TUGAS AKHIR
PENGENDALIAN INTERNAL ATAS BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
OLEH :
VIERA ASTRINI 102102125
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : VIERA ASTRINI
NIM : 102102125
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : PENGENDALIAN INTERNAL ATAS BIAYA OPRASIONAL PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal Dosen Pembimbing Tugas Akhir
(Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak) NIP. 19760705 200212 1 002
Tanggal Ketua Program Diploma III Akuntansi
(Drs. Rustam, M.Si, Ak) NIP. 131 127 370
Tanggal Dekan Fakultas Ekonomi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : VIERA ASTRINI
NIM : 102102125
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : PENGENDALIAN INTERNAL ATAS BIAYA OPERASIONAL PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, April 2013
KATA PENGANTAR
Bismillahirahamanirrahim…..
Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang
telah berkenan memberikan rahmat, hidayah, kasih sayang serta karunia-Nya atas
ilmu dan waktu bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini serta
shalawat beriring salam tak lupa penulis sampaikan kepada junjungan nabi besar
Muhammad SAW yang telah memberikan suri tauladan yang baik kepada umat
manusia dan semoga kita mendapat syafaatnya kelak di Yaumil Masyar. Amin.
Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan pada program Diploma III Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi tujuan tersebut, maka
penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul: “Pengendalian Internal Atas Biaya Operasional Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari
sempurna mengingat keterbatasan dalam hal pengetahuan, kemampuan dan
pengalaman yang dimiliki. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran
yang membangun
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada Ayahanda M.Muslim dan Ibunda Nurhamidah beserta Ayahanda
semangat, baik moral maupun materil serta doa sehingga Tugas Akhir ini dapat
diselesaikan dengan baik.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis tidak terlepas dari bantuan,
bimbingan dan dorongan dari banyak pihak. Untuk kesempatan ini penulis
ingin menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec, Acc selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam,M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Iskandar Muda, SE M.Si, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah
banyak meluangkan waktunya untuk memberikan arahan dan bimbingan
kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
4. Ibu Eka Yuliani, SE., yang telah memberikan keterangan dan data yang
dibutuhkan penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.
5. Sahabat-Sahabat tersayang Irna Arina,Desi ,Sandra,Irma ,Beby Karina,Riska
Maysarah,LiliPoel,Chairunissa,M.Faisal,Afiz,Asep Alloy, Wendi, M.Amin,
beserta kawan-kawan magang kelompok 9 Indah,Novri,Yana,Dini.
6. Seluruh teman – teman D3 Akuntansi stambuk 2010 yang tidak dapat saya
sebutkan satu persatu, serta Senior dan alumni yang telah banyak memberikan
masukan maupun membantu dalam pembuatan Tugas Akhir ini.
7. Kepada M. Anggi Aulia yang selalu membantu dan memberikan semangat
dan motivasi yang tak terhingga dan ternilai harganya disaat penulis
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini belum sempurna dan masih banyak
kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan kekurangan
yang terdapat di dalamnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan
manfaat kepada pembacanya dan terutama bagi penulis.
Medan, April 2013
Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 10
C. Job Description ... 15
D. Jaringan Kegiatan ... 20
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 21
F. Rencana Kegiatan ... 22
BAB III PENGENDALIAN INTERNAL ATAS BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Klasifikasi Biaya Operasional ... 25
B. Anggaran Biaya Operasional ... 29
D. Pengendalian Biaya Operasional ... 39
E. Penyimpangan Anggaran Biaya Operasional ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 46
B. Saran ... 47
DAFTAR PUSTAKA ... 49
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Survey/ Observasi Tugas Akhir ... 4
Tabel 3.1 Laporan Anggaran dan Realisasi Biaya Operasional Fakultas
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Manajemen perusahaan mempunyai tujuan dan sasaran yang hendak
dicapai dalam kegiatan operasionalnya. Secara umum setiap perusahaan baik yang
bergerak dibidang jasa, dagang maupun industri mempunyai tujuan untuk
mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan, perkembangan perusahaan, dan
juga untuk memperoleh laba secara maksimal melalui pengendalian yang baik
terhadap biaya operasional perusahaan.
Biaya operasional merupakan salah satu bagian terpenting dalam
penyusunan laporan laba rugi baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar
yang memiliki jenis dan volume kegiatan yang berbeda. Didalam suatu
perusahaan kecil jumlah dan jenis kegiatan yang dilakukan terbatas sehingga
mudah untuk dikendalikan, namun tidak dengan perusahaan yang besar. Oleh
karena itu perusahaan yang berkembang menjadi besar ini mempunyai kegiatan
yang lebih baik dalam jenis maupun volume kegiatannya, maka pengendalian
perusahaan menjadi tidak sesederhana perusahaan yang belum berkembang.
Pengendalian internal meupakan istilah yang digunakan untuk
menentukan apakah telah terjadi penyimpangan-penyimpangan pelaksanaan
dalam hubungannya dengan penyusunan dan pemeriksaan administrasi
menggunakan dananya untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan
sehingga pemborosan dapat ditekan seminimal mungkin.
Keberhasilan pengendalian juga ditentukan oleh beberapa unsur seperti
struktur organisasi, prosedur kerja, pelaksanaan kerja yang baik. Selain itu
pencatatan dan pelaporan biaya operasional sebagai umpan balik pelaksanaan
fungsi pengendalian sangatlah dominan karena tanpa adanya laporan tersebut sulit
untuk mengukur hasil guna suatu aktivitas usaha. Salah satu bentuk pengendalian
yang penting terdapat pada anggaran (budget). Oleh karena itu, pada waktu
mempersiapkan anggaran pihak manajemen perusahaan harus memperhatikan dan
menyelidiki faktor-faktor yang mempengaruhi anggaran tersebut.
