Daftar Isi
DAFTAR ISI ... 2
INTROSPEKSI PENERAPAN ELECTRONIC GOVERNMENT ... 3
PENERAPAN KONSEP BUSINESS PROCESS REENGINEERING PADA PEMERINTAHAN ... 21
PENGAPLIKASIAN ALAT UKUR BALANCED-‐SCORECARD PADA ELECTRONIC GOVERNMENT .... 31
ALAT UKUR KINERJA DAN EFEKTIVITAS WEBSITE PARA WAKIL RAKYAT ... 37
PENERAPAN KONSEP ELECTRONIC DEMOCRACY DI KONGRES ... 42
TAHAPAN INISIATIF ELECTRONIC GOVERNMENT DI MICHIGAN ... 46
PEMBANGUNAN JARINGAN TENAGA KERJA NASIONAL ... 52
PEMBAYARAN PAJAK SECARA ONLINE DI CALIFORNIA ... 58
KIAT PEMERINTAH COLORADO BELAJAR DARI SEKTOR SWASTA ... 64
PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN E-‐CITY DI TORONTO ... 70
KERANGKA IMPLEMENTASI ELECTRONIC GOVERNMENT DI MACHESTER ... 75
SOLUSI PEMERINTAH INGGRIS MEMBANGUN KERANGKA INTEROPERABILITY ... 81
PENERAPAN GEOGRAPHICAL INFORMATION SYSTEM DI BADAN PERTANAHAN NASIONAL SWEDIA ... 86
ENAM STRATEGI PADA MASTERPLAN KOMISI E-‐MALTA ... 91
PORTAL CANGGIH LAYANAN ONLINE DI KOTA BREMEN ... 96
PENGEMBANGAN KARTU IDENTITAS ELEKTRONIK NEGARA ITALIA ... 100
STRATEGI MEMBANGUN KOMUNITAS BERBASIS INFORMASI DI ESTONIA ... 104
RENCANA STRATEGIS MODERNISASI MASYARAKAT WINA ... 109
STUDI PENERAPAN ELECTRONIC GOVERNMENT DI YORDANIA ... 113
BRUNEI MENUJU MASYARAKAT BERBASIS ELEKTRONIK ... 120
KOMITMEN PENGUASA MEMODERNISASIKAN CHINA ... 129
MENUJU KOMUNITAS DIGITAL BERBASIS E-‐BUSINESS DI HONGKONG ... 136
AMBISI INDIA MENJADI NEGARA SUPERPOWER DI BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI ... 142
STRATEGI KOREA MEMBANGUN INFORMATION SUPERHIGHWAY ... 148
MULTIMEDIA SUPER CORRIDOR SEBAGAI MESIN PENGGERAK PERTUMBUHAN EKONOMI MALAYSIA ... 155
PENDEKATAN TERINTEGRASI TEKNOLOGI INFORMASI DI SINGAPURA ... 163
TRANSFORMASI SOSIAL EKONOMI NEGARA TAIWAN ... 170
KEBIJAKAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI TAIWAN ... 175
PRIORITAS PENGEMBANGAN ELECTRONIC GOVERNMENT DI AUSTRALIA ... 179
PRINSIP DASAR ELECTRONIC GOVERNMENT DI NEW SOUTH WALES ... 183
INTROSPEKSI PENERAPAN
ELECTRONIC GOVERNMENT
P ada tahun 2002, P acific C ouncil International P olicy (P C IP ) m enerbitkan sebuah publikasi m enarik berjudul “R oadm ap for E-G overnm ent in the D eveloping W orld” (P C IP , 2002) yang bertujuan untuk m em bantu negara -negara dalam m enyusun strategi penerapan dan pengem bangan e-governm ent-nya. B erdasarkan kajian terhadap pengalam an kolektif dari sejum lah negara yang dipandang telah berhasil m enerapkan beragam inisiatif aplikasi e-governm ent – yaitu B razil, C hili, C ina, D enm ark, M esir, India, Israel, M eksiko, A frika S elatan, Tanzania, Thailand, U ni E m irat A rab, dan A m erika S erikat – pada tingkat pem erintahan setingkat negara, provinsi, kabupaten, dan kota, P C IP m enem ukan 10 (sepuluh) faktor utam a penentu keberhasilan penerapan e -governm ent. K esepuluh faktor ini pada saat yang bersam aan dapat dijadikan bahan introspeksi bagi para stakeholder dalam m enilai status perkem bangan dan pertum buhan e -governm ent di dalam sebuah negara.
1. W H Y A R E W E P U R S U IN G E -G O V E R N M E N T ?
P ertanyaan berbau filosofis ini sekilas terkesan basa basi, padahal kunci keberhasilan penerapan governm ent berasal dari sini. T idak sedikit inisiatif e-governm ent yang berakhir dengan kegagalan karena keputusan untuk m elaksanakan proyek tersebut didasarkan pada latah belaka (ikut-ikutan
dengan trend di m asyarakat). B ahkan tidak jarang ditem ui orang -orang yang
bersepakat untuk m enerapkan konsep e -governm ent tanpa m engetahui alasan yang jelas m engapa hal tersebut harus dilakukan.
K onsep e -governm ent bukanlah sebuah inisiatif yang m udah dan m urah. S ebelum m em u tuskan untuk m engalokasikan sejum lah sum ber daya yang sangat besar, harus dim engerti terlebih dahulu latar belakang apa yang m enyebabkan inisiatif e-governm ent perlu (atau tidak) untuk diim plem entasikan. E -governm ent bukanlah sebuah obat atau jalan pintas m enuju pada perbaikan atau pertum buhan ekonom i yang signifikan secara cepat, atau pencapaian efisiensi kinerja pem erintahan dalam w aktu singkat, atau pem bentukan m ekanisem pem erintahan yang bersih dan transparan; e -governm ent adalah sarana atau alat untuk m enuju kepada obyektif-obyektif tersebut. E -governm ent tidaklah dapat dibangun dan diterapkan hanya dengan sekedar m enyusun peraturan atau kebijakan dari pem erintah atau pim pinan negara sem ata, nam un m em erlukan proses kerja keras yang diaw ali dengan peruba han paradigm a yang
berm uara pada perekayasaan ulang proses (business process) yang terjadi di
pem erintahan. D ari sudut ini terlihat bagaim ana sulit dan kom pleksnya harus m elakukan perancangan ulang sejum lah proses di dalam pem erintahan, terutam a yang bersifat lintas sektoral atau antar departem en.
M enggunakan kom puter atau teknologi inform asi sem ata di dalam proses pem erintahan belum berarti bahw a konsep e-governm ent telah diterapkan; karena belum tentu kehadiran benda tersebut dapat m erubah kinerja pem erintah. M em fokuskan diri pada teknologi dalam pengem bangan e -governm ent adalah sebuah langkah yang keliru. P erlu dipaham i bahw a teknologi hanyalah m erupakan instrum en untuk terciptanya sebuah transform asi peranan pem erintah, dari yang bersifat birokrasi, m enjadi sebuah ”lem baga” yang berorientasi proses untuk m elayani ”pelanggannya” – yang dalam hal ini
adalah m asyarakat, kom unitas bisnis (industri), dan para stakeholder lainnya.
S ebuah negara m em utuskan untuk m engim plem entasikan e -governm ent karena percaya bahw a dengan m elibatkan teknologi inform asi di dalam kerangka m anajem en pem erintahan, akan m em berikan sejum lah m anfaat seperti:
• M eningkatkan kualitas pelayanan pem erintah kepada m asyarakat dan
• M em perbaiki proses transparansi dan aku ntabilitas di kalangan penyelenggara pem erintahan;
• M ereduksi biaya transaksi, kom unikasi, dan interaksi yang terjadi
dalam proses pem erintahan;
• M enciptakan m asyarakat berbasis kom unitas inform asi yang lebih
berkualitas; dan lain sebagainya.
P ada sebuah da erah kecil yang terdapat di negeri C ina, m enciptakan kom unitas yang berbasis inform asi m erupakan dasar pengem bangan e-governm ent bagi pem erintah setem pat. S eluruh kom unitas yang berada di lokasi tersebut – seperti pendidikan, industri/bisnis, adm inistrasi publik, dan m asyarakat – diajarkan agar dapat m em pergunakan kom puter dan teknologi kom unikasi untuk keperluan penciptaan, perolehan, dan penyebaran inform asi yang sangat m ereka butuhkan untuk aktivitas sehari-hari. K arena m asyarakat ini diarahkan
untuk m em iliki tingkatan inform ation literacy yang tinggi, m aka secara gradual
inform ation technology literacy m ereka m eningkat karena terkondisi dengan lingkungan yang diciptakan oleh pem erintah.
2. D O W E H A V E A C L E A R V IS IO N A N D P R IO R IT IE S FO R E-G O V E R N M E N T ?
K ata “egovernm ent” dapat diartikan secara beragam karena pada dasarnya e -governm ent dapat m enam pakkan dirinya dalam berbagai bentuk dan ruang lingkup. O leh karena itu, adalah m erupakan keharusan untuk m endefinisikan secara jelas visi dari pengem bangan e-governm ent tersebut.
