Fungsi Anggaran Sebagai Alat Perencanaan Biaya Pemeliharaan Inventaris Dan Pengawasan Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN BIAYA PEMELIHARAAN INVENTARIS DAN PENGAWASAN PADA

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

RAHMAD URIA WIBOWO 082102019

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RAHMAD URIA WIBOWO

NIM : 082102019

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT

PERENCANAAN BIAYA PEMELIHARAAN

INVENTARIS DAN PENGAWASAN PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ...2011 Dosen Pembimbing

( Drs. Hotmal jafar, M.Si, Ak ) NIP. 19550914 198103 1 005 Tanggal : ...2011 Ketua Program Studi D III Akuntansi

(Drs. Rustam, M.Si, Ak) NIP. 19511114 198203 1 002

Tanggal : ...2011 DEKAN

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena berkat

rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Tak lupa

salawat beriring salam kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW.

Adapun judul skripsi minor ini adalah ”Fungsi Anggaran Sebagai Alat Perencanaan Biaya Iventaris dan Pengawasan Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara” dimana tujuan penulisan ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Pendidikan Program Diploma

III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis telah berupaya semaksimal

mungkin untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dan dapat bermanfaat bagi

penulis sendiri dan semua pihak yang memerlukannya. Namun sebagai manusia

biasa, penulis pasti memiliki keterbatasan dan penulis menyadari masih banyak

kekurangan dan jauh dari sempurna dalam penulisan tugas akhir ini. Oleh karena

itu, penulis mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat

membangun.

Dalam penyelesaian skripsi minor ini penulis banyak mendapatkan

bantuan, dorongan semangat, dukungan, pikiran, tenaga, materi dan juga doa dari

berbagai pihak. Dengan penuh rasa hormat dan rendah hati, penulis mengucapkan

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Bapak Drs. Hotmal Jafar, M.Si,AK selaku Dosen Pembimbing yang telah

banyak meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk, saran, dan bimbingan

kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini.

4. Penghargaan dan terima kasih yang teristimewa kepada kedua orang tua yang

penulis cintai, Yaitu : Ayahanda ”M.Ilyas” dan Ibunda ”Siti Mitayani” atas

doa, kasih sayang, dukungan moril dan materil, serta kesabaran mereka dalam

membimbing penulis yang tidak akan mungkin terbalas. Serta untuk Kedua

kakak saya ”Efit Marlinda” dan ”Ellyen Sasmita Ayu” dan seorang adik

perempuan saya”Puteri Alvi Husna” atas dukungan semangatnya untuk

penulis.

5. Sahabat-sahabat terbaik yang selalu mendukung dan memberi semangat serta

doa. Kepada my best friend ” zul, kae, icha, anggi, indah, bejok, ibot, evi, dan

seluruh teman-teman jurusan DIII Akuntansi 08 grup A. Teman-teman

seperjuangan grup magang Kel 5; Noor, Elly, Gieta, Devi,citra dan may.

Semoga nanti kita semua menjadi orang-orang yang sukses dunia dan akhirat.

6. Sahabat-sahabat dalam dakwah islam yang luar biasa selalu mendoakan

sehingga saya dapat memahami arti perjuangan dalam islam. Yang mana

Orang luar biasa tersebut adalah ”khairul azam, ilunk, syeh, Tn.kadi, fahmi,

jambul, herli, encek, bg.dedy, dan tak lupa kepada bapak kos di musholah

Baiturahmah FE USU. “Dari Abu Hamzah, Anas bin Malik r.a, khadam kepada Rasulullah SAW, bersabda Nabi SAW : Tiada beriman sesaorang kamu, sehinggalah ia mencintai saudaranya sama seperti ia menyintai dirinya sendiri”. ALLAHU AKBAR..!

7. Para akhwat BP2M Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Jazakumullah atas kerja samanya selama ini semoga Allah menyatukan

hati-hati kita dan mencatatnya sebagai amal shaleh.amien.

Akhirnya, semoga Allah SWT melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya

kepada kita semua. AMIN.

