GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN PERGURUAN
KRISTEN IMMANUEL MEDAN
KERTAS KARYA
O
L
E
H
YESSIKA M. SIREGAR
NIM: 062201041
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS SASTRA
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
MEDAN
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinil dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan
untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi
lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan yang bukan
berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Juni 2009 Penulis,
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Gambaran Umum Perpustakaan Perguruan Kristen
Immanuel Medan
Oleh : Yessika M. Siregar
NIM : 062201041
Pembimbing I : Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si
NIP : 130802437
Tanda Tangan :
Tanggal :
Pembaca : Dra. Zaslina Zainudin, M.Pd
NIP : 131601063
Tanda Tangan :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Gambaran Umum Perpustakaan Perguruan Kristen
Immanuel Medan
Oleh : Yessika M. Siregar
NIM : 062201041
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua : Dra. Zurni Zahara, M.Si
NIP.130802473
Tanda Tangan :
Ak u t ahu, y a Tuhan
Bahw a m anusia t idak berk uasa Unt uk m enent uk an j alanny a, dan orang
y ang berj alan t idak berk uasa unt uk m enet apk an langk ahny a.
( Yerem ia 10: 23)
Tuhan, Engkau membuat segala sesuatu indah pada
waktunya seperti pada DIRIKU saat ini.
I want to be true to myself
To be someone I proud of
( Jes_schull)
Kert as kary a ini kupersem bahkan unt uk: Ay ah an da I r . P. Si r eg ar dan I b u n da Hi n sa Sim anj unt ak sert a Abangku Marnala dan Sy afril, a d i k - a d i k k u K r i st i n a , Ja st n e s d a n Ex i l o n a . Terim a kasih unt uk segenap kasih sayang, perhat ian
KATA PENGANTAR
Dengan segenap jiwa kuucapkan terima kasih kepada Tuhan Yesus
Kristus, atas berkat dan anugerahNya. Genaplah sudah sukacita penulis atas
terselesainya kertas karya ini. Penulisan kertas karya ini merupakan salah satu
syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Adapun judul Kertas
Karya ini “Gambaran Umum Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel
Medan”
Penulis telah mengerahkan segenap kemampuan dan usaha untuk
membuat kertas karya ini. Berbagai pengalaman sedih, senang dan mengharukan
telah penulis jalani dalam merampungkan kertas karya ini. Namun penulis
menyadari bahwa isi kertas karya ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, penulis
mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun menuju ke arah
kesempurnaan.
Dalam penulisan kertas karya ini penulis banyak mendapat bimbingan,
dorongan serta bantuan dari berbagai pihak baik berupa moril maupun materil.
Dalam kesempatan ini, Penulis mengucapkan terima kasih kepada:
• Bapak Drs. Syaifuddin, M.A, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
• Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara dan selaku dosen
pembimbing penulis, yang telah meluangkan waktu dan tenaga untuk
memberikan bimbingan dan petunjuk kepada penulis.
• Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Dosen pembaca yang telah memberikan bimbingan mengenai kertas karya ini.
• Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, selaku Dosen wali penulis selama perkuliahan yang telah banyak memberikan bimbingan selama penulis mengikuti
pendidikan.
• Seluruh staf pengajar pada Program Studi Ilmu Perpustakaan, yang telah membimbing dan memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis, sehingga
penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan baik.
• Sahabat-sahabatku Marpaida, Kristina, Martina, Emilo, Riris Desi, Belli, Lona, Gita, Nurina, Nepri, Agatha, Fadhil, Brian, Jushari, Ega dan masih
banyak lainnya yang telah memberikan dorongan, semangat dan doa kepada
penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
• Rekan-rekan GMKI Cabang Medan, khususnya Komisariat Fakultas Sastra-USU (B’Junifer, B’Hariandi, B’Tommy, B’Manrihot, B’Supriadi, B’Jogi,
Ester, Nelly, Rebecca, Swasti, Haradongan, Krisman, Desmika dan yang baru
maper semua, dll.) Tetaplah percaya, bahwasanya jika ingin maju, kita harus
mencari bukan menunggu.
• Keluarga B. Siregar, M. Siregar, Drs. F.K Simanjuntak, Kel. L. Marbun S. Sos, Kel. Ir. Partogi Simanjuntak yang selalu memberi semangat kepada
penulis dan semua keluarga yang lain yang tidak dapat disebutkan
satu-persatu.
• Teman Terbaikku, Martua Tambunan, terima kasih buat dukungan dan segenap bantuanmu, “be a strong man”.
• Teman sepermainanku, lely, henny, christin dan anak kost mandolin no. 9 atas semangatnya pada penulis.
Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi yang
membutuhkan dan dapat memperluas pemikiran serta wawasan di masa yang akan
datang.
Medan, Juni 2009 Penulis,
DAFTAR ISI
2.8 Pelayanan Pengguna ... 21
2.8.1 Pelayanan Sirkulasi ... 22
2.8.2 Pelayanan Referensi ... 24
2.8.3 Pelayanan Pendidikan Pengguna ... 25
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN PERGURUAN KRISTEN IMMANUEL MEDAN ... 27
3.1 Sejarah singkat Perpustakaan Perguruan ... 27
Struktur Organisasi ... 28
Pengguna Perpustakaan ... 30
Peraturan Perpustakaan ... 30
Anggaran Perpustakaan ... 31
Koleksi Perpustakaan ... 32
3.6.1 Jenis Koleksi ... 32
3.6.2 Jumlah Koleksi ... 33
Pembinaan Koleksi ... 34
Pengadaan ... 34
Pengolahan ... 36
Pemeliharaan ... 43
Pelayanan Pengguna... 43
Pelayanan Sirkulasi ... 44
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 48
4.1 Kesimpulan ... 48
4.2 Saran ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... 50
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan
Perpustakaan mempunyai peranan penting dalam mencerdaskan kehidupan
bangsa, karena perpustakaan adalah merupakan penyedia berbagai sumber
informasi. Tanpa perpustakaan, sekolah tidak dapat digolongkan sebagai sekolah
yang berkualitas dalam pelaksanaan proses belajar mengajar. Perpustakaan
sekolah merupakan perpustakaan yang berada di setiap jenjang pendidikan
sekolah mulai dari taman kanak-kanak hingga sekolah lanjutan atas. Perpustakaan
sekolah tidak dapat berdiri sendiri karena merupakan kesatuan yang terpadu
dengan sarana pendidikan lainnya.
Perpustakaan sekolah berfungsi sebagai pusat sumber belajar, pusat
penelitian sederhana, tempat membaca guna menambah ilmu pengetahuan dan
rekreasi. Untuk meningkatkan mutu perpustakaan sekolah dapat dilakukan dengan
berbagai upaya agar fungsi perpustakaan sekolah dapat tercapai. Perpustakaan
sekolah akan dapat berfungsi sebagai pusat sumber belajar apabila didukung oleh
berbagai fasilitas antara lain koleksi yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna.
Disamping perpustakaan sebagai pusat sumber belajar juga sebagai tempat
mengembangkan minat baca siswa.
Penyelenggaraan perpustakaan sekolah bukan hanya untuk mengumpulkan
dan menyimpan bahan pustaka/informasi yang dibutuhkan pengguna, tetapi juga
membantu siswa dan guru menyelesaikan tugas-tugas dalam proses belajar
mengajar. Koleksi yang disediakan perpustakaan sekolah untuk para siswa sesuai
dengan kebutuhan mereka dan sesuai dengan tujuan pendidikan serta kurikulum
sekolah. Pengembangan koleksi hendaknya sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan.
Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan adalah perpustakaan
yang terdapat di lingkungan sekolah dan digunakan untuk siswa serta staf
pengajar di lingkungannya. Perpustakaan memiliki koleksi buku-buku penunjang
kurikulum sekolah dan koleksi ilmu pengetahuan umum lainnya untuk
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas maka penulis
memilih judul tulisan kertas karya ini adalah “Gambaran Umum Perpustakaan
Perguruan Kristen Immanuel Medan”.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:
1) Untuk mengetahui kegiatan kerja yang dilakukan oleh pustakawan dalam
mengelola Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan.
2) Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi pustakawan dalam
mengelola Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan.
1.3. Ruang Lingkup
Tulisan ini membahas tentang gambaran umum Perpustakaan Perguruan
Kristen Immanuel Medan.
Untuk mempermudah pemahaman dalam penulisan kertas karya ini, maka
penulis membatasi cakupan tulisan ini mengenai sejarah singkat perpustakaan,
struktur organisasi perpustakaan, pengguna perpustakaan, peraturan perpustakaan,
anggaran perpustakaan, koleksi perpustakaan, pengadaan, pengolahan, pelayanan,
dan perawatan bahan pustaka.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan penulis dalam mengumpulkan data adalah sebagai
berikut:
1. Observasi, penulis mengadakan pengamatan langsung ke Perpustakaan
Perguruan Kristen Immmanuel Medan.