Jiw a e-governm ent sebenarnya adalah suatu usaha penciptaan suasana
penyelenggaraan pem erintahan yang sesuai dengan obyektif bersam a (shared
goals) dari sejum lah kom unitas yang berkepentingan. O leh karena itu, visi yang
dicanangkan harus pula m encerm inkan visi bersam a dari para stakeholder yang
ada – m isalnya:
• M em perbaiki produktivitas dan kinerja operasional pem erintah dalam
m elayani pelanggannya;
• M em prom osikan pem erintahan yang bersih dan transparan;
• M eningkatkan kualitas kehidupan m asyara kat m elalui kinerja
pelayanan publik;
• M enjam in terciptanya penyelenggaraan negara yang dem okratis; dan
lain sebagainya.
K arena visi tersebut berasal ”dari, oleh, dan untuk” m asyarakat atau kom unitas dim ana e-governm ent tersebut diim plem entasikan, m aka nuansanya akan sangat bergantung pada situasi dan kondisi m asyarakat setem pat. M isalnya di
suatu pem erintahan daerah yang sedang m engkam panyekan proses
pem erintahan yang bebas K K N (K orupsi, K olusi, dan N epotism e), m aka visi e-governm ent yang dicanangkan akan terkait dengan usaha pem bentukan
m ekanism e penyelenggaraan pem erintah yang bersih (good governance) dari
K K N .M enurut hasil kajian, visi yang baik di dalam e -governm ent m em iliki sejum lah karakteristik sebagai berikut:
• D isusun secara kolektif oleh para stakeholder e-governm ent karena
pada dasarnya konsep ini ditujukan untuk kepentingan bersam a (shared vision). D isam ping itu, pendefinisian visi secara bersam
a-sam a tersebut berguna pula untuk m enciptakan dukungan dari berbagai pihak yang berkepentingan, agar pelaksanaannya nanti tidak m engalam i ham batan yang berarti. M anfaat lain yang diperoleh adalah sem akin banyaknya pihak yang turut m ensosialisasikan konsep e-governm ent ini agar sem ua orang m erasa sem angat untuk m ew ujudkannya.
• S ecara esensial, e -governm ent m em iliki tujuan akhir untuk m em enuhi
beragam kebutuhan dari m asyarakat dalam rangka m eningkatkan kualitas kehidupan m anusia. B erdasarkan hal ini, visi yang dikem bangkan haruslah berfokus pada kepentingan m asyarakat tersebut. W alaupun dalam beberapa kasus e-governm ent bertujuan untuk m em perbaiki kinerja internal pem erintah, nam un pada akhirnya berm uara pada pem berian pelayanan kepada m asyarakat yang lebih baik, lebih m urah, atau lebih cepat.
• V isi harus secara m udah dikom unikasikan dan disosialisasikan. H arap
diperhatikan bahw a pada kenyataannya, struktur m asyarakat sebuah negara cenderung bersifat heterogen, dalam arti kata m em iliki latar belakang dan karakteristik yang sangat beragam . D alam upaya m em asyarakatkan visi e-governm ent, harus ditem ukan cara yang m udah dan kontekstual agar seluruh orang m engerti dan m em aham i esensi dari e-governm ent yang ingin dibangun.
P engem bangan visi dari pem erintah negara M esir didasarkan pada keinginan untuk m em perbaiki kualitas hubungan atau relasi antara pem erintah dengan m asyarakatnya. P em erintah m em ulainya dengan sejum lah inisiatif untuk m em prom osikan terjadinya m ekanism e kerja yang transparan. M isalnya proses perm ohonan pem buatan akte kelahiran dan akte kem atian m enjadi sem akin cepat dan transparan karena saat ini telah dapa t dilakukan/dipesan m elalui m edia telepon atau internet. H al sederhana ini telah m enjadi titik aw al pem erintah dalam m em berdayakan m asyarakatnya untuk dapat m em enuhi kebutuhannya secara m andiri. P roses tradisional yang pada aw alnya sangat bergantung pada kinerja pem erintah, m endadak m enjadi hilang dan diam bil alih oleh m ekanism e relasi m elalui teknologi inform asi dan kom unikasi.
C ontoh lain adalah negara M eksiko yang visinya lahir dari perm asalah korupsi yang sudah begitu m enggejala di sejum lah institusi pem erintahannya. M elalui proyek e -governm ent yang diberinam a C om pranet, m aka seluruh proses dan prosedur pengadaan barang kebutuhan pem erintah dilakukan secara online m elalui m ekanism e e-bidding (tender secara otom atis). K onsep ini tidak saja berdam pak berkurangnya biaya m ekanism e tender, tetapi lebih jauh m em prom osikan terjadinya proses yang transparan kepada m asyarakat karena sem ua tahapan proses tender dapat dim onitor oleh m ereka m elalui internet – term asuk di dalam nya siapa saja yang ikut berpartisipasi, bagaim ana sistem penilaian dilakukan, dan siapa yang berhasil m em enangkan proses tender tersebut. S aat ini paling sedikit ada 6,000 tender per hari yang dium um kan di situs pem erintah dan lebih dari 20,000 peserta aktif berpartisipasi sebagai peserta tende r.
3. W H A T K IN D O F E -G O V E R N M E N T A R E W E R E A D Y FO R ?
S etiap kom unitas m asyarakat dalam sebuah negara atau daerah pasti m em iliki kondisi dan kebutuhan yang unik. S iap tidaknya m ereka untuk m ulai m enerapkan konsep e -governm ent sangat bergantung pada dua hal utam a, yang
secara langsung m aupun tidak langsung akan berdam pak pada jenis atau m odel e-governm ent yang akan diterapkan, yaitu:
• K ebutuhan seperti apa yang saat ini m enjadi prioritas utam a dari
m asyarakat di negara atau daerah terkait; dan
• K etersediaan su m ber daya yang terdapat pada dom ain m asyarakat
dan pem erintah tersebut.
D engan kata lain, problem kesiapan untuk m enerapkan prinsip -prinsip e-governm ent bukanlah m erupakan m asalah pem erintah saja, tetapi adalah m asalah bersam a seluruh kom unitas di dalam do m ain pem erintahan yang dim aksud, yaitu m asyarakat, para pelaku bisnis, kom unitas organisasi, dan lain sebagainya. T anda-tanda adanya kesiapan biasanya berasal dari terdapatnya
pem im pin atau leader dari pem erintahan yang m em perlihatkan political w ill
untuk m em prom osikan pengim plem entasian e-governm ent. P em im pin ini tidak saja harus pintar dalam hal penyusunan konsep belaka, tetapi harus pula
m enjadi m otivator ulung di dalam fase im plem entasi (action). H al kedua yang
m enunjukkan adanya kesiapan untuk ke arah penerapan e-governm ent adalah adanya suatu ”kebijakan” atau nuansa keinginan dan kesepakatan dari kalangan
pem erintah dan stakeholder-nya untuk saling m em bagi dan tukar-m enukar
inform asi dalam penyelenggaraan aktivitas kegiatan sehari -hari. N am pak sekilas bahw a hal ini sangat sederhana, nam un pada tingkatan operasional tidak sem udah yang diduga karena m asalah ”m enyim pan inform asi untuk diri sendiri dan tidak ingin m em baginya dengan pihak lain” telah m em budaya di dalam diri birokrat.
D engan adanya pem im pin dan kebijakan di atas, m aka paling tidak ada dua prasyarat aw al yang telah dipenuhi oleh sebuah kom unitas yang telah bersiap diri untuk m engim plem entasikan konsep e-governm ent. D isam ping kedua hal tersebut, ada sejum lah faktor penentu yang patut m enjadi bahan pertim bangan dalam m enentukan tingkat kesiapan sebuah daerah untuk m enerapkan e-governm ent, yaitu:
• Infrastruktur Telekom unikasi – D alam level pelaksanaannya,
perangkat keras seperti kom puter, jaringan, dan infrastruktur akan m enjadi faktor teram at sang at penting dalam penerapan e-governm ent. S ecara ideal m em ang harus tersedia infrastruktur yang dapat m enunjang target atau prioritas pengem bangan e -governm ent yang telah disepakati. N am un secara pragm atis, harus pula dipertim bangkan potensi dan kem am puan a tau status pengem bangan infrastruktur telekom unikasi di lokasi terkait. U ntuk daerah yang m asih m em iliki infrastruktur yang teram at sangat m inim , adalah baik dipikirkan pola kerjasam a dengan sejum lah pihak sw asta guna m engundang m ereka berinvestasi di daerah terkait.
• Tingkat K onektivitas dan P enggunaan TI oleh P em erintah – D engan
m engam ati sejauh m ana pem erintah saat ini telah m em anfaatkan beraneka ragam teknologi inform asi dalam m em bantu kegiatan sehari-hari akan m em perlihatkan sejauh m ana kesiapan m ereka untuk m enerapkan konsep e -governm ent. S udah m enjadi rahasia um um bahw a banyak sekali lem baga internasional yang telah m em berikan bantuan dana pinjam an atau hibah untuk m em beli sejum lah teknologi perangkat keras bagi pem erintah, nam un instrum en tersebut tid ak dipergunakan secara m aksim al dan banyak yang tidak diraw at sehingga sudah dalam kondisi rusak.
