TUGAS AKHIR
PERANAN FASILITAS KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI USU
OLEH TIEN SUMARNI
072103054
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum. Wr. Wb
Dengan mengucapkan puji dan syukur, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu dan sesuai dengan yang direncanakan. Shalawat dan salam penulis ucapkan kepada junjungan Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita dari dunia yang gelap ke dunia yang penuh dengan ilmu pengetahuan yang tentunya kita harapkan syafaatnya di Yaumil Akhir kelak.
Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan dan masih banyak terdapat kekurangan akibat keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki. Untuk itu, penulis dengan kerendahan hati menerima masukan berupa kritik dan saran yang sifatnya membangun guna perbaikan dan penyempurnaan tugas akhir ini.
Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Dr. Prihatin Lumbanraja, SE, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
5. Yang teristimewa penulis ucapkan terima kasih kepada kedua orang tua penulis. Ayahanda (Almarhum) dan Ibunda tersayang yang telah mendidik, mengasuh dan membimbing penulis dengan penuh kasih sayang tanpa kenal lelah serta berkat doa beliau pula penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Kepada Kak Medika Eva Yanti terima kasih atas bantuan, bimbingan dan saran-sarannya.
7. Kepada Sahabat terbaikku mulai dari kita kuliah : Siska Pratama, Savitri, Indah Cahaya Sukma, Winda Purnama dan Azdhani. Terima kasih atas bantuannya selama ini.
Mudah-mudahan Allah SWT memberikan balasan atas kebaikan yang diberikan kepada penulis. Akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk tugas akhir ini penulis berharap dapat bermanfaat bagi kita semua, semoga kita selalu dijalan yang di ridhoi oleh Allah SWT, amin.
Medan, 2010 Penulis
DAFTAR ISI
KATA PRNGANTAR………. i
DAFTAR ISI……… iv
DAFTAR TABEL……… v
DAFTAR GAMBAR……….. vi
BAB I PENDAHULUAN……… 1
A. Latar Belakang MAsalah……… 1
B. Perumusan Masalah……… 4
C. Tujuan Penelitian……… 4
D. MAnfaat Penelitian………. 4
E. Jadwal Penelitian Dan Sistematika Penulisan……… 5
1. Jadwal Penelitian……… 5
2. Sistematika Penulisan………. 5
BAB II PROFIL PERGURUAN TINGGI……… 7
A. Sejarah Ringkas FAkultas Ekonomi USU………. 7
B. Jenis Usaha/Kegiatan………. 9
C. Struktur Organisasi………. 10
D. Job Description……….. 13
E. Kinerja Usaha Terkini………... 17
F. Rencana Kegiatan……….. 18
BAB III PEMBAHASAN……… 19
A. Peranan Fasilitas Kerja………... 19
B. Jenis Fasilitas Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan FE USU………. 24
C. Produktivitas……….. 28
D. Faktor-faktor yang mempengaruhi Produktivitas Kerja………. 30
BABIV KESIMPULAN DAN SARAN……….. 35
A. Kesimpulan………. 35
B. Saran……….. 35
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang. Dalam menghadapi perkembangan tersebut tentu saja diperlukan fasilitas atau peralatan dalam menunjang kegiatan operasional. Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam melakukan usaha sangat tergantung pada fasilitas atau peralatan kerja. Untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja yang optimal, sehingga diperlukan keterampilan atau keahlian dalam mengoperasikan fasilitas atau peralatan kerja tersebut.
Fasilitas adalah sarana dan prasarana yang berguna untuk memperlancar dan memberikan kemudahan dalam melakukan suatu pekerjaan. Kerja adalah suatu kegiatan yang dilakukan seseorang atau kelompok. Jadi, secara harafiah fasilitas kerja adalah segala sesuatu berupa sarana dan prasarana yang dapat membantu mempermudahkan suatu kegiatan atau aktivitas yang dilakukan seseorang atau kelompok. Dalam setiap proses kegiatan perkantoran, suatu perusahaan harus menyediakandan fasilitas kerja yang lengkap dan menunjang kegiatan operasional. Peningkatan produktivitas dapat ditunjang dengan adanya penyediaan fasilitas kerja yang dapat membantu dan memotivasi karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor dengan baik.
pekerjaan yang beraneka ragam, maka fasilitas kantor yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan. Karena setiap jenis peralatan kantor ataupun fasilitas yang tersedia mempunyai fungsi yang berbeda-beda yang berfungsi untuk meningkatkan kegiatan operasional yang efektif dan efisien.
