TUGAS AKHIR
PERANAN DAN FUNGSI PUBLIC RELATIONS PEGAWAI DIDALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Diajukan Oleh :
DIAN MAYA SARI HASIBUAN 082103062
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : DIAN MAYA SARI HASIBUAN
NIM : 082103062
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN DAN FUNGSI PUBLIC
RELATIONS PEGAWAI DIDALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
TANGGAL: Maret 2011 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr.Beby Karina fawzeea, SE, M.Si NIP. 19741012 200003 2 003
)
TANGGAL: Desember 2010 DEKAN FAKULTAS EKONOMI
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
NIP. 19550810 198303 1 004
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : DIAN MAYA SARI HASIBUAN
NIM : 082103062
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN DAN FUNGSI PUBLIC
RELATIONS PEGAWAI DIDALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Maret 2011 Menyetujui Pembimbing,
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb
Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan
tugas akhir ini dengan judul: “Peranan dan Fungsi Pegawai Manajemen
Didalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Penulis banyak
menerima bantuan dari berbagai pihak dalam penyelesaian tugas akhir ini, Oleh
karena itu, penulis mengucapakan terima kasih atas bantuan yang diberikan dalam
bentuk sumbangan pikiran, tenaga dan support yang luar biasa. Dengan segala
kerendahan hati penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu
Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Syahyunan, M.Si selaku dosen pembimbing yang dengan sabar
memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam penulisan ini.
4. Ibu Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Staf dan Pegawai di bagian Departemen Menajemen, Kemahasiswaan,
memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis dalam melakukan proses
magang selama 2 bulan ini.
6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen yang telah mendidik dan memberikan Penulis
Ilmu Pengetahuan selama proses perkulihan di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
7. Terima kasih kepada kedua Orang Tua Penulis, Ayahanda Hanafi Hasibuan
dan Ibunda Jenny yang telah memberikan semangat dan doa kepada Penulis
sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini .
8. Buat keluarga peulis, Kak Buana, Kak Pinta, Kak Ummi, Kak Diah, makasih
kak atas supportnya selama ini. Dan Novi terima kasih atas doa dan
dukungannya.
9. Sahabat-sahabat penulis Reni, Atika, Tami, Tika semoga kesuksesan selalu
bersama kita. Buat Asa, Ijol, Andika, Winda, Popo, Tito, makasih atas
dukungannya.
10.Terima kasih kepada Pratama Putra yang telah mendukung, memberi
semangat, membantu dan memberikan motivasi kepada penulis.
11.Buat teman-teman kelompok magang Flora, Nela, Rina, Tuti, Pida, terima
kasih atas kerja samanya selama proses magang berlangsung.
12. Buat teman-teman angkatan 2008 di Kesekretariatan, senang bisa berkenalan
dengan kalian.
Wasalam
Medan, Maret 2011
DAFTAR ISI
C. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 12
D. Bidang-Bidang Kerja /Job Description ... 16
BAB III : PEMBAHASAN ... 25
E. Pengertian Public Relation ... 25
F. Peran Public Relation pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU ... 30
H. Pengertian Pelayanan Terhadap Publik ... 37
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 40
A. Kesimpulan ... 40
B. Saran ... 40
DAFTAR PUSTAKA ... 43
DAFTAR TABEL
Halaman
1.1 Tabel Jadwal Penelitian………. 4
3.2 Tabel Peranan Pegawai Manajemen……… 32
3.3 Tabel Fungsi Pegawai Manajemen ...……... 36
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap lembaga atau perusahaan di dalam menjalankan tugasnya tidak
dapat berdiri sendiri, melainkan sangat berhubungan dengan pihak dari luar
perusahaan, apakah itu dari perusahaan luar ataupun dari masyarakat luas. Dalam
hal ini perusahaan harus mampu menciptakan hubungan baik dan harmonis antara
perusahaan dengan lingkungannya, melalui aktivitas sebuah komunikasi. Tidak
terkecuali sebuah lembaga pendidikan, di dalam lembaga ini akan sangat terasa
adanya kebutuhan suatu hubungan komunikasi yang efektif dan bekerja sama
yang baik dengan orang – orang yang bergerak di segala bidang. Lembaga harus
mampu menghubungkan antara sebuah lembaga dengan pimpinan dengan
karyawan, hubungan antara karyawan dengan mahasiswa dan masyarakat luas.
Menyadari akan hal ini, baik lembaga maupun perusahaan akan berusaha
melengkapi organisasinya dengan suatu bagian yang bergerak dalam bidang
komunikasi yang terkenal dengan Public Relation atau yang dikenal Hubungan
Masyarakat (Humas).
Public relation menurut Frank Jefklink (dalam Daniel Yadin, 2003) adalah
sebuah bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar,
antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai
tujuan–tujuan spesifik yang berlandasarkan pada saling pengertian.
Dengan adanya peranan public relation di dalam sebuah lembaga maupun
perusahaan, akan dapat mampu menjalin dan menyampikan hubungan kerjasama
diantara kedua belah pihak dan dapat membangun citra positif bagi perusahaan itu
sendiri. Peranan public relation juga tidak lepas dari fungsinya. Fungsi public
relation adalah untuk melayani keinginan publik dan memberikan sumbangan
saran kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama,
menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, mengatur arus informasi,
publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau terjadi sebaliknya
demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak membina hubungan yang
harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya sebagai khalayak sasaran.