Wassalammualaikum Wr. Wb

Medan, Juni 2011

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR...i

DAFTAR ISI...iv

DAFTAR GAMBAR...vi

DAFTAR LAMPIRAN...vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………..1

B. Perumusan Masalah……….3

C. Tujuan dan Manfaat penelitian………...……….4

1. Manfaat penelitian ………..4

2. Tujuan penelitian ………...……….4

D. Rencana Penelitian……….………5

1. Jadwal survei/ observasi ……….………..5

2. Sistematika pembahasan………...………....6

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Perpustakaan USU...8

1. Visi Perpustakaan USU……….…………..9

2. Mis i Perpustakaan USU………..…………9

3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU……….……….10

B. Jaringan Usaha Atau Kegiatan………..………11

C. Sktruktur Organisasi……….……….12

E. Job Description……….………..15

F. Kinerja Usaha Terkini ………...………19

BAB III TOPIK PENELITIAN A. Penyusunan Anggaran...21

B. Tujuan anggaran……… ………23

C. Manfaat Anggaran……….……….24

D. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan………...…..26

E. Perencanaan Biaya Pemeliharaan Inventaris ………....28

1. Tujuan Utama Managemen Pemeliharaa……….……29

2. Dasar Penyusutan Aktiva ……….30

F. Hubungan Perencanaan dengan Anggaran……….……31

G. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan……….……33

H. Hubungan Anggaran dengan Pengawasan……….……40

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan………41

B. Saran………...………42

DAFTAR GAMBAR

NO JUDUL HAL Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan 13

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR LAMPIRAN

NO JUDUL

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan, baik perusahaan yang berskala kecil, menengah, ataupun besar tentunya memiliki tujuan utama yang akan dicapai, yakni untuk memperoleh keuntungan (laba) yang maksimal pada setiap periodenya. Untuk meningkatkan laba tersebut, tentunya perusahaan harus memaksimalkan pendapatan bersih dan meminimalkan biaya.

Dalam mencapai tujuan untuk memperoleh laba yang maksimal, perusahaan memerlukan perencanaan dan pengawasan yang baik. Untuk itu perusahaan perlu menyusun suatu anggaran. Anggaran merupakan titik fokus dari keseluruhan proses perencanaan dan pengawasan. Oleh karena itu, anggaran harus terorganisasi, rapi, jelas, komperhensif serta disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan pada saat ini. Bila perusahaan berkembang menjadi besar, maka perencanaan dan pengawasan kegiatan yang dilakukan harus seimbang dengan besarnya perusahaan tersebut.

Di dalam suatu perencanaan, kita harus memperhitungkan berbagai kondisi yang terjadi di berbagai perusahaan. Perencanaan harus menghubungkan sasaran jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Anggaran tahunan harus sesuai dengan sasaran bisnis jangka panjang. Perencanaan juga harus saling berhubungan dengan pengawasan agar dapat meningkatkan profitabilitas. Tujuan utama perencanaan adalah untuk memberikan proses umpan maju agar dapat memberikan arahan kepada setiap manager dalam pengambilan keputusan.

Pengawasan sangatlah penting dalam proses penganggaran, karena pengawasan diperlukan untuk mengevaluasi kinerja karyawan yang memerlukan perbaikan atas setiap aktivitas yang dilakukan perusahaan, apakah telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya. Pengawasan terhadap kegiatan finansial maupun non finansial harus ada. Pengawasan dicapai melalui pelaporan kemajuan dan pembelajaran aktual dibandingkan dengan perencanaan yang terus menerus.

Biaya inventaris adalah semua biaya yang berkaitan dengan barang-barang inventaris perusahaan. Dimana biaya ini ditetapkan untuk menyusutkan jumlah dari suatu barang agar beban dari barang tersebut nantinya tidak terlalu besar. Pemeliharan merupakan suatu upaya menjaga dimana suatu barang atau harta dikatakan berharga, sehingga di tetapkanlah biaya terhadap barang tersebut untuk mengecilkan beban barang atau penyusutannya.

yang menjadi tujuan perusahaan akan dapat dicapai dengan semaksimal mungkin, jika perencanaan dan pengawasannya dapat di jalan kan dengan baik.

Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa perencanaan dan pengawasan mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung perusahaan mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui fungsi anggaran sebagai alat perencanaan biaya pemeliharaan inventaris dan pengawasan. Maka melalui tugas akhir ini penulis membahas mengenai anggaran yang berfokus pada fungsi anggaran sebagai alat perencanaan biaya inventaris dan pengawasan. Adapun judul dari tugas akhir adalah ”Fungsi Anggaran Sebagai Alat Perencanaan Biaya Pemeliharaan Inventaris dan Pengawasan Pada Perpustakaan USU”

B. Permasalahan

C. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah :

1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang anggaran yang berfungsi sebagai alat perencanaan biaya pemeliharaan inventaris dan pengawasan.

2. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem anggaran pada perpustakaan USU

3. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai anggaran yang dibuat oleh Perpustakaan USU

4. Bagi pembaca, Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi peneliti (rekan-rekan mahasiswa) yang akan membahas masalah dengan topik yang sama.

Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah:

1. Untuk memenuhi salah satu syarat guna menyelesaikan pendidikan dan program Diploma III Jurusan Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui sejauh mana anggaran yang dibuat oleh Perpustakaan USU berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengawasan.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal Survei/Observasi

Dalam penulisan skripsi minor ini penulis membuat jadwal kegiatan yang digunakan untuk menyusun waktu yang diperlukan agar penyelesaian skripsi minor ini dapat berjalan dengan teratur dan selesai dengan tepat waktu. Jadwal observasi, penulisan sampai dengan skripsi minor ini selesai dimulai pada tanggal 16 Mei 2011 dan berakhir pada tanggal 16 juni 2011. Observasi dilakukan pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara yang beralamat di Jalan Abdul Hakim Kampus Universitas Sumatera Utara Medan untuk memperoleh data dan informasi yang berkenaan dengan Fungsi suatu anggaran.

