S ebelum m elaksanakan inisiatif e -G overnm ent secara luas, D inas P erpajakan C alifornia, Franchise Tax B oard (FTB ) sebenarnya s udah m eletakkan beberapa dasar penting dengan m engaplikasikan beberapa proses pem bayaran pajak m elalui proses elektronik. Tahun 1993, FTB m em bangun E lecronic Fund Transfer, yang bisa digunakan oleh pem bayar pajak m elalui transfer rekening, m em bangun w ebsite (1996), dan yang paling m aju adalah m em bangun “e -pay”, sistem di m ana F T B bisa m elakukan debit atas rekening pem bayar pajak pada tahun 1999. N am un dem ikian, seiring dengan berbagai perkem bangan, dirasakan perlunya inisiatif e-G overnm ent sebagai usaha untuk m em berikan pelayanan yang lebih baik kepada m asyarakat. E -governm ent berarti m enggunakan teknologi, kem am puan, dan jaringan yang dim iliki secara m aksim al. Inisiatif ini setidaknya didorong oleh tiga hal (C onnel, 2000):
• Pertam a adalah ekspektasi yang se m akin besar dari custom er Dinas P erpajakan untuk m endapatkan pelayanan yang lebih baik. C ustom er ini bisa terdiri dari pem bayar pajak individual, organisasi, konsultan perpajakan, dan lain-lain. D itam bah dengan sem akin intensif penggunaan internet di kalangan m asyarakat, m ereka sem akin m engharapkan bisa m endapatkan pelayanan pajak yang m udah di depan kom puter m ereka.
• Kedua adalah sem akin m eluasnya inisiatif e -Governm ent secara nasional di C alifornia di berbagai departem en pem erintahan. P enerapan egovernm en t secara lokal untuk m engantisipasi diberlakukannnya e-G overnm ent secara nasional.
• Ketiga adalah kom petisi global yang sem akin kuat. Kehadiran teknologi internet m enjadikan lahan persaingan tidak hanya antar negara bagian di A m erika S erikat, tetapi sudah mencakup persaingan global. P enerapan e-G overnm ent diharapkan m em perkuat daya saing C alifornia secara um um dalam kancah global.
P E N E TA P A N TU JU A N D A N T A R G E T
U ntuk m em udahkan dalam proses pelaksanaan, D inas P erpajakan C alifornia (FTB ) m enetapkan tujuan dan target yang harus dipenuhi dalam hubungannya dengan pelaksanaan e-G overnm ent. A da dua tujuan besar yang dijabarkan dalam beberapa target secara lebih detil.
T ujuan pertam a , m enyediakan layanan online untuk custom er (pem bayar pajak
individu, perusahaan) dan konsultan perpajakan. U ntuk m encapai tujuan tersebut, beberapa target telah ditetapkan:
• M enyediakan form ulir aplikasi secara online. Form ulir ini bisa diisi oleh custom er secara online dan diproses juga secara online. B eberapa form ulir pajak sebelum nya sudah bisa di-dow nload, tetapi untuk e-G overnm ent, sem ua form ulir pajak bisa diisi dan di-dow nload untuk diproses secara online.
• M em berikan pengalam an m enarik dalam pem rosesan pajak secara online. Tidak m udah untuk m enyajikan kenyam anan dan kem udahan kepada pem bayar pajak secara online. N am un dem ikian, portal pajak dibangun dengan kem udahan konsum en dalam penggunaan, dan berdasar pada kepentingan dan m anfaat yang akan m ereka peroleh.
• M enyediakan akses inform asi dan kom unikasi secara online sehingga m em udahkan pem bayar pajak untuk berkonsultasi dan bertanya jika diperlukan.
• Penyediaan proses transaksi pem bayaran pajak secara online. D engan dem ikian, pem bayar pajak bisa m elakukan transaksi di depan kom puter m ereka di m anapun dan kapanpun m ereka berada.
• M engirim kan inform asi kepada pem bayar pajak secara online m elalui em ail dan new sletter yang dikirim secara rutin.