Departemen Manajemen merupakan salah satu Departemen yang ada di
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (USU) yang dipimpin oleh seorang
Ketua dan Sekretaris. Pimpinan Departemen ini dibantu oleh tiga orang pegawai
yang membantu tugas–tugas pimpinan departemen, serta merekalah yang
langsung mengurusi hal–hal yang bersifat akademik, mengatur semua persoalan
yang bersangkutan dengan mahasiswa manajemen. Mereka yang selalu
berhadapan langsung dengan para mahasiswa untuk membantu melayani segala
kebutuhan yang menyangkut di dalam akademik.
Pada Departemen Manajemen ini sangat terasa sekali konsep Public
Relation di dalam aktivitas kerja sehari-hari. Karena hubungan yang baik antara
satu dengan yang lain serta adanya saling pegertian akan terciptanya suatu
lingkungan kerja yang kondusif. Tidak bisa dibayangkan jika didalam sebuah
satu dengan yang lain dimana semua pihak merasa ingin untuk didahulukan
kepentingannya, tentu saja hal tersebut membuat tidak kondusifnya pekerjaan di
lembaga tersebut.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis akan mencoba
mengambil judul “Peranan dan Fungsi Public Relation Pegawai Didalam
Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Dari Latar belakang di atas, dirumuskan masalah sebagai berikut:
Bagaimanakah peranan dan fungsi pegawai didalam memberikan pelayanan
kepada mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan
Peranan dan Fungsi Pegawai Didalam Melayani Mahasiswa Departemen
Manajemen Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Pimpinan/Dekanat Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara didalam meningkatkan Peranan dan
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Sebagai tambahan pengetahuan bagi peneliti dan masyarakat.
3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya yang akan melakukan
pelitian yang sama yang akan datang.
D. Metode Penelitian
1. Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang beralamat di Jalan T.M Hanafiah Kampus USU
Medan. Pelaksanaan penelitian dimulai dari bulan Februari 2011 sampai
dengan Maret 2011. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat
dilihat pada tabel 1.1
Jadawal Kegiatan Penelitian Tabel 1.1
No Kegiatan Februari 2011 Maret 2011
I II III IV I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan
Data
3 Penulisan
2. Jenis dan Sumber Data
a) Data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fukultas
Ekonomi USU. Dapat diperoleh dengan melakukan wawancara dengan
Ketua Jurusan, Pegawai dan Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi Sumatera Utara.
b) Data Sekunder merupakan data yang diperoleh dari berbagai buku-buku dan
studi pustaka yang berkaitan dengan topik yang diteliti.
3. Metode Pengumpulan Data
a) Daftar Pertanyaan (Kuesioner)
Daftar Pertanyaan yang diberikan kepada Mahasiswa, Pegawai, untuk
memperoleh informasi mengenai Fungsi dan Peran Pegawai Didalam
Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Manajemen Fakultas Ekonomi
Sumatera Utara.
b) Studi Dokumentasi
Studi Dokumentasi dilakukan untuk memperoleh berbagai teori-teori yang
berkaitan dengan topik penelitian.
E. Metode Analisis Data
a) Metode Deskriptif
Adalah cara menganalisis data yang di tujukan untuk memecahkan masalah
yang terjadi dengan jalan mengklarifikasikan data tersebut sehingga dapat
memberikan gambaran yang lengkap mengenai Departemen Manajemen
b) Metode Deduktif
Adalah bagaimana mengambil suatu kesimpulan khusus yang berlaku umum
di perusahaan tersebut berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai
suatu kebenaran, mengadakan perbandingan antar teori dengan kenyataan
akan dapat diketahui penyimpanagn dan selanjutnya membuat kesimpulan,
memberikan saran mengatasi masalah yang ada di Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi USU tersebut.
F. Sistematika Pembahasan
Untuk mempermudah dalam penulisan paper ini, penulis membuat
sistematika pembahasan pada setiap Bab dibagi atas beberapa sub–sub yang
sesuai dengan kebutuhan penulis.
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas mengenai alasan mengapa penulis ingin
mengambil judul, serta membahas mengenai perumusan masalah, manfaat dan
tujuan penelitian, metoda penelitian serta mentode analisis data yang digunakan
didalam penelitian.
BAB II : PROFIL ORGANISASI
Pada bab ini akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, stuktur
Diskripsion Perusahaan, uraian tentang pengertian pelayanan kepada Publik
mencangkup kepada mahasiswa.
BAB III : PEMBAHASAN
Mengenai Peranan dan Fungsi Humas dalam meningkatkan Pelayanan
terhadap Public dalam hal ini mahasiswa dengan membandingkan teori yang telah
di uraikan pada Bab II terhadap pelaksanaan Public Relation yang di laksanakan
pada Pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang
dilaksanakan dan memberikan saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi
BAB II
PROFIL ORGANISASI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakrasai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk yayasan USU dan mendirikan
Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul
kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Tehnik. Sementara Fakultas Ekonomi
USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berokasi di Kutaraja (sekarang
Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi yang
berkedudukan di Banda aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada
tahun 1961 USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di
PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program
studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akutansi dan Kesekretariatan. Dalam perjalanan
yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi
Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun
2003.
Penetapan
dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961
tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961.
Berdasarka surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai
hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU. Pada tahun 1975 AAN
(Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi
tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi USU merupakan satu dari
10 Fakultas dan
BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan
Visi Fakultas Ekonomi USU
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu
memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi USU
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar,
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan darma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf
B. Sejarah Ringkas Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi USU di Medan dimulai menerima mahasiswa pada
bulan Agustus 1961. semula Fakultas Ekonomi USU di Medan diasuh oleh
Yayasan USU. Oleh karena Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Kuta
Raja (Banda Aceh) memisahkan diri dari USU di Medan dan memperoleh status
Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan tinggi RI No.64/1961
tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.