2. Studi Kepustakaan, yaitu membaca dan memahami bahan-bahan pustaka
atau literatur baik berupa buku, jurnal, majalah, dokumen lain yang
berkaitan dengan topik yang dibahas.
3. Wawancara, melakukan tanya jawab langsung dengan pustakawan yang
bertugas pada setiap bagian di Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang melayani siswa, guru dan
karyawan dari suatu sekolah tertentu. Perpustakaan Sekolah didirikan untuk
menunjang pencapaian tujuan sekolah, yaitu pendidikan dan pengajaran seperti
digariskan dalam kurikulum sekolah.
Menurut Rachman (2006: 35) menyatakan bahwa, “Perpustakaan sekolah
adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga pendidikan dasar dan
menengah”. Pada hakikatnya tidak ada perbedaan antara Perpustakaan Perguruan
Tinggi dengan Perpustakaan Sekolah, kedua-duanya berperan sebagai sarana
penunjang kegiatan belajar mengajar.
Sedangkan menurut pendapat Sukarman (2000: 4) perpustakaan sekolah
adalah:
Perpustakaan yang berada pada lembaga pendidikan sekolah, yang merupakan bagian integral dari sekolah yang bersangkutan, dan merupakan sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan.
Perpustakaan sekolah merupakan bagian penting dari komponen
pendidikan yang tidak dapat dipisahkan keberadaannya dari lingkungan sekolah.
Perpustakaan sekolah juga sebagai salah satu sarana pendidikan penunjang
kegiatan belajar siswa dalam memacu tercapainya tujuan pendidikan di sekolah
(Darmono, 2001: 1).
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan sekolah
merupakan bagian integral dari program sekolah secara keseluruhan dan
merupakan sumber belajar di lingkungan sekolah.
2.2 Tujuan dan Fungsi
2.2.1 Tujuan Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan
sekolah. Menurut Sukarman (2000: 5), ”Tujuan Perpustakaan Sekolah adalah
sebagai sumber belajar dan bagian integral dari sekolah bersama-sama dengan
sumber belajar lainnya bertujuan mendukung proses kegiatan belajar mengajar
demi tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan”.
Sedangkan menurut Rachman (2006: 37) secara umum tujuan
Perpustakaan Sekolah diselenggarakan sebagai:
Suatu perangkat kelengkapan pendidikan untuk bersama dengan kelengkapan-kelengkapan yang lain guna meningkatkan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa, kecerdasan dan keterampilan, mempertinggi budi pekerti dan mempertebal semangat kebangsaan dan cinta tanah air agar dapat menumbuhkan manusia-manusia pembangunan yang dapat membangun dirinya sendiri serta bersama-sama bertanggung jawab atas pembangunan bangsa berdasarkan sistem pendidikan nasional yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.
Secara khusus tujuan Perpustakaan Sekolah adalah sebagai berikut:
1) Mengembangkan minat, kemampuan, dan kebiasaan membaca; 2) Mendayagunakan budaya tulisan;
3) Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, dan memanfaatkan informasi;
4) Mendidik siswa agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka; 5) Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri;
6) Memupuk minat dan bakat;
7) Menumbuhkan penghargaan (apresiasi) terhadap pengalaman imajinatif; dan
8) Mengembangkan kemampuan memecahkan masalah-masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggung jawab dan usaha sendiri.
Kegiatan perpustakaan sekolah diharapkan harus menunjang kurikulum
sekolah. Dengan tersedianya perpustakaan para siswa mendapat kesempatan untuk
mempertinggi daya serap dan memperdalam proses pendidikan, sedangkan kepada
guru diharapkan dapat memperluas cakrawala pengetahuannya dalam kegiatan
belajar mengajar.
2.2.2 Fungsi Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah merupakan salah satu sarana dan fasilitas
penyelenggaraan pendidikan, sehingga setiap sekolah semestinya memiliki
pendidikan yang penting. Tetapi karena berbagai alasan kenyataannya belum
setiap sekolah mampu menyediakan perpustakaan sebagaimana diharapkan.
Menurut Rachman (2006: 38) Perpustakaan Sekolah memiliki berbagai
fungsi antara lain:
1) Fungsi pendidikan; perpustakaan merupakan sarana kegiatan belajar mengajar untuk membantu siswa dalam memperjelas pengetahuan tentang pelajaran yang diperolehnya di dalam kelas.
2) Fungsi informasi; perpustakaan merupakan sarana untuk menemukan sumber informasi yang dapat memperkaya pengetahuan siswa dan menunjang proses pembelajaran.
3) Fungsi penelitian; membantu siswa dalam pelaksanaan penelitian yang sifatnya sederhana berkaitan dengan mata pelajaran yang dipelajari/diajarkan.
4) Fungsi rekreasi; merupakan tempat rekreasi, masuk perpustakaan membaca bacaan yang segar untuk menambah wawasan dan pengetahuan merupakan rekreasi yang sehat dan mendidik serta menghilangkan kejenuhan bagi siswa dan guru.
5) Fungsi kebudayaan; merupakan tempat melestarikan kebudayaan, baik kebudayaan lokal, daerah, maupun nasional.
6) Fungsi kreatifitas; membantu siswa mengembangkan kegemaran dan hobi. Untuk menunjang hal tersebut diperlukan buku-buku yang dapat meningkatkan daya kreasi siswa.
7) Fungsi dokumentasi; menjadi pusat dokumentasi sekolah dari berbagai kegiatan yang pernah dilakukan sekolah, baik siswa maupun guru.
Perpustakaan sekolah sebagai perangkat pendidikan di sekolah merupakan
bagian integral dalam sistem kurikulum sekolah berfungsi sebagai:
a. Pusat kegiatan belajar mengajar
Perpustakaan sekolah menyediakan koleksi bahan pustaka untuk mendukung proses belajar mengajar.
b. Pusat penelitian sederhana
Perpustakaan sekolah menyediakan koleksi bahan pustaka yang bermanfaat untuk melaksanakan penelitian sederhana bagi peserta didik.
c. Pusat membaca guna menambah ilmu pengetahuan dan rekreasi
Dari uraian ini dapat dilihat, jelas bahwa perpustakaan sekolah mutlak
harus memenuhi fungsi tersebut dengan menyediakan koleksi yang dapat
mendukung kebutuhan pengguna perpustakaan sekolah. Perpustakaan sekolah
harus dapat menciptakan suasana yang mendukung fungsi tersebut.
2.3 Sasaran Perpustakaan Sekolah
Menurut Rachman (2006: 39) sasaran yang ingin diraih oleh Perpustakaan
Sekolah adalah:
1) Terwujudnya sumber belajar yang menjadi pusat kegiatan belajar mengajar di sekolah lanjutan sehingga dapat membantu pengembangan bakat dan minat siswa dan guru.
2) Terbinanya siswa menjadi gemar membaca, biasa membaca, terampil dan merasa perlu membaca serta meningkatkan kemampuan untuk belajar mandiri menuju tercapainya cita-cita pendidikan seumur hidup. 3) Meningkatnya mutu luaran yang cerdas dan mampu bersaing dalam era
globalisasi.
4) Terwujudnya masyarakat berbasis informasi dan pengetahuan.
5) Tersedianya layanan informasi yang demokratis untuk semua warga sekolah tanpa ada perbedaan layanan karena perbedaan gender, agama, suku, bahasa atau status sosial.
2.4 Organisasi
Perpustakaan sekolah sebagai bagian integral dari sekolah berada di bawah
tanggung jawab Kepala Sekolah. Perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar,
kedudukannya sejajar dengan sumber belajar lainnya seperti laboratorium, ruang
keterampilan/kesenian, dan bengkel kerja praktek. Perpustakaan sekolah adalah
unit kerja yang melakukan kegiatan/fungsi pengadaan, pengolahan, penyimpanan,
dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka untuk mendukung proses belajar
mengajar.
Kegiatan-kegiatan/fungsi-fungsi tersebut dalam istilah perpustakaan
dikelompokkan menjadi dua:
1. Layanan teknis yaitu kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka.
2. Layanan pengguna yaitu kegiatan yang memberikan layanan kepada
pengguna perpustakaan seperti layanan sirkulasi (peminjaman), layanan
Untuk melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, perpustakaan sekolah
dipimpin oleh Kepala Perpustakaan Sekolah yang ditunjuk/ditetapkan berdasarkan
surat tugas/surat keputusan Kepala Sekolah. Kepala Perpustakaan Sekolah dalam
melaksanakan tugasnya dibantu oleh tenaga yang bertugas melaksanakan fungsi
layanan teknis dan layanan pengguna. Tenaga yang bertugas dalam layanan teknis
dan layanan pengguna bertanggung jawab kepada kepala perpustakaan
(Sukarman, 2000: 7).