Berikut ini adalah penjelasan dari jadwal survei / observasi penulis: Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

No Kegiatan

Mei 2011 Juni 2011

I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

2. Sistematika pembahasan

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis akan memaparkan alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan ditutup dengan jadwal survei dan sistematika pembahasan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

Dalam bab ini penulis akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Dalam bab ini diuraikan pembahasan mengenai data yang telah dikumpulkan dengan teori yang ada. Topik penelitian dilakukan dengan cara membandingkan teori-teori yang relevan dengan data terhadap praktek nyata yang berlaku di lapangan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab II Perpustakaan USU

A. Sejarah Singkat Perpustakaan USU

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) didirikan pada tahun 1970. Sebelumnya selama delapan belas tahun, USU hanya memiliki perpustakaan fakultas. Untuk peningkatan efisiensi, sejak tahun 1989 pengelolaan perpustakaan di lingkungan USU berubah menjadi sistem terpusat. Perubahan tersebut ditandai dengan digunakannya sebuah gedung baru Perpustakaan yang terletak di tengah Kampus Padang Bulan. Gedung ini memiliki luas lantai 6.090 meter persegi dengan kapasitas 800 tempat duduk, dibangun di atas lahan seluas 3 Ha.

Koleksi tercetak dikelompokkan dengan sistem Dewey (DDC) dan diindeks dengan menggunakan daftar tajuk subjek Library of Congress (LCSH).

Sistem housekeeping Perpustakaan seluruhnya terautomasi termasuk katalog, pelayanan sirkulasi, dan pengadaan bahan-bahan pustaka baru. Katalog Perpustakaan dapat diakses secara online (OPAC) baik di dalam Perpustakaan maupun melalui jaringan kampus dan Internet.

Informasi tentang Perpustakaan dan berbagai sumberdaya elektronik yang dimiliki oleh Perpustakaan dapat dilihat di dan didownload dari situs web: library.usu.ac.id.

1. Visi Perpustakaan

Menjadi perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka di Indonesia dalam hal pelayanan kepada penggunanya.

2. Misi perpustakaan

3. Tujuan perpustakaan

1. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memroses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan memperhatikan factor relavansi, kemutakhiran, keseimbangan dan pemeliharaan koleksi.

2. Menyediakan fasilitas yang memudahkan penggunaan koleksi dan pelayanan Perpustakaan.

3. Mengupayakan perencanaan keuangan yang efektif untuk pengembangan Perpustakaan.

4. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan meng-evaluasi kegiatan Perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.

5. Mengupayakan agar pelayanan Perpustakaan disediakan secara vefektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

7. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dan meningkatkan karir.

8. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.

9. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar Perpustakaan.

10.Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.

11.Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis Perpustakaan.

B. Jaringan Usaha Atau kegiatan

Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan di dayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

informasi pengetahuan para pengguna akan lebih dapat mengembangkan informasi yang di dapat, atau memecahkan masalahnya di bidang pendidikan.

C. Struktur Organisasi

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dilayani oleh 79 orang staf yang terdiri dari 24 orang dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi dan 55 orang asisten perpustakaan dan staf administrasi umum.

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Gambar 2.1 : Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Sumber : Buku Panduan Perpustakaan USU

D. Unsur Pimpinan

A. Ridwan Siregar S.H. (USU), Drs. (Perp.) (USU),

M.Lib. (Inf. & Lib.) (U. Wales) - Kepala Perpustakaan 821-8666………... 201 Irham S.E. (USU), Drs. (Perp.) (UI) - Wakil Kepala………..………… 202 Jonner Hasugian Drs. (Perp.) (USU), M.Si. (Perp.) (UI)- Staf Ahli... ……..203 Masriani Ir. (UISU) - Kepala Sub Bagian Tata Usaha………..………….….211 Syakirin Pangaribuan S.H. (USU), Drs. (Perp.) (UI) –

Nevitriany Gea S.Sos. (Perp.) (USU) - Kepala Sub Divisi KPS………....….. 213 Rasiman S.Sos. (Perp.) (USU) - Kepala Sub Divisi Sistem Automasi…...…262 Evi Yulfimar S.Sos. (Perp.) (USU) – Kepala Sub Divisi Pel. Online ….….... 263 Elisa Ekaningsih S.Sos. (Perp.) (USU) –

Kepala Sub Divisi Pel. Publikasi Web………..…261

E. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Perpustakaan Universitas Sumatera Utara :

