S alah satu perbedaan penting antara pem erintah dengan perusahaan sw asta adalah m asalah pelayanan kepada m asyarakat sebagai custom ernya. P ada banyak pem erintahan, belum terdapat budaya pelayanan yang m em adai sebagaim ana perusahaan profesional m em berikan pelayanan terhadap pelanggannya. K arena itu, secara jelas pem erintah C olorado m em punyai m isi untuk “m enyediakan inform asi dan layanan yang berpusat kepada m asyarakat sebagaim ana perusahaan m elayani custom ernya”. D engan m isi m eningkatkan kualitas layanan inilah, inisiatif e-G overnm ent dicetuskan di sana.
K arena banyak definisi tentang e -G overnm ent, pem erintah C olorado kem udian m em berikan beberapa batasan definisi, yaitu dengan e -G overnm ent pem erintah m enyediakan (G O IT, 2001):
• Akses m asyarakat secara cepat terhadap pelayanan pem erintah; • Akses layanan yang fleksibel selam a 24 jam sehari, 7 hari sem inggu
dari m anapun seseorang berada;
• Alternatif akses m elalui berbagai teknologi baru kepada pem erintah tanpa m enghilangkan akses tradisional yang selam a ini dijalankan; dan
• Sedapat m ungkin m enggantikan proses m anual dengan proses otom atis untuk m enjam in efisiensi dan efektifitas proses layanan.
E -G overnm ent di C olorado kem udian diterjem ahkan dalam target-target besar sebagai berikut:
• M eningkatkan akses dan efisiensi dalam m em berikan inform asi kepada m asyarakat dim ana w ebsite akan m enjadi sarana utam a, tetapi untuk m asyarakat yang tidak punya akses internet, perlu ada m ekanism e lain dalam m em berikan inform asi (telepon, pusat inform asi layanan pem erintah);
• Perhatian terhadap keam anan inform asi dan privacy seseorang dalam hubungannya dengan e -G overnm ent;
• Pengelolaan ala perusahaan profesional dalam berbagai sektor dengan m em bangun m odel bisnis yang kuat dalam pengem bangan e-G overnm ent;
• M enggunakan teknologi untuk m engurangi biaya dan m eningkatkan kualitas dalam pem berian inform asi dan pelayanan publik;
• Transformasi pegawai negeri di Colorado melalui usaha -usaha pelatihan yang intensif, dan m em astikan bahw a m ereka m endapatkan inform asi yang m em adai untuk proses pengam bilan keputusan;
• M em astikan tersedianya sum ber biaya dan penerim aan yang m encukupi untuk pelaksanaan e -G overnm ent secara keseluruhan; dan • M em bangun kepem im pinan dan visi tentang e-Governm ent yang kuat dan kom prehensif. V isi itu kem udian diterjem ahkan ke dalam perencanaan strategis dan perencanaan pelaksanaannya di lapangan m elalui kerjasam a dengan berbagai sektor baik antar departem en pem erintah m aupun dengan pihak-pihak sw asta.
V IS I E -G O V E R N M E N T C O LO R A D O
U ntuk m em berikan arah yang tepat, pem erintah C olorado m em punyai beberapa visi dan strategi pengem bangan e-G overnm ent ke depan.
P ertam a: A kses terhadap Layanan dan Inform asi
A kses utam a terhadap inform asi dan layanan pem erintah C olorado akan disediakan oleh dua portal. U ntuk m asyarakat um um disediakan portal internet pem erintah, dan untuk pegaw ai serta staf pem erintahan disediakan portal intranet. M asyarakat um um hanya bisa m elihat portal internet karena untuk akses terhadap berbagai inform asi di portal intranet m em butuhkan passw ord dan dijaga keam anan datanya secara ketat. S istem aplikasi yang diterapkan juga terdiri dari dua bagian besar. Inform asi dan layanan um um pem erintahan akan terdapat di portal utam a, sedangkan layanan yang m enyangkut tiap-tiap departem en akan terdapat pada setiap departem en. W alaupun dem ikian, sem ua layanan tersebut akan diletakkan pada portal utam a sehingga m asyarakat hanya perlu m engakses portal utam a. D i portal utam a itu akan terdapat direktori layanan di m ana m asyarakat bisa m em ilih layanan m ana yang ingin ia dapatkan.
S um ber: G O IT, 2001
U ntuk kalangan yang tidak m em punyai akses internet, pem erintah m enyediakan akses layanan m elalui telepon, surat dan m elalui fasilitas internet um um yang disebut sebagai G overnm ent S ervice T erm inals yang disediakan di berbagai tem pat dan fasilitas publik, serta pusat inform asi layanan pem erintah C olorado (G overnm ent S ervice C entre). P usat Inform asi Layanan ini m em berikan pelayanan berupa:
S um ber: G O IT, 2001
• Bantuan untuk m asya rakat dalam m em akai internet dan portal pem erintah;
• Bantuan m elalui telepon untuk pengakses m elalui fasilitas internet um um yang disediakan pem erintah;
• Bantuan untuk pengakses m elalui Personal Com puter (PC) di rum ah ataupun di kantor; dan
• Layanan m elalui telepon bagi yang tidak punya akses internet.
