UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
SISTEM PENGAWASAN INTERN GAJI DAN UPAH PADA
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh:
DIEGO CHRISTMAN. B
082102111
AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : DIEGO CHRISTMAN. B NIM : 082102111
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ... 2011 Dosen Pembimbing,
(Drs. Rustam, M.Si, Ak) NIP. 19511114 198203 1 002
Tanggal : ... 2011 Ketua Program Studi,
(Drs. Rustam, M.Si, Ak) NIP. 19511114 198203 1 002
Tanggal : ... 2011 Dekan,
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus, karena berkat rahmat dan karunia-Nya selama ini yang dicurahkan kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “SISTEM
PENGAWASAN INTERN GAJI DAN UPAH PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” tepat sesuai dengan waktu yang
direncanakan .
Tugas akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Teristimewa Tugas Akhir ini penulis persembahkan untuk mamaku (Elly Meliala), dan papaku (Bernard Batu bara), yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan materil serta limpahan kasih sayang dan do’a yang tidak ternilai kepada penulis hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Tidak lupa juga adik ku tersayang(Theresia Paskah) yang telah memberikan do’a dan dukungannya.
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak. Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
4. Bapak Drs. A. Ridwan Siregar, SH, M.Lib selaku Kepala Perpustakaan & Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Zulhelmi AR, A.Md dan Kak Mira Yunita beserta semua staff tata usaha Perpustakaan Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis memperoleh data dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Seseorang yang special, Kekasih tersayang Poppy Sanjaya Fransiska, A.Md yang tiada henti-hentinya memberikan semangat, ide dan dorongan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Tanpa kamu penulis mungkin tidak akan bisa menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan semangat.
7. Untuk sahabat-sahabatku yoz, bastian, yuni, dewi, ima, tri, yusuf, rangga, didin, faisal, ade, gita dan hendri yang telah banyak membantu dan memberikan motivasi, bimbingan dan arahannya serta teman-teman anggota magang kelompok 20 dan semua anak DETAK Grup C Stambuk 08.
Penulis menyadari dalam penyusunan tugas akhir ini, tidak lepas dari kesalahan dan kekurangan. Sehubungan dengan hal ini, maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan tugas akhir ini. Semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak. Terima kasih
Medan, Juni 2011
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI. ... iv
DAFTAR TABEL……….... vi
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Metode Penelitian……… 5
E. Rencana Penulisan ... 6
1. Jadwal Observasi………... 6
2. Rencana Isi……… ... 7
BAB II : PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Perpustakaan USU.. ... 9
B. Struktur Organisasi dan Personalia. ... 12
C. Uraian Tugas (Job Description)……… .. 13
D. Jaringan Kegiatan………. ... 17
E. Kinerja Kegiatan Terkini... 18
BAB III : TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Gaji dan Upah ... 20
B. Unsur-unsur Gaji dan Upah ... 23
C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah... 29
D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah... 32
E. Pengawasan Internal Atas Gaji dan upah ... 36
BAB IV : PENUTUP A. Kesimpulan ... 41
B. Saran ... 42
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Penulisan 7
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi saat ini, perkembangan dunia usaha semakin pesat. Para pengusaha sedapat mungkin dituntut untuk dapat mengembangkan dan mempertahankan usahanya agar dapat bersaing dan tetap survive di bidangnya serta tidak tertinggal dengan perusahaan lainnya. Pertumbuhan dunia usaha yang pesat ini, dapat kita lihat dari banyak berdirinya perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang yang berbeda-beda, baik perusahaan jasa, perusahaaan dagang, atau perusahaan industri dalam bentuk usaha kecil, usaha menengah atau usaha besar.
Pada umumnya, setiap perusahaan bertujuan memaksimumkan laba dan mengembangkan usahanya kecuali perusahaan nirlaba. Berbagai sarana dan usaha dilakukan perusahaan agar tujuan perusahaan dapat terealisasikan. Berhasil atau tidaknya suatu perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya faktor tenaga kerja. Perusahaan dalam melaksanakan kegiatan usahanya sangat membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai tenaga kerja.
kerja, maka kita tidak dapat berpaling dari biaya gaji dan upah. Gaji dan upah mempunyai pengaruh yang sangat besar karena dapat mempengaruhi sifat dan tingkah laku tenaga kerja dalam melaksanakan beban yang menjadi tanggung jawabnya.