Suatu organisasi harus membuat perencanaan fasilitas dengan baik, agar fasilitas yang dipilih sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan fasilitas merupakan suatu kegiatan yang dilakukan sebelum dan setelah operasi. Secara umum perencanaan fasilitas mempunyai beberapa fungsi seperti menunjang peningkatan produksi, menggunakan tenaga kerja, peralatan dan ruang serta energi secara efektif, meminimalkan investasi modal, mempermudah pemeliharaan, meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja. Penggunaan fasilitas yang efektif dan efisien akan mampu mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan, sehingga kinerja atau produktivitas Perguruan Tinggi Negeri akan dapat mewujudkan tujuannya.
Fasilitas kerja terbagi atas dua bagian yaitu fasilitas sarana kantor dan fasilitas prasarana umum, yaitu :
1. Fasilitas sarana kantor. Contohnya : Komputer, Telepon, Faksimile, Printer, Fotocopy, Mesin Tik dan In Foccus.
2. Fasilitas prasarana umum Contohnya : fasilitas olahraga (lapangan sepak bola, basket, volley dan lain-lain), fasilitas pendidikan (ruang baca, kantin, internet/wi-fi dan Musholla), fasilitas kesehatan (poliklinik).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat menghasilkan peningkatan produktivitas kerja secara terus-menerus. Fasilitas kerja yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah fasilitas sarana kantor dan fasilitas prasarana umum. Fasilitas sarana kantor terdiri dari komputer, printer, faximile, in foccus, mesin tik, dan filling cabinet. Fasilitas prasarana umum pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdiri dari : fasilitas olahraga (lapangan sepak bola, basket, volley dan lain-lain), fasilitas pendidikan (ruang baca, kantin, internet/wi-fi dan Musholla), fasilitas kesehatan (poliklinik).
Dengan adanya fasilitas kerja yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka diharapkan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara dapat meningkatkan produktivitas kerja pegawai atau karyawan sehingga produktivitas Perguruan Tinggi Negeri tersebut juga ikut meningkat. Produktivitas karyawan atau pegawai pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dapat dilihat dari cara kerja atau prosedur kerja para pegawai atau karyawan tersebut dalam memberikan pelayanan yang baik kepada para mahasiswa karena didukung oleh adanya fasilitas kerja yang lengkap.
B. Perumusan Masalah
Dalam hal ini masalah yang akan dibahas mengenai fasilitas kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. Adapun pembahasan masalah yang akan dikemukakan adalah “Apakah Peranan Fasilitas Kerja yang tersedia pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan produktivitas”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui peranan fasilitas kerja terhadap peningkatan produktivitas kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penulisan Tugas Akhir dari penelitian yang dilakukan adalah : 1. Bagi Fakultas Ekonomi
Memberikan bahan masukan kepada Perguruan Tinggi Negeri dalam mengatasi masalah tentang peranan fasilitas kerja terhadap karyawan.
2. Bagi Peneliti
Dengan penelitian dapat mengetahui secara langsung pada obyek yang diteliti di dalam hubungan dengan pengetahuan yang diperoleh selama di bangku kuliah sehingga pengetahuannya dapat diterapkan dalam keadaan konkrit (nyata).