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya yaitu :

a. Menyusun rencana kerja sub bagian sesuai pedoman pelaksanaan tugas b. Menyusun konsep rencana dan program kerja perpustakaan sebagai bahan

masukan atasan

c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidangnya

d. Memberi petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas e. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan karir

f. Melaksanakan administrasi persuratan perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas.

h. Melaksanakan administrasi kelengkapan perpustakaan berdasarkan ketentua n yang berlaku

i. Melaksanakan administrasi yang rumah tangga perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku

j. Melaksanakan administrasi keuangan perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku

k. Melaksanakan administrasi kegiatan perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku

2. Bagian Devisi Pengadaan

Tugasnya yaitu :

a. Menentukan kewenangan, tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai pada seksinya

b. Membimbing dan mengarahkan pegawai pada seksinya dalam melaksanakan pekerjaan

c. Menghimpun berbagai sumber informasi yang dapat dijadikan sebagai alat pemilihan dan pengadaan koleksi

d. Membantu menyeleksi, menyiangi dan mensurvey bahan pustaka

e. Melakukan pendekatan, meminta pendapat, saran dan usul dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung sebagai bahan pertimbangan dalam seleksi dan pengadaan koleksi

g. Melakukan pengawasan penerimaan

h. Membantu menyebarkan informasi ilmiah terbaru atau menyusun bibliografi, indeks dan sejenisnya

i. Menetapkan tata cara pengecapan tanda milik koleksi dan pencataan koleksi kedalam buku induk

j. Mengawasi pengguanaan bahan kerja dan pemeliharaan alat-alat kerja pada seksinya

k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

3. Bagian Devisi Pengatalogan Buku

Tugasnya yaitu :

a. Membuat deskripsi catalog b. Mengklasifikasi buku

c. Memasukkan data ke computer d. Penyelesaian Fisik akhir buku :

 Mengetik Lebel  Melebel buku  Penyampulan

4. Bagian Devisi Layanan Sirkulasi

Adapun tugas dari devisi ini adalah :

1. Menetapkan kebijakan umum yang diterapkan pada sub devisi layanan sirkulasi utama, Layanan sirkulasi koleksi pinjam singkat, dan layanan keanggotaan

2. Mengadakan pengawasan langsung di sub-sub di devisi layanan

3. Menyusun draft, rencana pengembangan pada sub-sub di devisi layanan sirkulasi

4. Membimbing bawahan

5. Menyusun laporan tengah tahunan dan tahunan layanan sirkulasi 6. Menyusun anggaran devisi layanan sirkulasi

7. Menyelesaikan buku-buku yang bermaslah dengan pinjaman 8. Mengadakan bimbingan layanan sirkulasi bagi para user 9. Melaksanakan pekerjaan yang sifatnya insidentil dari atasan

5. Bagian Devisi Layanan Sirkulasi Utama Tugasnya adalah :

1. Mengembangkan sub devisi layanan sirkulasi utama 2. Membuat uraian tugas pegawai di layanan sirkulasi utama

3. Merencanakan Kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan pada sub devisi layanan sirkulasi utama

5. Membimbing dan mengkoordinasi pekerjaan pegawai sub devisi layanan sirkulasi utama

6. Mengkoordinir semua penerimaan uang sub devisi layanan sirkulasi utama

7. Menyelesaikan kasus-kasus yang terjadi tentang tagihan buku dan masalah perobekan dan pencari buku

8. Mengumpulkan stastik-statistik yang ada di sub divisi layanan sirkulasi utama

9. Menstransfer pegawainya apabila suatu pekerjaan lain di sirkulasi utama ada yang menumpuk

10.Menkonsep surat-surat yang berhubungan dengan sirkulasi 11.Melaksanakan tugas-tugas yang sifatnya insidentil dari atasan

F. Kinerja Usaha Terkini

membutuhkan buku atau penyedia lain untuk memenuhi keinginannya dalam mendapatkan informasi yang dibutukkannya. Perpustakaan juga berupaya memotivasi mahasiswa untuk membaca agar dapat dengan mudah mendapatkan informasi.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Penyusunan Anggaran

Dalam menjalankan kegiatan operasinya, Perpustakaan Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu menetapkan atau menyusun suatu anggaran. Penyusunan anggaran di dalam suatu perusahaan tersebut dimaksudkan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja dan sebagai alat perencanaan dan pengawasan kerja perusahaan.

Anggaran merupakan suatu rencana periodik yang di susun berdasarkan program yang telah di buat dan merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang sebagai pedoman bagi pimpinan perusahaan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan dalam suatu perusahaan.