• K esiapan S um ber D aya M anusia di P em erintah – Y ang akan m enjadi
”pem ain utam a” atau subyek di dalam inisiatif e-governm ent pada dasarnya adalah m anusia yang bekerja di lem baga pem erintahan,
sehingga tingkat kom petensi dan keahlian m ereka akan sangat m em pengaruhi perform a penerapan e -governm ent. S em akin tinggi
tingkat inform ation technology literacy S D M di pem erintah, sem akin
siap m ereka dalam m enerapkan konsep e-governm ent.
• K etersediaan D ana dan A nggaran – S angat jelas terlihat bahw a
sekecil apapun inisiatif e-governm ent yang akan diterapkan, m em butuhkan sejum lah sum ber daya finansial untuk m em biayainya. P em erintah daerah tertentu harus m em iliki jaringan yang cu kup terhadap berbagai sum ber dana yang ada dan m em iliki otoritas untuk m enganggarkannya. H arap diperhatikan bahw a dana yang dibutuhkan tidak sekedar untuk investasi belaka, nam un perlu pula dianggarkan untuk biaya operasional, pem eliharaan, dan pengem bangan di kem udian hari.
• P erangkat H ukum – K arena konsep e -governm ent sangat terkait erat
dengan usaha penciptaan dan pendistribusian data/inform asi dari satu pihak ke pihak lain, m asalah keam anan data/inform asi dan hak cipta intelektual m isalnya akan m erupakan hal yang perlu dilindungi oleh undang-undang atau peraturan hukum yang berlaku. P em erintah harus m em iliki perangkat hukum yang dapat m enjam in terciptanya m ekanism e e-governm ent yang kondusif.
• P erubahan P aradigm a – P ada hakekatnya, penerapan e -governm ent
adalah m erupakan suatu proyek change m anagem ent yang
m em butuhkan adanya keinginan untuk m erubah paradigm a dan cara
berfikir. P erubahan paradigm a ini akan berm uara pada
dibutuhkannya kesadaran dan keinginan untuk m erubah cara kerja, bersikap, perilaku, dan kebiasaan sehari-hari. Jika para pim pinan dan karyaw an di pem erintahan tidak m au berubah, m aka dapat dikatakan bahw a yang bersangkutan belum siap untuk m enerapkan konsep e-governm ent.
4. IS T H E R E E N O U G H PO LIT IC A L W ILL T O LE A D TH E E -G O V E R N M E N T E FFO R T?
Telah dikatakan sebelum nya bahw a political w ill m erupakan hal utam a yang
harus ada di dalam kerangka perencanaan dan pengem bangan e-governem nt.
Tanpa adanya political w ill dari pem erintah, m ustahil sebuah inisiatif
e-governm ent dapat berhasil dilaksanakan. Y an g dim aksud dengan adanya political w ill di sini adalah adanya:
• D ukungan kepem im pinan politik m em iliki kom itm en berkelanjutan;
• K etersediaan alokasi dana yang telah dianggarkan dan siap untuk
dicairkan;
• K esepakatan untuk m elakukan koordinasi lintas sektoral;
• N iat untuk m ulai m enyusun undang -undang atau peraturan guna
m endukung inisiatif yang ada dan m em berlakukannya;
• K esiapan dari seluruh S D M pem erintah untuk belajar dan m erubah
cara kerjanya sesuai dengan transform asi yang diinginkan; dan
• U saha untuk m ensistem kan atau m enginsitusionalisasikan konsep
e-governm ent agar inisiatif ini dapat berlangsung terus-m enerus
M elihat struktur kekuasaan dan m anajem en di dalam lem baga pem erintahan,
m aka jelas terlihat bahw a unsur adanya pim pinan atau leader yang m am pu
m enjadi inisiator utam a di dalam m ensosialisasikan dan m em acu
terim plem entasikannya konsep e-governm ent adalah m erupakan salah satu kunci keberhasilan yang ada. H asil riset m em perlihatkan bahw a di balik
kesuksesan beragam proyek e-goverm net, terdapat seorang leader di
belakangnya. S eorang leader yang baik tidak saja harus m erupakan seorang
visioner dengan karism a dan otoritas yang cukup, tapi yang bersangkutan haruslah m erupakan sosok yang rela berkorban, berani m engam bil resiko,
sanggup m encari sum ber dana, pandai m elakukan lobby, bersedia m eluangkan
w aktu dan tenaganya, sanggup bekerja ekstra keras, dan diterim a kehadirannya atau keberadaannya oleh m asyarakat.
A da sebuah negara di benua A frika, para pakar dari dunia akadem i si dan industri telah berhasil m enyusun sebuah rekom endasi terkait dengan konsep penyusunan kebijakan e-governm ent yang baik. N am un karena m enteri negara terkait tidak tertarik dengan pelaksanaan e-governm ent, m aka rekom endasi tersebut sam a sekali tidak dilihat, apalagi diim plem entasikan. S aat ini m ungkin hasil kajian tersebut sam a sekali tidak bisa dipergunakan karena situasi telah berubah dan teknologi telah berganti.
Tidak ada proyek e -governm ent yang berjalan dengan m ulus. P ada tahap aw alnya saja, biasanya akan ditem ukan sejum lah tantangan dari berbagai pihak. S em entara pada tahap konstruksinya dan im plem entasinya, akan ditem ui berbagai kendala seperti perubahan teknologi, kurangnya dana, dan lain
sebagainya. D alam kondisi yang serba kom pleks ini, seorang leader harus
m am pu secara konsisten m enghadapi perm asalahan yang ada dan berusaha
m encari potensi solusinya. D aya tahan atau endurance dari seorang pem im pin
akan diuji di dalam periode ini. B ahkan seringkali isu perm asalahan e-governm ent lebih berbau po litis dibandingkan dengan isu teknis atau yang
bersifat content.
S eorang pem im pin harus pula m em iliki kem am puan untuk dapat ”m enjual” atau m engkam panyekan ide e-governm ent ini ke berbagai pihak secara
terus-m enerus. C aranya tentu saja harus disesuaikan de ngan audience yang ingin
diajak untuk m endukung konsep terkait. T entu saja untuk dapat m elakukannya dengan cara yang benar, efektif, dan m enarik, seorang pem im pin harus m em iliki
sejum lah soft skill yang baik dan sedikit hard skill yang m endukung – atau
dengan kata lain yang bersangkutan harus m em iliki tingkat e-literacy yang
cukup.
S ifat leadership yang diperlihatkan haruslah benar-benar dijiw ai oleh
pelakunya, bukan sekedar suatu perilaku yang oportunis dalam arti kata hanya dilakukan karena kebetulan sedang m em peroleh tugas terkait dengan
e-governm ent atau teknologi inform asi di pem erintahan. S eorang e-governm ent
cham pion harus selalu m em prom osikan dan m endukung pengem bangan e-governm ent terlepas dari dim ana saja yang bersangkutan ditugaskan. K onsep sustainable leadership ini selain berguna untuk m eningkatkan aw areness lebih banyak orang akan perlunya e -governm ent, juga secara tidak langsung akan
m enciptakan atau m elahirkan sejum lah leader-leader baru di m asa m endatang.
S eorang C hief M inister provinsi A ndhra P radesh di India bernam a C handrababu
N aidu telah m enjadi seorang leader e-governm ent selam a kurang lebih 6 (enam ) tahun. D ia secara konsisten m eluangkan w aktunya m inim al satu jam sehari
untuk bicara m asalah teknologi inform asi dan e-governm ent dalam
pem erintahannya. P erhatian dan kesungguhan yang diperlihatkannya telah
berhasil m elahirkan sebuah dokum en cetak biru (blueprint) pengem bangan
e-governm ent bagi provinsinya. D engan adanya cetak biru yang jelas tersebut, banyak pihak yang tertarik untuk berinves tasi di provinsinya. S elain aktif
m em prom osikan m asalah e-governm ent, yang bersangkutan juga turut serta aktif ”m em aksa” segenap jajarannya untuk belajar m enggunakan kom puter dan aplikasi untuk m em bantu aktivitas kerja m ereka sehari-hari.
5. A R E W E S E L E C TIN G E -G O V E R N M E N T P R O JE C T S IN T H E B E S T W A Y ?
S etelah pertanyaan pertam a sam pai keem pat telah dijaw ab sebagai bahan introspeksi, tibalah m asanya untuk m encurahkan perhatian pada pelaksanaan proyek governm ent. B agaim ana caranya m enentukan atau m em ilih proyek e-governm ent yang terbaik? A tau apakah proyek e -e-governm ent yang sedang dilakukan saat ini m erupakan pilihan terbaik?