E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal Penelitian
[image:12.595.82.512.279.476.2]Dalam penulisan tugas akhir ini dibuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
TABEL 1.1
JADWAL PENULISAN TUGAS AKHIR
Kegiatan Minggu ke
I II III IV V VI VII VIII
Persiapan Judul Tugas Akhir
Pengumpulan Data
Analisis dan pembahasan
Penyempurnaan dan pengetikan Tugas Akhir
2. Sistematika Penulisan
Berikut merupakan sistematika penulisan yang akan disajikan pada penulisan tugas akhir ini :
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini, menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, menjelaskan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa fasilitas kerja, peranan fasilitas kerja untuk meningkatkan produktivitas, dan hasil guna peranan fasilitas kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada bagian kemahasiswaan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PERGURUAN TINGGI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : 1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancer, hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Rektor dan Pembantu Rektor
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2009
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Kelapa Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala lab/Studio/
bengkel Ketua Program
Studi Intra Departemen Ketua Program
Studi Inter Departemen
Unit Penunjang Fakultas Kepala bagian Tata
Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Dekan dan
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal , Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain. 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. Peranan Fasilitas Kerja
Penggunaan fasilitas kerja merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan produktivitas suatu instansi atau organisasi. Fasilitas kerja memberikan kemudahan bagi karyawan atau pegawai untuk melakukan pekerjaannya. Selain itu pemeliharaan fasilitas kerja merupakan hal yang harus dipertimbangkan, karena dengan adanya pemeliharaan yang baik dapat menunjang kinerja para pegawai atau karyawan menjadi lebih efektif dan efisien.
Tidak dapat disangkal lagi bahwa fasilitas berupa peralatan kerja sangat diperlukan dalam membina prosedur dan tata kerja Perguruan Tinggi Negeri, mempermudah pekerjaan, menghemat waktu, tenaga dan pikiran manusia dalam melaksanakan tugas-tugas rutin dan insidentil yang harus dihadapi dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan kantor.
Fasilitas kerja merupakan salah satu penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin maju, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dan ini dapat ditunjang dengan peralatan kantor yang dapat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. Peranan fasilitas sangat dibutuhkan untuk memperlancar proses pekerjaan karyawan untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan kantor.
Fasilitas kerja terbagi atas dua bagian yaitu :
2. Fasilitas prasarana umum Contohnya : fasilitas olahraga (lapangan sepak bola, basket, volley dan lain-lain), fasilitas pendidikan (ruang baca, kantin, internet/wi-fi dan Musholla), fasilitas kesehatan (poliklinik).
Adapun fungsi dari peralatan kantor adalah sebagai berikut :
1. Untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan pekerjaannya.
2. Untuk menghemat waktu
3. Untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi
4. Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dilakukan secara manual biasanya terjadi kesalahan. Dengan demikian perlu ada mesin-mesin elektronik dan fasilitas lain yang mendukung efektivitas kerja.
Kelebihan mesin-mesin kantor adalah :
1. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian tenaga kerja dapat dipindahkan melakukan pekerjaan yang lain.
2. Menghemat waktu.
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan.. 4. Pekerjaan menjadi lebih baik.
Kelemahan dari mesin-mesin kantor adalah : 1. Tingkat penyusutan beberapa mesin sangat tinggi. 2. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang terlatih. 3. Beberapa mesin harganya sangat mahal.
4. kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan mesin.
Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas yaitu : 1. Mendukung tujuan organisasi.
2. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang, dan energi secara efektif. 3. Meminimalkan investasi modal.
4. Mempermudah pemeliharaan.
5. Meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja.
Penggunaan perlengkapan dan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor.
Dalam memilih peralatan kantor perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Tujuan penggunaan peralatan. Sebelum memilih peralatan, tujuan harus ditentukan. Misalnya, apakah aktivitas pekerjaan administrasi tergantung sepenuhnya pada peralatan tersebut.
3. Tingkat kegunaan peralatan. Ketika beberapa merk telah diketahui, tingkat kegunaan harus dipertimbangkan, apakah peralatan itu bisa diharapkan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan maksimal.
4. Spesifikasi peralatan. Untuk beberapa peralatan, spesifikasiharus ditentukan terlebih dahulu, karena akan menyangkut penempatan peralatan di ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangannya, dan struktur yang dibutuhkan.
5. Biaya peralatan. Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembalian investasi perusahaan. Meskipun kegunaan merupakan hal yang penting, efisiensi juga harus dipertimbangkan.
6. Proses operasional peralatan. Beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat fotokopi dan printer.
7. Fitur keamanan. Meskipun beberapa peralatan kantor tidak berbahaya, namun fitur ini tetap harus dipertimbangkan.
8. Fleksibelitas peralatan. Fleksibelitas peralatan juga sangat penting. Beberapa peralatan dapat dimodifikasi dengan beberapa komponen jika dibutuhkan.