Perlu diketahui pada Perpustakaan Universitas Sumatera utara tidak memperoleh laba atau pendapatan dari jasa yang telah diberikan. Karena seluruh dana di dapatkan dari Biro Rektor Universitas Sumatera Utara yang di laporkan oleh pimpinan perpustakaan. Dan biaya pemeliharaan inventaris,di mana seperti kita ketahui Perpustakaan memiliki banyak barang-barang inventaris yang sifatnya lebih dari satu periode. Oleh Perpustakaan ini juga dilaporkan ke bagian Biro Rektor Universitas Sumatera Utara. Hasil akhir proses penyusunan anggaran tersebut adalah laporan pemasukan dan belanja yang diproyeksikan atau perhitungan pemasukan dan belanja yang dianggarkan.

Adapun yang dilakukan Perpustakaan USU dalam prosedur penyusunan anggaran dalam memenuhi kebutuhannya adalah :

1. Anggaran yang disusun diperinci lagi menjadi anggaran bulanan dengan maksud untuk dapat menilai prestasi kerja perusahaan pada periode setiap bulan, dengan cara membandingkan data aktual dengan anggaran.

2. Kemudian anggaran yang telah disusun tersebut dilaporkan kepada pimpinan perusahaan untuk disahkan menjadi pegangan atau pedoman perusahaan dalam menjalankan operasi kegiatannya.

3. Jika anggaran tersebut ditolak oleh pimpinan perusahaan maka anggaran tersebut harus direvisi kembali dan jika diterima maka anggaran tersebut harus menjadi pedoman kerja bagi perusahaan.

a. menentukan tujuan-tujuan maupun sasaran yang dicapai oleh perusahaan b. membantu dan mendorong dilaksanakannya kebijakan-kebijakan

perusahaan

c. menggunakan sarana dan prasarana yang ada dengan seefektif mungkin d. membantu perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya yang ada di

perusahaan

e. membantu memprediksi kinerja perusahaan.

B. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan

Perencanaan merupakan proses pemanfaatan fakta-fakta yang berhubungan dan asumsi-asumsi masa yang akan datang guna merumuskan langkah-langkah yang perlu diikuti dalam rangka upaya mencapai tujuan-tujuan yang spesifik. Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa dengan adanya suatu perencanaan kita dapat mengetahui apa yang harus kita lakukan, bagaimana acaranya, kapan waktu yang tepat untuk melakukannya dan siapa yang harus melakukannya.

Anggaran merupakan bagian yang penting dari proses perencanaan karena anggaran menentukan kepastian mengenai pengelolaan sumber daya yang ada menuju pencapaian tujuan. Anggaran yang direncanakan dengan baik menyelaraskan strategi dari struktur organisasi, manajemen dan personelnya serta tugas-tugas yang perlu diselaraskan.

Anggaran yang angkanya terlalu tinggi sering kali merupakan tanda awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang direncanakan. Apabila anggaran menjadi terlalu besar, maka seluruh rencana anggaran mungkin perlu diperbaiki. Dengan kata lain, anggaran merupakan kompas, yang menjadi arah dan pedoman kerja bagi perusahaan untuk mencapai tujuan.

Steward Thompson (1989:9) mengatakan ada empat langkah dalam penyusunan perencanaan, yaitu sebagai berikut :

1. Menetapkan tujuan

Perencanaan berawal dengan keputusan mengenai apa yang diinginkan atau yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Tanpa rumusan yang jelas, maka perusahaan tidak akan menggunakan sumber dayanya secara efektif.

2. Menentukan situasi sekarang

3. Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan

Segala kemudahan dan hambatan dalam mencapai tujuan harus diidentifikasi dengan memperlihatkan faktor intern dan ekstern perusahaan walaupun sulit hal tersebut merupakan bagian penting dari perusahaan.

4. Mengembangkan serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan

Langkah terakhir dalam proses perencanaan adalah mengembangkan berbagai alternatif tindakan, mengevaluasi alternatif-alternatif ini dan memilih alternatif yang paling cocok atau sekurang-kurangnya yang paling memuaskan.

C. Perencanaan Pemeliharaan Biaya Inventaris

Pemeliharaan merupakan Suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu barang dalam, atau memperbaikinya sampai, suatu kondisi yang bisa diterima. Dengan kata lain pemeliharaan sama halnya dengan perawatan barang atau benda yang yang fungsinya sangat di butuhkan oleh perusahaan. Dalam pemeliharaan di tentukan juga batas-batas waktu di mana suatu benda atau barang mampu beroperasi atau menghasilkan, sehingga barang tersebut terlihat kegunaanya.

Pemeliharaan Terbagi menjadi dua, yaitu :

Pemeliharaan terencana terbagi menjadi dua aktivitas utama, yaitu :  Pencegahan

 Korektif

Bagian utama dari Pemeliharaan Pencegahan meliputi pemeriksaan yang berdasar pada ‘Melihat, Merasakan, Dan mengoperasikannya, serta penggantian komponen yang ditemukan kurang baik perlu diganti pada saat pemeriksaan. Pemeliharaan Korektif meliputi reparasi harta perusahaan, terutama untuk jangka waktu yang pendek yang mungkin timbul diantara waktu pemeriksaan.