Menurut Darmono (2001: 32 ), ”Struktur organisasi dapat digambarkan dalam sebuah bagan. Sebaiknya dalam sebuah struktur organisasi juga perlu dipertimbangkan masuknya unit atau komisi sebagai lembaga pertimbangan yang secara teknis tidak ikut campur dalam urusan operasional perpustakaan, akan tetapi jika diminta bisa memberikan masukan ide maupun pemikiran tentang kemajuan perpustakaan. Di lingkungan sekolah, komisi ini adalah dewan guru”.
Tidak semua guru yang duduk dalam dewan guru dapat melakukan pertimbangan
kepada perpustakaan, akan tetapi cukup beberapa guru yang dipandang memiliki
kemauan dan kemampuan dalam bidang itu. Beberapa contoh bagan Struktur
Organisasi Perpustakaan Sekolah adalah sebagai berikut:
Gambar 1: Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Sekolah Kepala
Sekolah
Kepala Perpustakaan
Tata Usaha Perpustakaan Dewan
Guru
Bag. Layanan Teknis
Bag. Layanan Pembaca
Garis koordinasi
Catatan:
1. Bila perpustakaan sekolah tidak ada kepala perpustakaan karena kondisi
sekolah yang tidak memungkinkan maka dapat diangkat guru pustakawan
yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan operasional perpustakaan.
2. Antara bagian layanan teknis dan layanan pembaca dipisahkan untuk
menunjukkan bahwa kedua bagian tersebut memang secara substansi kegiatan
sangat berbeda. Pemisahan tersebut bukan berarti harus ada dua tenaga. Jika
dipandang cukup hanya satu tenaga, bisa saja dilaksanakan. Bagian layanan
teknis bertanggung jawab mulai dari pengadaan bahan pustaka sampai proses
pembuatan katalog dan penyusunan kartu katalog. Bagian layanan pembaca
bertanggung jawab pada kegiatan layanan di semua lini layanan mulai dari
peminjaman buku, layanan referensi dan layanan penelusuran informasi.
Gambar 2: Bagan Struktur Organisasi Perpustakan Sekolah
Catatan:
1. Antara bagian layanan teknis dan bagian layanan pembaca dikerjakan secara
tidak terpisah.
2. Guru Pustakawan atau Petugas perpustakaan membawahi bagian layanan
teknis dan layanan pembaca. Guru pustakawan merangkap bagian tata usaha
perpustakaan.
3. Model ini sesuai untuk sekolah yang kondisi minat baca mulai tumbuh dan
jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan belum begitu banyak. Kepala
Sekolah
Guru/Petugas Perpustakaan
Tata Usaha Perpustakaan
Bag. Layanan Teknis
Gambar 3: Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Sekolah
Catatan:
1. Antara bagian tata usaha perpustakaan, bagian layanan teknis dan bagian
layanan pembaca dikerjakan secara tidak terpisah.
2. Guru Pustakawan atau Petugas perpustakaan merangkap petugas pada tiga
bagian yaitu bagian layanan teknis, bagian layanan pembaca, dan bagian tata
usaha perpustakaan.
3. Model ini biasanya cocok untuk Sekolah Dasar, yang pada umumnya tenaga
di SD sangat terbatas jumlahnya.
(Sumber: Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah,
Jakarta: Grasindo).
Dengan adanya bagan struktur organisasi perpustakaan maka dapat
disimpulkan bahwa dalam pencapaian tujuan perpustakaan sekolah maka perlu
merefleksikan jaringan kerja sama dan komunikasi dari berbagai unit kerja dalam
melaksanakan tugas disertai tanggung jawab dari masing-masing pustakawan.
2.5 Koleksi
Menurut Rachman (2006: 39), ”Koleksi perpustakaan sekolah adalah
sesuai dengan kebutuhan, pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik,
kecerdasan, intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan masyarakat sekolah,
terutama siswa”.
Kepala Sekolah
Guru/Petugas Perpustakaan
Tata Usaha Perpustakaan
Bag. Layanan Pembaca Bag. Layanan
Koleksi perpustakaan sekolah terdiri dari:
a. Buku teks pelajaran yang mendukung setiap mata pelajaran termasuk buku pegangan guru, yaitu buku yang mendampingi buku teks pelajaran dan diperuntukkan bagi para guru;
b. Buku rujukan (referensi) dan bahan bukan buku;
c. Buku pengayaan, baik untuk mendukung semua mata pelajaran yang terdapat di sekolah tersebut atau koleksi lain yang mendukung tujuan umum pendidikan, termasuk koleksi yang bersifat hiburan, dan
d. Sumber belajar lain, diantaranya berupa koleksi multi media, situs web (website), globe, CD, dan sebagainya (Rachman, 2006: 40).
Sedangkan menurut Darmono (2001: 53), jenis koleksi perpustakaan
sebagai berikut:
a. Buku
Buku merupakan koleksi yang paling umum yang dihimpun perpustakaan. Beberapa jenis buku adalah sebagai berikut:
1. buku teks (buku wajib), yang telah digariskan oleh pemerintah. 2. buku penunjang, buku pengayaan yang telah mendapat
rekomendasi dari pemerintah untuk digunakan di sekolah-sekolah. 3. buku-buku jenis fiksi serta buku bergambar yang dapat
merangsang rasa ingin tahu dan dapat mengembangkan imajinasi anak didik.
4. buku populer (umum) merupakan buku yang berisi ilmu pengetahuan secara umum dan populer.
b. Koleksi Referens
Koleksi referens sebenarnya juga dalam bentuk buku, yang membedakan dengan buku adalah isi dan cara penyusunannya. Isi buku referens tidak mendalam dan kadang-kadang hanya memuat informasi tertentu saja. Buku referens tidak perlu dibaca secara keseluruhan sehingga cara penyusunannya berbeda dengan susunan buku.
c. Sumber Geografi
Sumber geografi sangat diperlukan oleh perpustakaan. Bentuk sumber geografi pada umumnya adalah atlas, globe, peta, serta gazetter.
d. Jenis Serial (Terbitan Berkala)
Pada umumnya terbitan berkala berupa majalah dan koran. Majalah dan koran diperlukan sebagai koleksi perpustakaan karena keduanya berisi berita aktual yang meliputi berbagai aspek kehidupan manusia. e. Bahan Mikro
Bahan mikro adalah koleksi perpustakaan yang merupakan alih media dari buku ke dalam bentuk mikro seperti mikrofilm dan mikrofice. f. Bahan Pandang Dengar (Audio Visual)
dengar merupakan media pembawa pesan yang sangat kuat untuk bisa ditangkap oleh manusia.
Berdasarkan uraian yang telah diuraikan di atas maka koleksi
Perpustakaan Sekolah harus menyediakan bermacam-macam bahan pustaka baik
yang berupa buku maupun bukan berupa buku (non book material), baik fiksi
maupun non fiksi.
2.6 Pembinaan Koleksi
Pembinaan koleksi merupakan faktor yang memegang peranan penting
untuk menunjang fungsi dan tugas perpustakaan sebagai pusat sumber informasi.
Selain itu, untuk menarik minat pembaca agar tetap mau mengunjungi
perpustakaan adalah dengan memberikan pelayanan yang baik terhadap
pengunjung oleh para pelaksana perpustakaan. Pembinaan koleksi merupakan
kerja pelayanan teknis yang dilakukan oleh pustakawan dalam bidang pengadaan,
pengolahan, dan pemeliharaan koleksi.
Pembinaan koleksi dimaksudkan untuk membina koleksi dengan
sebaik-baiknya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan siswa yang akan dilayani.
Pembinaan koleksi merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan
mempertemukan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan
perpustakaan (http://meidi-aa.web.ugm.ac.id/wordpress/?p=7).
Dengan kegiatan ini diharapkan perpustakaan dapat memberi, serta
menyediakan sumber ilmu pengetahuan dan informasi sesuai dengan kebutuhan
pengguna perpustakaan dalam mensukseskan proses belajar mengajar sesuai
dengan kurikulum yang sedang berjalan.
2.6.1 Pengadaan
Menurut Lasa (2007: 64) pengadaan koleksi perpustakaan sekolah
diperlukan beberapa pertimbangan, antara lain:
1. Kebijakan kepala sekolah dengan mempertimbangkan saran para guru, komite sekolah, petugas perpustakaan, karyawan, dan siswa.
3. Adanya kerja sama dengan pihak lain dalam pengadaan seperti bekerja sama dengan penerbit, LSM, perpustakaan daerah, yayasan, atau organisasi keagamaan.
Bahan informasi yang diterima perpustakaan sekolah bisa berasal dari
pembelian, sumbangan, infak, titipan, tukar menukar, atau membuat sendiri.
1) Pembelian
Penambahan koleksi perpustakaan bisa dari pembelian. Untuk itu perlu penetapan anggaran antara 5-10 % dari seluruh anggaran sekolah. Anggaran ini ditetapkan pada awal tahun dan disetujui oleh komite sekolah.
