WWF Indonesia. Distinct Job Manual

(1)

Pa ra rd hy a Mitr a Ka rti In tegr at ed an d Com pr eh ens iv e H uman R es ou rc e Man age ment C ons ult an t

WWF Indonesia

Distinct Job Manual

Master Doc.

: [Enter Master Document Number]

Job Name

: Grant Officer

Job Code

:

Job Class

:

Job Family

:

Job Region

:

Superior

: Grant and Contract Manager

Subordinate(s) :

(2)

Job Description

Job Mission

• Terlibat langsung dalam pembuatan budget proposal ke donor. Membuat laporan keuangan project baik yang diperlukan oleh donor maupun Project.

• Mereview dan menganalisa serta monitoring penggunaan dana project.

• Menganalisa dan memberikan rekomendasi transfer dana ke project . • Turut aktif dalam penyusunan Budget National

• Turut aktif dalam pemenuhan data Internal & External audit. • Turut aktif dalam peningkatan kapasitas Field Finance Officer. • Menyiapkan invoice fund request ke donor

• Memberikan response langsung ke donor jika ada pertanyaan atau permintaan dari donor. • Menyediakan analisa ad-hoc dan routine basis:

• Accrual • Staffing

• Proposed adjustment • FFTS portfolio

• TPR reports (bagian dari technical program report berkaitan dengan sejumlah besar project FFTS, melengkapi data Financial dan narative)

• Review on P3M2 – financial part • Review on AWP – financial part

• Menyiapkan tool utk mapping financial data dengan activity report

(3)

Pa ra rd hy a Mitr a Ka rti In tegr at ed an d Com pr eh ens iv e H uman R es ou rc e Man age ment C ons ult an t Job Illustration

WWF Indonesia merupakan Lembaga Konservasi dan memiliki banyak kantor proyek yang tersebar di seluruh nusantara dalam rangka usaha-usaha konservasi yang dibiayai Donatur dari dalam maupun luar negeri baik itu NGO, Private Company, WWF Family, individual, Foundation, maupun direct marketing. Dana yang dikelola dalam usaha konservasi tersebut tentu saja tidak sedikit dan membutuhkan staf yang mempunyai kapasitas dan memenuhi syarat agar bisa dipertanggungjawabkan secara akuntabilitas maupun moral.

Bentuk dari usaha monitoring serta misi untuk mejadikan WWF sebagai Organisasi yang terpercaya baik secara Akuntabilitas dan Moral adalah memberikan Laporan Keuangan kepada pihak lain (donor, internal manajemen, dan siapapun yang membutuhkan) secara regular, tepat waktu, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Proses akuntansi yang dilakukan pada departemen keuangan menghasilkan Laporan Keuangan, yang jenisnya sangat beragam yaitu: Laporan Keuangan Nasional, Laporan Project Fund Balance, Laporan arus kas, Laporan donor dan sebagainya dimulai dari Laporan Bulanan Proyek. Grant Officer, setiap bulannya bertanggung jawab membuat laporan keuangan beberapa project yang menjadi tanggung jawabnya, melakukan analisa dan monitoring cashflow proyek, FTR serta Menghasilkan laporan Donor sesuai dgn periode laporan yang ditentukan.

Kerja sama dengan seluruh staff baik keuangan proyek, Finance Jakarta,lembaga mitra maupun staf non keuangan juga selalu ditingkatkan demi kemajuan WWF Indonesia. Termasuk menjaga hubungan baik dengan pihak external, yaitu Auditor dan donor.

Tentu saja, tidak semua Fied Finance Officer kantor WWF di Indonesia dan tim FA Jakarta, memberikan hasil laporan yang Acceptable dan sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting Policy) serta Kebijakan Keuangan WWF Indonesia. Sehingga Grant Officer harus memberikan input dan meminta klarifikasi apabila dari laporan proyek tersebut ditemukan transaksi yang tidak sesuai dengan apa yang telah dibudgetkan. Termasuk melakukan internal audit dan melakukan perjalanan dinas ke kantor proyek. Klarifikasi ini juga diminta untuk membantu penyelesaian dan proses audit baik proyek maupun nasional yang dlakukan oleh auditor external.

Dalam rangka peningkatan kapasitas Field Finance Officer, Grant Officer bersama dengan Tim Accounting turut aktif dalam training maupun penyusunan module-module pelatihan yang diperlukan dalam rangka peningkatan kapasitas tersebut.

Job Dimension Main:

a. Langsung: Tim Grant Section (Grant & Contract Manager, Senior Finance Manager, Grant Officer, Grant Assistant)

b. Tidak langsung: Tim Accounting Section & Internal Control, project coordinator, Field Finance Officer dan and finance staff.

c. Jumlah Project yang dikelola : +/- 70 Project active, serta memonitor sekitar +/- 30 project closed yang tetap harus di monitor pembebanan biayanya.

(4)

Area Kerja: beberapa kantor Project–project Forest, Aceh & Papua.

Main Responsibility Key Performance Indicator

Menganalisa dan memonitor implementasi budget

Project. -Minimalisasi terjadinya under dan over spend. -Termonitor dengan baik income dari donor sesuai budget dan kontrak.