Masalah di atas tidak hanya menyangkut berapa jumlah gaji dan upah yang diterima, melainkan juga menyangkut beban pekerjaan maupun yang berkaitan dengan moral dan tanggung jawab organisasi terhadap kehidupan pegawai dan keluarganya. Pada hakikatnya, tenaga kerja akan lebih produktif dan memiliki rasa cinta terhadap perusahaan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji dan upah yang seimbang dengan kontribusinya terhadap perusahaan, dan sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut tidak menerima gaji dan upah yang seimbang dengan kontribusinya di perusahaan, maka akan ada kemungkinan tenaga kerja tersebut akan berupaya melakukan tindakan-tindakan seperti: melakukan demo untuk kenaikan gaji, mogok kerja, dan melakukan kegiatan-kegiatan yang tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan.
internal terhadap gaji dan upah agar tercipta hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan tenaga kerja.
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara merupakan salah satu
instansi pemerintahan di bidang pendidikan, yang mana di dalamnya terdapat struktur organisasi yang masing-masing memiliki jabatan, dan juga memiliki jumlah pegawai yang cukup banyak. Hal ini bisa saja membuat mereka merasa kesulitan dalam mengadakan pengawasan atas gaji dan upah kepada para karyawan dan pegawai. Mengingat masalah gaji dan upah merupakan masalah yang sangat sensitif, maka perpustakaan perlu mengembangkan suatu pengawasan internal terhadap gaji dan upah.
Dalam pengawasan internal gaji dan upah ini diupayakan agar dapat terjalinnya hubungan yang harmonis antara perpustakaan dengan tenaga kerja. Pemberian gaji, tunjangan, insentif, bonus, dan lain-lain merupakan salah satu usaha perpustakaan untuk memotivasi kinerja karyawan dan pegawai. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk membahas tentang gaji dan upah. Disini penulis menyusun tugas akhir dengan judul “Sistem
Pengawasan Internal Gaji dan Upah Pada Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
hubungannya dengan masalah penggajian dan pengupahan yang diterapkan dalam perusahaan.
Pengawasan internal atas gaji dan upah sangatlah penting dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap penetapan sampai pendistribusian gaji dan upah yang dapat merugikan tenaga kerja atau instansi itu sendiri. Dengan adanya pengawasan internal yang tegas dan objektif, perpustakaan dapat mendorong karyawan dan pegawai untuk semakin produktif lagi dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Berdasarkan hal tersebut di atas maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan “Bagaimana penerapan Pengawasan Internal Gaji dan Upah pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara?”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengawasan gaji dan upah pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui sistem penggajian dan pengupahan yang sebenarnya. Adapun manfaat penelitian ini adalah:
menyelesaikan Studi Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bagi instansi, dapat memberikan masukan kepada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Sebagai analisa dan pertimbangan bagi pimpinan perpustakaan dalam menentukan kebijakan besarnya gaji, penentuan jam kerja normal, upah lembur, honor dan fasilitas lainnya untuk meningkatkan prestasi kerja karyawan.
D. Metode Penelitian
Penelitian merupakan suatu kegiatan pengumpulan, pengolahan, analisa data yang dilakukan dengan menggunakan metode penelitian secara ilmiah. Adapaun metode penelitian yang digunakan:
1. Sumber Data
a. Data Primer, yaitu data yang diperoleh penulis langsung dari perusahaan yang berhubungan dengan objek penelitian, dalam hal ini adalah Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
b. Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh penulis dari sumber lain seperti buku, surat kabar, dan media lainnya yang relevan dengan masalah yang diteliti.
2. Jenis Penelitian
a. Library Research, yaitu penelitian yang dilakukan untuk
b. Field Research, yaitu penelitian yang berlangsung dilakukan
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, data di sini bersifat primer yaitu data yang paling mendekati permasalahan yang dilakukan dengan cara:
1) Observasi
Yaitu penulis secara langsung mengamati prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah untuk mendapatkan gambaran yang jelas.
2) Wawancara
Yaitu penulis mengajukan pertanyaan kepada pihak – pihak yang terkait dengan objek penelitian.
3. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara yang terletak di jalan Perpustakaan No. 1 Kampus USU
E. Rencana Penulisan
Rencana penulisan terdiri dari jadwal observasi dan rencana isi 1. Jadwal Observasi
Tabel 1.1 Jadwal Penulisan
NO KEGIATAN MEI JUNI
III IV I II III IV 1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen Pembimbing 3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisis Data 5 Penyusunan Tugas Akhir
6 Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir
7 Pengesahan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Laporan penelitian ini terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PERPUSTAKAAN UNIVERSTAS SUMATERA
UTARA
Dalam bab ini dijelaskan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Penjelasan ini dimulai dari sejarah singkat Perpustakan Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan personalia, job description,jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, serta rencana kegiatan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Dalam bab ini penulis akan menguraikan pengertian gaji dan upah, unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan gaji dan upah, prosedur perhitungan gaji dan upah, dan pengawasan internal atas gaji dan upah.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Perpustakaan USU
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) didirikan pada tahun 1970. Sebelumnya selama delapan belas tahun, USU hanya mempunyai perpustakaan fakultas. Untuk peningkatan efisiensi, sejak tahun 1989 pengelolaan perpustakaan di lingkungan USU berubah menjadi terpusat. Perubahan tersebut ditandai dengan digunakannya sebuah gedung baru perpustakaan yang terletak di tengah kampus USU. Gedung ini memiliki luas lantai 6.090 meter persegi dengan kapasitas 800 tempat duduk, dibangun di atas lahan seluas 3 Ha. Perpustakaan USU saat ini melayani lebih dari 24.000 mahasiswa dan 1.650 dosen. Perpustakaan menyimpan lebih dari 120.000 judul atau 460.000 eksemplar bahan pustaka tercetak, dengan pertambahan setiap tahun sekitar 15.000 eksemplar. Selain itu, perpustakaan juga memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari jurnal dan bahan-bahan “oleh dan tentang” USU. Jumlah e-Journal yang dilanggan lebih dari 5.000 judul dalam berbagai disiplin ilmu, yng diperlukan terutama oleh para peneliti dan mahasiswa pascasarjana. Kedua jenis koleksi tersebut dapat diakses melalui jaringan kampus USUnet. Koleksi tersebut dikelompokkan dengan sistem
Dewey (DDC) dan diindeks dengan menggunakan daftar tajuk subjek library of
congress (LCSH). Sistem Housekeeping perpustakaan seluruhnya terautomasi
Katalog perpustakaan dapat diakses secra online melalui OPAC (Online Public
Access Catalog) baik di dalam perpustakaan maupun melalui jaringan kampus dan
internet. Informasi tentang perpustakaan dan berbagai sumberdaya elektronik yang dimiliki oleh pepustakaan dapat dilihat dan didownload dari situs web: www.library.usu.ac.id.
1. Visi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Visi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah Menjadi Perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka di Indonesia dalam hal pelayanan kepada penggunanya.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memroses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan, dan pemeliharaan koleksi.
b. Menyediakan fasilitas yang memudahkan penggunaan koleksi dan pelayanan perpustakaan.
d. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan masyarakat.
e. Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
f. Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.
g. Menciptakan suatu lingkungan, peluang, dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dan meningkatkan karir.
h. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.
i. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun keluar perpustakaan.
j. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat local regional, nasional dan internasional.
k. Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis perpustakaan
3. Tujuan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
a. Menyediakan pelayanan pendidikan yang dapat membantu mahasiswa dalam melaksanakan program pendidikan dalam bentuk penyediaan buku-buku yang di perlukan oleh mahasiswa Universitas Sumatera Utara. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada lampiran.
C. Uraian Tugas (Job Description)
Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Kepala Perpustakaan
a. Merencanakan seluruh kegiatan kerja perpustakaan yang mencakup: program kerja, pembinaan dan pengembangan tenaga kerja, koleksi, sarana dan prasarana Perpustakaan serta pelayanan penggunaan perpustakaan
b. Mengorganisasikan seluruh kegiatan Perpustakaan sehari-hari yang mencakup: Pendelegasian wewenang, hubungan kerja antar tenaga kerja, lalu lintas kegiatan kerja Perpustakaan dan sistem pengelompokan kegiatan kerja
c. Mengerahkan tenaga kerja untuk melaksanakan kegiatan kerja dengan membuat pedoman umum kerja, petunjuk penyelesaian pekerjaan dan menetapkan kebijaksanaan tindakan yang tepat bila di perlukan
e. Mengawasi dan menilai hasil kerja dan seluruh kegiatan kerja yang mencakup kegiatan kerja, pembinaan koleksi, pelayanan, penggunaan dan administrasi umum
2. Sekretaris Perpustakaan
a. Membantu Kepala Perpustakaan dalam mengorganisasikan kegiatan kerja
b. Membantu Kepala Perpustakan dalam mengarahkan tenaga kerja c. Membantu Kpeala Perpustakaan dalam mengawasi dan menilai hasil
kerja
d. Membantu mengkoordinir antar Kepala Urusan dan Seksi Secara Sesama pegawai
e. Membantu Kepala Perpustakaan didalam kegiatan sehari-hari di perpustakaan
f. Membantu Kepala Perpustakaan dalam memajukan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
3. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