Keputusan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.
0535/0/1983 tanggal 8 Oktober 1983 membakukan Jurusan Manejemen pada
Fakultas Ekonomi USU. Dengan dasar Surat Keputusan Menteri PTIP
No.64/1961 tanggal 24 Oktober 1961, Keputusan Direktur Jendral Pendidikan
Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1987, dan disusul dengan Surat Keputusan
No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep?1987 dan
yang terakhir dengan Surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan No.
208/DIKTI/Kep/1996 pada tanggal 11 Juli 1996 tentang Jurusan pada Program
Sarjana di Lingkungan Universitas Sumatera Utara.
Pada saat ini Jurusan Manajemen telah berganti nama menjadi Departemen
Manajemen. Departemen Manajemen telah berkembang dan telah menjadi salah
satu Departemen yang berkualitas di Indonesia. Indikator-indikator yang
menunjukan pengembangan tersebut adalah :
1. Jumlah mahasiswa yang mendaftar mengalami peningkatan dari tahun ke
2. Para lulusan tidak mengalami kesulitan untuk mendapatkan pekerjaan.
3. Masa studi semakin cepat.
4. IPK mahasiswa cendrung makin baik.
5. Adanya motivasi yang tinggi di kalangan staf pengajar untuk meningkatkan
strata pendidikannya serta kualitas pengajarannya.
6. Saat ini manajemen telah membuka Program Pasca Sarjana S2 dan S3.
7. Rasio antara staf pengajar dengan mahasiswa sebesar (1:11) tergolong cukup
ataupun seimbang untuk menjalankan proses belajar mengajar.
8. Memiliki 4 (empat) konsentrasi : Manajemen Keuangan, Manajemen
Pemasaran, Manajemen Sumber Daya manusia dan Manajemen Usaha Kecil.
Visi Departemen Manajemen
Menjadi Program Studi yang mandiri, mampu memberikan pelayanan
pendidikan yang berkualitas tinggi, menjadi pusat informasi bisnis bagi
masyarakat, serta berpartisipasi penuh dalam penngembangan bisnis dan
manajemen di wilayah Asia (ASEAN Region).
Misi Departemen Manajemen
Mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan manajemen untuk
menghasilkan manajer yang profesional dalam berbagai bidang bisnis dalam
untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera Utara, serta di wilayah Asia
umumnya.
Tujuan Departemen Manajemen
a. Mampu menghasilkan manajer-manajer profesional dalam bidang bisnis dan
manajemen yang berkompeten dalam melakukan kegiatan secara profesional
untuk menghadapi perkembanagan dunia bisnis, manajemen dan industri.
b. Menghasilkan lulusan bermutu yang mahir, terampil, dan mampu berdiri
sendiri dan peka terhadap perubahandunia bisnis dan industri.
c. Mampu mempublikasikan dan menyebarluaskan hasil-hasil penelitian kepada
pihak-pihak yang berkepentingan.
d. Mampu memberikan konsultasi bisnis seperti pemberian saran-saran
pelaksanaan bisnis dan layanan konsultasi dalam berbagai bidang
manajemen.
C. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Dalam organisasi terdapat hubungan yang erat di antara fungsi yang satu
dengan fungsi yang lain sehingga ada keterkaitan antara kegiatan-kegiatan yang di
lakukan. Semakin banyak kegiatan yang di lakukan dalam suatu organisasi, maka
semakin kompleks hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu perlu di buat bagan
yang menggambarkan hubungan tersebut termasuk fungsi masing-masing
Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (Autority)
dan tanggung jawab (Responbility) Berikut merupakan bagan Struktur
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (USU).
Stuktur Organisasai Fakultas Ekonomi USU dengan jabatan sebagai berikut:
PIMPINAN UNIVERSITAS Rektor
Pembantu Rektor I
Pembantu Rektor II
Pembantu Rektor III
Pembantu Rektor IV
Pembantu Rektor V : Ir. Hasan Husni
PIMPINAN FAKULTAS
Dekan
Pembantu Dekan I :
Pembantu Dekan II
Pembantu Dekan III
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua
Anggota :
1.
2. Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.
3.
4. Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
5.
6. Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.
7. Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak.
8. Ami Dilham, SE, M.Si.
9. Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak.
10.
DEPARTEMEN
Ketua
Sekretaris
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris
Ketua
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua :
Sekretaris
Akuntansi
Ketua
Sekretaris
Kesekretariatan
Ketua :
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Personalia : Dra. Komariah
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE.
Kasub. Perlengkapan : Muhamad Faizul, SE
Kasub. Akademik : Pepti Aniyar, SE.
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.sos.
D. Job Description Dekan
1. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing
2. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu
Dekan I, II, dan III pada masing – masing bagian.
3. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada
masing-masing bagian.
Bagian Tata Usaha
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan.
4. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan
kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
Bagian Akademik
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian keuangan.
Bagian Umum dan Keuangan :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan .
3. Melakukan kegiatan surat menyurat dan kearsipan di lingkungan fakultas.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, penbukuaan, pengeluaran, dan
pertanggung jawabkan keuangan..
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasikan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
Bagian Perlengkapan
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumanggaan dan
perlengkapan.
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
Ketua Departemen Manajemen
1. Mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian
di Program Studi.
2. Mengalokasikan tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen.
3 . Mengawasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar.