U ntuk sebuah lem baga atau daerah atau kom unitas yang belum pernah m enerapkan inisiatif e-governm ent, pem ilihan proyek pertam a m erupakan hal yang krusial. K arena jika proyek ini gagal, akan sulit untuk m enelurkan
sejum lah inisiatif lainnya di kem udian hari (seperti pepatah m engatakan “sekali
lancung ke ujian, seum ur hidup orang tak percaya”). U ntuk itu, perlu dilakukan beberapa langkah krusial terkait dengan pem ilihan proyek e-governm ent yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan m aupun kapasitas kem am puan yang ada. Langkah pertam a yang harus dilakukan adalah m elakukan usaha sem acam diagnosa atau kajian terhadap status pem anfaatan teknologi inform asi di kalangan pem erintahan setem pat. B anyak pertanyaan-pertanyaan yang perlu dicari jaw abannya seperti:
• S eberapa besar pem erintah saat ini telah m em anfaatkan teknologi
inform asi untuk m em bantu aktivitas sehari-hari? D alam hal atau bidang apa saja pem anfaatan teknologi inform asi tersebut dilakukan?
• P royek-proyek e-governm ent apa saja yang selam a ini telah
dikerjakan dan m ana saja yang sukses dalam tahap
pengim plem entasiannya? F aktor-faktor apa yang m enyebabkan keberhasilan tersebut terjadi?
• S eberapa besar pem erintah m enganggarkan sum ber daya finansialnya
untuk belanja teknologi inform asi? D ari sum ber m ana saja pem biayaan tersebut diperoleh?
• H al-hal apa yang kerap m engham bat proses penerapan/ im plem entasi
teknologi inform asi di lingkungan pem erintahan? B agaim ana usaha -usaha selam a ini dilakukan untuk m engatasi perm asalahan tersebut?
• dan lain sebagainya.
Tujuan dari diagnosa ini adalah untuk m engetahui potret dari penggunaan teknologi inform asi di kalangan pem erintah guna m endapatkan gam baran
sehubungan dengan tingkat kem atangan atau m aturity level dari pengem bangan
e-governm ent. S tatus ini sangat perlu untuk diketahui agar dapat dipilih jenis proyek dan strategi yang cocok dengan tingkat kem atangan pem erintah setem pat. Jika e-literacy rata-rata pegaw ai pem erintahan sudah cukup tinggi m isalnya, m aka akan dipilih penerapan aplikasi e-governm ent yang bersifat lintas sektoral dengan ruang lingkup yang cukup luas dan kom pleks, nam un jika di pem erintah terkait penggunaan kom puter m asih sangat terbatas, m aka akan dipilihkan terlebih dahulu jenis aplikasi penerapan e -governm ent yang tepat guna atau ”m urah m eriah”. B iasanya m ereka yang m enerapkan e-governm ent berangkat dari dua sisi penyebab yang berbeda:
• P em erintah m enghadapi perm asalahan tertentu dim ana aplikasi e
• P em erintah berniat untuk m em perbaiki kinerja dari serangkaian proses yang selam a ini sudah terjadi.
D ari salah satu penyebab inilah kem udian lahir apa yang dinam akan sebagai
kebutuhan atau requirem ents dari pem erintah untuk m elibatkan teknologi
inform asi dalam proses kegiatannya sehari -hari.
Langkah kedua yang perlu dilakukan adalah m elakukan shop around atau
m elihat-lihat bagaim ana pem erintah di berbagai tem pat atau negara yang berbeda m enghadapi perm asalahan atau kebutuhan yang sam a, dan bagaim ana
m ereka m encoba m em enuhi needs tersebut m elalui im plem entasi e-governm ent.
B elajar dari pem erintah lain yang sukses m enerapkan aplikasi e -governm ent serupa m erupakan obyektif yang ingin dicapai dalam m enjalani langkah ini. Jika dihitung-hitung, biaya belajar dengan cara dem ikian jauh lebih m urah
dibandingkan dengan biaya yang harus keluar m elalui suatu usaha trial and
error. S elain berbincang-bincang atau berdiskusi dengan m ereka yang telah berhasil m enerapkan e-governm ent, m elakukan studi pustaka m elalui sejum lah literatur sangat pula berm anfaat bagi m ereka yang terlibat dalam proyek perencanaan dan pengem bangan e-governm ent. S alah satu m etodologi yang
cukup banyak dilakukan adalah m encoba m encari the best practice atau
pekerjaan unggulan (terbaik) yang pernah dilakukan oleh sejum lah kom unitas pem erintahan dalam usahanya untuk m engaplikasikan m odul e-governm ent tertentu.
S etelah langkah diagnosa dan shop around dilakukan, langkah ketiga yang
perlu dikerjakan adalah m eyakinkan para stakeholders bahw a apa yang hendak
dikerjakan atau diaplikasikan benar-benar sesuai dan/atau sejalan dengan visi e-governm ent yang telah dicanangkan. P em erintah dalam hal ini harus cukup peka terhadap kebutuhan m asyarakat atau m ereka yang berkepentingan dengan keberhasilan proyek e-governm ent. B iasanya pem erintah yang baik akan m em ilih jenis proyek yang dilakukan berdasarkan asas prioritas dan m anfaat. D i negara C hili, ketersediaan tem pat tinggal (rum ah) m erupakan hal yang sangat krusial bagi m asyarakat. M elihat hal ini, pem erintah m em utuskan untuk m engem bangkan aplikasi e -governm ent dim ana orang m iskin dapat m engajukan perm ohonan untuk m endapatkan keringanan pem bayaran atau subsidi kepada
pem erintah m elalui internet secara online. M elalui cara ini m asyarakat dapat
m enghem at cukup banyak biaya dan w aktu yang diperlukan untuk berhubungan dengan kantor perw akilan M enteri P erum ahan yang hanya terdapat di kota -kota besar saja. H asilnya cukup m engagetkan. D alam kurun w aktu hanya 5 (lim a) bulan sem enjak dioperasikannya aplikasi e-governm ent ini, kurang lebih 40,000 orang dari segala penjuru negara telah m engajukan perm ohonannya.
Langkah keem pat yang baik untuk dilakukan adalah m encoba m elihat
bagaim ana pelaksanaan e-governm ent dari kacam a ta pengguna atau
m asyarakat. S ikap em pati ini perlu untuk dilakukan untuk m encoba m elihat isu-isu yang secara langsung dihadapi oleh pengguna, sehingga diharapkan pem erintah dapat m engantisipasinya agar penerapan e -governm ent dapat berlangsung dengan sukses. C ontohnya adalah m elihat kenyataan bahw a banyak sekali m asyarakat yang belum pernah m enggunakan kom puter sebelum nya, atau belum tersentuhnya suatu daerah dengan infrastruktur teknologi yang dibutuhkan, dan lain sebagainya.
S ebuah provinsi di N egara B raz il yaitu B ahia S tate adalah sebuah contoh
bagaim ana sebuah aplikasi e-governm ent dapat diterapkan dengan baik tanpa
m em butuhkan infrastruktur teknologi inform asi. P em erintah B ahia m enyediakan
sejum lah m obile service center dalam bentuk truk yang diperlengkapi dengan
peralatan kom puter untuk berkeliling ke 400 daerah pedesaan dan pedalam an yang belum terjangkau infrastruktur telekom unikasi. Tugas utam a m ereka
adalah untuk m elayani m asyarakat di sejum lah daerah tersebut dalam hal pem buatan akte kelahiran, kartu keluarga, kartu identitas buruh, kartu kesehatan, dan lain sebagainya. H al ini dim ungkinkan untuk dilakukan karena truk tersebut diperlengkapi dengan jaringan kom puter yang terhubung dengan
sistem basis data (database) pem erintah daerah dan pem erintah pusat. H ingga
saat ini, telah kurang lebih 5 (lim a) juta orang dilayani dengan m enggunakan m etode sederhana ini.
Langkah kelim a adalah m encari atau m enentukan pihak-pihak m ana yang terlebih dahulu akan dilibatkan dalam proyek pengem bangan e-governm ent. A dalah bijaksana untuk m ulai m enerapkan e -governm ent dim ana m ereka yang terlibat terdiri dari individu yang sangat antusias dan m em iliki kom itm en penuh untuk m ensukseskan proyek terkait. H al ini disebabkan tidak saja untuk m em perbesar probabilitas keberhasila n proyek tersebut, tetapi lebih jauh lagi
m ereka yang terlibat ini berpotensi m enjadi m arketer yang baik bagi
pengem bangan e-governm ent lebih lanjut di m asa m endatang. B iasanya para praktisi terkait dengan hal ini lebih senang m em ulai pem bangunan aplikasi
e-governm ent m elalui pilot project yaitu m engim plem entasikan m odul aplikasi
pada ruang lingkup terbatas dahulu agar lebih m anageable disam ping untuk
m enekan resiko kegagalan sekecil m ungkin dan pengalokasian sum ber daya
seoptim al m ungkin. A da pepatah m engatakan ”think am bitiously, but im plem ent
discretely” yang kurang lebih berarti cobalah untuk berfikir secara am bisius dalam m enargetkan hasil akhir penerapan e-governm ent, nam un dalam pengim plem entasiannya dilakukan secara bertahap. D i dalam penerapan
e-governm ent sering dipergunakan strategi ”think big, start sm all, scale fast” yang
kurang lebih m em iliki arti yang sam a.