Setiap perusahaan tanpa melihat sifat kegiatannya selalu mempunyai
keterkaitan dengan biaya operasional yang terdiri dari biaya penjualan dan biaya
umum serta administrasi. Oleh sebab itu biaya operasional merupakan hal yang
paling esensial menyangkut kesinambungan suatu perusahaan, maka sangat
diperlukan pengendalian yang akurat terhadap biaya operasional.
Dengan demikian tingkat efisiensi yang tinggi dalam perusahaan dapat
dicapai yang nantinya akan berpengaruh pada tingkat laba. Unsur pengendalian
biaya operasional ini harus dijalankan dengan baik. Sebaiknya perusahaan dapat
membuat perkiraan-perkiraan dan dampaknya terhadap perusahaan, karena
apabila perusahaan salah dalam memproyeksinya akan mempengaruhi kegiatan
usaha.
Dari uraian diatas dapat terlihat dengan jelas betapa pentingnya
memilih topik tugas akhir ini dengan judul “Pengendalian Internal Atas Biaya Operasional Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” .
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian dalam penjelasan latar belakang masalah, maka
penulis mencoba merumuskan masalah yaitu :
1. Bagaimana penerapan sistem pengendalian internal atas biaya operasional pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ?
2. Evaluasi apa yang dilakukan jika ditemukan penyimpangan dalam
pengendalian biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem pengendalian internal atas
biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Untuk menjadi bahan rujukan atau sumber informasi bagi yang ingin
mempelajari dan membahas lebih jauh tentang biaya operasional pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Untuk mengetahui sejauh mana sistem pengendalian internal biaya
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis, sebagai masukan dan tambahan ilmu pengetahuan mengenai
anggaran kas.
2. Bagi Fakultas, untuk mengetahui sejauh mana anggaran kas sebagai alat
perencanaan dan pengawasan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
3. Bagi Pembaca, diharapkan dapat menjadi bahan rujukan atau sumber
informasi bagi yang ingin mempelajari dan membahas lebih jauh tentang
anggaran kas.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei / Observasi
Tempat : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Waktu : Tanggal 26 Februari 2013 sampai dengan 25 Maret 2013
Tabel 1.1 Jadwal Survey/ Observasi Tugas Akhir
NO Kegiatan
Februari 2013 Maret 2013
Minggu Minggu
I II III IV I II III IV
1 Persiapan Tugas Akhir
2 Pelaksanaan Tugas Akhir
Berikut ini adalah penjelasan dari jadwal survey / observasi penulis :
26 Februari - 28 Februari 2013 : Menerima data mengenai profil
fakultas
1 Maret – 7 Maret 2013 : Menerima data mengenai hal-hal yang
berkaitan dengan masalah yang diteliti
yaitu mengenai anggaran yang dibuat
oleh Fakultas dan sampai sejauh mana
anggaran tersebut dapat berfungsi
sebagai alat perencanaan dan
pengawasan pada Fakultas Ekonomi
USU.
8 Maret – 25 Maret 2013 : Melengkapi data-data yang telah
diperoleh sebelumnya dengan meminta
penjelasan yang belum dimengerti.
2. Rencana Isi
Secara garis besar pembahasan yang dilakukan dibagi atas empat
bab, dimana setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab sesuai dengan
pembahasannya. Adapun rencana isi dari tugas Akhir ini adalah sebagai
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan secara singkat latar belakang masalah, perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan yang mencakup
jadwal survey / observasi dan rencana isi.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pada bab ini diuraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi sejarah
singkat Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PENGENDALIAN INTERNAL ATAS BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dalam bab ini penulis menguraikan hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu
mengenai sistem pengendalian internal atas biaya operasional pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang melliputi klarifikasi biaya
operasional, anggaran biaya operasional, perencanaan biaya operasional,
pengendalian biaya operasional, dan penyimpangan anggaran biaya
operasional
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab yang terakhir dari penulisan tugas akhir ini. Penulis
akan memberikan kesimpulan yang didasarkan dari penjelasan bab terdahulu
dan mencoba memberikan saran. Saran yang dirasakan perlu untuk efektivitas
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program
Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma
III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan /
B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
Gambar 2.1
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI USU Sumber: Buku Pedoman Dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2007-2008
Ketua Dekan dan Pembantu
Dekan
Dewan
Pertimbangan
Fakultas Rektor dan Pembantu
1. PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu,
D.T.M.&H.,Msc.(C.T.M.), Sp.A.(K)
Pembantu Rektor I
Pembantu Rektor II
Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Pembantu Rektor IV
Pembantu Rektor V
2. PIMPINAN FAKULTAS
Dekan : Prof. Dr Azhar Maksum, M.Ec, Acc.
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution ,S.E, M.Acc, Ak.
Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, M.M, Ak.
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, S.E, M.Si.
3. DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,S.E, M.Ec.
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, M.B.A, M.A.F.I.S.
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, S.E, M.Si.
Prof. Dr. Ramli, M.S.
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak.
Prof. Erlina, S.E, M.Si, Ph.D, Ak.
Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, S.E, M.A.F.I.S, Ak.
Drs. Firman Syarif, S.E, M.Si, Ak.
Drs. H.Arifin Lubis, M.M, Ak.
Irsyad Lubis, S.E, M.Soc.Sc, Ph.D
Drs. Murni Daulay, S.E, M.S
Prof. Dr.lic.rer.reg. Sirojuzilam, S.E
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, S.E, M.Ec
Prof. Dr. Paham Ginting, S.E, M.S
Prof. Dr. Rismayani, S.E, M.S
Dr. Endang Sulistya Rini, S.E,M.Si
Dr. Isfenti Sadalia, S.E, M.E
4. DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, S.E, M.Ec.
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si.
Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, S.E, M.E.
Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S, S.E, M.A.F.I.S., Ak.
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, M.M, AK.