9. Kemudahan penggunaan peralatan. Hal yang juga dipertimbangkan adalah kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak mudah digunakan dan membutuhkan training tambahan.
11. Masukan dari operator peralatan. Karyawan yang akan mengoperasikan sering kali diberikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan yang akan dipilih.
12. Standardisasi peralatan. Penggunaan hanya beberapa merk tertentu akan menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan beberapa keuntungan saat membeli dan merawatnya.
Peralatan kantor yang baik dapat menghemat gerak pegawai, menambah kesehatan dan efesiensi pegawai. Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus ada dalam mendukung segala aktifitas yang ada di dalam suatu instansi baik itu instansi pemerintah maupun swasta. Biasanya fasilitas kantor dipergunakan oleh suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang-ulang dan dalam jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaannya untuk mencegah terjadinya kesalahan.
B. Jenis-jenis Fasilitas Kerja Yang Terdapat di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya, dan untuk membantu produktivitas kerja para karyawan atau pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Beberapa fasilitas yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Komputer dan Perangkatnya
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efesien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk mendukung tugas-tugas pegawai di kantor.
Kelebihan dari penggunaan komputer antara lain : a) Ketepatan
Satuan waktu terkecil yang masih dapat kita rasakan secara nyata adalah detik. Sedangkan untuk memproses sejumlah data tertentu komputer hanya membutuhkan waktu seperseribu detik (mili detik), bahkan komputer yang terbaru dapat lebih cepat.
b) Keandalan
Sistem computer sangat handal terutama dalam pekerjaan yang memerlukan proses lama. Sistem tersebut tidak mengenal lelah walaupun dipakai setiap waktu.
c) Ketelitian
Karena komputer adalah sebuah mesin yang mempunyai ketahanan yang lebih baik daripada manusia, maka komputer pun mempunyai ketelitian yang sangat tinggi Kelemahan dari penggunaan komputer antara lain :
a) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.
b) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer.
2. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 4 unit mesin printer yang berada di ruang Pembantu Dekan III dan Ruang Kemahasiswaan. Kegunaan printer pada bagian Kemahasiswaan yaitu untuk mencetak hasil-hasil ketikan berupa dokumen yang telah dibuat sebelumnya.
Printer mampu mencetak data yang sama dari komputer tanpa mengalami perubahan data tetapi tabung tinta pada printer mudah rusak jika tidak hati-hati dalam pengisian ulang tinta.
3. Filling Cabinet
Filling Cabinet adalah peralatan kantor yang biasanya berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical dan digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip-arsip.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 6 filling cabinet. Diantaranya berada di dalam ruangan Pembantu Dekan III dan di dalam ruangan Kemahasiswaan yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas mahasiswa maupun arsip-arsip yang penting.
berkas-4. Lemari Besi
Lemari Besi merupakan tempat menyimpan surat-surat berharga, dokumen penting, berbahan dari besi, berpintu dua, tidak mudah terbakar dan sangat aman untuk menyimpan dokumen-dokumen yang sangat penting tetapi karena ukurannya yang besar dan berat sehingga sulit untuk dipindahkan atau digeser ke tempat lain.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki 5 lemari besi yang berguna untuk menyimpan data-data mahasiswa dan dokumen penting lainnya.
5. Lemari Kayu
Pada bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara terdapat 4 lemari kayu. Lemari kayu yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan adalah untuk menyimpan data beasiswa para mahasiswa dan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar dan sebagian lagi di gunakan untuk menyimpan piagam dan piala.
Kelebihan dari lemari kayu adalah harganya lebih murah dibandingkan lemari besi. Kelemahannya adalah tidak dapat dipergunakan dalam waktu yang panjang karena rentan akan kerusakan yang disebabkan oleh serangan rayap selain itu lemari kayu mudah terbakar.
6. Meja
Meja adalah sebagai prasarana perkantoran yang harus dimiliki untuk mempermudah pekerjaan pegawai atau karyawan. Tetapi yang harus dipertimbangkan ialah bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudutnya dapat di jangkau dengan tangan oleh orang yang mempergunakannya.