4. Mengawasi pengalokasian pembimbing skripsi.
5. Melaksanakan pelaksanaan KRS dan KHS Mahasiswa.
6. Memimpin rapat dosen program studi.
7. Memimpin jalannya seminar proposal, ujian skripsi dan seminar magang.
Sekretaris Departemen Manajemen
1. Membantu ketua program studi mengelola aktivitas penyelenggaraan
pendidikan dan pengabdian di program studi.
2. Menyusun alokasi tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen.
3. Mengesahkan dan mengalokasikan judul skripsi dan dosen pembimbing.
Pegawai Administrasi
Pegawai administrasi menajemen ada tiga orang yang mempunyai tugas
sebagai berikut :
1. Menyimpan arsip nilai.
2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
3. Menghitung Indeks Prestasi mahasiswa persemester kedalam kartu evaluasi.
4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.
5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan
program Akademik Departemen Manajemen.
6. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi manajemen.
7. Mengawasi ujian Tengah Semester (setiap 6 bulan sekali).
8. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap
semester.
9. Mengawasi Ujian Akhir Semester (setiap 6 bulan sekali)
10.Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester.
11.Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.
12. Menempelkan nomor urut di skripsi.
13.Memberi stempel pada skripsi yang telah di tanda tangani oleh Ketua
Departemen.
14.Membersikan dan merapikan lemari ketua departemen.
15.Mengarsip data alumni, seminar, dosen-dosen yang honor di Manajemen.
16.Membagikan KRS dan KHS kepada mahasiswa.
18.Menyiapkan ruang seminar dan menyediakan perlengkapan infocus.
19.Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian meja
hijau(Comprehenship) Departemen Manajemen.
20.Menyiapkan berkas ujian meja hijau (Comprehenship).
E. Jenis Usaha/Kegiatan
Departemen Manajemen adalah unsur pelaksana akademik yang
melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan
masyarakat. Departemen manajemen berada di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan
non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperi perusahaan penghasil
jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas,
melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta
melakkukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan
TRI DHARMA Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan pendidikan, pengabdian
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan
lulusan-lulusan dari Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah
lulusan yang mempunyai kualitas yang baik mampu bersaing di lapangan
F. Kinerja Organisasi
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Departemen Manajemen terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh
Departemen Manajemen dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu
semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas
dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa
mengenai ilmu-ilmu manajemen, melakukan berbagai macam
penelitian-penelitian ilmiah khususnya dibidang manajemen yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa dan masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup
lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain
sebagainya. Departemen manajemen juga terus melakukan pembinaan terhadap
dosen, peawainya dan mahasiswa agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia
(SDM) yang memiliki kualitas yang baik.
G. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan.
2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada pada rumpun ilmunya.
3. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
harus melaksanakan pengabdian masyarakat dan penelitian.
4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokal karya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu
manajemen.
5. Menyiapkan laporan barang, laporan evaluasi diri per semester, laboratorium
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Public Relations
Public Relations lahir di Amerika Serikat. Negara tersebut merupakan
Negara demokrasi dengan sistem pemerintahan oleh rakyat, dari rakyat dan untuk
rakyat. Public Relations yang bisa tumbuh dan berkembang dimana rakyatnya
mempunyai hak dan kewajiban yang sama dan dimana terdapat selang harga
menghargai antara sesama rakyat. Pelopor Public Relations di Amerika Serikat
ialah Ivy Ledbett Lee ia adalah anak seorang Menteri di Geogania. Kegiatannya
dalam bidang Public Relations dimulai pada tahun 1906, dimana industri batu
bara di Amerika Serikat mengalami kesulitan disebabkan pemogokan para buruh.
Pada waktu itu Lee adalah seorang wartawan. Ia kemudian menawarkan jasanya
kepada pimpinan industri untuk keuntungan kedua belah pihak. Pada prinsipnya
Lee melakukan keterbukaan sehingga kedua belah pihak antara pimpinan dengan
buruh merasa saling tidak dirugikan.(Lubis,2002)
Sekarang istilah Public Relations atau yang disebut dengan Hubungan
Masyarakat (Humas) sudah tidak asing lagi didengar oleh telinga kita, namun
pada kenyataanya banyak masyarakat beranggapan bahwa Publik relations itu
hanya sebatas untuk mengatur para wartawan saja atau berkerja sebagai sales,
Pada kesempatan ini penulis akan memaparkan pengertian public relations
didalam berbagai aspek bidang yang kemudian mencoba memaparkan kedalam
Pengertian Public Relations menurut Cultip didalam bukunya Effetive
Public Relations adalah Komunikasi dan interprestasi komunikasi-komunikasi
dan gagasan dari suatu lembaga kepada publiknya dan komunikasi dari
keterangan gagasan–gagasan dan opini–opini dari publik tersebut kepada
lembaga, dengan usaha–usaha yang sungguh-sungguh untuk membina
kepentingan bersama dan ini mencapai kesesuaian yang harmonis dengan lembaga
dan lingkungannya. (Lubis,2001)
Menurut J.C.Seidel, Public Relations adalah Proses yang kontinu dari