PROGRAM STUDI S-1 Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad Lubis,S.E, M.Soc. Ph.D
Sekretaris : Paidi Hidayat, S.E. M.Si.
Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistiya Rini, S.E. M.Si
Akutansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si. Ak.
Sekretaris : Mutia Ismail, S.E, M.M, Ak.
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Plt.Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak.
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak.
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak.
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, S.E, M.M.
5. BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, S.H, CN.
Kasub. Personalia : Maslan, S.E
Kasub. Keuangan : Eka Yuliani, S.E.
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, S.E, M.Si
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, S.E.
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.E.
C.Job Description
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun suatu struktur
organisasi dengan menguraikan beberapa tugas tiap-tiap bagian. Berikut ini adalah
uraian tugas dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Dekan dan Pembantu Dekan
Dekan adalah pimpinan Fakultas yang memimpin penyelenggaraan
pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, membina tenaga
bertanggung jawab kepada Rektor. Pembantu Dekan bertugas membantu
setiap kegiatan Dekan. Apabila Dekan berhalangan tidak tetap, maka Dekan
menunjuk salah seorang Pembantu Dekan bertindak sebagai pelaksana harian
Dekan.
2. Kepala Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2.1Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan laporan Bagian.
2.2 Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
2.3 Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
2.4Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
2.5 Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri,
Isr’aMi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar – mengajar, silabus metode dan alat yang
digunakan dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
3. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil
studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid smester dan jadwal ujian smester telah
terprogram.
4. Memperbaiki rank kuliah mahasiswa dan dosen serta departemen, ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach, workshop, seminar, lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh departemen.
10.Memberi dorongan kepada dosen muda dan melanjutkan program studi S2 dan
S3 baik di dalam maupun di luar negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12.Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan
pimpinan fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang / praktek kerja lapangan agar mendapatkan kelulusan yang
14.Departemen menyiapkan borang, laporan evaluasi diri per semester untuk
meningkatkan nilai akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.
15.Dengan adanya kerjasama pihak fakultas dengan instansi luar maka beasiswa
BAB III
PENGENDALIAN INTERNAL ATAS BIAYA OPERASIONAL PADA FAKUTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
A. Klasifikasi Biaya Operasional
Didalam pengelolaan perusahaan, baik perusahaan besar ataupun kecil,
perusahaan swasta maupun pemerintah, yang mengejar laba atau tidak setiap
harinya selalu berhadapan dengan biaya yang dikeluarkan.
Masalah biaya pada suatu perusahaan hanya dapat dipecahkan secara
memuaskan bila perusahaan tersebut mempunyai pengetahuan biaya yang
berkaitan dengannya. Oleh karena itu penyediaan data-data penting sebagai alat
informasi dalam pengambilan keputusan operasi sehari-hari. Istilah “biaya” (cost)
sering kali digunakan dengan arti yang berbeda-beda.
Penting untuk selalu diingat , dalam konsep biaya dijelaskan bahwa
biaya itu berbeda untuk tujuan yang berbeda, sehingga digolongkan kedalam
beberapa pengertian sesuai dengan tujuan penggunaan dari biaya tersebut.
Menurut Sumarsan (2013:103) definisi biaya adalah :
Selain itu pengertian biaya secara luas mengandung 4 unsur antara
lain:
1. Merupakan pengorbanan sumber ekonomi
2. Diukur dengan satuan uang
3. Yang telah terjadi atau yang akan terjadi
4. Untuk tujuan tertentu
Menurut Supriyono (1999 : 195) mengelompokkan biaya non produksi
menjadi 3 yaitu :
“Biaya Pemasaran adalah meliputi semua biaya dalam rangka kegiatan pemasaran atau kegiatan untuk menjual barang dan jasa perusahaan kepada pembeli sampai dengan pengumpulan piutang menjadi kas”.
“Biaya Administrasi dan Umum adalah meliputi semua biaya dalam rangka melaksanakan fungsi administrasi yaitu biaya perencanaan dan penentuan strategi dan kebijaksanaan, pengarahan dan pengendalian kegiatan agar berdaya guna dan berhasil guna”.
“Biaya Finansial adalah semua biaya dalam rangka fungsi finansial yaitu fungsi pemenuhan dana yang ada diperusahaan”.
1. Biaya Pemasaran
1. Biaya untuk menimbulkan pesanan.
Biaya ini meliputi semua biaya yang terjadi untuk mencari atau
untuk menimbulkan pesanan dari pembeli kepada perusahaan ,terdiri dari:
a. Biaya promosi dan advertensi
b. Biaya penjualan meliputi : gaji penjualan, komisi, bonus, biaya perjalanan
gaji kantor penjualan, perlengkapan kantor penjualan, biaya telepon,
penjualan, dan lain-lain.
2. Biaya untuk melayani pesanan.
Biaya ini meliputi semua biaya yang terjadi dalam rangka
memenuhi atau melayani pesanan yang diterima dari pembeli, terdiri dari:
a. Biaya penggudangan dan penyimpangan produk selesai meliputi : gaji
bagian gudang, reperasi dan pemeliharaan, penyusutan gedung dan
peralatannya, asuransi gudang , dan lain-lain.
b. Biaya pengepakan dan pengiriman meliputi: gaji bagian pengepakan
pengiriman, perlengkapan untuk pengepakan, biaya angkut barang yang
dijual, biaya penyusutan kendaraan, dan lain-lain.
c. Biaya pemberian kredit dan penagihan hutang.
d. Biaya administrasi penjualan ,meliputi : gaji administrasi penjualan,
2. Biaya Administrasi Dan Umum
Yang merupakan biaya administrasi dan umum adalah sebagai berikut :
1. Gaji dan upah, meliputi : gaji, insentif dan bonus premi lembur, pajak
pendapatan, upah borongan, dan lain-lain.