a. Menyusun dan merencanakan program kerja Sub Bagian sebagai pedoman tugas
b. Menyusun konsep rencana dan program kerja perpustakaan sebagai bahan masukan atasan
d. Memberi petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas
e. Menilai kinerja prestasi bawahan sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karir
f. Melaksanakan administrasi persuratan Perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran Tugas
g. Melaksakan administrasi kepegawaian Perustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas
h. Melaksanakan administasi kelengkapan Perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku
i. Melaksanakan administrasi rumah tangga Perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku
j. Melaksanakan administrasi keuangan Perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku
k. Melaksanakan administrasi kegiatan Perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
4. Kepala Divisi Pengadaan
a. Menentukan kewenangan, tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai dan seksinya
c. Menghimpun berbagai sumber informasi yang dapat dijadikan sebagai alat pemilihan dan pengadaan koleksi
d. Membantu menyeleksi, menyiangi dan survey bahan pustaka
e. Melakukan pendekatan, meminta pendapat, saran dan usul dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung untuk dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam seleksi dan pengadaan koleksi
f. Membuat perencanaan pembelian koleksi setiap tahunnya
g. Membantu menyebarkan informasi ilmiah terbaru / menyusun bibliografi, indeks dan sejenisnya
h. Melakukan pengawasan penerimaan
i. Menetapkan tata cara pengecapan tanda milik koleksi dan pencatatan koleksi dan pencatatan koleksi kedalam buku induk
j. Mengawasi penggunaan bahan kerja dan pemeliharaan alat-alat kerja pada seksinya
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Kepala Divisi layanan Sirkulasi
a. Menetapkan kebijakan umum yang diterapkan pada sub divisi layanan Sirkuklasi Utama, Layanan Sirkulasi Koleksi Pinjam Singkat, dan Layanan Keanggotaan
d. Menusun laporan tengah tahunan dan tahunan divisi layanan sirkulasi e. Menyusun anggaran divisi layanan sirkulasi
f. Menyelesaikan buku-buku yang bermasalah dengan peminjam g. Mengadakan bimbingan layanan sirkulasi bagi para User h. Melaksanakan pekerjaan yang bersifat insedentil dari atasan.
D. Jaringan Kegiatan
Perpustakaan adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika dengan cara menyediakan buku-buku keperluan mahasiswa. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, Perpustakaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pelayanan pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian–penelitian ilmiah dengan cara menyediakan buku-buku yang di perluka dalam setiap aspek perkuliahan, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar– seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat sering membaca buku-buku yang telah di sediakan untuk menambah pengetahuan, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memroses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan, dan pemeliharaan koleksi. 2. Menyediakan lebih lengkap lagi perbendaharaan buku-buku yang di
BAB III
TOPIK PENELITIAN
Di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara juga membutuhkan tenaga yang ahli di dalam bidangnya. Untuk meningkatkan kualitas peserta didik menjadi sumber daya yang mampu bersaing di era global nantinya. Sehingga tenaga kerja mempunyai peran yang sangat penting di dalamnya. Pimpinan harus berusaha merangsang pegawainya agar dapat melakukan tugasnya dengan baik.
Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja pegawai dan karyawan yaitu dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang. Balas jasa yang bisa diterima disebut sebagai gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan pimpinan. Oleh karena itu jumlah gaji dan upah yang diberikan harus berdasarkan peraturan yang dapat diterima semua pegawai. Untuk itu di dalam bab ini penulis mencoba membahas yang menjadi topik penelitian yaitu bagaimana pengawasan internal gaji dan upah pegawai pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
A. Pengertian Gaji dan Upah
karena untuk mempertahankan agar dedikasi pegawai terhadap pengawasan perusahaan tetap tinggi, perusahaan harus membayar gaji dan upah secara lancar kepada pegawai tentunya pegawai akan berusaha meningkatkan kinerjanya sehingga perusahaan memperoleh nilai tambah di mata masyarakat. Pada umumnya gaji merupakan penerimaan pegawai karena pemberian prestasinya kepada perusahaan yang jumlahnya tetap.
Menurut penulis, istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas adminstratif dan para pemimpinya. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap, sedangkan imbalan diberikan kepada buruh-buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik biasanya disebut upah. Jumlah gaji pada umumnya ditetapkan bulanan. Sedangkan jumlah upah ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.
Disamping gaji dan upah pegawai dan karyawan pelaksana (buruh) di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara mungkin memperoleh manfaat-manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya tunjangan jabatan, tunjangan umum, uang lembur, uang makan, dan lain-lain.
Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian tentang gaji dan upah menurut pakar – pakar ekonomi:
Menurut Warren Reeve Fess (1999; 442) yaitu:
pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik.
Menurut Ahmad dan Ruky (2001 : 8) yaitu:
“Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI dan anggota pemerintah yang dibayarkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan dan dinilai dalam bentuk uang sesuai dengan perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk tunjangan, baik untuk pekerjaan sendiri maupun keluarganya”.