usaha-usaha manajemen untuk memperoleh good will dan pengertian dari para
langganannya, pegawai dan publik dengan mengadakan analisa dan
perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri.(Yadin,2003)
Sedangkan menurut Edward L Bernays dalam bukunya Public Relations
mengemukakan defenisi Public Relations kedalam 3 unsur penting yaitu: memberi
penerangan kepada rakyat, mempengarahi rakyat dan mempersatukan rakyat
dengan rakyat.( Lubis,2001)
Menurut Para ahli yang tergabung didalam “Internasioanal Public
Relations Association” didalam pertemuaannya pada bulan Mei 1960 telah
bersepakat di Den Haag Belanda, menyetujui definisi Public Relations adalah
fungsi manajemen dari watak yang berencana dan berlangsung terus menerus,
dengan mana organisasi-organisasi, baik yang bersifat umum maupun perorangan,
sarta lembaga-lembaga berusaha untuk mendapatkan dan memelihara atau
mungkin ada sangkut pautnya dengan menilai opini publik diantara mereka
tata cara, guna mencapai kerja sama yang lebih efesien dengan jalan penerangan
yang berencana dan tersebar luas. (Lubis,2001)
Menurut Rachmadi Public Relations adalah salah satu bidang ilmu
komunikasi praktis, yaitu penerapan ilmu komunikasi pada suatu organisasi/
perusahaan dalam fungsi manajemen. (Sumirat dan Ardianto,2004)
Geisworl pada tahun 1948 mengungkapkan tentang batasan Public
Relations yaitu: Fungsi manajemen yang yang mengevaluasi publik,
memperkenalkan berbagai kebijakan dan prosedur dari suatu individu atau
organisasi berdasarkan kepentingan publik dan membuat perencanaan, dan
melaksankan suatu program kerja dalam upaya memperolah pengertian
pengakuan publik. (Sumirat dan Ardianto,2004)
Fraser P.Seitel, Seorang Wakil Presiden Senior dan Direktur umum Bank
Manhanttam dalam bukunya The Pratice of Public Relations, Public relations
adalah fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara
alur komunikasi, pengertian, dukungan, serta kerja sama suatu organisasi dengan
publiknya dengan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atai isu-isu
manajemen.(Sumirat dan Ardianto,2004)
Defenisi lainnya; Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations in World
Marketing mengatakan bahwa Public Relations adalah suatu sistem komunikasi
untuk menciptakan kemauan baik.(Sumirat dan Ardianto,2004).
Internasional Public Relations Associations (IPRA) medefenisikan Public
Relations adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan
simpati dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya
dengan penelitian opini publik di antara mereka. (Sumirat dan Ardianto, 2004)
Cultip dan Brown menyebutkan Public Relations adalah fungsi
manajemen secara khusus yang mendukung terbentuknya saling pengertian dalam
komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama antara oraganisasi dengan
berbagai publiknya. (Cultip dan Brown, dalam Roslan, 2000)
Selain itu, terdapat juga pengertian Public Relations yang sesuai dengan
aktivitas, sebuah profesi dan sebagai sebuah Devisi/Bagian/Departemen:
1. Public Relations sebagai Sebuah Aktivitas
Adalah sebuah komunikasi dua arah dengan publik (perusahaan/organisasi),
yang bertujuan untuk menumbuhkan saling pengertian, saling percaya, dan
saling membantu/kerja sama.
2. Public Relations sebagai Sebuah Profesi
Public Relations merupakan “lapangan Pekerjaan” yang dianalogikan sebagai
keterampilan berkomunikasi, keterampilan tampil diri, keterampilan menulis,
keterampilan menarik perhatian.
3. Public Relations Sebagai Sebuah Devisi/Bagian/Departemen
Dalam hal ini maksudnya adalah Public Relations sebagai dari tim
“pengelola” organisasi/perusahaan, Public Relations dianalogikan sebagi
corong perusahaan, pusat informasi keluar dan kedalam “menangani”
wartawan, mengelola majalah, perusahaan dan menerima pengaduan
Dari semua paparan pengertian dari Public Relations atau Humas dapat
disimpulkan bahwa Public relations memiliki cangkupan ilmu yang sangat luas
yang dapat masuk kedalam semua elemen bidang. Selain itu, public relations
sudah sangat mengalami jangkauan perkembangan yang sangat pesat.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, Public relations diartikan sebagai sebuah hubungan alur komunikasi
organisasi antara atasan dengan pegawai dan pegawai dengan mahasiswa. Pada
Departemen Manajemen ini tidak memiliki seorang pertugas “Public Relations”,
sehingga secara tidak langsung pegawai memegang dual job sekaligus, sebagai
seorang pegawai yang membantu proses kelancaran akademik dan sebagai
penghubung dalam menjalin suatu hubungan baik. tentu saja hal tersebut
mangharuskan mereka untuk mengemban tanggung jawab yang besar pula. Untuk
itu sangat dibutuhkan sebuah hubungan saling pengertian antara satu dengan yang
lain. Maksudnya adalah jika tidak adanya suatu hubungan yang baik antara
pegawai dengan atasan tentu saja akan mengakibatkan suatu implementasi yang
buruk terhadap kelancaran kerja masing-masing pihak, begitu pula terhadap para
mahasiswa dimana jika tidak adanya saling menghormati antara mahasiswa
B. Peranan Public Relations Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
Pertentangan antara pegawai dengan para atasan salah satunya terjadi
karena tidak adanya hubungan yang baik antara pegawai dengan atasan, yang
mana Pegawai/Karyawan di anggap sebagai bawahan yang harus siap sedia
membantu semua kebutuhan yang meraka butuhkan. Jika para atasan tersebut
selalu memerintah pagawai tanpa memperhatikan yang menjadi hak-hak pegawai
lambat laun para pegawai akan memberontak dan tentu saja jika hal tersebut
terjadi akan mengakitbatkan dampak yang tidak baik bagi Universitas. Dengan
dilaksanakannya kegiatan Public Relations pegawai dan atasan, maka terbina
hubungan yang baik dan harmonis antara pegawai dengan atasan, sehingga hal-
hal seperti di atas dapat dihindari.