Langkah keenam yang harus dilakukan setelah proyek e -governm ent selesai dilaksanakan adalah m encoba m ensosialisasikan keberadaan aplikasi e-governm ent dengan cara m em beritahukan prosedur baru tersebut kepada m asyarakat. B erbagai cara dapat dilakukan, m isalnya m elalui penyuluhan, televisi, radio, sekolah, koran, dan lain sebagainya. Y ang perlu disosialisasikan disini tidak sekedar cara kerja sistem yang baru, nam un terlebih-lebih perlu diperlihatkan alasan m engapa pem erintah m engganti sistem yang ada – dengan kata lain perlu diperlihatkan kepada m asyarakat kelebihan-kelebihan dari sistem yang baru dan m anfaatnya bagi m ereka. Jika pem erintah gagal
m em prom osikan ”produk baru” ini dan m elakukan persuasi kepada
m asyarakatnya, m aka yang terjadi adalah penolakan dari diri m ereka untuk m enggunakan sistem yang baru.
P em erintah Tanzania m enyew a konsultan khusus untuk m enyusun sebuah buku panduan m engenai prosedur dan tata cara penggunaan S istem Inform asi S um ber D aya M anusia terpadu yang m enggantikan proses terkait dengan m anajem en S D M yang konvensional. B uku panduan tersebut selain berfungsi
sebagai user m anual, berisi pula penjelasan m engenai keuntungan yang
diperoleh oleh para staf dan karyaw an pem erintah jika m enggunakan sistem yang baru. S ecara tidak langsung buku m anual tersebut sekaligus m em iliki
fungsi sebagai m arketing kit bagi segenap staf dan karyaw an pem erintahan.
Langkah terakhir yaitu hal ketujuh yang perlu dilakukan adalah m elakukan evaluasi terhadap pelaksanaan sebuah proyek e-governm ent. C ara m elakukan evaluasi yang efektif adalah dengan m enanyakan langsung pendapat para
pengguna atau custom ers dari aplikasi e-governm ent yang ada. M asukan dari
m ereka harus benar-benar diperhatikan dan dijadikan bahan pertim bangan untuk m elakukan perbaikan-perbaikan di sana sini untuk m enyem purnakan sistem yang ada.
6. H O W S H O U L D W E P L A N A N D M A N A G E E -G O V E R N M E N T P R O JE C T S ?
M erencakan, m engeksekusi, dan m enge lola proyek e -governm ent bukanlah sebuah pekerjaan yang m udah. C ukup banyak proyek e -governm ent yang harus berakhir dengan kegagalan karena para pengelolanya tidak m engindahkan baku standar pengelolaan proyek. Inti dari m anajem en proyek sebenarnya cukup sederhana, yaitu bagaim ana dapat m enyelesaikan sebuah proyek dengan ruang lingkup dan kualitas yang diinginkan (efektif) sesuai dengan tenggat w aktu dan anggaran biaya yang telah ditentukan (tersedia).
P royek adalah sebuah pekerjaan yang m em iliki jangka w ak tu, dalam arti kata
ada titik m ulai dan titik selesai. S ebuah tim yang diketuai oleh seorang project
m anager harus dibentuk dan bertanggung jaw ab terhadap perencanaan dan ekseskusi proyek terkait. D alam m engim plem entasikan e-governm ent, biasanya seorang birokrat dengan posisi yang cukup tinggi ditunjuk sebagai seorang project m anager dan bertugas m engelola proyek tertentu. Y ang bersangkutan dibantu pelaksanaannya oleh tim terdiri dari berbagai individu yang telah dipilih secara khusus sesuai dengan ruang lingkup aplikasi e-governm ent yang ingin dikerjakan. T erhadap tim ini kem udian dialokasikan sejum lah sum ber daya yang dibutuhkan seperti uang, peralatan, inform asi, dan lain-lain agar m ereka dapat m enjalankan tugasnya dengan baik. P em bentukan tim ini harusla h dilakukan secara terinstitusionalisasi (form al) agar m ereka dapat m elakukan pekerjaan secara efektif dan efisien.
P erlu diperhatikan di sini bahw a terhadap tim tersebut perlu diberikan otoritas
yang cukup agar project m anager dan anggotanya dapat m elaksanakan sem ua
strategi dan skenario yang dim iliki. T erlebih-lebih karena m elihat bahw a kebanyakan proyek e-governm ent bersifat lintas sektora atau antar departem en, sem entara di pem erintahan sistem organisasi yang diterapkan adalah birokrasi
dengan struktur com m and and control yang jelas. Jika project m anager dan
tim nya tidak diberikan w ew enang yang cukup untuk m engakses berbagai data dan inform asi yang ada di seluluruh departem en yang terlibat, m aka akan sem akin m em perkecil tingkat kesuksesan proyek tersebut. P aling tidak dikeluarkan S urat K eputusan resm i yang m engikat secara hukum terhadap
penunjukkan project m anager dan pem bentukan tim terkait, dan disosialisasikan
secara lintas lem baga agar tidak terjadi penolakan-penolakan di sana sini.
P em erintah di neg ara T hailand m em bentuk N ational IT C om m ittee (N ITC ) –
sebuah kom ite koordinasi setingkat kem entrian – dan m enugaskan N ational
E lectronics and C om puter Technology C enter (N E C TE C ) untuk m enjadi lem baga
yang m em im pin berbagai inisiatif pengem bangan IC T dan e-governm ent di
negara tersebut. N E C T E C m endapatkan m andat dan dukungan penuh dari
seluruh anggota kabinet sebagai lem baga yang akan m enjadi driving force
(kekuatan pem icu) agenda pengem bangan IC T dan e-governm ent di T hailand,
term asuk di dalam nya m asalah pengelolaan proyek, penyiapan sum ber daya m anusia, dan penyusunan perangkat regulasi. N E C TE C sekaligus berfungsi sebagai sekretariat dari N IT C .
S etelah tim terbentuk dan project m anager terpilih, langkah selanjutnya yang
dilakukan adalah m enyusun struktur rencana kerja proyek (w ork breakdow n
structure). M endefinisikan visi, m isi, dan obyektif saja tidak cukup di sini, karena paling tidak 6 (enam ) kom ponen penting harus diperhatikan pengelolaannya, m asing-m asing adalah:
1. C ontent D evelopm ent – m enyangkut pengem bangan aplikasi (perangkat lunak), pem ilihan standar teknis, penggunaan bahasa
pem rogram an, spesifikasi sistem basis data, kesepakatan user
2. C om petency B uilding – m enyangkut pelatihan dan pengem bangan kom petensi m aupun keahlian seluruh jajaran sum ber daya m anusia di berbagai lini pem erintahan.
3. C onnectivity – m enyangkut ketersediaan infrastruktur kom unikasi dan teknologi inform asi di lokasi dim ana e-governm ent akan diterapkan. 4. C yber Law s – m enyangkut keberadaan kerangka dan perangkat
hukum yang telah diberlakukan terkait dengan seluk beluk aktivitas e-governm ent.
5. C itizen Interfaces – m enyangkut pengem bangan berbagai kanal akses (m ulti access channels) yang dapat dipergunakan oleh seluruh
m asyarakat dan stakehoder e-governm ent dim ana saja dan kapan
saja m ereka inginkan.
6. C apital – m enyangkut pola perm odalah proyek e-governm ent yang dilakukan terutam a berkaitan dengan biaya setelah proyek selesai dilakukan seperti untuk keperluan pem eliharaan dan perkem bangan –
di sini tim harus m em ikirkan jenis -jenis m odel pendapatan (revenue
m odel) yang m ungkin untuk diterapkan di pem erintahan.
H al terakhir yang perlu pula diperhatikan oleh tim pelaksana e -governm ent adalah m em bangun suatu m ekanism e efektif agar kom unikasi antara tim dengan
para stakeholder dari proyek e -governm ent dapat terjalin dengan baik.
K eterlibatan sejum lah stakeholder terutam a pengguna langsung sistem
e-governm ent dengan porsi yang tepat akan sangat berguna terutam a dalam usaha untuk m elakukan evaluasi dem i penyem purnaan sistem .
7. H O W W IL L W E O V E R CO M E R E S IS T A N C E FR O M W IT H IN T H E G O V E R N M E N T ?
S ulit ditem ui pelaksanaan proyek e -governm ent yang bebas dari tantangan atau resistansi dari satu atau sejum lah pihak tertentu – terutam a di negara
berkem bang dim ana tingkat pengem bangan sum ber daya m anusianya (hum an
developm ent index) m asih relatif rendah dan terbatasnya ketersediaan sejum lah sum ber daya penunjang lainnya. A da beberapa hal yang patut dipelajari, dipaham i, dan dilaksanakan sehubungan dengan terjadinya resistansi tersebut dan bagaim ana m engatasinya.