Menurut Mulyadi, Pengertian gaji dan upah (2001; 373) yaitu:
Gaji umumnya merupakan pembayaran jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang, jabatan manajer, dan dibayarkan secara perceraian bulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
Upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh buruh yang dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan. Upah meliputi upah harian yang dihitung berdasarkan masa sehari dan upah mingguan yang dihitung berdasarkan masa seminggu.
Menurut Malthis dan Jackson (2002; 119-378):
“Upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja, sedangkan gaji merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja“.
Menurut Sugiyurso dan Winarni (2005; 95):
Pengertian di atas memiliki maksud yaitu upah merupakan balas jasa yang diterima oleh pekerja dari pihak lain.
Dapat diambil kesimpulan bahwa gaji adalah jasa yang diberikan kepada karyawan di bidang administrasi di perusahaan dan tenaga staff biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap.
Upah merupakan balas jasa yang diberikan diterima oleh pekerja kasar yang pembayarannya didasarkan atas hasil kerjanya. Karena itu jumlah upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode.
Di samping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal–hal seperti pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan langsung terhadap faktor – faktor tersebut di atas. Dengan kata lain upah itu dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang menguntungkan.
Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.
B. Unsur-unsur Gaji dan Upah
dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan.
Didalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah gaji dan upah merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada pegawai.
Ada bermacam – macam unsur gaji yang sering kita jumpai diberbagai macam buku.
Menurut Malthis dan Jackson. (dalam Krista, 2002; 118), unsur – unsur gaji tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kompensasi Langsung, terdiri dari: a. Gaji Pokok
Yaitu kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan biasanya sebagai gaji atau upah.
Gaji pokok terdiri dari:
i. Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode – periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja.
ii. Upah yaitu bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu jam kerja
b. Gaji Variabel
Yaitu kompensasi dikaitkan dengan kinerja individual, kelompok atau organisasi.
Gaji variabel terdiri dari:
i. Bonus yaitu tambahan atas upah biasanya dimana dalam pemberiannya tidak memperhatikan tingkat produktivitas masing – masing karyawan.
ii. Insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena prestasi kerjanya yang baik atau kinerjanya yang baik. iii. Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan
kepada pemilik saham 2. Kompensasi tidak langsung
a. Asuransi kesehatan b. Dana pensiun c. Libur pengganti d. Kompensasi kinerja
1. Gaji pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan ji p kontrak kerjanya.
2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Maka bagi karyawan tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayar kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumya. Biasanya karyawan yang telah melakukan pekerjaan melebihi jam kerjanya maka akan memperoleh tarif yang lebih tinggi dibandingkan tarif biasa.
4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dan serikat kerja.
5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang, misalnya minyak, gula,beras dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan sarana lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini berupa bentuk jasa seperti : Pelayanan kesehatan dan transportasi yang diterima tidak dalam bentuk uang.
Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh pemerintah melalui peraturan perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun dan asuransi kecelakaan kerja.
Didalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah gaji dan upah merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada pegawai. Unsur-unsur gaji dan upah pada perusahaan milik negara dan swasta memiliki perbedaan.
Adapun unsur – unsur gaji dan upah pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Gaji pokok, adalah gaji yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang diangkat dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
2. Tunjangan istri/ suami, adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang beristri/ bersuami yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, 3. Tunjangan anak, adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang
mempunyai anak ( anak kandung, anak tiri, dan anak angkat ) yang belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri,
4. Tunjangan jabatan, adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku, Adapun penjabaran persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan I- IV sebagai berikut:
5. Tunjangan jabatan struktural, adalah Tunjangan yang diberikan kepada Kepala Perpustakaan, Kepala Bagian.
6. Tunjangan jabatan fungsional, adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara,
7. Tunjangan beras, adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura ( beras ) sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk natura ( uang ).
Adapun unsur-unsur pengeluaran pada perusahaan ini adalah sebagai berikut: a. Jamsostek pensiun
Pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada karyawan perusahaan dengan maksud akan diberikan kembali kepada karyawan pada saat karyawan tersebut pensiun.
b. PPh Pasal 21
Pengenaan PPh pasal 21 dari Undang – undang perpajakan ditetapkan sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan bersamaan.