Menganalisa Project fund balance project-project yang menjadi tanggung jawabnya dan memberi rekomendasi dana yang ditransfer ke proyek dan revisi budget project-project yang menjadi tanggung jawabnya.

-Rekomendasi transfer dana ke project dengan analisa yang baik dan benar serta sesuai dengan schedule.

-Monitoring dan analisa Project fund balance dengan baik

Menghasilkan laporan keuangan project-project yang menjadi tanggung jawabnya.

-Laporan keuangan yang baik dan benar dikirim ke project dan donor sesuai dengan schedule yang telah disepakati.

Update income dari donor untuk project-project yang menjadi tanggung jawabnya.

-Membuat subledger penerimaan income dari donor

-Mengupdate setiap penerimaan income dari donor

Review dan memberi masukan ke Grant & Contract Manager dalam pembuatan budget proposal Project .

-Budget proposal sesuai dengan regulasi WWF dan work-plan

Turut aktif dalam penyusunan budget National. -Tersusun dengan baik dan tepat waktu budget National WWF Indonesia. - Rekonsiliasi Budget per TDP

Melakukan filing dan updating project document termasuk schedule laporan

-Adanya laporan project listing yang ter-update secara regular.

Turut aktif dalam pemenuhan kebutuhan data Internal & External Audit

-Terpenuhinya data-data yang baik dan benar yang diperlukan oleh Internal & External Auditor

Turut aktif dalam peningkatan kapasitas dan kemampuan Field Finance Officer.

-Sudah terimplementasi dengan baik SOP Grant & Accounting di Project2 yang menjadi tanggung jawabnya

Main Authority

Mempunyai kewenangan untuk membuat early warning kepada Project berkaitan dengan Over maupun under spend

Memberikan masukan untuk menolak transaksi tidak sesuai Budget dan kebijakan WWF Indonesia Mempunyai kewenangan untuk meminta justifikasi atas ketidakwajaran transaksi

Mempunyai kewenangan atas rekomendasi atas koreksi dari transaksi proyek

Mempunyai kewenangan untuk meminta data supporting lain yang dibutuhkan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur yang berlaku

(5)

Mempunyai kewenangan untuk merekomendasikan penyesuaian posisi Trial Balance maupun GL Listing apabila ditemukan transaksi yang tidak sesuai dengan GAAP dan prosedur WWF Indonesia

Mempunyai kewenangan atas meminta kelanjutan/Follow up dari proyek untuk membuat koreksi atas kesalahan pembuatan laporan

Job Environment

• Bekerja dengan banyak pihak eksternal: konsolidasi dan komunikasi

• Bekerja dengan peralatan yang memadai, misalnya; computer 30 jam/minggu • Bekerja diruangan yang tidak terlalu bising dan bebas polusi namun cukup padat • Peralatan komunikasi yang memadai.

• Kunjungan kedaerah rata-rata 1 X per triwulan.

Inborn Relationship Within Job

Internal :

• HR sifatnya informatif , konsultatif dan koordinatif • GS sifatnya informatif, konsultatif dan koordinatif • IT sifatnya konsultatif dan koordinatif

• Field Finance Officer sifatnya informatif, konsultatif dan koordinatif

• Project Coordinator & Project Executant sifatnya informatif, konsultatif dan koordinatif • Grant Section sifatnya informatif , konsultatif dan koordinatif

• Monev Dept sifatnya informatif dan koordinatif.

• Marketing & Fundrising informatif, koordinatif dan konsultatif. Eksternal :

• Donor bersifat informatif

• Eksternal auditor sifatnya informatif , konsultatif • Vendor , other NGO sifatnya informatif • LSM Lain informatif

Job Requirement

Job Pre-requisite

Hal-hal yang harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan

(6)

Pa ra rd hy a Mitr a Ka rti In tegr at ed an d Com pr eh ens iv e H uman R es ou rc e Man age ment C ons ult an t Competency Requirement

Kompetensi minimum yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan.

Threshold competencies

• Accounting & Financial Management System • Tax Knowledge

• Ability to Monitor and controlling

• Speaks English fluently both oral and written Differentiating Competencies

• Teamwork • Analytical thinking • Communication • Detail

Competence Propensity Gauge

Hal-hal yang dijadikan ukuran bahwa sesorang memiliki kompetensi yang harus dipenuhi

Education Background:

• Undergraduate qualification, preferably with formal qualifications in accounting Experience:

• 5 years experience in accounting and accounting system in a private company or an NGO + S1 degree in Accounting.

• of computer accounting systems (in particular, AccPac 2000). Experience of handling a small to medium-sized department with complex financial reporting and administrative requirements.

(7)

Job Structure Diagram

Posisi jabatan dalam organisasi. Diagram harus digambar sedetil mungkin.

OPERATION DIRECTOR SENIOR FINANCE MANAGER ACCT. COORD

GRANT & CONT MANAGER

TREASURY

Acct. staff Acct. Officer

Acct. Assistant

Grant Officer Grant Officer Grant Officer

Grant. Assistant N I. COORD