P ertam a adalah m encoba m em aham i m engapa resistensi tersebut m uncul. A nalisa ini teram at sangat penting untuk m encari penyebab dan akar perm asalahannya. A da beberapa perm asalahan klasik yang kerap m uncul dalam setiap inisiatif im plem entasi e-governm ent, m isalnya:
1 . K etakutan bahw a m ereka akan kehilangan pekerjaan karena
tergantikan oleh teknologi;
2 . K ekhaw atiran bahw a otoritas atau kekuasaan (authority pow er) yang
selam a ini m ereka m iliki akan m enjadi berkurang jika e-governm ent diim plem entasikan;
3 . K etidakm am puan m ereka dalam m enggunakan teknologi seperti
kom puter atau perangkat lainnya;
4 . K esadaran bahw a dengan adanya teknologi, m aka m ereka akan
sebagai balas jasa dari orang-orang yang dilayani; dan lain sebagainya.
K edua adalah m engajak para stakeholder proyek e -governm ent – terutam a para
calon pengguna langsung atau user – untuk bersam a-sam a duduk dalam
m erencanakan proyek terkait. H al ini baik untuk dilakukan m enging at bahw a m erekalah yang kelak akan m erasakan m anfaat dari penerapan e -governm ent tersebut. A dalah baik m encoba berdiskusi dengan m ereka m engenai cara-cara m ensosialisasikan proyek tersebut agar m endapatkan dukungan dari beragam khalayak yang berkepentingan. A gar efektif, biasanya dipilih tokoh-tokoh yang berpengaruh di kom unitasnya m asing-m asing. A kan lebih baik jika dapat ditem ukan sejum lah tokoh yang telah m em iliki pengalam an sukses m enerapkan e-governm ent di kom unitasnya sehingga dapat m enjadi panutan ba gi yang lain. K etiga adalah dengan secara konsisten, kontinyu, dan intens m elakukan penjelasan kepada m asyarakat m engenai “binatang apa” sebenarnya e-governm ent, karena adalah m erupakan kenyataan bahw a konsep ini sangat
asing di kalangan aw am yang notabene m erupakan m ayoritas dari stakeholder
proyek e -governm ent. H al yang perlu diperhatikan di sini adalah bahw a diperlukan kiat-kiat khusus agar penjelasan yang dilakukan berhasil, bukan m alah m em bingungkan m asyarakat. M em aham i psikologi m assa m erupakan salah satu kunci sukses dalam proses m em berikan penjelasan yang efektif. K eem pat adalah dengan m enyelenggarakan pelatihan -pelatihan bagi m ereka yang ingin atau berkepentingan untuk tahu lebih jauh m engenai konsep m aupun aplikasi e-governm ent. T ujuan pelatihan selain untuk m eningkatkan w aw asan pengetahuan adalah guna m em berikan kom petensi dan keahlian baru, sehingga usaha ini tidak saja ditujukan pada m ereka yang berada di level karyaw an atau staf belaka, nam un juga ditujukan bagi para pim pinan dan m anajer senior di dalam pem erintahan. P engalam an m em perlihatkan bahw a agar pelatihan atau training ini berlangsung dengan baik, kerjasam a dengan pihak -pihak seperti
perguruan tinggi, lem baga riset, atau training provider sangat dibutuhkan.
K elim a adalah m elibatkan pihak luar seperti konsultan ahli atau para pakar di bidang e-governm ent – yang telah m em iliki pengalam an dan jam terbang tinggi di bidang perencanaan dan pengem bangan e -governm ent – untuk m enjadi nara sum ber dalam usahanya m engevaluasi dan m em perbaiki kinerja proyek yang berlangsung. P ara tenaga ahli ini dapat diam bil dari kalangan pem erintahan itu sendiri, sw asta atau industri, m aupun dari perguruan tinggi.
P em erintah sebuah negara di Tim ur Tengah, m enugaskan sebuah perusahaan untuk m elakukan evaluasi terhadap seluruh proyek e-governm ent yang dilaksanakan di negara tersebut. M elihat kenyataan ini, m aka selain seluruh tim berbagai proyek bekerja bersungguh -sungguh agar tidak m endapatkan ”nilai buruk” ketika dievaluasi, antar tim proyek e-governm ent saling ”berkom petisi”
untuk m endapatkan ranking yang baik dalam evaluasi.
K eenam adalah dengan m em buat suatu suasana atau lingkungan sehingga yang bersangkutan ”terpaksa” untuk m enggunakan e-governm ent w alaupun m ereka sebenarnya m em iliki resistansi terhadap hal tersebut. M isalnya adalah dengan cara dikeluarkannya keputusan bahw a sistem yang lam a tidak boleh dilakukan lagi. S atu-satunya cara untuk bekerja m ulai saat tertentu adalah dengan cara m enggunakan sistem baru.
D i sebuah negara di A sia, seorang pim pinan pem erintah an m engum um kan bahw a m ulai saat ini seluruh bentuk surat m enyurat untuk undangan rapat
m aupun pertem uan akan dilakukan m elalui electronic m ail. D em ikian pula yang
bersangkutan akan sering m elakukan diskusi dengan anak buah di jajarannya
seluruh anak buah yang bersangkutan ”terpaksa” belajar m enggunakan kom puter beserta fitur-fitur yang terkait dengan kebutuhan tersebut.
K etujuh adalah dengan m elakukan kam panye secara terus m eneru s, baik dengan cara tradisional seperti m em bagikan atau m em asang brosur m aupun banner, sam pai dengan cara-cara m oderen seperti m enggunakan m edia m assa m aupun internet.
K edelapan adalah m elalui cara pem berian penghargaan terhadap m ereka yang dipandang berhasil m enerapkan e-governm ent. P enghargaan yang diberikan dapat beraneka ragam bentuknya, seperti:
• M enganugerahkan aw ard yang diliput pem beriannya oleh pers dan
m edia m assa;
• M enaikkan pangkat yang bersangkutan sesuai dengan jenjang karir
yang ada;
• M em berikan sejum lah bonus atas prestasi yang telah dilakukan;
• M enjadikan m ereka sebagai contoh atau teladan bagi orang -orang
lain; dan lain sebagainya.
8. H O W W IL L W E M E A S UR E A N D C O M M U N IC A TE P R O G R E S S ? H O W W ILL W E K N O W IF W E A R E FA ILIN G ?
P raktisi m anajem en yang bijak m engatakan dem ikian:
• “S om ething that cannot be m easured, cannot be controlled” dan
• “S om ething that cannot be controlled, cannot be m anaged”
yang m engandung arti bahw a berbagai kegiatan yang m em iliki unsur-unsur m anajem en (pengelolaan sum ber daya) – seperti proyek e-governm ent m isalnya – harus m em iliki ukuran kinerja yang jelas agar dapat diketahui status sukses/berhasil atau gagalnya aktivitas tersebut. A da dua jenis ukuran atau indikator kinerja yang dapat dipergunakan dalam proyek e -governm ent.
Y ang pe rtam a adalah berkaitan dengan m anajem en proyek itu sendiri. S esuai dengan definisinya dim ana proyek m erupakan suatu rangkaian aktivitas yang m em iliki titik m ulai dan titik selesai untuk m enghasilkan output tertentu dalam durasi w aktu dan batasan anggaran y ang tersedia. D engan m enggunakan
standar m anajem en proyek um um seperti m isalnya P M B O K (P roject
M anagem ent B ody O f K now ledge) pada suatu titik tertentu dapat dilihat kinjerja dari sebuah proyek e -governm ent, seperti:
• A pakah aktivitas yang dilakukan sesuai t enggat w aktu yang
direncanakan atau tidak;
• A pakah aktivitas terkait telah m engkonsum si anggaran yang lebih
besar dari seharusnya atau tidak;
• A pakah individu yang diserahkan untuk m elakukan aktivitas tertentu
telah m engerjakan pekerjaan sesuai target atau tidak;
• A pakah pem akaian sum ber daya penunjang (seperti: bahan baku,
alat-alat adm inistrasi, perangkat keras, dan lain-lain) dilakukan secara optim al atau tidak; dan lain sebagainya.
Y ang kedua adalah m elakukan pengukuran terhadap sukses tidaknya proyek e -governm ent tersebut dengan cara m enurunkan sejum lah indikator dari obyektif yang ingin dicapai. A da dua jenis indikator yang dapat dipergunakan, yaitu: S tandar U kuran K inerja P em erintah
• V olum e transaksi yang dilakukan secara elektronik atau digital;
• R esponse Tim e yang diperlukan untuk m enyelesaikan suatu rangkaian proses pelayanan kepada pelanggan;
• Jum lah keluhan dari m asyarakat atas kualitas pelayanan pem erintah;
• Tam bahan fasilitas pelayanan dari pem erintah terutam a yang
dilakukan secara elektronik;
• Lebar jangkauan pelayana pem erintah kepada m asyarakatnya yang
tersebar di berbagai area geografis; dan lain sebagainya. S tandar U kuran D am pak A plikasi e -G overnm ent
• P ersentasi jum lah pelanggan yang m enggunakan e -governm ent
dibandingkan dengan aktivitas m anual terdahulu;
• Jum lah “kunjungan” atau akses terhadap aplikasi e-governm ent
m elalui internet sehari-harinya;
• B esarnya pengurangan biaya yang terjadi baik di kalangan institusi
pem erintahan m aupun yang harus ditanggung oleh m asyarakat atau penikm at/pengguna/pem akai pelayanan yang diberikan pem erintah;
• P eningkatan ragam produk -produk atau jasa-jasa baru dari
pem erintah yang disediakan bagi kom unitas m asyarakatnya;
• K em udahan dalam “m engkonsum si” pelayanan pem erintahan sesuai
dengan kebutuhan m asyarakatnya; dan lain seb againya.
