S ejak tahun 1990 -an D ew an K ota W ina telah m engidentifikasi pentingnya sistem inform asi dalam proses pem erintahan. S etelah m elalui berbagai perjalanan dan diskusi panjang, dibangunlah rencana strategis m odernisasi proses adm inistrasi publik di W ina pada tahun 2001. R encana strategis ini m enyangkut pem bangunan sistem inform asi dan adm inistrasi publik di W ina yang dikem bangkan untuk m em perbaiki layanan m asyarakat. S ebanyak 39 proyek tercakup dalam rencan a pem bangunan hingga tahun 2004.
P rinsip dasar dari pengem bangan sistem inform asi dan adm inistrasi publik di W ina adalah:
• B agaim ana pem erintah m enciptakan kepuasan pelanggan dan m asyarakat yang lebih tinggi terhadap layanan yang selam a ini ada m elalui eG overnm ent.
• S istem adm inistrasi publik harus m am pu m engem bangkan budaya kerja dan budaya pem erintahan yang lebih produktif dan bertanggung jaw ab.
• P engelolaan keuangan secara m odern sebagaim ana dilakukan oleh
perusahaan untuk m em pertinggi akuntabilitas dan
pertanggungjaw aban publik.
• M em bangun kinerja dan produktifitas yang tinggi pada sem ua departem en dan pegaw ai pem erintahan
• P enggunaan teknologi inform asi harus m am pu m enjadikan proses bisnis lebih efisien.
• P engadaan barang secara m odern dengan eP rocurem ent untuk m enjam in transparansi dan keadilan.
T U JU A N E G O V E R N M E N T
eG overnm ent m em punyai arti bahw a seluruh proses yang dikerjakan pem erintah dalam pengam bilan berbagai kebijakan dan dalam m em berikan pelayanan kepada m asyarakat dilakukan dengan penggunaan teknologi inform asi yang intensif. D i W ina, inisiatif eG overnm ent m em punyai beberapa arah dan tujuan strategis, yaitu:
• D engan eG overnm ent pem erintah ingin m em berikan penaw aran yang luas m engenai berbagai inform asi penting yang dibutuhkan m asyarakat dan juga pilihan akses terhadap layanan pem erintah. M asyarakat bisa m endapatkan layanan pem erintah secara interaktif dan online sesuai dengan kebutuhan kehidupan m ereka.
• M engem bangkan transparansi yang lebih luas dalam proses pelayanan publik. K arena m asyarakat bisa m endapatkan inform asi tentang berbagai program dan kegiatan pem erintah, m asyarakat bisa m elakukan kontrol dan pertanggung jaw aban lebih besar terhadap apa yang dilakukan pem erintah.
• D ukungan dan partisipasi m asyarakat yang lebih luas dalam proses pengam bilan keputusan. eG overnm ent m engharuskan pem erintah m em berikan akses yang lebih luas kepada m asyarakat dalam proses pengam bilan keputusan dan kebijakan yang akan diam bil. P artisipasi
yang luas akan lebih m enjam in keputusan yang diam bil m em enuhi aspirasi m asyarakat m enuju proses pem erintahan yang lebih transparan dan dem okratis
• M enggantikan peran penyediaan layanan kepada m asyarakat, di m ana m ereka bisa m endapatkan layanan langsung m elalui internet. S elam a ini m asyarakat m endapatkan inform asi dan layanan dengan m endatangi langsung kantor-kantor pem erintahan. Lew at eG overnm ent m asyarakat m em punyai pilihan akses yang lebih banyak.
P elaksanaan eG overnm ent tentu saja akan m engubah peran dari staf dan pegaw ai pem erintahan di W ina. D alam pelayanan tradisional staf dan pegaw ai pem erintahan akan banyak berurusan dengan penanganan m asyarakat secara langsung, dokum entasi dan aspek adm inistratif. M elalui eG overnm ent, kontak m asyarakat secara langsung berkurang karena m asyarakat bisa m endapatkan layanan secara online. U rusan adm inistratifpun bisa dikurangi dengan proses otom asi sistem .