2. Kesejahteraan karyawan, meliputi : pengobatan karyawan, rekreasi dan
olahraga, pendidikan dan perpustakaan, dan lain-lain.
3. Biaya reperasi dan pemeliharaan, meliputi : reperasi dan pemeliharaan untuk
kendaraan bermotor, taman dan halaman kantor, bangunan kantor, dan
lain-lain.
4. Biaya penyusutan aktiva tetap, meliputi : biaya penyusutan untuk kendaraan
kantor, dan lain-lain.
5. Biaya administrasi dan umum lainnya, meliputi : biaya cetak, alat tulis dan
perlengkapan kantor, biaya listrik dan air, biaya telepon, dan lain-lain.
3. Biaya Finansial
Biaya finansial meliputi :
1. Biaya bunga
2. Biaya penerbitan atau emisi obligasi
B. Anggaran Biaya Operasional
Anggaran biaya operasional adalah anggaran atau taksiran seluruh biaya
yang dikeluarkan oleh perusahaan pada hakikatnya dianggap habis dalam masa
satu tahun buku. Anggaran biaya operasiona merupakan biaya yang sangat
mempengaruhi semua aktivitas perusahaan yang dapat mengakibatkan naik
turunya kualitas pelayanan pada perusahaan.
Semakin besar biaya operasional dapat meningkatkan kualitas pelayanan
pada perusahaan yang dapat meningkatkan pendapatan, sebaliknya semakin kecil
biaya operasional akan mengakibatkan turunnya kualitas pelayanan perusahaan,
maka anggaran biaya operasional ini harus dibuat dengan hati-hati dan cermat
Dalam membuat anggaran perlu adanya departemen atau bagian berperan
pengendali. Bertindak sebagai pengendali pada Fakultas Ekonomi USU adalah
kabag keuangan yang memiliki peranan penting dalam kegiatan dalam
perencanaan dan pengendalian dalam proses pengambilan keputusan.
C. Perencanaan Biaya Operasional
Setiap perusahaan harus menyiapkan suatu perencanaan, yang merupakan
suatu usaha untuk merumuskan tujuan-tujuan dan menyusun program operasi
yang lengkap dalam rangka mencapai tujuan tersebut. Termasuk pula proses
penentuan strategi yang disusun untuk jangka panjang dan jangka pendek. Tanpa
adanya suatu perencanaan yang baik, kemungkinan besar usatu perusahaan besar
Perencanaan pada dasarnya adalah memilih alternatif-alternatif yang
mungkin dilaksanakan dengan mempertimbangkan tujuan perusahaan serta
sumber-sumber ekonomi yang dimiliki oleh perusahaan dan kendala-kendala yang
dihadapi. Untuk tujuan tersebut manajemen harus mengetahui data-data yang
relevan terutama yang menyangkut penghasilan dan biaya dimasa yang akan
datang .
Biaya operasional merupakan elemen yang penting dalam pembentukan
laba pada suatu perusahaan. Oleh karena itu harus direncanakan dengan
sebaik-baiknya. Perencanaan biaya operasional dilakukan melalui penyusunan anggaran
biaya.
Menurut Husnan dan Pudjiastuti (2012 : 99) definisi perencanaan adalah :
“Perencanaan adalah untuk memperkirakan posisi dan kondisi keuangan di masa yang akan datang dalam jangka pendek atau jangka panjang”.
Dalam suatu organisasi perencanaan memiliki posisi penting dari
langkah-langkah berikutnya. Kematangan dan kesalahan dalam perencanaan mampu
memberi pengaruh positif dan negatif pada masa yang akan datang.
Dari kedua definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa perencanaan
sebenarnya adalah menetapkan suatu cara bertindak sebelum tindakan itu
dilaksanakan dengan pertimbangan yang matang serta kemungkinan yang akan
terjadi, diharapkan bahwa tujuan yang diinginkan tercapai.
Para perencana tidak akan dapat mengendalikan waktu yang akan datang
,tetapi seharusnya berusaha untuk mengidentifikasi dan menghindarkan
kegiatan-kegiatan sekarang dan hasil-hasilnya yang dapat disempurnakan akan
mempengaruhi waktu yang akan datang, yaitu meningkatkan pembuatan
keputusan yang lebih baik.
Dengan disusunnya perencanaan maka manfaat yang akan diperoleh
perusahaan adalah:
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan.
2. Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama.
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
5. Memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi .
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar organisasi.
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
9. Menghemat waktu usaha dan dana.
Dalam operasional setiap perusahaan senantiasa diperlukan langkah yang
efektif. Untuk mencapai kondisi tersebut diperlukan perencanaan yang cermat dari
manajemen dalam meneliti langkah operasional yang akan dilakukan.
1. Pengertian Anggaran
Didalam melaksanakan kegiatan usaha, setiap perusahaan selalu
dihadapkan pada masa yang penuh dengan ketidakpastian, hingga akan
menimbulkan masalah pemilihan dari berbagai alternatif kebijakan yang akan
ditempuh dalam melaksanakan kegiatan usaha tersebut .Disamping itu didalam
pelaksana kebijakan yang telah diputuskan tersebut, perlu adanya suatu alat untuk
mengkoordinasikan semua kegiatan agar dapat berjalan secara resmi dan
terkendali. Untuk keperluan tersebut banyak sarana manajemen yang dapat
dipergunakan dan salah satunya dalam bentuk anggaran. Dengan kata lain,
anggaran akan sangat bermanfaat untuk mensinergikan seluruh sumber dana dan
daya dalam suatu perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya.
Tujuan perusahaan dalam berbagai bentuk : tujuan umum, tujuan khusus,
yang dijabarkan dalam angka kuantitatif di masukkan dalam budget ini, dan
budget inilah yang nanti menjadi kompas, arah dan pedoman kerja manajemen .
Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun secara sistematis
dan dinyatakan dalam satuan uang. Jadi anggaran ini telah membahas kebutuhan
manajemen dalam melaksanakan fungsinya berupa perencanaan baik perencanaan
jangka pendek, maupun perencanaan jangka panjang ( corporate plan ), ataupun
operasional, kesemuanya dirumuskan secara terpadu dan sistematis didalam
anggaran tersebut.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat lebih ditelaah bahwa anggaran
merupakan :
1. Suatu rencana yang terorganisasi dan menyeluruh
2. Rencana yang dinyatakan dalam unit moneter
3. Rencana atas operasi dan sumber daya perusahaan
4. Rencana dimasa yang akan datang selama periode tertentu
Suatu anggaran merupakan harapan perusahaan dimasa yang akan datang.
Perencanaan melibatkan pengendalian dana rekayasa dari variabel-variabel yang
relevan dan mengurangi dampak ketidakpastian. Anggaran membuat manajemen
proaktif untuk mempengaruhi lingkungan yang menarik perhatiannya. Suatu
anggaran menyatakan perencanaan yang formal dan membantu untukmerealisasi
harapan-harapan manajemen.
Dapat juga dirumuskan bahwa anggaran adalah rencana kerja sistematis
yang tertulis mengenai kegiatan perusahaan yang disusun melalui analisa yang
cermat berdasarkan periode yang lalu yang dimiliki dalam satuan uang yang
dijabarkan dalam bentuk angka-angka yang meerupakan pencerminan tujuan
perusahaan yang disusun dalam jangka waktu tertentu.
Ada beberapa hal yang perlu dientukan dari rumusan tersebut, yaitu :
1. Bahwa anggaran tersebut harus bersifat formil yaitu anggaran disusun dengan
sengaja dan sungguh-sungguh dalam bentuk tertulis sehingga diketahui semua
2. Rencana kerja yang sistematis artinya dibuat secara berurutan dan berdasarkan
suatu logika, hitungan, dengan kata lain dapat dilaksanakan dan dicapai.
3. Menganalisa tentang apa yang terjadi secara cermat untuk itu setiap manajer
diharapkan pada tanggung jawab untuk mengambil keputusan berdasarkan
beberapa asumsi tertentu mengenai jasa yang akan datang berdasarkan periode
lalu.Dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup
jelas apa yang hendak dicapai.
4. Merupakan pencerminan tujuan, dimanauntuk meihat tujuan perusahaandapat
dilihat dari anggaran. Tetapi perlu ditekankan bahwa anggaran bukanlah tujua,
hanya cermin dari tujuan perusahaan.
Menurut Nafirin (2004 :12) definisi anggaran adalah :
“Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah diarahkan. Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu”
Menurut Mulyadi (2001 : 515) definisi anggaran adalah :
2.Tujuan Anggaran
Tujuan anggaran meliputi :
a. Untuk menyatakan harapan/sasaran perusahaan secara jelas dan formal ,
sehingga bisa menghindari keracunan dan memberikan arah terhadap apa yang
hendak dicapai manajemen.
b. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihak-pihak terkait
sehingga anggaran dapat dimengerti ,didukung dan dilaksanakan.
c. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud
mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi
individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan .
d. Untuk mengkoordinasikan cara/metode yang akan ditempuh dalam rangka
memaksimalkan sumber daya.
e. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan
kelompok, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya
tindakan koreksi.
3.Prosedur Penyusunan Anggaran
Sistem penyusunan anggaran merupakan tahap perencanaan pengelolaan
sumber daya yang tependek jangka waktunya dan merupakan tahap perencanaan
terakhir, sebelum pengelolaan sumber daya yang diimplementasikan. Oleh karena
pada dasarnya organisasi perusahaan merupakan institusi pencipta kekayaan,
Penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan perencanaan penciptaan
nilai (value creation), sehingga sistem penyusunan anggaran harus menjanjikan dihasilkannya laba memadai selama jangka waktu anggaran, agar organisasi
perusahaan mampu memenuhi tujuannya menciptakan kekayaan. Oleh karena itu,
sistem penyusunan anggaran disebut pula sebagai sistem perencanaan laba jangka
pendek ( short fun profit planning ).
Penyusunan anggaran biaya operasional Fskultas Ekonomi USUdilakukan
bersama-sama dengan anggaran lainnya pada perusahaan tidak menggunakan
panitia anggaran yang menangan penyusunan anggaran.
Dasar penyusunan biaya anggaran operasional Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Historical atau pengalaman anggaran tahun lalu
Salah satu yang menjadi dasar penyusunan adalah anggaran pada
tahun-tahun yang lewat.
2. Realisasi tahun berjalan
Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan
dalam penyusunan anggaran. Biasanya realisasi tahun berjalan yang digunakan
Fakultas Ekonomi USU sampai dengan 12 bulan. Realisasi tahun berjalan
memberikan data informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil
sebenarnya.
3. Melihat kondisi eksternal secara umum
mengenai kebijaksanaan pmerintah (UU Perburuan, UU Perpajakan), kondisi
alam (apabila terjadi bencana alam pada suatu daerah, maka anggaran
diturunkan), indikator ekonomi (inflasi, suku bunga bank, kebijakan moneter).
Hal ini sangat penting untuk perkiraan/ asumsi mengantisipasi hal-hal yang
mungkin akan terjadi.
Instruksi penyusunan anggaran yang diterima pimpinan/kepala bagian
disampaikan kepada bagian keuangan serta memberikan pengarahan dalam
penyusunan anggaran. Kemudian bagian keuangan menginformasikan kepada
bendahara untuk menyusun anggaran. Berdasarkan pengarahan kepala bagian
tentang sasaran dan tujuan yang ingin dicapai masing-masing bagian menyusun
anggaran berdasarkan bahan-bahan rencana untuk tahun berkutnya.