S ebelum proyek dilaksanakan – yaitu dalam proses perencanaan – pim pinan
proyek m aupun m anajem en atau stakeholder proyek e -governm ent harus
bersepakat m enentukan indikator kinerja kuantitatif m aupun kualitatif yang
hendak dipergunakan sebagai acuan (benchm ark). C ara m enentukan baku
ukuran benchm ark dapat berdasarkan pada hal-hal sem acam :
• M elihat bagaim ana pem erintah daerah atau negara lain m em ilih dan
m enentukan suatu ukuran untuk jenis proyek sejenis;
• M elakukan polling atau jajak pendapat di m asya rakat dan
m enyim pulkan hasilnya;
• M elalui survei yang dilakukan oleh para peneliti atau lem baga
independen lainnya; dan lain sebagainya.
9. W H A T S H O U L D O U R R E LA TIO N S H IP B E W ITH T H E P R IV A T E S E C T O R ?
P ertanyaan m engenai sejauh m ana peranan sektor sw asta (ind ustri) di dalam kerangka pengem bangan e-governm ent kerap m enjadi pertanyaan luas di
kalangan para praktisi. D alam m elaksanakan proyek e-governm ent, pem erintah tidak dapat bekerja sendiri – m ereka harus didukung dengan partisipasi sw asta yang notabene m em iliki dom ain pengetahuan di bidang teknologi inform asi yang dipergunakan dalam e-governm ent dan akses lebih baik ke sektor keuangan dan pem biayaan.
P em erintah dalam kaitan ini harus m enganggap dan m em perlakukan
perusahaan-perusahaan pada sektor sw asta sebagai m itra kerja (partner)
khususnya dalam m em bangun konsep e-governm ent. K eberadaan sektor sw asta tidak lagi sekedar sum ber dim ana pem erintah dapat m em peroleh pem asukan dari pajak yang m ereka bayar, tetapi telah m enjadi sebuah tem pat dim ana dapat ditem ukan para pakar, tenaga ahli, profesional, dan sum ber daya penting lainnya. P engalam an luas m ereka dalam m enciptakan produk dan m em berikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggannya m erupakan harta yang sangat berharga bagi pem erintah untuk dipelajari. D engan kata lain, jangan hanya m em andang sektor sw asta hanya sebagai tem pat pengalihdayaan sem ata (outsourcing), tapi jadikanlah m ereka m itra kerja sehari-hari.
M em ang disadari bahw a untuk dapat m enjalin kem itraan yang efektif antara
pem erintah dan sektor sw asta perlu dicari form at berdasarkan shared value
yang cocok bagi kedua belah pihak. A papun bentuk kerangka kerjasam a yang dilakukan, sem ua pasti berangkat dari anggapan atau pem aham an bahw a baik
pem erintah m aupun sektor sw asta m em butuhkan “return on investm ent”-nya
m asing-m asing dalam pengertian yang luas (atau kerap diistilahkan sebagai w in-w in solution). Jika visi dan m isi dari pem erintah terkait langsung dengan
usaha untuk m eningkatkan peran pelayanannya kepada m asyarakat (public
services), sem entara sektor sw asta adalah untuk m encari keuntungan kom ersial, m aka kerangka kem itraan yang perlu dibangun harus dapat m em enuhi kedua obyektif tersebut. M isalnya adalah dengan cara pengerjaan proyek e-governm ent dipercayakan kepada sebuah perusahaan tertentu dim ana
yang bersangkutan selam a proyek berlangsung harus m elakukan transfer of
know ledge kepada pihak pem erintahan yang kelak akan m enjalankan aplikasi e-governm ent yang dibangun, sehingga pem erintah dapat m eningkatkan kualitas pelayanannya kepada m asyarakat.
D alam setiap kesem patan, ham pir pasti skenario berikut akan terjadi. P erusahaan berusaha m enjual produk dan jasa kom ersialnya kepada pem erintah terkait dengan pengem bangan teknologi inform asi untuk keperluan e-governm ent. S em entara dilain pihak pem erintah perlu m encari cara untuk dapat “m enjual” pelayanan m elalui e-governm ent tersebut ke m asyarakat agar m ereka senang m enggunakannya. Jika m asing -m asing pihak yang berm itra –
beserta stakeholder yang terkait – m em aham i benar m asing-m asing posisi
tersebut, m aka untuk m encari bentuk kerjasam a yang tepat akan m enjadi lebih m udah. S ektor sw asta harus m em berikan sem acam “jam inan” atau “kiat-kiat” atau “strategi” atau “m etodologi” agar produk dan jasanya nanti akan dengan m udah berhasil dipergunakan oleh m asyarakat, sem entara pem erintah harus m em berikan pula jam inan bahw a kew ajiban kom ersial yang harus m enjadi hak sektor sw asta (seperti kejelasan sum ber dana, ketepatan term in pem bayaran, dan lain-lain) sesuai dengan kontrak yang ada dapat dilaksanakan dengan baik. C ara lain y ang dapat dipergunakan pula sebagai pem ula dalam usaha m enjalin kem itraan strategis adalah dengan m em aham i kekuatan yang dim iliki oleh m asing-m asing pihak. H al ini perlu untuk dilakukan karena dalam berbagai konteks atau inisiatif, kekuatan yang dim iliki oleh m asing -m asing pihak dapat berbeda-beda. D engan m engetahui kekuatan (dan tentu saja kelem ahan) dari setiap pihak m aka dengan jelas dapat ditem ukan kerangka kerja sam a yang tepat karena biasanya kekuatan yang dim iliki satu pihak akan m enutupi kelem ahan di pihak lain. P em erintah pun harus bersifat profesional dalam hal ini karena pada kenyataannya banyak sekali pihak sw asta yang berkepentingan sem entara di antara m ereka sendiri saling berkom petisi untuk m enaw arkan
produk, jasa, dan bentuk kerjasam anya m asing-m asing. D alam kondisi seperti ini, jelas asas kebijaksanaan, kearifan, dan keadilan akan sangat berpengaruh. D ari sisi pem erintah cukup m udah, dalam arti kata yang bersangkutan perlu
m engadakan beauty contest terhadap m asing-m asing calon m itranya sebelu m
yang bersangkutan m elakukan pem ilihan. P roses tender atau bidding yang
transparan m erupakan salah satu cara yang kerap dipergunakan terkait dengan kondisi ini. P rinsipnya, siapa yang dapat m em berikan sesuatu yang terbaiklah yang berpotensi m enjadi m itra strategis pem erintah.
10. H O W C A N E -G O V E R N M E N T IM P R O V E C IT IZE N P A R T IC IP A T IO N IN P U B LIC A FFA IR S ?
Target terakhir atau ultim ate goal dari sebuah evolusi e-governm ent adalah
perbaikan dan peningkatan terhadap partisipasi publik dalam proses pem erintahan. K etika berbicara m engenai target ini, ham pir sem ua negara di dunia dalam status yang sam a, yaitu dalam proses m enuju pada terciptanya suasana tersebut. P ublik – yang m erupakan kum pulan dari individu, kom unitas, dan sektor sw asta di dalam suatu negara – dapat berpartisipasi di dalam e-governm ent dalam bentuk hal-hal sem acam :
• M em berikan penilaian terhadap kebijakan pem erintah yang akan
dieberlakukan atau yang telah diinstitusionalisasi secara bebas dan
aktif m elalui fasilitas em ail atau m ailing list;
• M encari data atau inform asi yang dibutuhkan untuk proses penunjang
aktivitas sehari-hari dari sejum lah w ebsite yang dim iliki oleh
pem erintah;
• M engikuti beragam dialog atau public hearing yang dilakukan secara
online m elalui internet; dan lain sebagainya.
P artisipas i publik m erupakan hal yang penting karena adalah tugas utam a pem erintah untuk m elayani publiknya. Jenis dan ragam pelayanan beserta kinerjanya akan secara efektif dapat dicapai oleh pem erintah apabila publik sebagai pelanggannya secara aktif dilibatkan dalam proses pengam bilan keputusan. Lihatlah bagaim ana sering terjadi adanya dem onstrasi m elaw an keputusan pem erintah karena apa yang dilakukan tidak sesuai dengan harapan dan suara hati rakyat atau m asyarakatnya. M elalui im plem entasi e-governm ent, kolaborasi antara pem erintah dengan publiknya dapat dilakukan dengan m udah, m urah, dan cepat.