Inisiatif sudah m ulai dijalankan dalam upaya m encapai target di atas, di antaranya adalah:
• M em bangun konsep em ail yang am an, dengan otorisasi tandatangan digital kepada dan untuk pem bayar pajak
• M em buat aplikasi yang m em ungkinkan sem ua form ulir pajak bisa diakses lew at w ebsite
• M elayani perm intaan secara online untuk berlangganan pem bayaran pajak secara otom atis
• Pem berian PIN (Personal Identification Num ber) sebagai password untuk otentifikasi pem bayaran online. P IN ini telah diberikan kepada sekitar 4-5 juta pem bayar pajak. S etiap perm ohonan P IN akan dilakukan verifikasi terlebih dahulu.
T ujuan kedua , bagaim ana m enggunakan teknologi yang sesuai untuk
m engubah cara berbisnis secara internal, dan dengan supplier. S ecara detil, tujuan tersebut dibagi m enjadi beberapa target pelaksanaan:
• M enyediakan berbagai form ulir internal, panduan, dan publikasi secara online. S taf D inas P ajak bisa m elihat berbagai inform asi dan panduan secara online sehingga m eningkatkan kualitas dan kem am puan kerja m ereka.
• Penyediaan intranet yang disesuaikan dengan kebutuhan m asing -m asing pekerja. P ersonalisasi dilakukan sesuai dengan -m inat dan keahlian yang dim iliki.
• Pelaksanaan proses adm inistrasi secara internal dilakukan online, term asuk dengan supplier.
• Sistem aplikasi yang m em ungkinkan inform asi, saran, dan um pan balik dari pem bayar pajak diterim a langsung oleh staf yang bersangkutan sesuai bidangnya. H al ini untuk m em percepat w aktu respons yang diberikan dalam rangka pelayanan kepada konsum en. B eberapa inisiatif yang sudah dijalankan untuk m encapai target -target tersebut adalah:
• M enyediakan akses intranet untuk seluruh form ulir, panduan dan inform asi internal. S em ua staf m em punyai a kses inform asi yang sam a dan m em adai.
• M em bangun sistem aplikasi di m ana proses kerja internal bisa dilakukan secara elektronis. D engan proses kerja yang bisa dilakukan secara elektronis, akan m em percepat proses kerja dan m eningkatkan kualitas pelayanan.
• Partisipasi dalam pengem bangan sistem di California secara keseluruhan. K arena inisiatif e-G overnm ent akan terkait dengan berbagai departem en dan biro pem erintahan yang lain, penyam aan platform , standar dan teknologi m utlak diperlukan.
• M em bangun database kepegawaian yang bisa diintegrasikan ke dalam sistem kepegaw aian secara nasional.
• M engem bangkan sistem pelatihan, perijinan, dan pendanaan secara online.
S TR A TE G I M E N U JU K E S U K S E S A N IM P LE M E N TA S I
K arena penerapan egovernm ent m em butuhkan dukungan dari berbagai pihak, pelaksanaannya m em erlukan strategi yang terkelola dengan baik. S ecara internal, e-G overnm ent perlu didukung oleh infrastruktur dan sum ber daya yang kuat, dan secara eksternal, perlu partisipasi dari m asyarakat secara penuh. B eberapa strategi yang d iterapkan D inas P erpajakan C alifornia (FTB ) dalam m elaksanakan e -G overnm ent adalah sebagai berikut:
P ertam a, m em bangun kepercayaan publik yang dilakukan dengan beberapa
hal:
• Privacy dari pem bayar pajak dijaga secara ketat. Penggunaan inform asi yang berhu bungan dengan m ereka diatur dalam aturan yang pasti. P enyalahgunaan terhadap privacy akan m endapatkan hukum an yang berat.
• Aspek kedua yang erat hubungannya adalah m asalah keam anan data. Tidak bisa dipungkiri, keam anan data m enjadi isu yang paling sensitif dalam hal ini. D alam hal keam anan data, dibuat berbagai aplikasi berlapis agar tidak terjadi kebocoran.
• Prinsip otentifikasi dengan m em berikan password dan Personal Identification N um ber (P IN ) sebagai alat transaksi.
K edua, m em perluas kerjasam a dengan berbagai pihak, di antaranya:
• Kerjasam a dengan pihak-pihak swasta, terutam a yang berhubungan dengan teknologi inform asi.
