Knowledge
Management
Mengorganisir pengetahuan untuk proses belajar yang lebih baik
Apa sih
Knowledge
Salah satu kunci sukses kemenangan Timnas
Jerman di Piala Dunia 2014?
Knowledge Management
Knowledge Management Timnas Jerman
• Timnas Jerman menggunakan aplikasi canggih untuk
menganalisa kemampuan lawan-lawan dan tim
Jerman sendiri, serta membuat suatu database dari
analisis tersebut
• Aplikasi ini kemudian dibuat
sedemikan rupa sehingga bisa
dipelajari oleh para pemain
timnas dengan baik
• Di sinilah penerapan Knowledge
Management dalam Timnas
Knowledge Management
"Knowledge management is the process of
capturing
,
distributing
, and
effectively using
knowledge.
” Davenport (1994)Popular in late 90s and early 2000s
Encyclopaedia Britannica
Microsoft Encarta, 1993
Knowledge Management di Sekitar Kita
The World is Changing
Bisakah terlihat perkembangannya?
D u l u k u m p u l a n p e n g e t a h u a n a d a d a l a m b e n t u k b u k u , s e k a r a n g m e n j a d i b e n t u k d i g i t a l
“In an economy where the only
certainty is
uncertainty
, the one
sure source
of lasting
competitive advantage is
knowledge
”
Knowledge Management
Menekankan pentingnya
KM akan membantu kita dalam:
Knowledge Management
2. Increasing knowledge assets
Semakin banyak pengetahuan yang bisa ditambahkan karena aksesnya lebih mudah. Misalnya, kita bisa
berkontribusi memasukkan informasi ke dalam Nutrifood Portal.
1. Time & cost efficiency
Penerapan KM menghemat waktu untuk mengakses dan biaya
(Ensiklopedia harganya mahal, tidak ringkas; Wikipedia gratis, mudah diakses)
Knowledge Management
3. AdaptationPengetahuan yang sudah dikategorikan dalam KM akan membantu kita dalam beradaptasi terhadap suatu tugas/tempat yang baru
karena informasinya tersedia. Misalkan, kita bisa mengakses jalan di kota yang kita
kunjungi dengan Google Maps.
KM akan membantu kita dalam:
4. Problem Solving & Decision Making
Akses informasi yang mudah dan cepat
memungkinkan pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan yang lebih mudah
Sumber daya paling berharga dari organisasi adalah knowledge dari orang-orang di dalamnya.
Kita semua adalah
knowledge worker
ka re n a …
Sebenarnya, kita sudah sering menerapkan KM: menyusun prosedur, folder Public, knowledge
sharing via Learning Forum, dll.
Kita semua merupakan “tempat penyimpanan” pengetahuan yang kita peroleh lewat training dan pengalaman kita.
Performance organisasi tergantung
pada seberapa efektif anggotanya menciptakan, membagi, dan
menggunakan knowledge tersebut untuk melakukan yang terbaik bagi organisasi.
Ensuring people having
the right
knowledge,
in the
right place
,
at the
right time
.
Knowledge
is the
facts
,
feelings
or
experience
known
by a person or group
of people.
2 Types of Knowledge
Explicit
Bisa dituliskan di
dalam
document/database
Instruksi Kerja (IK)
Tacit
knowledge yang
dibawa “di dalam
kepala” (tidak
tertulis)
How to fix a ...
How to handle a..
S o m et i m e s i t i s h a rd to te l l h o w
Cupcake Making:
Adonan dikocok atau diaduk?
Kapan selesai dipanggang?
Seperti saat kita membuat kue, ada pengetahuan yang bisa kita peroleh dari resep/
explicit
knowledge
(dikocok, diaduk).Tapi ada juga yang memerlukan
tacit knowledge
(panasnyaoven, kapan memindahkan panas atas-bawah untuk memastikan matangnya merata) yang tidak tertulis di resep.
KM Examples
1. Providing “Know How”
induction packs to new staff 2. Conducting exit interviews
when staff leave so that their knowledge is not lost
3. Creating accessible databases of all publication produced by an organization
4. Providing ongoing learning 5. Encourage people with a
common interest to network with others
6. Creating electronic filing
system that can be easily
searched 7. Putting staff directories
online so that people can
easily find out who does what and where they are
8. Creating intranets so that staff can access all kind of organizational information and knowledge
KM
The Components
It is vital that any technology used “fits” the organization’s people and processes – otherwise it will simply not be used.