2) Sumbangan
Untuk memperoleh sumbangan, perpustakaan sekolah harus aktif memperkenalkan diri dan mencari peluang untuk memeroleh sumbangan. Sumbangan buku atau majalah bisa diperoleh dari penerbit, perpustakaan daerah, pemerintah masyarakat, yayasan, atau organisasi keagamaan.
3) Tokoh-tokoh masyarakat, guru, atau siswa sering memiliki buku-buku atau majalah di rumah
Mengingat berbagai kesibukan, maka buku-buku dan majalah-majalah itu tidak sempat dibaca. Agar bahan informasi lebih memberikan manfaat, sebaiknya dititipkan ke perpustakaan sekolah. Buku-buku ini cukup dicatat dan tidak perlu diproses seperti buku-buku lain. Sebab koleksi ini sewaktu-waktu bisa diambil oleh pemiliknya.
4) Tukar menukar
Koleksi yang tidak relevan dengan visi, misi, dan tujuan perpustakaan sekolah itu, maka koleksi ini dapat ditukarkan ke lembaga lain yang lebih sesuai. Penukaran ini harus didasarkan dengan keikhlasan dan bertujuan untuk ikut mencerdaskan kehidupan bangsa.
5) Membuat sendiri
Pihak sekolah bisa membuat kebijakan untuk membuat bahan informasi sendiri, antara lain dengan kliping, pengumpulan makalah seminar, pengumpulan bahan ajar, atau pengumpulan soal-soal ujian (Lasa, 2007: 65).
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan koleksi
Perpustakaan Sekolah adalah sebagai berikut:
1. Alat seleksi/pemilihan
Untuk mendukung proses pemilihan bahan pustaka secara baik dan optimal perlu ditetapkan alat bantu seleksi, antara lain: Daftar judul buku yang Disahkan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah, katalog atau brosur penerbit, timbangan/resensi buku, daftar terbitan berkala, dan usulan dari siswa/guru.
2. Tim seleksi
unsur pustakawan, guru, dan pengguna. Tim Seleksi dibentuk oleh Kepala Sekolah.
3. Kebijakan seleksi bahan pustaka
Dalam melaksanakan seleksi/pemilihan bahan pustaka hendaknya berpedoman pada kebijakan tertulis. Kebijakan tertulis ini dalam kurun waktu tertentu selalu disempurnakan sesuai dengan perkembangan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
a. Pemilihan dilakukan dengan cermat berdasarkan skala prioritas, azas manfaat dan efisiensi
b. Bahan pustaka dipilih yang mutakhir
c. Komposisi cakupan subyek dan jenis koleksi hendaknya proposional diupayakan memenuhi kebutuhan, dan memuaskan para pengguna.
4. Pemilihan bahan pustaka
Pemilihan bahan pustaka dilakukan oleh Tim Seleksi dengan berpedoman pada kebijakan seleksi dan alat bantu seleksi. Hasil seleksi dituangkan dalam Daftar Bahan Pustaka Hasil Pemilihan Tim Seleksi.
5. Pengadaan bahan pustaka
Pengadaan bahan pustaka berpedoman pada daftar bahan pustaka hasil pemilihan Tim Seleksi, dengan tetap memperhatikan koleksi yang sudah tersedia pada perpustakaan sekolah. Jangan sampai terjadi judul yang sudah ada dibeli ulang (Sukarman 2000: 18).
Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan melalui berbagai cara yaitu:
• Pembelian: pembelian langsung atau pemesanan kepada penerbit, toko buku, atau agen, baik pemesanan secara tetap (standing order) atau sesuai kebutuhan.
• Tukar menukar: biasanya dilakukan dengan perpustakaan atau lembaga lain. Untuk melakukan cara ini perpustakaan harus mempunyai bahan pustaka yang dapat dipertukarkan, seperti terbitan perpustakaan, atau diambil dari koleksi yang jumlah copynya berlebih.
• Hadiah dari siswa yang telah tamat, dari penerbit, atau lembaga lain: penambahan melalui cara ini lebih ekonomis, tetapi sering tidak sesuai dengan kebutuhan dan bahkan kadang-kadang sudah kadaluwarsa. Oleh karena itu, perpustakaan harus selektif secara ketat agar tidak terjadi peledakan koleksi tidur, antara lain dengan cara memberikan daftar judul bahan pustaka diperlukan kepada para calon pemberi hadiah.
• Titipan: perpustakaan kadang-kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari perorangan atau lembaga lain agar bisa dimanfaatkan oleh pemakai perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan sekedar menjaga keberadaannya tanpa memikul resiko.
2.6.2 Pengolahan
Menurut Sukarman (2000: 19) menyatakan bahwa, ”Bahan pustaka yang telah diadakan segera diolah untuk dapat dimanfaatkan oleh pengguna. Tujuan pengolahan koleksi adalah membuat sarana temu kembali sehingga memungkinkan pengguna menemukan kembali koleksi yang diperlukan melalui kartu katalog dan atau melalui susunan koleksi di rak”.
Pengolahan bahan pustaka menurut Sukarman (2000: 20) adalah:
1. Inventarisasi
Inventarisasi adalah kegiatan memeriksa, memberi stempel, dan mencatat/mendaftar semua koleksi perpustakaan dalam buku induk dan diberi nomor induk, setiap satu eksemplar satu nomor. Setiap jenis koleksi dicatat dalam buku induk tersendiri seperti Buku induk untuk mencatat koleksi buku, majalah, surat kabar, dan lain-lain.
Kolom pada Buku Induk untuk buku antara lain:
nomor urut buku dimasukkan
tanggal pemasukan ke buku induk
nomor induk
pengarang
judul
edisi dan tahun
penerbit
sumber (hadiah atau tukar menukar)
harga (kalau dibeli)
keterangan lain yang perlu misalnya bahasa, bentuk kemasan seperti CD, Kaset, Video, Film Strip dan sebagainya
Tabel I: Contoh Buku Induk
No Tanggal
Pembelian
Nomor
Induk
Pengarang Judul Penerbit,
edisi dan
Katalogisasi adalah kegiatan membuat entri dalam kartu atau daftar mengenai buku dan bahan pustaka lainnya yang ada dalam koleksi perpustakaan yang disusun menurut aturan tertentu. Katalogisasi diawali dengan kegiatan pengatalogan deskriptif yaitu menentukan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan. Kegiatan ini berpedoman pada Peraturan Katalogisasi Indonesia edisi 4 (Perpustakaan, Nasional, 1994) yang bersumber pada peraturan pengatalogan standar internasinal yaitu ”The Anglo American Cataloguing Rules” (AACR). Kegiatan dilanjutkan dengan pembuatan kartu katalog yang kemudian digandakan sesuai kebutuhan (pengarang, judul, subyek, dan jejakan lain) serta shelf list dan dijajarkan pada laci-laci katalog.
3. Klasifikasi
Klasifikasi adalah kegiatan menganalisa isi bahan pustaka dan menetapkan kode menurut sistem tertentu yang tepat untuk sebuah buku, karangan dalam majalah dan lain-lain. Penetapan nomor klasifikasi bahan pustaka menggunakan sarana bantu ”Terjemahan Ringkasan Desimal dan Indeks Relatif: disesuaikan dengan DDC 20” (Perpustakaan Nasional, 1983). Mekanisme skema klasifikasi tersebut di atas perlu dipahami untuk menjamin kelancaran dan ketaatasasan klasifikasi. 4. Penyelesaian
5. Pengaturan koleksi
Penempatan koleksi perpustakaan sekolah diatur sedemikian rupa agar para pengguna mudah mencari koleksi yang diperlukan.
a) Pengaturan Buku
Buku diatur menurut urutan subyek dan ditempatkan pada rak buku yang tersedia. Buku yang berukuran lebih tinggi atau lebar (oversize books) ditempatkan terpisah dari buku yang berukuran biasa. Selain itu, pengaturan buku juga disesuaikan dengan kegunaan masing-masing buku tersebut, misalnya, buku-buku rujukan tidak disatukan dengan buku-buku pelajaran.
b) Pengaturan Majalah
Majalah lepas disimpan dalam kotak dan ditempatkan pada rak berdasarkan urutan abjad judul majalah. Majalah yang dianggap penting, setelah lengkap terkumpul, kemudian dijilid. Penyusunan majalah yang sudah dijilid di dalam rak juga berdasarkan urutan abjad judul majalah atau nomor klasifikasi.
c) Pengaturan Surat Kabar
Surat kabar baru disusun pada alat penjepit surat kabar. Setelah terkumpul lengkap selama satu minggu, surat kabar dikeluarkan dari alat penjepit untuk menunggu pengolahan selanjutnya misalnya, menjadi koleksi guntingan surat kabar atau untuk penyusunan indeks artikel surat kabar. Setelah jangka waktu tertentu koleksi surat kabar dikeluarkan dari koleksi.
d) Pengaturan Bahan Bukan Buku
Koleksi bukan buku, misalnya peta, bahan audio-visual, disket, CD, dan lain-lain ditempatkan pada tempat khusus sesuai dengan jenis bahan tersebut. Ada yang ditempatkan dalam map khusus dan dijajarkan dalam lemari arsip (filling cabinet) atau ditempatkan dalam kotak khusus yang dibuat untuk menyimpan bahan-bahan tersebut. Untuk memudahkan penelusuran, masing-masing map atau kotak diberi label yang memuat deskripsi bibliografi pustaka yang bersangkutan.
