaan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu
yang mencerminkan “ wajah” atau mekanisme kerja sebuah organisasi.
Peningkatan kualitas erat kaitanya dengan pencapaian efisiensi kerja yang
baik. Efisiensi kerja dapat dicapai dengan pembenahan proses kerja melalui
peningkatan kualitas dari faktor-faktor produksi, yaitu: sumber daya manusia,
bahan baku yang digunakan, proses kerja yang diterapkan, mesin, dan lain-lain.
Efisiensi kerja akan menunjukkan suatu keadaan, cara penilaiannya
dilakukan dalam waktu sesaat, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan
momeduls penelitian. Prinsip efisiensi meliputi semua bidang pekerjaan, jika
prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas
yang baik. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi
pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisiensi”nya dengan
menggunakan suatu indikator kinerja.
Efisiensi merupakan suatu usaha untuk mencegah pemborosan bahan dan
tenaga kerja maupun hal yang merugikan. Efisiensi adalah perbandingan terbaik
antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian
efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara
hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta
sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input).
Berdasarkan uraian ini, maka penulis merasa tertarik untuk menulis
Dengan judul ini penulis ingin mengetahui bagaimana Efisiensi Kerja pada
kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam
aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.
B. Perumusan Masalah
Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak
terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan faktor
penghambat dalam mencapai tujuan usaha.
Dari pemikiran yang telah diuraikan dapat dirumuskan masalah agar
materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan
kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana
Efisiensi Kerja pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Efisiensi Kerja”.
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian
a. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor Program Studi
Diploma III Keuangan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan
pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor Program
Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
2. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja
dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor Program Studi
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap
kajian tersebut.
b. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana
efisiensi kerja dalam pekerjaan pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Metode Penelitian
1. Lokasi dan Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Program Studi
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M.
Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan ini dilakukan pengumpulan data
yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO. KEGIATAN
JULI 2011, MINGGU KE
1 2 3 4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dbagi dalam dua sumber,
yaitu :
a. Data Primer
Yaitu : data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek
penelitian, dimana data yang diperoleh dari lapangan, wawancara dan
Tanya jawab.
b. Data Sekunder
Yaitu : data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk
laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar
perusahaan, seperti : buku-buku, surat kabar dan media lainnya yang
3. Teknik Pengumpulan Data
a. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penelitian yang dilakukan dengan membaca buku, majalah dan bacan
lainnya yang berhubungan dengan objek yang diteliti. Data yang
dikumplkan peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling
mendekati pada permasalahan yang diteliti.
b. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapatkan
data yang diragukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh
melalui wawancara dan dokumentasi.
4. Metode Analisis Data
Metode yang digunakan adalah Metode Deskriptif. Metode Deskriptif adalah Metode analisa dengan terlebih dahulu mengumpulkan data, menyusun,
menggunakan, mengklarifikasikan, serta menginterpretasikan data sehingga
memberikan gambaran tentang efesiensi kerja pada Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi USU.
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam Bab ini dijelaskan secara ringkas Latar Belakang Masalah,
Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Metode
Penelitian yang terdiri dari Jadwal dan Lokasi Survei, Sumber dan Teknik
Pengumpulan data , Metode Analisis Data, dan Sistematika Penulisan.
BAB II. PROFIL INSTANSI
Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Tujuan Umum
Pendidikan Tinggi, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jaringan Usaha atau
Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III. PEMBAHASAN
Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan pepada Kantor
Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun
1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di
Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN )
dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi
Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan
Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan
tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987,
No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19
Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur
PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini.
Fakultas Ekonomi mengelola mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program
Pendidikan Strata -1 meliputi 3 ( tiga ) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan
tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11
Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan
Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada
di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
a. Dasar
Penyusunan Laporan Kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, berpedoman pada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara ( LAN )
No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri
Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu
Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta
Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas
jasmani menuju bangsa yang modern.
b. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara b1. Visi:
b2. Misi:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan ( customer ) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan
masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka
terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan
ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
sesuai dengan bidangnya.
C. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Rektor dan Pembantu Rektor
Dekan dan Pembantu Dekan
Dewan Pertimbangan Fakultas
Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas
Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
Kepala Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi
Intra Departemen Ketua Program Studi
C1. PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
C2. DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak
Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA,Ak
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, MS
Prof.Dr.Ramli, MS
Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc
Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi
Dr. Murni Daulay, SE, MSi
C3. DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekertaris : Dra. Marhayanie, MSi
Akuntansi
Ketua Departemen : Drs. Syafruddin Ginting, S. SE, MAFIS, Ak
Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar
DIPLOMA Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Beby Karina Fauzeea, SE, M.Si
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca
D. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan
mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan
akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan
kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada masyarakat
di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah
di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggung
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti
kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan /
pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap / tidak
tetap/emiritus, izin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca
Tugas sub bagian Perpustakaan :
1. Controller
a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU.
c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai
jurusan.
d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara
mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.
2. Laporan
a. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian
buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai
proses pendukung proses belajar.
b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.
c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf
administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak
sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.
E. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non - profit ( tidak
berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian
yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu
penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada
masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
F. Kinerja Usaha Terkini
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi,
disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan
tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang
bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas
juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil
b. Perkuliahan semester genap / ganjil
c. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil
d. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi
lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil
Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester
yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di
adakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa
baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh
Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan
S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang /
praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan
BAB III
PEMBAHASAN
Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau akivitas yang dilakukan dalam
pekerjaan kantor pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU
dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kanor adalah topik yang
akan dibahas pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati struktur
organisasi dan uraian tugas pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas
Ekonomi USU serta melihat bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari
masing-masing bagian berjalan dengan teratur dan baik.
Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang
perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang
dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam
pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari :
A. Segi Usaha
Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat
1. Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah.
Pada pekerjaan kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU
hal ini dapat dilihat dari :
a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor Program Studi
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan
memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan
yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.
b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Diploma
Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah
diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap
jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor Program Studi
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran
pekerjaan menurut urutan yang tepat.
c. Setiap alat tulis kantor (ATK) selalu disediakan tempat penyimpanannya.
d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor Program Study Diploma III
2. Pemakaian Tenaga
Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai efisiensi. Pada pekerjaan
kantor di Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU Hal ini dapat
dilihat dari :
a. Setiap pekerjaan kantor pada Program Studi Diploma III Keuangan
Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan : Komputer.
b. Pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU
setiap alat dapat diperoleh mudah.
c. Setiap pekerjaan pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas
Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam
satu proses.
3. Pemakaian Waktu
Pemakaian waktu pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas
Ekonomi USU selalu diusahakan seefisien mungkin. Pada pekerjaan kantor di
Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat
dari :
a. Rencana Kerja
Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU menyusun
dibuat pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU selalu
diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.
b. Disiplin
Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang
menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang,
apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan
hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan. Pelaksanaan disiplin kerja
pegawai pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah
baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai aktif dan disiplin
dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin
kerja pegawai untuk mewujudkan efisiensi
Jam kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :
1) Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib
2) Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib
3) Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib
Absensi kehadiran akan mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Untuk
meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk
diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, kenaikan gaji
peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi
pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang
optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan
demikian setiap pegawai di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan
dari organisasi dimasa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan
untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku
yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur.
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai
berikut :
a. Pekerjaan lebih cepat selesai.
b. Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.
c. Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik.
4. Pemakaian Ruang
Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa
pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari
mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat,
sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk
Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu
tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Kantor Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka efisiensi kerja dapat dilihat dari :
a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor Program Studi Diploma
III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner
(AC).
b. Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya,
arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang
menggunakanya. Misalnya alat-alat tulis. Pada kantor Program Studi
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum
setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.
B. Prestasi Kerja Pegawai
Prestasi kerja adalah hasil kerja yang diperoleh melalui fungsi-fungsi
pekerjaan tertentu / kegiatan selama waktu tertentu. Hasil kerja yang dicapai
dipengaruhi oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai
yang bersangkutan. Program penilaian prestasi kerja yang efektif memberikan
pedoman dan landasan bagi pimpinan organisasi untuk menaikkan gaji dan penaikan
mengerjakan pekerjaan mereka ketika dibandingkan dengan satu set standar, dan
kemudian mengkomunikasikannya denga para pegawai.
Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara antara lain:
1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan.
3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.
4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan.
5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.
Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Hukuman
Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran
terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan
takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan
penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan
benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja
pegawai, salah satunya adalah sebagai berikut :
a. Teguran lisan.
b. Mendapat surat peringatan dari pimpinan.
d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.
2. Motivasi
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan
membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai
hasil yang optimal.
3. Mutasi
Pegawai yang berprestasi rendah akan dimuasi ke pekerjaan yang lebih rendah
jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi kepekerjaan
yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks
prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat
diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
C. Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam
melaksanakan kegiatan pengarsipan.
4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak.
6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.
7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama.
8. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi.
Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya masuknya mahasiswa
baru, wisuda mahasiswa, mutasi mahasiswa, pemberian beasiswa,
perubahan data diri mahasiswa dan pemberian surat keterangan pada
mahasiswa.
Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Program Studi Diploma
III Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada
kekurangan-kekurangan yaitu :
1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak
rusak.
2. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.
3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip
yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit
menemukannya.
4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok
masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.
6. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang
masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat
ditemuka n.
Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada
kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU.
1. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang
disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap
harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam
setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan
segera diganti.
2. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha
sebagai berikut:
a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan
didalam maupun diluar kantor.
b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang
tidak berwewenang.
d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka.
h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan
penyimpanan arsip.
i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa
pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera
mengembalikannya.
3. Guna Arsip
Pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar
pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip
berguna bagi para Dosen, para Pegawai, maupun bagi Kasubag, pembantu Dekan,
dan Dekan.
Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Program Studi Diploma III Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Untuk Keperluan Administrasi.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem,
proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo (2006:20)
D. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU
menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan
karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi
USU.
Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Program Studi Diploma
III Keuangan Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk
mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan
informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor
untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan
dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.
Pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU
terdapat 3 P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas
kantor.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil
pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui
komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan
melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
Pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdapat 2 buah unit printer yang terletak di
masing-masing meja kerja pegawai.
c. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi
fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung
pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh.
d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip
Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah,
gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang
lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan
data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kantor Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi USU.
Di kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdapat 5 Filling Cabinet dan 5 lemari besi yang
digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.
E. Penilaian Kinerja
Efisiensi kerja pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi
USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan
tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja
merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas
dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang,
dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang
Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian pretasi kerja
pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :
1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.
2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegwai dan sejauh mana dia
dapat melaksanakan tugas ersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh
kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.
3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan
pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.
4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.
5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain.
6. Kehadiran dari pegawai.
7. Kerajinan.
Pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai penilai prestasi kerja pegawai
adalah :
1. Kepala Program Study Diploma
2. Kepala Tata Usaha
3. Pembantu Dekan II
Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja
perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian yang
dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan
USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui
informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KesimpulanDalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang
dapat bermanfaat pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Adapun kesimpulan adalah sebagai berikut :
1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Program Studi Diploma
III Keuangan USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana
dengan baik.
2. Pekerjaan kantor memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor
adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang
penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang
terpenting.
3. Efisiensi kerja pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas
Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga,
dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan
seminimal mungkin.
4. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang
pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan
5. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor Program Studi
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan
memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan
yang bersangkutan
6. Sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti
keterangan di bawah ini :
a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
c. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis
dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.
d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak.
e. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.
f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama.
B. Saran
Dari kesimpulan ini, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat
berguna bagi kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU
dalam rangka penerapan efisiensi kerja dan pekerjaan kantor dan bagi peneliti
Adapun saran-saran tersebut adalah :
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus
melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai
dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya
mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan.
2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi
keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu,
disarankan kepada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas
Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan
lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat
melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang
mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem
pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi
DAFTAR PUSTAKA
Anoraga, Pandji, 2000. Manajemen Bisnis, Rineka Cipta, Jakarta.
Moekijat, 1989. Tata Laksana Kantor, Mandar Maju, Bandung.
Munir Sukoco, Badri., 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta.
Situmorang, Syafrizal Helmi, 2007. Studi Kelayakan Bisnis, Buku I, USU Press, Medan.