Ruang lingkup peranan humas adalah sebagai berikut:
1. Mebina Hubungan Kedalam (Public Internal)
Adalah bagian dari unit badan perusahaan atau organisasi itu sendiri, mampu
mengidentifkasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negative
dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi.
2. Mebina Hubungan keluar (Public Eksternal)
Yang dimaksud dengan Public eksternal adalah publik dengan mengusahakan
tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif public terhadap lembaga yang
diwakilinya. Jadi, peran Humas/Public Relations bersifat dua arah, seperti
yang dijelaskan di atas, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan Ke
Peranan umum Public relations dalam suatu dalam suatu badan adanya
aktivitas pokok yaitu:
1. Mengevaluasi sikap atau opini publik
2. Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi/perusahaan dengan
kepentingan publik nya
3. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan aktivitas Public Relations/Humas.
Komunikasi merupakan hal utama yang di perlukan didalam kegiatan PR
dalam menjalankan peranan dan fungsinya dalam suatu lembaga, komunikasi
yang di lakukan haruslah dapat menciptakan suasana kerja yang menyenangkan di
dalam lembaga tersebut.
Humas adalah membuat suatu strategi untuk perusahaan atau organisasi
(yang menentukan arah jangka panjang serta lingkup kerja) yang di tentukan
melaui proses analisis dan pengambilan keputusan yang mendalam. Peranan
Humas ada dua, yaitu :
1. Untuk memberikan informasi kepada manajemen senior atas apa yang terjadi
di lingkungan sosial, sehingga hal–hal tersebut akan di perhitungkan ketika
mengambil keputusan.
2. Untuk meberikan saran kepada manajemen atas akibat yang di timbulkan dari
keputusan yang diambil, dengan memperhitungkan kemungkinan reaksi dari
publik utama yang akan mempengaruhi secara langsung kesejahteraan atau
keberadaan perusahaan.
Dari paparan diatas mengutarakan bahwa Peranan Public Relations adalah
Terhadap Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU kegiatan humas
dilakukan dengan cara menciptakan opini yang baik dilembaga tersebut terletak
pada peranan pegawai dalam mendedikasikan pelayanan yang selalu optimal.
Didalam pelaksanan kegiatatan peranan Public relations dipusatkan pada kegiatan
Internal, yang bertujuan untuk memperlancar dan membina hubungan baik antar
pegawai, staf, pimpinan dan publik agar tercipta rasa saling percaya, saling
menghargai dan kerjasama yang baik antara pimpinan dengan bawahan.
Hal tersebut didukung dengan jawaban dari penelitian yang penulis
lakukan dengan menyebarkan pertanyaan (kuesioner) dengan mengambil sampel
30 orang, yang terdiri dari 26 wanita dan 4 laki-laki. Untuk data yang lebih jelas
dapat dilihat dari tabel berikut:
Tabel 3.2
Peranan Pegawai Manajemen
Sumber: Hasil Peneliti, 2011 (Data Diolah)
Berdasarkan Tabel 3.2 dapat dilihat bahwa dari butiran jawaban pertama
terdapat 46,7% yang menyatakan setuju dengan peranan pegawai sangat
membantu didalam proses kelancaran akademik, sedangkan 10% menyatakan Bu
tir
kurang setuju hal ini membuktikan bahwa peranan pegawai di Departemen
Manajemen sudah sangat tepat didalam memberikan pelayanan.
Pada penyataan butir kedua, responden menjawab hampir 50% yang
menjawab setuju dan hanya 3,3% yang menjwab tidak setuju hal ini membuktikan
pada Departemen Manajemen keberadaan seorang pegawai tidak dapat dipandang
sebelah mata.
Pada pernyataan butir ketiga yang menyatakan para pegawai memegang
dual job sebagai public relations, hasilnya 56,7% menjawab setuju dan 30%
menjawab tidak setuju hal ini menandakan bahwa para mahasiswa dapat mengerti
dan menerima tanggung jawab yang besar yang dipegang oleh pegawai karena
pada Departemen Manajemen tidak memiliki bagian khusus yang bekerja sebagai
humas. Sehingga secara tidak langsung merekalah yang mengemban tugas ganda
sekaligus.
C. Fungsi Public Relations Terhadap Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
Fungsi humas adalah memelihara komunikasi yang baik, karena memang
merupakan kegiatan humas. Tetapi dalam hubungan penekanan fungsi yang di
tegaskan yaitu hubungan komunikatif antara humas dengan publik, baik internal
maupun eksternal dengan manager beserta staffnya, di lakukan secara timbal balik
yang dilandasi empati sehingga menimbulkan rasa simpati. Ini mengandung arti
bahwa dalam melancarkan komunikasi yang secara struktural dan fungsional
dilayaninya, tidak pandang dari segi kedudukan, pekerjaan, umurnya, agamanya
dan sebagainya, tetapi sama yaitu insan yang patut di hargai dan di hormati
sebagaimana yang di sebutkan di atas. Sikap ini termasuk dalam kegiatan
komunikasi secara tatap muka, melalui telepon, dengan surat ataupun dengan
media komunikasi lainnya.
Dalam buku Public Relations: Teori dan praktek yang ditulis oleh Djanalis
Djanaid, menyebutkan ada dua fungsi Public relations yakni Fungsi Konstruktif
dan Fungsi Korektif. Fungsi Konstruktif adalah fungsi yang mendorong PR untuk
membuat aktivitas ataupun kegiatan–kegiatan terencana, berkesinambungan yang
cenderung bersifat proaktif sedangkan Fungsi Korektif adalah fungsi yang
berperan sebagai mengatasi persoalan yang terjadi pada suatu
perusahaan.(Kusumatuti:2001)
Sementara Cultip dan Brown mangatakan bahwa Fungsi Public relations
meliputi hal-hal berikut:
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapi tujuan organisasi.