Pemeliharaan
Tujuan pemeliharaan bahan pustaka adalah agar kandungan informasinya
lebih awet, lebih luas penyebarannya, dan agar dikembangkan lebih lanjut.
Adapun pemeliharaan ini dapat dilakukan dengan cara reproduksi, penjilidan,
laminasi/penyampulan, penyiangan, dan fumigasi (Lasa, 2007: 162).
Menurut Sukarman (2000: 22), “Pemeliharaan koleksi perpustakaan
merupakan kegiatan yang cukup penting untuk menjaga agar koleksi perpustakaan
tidak cepat rusak atau bahkan musnah. Tujuan pemeliharaan antara lain
Menurut Rachman (2006: 23-26), Adapun kegiatan pemeliharaan koleksi
dan faktor perusak bahan pustaka serta cara mengatasinya antara lain yaitu:
1. Kegiatan pemeliharaan koleksi meliputi reproduksi, penjilidan, laminasi, dan penyiangan.
a. Reproduksi dilakukan terhadap koleksi langka yang hendak dilestarikan. Selain itu, reproduksi juga dilakukan atas pustaka yang mudah rusak karena jenis kertasnya, ataupun bentuknya. Reproduksi dilakukan dengan cara:
1) Fotokopi
2) Membuat bentuk mikro
3) Membuat duplikasi dari pustaka bukan buku dan koleksi yang sering digunakan.
b. Penjilidan
Kegiatan ini dilakukan terhadap:
1) Bahan pustaka yang rusak sampulnya 2) Bahan pustaka yang sampulnya terlalu tipis 3) Bahan pustaka yang terlepas jilidannya 4) Majalah yang nomornya telah lepas.
Penjilidan dapat dilakukan oleh perpustakaan sendiri atau oleh pihak luar. Dalam kegiatan penjilidan, perpustakaan diharuskan melengkapi lembar catatan penjilidan untuk buku, majalah, atau dokumen lain.
c. Laminasi
Pelestarian dengan cara laminasi yaitu memberi pelindung plastik pada dokumen agar bahan pustaka tersebut tidak sobek atau hancur. Cara lain untuk penanganan bahan pustaka pola laminasi dapat dilakukan dengan pelapisan/penyemprotan bahan pustaka dengan kimia (coating).
d. Penyiangan
Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian diputuskan untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemutakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.
Bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi: 1) Bahan pustaka yang isinya sudah tidak sesuai lagi 2) Edisi dan cetakan lama
3) Bahan pustaka yang rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi 4) Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap
2. Faktor perusak pustaka dan cara mengatasinya. a. Faktor fisik
1) Keausan yang terjadi karena perlakuan yang kurang tepat terhadap pustaka pada saat pengiriman, penempatannya di rak, frekuensi pemakaian, penanganan yang salah oleh pengguna atau petugas pada waktu pengembalian dan penempatan kembali pada rak.
2) Debu dan kotoran yang terjadi karena kurang bersihnya lingkungan perpustakaan.
3) Cahaya matahari yang langsung mengenai pustaka.
Cara mengatasi kerusakan atau pencegahan kerusakan karena faktor fisik ini adalah:
1) Pustaka diperlakukan dengan hati-hati pada waktu pengiriman, penempatan, dan pengambilan pada rak, waktu membaca, membuka dan menutup buku.
2) Bahan yang mudah rusak harus dijilid terlebih dahulu sebelum dimasukkan dalam koleksi.
3) Memelihara kebersihan gedung dan lingkungan sekitar perpustakaan. Gunakan alat pendingin (AC) bila memungkinkan.
4) Hindarkan pustaka dari cahaya matahari langsung.
b. Faktor kimiawi atau iklim
1) Kelembaban udara yang terlalu tinggi 2) Suhu udara yang fluktuatif
3) Reaksi kimia yang terjadi karena proses oksidasi dan hidrolisa materi pustaka
4) Pencemaran udara.
Cara mengatasi faktor kimiawi dan iklim ini adalah:
1) Mengurangi kelembaban, mengatur suhu udara dan mengurangi pencemaran udara dengan pengaturan ventilasi yang baik, memasang kipas penghisap udara (exhaustfan), atau memasang pendingin ruangan (AC) apabila memungkinkan.
2) Tidak terlalu rapat dalam menempatkan pustaka.
3) Koleksi mikrofilm atau mikrofis sebaiknya disimpan dalam kotak berbahan kayu atau polyester, dan bukan logam.
c. Faktor hayati
Beberapa faktor hayati perusak pustaka antara lain: 1) Jamur (cendawan)
2) Serangga, seperti kecoak dan ngengat 3) Hewan pengerat terutama tikus
Beberapa cara mengatasi faktor-faktor hayati di atas adalah sebagai berikut:
• mengurangi kelembaban
• menghindari adanya debu, kotoran, minyak atau bahan organik lainnya
• tidak menggunakan perekat yang mengandung omylum untuk menjilid tetapi bahan sintetis seperti misalnya polyvinyl
acetat
• mengatur suhu udara ruangan agar tidak terlalu tinggi
• menggunakan bahan fungisida untuk membasmi cendawan (dengan bantuan ahli)
• menggunakan larutan kimia yang tidak berbahaya bagi manusia.
2) Kerusakan karena serangga dapat diatasi dengan:
• mengatur kelembaban udara dalam ruangan dengan sekitar 50 %
• mengatur suhu ruangan sekitar 20-24 derajat Celsius
• memelihara kebersihan ruangan
• mengadakan fumigasi dengan bantuan ahli. 3) Hewan pengerat dapat diatasi dengan:
• memelihara kebersihan ruangan
• tidak meninggalkan sisa makanan dalam ruangan
• menggunakan bahan pembasmi tikus
2.7 Pelayanan Perpustakaan
2.7.1 Sistem Pelayanan Perpustakaan
Menurut Darmono (2001: 137) menyatakan bahwa, “Sistem pelayanan
perpustakaan ada dua macam yaitu pelayanan yang bersifat terbuka dan pelayanan
yang bersifat tertutup”. Pengelompokan ini didasarkan pada kebebasan yang
diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna perpustakaan dalam menemukan
koleksi yang dimiliki perpustakaan. Kedua sistem ini pada dasarnya bertujuan
untuk:
• Mengamankan koleksi perpustakaan serta menghindari atau menekan terjadinya kehilangan koleksi perpustakaan,
• Mengetahui siapa peminjam koleksi perpustakaan dan berapa yang sedang dipinjamnya,
2.7.1.1 Sistem Pelayanan Terbuka
Menurut Darmono (2001: 139), ”Layanan sistem terbuka adalah sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan”.
Pendapat lain menyatakan layanan sistem terbuka adalah, ”Sistem yang
memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan untuk memilih dan
mengambil sendiri bahan pustaka yang diinginkan dari ruangan koleksi”
(Sukarman 2000: 27).
Menurut Darmono (2001: 140) kelebihan dan kelemahan sistem pelayanan
terbuka adalah:
A. Kelebihan sistem pelayanan terbuka
♦ Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi.
♦ Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan.
♦ Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemuka n.
♦ Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengambilkan bahan pustaka tidak diperlukan, sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain.
B. Kelemahan sistem pelayanan terbuka
♦ Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika mereka melakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat.
♦ Ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup.
♦ Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas/mobilitas pemakai lebih leluasa.
♦ Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka.
2.7.1.2 Sistem Pelayanan Tertutup
sendiri bahan pustaka dari ruangan koleksi. Pengambilan bahan pustaka dilakukan oleh petugas perpustakaan”.
Sedangkan menurut pendapat Darmono (2001: 137) sistem pelayanan
tertutup adalah:
Sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka di perpustakaan. Pengambilan bahan pustaka harus melalui petugas perpustakaan, demikian juga dengan pengembalian bahan pustaka yang telah dipinjamnya.
Menurut Darmono (2001: 138-139) kelebihan dan kelemahan sistem
pelayanan tertutup adalah:
A. Kelebihan sistem pelayanan tertutup
♦ Jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapiannya karena hanya petugas perpustakaan yang boleh masuk ke jajaran koleksi.
♦ Kemungkinan terjadinya kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekan karena pemakai tidak dapat melakukan akses langsung ke jajaran koleksi.