Anggaran yang telah disusun oleh tiap-tiap bagian diserahkan kepada
bagian keuangan . Selanjutnya bagian keuangan menyusun anggaran tiap bagian
menjadi anggaran yang homogen/ anggaran keseluruhan disertai dengan
perbaikan/ revisi terhadap anggaran yang disusun setiap bagian. Terakhir
anggaran tersebut diberikan kepada dekan Fakultas USU untuk disetujui/
diserahkan, bila dekan mensahkan maka mulailah pelaksanaan anggaran.
Anggaran ini dijadikan pedoman kerja tiap bagian dalam melaksanakan
untuk mencapai tujuan perusahaan. Jadi jelas bahwa anggaran Fakultas Ekonomi
USU bukan tujun fakultas an tapi alat mencapai tujuan.
Anggaran Fakultas Ekonomi juga dijadikan acuan dalam melakukan
penilaian prestasi kerja. Namun perlu ditekankan bagian keuangan tidak
realisasi pada suatu bagian yang merupakan penurunan prestasi kerja, makan akan
menganalisa kembali sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
Bila penyimpangan disebabkan oleh situasi dan kondisi yang sulit
diperkirakan, maka anggaran Fakultas Ekonomi dapat direvisiuntuk disesauiakn
dengan situasi sekarang. Untuk itu diharapkan agar anggaran yang disusun
bersifat fleksibel.
4.Pembagian Anggaran Biaya Operasional
Anggaran biaya operasional adalah anggaran/taksiran semua biaya yang
dikeluarkan yang pada hakekatnya habis dalam masa 1 tahun buku. Penyusunan
anggaran biaya operasional yang biasa terjadi pada suatu perusahaan adalah :
1. Anggaran biaya tetap
Anggaran biaya tetap adalah kelompok biaya yang besarnya dapat diduga
sebelumnya sesuai dengan besarnya kegiatan atau volume produksi. Yang termasuk biaya
ini adalah depresiasi, pajak, asuransi, biaya kredit, dan lain-lain.
2. Anggaran biaya variabel
Anggaran biaya variable adalah biaya yang berubah-ubah secara
proporsional yang berubahnya volume produksi. Ini berarti jika terjadi
peningkatan aktivitas perusahaan , maka jumlah biaya variabel akan meningkat
pula begitu juga sebaliknya. Yang termasuk biaya variabel misalnya bahan baku
3. Anggaran biaya semi variabel
Biaya semi variabel merupakan biaya-biaya yang sebagian mempunyai
sifat tetap dan sebagian lagi mempunyai sifat tidak tetap.Yang temasuk biaya
variabel antara lain : biaya pemeliharaan mesin, biaya pemeliharaan gedung dsan
alat-alat, upah atau gaji insentif , dan lain-lain.
D. Pengendalian Biaya Operasional
1. Konsep Dasar Sistem Pengendalian
Pengendalian (control), sebagaimana hanya perencanaan (planning) dan
pengorganisasian (organisizing), merupakan salah satu fungsi yang vital dalam proses manajemen. Biaya dapat dikatakan terkendali (dapat dikendalikan) jika
manajer atau pekerja mempunyai kebijakan dalam keputusan terjadinya biaya atau
secara siginifikan dapat mempengaruhi jumlah biaya dalam satu periode tertentu
yang biasanya jangka pendek. Contoh, biaya sewa dan asuransi untuk fasilitas
pabrik biasanya tidak dapat dikendalikan oleh supervisor toko dan manajer divisi.
Sebaliknya para karyawan biasanya dapat mengendalikan biaya bahan dan biaya
tenaga kerja yang digunakan dalam lingkungan kerja. Juga biaya seperti biaya
advertensi dan biaya pemilaharaan yang biasanya berada pada lingkup produk
atau divisi dibawah kendali manajer.
Menurut Supriyono (1999 : 8) definisi pengendalian yaitu :
Menurut Sumarsan (2013 : 3) definisi pengendalian yaitu :
“Pengendalian merupakan memberikan informasi mengenai kinerja manajemendan unit bisnis atau divisi dan pengendalian strategi menghasilkan informasi yang berhubungan dengan kinerja keuangan dan tingkat kompetisi perusahaan jangka panjang”
Pengendalian biaya operasional pada Fakultas Ekonomi USU diadakan
melalui anggaran. Sebagaimana kita ketahui anggaran selain alat perencanaan
juga sekaligus alat pengendalian. Evaluasi terhadap anggaran dimaksudkan untuk
mengetahui kelemahan-kelemahan atau kesulitan-kesulitan dalam pelaksanaan.
Apabila ada kelemahan maka diambil tindakan korektif untuk periode anggaran
berikutnya. Namun evaluasi ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode.
Evaluasi atas anggaran untuk periode berjalan juga dilakukan. Perusahaan
menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan
pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian-penyesuaian terhadap
alokasi pada biaya anggaran.
Untuk melakukan pengendalian terhadap anggaran biaya operasional,
penulis membandingkan anggaran dengan realisasinya dari semua
perkiraan-perkiraaan yang terdapat didalam anggaran biaya operasi tersebut.
2.Pengendalian Anggaran Biaya Operasional
Langkah pertama yang sangat umum pengendalian biaya operasional
adalah pengelompokkan biaya menurut fungsi /aktivitas. Adapun langkah-langkah
a. Penyusunan anggaran biaya operasional berdasarkan estimasi kebutuhan
b. Pembebanan biaya pada setiap fungsi
c. Membuat anggaran biaya operasional pada awal periode
d. Mengalokasikannya secara tepat
E. Penyimpangan Anggaran Biaya Operasional
1. Analisa Penyimpangan Anggaran Biaya Operasional
Analisa penyimpangan melibatkan penggunaan penghubungan antara 2
variabel yang masing-masing terdiri dari rangkaian data untujdapat memantau
sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
Analisa penyimpangan digunakan secara luas dalam pelaporan
keuangan sering diaplikasikan menurut keadaan berikut :
1. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual tahun berjalan dengan aktual
tahun yang lalu, dimana tahun lalu dianggap sebagai tahun dasar.
2. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dengan biaya standard, dimana
biaya standard diperlukan sebagai dasar pembanding.
3. Penyelidikan hasil aktual dengan susunan budget, dimana sasaran dasar
pembanding.
Laporan budget (budget report), yaitu laporan antara hasil realisasi
dengan pelaksanaan budget, yang dilengkapi dengan berbagai analisa pembanding
antara budget dengan realisasinya itu, sehingga diketahui
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik yang bersifat menguntungkan (favourable),
sebab-sebab terjadinya penyimpangan tersebut sehingga dapat ditarik beberapa
kesimpulan dan beberapa tindak lanjut (follow up) segera perlu dilakukan.
Dari definisi diatas dapat diuraikan bahwa laporan perbandingan
realisasi dan anggaran biaya operasional adalah suatu laporan yang memuat biaya
operasional dalam bentuk angka-angka menurut anggaran yang diperbandingkan
dengan angka-angka realisasi biaya operasi atau menurut catatan akuntansi untuk
melihat penyimpangan yang telah terjadi, serta mengetahui penyebab terjadinya
penyimpangan itu.
Tujuan laporan tersebut adalah untuk mengetahui penyebab terjadinya
penyimpangan, baik yang bersifat menguntungkan aatau merugikan, sehingga
dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil tindakan koreksi yang perlu karen
faktor penyebab terjadinya penyimpangan itu dapat disebabkan keadaan dari luar
maupun keadaan dari dalam perusahaan itu sendiri.
Untuk mengetahui pengendalian biaya operasional yang dilakukan oleh
Fakultas Ekonomi, maka penulis mencoba menganalisanya dengan
membandingkan antara anggaran yang telah direncanakan dengan realisasi biaya
operasional yang telah berjalan atau lebih direncanakan dengan realisasi biaya
TABEL 3.1
LAPORAN ANGGARAN DAN REALISASI BIAYA OPERASIONAL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
JANUARI – DESEMBER 2012
Uraian Anggaran Realisasi Variance %
Penggunaan Belanja Honorarium:
Belanja Uang Honor
Tetap 428.8673.000 428.8673.000
Belanja Uang Honor Tidak Tetap
6.290.296.000
6.287.796.000 2.500.000 0,04
Belanja Lembur 78.493.000 70.718.000 7.775.000 9,9
Belanja Barang:
Belanja Keperluan
Kantor 971.099.000 671.078.000 300.021.000 30,8
Belanja Bahan
200.896.550 130.538.550 70.358.000 35,2
Belanja Langganan
Daya dan Jasa 16.229.369 11.978.669 4.250.700 26,2
Belanja Jasa Konsultan ____ ____
Belanja Jasa Profesi ____ ____
Belanja Biaya
Pemeliharaan Gedung
& Bangunan
72.060.400 36.151.000 35.909.400 49,8
Belanja Biaya
Biasa (Dalam Negri) 106.674.800 43.104.800 63.570.000 59,5
Belanja Perjalanan
Belanja Sewa 39.193.500 16.358.500 22.835.000 58,2
Berikut ini akan diuraikan analisa penyimpangan unsur biaya operasional :
1. Pada biaya belanja gaji tidak tetap terjadi penyimpangan yang favourable
sebesar 0,04%
2. Pada biaya keperluan kantor terjadi penyimpangan yang favourable sebesar
30,8%
3. Pada biaya belanja bahan terjadi penyimpangan yang favourable sebesar
35,02%
4. Pada biaya belanja langganan daya dan jasa terjadi penyimpangan yang
favourable sebesar 26,2%
5. Pada biaya pemeliharan gedung dan bangunan terjadi penyimpangan yang
favourable sebesar 49,8%
6. Pada biaya pemeliharaan peralatan dan mesin terjadi penyimpangan yang
favourable sebesar 65,5%
7. Pada biaya perjalanan biasa terjadi penyimpangan yang favourable sebesar
59,5%
8. Pada biaya pengiriman surat terjadi penyimpangan yang favourable sebesar
33,03%
9. Pada biaya operasional lainnya terjadi penyimpangan yang favourable sebesar
64,6%
2. Evaluasi Penyimpangan Anggaran Biaya Operasional
Fakultas Ekonomi dalam menyusun anggarannya terutama biaya
operasional yang dilakukan oleh tiap bagian dengan bagian keuangan yang
tercakup dalam rancangan anggaran. Penyusunan biaya anggaran yang yang
dihubungkan dengan ruang lingkup aktivitas bagian-bagian yang terkait serta
dipengaruhi oleh hal-hal yang berkaitan dengan timbulnya biaya operasional dari
kegiatan perusahaan.
Sistem dan prosedur penyusunan anggaran operasional yang dilakukan
oleh Fakultas Ekonomi dapat memberi manfaat untuk dapat mengetahui keadaan
perusahaan 2012. Dengan demikian penyimpangan yang terjadi dalam laporan
anggaran biaya operasional karena pada waktu perencanaan untuk membuat
anggaran yang dilakukan terlalu besar perbedaannya sehingga banyak
penyimpangan yang merugikan. Hal ini mungkin disebabkan oleh kurangnya
melakukan tindakan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan pada tahun
sebelumnya.