D engan dem ikian, w alaupun beberapa kalangan m asyarakat tidak punya akses internet, m ereka tetap bisa m endapatkan layanan pem erintah m elalui fasilitas lain yang disediakan.
K edua: K ebijak an dan P rivacy Individu
K arena pentingnya m asalah keam anan data dan privacy individu, pem erintah C olorado m engeluarkan aturan tentang keam anan data dan penggunaan inform asi yang didapatkan dari berbagai sistem inform asi dalam program e -G overnm ent. P em erintah m enjam in bahw a inform asi yang ada akan dipergunakan sebagaim ana m estinya dan m em berikan hukum an yang berat bagi pihak-pihak yang m enyalahgunakan inform asi tersebut. K ebijakan sem acam ini penting untuk m enjam in kepercayaan m asyarakat agar m ereka m au berpartisipasi dalam pengem bangan e-G overnm ent ini.
K etiga: P enggunaan Teknologi
P enggunaan teknologi dalam pengem bangan e -G overnm ent harus secara konsisten diarahkan untuk m em berikan m anfaat bersam a baik bagi pem erintah dan pihak terkait sebagai penyedia layanan, m aupun kepada m asyarakat sebagai pengguna. P enggunaan teknologi harus m am pu m em berikan efisiensi dalam pem berian pelayanan, m em percepat w aktu pelayanan, dan m engurangi berbagai biaya yang diperlukan. D an di m ana m em ungkinkan, teknologi harus m am pu m enggantikan berbagai proses m anual untuk m eningkatkan produktifitas. S elain itu, penggunaan teknologi harus m em udahkan m asyarakat dalam m endapatkan layanan pem erintah.
K eem pat: P engem bangan S taf P em erintah m enjadi P ekerja P rofesional
S eiring dengan penerap an e-G overnm ent, pegaw ai negeri dan staf pem erintahan secara perlahan perlu m endapatkan pelatihan yang m em adai untuk m enjadi pekerja profesional. Jika keadaan sekarang ini lebih banyak pekerjaan yang sifatnya adm inistratif, ke depan setiap pekerja harus m am pu m em aham i berbagai proses yang berhubungan dengan layanan pem erintahan. K arena itu m ereka perlu m endapatkan akses dan inform asi yang luas terhadap berbagai proses sehingga m em udahkan bagi m ereka untuk proses pengam bilan keputusan.
K elim a: M asalah B iaya dan S um ber P enerim aan
P elaksanaan e -G overnm ent tentu saja m em butuhkan biaya yang sangat besar. P em erintah pada aw alnya m em ang perlu m enginvestasikan biaya yang cukup besar untuk m em bangun berbagai infratruktur dan sistem aplikasi. N am un dem ikian di m asa depan, e-G overnm ent akan m engurangi biaya-biaya yang tidak perlu sehingga secara keseluruhan akan m enguntungkan baik untuk pem erintah m aupun m asyarakat secara um um . B iaya-biaya yang bisa dihem at antara lain: adalah biaya w aktu pengurusan layanan, biaya tem p at, biaya perjalanan, biaya pegaw ai yang bisa dihem at, dan berbagai biaya lain.
K eenam : K epem im pinan dan K erjasam a
P elaksanaan e -G overnm ent m em butuhkan tidak hanya kom itm en dari pim pinan pusat, dalam hal ini G ubernur C olorado, tetapi juga integrasi dari berbagai sistem dan aplikasi antar departem en. U ntuk m engatasi m asalah ini, pem erintah C olorado m em bentuk C hief Inform ation O fficer (C IO ) di tingkat G ubernur yang akan m enjadi kordinator bagi pelaksanaan dan pem bangunan sistem inform asi pada tingkat departem en.
S um ber: G O IT, 2001
C IO inilah yang akan m em berikan perencanaan strategis, m eletakkan dasar -dasar pengem bangan e -G overnm ent dan m enjam in bahw a sistem inform asi yang dibangun pada setiap departem en bisa dijalankan secara bersam a. K erjasam a sem acam ini dibutuhkan karena inform asi pada e -G overnm ent akan berada pada level pertukaran data antar berbagai departem en.
K etujuh: B ertindak S elayaknya P erusahaan P rofesional
U ntuk m em bangun pem erintahan C olorado m enjadi pem erintahan yang kuat dan efisien, perlu m engubah paradigm a pem erintahan m odel sekarang m enjadi paradigm a bisnis proses perusahaan profesional. M odel bisnis profesional dibangun berdasarkan kem am puan perusahaan untuk m em bangun sistem inform asi yang kuat yang bisa dilihat secara real tim e sehing ga m em udahkan bagi m anajem en untuk proses pengam bilan keputusan. M asalah yang paling sulit adalah integrasi data. D ata-data yang terkum pul saat ini adalah data-data individual tiap departem en, yang terkadang terjadi duplikasi data. Tentu saja, proses sem acam ini akan m enyulitkan dan m enam bah w aktu proses kepada m asyarakat yang ingin m endapatkan layanan yang cepat. D engan adanya sistem yang terpadu, data -data akan terintegrasi m enjadi data sentral, di m ana m asyarakat hanya perlu m em berikan satu kali data untuk berbagai proses pelayanan. D i sam ping itu, integrasi data juga akan m em udahkan pengam bilan keputusan karena inform asi cukup tersedia.