• Kerjasam a dengan berbagai departem en dan organisasi pem erintah untuk m enjam in bahw a standar yang m ereka bangun bisa saling terintegrasi antara satu dengan yang lain.
• Kerjasam a pem bangunan sistem inform asi secara nasional. Hal ini terkait dengan program e-G overnm ent secara nasional.
K etiga , penerapan e-G overnm ent harus terpusat pada kepentingan pelanggan.
P elanggan dalam hal ini adalah pem ba yar pajak – baik individu m aupun organisasi- dan berbagai organisasi yang bergerak dalam bidang konsultasi perpajakan. D ua hal yang dilakukan adalah:
• Pem berian layanan pelanggan yang disesuaikan dengan m anfaat dan dalam upaya m em berikan kem udahan bagi pelanggan.
• Karena struktur di m asyarakat m asih terdapat kalangan yang belum m em punyai akses terhadap internet, bersam a -sam a dengan berbagai organisasi pem erintah dan sw asta m elakukan berbagai usaha untuk m engatasi kesenjangan digital. U saha -usaha itu terutam a dalam bidang pendidikan dan pem bangunan infrastruktur. K arena bagaim anapun, tanpa akses internet yang m em adai, akan sulit m engharapkan e -G overnm ent bisa dinikm ati oleh seluruh kalangan.
K eem pat, m em bangun kapasistas organisasi agar bisa m enyesuaikan dengan
perkem bangan. A da dua point penting dalam hal ini.
• Penyediaan infrastruktur yang m em adai, dalam hal ini infrastruktur telekom unikasi, hukum , dan juga sistem aplikasi. A danya infrastruktur yang kuat akan m enjadi dasar untuk m em udahkan proses im plem entasi lebih lanjut.
• Peningkatan kualitas sum ber daya staf dengan m engadakan berbagai pelatihan dan peningkatan kem am puan m ereka. S taf yang terlatih sam a pentingnya dengan sistem aplikasi itu sendiri. P elayanan yang berkualitas akan datang dari sistem aplikasi yang baik yang ditunjang oleh staf yang terlatih.
A R S IT E K T U R S IS T E M IN FO R M A S I Y A N G D IG U N A KA N
D alam pem bangunan sistem inform asi untuk e -G overnm ent, beberapa hal perlu diperhatikan:
• M asalah platform yang bisa dioperasikan pada berbagai aplikasi. S tandar um u m sem ua aplikasi akan berbasiskan w eb, dan sem ua aplikasi dari seluruh departem en dan bagian akan dijalankan di sana. K arena itu perlu dipastikan bahw a sem ua aplikasi ini bisa dijalankan dan terkait antara satu dengan yang lain.
• Keam anan data m enggunakan firewall pada berbagai aplikasi dan juga enkripsi S S L (secure socket layer) 128 bit yang saat ini sudah terbukti cukup baik untuk m enjaga keam anan data.
• Standar aplikasi perlu ditetapkan pada level nasional agar interaksi dan pertukaran data bisa berjalan d engan baik.
• Penggunaan sistem pem bayaran online yang beragam, bisa melalui kartu kredit, ataupun transfer bank, bisa juga m elalui debit otom atis. • Kebutuhan teknologi yang diperlukan. Ada beberapa level di dalam
perencanaan proyek e -G overnm ent yang m em butuhkan teknologi yang berbeda-beda pada setiap levelnya:
- Level 1: kem am puan untuk publikasi secara online. Lebih banyak hanya sekedar m em berikan inform asi.
- Level 2: adanya interaksi dari pelanggan, dengan m enam bahkan berbagai fasilitas yang m em ungkinkan pelanggan m enghubungi dan berkom unikasi secara online.
- Level 3: fasilitas transaksi dari pelanggan di m ana m ereka sudah bisa m elakukan berbagai proses transaksi pem bayaran secara online.
- Level 4: integrasi penuh secara online, dengan m elibatkan seluruh proses kerja internal dan penyediaan seluruh layanan secara online. • Terakhir adalah karena e -Governm ent akan dilaksanakan secara
nasional, perlu m elakukan kordinasi dengan berbagai departem en dan biro pem erintahan lain agar aplikasinya bisa terhubung dan terintegrasi secara baik.