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada
perusahaan
3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi
untuk kepentingan umum.
4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik
internal maupun eksternal.
and Problems yang dikutib oleh Tolseley & Campell, Exploring journalism,
mengemukakan tiga Fungi Public relations, yaitu:
1. Mengabdi kepada kepentingan umum, adalah suatu cara yang dilakukan agar
publik menaruh kepercayaan dan simpati kepada perusahaan
2. Memelihara hubungan yang baik, adalah suatu hubungan yang dijalin dan
senantiasa dipererat, baik antara organisasi dengan publik yang di dalam,
maupun organisasi dengan publik di luar organisasi
3. Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik, adalah kegiatan yang
selalu ditikberatkan kepada moral dan kelakuan yang baik. Maksudnya adalah
bahwa kegiatan Public relations benar-benar harus dicurahkan untuk
kepentingan umun, dengan menyadari tujuan public relations yakni
menciptakan, membina dan memelihara sikap yang menyenangkan harus
ditujukan oleh seorang public relations adalah merupakan suatu keharusan.
Dalam konsepnya, Fungsi Humas Menurut Ruslan (2000) adalah sebagai
berikut:
1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama
2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public internal
yang merupakan khalayak sasaran
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari
organisasi kepada publiknya dan menyalirkan opini publik kepada organisasi
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan perusahaan/organisasi demi
kepentingan umum.
adalah sebagai berikut:
1. Dapat terciptanya suatu hubungan yang lebih kondusif
2. Membantu kelancaran proses akademika mahasiswa
3. Terciptanya komunikasi yang baik antara semua pihak.
Hal tersebut didukung dengan jawaban oleh 30 respondenyang terdiri dari
26 Wanita dan 4 Laki-Laki untuk data labih jelasnya dapat dlihat pada tabel di
bawah ini.
Tabel 3.3
Fungsi Pegawai Manajemen
Sumber:Hasil Peneliti,2011 (Data Diolah)
Dari Tabel 3.3 diatas dapat dilihat bahwa 66,67% yang menjawab setuju
dan sebanyak 20% yang menjawab tidak setuju dapat disimpulkan fungsi pegawai
manajemen sudah tepat di dalam membantu kelancaran administrasi akademik.
Pada poin ke-2 sebanyak 53% menjawab setuju dan sebanyak 3,3% menjawab
tidak setuju hal ini menandakan bahwa pada Departemen Manajemen fungsi dari
seorang pegawai di dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa manajemen
sudah tepat. Pada poin ke-3 sebanyak 56,7% menjawab setuju dan 3,3%
menjawab kurang setuju hal ini dapat ditarik kesimpulan bahwa selain memberi Bu
tir
pelayanan kepada mahasiswa, fungsi pegawai manajemen adalah untuk membantu
pekerjaan ketua jurusan dalam mengurusi mahasiswa sudah tepat.
D. Pengertian Pelayanan Terhadap Mahasiswa
Departemen Manajemen yang dibawah naungan Fakultas Ekonomi USU
merupakan sebuah Perusahaan yang berdedikasi kepada pendididkan namun
bergerak pada lembaga sebuah bisnis dengan motif keuntungan atas kegiatan yang
di jalankan. Sehingga pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU ini
harus menjalankan pelayanan kepada mahasiswa yang diwakilkan kepada
pegawai, maksudnya adalah para pegawai yang berada didalam Departemen
Manajemen tersebut diwajibkan memberikan pelayanan berupa memfasilitasi
pengurusan-pengurusan KRS, KHS dan Transkrip Nilai serta semua kegiatan
yang yang diperlukan oleh mahasiswa didalam memperlancar semua kegiatan
akademik. Hal ini dilakukan agar mahasiswa diberi kemudahan untuk tidak
mengurus sendiri hal-hal yang berkaitan dalam file administrasi akademik,
sehingga dapat memfokuskan diri hanya untuk menempuh pendidikan saja. Istilah
pelayanan dapat juga di lihat melalui berbagai kutipan di bawah ini sebagai upaya
memperjelas pengertian dan mempermudah untuk memahami objek yang di teliti.
Menurut Iqbal, Pelayanan adalah sebagai berikut menanamkan kesadaran
diri bahwa melayani adalah tugasnya dan melaksanakannya dengan menjaga
martabat diri dan pihak lain yang di layani. Pelayanan juga mengetengakan empati
dan melayani publik dengan penuh kegairahan. Pelayanan juga di lakukan untuk
menunjukkan perhatian kepada karyawan dan membina hubungan
Dari uraian di atas bahwasanya dalam pelayanan terhadap mahasiswa
harus di penuhi dengan kesadaran, empati terhadap publik, selalu memperbaiki
pelayanan kepada mahasiswa, menunjukan perhatian kepada mahasiswa dan
melakukan evaluasi dan juga pelayanan merupakan suatu bentuk sistem prosedur
atau metode tertentu yang di berikan kepada orang lain dalam hal ini mahasiwa,
agar kebutuhan mahasiwa tersebut dapat terpenuhi sesuai dengan harapan mereka.
Kualitas pelayanan terhadap mahasiswa dianggap sebagai keunggulan-keunggulan
yang di berikan universitas dalam rangka memenuhi kepuasan.