c. Hutang para karyawan
PFK Beras
Simpanan wajib 10% Sewa rumah
Hutang kelebihan Penghasilan lain-lain Pajak penghasilan Iuran Dharma Wanita
Unsur-unsur pengawasan internal gaji berdasarkan committee on auditing
procedure antara lain :
1. Suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, jelas dan tegas,
2. Suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang efektif yang memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta milik, hutang, pendapatan serta biaya,
3. Adanya praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di setiap bagian dalam organisasi,
4. Suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang diminta oleh tanggung jawabnya.
Sifat gaji pada umumnya menurut Hartadi (1999; 11) adalah : 1. Berlaku secara nasional,
2. Dikeluarkan oleh pemerintah pusat, 3. Biasanya ditinjau 5 tahun sekali,
4. Ada sistem kenaikan denagan jumlah perincian dari pusat pemerintahan, 5. Dasar pemberian adalah golongan/ tingkat pekerjaan, dan
Perbedaan antara gaji dan upah Hartadi (1999; 11) : 1. Gaji
a. Berlaku secara nasional
b. Dikeluarkan oleh pemerintah pusat c. Biasanya ditinjau 5 tahun sekali
d. Ada sistem kenaikan dengan jumlah perincian dari pusat pemerintahan e. Dasar pemberian adalah golongan / tingkat pekerjaan
f. Diikuti dengan sistem tunjangan 2. Upah
a. Dapat berlaku secara local
b. Dikeluarkan pemerintahan daerah c. Ditinjau setiap 1 tahun sekali
d. Dasar pemberian adalah hasil dan waktu e. Tidak ada sistem kenaikan
f. Tidak ada sistem tunjangan
Menurut Sunarto (2004), tujuan pembayaran gaji yaitu:
1. Mendukung pencapaian strategi dan sasaran jangka pendek perusahaan dan memastikan bahwa tenaga kerja memiliki tenaga kerja terampil,
2. Membantu untuk mengkomunikasikan nilai-nilai dan harapan kinerja perusahaan,
3. Mendukung manajemen dan perubahan dengan menyesuaikan budaya gaji,
4. Mendorong kinerja bernilai lebih dengan memfokuskan pada penggajian kinerja dan bidang-bidang yang memungkinkan tercapainya nilai lebih secara maksimal,
5. Memotivasi semua anggota perusahaan, 6. Memajukan kerjasama yang baik.
C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Menurut Mulyadi (2001; 5) arti dari prosedur adalah sebagai berikut:
Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji dan upah yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Pembuat Data
Bagian pembuat data bertugas mengolah data dimana data harus selalu dicek apakah ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akan berubah oleh database. Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data tersebut ke biro rektor, di biro rektor bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPT). Setelah itu, baru pihak Perpustakaan ini ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) untuk disetujui.
2. Bendaharawan
Setiap tanggal 1, dana yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening Bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek, dan nomor Perpustakaan, setelah itu dana diambil ke Bank Mandiri. Di Perpustakaan gaji dibagi ke pegawai. Khusus untuk pegawai yang Golongan III dan Golongan IV, gaji dibayarkan langsung ke rekening masing-masing. Penggajian dilakukan secara berkala selama dua tahun sekali. Besarnya uang yang diminta oleh pihak Perpustakaan adalah sesuai yang dibutuhkan.
3. Internal Auditor
Menurut Mulyadi (2001) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur yaitu:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik,
2. Prosedur pencatatan waktu kerja, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut,
3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan,
4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja,
5. Prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah.
Menurut Usry (1994; 305 ) yaitu: a. Time Keeping Departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau
produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu. b. Payroll Departemen
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap – tiap tugas proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi – fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan
perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer.
c. Cost Departemen
D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah
Besar kecilnya gaji pegawai pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dibayar setiap akhir bulan serta tunjangan lainnya. Gaji pegawai bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh instansi. Gaji pokok yang diterima pegawai berbeda jumlahnya, karena dipengaruhi oleh tingkat jabatan dan kedudukan dalam instansi. Gaji pokok pegawai juga menerima tunjangan lainnya.
RUMUS SECARA SISTEMATIS PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA :
PENDAPATAN BERSIH = GAJI POKOK + TUNJANGAN – POTONGAN
Ketetapan jam kerja yang berlaku pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara antara lain sebagai berikut.
1. Hari kerja
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara memberikan 6 ( enam ) hari jam kerja bagi pegawai dalam 1 minggu yang dimulai pada hari senin sampai sabtu. a. Senin – Kamis
Masuk : 08:00 – 12:00 wib Istirahat : 12:00 – 13:00 wib
Masuk kembali : 13:00 – 16:00 wib b. Jumat
Masuk : 08:00 – 11:30 wib c. Sabtu
2. Hari istirahat
Pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1 jam pukul 12:00 – 13:00 wib. Istirahat mingguan jatuh pada hari Minggu dan untuk hari libur nasional, semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh.