♦ Ruangan untuk koleksi tidak terlalu luas, karena lalu lintas manusia/mobilitas petugas di daerah jajaran koleksi relatif rendah.
♦ Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.
B. Kelemahan sistem pelayanan tetutup
♦ Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman, informasi semacam ini sebenarnya sangat abstrak.
♦ Judul buku tidak selalu menggambarkan makna pembahasan buku, sehingga bisa saja judul yang telah dipilih, tetapi bukan bahan pustaka tersebut yang dimaksud oleh pemakai perpustakaan.
♦ Pemakai tidak mungkin melakukan browsing di jajaran rak, sehingga pemakai tidak mungkin menemukan alternatif lain dari bahan pustaka yang diperlukannya.
♦ Jika peminjam cukup banyak, dan petugas perpustakaan relatif terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak untuk memenuhi permintaan pemakai perpustakaan dan menyiapkan bahan pustaka yang dibutuhkannya, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama.
2.8 Pelayanan Pengguna
Pelayanan pengguna adalah kegiatan memberikan pelayanan dan bantuan
dibutuhkan. Kegiatan pelayanan perpustakaan sekolah pada dasarnya
mengandung pengertian penyampaian dan penyebarluasan informasi dan bahan
pustaka kepada siswa atau pengguna perpustakaan.
Perpustakaan dalam memberikan pelayanan kepada pengguna dapat
menyajikan bermacam-macam bentuk pelayanan perpustakaan. Secara umum
pelayanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan terdiri dari layanan sirkulasi,
referensi dan pendidikan pengguna.
2.8.1 Pelayanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi bahan pustaka atau peminjaman bahan pustaka adalah
kegiatan yang mengatur peredaran bahan pustaka secara terorganisir melalui
sistem, cara, aturan dan administrasi yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang
diselenggarakan. Hal ini dimaksudkan agar seluruh koleksi yang ada di
perpustakaan beredar dan dimanfaatkan semaksimal mungkin secara merata baik
kepada siswa, guru ataupun anggotanya
( media.diknas.go.id/media/document/5514.pdf ).
Menurut Darmono (2001: 141) menyatakan bahwa, “Layanan peminjaman
bahan pustaka atau sirkulasi adalah layanan kepada pemakai perpustakaan berupa
peminjaman bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan”.
Dalam layanan ini biasanya digunakan sistem tertentu, dengan aturan
peminjaman yang disesuaikan dengan kondisi perpustakaan.
Pendapat lain menyatakan layanan sirkulasi adalah, “Kegiatan peredaran
koleksi perpustakaan di luar perpustakaan. Layanan ini ditujukan agar pengguna
perpustakaan dapat meminjam dan membaca bahan pustaka lebih leluasa sesuai
kesempatan yang ada” (Sukarman, 2001: 27).
Tahapan pekerjaan yang terdapat pada Layanan sirkulasi:
a. Peminjaman
Layanan peminjaman merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang
dipinjam oleh pengguna. Langkah-langkah peminjaman bahan pustaka yang perlu
diperhatikan adalah:
1. Peminjam harus menunjukkan kartu pengenal atau kartu anggota yang telah
2. Petugas wajib mencatat:
• Nomor anggota dan tanggal buku harus kembali pada kartu buku yang telah disediakan dalam kantong buku.
• Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran (slip) yang ditempelkan pada buku.
• Nomor panggil (call number) dan tanggal buku harus kembali pada kartu peminjaman.
3. Peminjaman harus menandatangani kartu buku.
4. Petugas wajib menandatangani lembaran buku.
5. Petugas selesai melakukan transaksi wajib penyusunan kartu buku pada kotak
kartu buku berdasarkan tanggal kembali dan juga menyusun kartu peminjaman
berdasarkan nomor urut tanda pengenal atau kartu anggota.
b. Pengembalian
Pengembalian adalah kegiatan pencatatan bahan pustaka yang
dikembalikan oleh pengguna. Langkah-langkah pengembalian bahan pustaka yang
perlu diperhatikan adalah:
1. Petugas wajib memeriksa apakah bahan pustaka kembali dalam keadaan
seperti semula dan mencocokkan tanggal pengembalian yang tertera pada
lembaran (slip) yang ada pada buku.
2. Petugas wajib membubuhkan cap tanda kembali pada kartu buku,
lembaran (slip) buku dan kartu peminjaman.
3. Petugas wajib mengembalikan kartu buku ke dalam kantong buku dan
kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman.
4. Apabila bahan pustaka terlambat dikembalikan, petugas wajib melakukan
penagihan denda.
5. Petugas wajib mengembalikan bahan pustaka yang tidak rusak ke dalam
rak dan memisahkan yang rusak untuk diperbaiki.
c. Pemberian sanksi
Apabila pengguna yang meminjam bahan pustaka melakukan pelanggaran,
perpustakaan dapat memberikan sanksi kepada peminjam.
1. Macam-macam pelanggaran yang timbul
b. Merusakkan bahan pustaka yang dipinjam.
c. Membawa pulang bahan pustaka tanpa mengikuti tata cara yang ditetapkan
oleh perpustakaan.
d. Menghilangkan bahan pustaka.
e. Melanggar tata tertib perpustakaan.
2. Bentuk-bentuk sanksi yang dapat diberlakukan
a. Denda berdasarkan kebijakan yang ditetapkan pimpinan perpustakaan.
b. Pengguna untuk waktu tertentu tidak diperkenankan meminjam di
perpustakaan tersebut.
c. Mengganti buku pustaka yang hilang.
2.8.2 Pelayanan Referensi
Menurut Darmono (2001: 141) menyatakan bahwa, ”Layanan referensi
adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi-koleksi khusus
seperti kamus, ensiklopedi, almanak, direktori, buku tahunan, yang berisi
informasi teknis dan singkat”. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh
pengunjung perpustakaan dan hanya untuk dibaca di tempat.
Sedangkan menurut pendapat Sukarman (2000: 31) layanan referensi
adalah, ”Layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan dengan
menggunakan koleksi rujukan (referensi)”.
Layanan referensi diberikan untuk membantu pengguna perpustakaan atau
masyarakat dalam menemukan informasi secara cepat dari koleksi perpustakaan.
Kegiatan ini dilakukan dengan cara menjawab langsung pertanyaan pengguna
berdasarkan sumber/koleksi rujukan. Apabila pengguna datang ke perpustakaan
petugas dapat membimbing pengguna dengan cara memakai koleksi rujuka n.
Berdasarkan pendapat yang telah diuraikan di atas maka dapat diambil
kesimpulan bahwa layanan referensi memberi penjelasan, jawaban, maupun
informasi tentang sesuatu dengan cara menunjukkan sumber-sumbernya dan cara
2.8.3 Pelayanan Pendidikan Pengguna
Pelayanan pendidikan pengguna adalah kegiatan membimbing atau
memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu
memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan
efisien.
Menurut Sulistyo-Basuki (2004: 392), ”Tujuan pendidikan pengguna adalah mengembangkan ketrampilan pemakai yang diperlukannya untuk menggunakan perpustakaan atau pusat dokumentasi, mengembangkan ketrampilan tersebut mengidentifikasi masalah informasi yang dihadapi pemakai, merumuskan kebutuhan informasinya sendiri (pemakai), mengidentifikasi kisaran kemungkinan sumber informasi yang tersedia untuk memenuhi kebutuhannya, menilai ketepatan, kekuatan dan kelemahan masing-masing sumber informasi dan yang paling penting mampu menghadapi ketidaksamaan informasi yang disediakan oleh sumber yang berlainan dan mengasimilasi, mengumpulkan, menyajikan, menggunakan, dan menerapkan informasi”.
Sedangkan menurut Lasa (2007: 234) suatu perpustakaan perlu
menyelenggarakan pendidikan pengguna dengan tujuan sebagai berikut:
• Memanfaatkan jasa informasi yang tersedia
Selama ini sebagian besar masyarakat hanya mengenal dan memanfaatkan jasa sirkulasi dari suatu perpustakaan. Padahal semestinya setiap perpustakaan tidak hanya menyediakan jasa informasi yang lain, seperti bimbingan pemakai, penelusuran literatur, pelayanan referensi, dan lainnya.
• Mengoptimalkan sarana dan fasilitas
Perpustakaan telah menyediakan sarana temu kembali akan informasi, seperti indeks, bibliografi, katalog, abstrak, dan lainnya. Demikian pula untuk beberapa perpustakaan telah menyediakan koleksi CD/ROM, audio-visual, dan jasa internet. Dengan sarana/prasarana itu, pemakai diharapkan memanfaatkannya secara optimal untuk memenuhi kebutuhan akan informasi. Untuk itu, perlu ditanamkan kesadaran bibliografis, yakni suatu usaha untuk menemukan data bibliografi yang berisi subjek atau informasi tertentu dengan menggunakan fasilitas yang tersedia.