Demikian juga halnya dengan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi
USU yang selalu memperhatikan kepuasan publik dimana tingkat pelayanan
dianggap sebagai tolak ukur untuk mengetahui sampai sejauh mana tingkat
kepuasan mahasiswa. Untuk mengetahui sampi sajauh mana kepuasan pelayanan
yang dirasakan oleh mahasiswa penulis melakukan penelitian dengan sampel
sebanyak 30 orang yang terdiri dari 26 orang Wanita dan 4 Laki-Laki untuk lebih
jelas dapat dilihat dari tabel dibawah ini.
Tabel 3.4
Pelayanan Pegawai Manajemen
Sumber: Hasil Peneli, 2011(Data Diolah)
Berdasarkan Tabel 3.4 dapat dilihat bahwa dari poin pertama menjawab Bu
tir
53,3% menjawab kurang setuju dan 20,7% menjawab setuju mengenai para
pegawai memberikan pelayanan yang baik. Namun pada kenyataanya banyak dari
mahasiswa yang merasakan kurangnya pelayanan yang optimal yang diberikan
oleh pegawai. Hal ini terjadi dikarenakan minimnya pegawai yang dipekerjakan
pada departemen tersebut, padahal mereka harus mengurusi mahasiswa yang
jumlahnya ribuan sehinga mengakibatkan kurangya pelayanan yang seharusnya
dirasakan oleh mahsiswa. Dalam hal ini sangat diperlukannya saling kerjasama
antara pegawai dengan mahasiswa agar tetap terjalin hubungan yang baik.
Pada poin kedua terjadi keseimbangan yang menjawab setuju dengan tidak
setuju berkisar antara 33,33%. Hal ini membuktikan para pegawai dengan
mahasiswa saling menjalin hubungan baik antara satu dengan yang lain dan saling
menghormati hak-hal individu sabagai mahasiswa dan pegawai.
Sebanyak 63,3% menjawab setuju mengenai mahasiswa menjalin
hubungan baik dengan pegawai, hal ini dilakukan agar proses administrasi
akademik mahasiswa dapat terproses dengan cepat. Namun sebanyak 10%
menjawab kurang setuju, meraka beranggapan hal tersebut kurang penting karena
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dapa disimpulkan bahwa:
1. Bahwa peran dan fungsi Pegawai di Departemen Manajemen sudah tepat
dalam membantu segala proses kelancaran akademik dan membantu para
mahasisiwa juga pimpinan.
2. Didalam melakukan pelayanan kepada mahasiswa, pegawai selalu berusaha
memberikan pelayanan yang optimal namun dari hasil kuesioner disimpulkan
bahwa pada kenyataanya para mahasiswa tidak benar-benar merasakan
pelayanan yang optimal. Hal itu terjadi karena minimnya pegawai yang
dikerjakan pada departemen tersebut namun mahasiswa yang harus dilayani
sangat banyak.
B. Saran
Didalam kesempatan ini penulis ingin memberikan beberapa saran, yaitu:
1. Didalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa didharapakan agar lebih
ditinggkatkan lagi.
2. Dalam menjaga suatu hubungan komunikasi harus diperlihara oleh semua
DAFTAR PUSTAKA
Fitri, Ade. 2010. Peranan Tata Ruang Kantor di Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi USU, Tugas Akhir Program Diploma-III Fakultas
Ekonomi USU. Medan (Tidak Dipublikasikan).
Ginting, Paham dan Helmi, Syafrizal. 2008. Filsafat Ilmu dan Metode Riset. Medan: USU Press
Kasumatuti, Frida. 2002. Dasar-dasar Humas. Bogor: Ghalia Indonesia.
Lubis, Suwardi. 2001. Public Relations Dalam Kontrak Survei dan Penelitian. Medan: USU Press
Roslan, Rosady. 2000. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, Edisi Revsi. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Soemirat dan Ardianto. 2002. Dasar-dasar Public Relations. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Yadin, Daniel. 2003. Public Relations. Edisi kelima. Jakarta: Erlangga
Lampiran 1
KUESIONER PENELITIAN
Peranan dan Fungsi Publik Relations Pegawai Didalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiwa Manajemen Universitas Sumatera Utara
No. Responden…… Bersama surat ini, mohon kesediaan para mahasiswa Manajemen untuk mengisi daftar kuesioner.
Informasi yang saudara berikan merupakan masukan yang sangat berarti dalam menyelesaikan penelitian ini. Atas bantuan dan perhatian yang saudara berikan, saya ucapkan terima kasih.
IDENTITAS RESPONDEN
Nama :
Umur :
Jenis kelamin : Pekerjaan :
Pernah berhadapan langsung dengan Pegawai Manajemen dalam setahun : a. 2 kali
b. Lebih dari 2 kali
PETUNTUK PENGISIAN
Berilah tanda check list (√ ) pada salah satu jawaban yang paling sesuai dengan pendapat saudara.
a.Peranan Pegawai Manajemen
No. Pernyataan STS TS KS S SS
1. Saya yakin peranan pegawai sangat membantu didalam proses kelancaran akademik.
2. Keberadaan Pegawai sangat penting.
b.Fungsi Pegawai Manajemen
No. Pernyataan STS TS KS S SS
1. Fungsi Pegawai Manajemen sudah tepat.
2. Fungsi pegawai adalah memberikan pelayanan kepada mahasiswa.
3. Fungsi pegawai membantu pekerjaan ketua jurusan dan urusan mahasiswa..
c. Dalam pelayanan dan menjalin suatu hubungan (Public Relations)
No. Pernyataan STS TS KS S SS
1. Para Pegawai memberikan pelayanan yang sangat baik.
2. Saya merasakan pegawai sangat menjaga hubungan baik dengan mahasiswa