3. Cuti
Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut :
1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu
tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti tersebut tidak dapat diambil sekaligus, dalam 1 bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak empat hari. Selama cuti pembayaran gaji karyawan tetap berlangsung tanpa ada pemotongan gaji. 2. Cuti khusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu:
a.Cuti pada saat pernikahan
Pada saat pernikahan perusahaan cuti yang diberikan kepada karyawan sebanyak 2 hari.
b.Cuti pada saat melahirkan
Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada karyawan selama dua minggu.
Pada cuti khusus ini pambayaran gaji pada karyawan tetap berlangsung dan tidak ada pemotongan gaji.
1. Dokumen pendukung perubahan gaji, dokumen-dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain,
2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan,
3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu,
4. Daftar gaji, dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan,
5. Rekap daftar gaji, dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji,
6. Surat pernyataan gaji, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji, 7. Amplop gaji, uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan
dalam amplop gaji,
8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji.
Menurut Hasibuan (2005: 124) sistem perhitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu
Dibedakan atas uah pekerjaan, upah perminggu, dan upah perbulan. 2. Sistem upah menurut kesatuan hasil
Jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan diterima karyawan dan biasanya diterapkan dalam perusahaan yang memproduksi barang – barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterimanya tergantung dadri kegiatan kerja. 3. Sistem borongan
Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya.
Dokumen untuk pembayaran gaji dan upah menurut Bodnar dan William (2000 : 287) adalah:
1. Otorisasi dan Notifikasi
Adapun perhitungan gaji dan upah yang terdapat pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. gaji pokok besarnya sesuai dengan pangkat, golongan serta ruang gaji menurut ketentuan yang berlaku,
b. tunjangan istri/suami sebesar 10% dari gaji pokok,
c. tunjangan anak sebesar 2,5% dari gaji pokok dalam hal kedua-duanya suami/istri, pegawai negeri tunjangan keluarga (istri/suami/anak) dibayarkan kepada pegawai negeri yang gaji pokonya lebih tinggi,
d. tunjangan jabatan diberikan menurut ketentuan yang berlaku,
e. tunjangan pengabdian wilayah terpencil besar nya sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
Tabel 3.1
Daftar Perhitungan Gaji Pada Perpustakaan USU Penghasilan
E. Pengawasan Internal Atas Gaji dan Upah
untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan keuangan, kepatuhan, operasi. Berbeda dengan pengawasan internal gaji merupakan pengawasan yang sangat membantu pimpian dalam suatu organisasi dalam melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan yang penting bagi instansi yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Pemberian gaji dilakukan perbulan sehingga dalam hal ini pengawasan internal gaji telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung jawab kepala bagian keuangan (bendahara).
Berikut dijelaskan beberapa pengertian pengawasan internal menurut menurut para ahli:
1. Menurut Mulyadi (2001; 373):
Suatu proses yang dijalankan oleh Dewan Komisaris, manajemen dan karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut :
a. Laporan keuangan yang dapat diandalkan,
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, c. Efektifitas dalam efisiensi operasi perusahaan.
2. Menurut Warrens Reeve Fees (2005;229):
“Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan,
memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perUndang-Undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.”
efisiensi operasionalnya dan mendorong dipatuhinya kebijakan – kebijakan yang sudah digariskan manajemen.
4. Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia dalam buku Standar Akuntansi Keuangan (2002; 29):
“Organisasi serta metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisien usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah dilegalisirkan”.
Dari defenisi diatas, pengawasan internal atas gaji dan upah adalah suatu keadaan dimana prosedur kerja yang diikuti dapat menghindari penyelewengan, penggelapan, kecurangan, dan pencurian yang setidak-tidaknya dapat mengurangi terjadinya bentuk-bentuk perbuatan tersebut.
Menurut Bastian (2001; 52) dalam buku Akuntansi Sektor Publik di Indonesia,
AICPA (American Institute of Certified Public Accounting) mengklasifikasikan pengawasan intern dalam pengawasan akuntansi (Accounting Control) dan pengawasan administrasi (Administration
Control)
1. Pengawasan Akuntansi (Accounting Control)
Meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan terutama dengan data akuntansi dan berhubungan langsung dengan pengamanan terhadap kekayaan perusahaan dan keandalan catatan keuangan.
2. Pengawasan Administrasi (Administration Control)
Meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan dengan efisiensi operasi dan ketaatan terhadap kebijakan manajemen.
Pengawasan administrasi atau biasa disebut feedback control mencapai tujuan ketaatan terhadap kebijakan pimpinan yang tidak langsung berhubungan dengan catatan keuangan (analisis statistik, praktek-praktek yang sehat dan sebagainya).