TUJUAN UTAMA MANAJEMEN PEMELIHARAAN Tujuan utama pemeliharaan dapat didefinisikan sebagai berikut:

• Untuk memperpanjang usia kegunaan asset (yaitu setiap bagian dari suatu

tempat kerja, bangunan dan isinya). Hal ini terutama penting dinegara berkembang karena kurangnya sumber daya modal untuk penggantian. Dinegara-negara maju kadang-kadang lebih menguntungkan untuk ‘mengganti’ daripada ‘memelihara’.

• Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan yang dipasang untuk

produksi (atau jasa) dan mendapatkan laba investasi (return of investment) maksimum yang mungkin.

• Untuk menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang

diperlukan dalam keadaan darurat setiap waktu, misalnya unit cadangan, unit pemadam kebakaran dan penyelamat, dsb.

Inventaris adalah sesuatu yang digunakan untuk kegiatan usaha perusahaan yang berstatus aktiva tetap dan bisa dipakai lebih dari satu kali serta mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Oleh karenanya Pemeliharaan biaya inventaris sama halnya dengan pengawasan biaya pengeluaran atau penyusutan dari suatu aktiva tetap yang kondisi barang tersebut telah di tentukan waktu pakainya. Penyusutan bukan merupakan masalah penilaian tetapi merupakan alat untuk alokasi biaya. Aktiva tidak disusutkan berdasarkan nilai pasar wajarnya, tetapi berdasarkan pembebanan sistematis terhadap beban.

Penyusutan (Depreciation) didefenisikan sebagai proses akuntansi dalam mengalokasikan biaya aktiva berwujud ke beban dengan cara yang sistematis dan rasional selama periode yang diharapkan mendapat manfaat dari penggunaan aktiva tersebut. Pendekatan ini digunakan karena nilai aktiva dapat berfluktuasi antara pada saat di beli dan ketika di jual atau dibesituakan

Dasar Penyusutan Aktiva

Contoh : Biaya Awal xxx

Dikurangi : Nilai sisa xx

Dasar Penyusutan xx

D. Hubungan Perencanaan dengan Anggaran

Komponen utama perencanaan adalah anggaran, yang merupakan rencana keuangan untuk masa yang akan datang. Rencana tersebut mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Sebelum anggaran disiapkan, pihak manajemen terlebih dahulu harus membangun suatu rencana strategi. Rencana strategi mengidentifikasi strategi-strategi untuk aktifitas dan operasi di masa depan, umumnya mencakup setidaknya untuk lima tahun ke depan. Perusahaan dapat menerjemahkan strategi umum ke dalam tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Rencana strategi ini akan menjadi dasar pembuatan anggaran perusahaan.

Anggaran yang angkanya terlampau seringkali merupakan tanda awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang direncanakan. Apabila anggaran menjadi terlalu besar, maka seluruh rencana anggaran mungkin perlu diperbaiki. Dengan kata lain, anggaran merupakan kompas, yang menjadi arah dan pedoman kerja bagi perusahaan untuk mencapai tujuan.

Anggaran disusun berdasarkan asumsi-asumsi perencanaan serta data akuntansi dan keuangan. Anggaran yang telah disusun menjadi pedoman kerja atau standar bagi perusahaan. Apabila terdapat penyimpangan haruslah diselidiki penyebab penyimpangan tersebut dan segera dilakukan tindakan korektif atas penyimpangan tersebut.

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara mempunyai anggaran pendapatan dan belanja dan juga anggaran rekapitulasi pendapatan dan belanja per bulan. Dalam penyusunan anggaran ini Perpustakaan Universitas Sumatera Utara melakukan berbagai analisa, yaitu sebagai berikut :

1. Analisa terhadap belanja-belanja yang mungkin akan didapat yang berhubungan langsung dengan operasi normal perusahaan

2. Analisa terhadap belanja-belanja yang terjadi di perusahaan yang naik turunnya belanja tersebut tanpa dipengaruhi volume kegiatan.

3. Analisa terhadap belanja dan pendapatan yang mungkin terjadi dan hal ini tidak dalam operasi normal kegiatan perusahaan.

Berdasarkan analisa-analisa yang telah dilakukan tersebut disusunlah Anggaran Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

E. Anggaran Sebagai Alat Pengawasan

Pengawasan merupakan proses pengukuran dan pengevaluasian kinerja aktual dari setiap bagian dalam suatu perusahaan, dan kemudian melaksanakan tindakan perbaikan apabila diperlukan.