7. Kursi
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 9 kursi. Diantaranya adalah 5 kursi yang digunakan untuk kerja pegawai, sementara 4 kursi lainnya sebagai kursi untuk tamu.
Kursi adalah sebagai prasarana perkantoran yang wajib dimiliki untuk mempermudah pekerjaan pegawai atau karyawan serta tinggi dan model kursi harus disesuaikan dengan orang yang hendak mempergunakannya.
C. Produktivitas
Produktivitas merupakan salah satu hal yang penting dalam pencapaian suksesnya Perguruan Tinggi Negeri. Karena itu manusia sebagai salah satu faktor produksi yang merupakan penggerak faktor-faktor lainnya harus dapat dirangkum menjadi satu kesatuan di dalam melaksanakan proses kegiatan kerja dalam Perguruan Tinggi Negeri yang paling efektif dan efisien. Pengertian efisiensi terdapat dalam Ensiklopedia Indonesia (Anonim, 2001) di defenisikan efisiensi adalah usaha pada
produksi berlangsung. Ada sebagian orang yang beranggapan bahwa produksi sama dengan produktivitas padahal masing-masing mempunyai pengertian yang berbeda-beda. Melalui pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dapat meningkatkan produktivitas karyawan sehingga dapat terbentuk tenaga kerja yang produktif dan terampil didalam bekerja secara efektif dan efisien. Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan kunci utama bagi peningkatan produktivitas disamping peralatan-peralatan sebagai penunjangnya serta kunci tercapainya tujuan yang direncanakan dengan tercapainya efisiensi.
Konsep produktivitas menurut Piagam Oslo 1984 adalah sebagai berikut : Produktivitas adalah konsep universal, yang dimaksud yaitu menyediakan banyak barang dan jasa untuk kebutuhan orang yang semakin banyak dengan menggunakan semakin sedikit sumber-sumber daya .
1) Produktivitas didasarkan pada multi disiplin yang secara efektif merumuskan tujuan, rencana pengembangan dan pelaksanaan cara-cara produktif dengan menggunakan sumber-sumber daya secara efisien namun tetap menjaga kualitas. 2) Produktivitas secara terpadu melibatkan semua usaha manusia dengan
menggunakan modal, keterampilan, teknologi, manajemen, informasi, energi dan sumber daya lainnya. Tujuannya untuk perbaikan kehidupan yang bermanfaat bagi seluruh kehidupan manusia, melalui pendekatan konsep produktivitas secara menyeluruh.
negara mempunyai kesamaan dalam melaksanakan pendidikan, pelayanan dan komunikasi.
4) Produktivitas lebih dari sekedar ilmu, teknologi dan teknik-teknik manajemen, akan tetapi mengandung filosofis dan sikap yang didasarkan pada motivasi yang kuat untuk mencapai mutu kehidupan yang lebih baik.
5) Produktivitas mengandung pengertian sikap mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hari esok lebih baik dari hari ini.
6) Produktivitas mengandung pengertian perbandingan antara hasil yang dicapai dengan seluruh sumber daya yang digunakan.
Pendapat mengenai pengertian produktivitas adalah rasio antara hasil kegiatan (Out Put) dengan segala pengorbanan (biaya) untuk mewujudkan hasil tersebut (Anaroga, 2000).
Melihat pendapat-pendapat diatas dapat dikatakan bahwa Produktivitas adalah perbandingan antara hasil suatu pekerjaan karyawan dengan pengorbanan yang telah dikeluarkan.
D. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja yaitu : 1. Bersumber Dari Pekerjaan
tersebut dapat tercipta gerakan-gerakan yang efektif dan dapat memperlancar pekerjaan sekaligus mengurangi kesalahan kerja karyawan. Hal-hal yang bersumber dari pekerjaan antara lain:
a) Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja
Lingkungan kerja disini termasuk hubungan antara karyawan, hubungan dengan pimpinan, suhu serta lingkungan kerja, penerangan dan sebagainya. Hal ini sangat penting untuk diperhatikan oleh Fakultas karena sering kali karyawan enggan bekerja karena tidak ada kekompakan dalam kelompok kerja atau ruang kerja yang tidak menyenangkan. Hal ini dapat mengganggu kerja pegawai.
b) Teknologi
Dengan adanya kemajuan teknologi yang meliputi peralatan yang canggih, akan dapat mendukung tingkat produksi dan mempermudahkan dalam melaksanakan pekerjaan.
c) Kesempatan berprestasi
Setiap orang dapat mengembangkan potensi yang ada dalam dirinya, dengan diberikan kesempatan berprestasi, maka pegawai atau karyawan akan meningkatkan produktivitas kerja. Tingkat efektifitas penggunaan teknologi perkantoran, efesiensi proses kerja, dan kenyaman lingkungan tempat mereka bekerja secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan.