• Mencapai terwujudnya masyarakat informasi
informasi dengan latar belakang pendidikan yang memadai. Hal ini untuk mengantisipasi peningkatan peminat informasi pada masa mendatang.
• Ikut berperan serta dalam proses pendidikan
Pustakawan sebagai tenaga kependidikan kiranya akan lebih banyak berperan aktif apabila mereka mampu melakukan bimbingan pemakai, mengajar bidang perpustakaan di SLTA atau Perguruan Tinggi, dan melakukan penataran-penataran. Pustakawan sebagai pemangku jabatan fungsional berkewajiban untuk ikut meningkatkan kualitas pendidikan. Kesempatan ini perlu diupayakan melalui usulan dan pendekatan kepada pihak-pihak terkait seperti rektor, dekan, direktur, kepala desa, atau kepala sekolah. Hal ini dikarenakan karena pustakawan adalah tenaga kependidikan. Oleh karena itu, pustakawan dituntut berperan secara aktif pada proses pendidikan sesuai dengan keahlian, kewenangan, kemampuan, dan kreativitas mereka.
• Mengefektifkan dan mengefisienkan pencarian informasi
BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN
PERGURUAN KRISTEN IMMANUEL MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan
Perguruan Kristen Immanuel Medan diasuh oleh Perkumpulan
Membangun Sekolah-Sekolah Kristen (PMSK) yang berdiri pada tanggal 3 April
1919 dengan nama: “VERENIGING VOOR CHRISTELIJKE SCHOLEN” yang
pada tanggal 21 Nopember 1958 berubah nama menjadi Perkumpulan
Membangun Sekolah-Sekolah Kristen (PMSK).
Perguruan Kristen Immanuel Medan masing-masing mempunyai unit yang
terdiri dari TK, SD, SLTP, dan SLTA. Perguruan Kristen Immanuel Medan ini
juga mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi dari Perguruan Kristen
Immanuel Medan adalah:
Visi : Meningkatkan SDM (Sumber Daya Manusia) yang mampu bersaing dan
berbuat pada Era Globalisasi dengan mendasarkan pendidikan pada kasih
Kristus.
Misi : Melaksanakan pendidikan pengajaran dan bimbingan penyuluhan dalam
Terang Kasih Kristus sehingga tercapai wawasan keunggulan dengan
aspek:
1. Iman dan Kasih
2. Keahlian dan Profesional
3. Karya dan Cipta
4. Kemandirian dan Kewirausahaan
5. Kekeluargaan dan Kebersamaan
Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan didirikaan pada tahun
1976 yang berlokasi di Jalan Slamet Riyadi No.1 Kelurahan Madras Hulu,
Kecamatan Medan Polonia, hingga sekarang. Luas ruang perpustakaan 8 x 6 m,
yang dilengkapi dengan ruang baca yang diatur penataannya dengan baik dan
kelembapan dan suhu udara. Berikut nama pustakawan Perguruan Kristen
Immanuel Medan yang telah menjabat sebelumnya yaitu:
1. Herlina Silalahi
2. Betty Nadapdap
3. Netty Lans
4. Sihar Siregar
5. J. Pardede
6. S. Napitupulu
Pustakawan Perguruan Kristen Immanuel Medan belum mempunyai latar
belakang pendidikan perpustakaan secara formal. Pustakawan juga telah sering
mengikuti penataran dalam dalam bidang perpustakaan.
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk memberi wadah tujuan, misi, tugas
pokok dan fungsi. Jika fungsi yang diselenggarakan berlangsung secara
terus-menerus, maka harus dilembagakan agar memungkinkan berlakunya
fungsionalisasi yang menjadi landasan peningkatan efisiensi dan efektivitas
organisasi. Fungsionalisasi menentukan orang-orang yang harus bekerja sama,
serta pemrakarsa kerja sama tersebut. Atau, secara fungsional seseorang
bertanggung jawab atas suatu bidang dalam organisasi, dan memerlukan kerja
sama dengan pemegang tanggung jawab lain.
Pekerjaan mengorganisasi di perpustakaan sekolah merupakan rangkaian
kegiatan mengelompokkan pekerjaan, orang yang akan melaksanakan pekerjaan
dimaksud menetapkan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing
orang dan menetapkan hubungan antar unit yang ada maupun antara individu
sebagai pelaksana untuk mencapai tujuan dari perpustakaan sekolah.
Dari ketiga bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Sekolah yang telah
diuraikan pada Bab II sebelumnya, maka Struktur Organisasi yang ada di
Gambar: Bagan Stuktur Organisasi Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel
Catatan:
3. Bila perpustakaan sekolah tidak ada kepala perpustakaan karena kondisi
sekolah yang tidak memungkinkan maka dapat diangkat guru pustakawan
yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan operasional perpustakaan.
4. Antara bagian layanan teknis dan layanan pembaca dipisahkan untuk
menunjukkan bahwa kedua bagian tersebut memang secara substansi kegiatan
sangat berbeda. Pemisahan tersebut bukan berarti harus ada dua tenaga. Jika
dipandang cukup hanya satu tenaga, bisa saja dilaksanakan. Bagian layanan
teknis bertanggung jawab mulai dari pengadaan bahan pustaka sampai proses
pembuatan katalog dan penyusunan kartu katalog. Bagian layanan pembaca
bertanggung jawab pada kegiatan layanan di semua lini layanan mulai dari
peminjaman buku, layanan referensi dan layanan penelusuran informasi. Kepala
Sekolah
Kepala Perpustakaan
Tata Usaha Perpustakaan Dewan
Guru
Bag. Layanan Teknis
Bag. Layanan Pembaca
Garis koordinasi
3.3 Pengguna Perpustakaan
Pengguna Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan adalah siswa,
guru dan pegawai. Pengguna dari luar Perguruan Kristen Immanuel Medan tidak
diperkenankan membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada di perpustakaan.
Buku yang paling banyak diminati adalah novel dan majalah.
Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan menyediakan koleksi
yang digunakan oleh siswa, guru-guru dan pegawai. Adapun jumlah anggota
perpustakaan saat ini adalah sebanyak 603 orang terdiri dari siswa, guru dan
pegawai.
• Siswa sebanyak 509 orang, terdiri dari SMP dan SMA
• Guru dan Pegawai sebanyak 94 orang
Rata-rata yang datang ke perpustakaan sebanyak 50 orang perhari dengan
jumlah peminjam rata-rata 25 orang. Hal ini disebabkan pengguna yang datang ke
perpustakaan pada jam istirahat sekolah dan pada waktu jam pelajaran tidak ada
(jam pelajaran kosong).
3.4 Peraturan Perpustakaan
Peraturan perpustakaan merupakan perangkat untuk mendukung kegiatan
operasional perpustakaan. Peraturan perpustakaan ditujukan kepada pengunjung
perpustakaan. Dalam kegiatan pelayanan kepada pengguna maka peraturan
perpustakaan harus terlebih dahulu disiapkan, sebelum layanan tersebut
dijalankan. Tujuannya untuk menjamin kepastian, dan menjamin hak dan
kewajiban setiap anggota perpustakaan.
Agar tidak timbul keraguan dan terjamin ketertiban dan kelancaran
pelayanan kepada pengguna perpustakaan, hendaknya perpustakaan membuat
peraturan secara tertulis yang berisi hak dan kewajiban anggota atau pengunjung
perpustakaan. Peraturan perpustakaan dapat dijadikan pegangan oleh pustakawan
ataupun oleh pengguna perpustakaan. Kedua belah pihak harus mengetahui
peraturan perpustakaan. Peraturan harus ada di semua jenis dan tingkat
perpustakaan. Peraturan perpustakaan disesuaikan dengan masing-masing
Immanuel Medan dalam mempergunakan fasilitas atau memperoleh pelayanan
perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Setiap pengunjung perpustakaan wajib mengisi daftar pengunjung
perpustakaan dan mematuhi peraturan perpustakaan.
2. Bersedia mematuhi peraturan dan tata tertib yang berlaku.
3. Hanya anggota perpustakaan yang mempunyai kartu pelajar yang boleh
meminjam buku tanpa terkecuali. Kartu pelajar terlihat pada lampiran 1.
4. Peminjaman maksimal 2 buku dengan batas waktu peminjaman 5 hari.
5. Pengembalian buku yang terlambat dikenakan denda Rp 500 perbuku/hari.
6. Apabila buku yang dipinjam rusak akan dikenakan denda sesuai dengan
kerusakannya.
7. Apabila buku yang dipinjam hilang maka dikenakan sanksi untuk
mengganti buku yang hilang dan denda uang Rp 5000/buku.
8. Perpustakaan dibuka setiap hari kerja dari pukul 07:30 s/d 14:30 wib
kecuali hari Sabtu kosong karena ada ekstrakurikuler sekolah dan sudah
menjadi program pemerintah 5 hari belajar aktif.