Untuk mengetahui apakah rencana yang telah ditetapakan dijalankan dengan semestinya, maka dibutuhkan suatu pengawasan atau pengendalian. Seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan harus diawasi secara terus-menerus, jika pihak manajemen ingin tetap berada dalam batas-batas yang telah ditetapkan.

Ackoff (2000:29) mengatakan bahwa pengawasan terdiri dari tiga macam langkah yang bersifat universal, yaitu :

a. Mengukur hasil pekerjaan

b. Membandingkan hasil pekerjaan dengan perencanaan dan memastikan perbedaannya ( apabila ada )

c. Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan dan perbaikan.

Pengawasan dapat dibagi menjadi tiga tipe dasar, yaitu : 1. Pengawasan Pendahuluan ( Preliminary Control )

2. Pengawasan Pada Saat Pekerjaan Berlangsung ( Concurrent Control ) Pengawasan ini dilakukan untuk memonitor pekerjaan yang berlangsung, guna memastikan bahwa sasaran yang dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

3. Pengawasan Umpan Balik ( Feedback Control )

Pengawasan ini memusatkan perhatian pada hasil-hasil akhir untuk menentukan tindakan-tindakan korektif apabila terdapat penyimpangan. Ada beberapa perbedaan dalam mendefenisikan konsep pengawasan, termasuk di dalamnya pengawasan internal dan pengawasan manajemen. Akuntansi sering menggunakan pengawasan internal dalam mengontrol kegiatan bisnis suatu perusahaan.

Ada tiga elemen dari struktur pengawasan internal suatu perusahaan yaitu : 1. Pengawasan lingkungan yang merupakan kerangka kerja utama diantara

kebijakan pengawasan dan prosedur operasi.

2. Pengawasan sistem akuntansi yang terdiri dari catatan dan prosedur yang digunakan untuk mencatat, memproses, melaporkan semua transaksi perusahaan, memelihara tingkat kepercayaan terhadap aset dan hutang perusahaan.

3. Pengawasan prosedur yang merupakan langkah khusus untuk meminimumkan resiko terhadap ancaman tertentu.

Pengawasan manajemen memiliki tiga aspek yaitu :

2. Pengawasan manajemen lebih luas dari pengawasan internal termasuk di dalamnya merancang sistem untuk mengurangi tingkat kesalahan dan ketidakteraturan serta aktifitas yang positif untuk pencapaian tujuan.

3. Pengawasan manajemen yang berorientasi pada karyawan atau pegawai yaitu dengan memberi fasilitas untuk suksesnya pencapaian tujuan perusahaan.

Dengan adanya pengawasan dapat dilihat seberapa jauh perencanaan yang telah dicapai dan seberapa banyak penyimpangan yang terjadi. Penyimpangan yang terjadi akan dianalisis guna mengetahui tindakan apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaikinya.

Adapun pengawasan yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dalam menjalankan kegiatan operasinya adalah dengan cara :

a. Mengontrol pendapatan melalui pendapatan yang diterima dari Biri Rektor dan belanja-belanja yang dikeluarkan secara bulanan atau tahunan

b. Disesuaikan dengan keadaan, baik dengan memperhatikan situasi keamanan, politik, dan ekonomi agar tidak melebihi anggaran yang telah disusun.

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara melaksanakan pengawasan dengan cara :

tersebut dan untuk penyimpangan yang merugikan akan dilakukan tindakan koreksi.

2. Membentuk suatu bagian yang bertugas mengawasi seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan sebelum menganalisis perbandingan antara realisasi dengan anggaran.

Adapun peranan anggaran sebagai alat pengawasan pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, yaitu sebagai berikut :

a. Mencegah terjadinya pemborosan

b. Memberikan stándar yang memadai untuk mengukur prestasi

c. Sebagai alat pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana kerja yang telah dicapai perusahaan