Jika dilihat dari penyimpangan tersebut maka pengendalian biaya
operasional belum maksimal. Tetapi penyimpangan antara anggaran dengan
realisasi biaya operasional dapat menjadi pedoman untuk menyusun anggaran
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah melakukan pembahasan mengenai sistem pengendalian internal
atas biaya operasional FE USU yang ada pada bab-bab sebelumnya, maka penulis
mengambil beberapa kesimpulan yang disertai dengan saran yang mungkin
bermanfaat demi kemajuan fakultas :
A. KESIMPULAN
Setelah membahas permasalahan-permasalahan yang diakukan
oleh penulis, maka dapat diambil berbagai kesimpuan sebagai berikut :
1. Fakultas Ekonomi merupakan suatu perusahaan jasa dibidang pendidikan dan
dalam kurun waktu beberapa tahun, Fakultas Ekonomi USU berhasil
mengembangkan unit usaha baru dalam bidang Repair Transformator dan
Rekondisi bangunan .
2. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah struktur organisasi yang
menggambarkan secara jelas wewenang, tanggungjawab dari atas kebawah.
3. Perencanaan Fakultas Ekonomi menyusun anggaran biaya operasional
berdasarkan pada anggaran operasional yang telah lewat hausnya
4. Perancanaan yang dibuat Fakultas Ekonomi USU cukup baik karena
melibatkan semua bagian yang ada dalam perusahan sehingga semua pihak
5. Pengendalian biaya operasional berjalan cukup baik dimana Fakultas
Ekonomi USU melakukan pengendalian biaya melalui perbandingan antara
biaya yang sebenarnya dengan biaya menurut anggaran.
6. Anggaran merupakan alat perencanaan dan pengendalian sekaligus guna
mengatur kebijaksanaan-kebijaksanaan dalam kegiatan operasional
perusahaan.
A. SARAN
Dalam hal ini penulis memberikan beberapa saran yang mungkin berguna
bagi Fakultas Ekonomi USU dalam menjalankan kegiatan operasional
perusahaan, antara lain :
1. Mengingat pentingnya peranan anggaran sebaiknya anggaran disusun secara
teliti sehingga anggaran benar-benar merupakan pedoman kerja.
2. Agar anggaran perusahaan dapat memenuhi fungsinya sebagai alat
perencanaan dan pengendalian biaya operasional perlu diadakan peningkatan
dalam kegiatan dan analisis.
3. Perlu ditingkatkan pengendalian dari pemimpin perusahaan untuk mencegah
terjadinya pemborosan dana. Bila perlu perusahaan melakukan inspeksi
mendadak demi menghindari penyelewengan dana dari anggaran yang
ditetapkan.
4. Dalam upaya mewujudkan tujuan perusahaan yang sebenarnya , maka
memperhitungkan estimasi-estimasi kejadian pada masa yang akan datang
DAFTAR PUSTAKA
Blocher/Chen/Lin, 1999, Manajemen Biaya, Buku I, Penerbit Salemba Empat, Jakarta
Djahotman Purba, Dermawan Sjahrial, 2012, Akuntansi Manajemen, Edisi I, Mitra Wacana Media, Jakarta
Husnan, Pudjiastuti Enny, 2012, Manajemen Keuangan, Edisi Keenam, UPP STIM YKPN, Jakarta
Kurniawan Saefullah, Erni Isnawati Sule, 2005, Pengantar Manajemen, Edisi I, Katalog Dalam Terbitan, Jakarta
Mulyadi, 2001, Akuntansi Manajemen Perencanaan dan Pengendalian, Edisi 3, Penerbit Salemba Empat. Jakarta
Mulyadi, Setyawan Johny, 2001, Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Edisi 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta
Nafarin, N, 2004, Penganggaran Perusahaan, Edisi Revisi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta
Sumarsan, Thomas, 2013, Sistem Pengendalian Manajemen, Edisi 1, Indeks, Jakarta
Sugiyono. 2007. Metode Penelitian Administrasi. Penerbit: Alfabeta, Bandung. Supriyono R.A, 1999, Akuntansi Biaya Pengumpulan Biaya dan Penentuan
Harga Pokok, Buku I, Edisi 2, Penerbit BPFE-Yogyakarta, Yogyakarta Supriyono R.A , 1999, Akuntansi Manajemen Konsep Dasar Akuntansi
Manajemen dan Proses Perencanaan, Buku 1, Edisi I, BPFE UGM-Yogyakarta
Lampiran I
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA LAPORAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA
TAHUN ANGGARAN 2009
Uraian Anggaran (Rp)
1.1.Belanja Uang Honor Tetap 1.2.Belanja Uang Honor Tidak
Tetap
1.3.Belanja Lembur 1.4.Belanja Vakasi
Total Belanja Honorarium
2. Belanja Barang
2.1.Belanja Keperluan Kantor 2.2.Belanja Pengiriman Surat Pos
Pusat
2.3.Belanja Barang Operasional Lainnya
2.4.Belanja Bahan
2.5.Belanja Langganan Daya dan Jasa
2.6.Belanja Sewa 2.7.Belanja Jasa Profesi
2.8.Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung dan Bangunan 2.9.Belanja Biaya Pemeliharaan
Peralatan dan Mesin 2.10. Belanja Perjalanan Biasa
(Dalam Negeri)
Total Belanja Barang
3. Belanja Modal
Lampiran II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA LAPORAN REALISASI PENDAPATAN DAN BELANJA
TAHUN ANGGARAN 2009
Uraian Realisasi (Rp)
1.1. Belanja Uang Honor Tetap 1.2. Belanja Uang Honor Tidak
Tetap
1.3. Belanja Lembur 1.4. Belanja Vakasi
Total Belanja Honorarium
2. Belanja Barang
2.1. Belanja Keperluan Kantor 2.2. Belanja Pengiriman Surat Pos
Pusat
2.3. Belanja Barang Operasional Lainnya
2.4. Belanja Bahan
2.5. Belanja Langganan Daya dan Jasa
2.6. Belanja Sewa 2.7. Belanja Jasa Profesi
2.8. Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung dan Bangunan 2.9. Belanja Biaya Pemeliharaan
Peralatan dan Mesin
2.10. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri)
Total Belanja Barang
3. Belanja Modal