T h e m o r e t a c i t t h e k n o w l e d g e , t h e l e s s h i g h - t e c h t h e s o l u t i o n i s
People
Getting into organizational cultureTechnology
Technology helps people to connect, but NOT the solution of KMProcess
To improve knowledge sharing, organizations often need to change the internal processes structures and even
The Process Components
The Process Components
Pay Attention to :
1. Rule to Contribute
2. Content Management
(accepting content,
maintaining quality, keeping content current,
deleting/archiving obsolete contents)
3. Membership
(on communities of practice)
4. Knowledge reuse
(implementation projects based
on knowledge-reuse)
5. Standard formats
for case-studies documents
(clear, simple and well-understood)
The Components: Technology
Technology crucial enabler, but not the solution. It has to be “FIT” with employee
• Mendukung knowledge sharing
• Contoh: knowledge portal (Nutrifood Portal:
portal.nutrifood.co.id) melalui internet.
• User-friendly, simple to use
The Components: Technology
Technology crucial enabler, but not the solution. It has to be “FIT” with employee
Challenge :
Ensure employee
participation
in knowledge sharing process Expert – Contributor – Change Agent
The Components: People
C u l t u r e / Va l u e / B e h a v i o u r : A r e t h e y r e a d y ?
Bagaimana membuat karyawan
mau
berpartisipasi dalamknowledge sharing?
Hal apa saja yang
menghambat
karyawan dalam membagikanCommunity of Practice (CoP)
Merupakan suatu jaringan orang yang
berbagi
common interestdalam area knowledge atau kompetensi tertentu dan bersedia untuk
bekerja
danbelajar
bersama
dalam periode waktu tertentu untukmengembangkan
danmembagikan
knowledge.
Contohnya:
Learning Forum
Community of Practice
Types of CoP :
1. Voluntary Membership
2. Spesific Focus
3. No Expectation of
tangible results
4. Existence defined by
group members
Community of Practice
Defining Scope Finding ParticipantClarifying the Purpose
Maintaining member’s interest & involvement
Growing the community
Developing the body of knowledge
Keep Moving & Adding Value
Langkah-langkah penerapan CoP
Langkah manakah yang
sulit? Bagaimana solusinya? Bagaimana cara menyusun langkah
Learning from Others: Unilever
• ULI
menciptakan suasana nyaman
untuk berbagi
• Sharing session
suatu topik
• Learning award
as trainee or trainer:
– Learning Champion of The Year – Coach of The Year
– The Most Active Contributor – The Most Valued Contributor – Top Scorer Award
A p a y a n g b i s a d i a d a p t a s i s e s u a i d e n g a n c u l t u r e d a n l i n g k u n g a n N u t r i f o o d ?
Learning from Others: Unilever
1. Knowledge Sharing
–Knowledge club (dari top management)
–Retrospect (project lampau)
–Enterprise Award
Tantangan membuat tim kecil untuk memberi
masukan/project baru yang memberi benefit
bagi perusahaan. Dipresentasikan dan
pemenangnya diberi hadiah.
Learning from Others: Unilever
2. Informal Sharing
-
SOLAR (Sharing of Learning and Result)Berbagi ilmu agar karyawan dapat mengerjakan pekerjaan dengan lebih baik lagi.
- GLAD (Group of Learning & Development):
Sharing dari karyawan dengan jabatan lebih tinggi
kepada karyawan junior tentang dunia kerja, pengalaman pribadi, serta tips-tips dalam menghadapi tantangan di dunia pekerjaan maupun pribadi.
- Book Club
3. Online Sharing
-
K-Club Onlineminute to think
Pikirkan satu pengetahuan yang Anda
miliki
dan :
1.Orang sering
tanyakan
2.Berkaitan
dengan orang lain
3.Bisa saja
simple
namun
berguna
H a l i t u m e r u p a k a n k n o w l e d g e y a n g A n d a m i l i k i s e c a r a s p e s i f i k
Apa
yang perludikembangkan
dariknowledge management dan knowledge sharing di departemen/divisi saya?
