Distinct Job Manual. WWF-Indonesia

(1)

Pa ra rd hy a M itr a Ka rti In te gr at ed a nd C om pr eh en si ve H um an R es ou rc e M an ag em en t C on su lta nt

WWF-Indonesia

Distinct Job Manual

Master Doc.

:

Job Name

: Personal Assistant

Job Code

:

Job Class

:

Job Family

: CEO Office

Job Region

: National

Superior

: CEO

(2)

Job Description

Job Mission

Pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi.

Mengelola administrasi Kantor CEO guna menunjang kelancaran tugas dan tanggung jawab kerja CEO WWF - Indonesia.

Mengupayakan peningkatan citra WWF-Indonesia melalui kantor CEO dalam melayani berbagai kepentingan stakeholders dan masyarakat umumnya.

Job Illustration

Terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya

Personal Assistant secara fungsional merupakan Unit Kerja Kantor CEO dan bekerja dengan pengarahan langsung dan pengawasan CEO.

Pemangku Jabatan :

mengelola agenda pertemuan CEO dengan pihak internal dan eksternal menyiapkan surat menyurat yang diperlukan oleh CEO

memastikan bahwa semua korespondensi dikelola dengan tepat dan efisien.

berkoordinasi dengan Departemen GS, menyiapkan segala sesuatu untuk keperluan perjalanan dinas seperti: tiket, akomodasi, transportasi lokal, visa dan semua hal yang terkait dengan perjalanan dinas CEO

memfasilitasi penyelesaian travel authorization (ijin perjalanan) yang perlu ditanda tangani CEO memantau jadwal dan keberadaan para direktur/senior manager untuk memudahkan komunikasi

mengelola arsip surat menyurat CEO

berkoordinasi secara intensif dengan bagian-bagian lain yang ada dalam organisasi WWF-ID baik yang ada di kantor Jakarta, lapangan maupun yang ada di jaringan international WWF. Atas perngarahan CEO, melakukan kontak dengan stakeholders yang terkait dengan kegiatan WWF Indonesia.

Melaksanakan tugasnya secara terkordinasi dan bekerjasama dengan Program Officer dan Executive Officer.

(3)

Pa ra rd hy a M itr a Ka rti In te gr at ed a nd C om pr eh en si ve H um an R es ou rc e M an ag em en t C on su lta nt Job Dimension

Besaran-besaran penting yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi bobot tanggung jawab utama pemangku jabatan

Lokasi Kerja/Cakupan wilayah : Jakarta – Nasional

Main Responsibility Key Performance Indicator

Ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan

melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi Indikator-indikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan

1. Memastikan kegiatan-kegiatan CEO berjalan dengan tepat waktu dan tersedianya perangkat penunjang kegiatan tersebut

1. Kegiatan teragenda dan diinformasikan kepada CEO secara akurat

2. Seluruh data dan dokumen penunjang kegiatan tersedia tepat waktu

2. Memastikan pelaksanaan dan penerapan sistem administrasi yang mendukung program kerja CEO

1. Seluruh dokumen terkait seluruh kegiatan CEO termasuk surat menyurat, terarsip dengan efisien dan efktif

3. Memastikan laporan yang dibutuhkan oleh CEO diterima dari Tim Direktur

1. Laporan tersedia tepat waktu

4. Mengelola komunikasi CEO dengan internal dan eksternal berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab CEO

1. Terjalinnya komunikasi yang konstruktif baik dengan internal maupun eksternal 2. Tergendanya jadwal kegiatan CEO 5. Melayani penerimaan tamu dinas kantor CEO

dan menyiapkan dokumen terkait dengan pertemuan tersebut

1. Pelayanan tamu dilakukan dengan efisien dan professional.

6. Menyiapkan Minutes of the meeting/notulen rapat CEO bersama Tim Direktur atau rapat internal lain sesuai arahan CEO

1. Draft Minutes/Notulen rapat tersedia sesuai format yang diperluka, secepatnya.

Main Authority

(4)

5. Akses kedalam dokumen administrasi CEO

6. Akses kedalam email dan korespondensi CEO atas arahan dan izin yang diberikan CEO

Job Environment

Uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan

Bekerja dalam ruangan berpendingin dengan tingkat kebisingan minimum Bekerja di depan computer rata-rata 8 jam per hari

Inborn Relationship Within Job

Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya

Internal :

Seluruh Direktur WWF-Indonesia PA Direktur Operasi WWF-Indonesia PA CEO/ Direktur di WWF Network Project Admin Jakarta

Program Leader/Officer Eksternal :

Mitra Kerja WWF-Indonesia (Pemerintahan, AidAgencies, Donor Agency, Embassy, NGO, dll) WWF Network

Job Requirement

Job Pre-requisite

Hal-hal yang harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan

Memiliki pengetahuan mengenai administrasi dan kesekretariatan

Memiliki kemampuan komunikasi/inter personal skill yang mamadai untuk tugasnya Memiliki pengetahuan dasar mengenai isu-isu lingkungan

(5)

Pa ra rd hy a M itr a Ka rti In te gr at ed a nd C om pr eh en si ve H um an R es ou rc e M an ag em en t C on su lta nt Competency Requirement

Kompetensi minimum yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan.

Threshold Competency

Manajemen Administrasi atau kesekretariatan Bahasa Inggris Komputer Komunikasi Differentiating Competency Teamwork Interpersonal Relationship Inisiatif dan Kreativitas

Competence Propensity Gauge

Hal-hal yang dijadikan ukuran bahwa sesorang memiliki kompetensi yang harus dipenuhi

Latar Belakang Pendidikan:

S1 (semua jurusan) atau Akademi Sekretaris Pengalaman Kerja :

Minimal mempunyai pengalaman kerja 5 tahun sebagai sekretaris pada level senior atau eksekutif

Mampu bekerja efektif dengan dalam tekanan beban kerja yang padat dan tenggat waktu yang singkat

Mempunyai sertifikat pelatihan yang berkaitan dengan: Bahasa Inggris Aktif

(6)

Job Structure Diagram

Posisi jabatan dalam organisasi. Diagram harus digambar sedetil mungkin.

HR Manager CEO Personal Assistant Internal Audit Manager Executive officer

Communication, Campaign & Outreach Manager Internal Audit Coordinator Internal Audit Officer HR ops coordinator C&B officer

Learning & Dev. coordinator Personnel admin & contract database assistant Recruitment officer Organization Dev. officer Recruitment assistant Benefit Assistant People development officer

(7)