A da pendapat yang m engatakan bahw a citizens are the e-governm ent experts
yang m engandung arti kurang lebih bahw a m asyarakatlah yang paling tahu betul kebutuhan m ereka sehari-hari dan dalam kerangka bagaim ana pem erintah harus m em bantu m ereka dalam hal m em berikan sejum lah produk dan pelayanan
tertentu. Tanpa berkonsultasi dengan m ereka, sering kali aspek dem and dari
publik tidak sesuai dengan aspek supply atau bahkan bertentangan dari yang
diberikan pem erintah.
P em erintah sebuah kota di E ropa tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan
rakyatnya m engem bangkan sebuah sistem online untuk proses pendaftaran
sekolah anak-anak. S istem yang kom pleks dan m em akan biaya besar ini pada akhirnya tidak ada yang m enggunakan karena ternyata sebagian besar orang tua langsung m endaftarkan sekolah anaknya ketika yang bersangkutan m elakukan kunjungan ke sekolah yang diinginkan – karena sekaligus ingin m elihat fasilitas, sarana prasaran, dan bertem u dengan para guru dan pendidik di sekolah tersebut.
P ada akhirnya, sebuah proses evolusi dan pengem bangan e -governm ent dapat dikatakan berhasil apabila partisipasi publik dalam m enggunakan teknologi ini sem akin bertam bah dari hari ke harinya. S pektrum bentuk partisipasi dalam
e-governm ent sangat lebar variasinya, m ulai dari berperan sebagai user aktif dari
aplikasi yang ada, sam pai dengan turut m erancang dan m engevaluasi proyek e-governm ent yang dikem bangkan.
D i A frika S elatan – m elalui situs w w w .gov.za – m engem bangkan aplikasi e
-governm ent yang m em ungkinkan m asyarakat m endapatkan draft lengkap
rancangan undang-undang atau peraturan yang sedang disusun dan akan diajukan oleh lem baga legislatifnya. S eluruh m asyarakat dap at m elakukan kajian dan m enganalisa kebijakan tersebut untuk selanjutnya m engirim kan pendapatanya dalam bentuk kritikan, anjuran, saran, analisa, dan lain sebagainya kepada dew an. D engan cara dem ikian, selain m asyarakat m erasa dilibatkan dalam proses penyusunan peraturan yang akan diberlakukan bagi m ereka, hasil kerja dew an benar-benar sesuai dengan kebutuhan dari m asyarakat (tidak bertentangan dengan suara hati rakyat).
PENERAPAN KONSEP BUSINESS
PROCESS REENGINEERING PADA
PEMERINTAHAN
P E N D A H U LU A N
K etika untuk pertam a kalinya konsep B usiness P rocess R eengineering (B P R ) diperkenalkan oleh M ichael H am m er dan Jam es C ham py pada aw al tahun 1990-an, beribu-ribu perusahaan berlom ba-lom ba untuk m enerapkan paradigm a baru dalam m em andang bisnis tersebut.H asilnya cukup m engejutkan, dalam arti kata cukup banyak perusahaan yang pada akhirnya berhasil m eningkatkan kinerjanya secara signifikan dan m entransform asikan dirinya m enjadi sebuah korporasi kelas dunia. M elihat hal tersebut, sejum lah birokrat di negara m aju m encoba untuk m enerapkan konsep ini pada organisasi pem erintahan dengan tujuan akhir untuk m eningkatkan kualitas kinerja institusi, terutam a di dalam m enghadapi berbagai tantangan pada era globalisasi.D ari hasil yang didapatkan terlihat bahw a paradigm a yang dipergunakan di dalam B P R m erupakan sebuah batu loncatan efektif dalam m em bantu pem erintah dalam m engim plem entasikan konsep “electronic governm ent” (e-G overnm ent), yang m erupakan sebuah perw ujudan dari m odel pem erintahan di m asa m endatang. A rtikel ini m em perlihatkan bagaim ana penerapan pola pola pikir dalam teori B P R dapat m em bantu pem erintah dalam m em aham i dan m enjaw ab berbagai tuntutan perubahan jam an dew asa ini, terutam a yang berkaitan dengan bagaim ana penerapan teknologi inform asi dapat m em bantu pem erintah Indonesia dalam usahanya untuk m eredifinisikan kem bali dirinya dan m encoba untuk m enjadi salah satu agen perubahan dalam m enuju sebuah negara m oderen.
T A N T A N G A N P E M E R IN T A H D I M A S A D E P A N
G lobalisasi m erupakan sebuah fenom ena dim ana negara-negara di dunia secara langsung m aupun tidak langsung m engharapkan terjadinya sebuah interaksi antar m asyarakat yang jauh lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan saat-saat sebelum nya (D ouglas, 2001). D i dalam form at ini, proses interaksi dan kom unikasi antar negara-negara di dunia akan jauh lebih intens dibandingkan dengan apa yang selam a ini pernah terjadi. A dalah m erupakan suatu kenyataan bahw a globalisasi telah m em buka isolasi batasan antar negara yang selam a ini berlaku - terutam a untuk hal-hal yang berhubungan dengan politik, ekonom i, sosial, budaya, dan hukum .
S eperti layaknya dua sisi pada m ata uang, fenom ena globalisasi m enjanjikan sebuah lingkungan dan suasana kehidupan berm asyarakat yang jauh lebih baik; sem entara di sisi lain, terdapat pula potensi terjadinya chaos jika perubahan ini tidak dikelola dan dijalani secara baik. K arena pada suatu titik ekstrem seorang individu di sebuah negara dapat m elakukan apa saja yang dikehendakinya (m isalnya berdagang, berm itra, berkolaborasi, berbuat kejahatan, berkolusi, dan lain-lain) dengan individu yang berada di negara lain, m aka jelas bahw a kehidupan m asyarakat harus dapat terlebih dahulu ditata dengan baik di dalam sebuah sistem yang m enjam in bahw a negara yang bersangkutan akan m em peroleh m anfaat yang besar di dala m lingkungan global, bukan sebaliknya (Indrajit, 2001).
V isi pem erintah sebuah negara selain m em iliki dim ensi internal (cita -cita bangsa yang bersangkutan) tidak dapat pula dilepaskan dari sejum lah aspek eksternal, terutam a yang berkaitan dengan tuntutan pem enuhan berbagai aspek relasi antar negara dan antar anggota m asyarakatnya. A dalah m erupakan suatu fakta bahw a terdapat desakan dari negara-negara besar yang m engharuskan setiap negara di dunia untuk m enjam in terselenggaranya berbagai isu penting sem acam dem okratisasi, hak asasi m anusia, kepastian hukum , pencegahan korupsi, transparansi bisnis, dan lain sebagainya agar negara yang bersangkutan tidak ingin dikucilkan dari pergaulan dunia (Leer, 1999).
D alam form at ini pem erintah di sebuah negara dim inta untuk lebih responsif terhadap berbagai perm intaan m asyarakatnya, terutam a m ereka yang aktivitas
sehari-harinya m em iliki ketergantungan yang tinggi dengan birokrasi
pem erintahan. Jika dahulu sebuah pem erintah terkenal dengan birokrasinya yang sangat lam bat, boros, dan sangat fungsional, m aka m asyarakat saat ini m em butuhkan sebuah kinerja pem erintah yang cepat, m urah, dan berorientasi pada proses agar dapat m em berikan dukungan yang signifikan dan kom petitif bagi para m ereka yang dilayaninya (individu, kom unitas bisnis, m asyarakat, dan stakeholder yang lain). T entu saja m erubah paradigm a tersebut bukanlah m erupakan suatu hal yang m udah. N am un di sisi lain perubahan m erupakan suatu keharusan, bukan pilihan (IC G F M , 20010). D an bagi siapa yang dapat m elakukan perubahan secara cepat, akan sem akin diuntungkan karena selain dapat beradaptasi dengan lingkungan yang baru, yang bersangkutan dapat m enjadi pem ain kunci dalam m ekanism e global tersebut.
M E M A H A M I K O N S E P B P R
A da dua hal utam a yang kerap m engaw ali berbagai u saha perubahan. P ertanyaan pertam a berkaitan dengan derajat perubahan yang diinginkan, sem entara pertanyaan kedua berkisar pada dari sisi m ana inisiatif perubahan harus dim ulai (C ham py, 1995). U ntuk m enjaw ab pertanyaan pertam a, ada baiknya dilihat sejum lah teori perubahan pada organisasi yang telah dikenal luas. S ecara teori, spektrum jenis perubahan dapat diklasifikasikan m enjadi tiga kelom pok besar, yang diklasifikasikan berdasarkan param eter, yaitu frekuensi aplikasi perubahan dan dam pak yang diharapkan dari inisiatif perubahan (Tenner, 1996):
S um ber: A rthur Tenner et.al., 1997
• C ontinuous Im provem ent – perubahan yang dilakukan secara
perlahan-lahan dan kontinyu, dim ana hasilnya berupa perbaikan kinerja secara inkrem ental;
• Leapfrogging – perubahan yan g dilakukan secara bertahap dengan
m engikuti periode tertentu, dim ana m enghasilkan perbaikan kinerja yang cukup signifikan pada sektor tertentu; dan
• R eengineering – perubahan yang dilakukan sesekali nam un sanggup