Melihat peraturan Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan
sudah cukup memadai. Penggunaan perpustakaan diwajibkan mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan oleh perpustakaan.
3.5 Anggaran Perpustakaan
Anggaran adalah unsur utama untuk menjalankan perpustakaan, tanpa
anggaran perpustakaan tidak mungkin dapat berjalan dengan sempurna meskipun
sistemnya bagus dan pustakawannya bermutu. Maka, semua pustakawan harus
mau dan mampu ikut ambil bagian dalam perencanaan biaya yang diperlukan
untuk mengoperasikan suatu perpustakaan, paling tidak untuk keperluan satu
tahun. Setiap perpustakaan harus membuat rencana anggaran dan mengajukannya
kepada lembaga induknya, atau lembaga lain yang berkewajiban memberi
anggaran kepada perpustakaan.
Anggaran perpustakaan sekolah diperlukan untuk membangun dan
mengembangkan aktivitas perpustakaan. Penyusunan anggaran yang jelas
Medan dapat diperoleh dari anggaran rutin sekolah minimal sebanyak 5 % dari
anggaran sekolah, maupun dari dana SPP (Sumbangan Pembangunan Pendidikan)
sebagai salah satu sumber utama.
Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan memperoleh dana
setahun sekali dari anggaran sekolah. Anggaran yang didapat kemudian
digunakan untuk pembelian bahan pustaka dan untuk biaya operasional
perpustakaan.
3.6 Koleksi Perpustakaan
Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan menyediakan bahan
pustaka yang menunjang tujuan pendidikan dan kurikulum sekolah. Agar sekolah
dapat melaksanakan proses belajar yang dinamis, perpustakaan sekolah haruslah
merupakan pusat pelayanan informasi yang menyediakan berbagai jenis bahan
pustaka, terutama untuk jenis koleksi yang paling dibutuhkan oleh pengguna
perpustakaan.
Begitu juga dengan perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan
harus memperhatikan jumlah dan jenis koleksi yang disediakan, perpustakan
tersebut harus dapat membantu pengguna dalam memperkaya dan memperluas
pengetahuannya.
3.6.1 Jenis Koleksi
Untuk menyediakan koleksi di perpustakaan harus disesuaikan dengan
kurikulum sekolah. Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan harus
menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Adapun jenis
koleksi yang dimiliki Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan adalah
sebagai berikut:
a Koleksi Umum
• Pendidikan anak/siswa
• Ekonomi
• Kimia
• Biologi
• Matematika
• Bahasa Indonesia
• Bahasa Inggris
• Komputer
• Theologia
• Olahraga b Koleksi Kejuruan
• Beternak
• Berladang
• Ketrampilan c Koleksi Referens
• Ensiklopedia
• Kamus
• Bibliografi
• Atlas dunia d Majalah
• Gadis
• Bola
• Kawanku
• Hai
e Surat kabar yang tersedia yaitu Kompas dan Harian SIB (Sinar Indonesia
Baru)
f Koleksi fiksi
• Novel
3.6.2 Jumlah Koleksi
Jumlah koleksi perpustakaan adalah sebanyak 1.862 judul dengan 5.138
eksemplar. Perbandingan antara jumlah koleksi dengan pengguna perpustakaan
yaitu 1:2. Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan tidak membuat
secara rinci jumlah eksemplar dari setiap koleksi yang dimiliki.
Koleksi yang telah dimiliki oleh perpustakaan sebagian besar terdiri dari
3.7 Pembinaan Koleksi
Pembinaan koleksi merupakan faktor yang memegang peranan penting
untuk menunjang fungsi dan tugas perpustakaan sebagai pusat sumber informasi.
Selain itu, untuk menarik minat pembaca agar tetap mau mengunjungi
perpustakaan adalah dengan memberikan pelayanan yang baik terhadap
pengunjung perpustakaan.
Pembinaan koleksi pada Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel
Medan terdiri dari pengadaan, pengolahan, pemeliharaan dan inventarisasi.
3.7.1 Pengadaan
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi
akhir muaranya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan
bahan pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus dipandu oleh rambu-rambu
yang tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi. Koleksi mana yang
menjadi prioritas pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan pengembangan
koleksi. Dengan demikian arah pengembangan koleksi sudah jelas. Hal ini penting
dilaksanakan dengan tujuan untuk menghindari buku atau jenis koleksi lainnya
yang sebenarnya kurang bermanfaat bagi pengguna perpustakaan masuk ke dalam
jajaran koleksi.
Pada umumnya cara yang ditempuh oleh perpustakaan dalam pengadaan
atau penambahan koleksi perpustakaan adalah dengan:
- Pembelian
- Tukar menukar
- Titipan
- Penerbitan sendiri
- Hadiah/Sumbangan
Pada perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan prosedur
pengadaan bahan pustaka yang dilakukan dengan pembelian dan
Pembelian
Untuk menambah koleksi perpustakaan Direktur Perguruan langsung
membeli ke toko buku. Pembelian bahan pustaka biasanya diprioritaskan pada
koleksi yang paling banyak dibutuhkan pengguna dan selalu disesuaikan dengan
kurikulum sekolah.
Sebelum melakukan pembelian, Direktur Perguruan mencatat seluruh
daftar bahan pustaka yang akan dibeli. Daftar bahan pustaka yang akan dibeli
berdasarkan usulan dari unit, guru dan kepala sekolah. Adapun proses pembelian
bahan pustaka diputuskan oleh Direktur Perguruan tanpa harus meminta
persetujuan Kepala Sekolah. Koleksi bahan pustaka yang akan dibeli tidak
ditetapkan jumlahnya tetapi apabila dibutuhkan koleksi tersebut akan segera
dibeli. Dalam pembelian bahan pustaka perpustakaan tidak menggunakan alat
bantu pemilihan bahan pustaka, tetapi langsung ke toko buku ataupun pembelian
langsung kepada penerbit. Perolehan anggaran sebanyak Rp 1.000.- dari setiap
uang iuran SPP siswa, dana anggaran yang diperoleh setiap tahunnya sekitar
Rp 6.108.000. Untuk pembelian bahan pustaka, dana yang dikeluarkan dari
anggaran perpustakaan sebesar 85 % dan untuk biaya operasional adalah 15 %
dari anggaran yang tersedia.
Hadiah/Sumbangan
Selain dari pembelian Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan
juga memperoleh hadiah/sumbangan. Hadiah/sumbangan diperoleh dari Alumni,
Guru, Instansi atau Lembaga dan Perkumpulan Membangun Sekolah-Sekolah
Kristen (PMSK).
Beberapa sumbangan yang diterima oleh Perpustakaan Perguruan Kriten
Immanuel Medan antara lain:
o Alumni dan siswa kelas III
Sumbangan dari alumni adalah berupa novel Indonesia dan Inggris, buku
cerita dan buku pengetahuan lainnya. Hadiah/Sumbangan bahan pustaka
dalam bentuk buku juga diperoleh dari siswa yang telah menyelesaikan
studinya. Setiap siswa diwajibkan untuk menyumbangkan buku sebanyak
o Guru
Perpustakaan juga memperoleh buku dari Guru khususnya buku paket
yang dapat menunjang kurikulum sekolah.
o Instansi atau lembaga
Penambahan oleh Depdikbud berupa buku pelajaran umum, Departemen
Agama seperti Theologia, buku agama kristen dan lain-lain. LP3I
menyumbang majalah remaja, novel dan buku-buku cerita.
o PMSK
Perkumpulan Membangun Sekolah-Sekolah Kristen juga memberikan
hadiah/sumbangan buku pengetahuan seperti komputer, psikologi, kamus,
ensiklopedia dan lainnya.
Dalam penerimaan hadiah/sumbangan tidak mengajukan permintaan,
dengan kata lain hadiah/sumbangan tersebut diterima tanpa permintaan dan
memberi atas kemauan sendiri. Setelah bahan pustaka diterima maka pustakawan
mencatat bahan pustaka tersebut ke dalam buku induk. Persentase perolehan
bahan pustaka melalui sumbangan sekitar 30 %. Hadiah/Sumbangan yang
diperoleh Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan relevan dengan
kebutuhan pengguna karena dapat menunjang kurikulum sekolah.
3.7.2 Pengolahan
Kegiatan pengolahan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan
penting yang harus dilakukan oleh suatu perpustakaan sebelum melakukan
kegiatan pelayanan kepada pengguna. Kegiatan pengolahan bahan pustaka
bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali bahan pustaka. Pengolahan
bahan pustaka merupakan langkah yang harus dilakukan dalam suatu
perpustakaan, sejak bahan pustaka ada di perpustakaan sampai siap untuk
dimanfaatkan atau dipinjam oleh pemakai.
Perpustakaan Perguruan Kristen Immanuel Medan melakukan tahapan