2. Bersumber Dari Karyawan Itu Sendiri
unsur-unsur penting tersebut, seperti : Gaji yamg memadai, kebutuhan karyawan perlu di perhatikan, penempatan karyawan pada posisi yang tepat. Hal-hal yang bersumber dari karyawan itu sendiri antara lain:
a) Pendidikan
Tingkat kecerdasan pegawai dan dosen dapat dilihat dari tingkat pendidikannya. Semakin tinggi tingkat pendidikannya semakin besar kemungkinan untuk mendapatkan tujuan kejenjang yang lebih baik. Oleh karena itu, pendidikan berhubungan dengan produktivitas karyawan.
b) Motivasi
Pimpinan organisasi perlu mengetahui motivasi kerja dari anggota organisasi (karyawan). Dengan mengetahui motivasi itu maka pimpinan dapat memberikan dorongan dan semangat kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
c) Disiplin Kerja
d) Keterampilan
Keterampilan banyak pengaruhnya terhadap produktivitas karyawan. Keterampilan karyawan dalam Perguruan Tinggi Negeri dapat ditingkatkan melalui training, kursus-kursus dan lain-lain.
e) Sikap Etika Kerja
Sikap seseorang atau kelompok dalam membina hubungan yang serasi, harus selaras dan seimbang di dalam kelompok itu sendiri maupun dengan kelompok lain, dalam berhubungan sangat penting karena dengan terciptanya hubungan yang selaras dan serasi serta seimbang perilaku dalam proses produksi akan meningkatkan produktivitas kerja.
f) Faktor Manajerial
Gaya kepemimpinan yang efektif dapat memotivasi, mengarahkan dan mengerakkan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas. Di sini sikap keterbukaan pimpinan kepada bawahan sangat berperan dalam mengarahkan dan memberikan bimbingan kepada bawahannya sehingga pimpinan mampu berbaur dan bersosialisasi dengan baik terhadap bawahan.
g) Tingkat Penghasilan
Produktivitas kerja merupakan pelaksanaan pekerjaan dengan cara tertentu tanpa mengurangi maksud dan tujuan yang akan dicapai seperti dengan cara mempermudah sistem pekerjaan sehingga mampu menghemat waktu. Sehingga akan terciptanya efisiensi kerja sebagai pendukung daripada produktivitas kerja yang efektif.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Fasilitas kerja yang tersedia pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat menunjang produktivitas. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas yang sudah tergolong lengkap sehingga dapat menunjang pekerjaan karyawan baik dalam mencapai produktivitas kerja yang efektif dan efisien.
2. Dari struktur organisasi yang dapat ditunjukkan bahwa Fakultas Ekonomi Sumatera Utara telah melakukan pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing para pegawai yang dibebankan kepadanya dan ini diperlengkapi oleh fasilitas sarana kantor dan fasiltas prasarana umum.
3. Fasilitas kerja yang ada pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara sudah tergolong lengkap tetapi hal ini juga harus dilakukan perubahan updated karena tidak mengikuti perkembangan teknologi yang ada saat ini yang menyebabkan pekerjaan karyawan sedikit terhambat.
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut :
melakukan perubahan updated karena adanya fasilitas kerja yang baik dan berguna dapat meningkatkan produktivitas kerja.
DAFTAR PUSTAKA
Anaroga, Pandji. 2000. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta. Anonim. 2001. Ensiklopedia Indonesia. Cetakan kedua. Jakarta: PT. Cipta Pustaka.
Gie, Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Penerbit Nurcahaya. Munir, Badri Sukoco. 2005. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: Penerbit Erlangga.