P eran staf dan pegaw ai pem erintah dengan akan dialihkan m enjadi custom er service yang siap m elayani berbagai pertanyaan m elalui telepon dan em ail m engenai cara m enggunakan portal dan m endapatkan layanan pem erintah. M ereka juga bertanggung jaw ab m engelola portal dengan m em berikan berbagai inform asi yang diperlukan. S em entara staf lain diarahkan untuk m engem bangkan pem ikiran strategis dan m em bangun kerjasam a yang lebih intens antara pem erintah, m asyarakat dan kalangan bisnis.
B E B E R A P A C O N TO H A P LIK A S I E G O V E R N M E N T
P em erintah kota W ina m em bangun portal resm i kota W ina yang beralam at di
w w w .w ien.at. P ortal ini m erupakan salah satu yang tersukses di A ustria dengan
20.000 pageview s dan 13 juta hits per bulan. P ortal ini juga m em punyai layanan new sletter w ien.at.rk. P ihak D epartem en inform asi dan kom unikasi yang m engelola portal ini. W alaupun dem ikian, karena isi portal ini berasal dari berbagai departem en, update inform asi sangat tergantung dari keaktifan tiap-tiap departem en, karena isinya diserahkan kepada m ereka. D epartem en inform asi dan kom unikasi hanya m em berikan arahan dan konsultasi tentang apa yang perlu m ereka tam pilkan.
Target pengunjung dari portal ini adal ah m asyarakat dan kalangan bisnis di kota W ina. S elain itu, juga ditujukan bagi kalangan turis dan m asyarakat internasional yang ingin m endapatkan inform asi lebih jauh tentang W ina. S ecara um um inform asi tentang W ina m endapatkan porsi sangat besar di halam an depan. D engan target m arket yang berbeda itulah, portal ini disajikan dalam 2 bahasa: Inggris dan Jerm an. P enggunaan bahasa Inggris diperuntukkan terutam a bagi pengunjung internasional.
S um ber: A ustrian G overnm ent, 2001
P engunjung bisa m em ulai m en jelajah portal ini sesuai dengan inform asi yang ingin didapatkan. Terdapat m enu yang sangat lengkap m ulai dari inform asi bisnis, adm inistrasi kota, kebudayaan, pendidikan, politik, ekonom i, w isata, dan berbagai inform asi lain. B ahkan untuk m em berikan gam baran yang lebih jelas tentang W ina, disediakan berbagai foto-foto dan gam bar-gam bar sudut kota W ina yang m em udahkan kalangan w isataw an m anca negara dalam m enentukan tujuan w isatanya.
D ari portal inilah, m asyarakat W ina bisa m endapatkan layanan yang dibutuhk an secara langsung, m ulai dari proses perijinan hingga pem belian tiket. D i antara beberapa layanan adalah:
• P em rosesan perijinan untuk m endirikan perusahaan ataupun m elakukan perdagangan bisa dilakukan secara online. Form ulir dan persyaratan bisa dilam pirkan di sana dan pem bayaranpun bisa dilakukan secara online. P em rosesan yang cepat ini m em ungkinkan tum buhnya berbagai unit usaha secara signifikan.
• P roses pengurusan sertifikat tanah baik untuk m asyarakat dalam m aupun luar W ina juga bisa dilakukan secara online. S em ua aplikasi dan pem rosesan dokum en dilakukan secara online. P ada saat pem rosesan, orang bisa m elihat status aplikasinya apakah diterim a atau tidak. S elesai aplikasi diterim a orang tersebut akan m endapatkan notifikasi secara online.
B anyak sekali ap likasi lain yang bisa dilakukan secara online. D engan dem ikian, eG overnm ent akan m em berikan kem udahan bagi m asyarakat dalam m endapatkan layanan pem erintah sekaligus m em percepat proses bisnis dan produktifitas dari sisi pem erintahan.