d. Mengendalikan operasi dan belanja serta pengeluaran perusahaan

REKAPITULASI PENGGUNAAN PANJAR KERJA TAHUN ANGGARAN 2010 02 JANUARI 2010 S/D 30 DESEMBER 2010

URAIAN MAKMA PENGGUNAAN PANJAR KERJA PERBULAN (Dalam Rupiah) JUMLAH

JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGTS SEP OKT NOP DES

BELANJA MODAL

BELANJA INVENTARIS

PERALATAN DAN MESIN 53211

o Pembelian rak buku, Kaki tiang

rak dan karet penutup 4.951.500 3.303.000 8.254.500

o Pembelian water dispenser, wali

fan dan tangga 2.840.000 2.840.000

o Pengadaan meja kerja bagian

pengadaan 81.269.760 81.269.760

o Pengadaan rak double 84.000.000 84.000.000

o Pengadaan meja kerja

baca,locker dan meja komp 69.500.000 69.500.000

o Pengadaan AC Floor Standing 94.000.000 94.000.000

o pengadaan meja kerja kerja

bag.TU 72.563.000 72.563.000

o Pengadaan Human Counter

Statistik 49.800.000 49.800.000

o Pengadaan Inventaris Komputer 97.900.000 195.800.000 293.700.000

o Pengadaan meja kerja bagian

pengatalogan 54.434.100 54.434.100

o Pengadaan peralatan sistem

otomatis(genset) 15.625.000 15.625.000

o Pengadaan AC split 49.800.000 49.800.000

o Pengadaan kamera CCTV 44.403.750 44.403.750

o Pengadaan barang inventaris

kursi 24.550.000 24.550.000

o Pengadaan mesin potong

o Pengadaan UPS 2.627.000 2.627.000

o Pembelia tenis meja 4.800.000 4.800.000

o Pengadaan self rak dansokong

rak buku 58.450.000 58.450.000

o Pengadaan AC split 25.460.000 25.460.000

o Pengadaan meja kounter dan

locker cab.frmsi 49.200.000 49.200.000

o Pengadaan troley buku 49.140.000 49.140.000

o Pengadaan switch,IP camera

dan NAS 66.911.000 66.911.000

o Pengadaan inventaris komputer

sirkulasi cabang 89.000.000 89.000.000

o Pengadaan rack double

cab.farmasi 84.000.000 84.000.000

o Pengadaan Rack double cab.

Pertanian 84.000.000 84.000.000

o Pengadaan barang

inventaris/server,laptop,LCD,UPS 83.400.000 83.400.000

o Pengadaan barang think clien

untuk penelusuran 95.242.500 95.242.500

F. Hubungan Anggaran dengan Pengawasan

Anggaran dapat dijadikan sebagai alat untuk melaksanakan fungsi pengawasan. Dengan adanya anggaran maka standar kerja sudah ada, kemudian sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan menjadi angka realisasi yang dapat dibandingkan dengan stándar atau sasaran, yaitu anggaran. Perbedaan antara anggaran dan realisasi merupakan penyimpangan atau variance. Penyimpangan terjadi dalam dua kemungkinan, yaitu :

a. Penyimpangan yang menguntungkan ( favourable variance )

b. Penyimpangan yang tidak menguntungkan ( Unfavourable variance ) Untuk mellihat bagaimana fungsi pengawasan yang terjadi pada anggaran Perpustakaan Universitas Sumatera Utara berlangsung efektif dan efesien dapat dilihat dari hasil yang dicapai.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini penulis akan memaparkan beberapa kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, selain itu penulis juga memberikan beberapa saran yang mungkin bermanfaat demi kebaikan dan kemajuan perusahaan.

A. Kesimpulan

Adapun beberapa kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan, yaitu sebagai berikut :

1. Struktur organisasi pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menggambarkan dengan jelas bahwasannya

pembagian tugas, tanggungjawab, dan wewenang berjalan

sebagaimana mestinya sehingga setiap bagian dapat bekerja

sesuai dengan tugasnya masing-masing dan tidak

menimbulkan adanya tumpang tindih pekerjaan.

2. Penyusunan anggaran pada Perpustakaan Universitas

Sumatera Utara melibatkan semua bagian yang ada

sehingga aktifitas berjalan dengan efektif dan efesien.

3. Perencanaan dan pengawasan yang dilakukan oleh pihak Perpustakaan Universitas Sumatera Utara berjalan cukup

baik, sehingga meningkatkan efisiensi dan efektifitas

kegiatan terlihat dari pelaksanaan revisi apabila terjadi

perubahan anggaran sehingga dapat meminimalisasi

penyimpangan

B. Saran

Berdasarkan analisis serta kesimpulan, maka penulis memeberiakan

saran-saran yang dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

dalam meningkatkan kinerjanya. Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara sebaiknya tetap melakukan

penyusunan perencanaan dengan matang agar semua kegiatan berjalan dengan

lancar demi meningkatkan tujuan yang akan dicapai oleh Perpustakaan

Universitas Sumatera Utara.

2. Penulis menyarankan agar kerja sama yang solid tetap terjaga antar bagian

dalam mengerjakan anggaran agar tecapai tujuan seperti yang diharapkan oleh

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro, Gunawan. 2003. Anggaran Perusahaan. Edisi Pertama. BPFE Universitas Gajah Mada. Yogyakarta.

Darsono, Purwanti, Ari. 2007. Penganggaran Perusahaan. Edisi Satu.

Penerbit Wacana Media. Jakarta.

Donald E. Kieso, Jerry J. Weygandt. 2001,Intermadite accounting. Edisi kesepuluh. Penerbit Erlangga

Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan. Edisi Revisi, Salemba Empat. Jakarta.

Widjaya, Tunggal.1994. Dasar-dasar Bugeting. Edisi Satu. Penerbit Reneka Cipta. Jakarta.