1. Lingkungan pengawasan menetapkan corak suatu organisasi mempengaruhi kesadaran pengawasan orang-orangnya. Lingkungan pengawasan merupakan dasar untuk semua komponen pengawasan intern, menyediakan disiplin dan struktur.
2. Penaksiran risiko merupakan identifikasi dan entitas terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.
3. Aktivitas pengawasan merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
4. Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
5. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengawasan sepanjang waktu.
Dengan adanya pengawasan internal atas gaji dan upah maka tingkat penyelewengan oleh pihak tertentu dapat diminimalisir sehingga kondisi keuangan perusahaan dapat lebih terawasi. Dana-dana yang keluar dan dana-dana yang masuk akan lebih mudah diawasi apabila dilakukan pengecekan.
Pada prinsipnya pengawasan internal dilakukan di suatu perusahaan atau entitas usaha dimaksudkan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dan dapat menghindari penyelewengan-penyelewengan, penggelapan yang dapat menghambat tujuan perusahaan. Pimpinan harus menentukan bahwa pengendalian internal berfungsi dengan benar.
Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara ini kegiatan operasional yang dilakukan pegawai-pegawainya harus tetap diawasi karena tidak menutup kemungkinan apabila perusahaan kurang tegas maka pegawai akan melakukan penyelewengan terhadap dana kas masuk dan dana kas keluar.
pembayaran gaji dan upah, dan pelaksanaannya melibatkan beberapa bagian keuangan, bagian akuntansi, dan bagian internal auditor.
1. Bagian keuangan
Bagian keuangan bertugas memeriksa kebenaran perhitungan gaji yang telah disajikan oleh kepala bagian keuangan kemudian diberikan kepada masing-masing kabag lainnya.
2. Bagian akuntansi
Bagian akuntansi bertugas menandatangani semua bukti pembayaran gaji lalu membukanya kedalam buku besar gaji.
3. Internal auditor
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa peneliti mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengendalian dan pengawasan internal gaji dan upah pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
1. Sistem pengawasan internal gaji dan upah pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara telah efektif,
2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dan upah dilakukan secara tunai dan slip pembayaran gaji dan upah harus ditanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan,
3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam lemari dalam bundel-bundel dalam satu tahun anggaran yang termasuk daftar hadir para pegawai,
4. Sistem pengawasan internal gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik dan melibatkan beberapa bagian fungsi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terpisah, antara lain bagian keuangan,
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, peneliti mengemukakan beberapa saran sebagai berikut ini.
1. Pengawasan internal gaji dan upah telah efektif sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari,
2. Sistem pelaksanaan pengawasan internal gaji dan upah mengenai pembayaran, walaupun dalam perubahan pangkat dan tarif pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara telah efektif mengingat tidak adanya keterlambatan dalam pembayaran. Hal ini tentunya dapat dipertahankan dan ditingkatkan sehingga kesejahteraan pegawai dapat bertahan lama, sehingga meningkatkan produktivitas pegawai,
3. Daftar hadir hendaknya ditandatangani langsung oleh pegawai yang bersangkutan, agar tidak terjadi tanda tangan yang sama dengan pegawai yang lainnya.
4. Sistem pengawasan internal terhadap gaji dan upah mengenai fungsi pemotongan yang dilaksanakan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara lebih ditingkatkan antara fungsi keuangan dan akuntansi, agar dapat meningkatkan produktivitas instansi, karena segala bentuk tindakan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi dapat diminimalkan,
DAFTAR PUSTAKA
Bastian, Indra. 2001. Akuntansi Sektor Publik. Penerbit BPFE Yogyakarta. Yokyakata.
Hermanto, 2001. Sistem Akuntansi Survey dan Teknis Analisa. Edisi Pertama, Penerbit BPFE. UGM. Jakarta.
Holmes Arthur W, David C Burns, 2005. Auditing Norma dan Prosedur. Alih Bahasa Moh. Badjuri. Penerbit Erlangga. Jakarta.
Ikatan Akuntansi Indonesia. 2002. Standar Akuntansi Keuangan. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
Malthis, Robert L, Jhon H Jackson, 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Buku Dua, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
Ruky, Ahmad S, 2001. Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk
Karyawan Perusahaan. PT. Gramedia Pustaka Umum. Jakarta.
Reeve, Warren Fess 2005, Pengantar Akuntansi, Edisi kelima, penerjemah, Amanaugrahani, dan Taufik Hendro, penerbit selemba empat, Jakarta Sunarto. 2004. Manajemen Imbalan. Seri Manajemen Sumber Daya Manusia.
Yogyakarta : AMUS
Sugiyarso, Winarni, 2005. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran. penerbit Media Prescindo. Yogyakarta.
