Makalah Sistem Pengendalian Manajemen (1)

(1)

Makalah Sistem Pengendalian Manajemen

BAB I

PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang

Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari

pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu menerjemahkan antara lain :

• Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara efsien, efektif, dan produktif.

• Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.

• Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi. Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan

organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi

mempunyai komponen sama, yaitu : • W = Work (Pekerjaan)

• E = Employe (Tenaga Kerja) • R = Relationship (Hubungan) • E = Environment (Lingkungan)

Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan “teoritis-praktis.” Karena itu, dalam system pengendalian manajemen akan lebih mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa

membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam kehidupan organisasi perusahaan.

1.2 Tujuan

Mempelajari fungsi manajemen yang merupakan kebutuhan hidup manusia dan organisasi.

Mempelajari fungsi manajemen yang harus didukung dengan sarana dan prasarana.

Mempelajari pelaksanaan manajemen yang tercermin pada pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen.

Mempelajari pelaksanaan manajemen yang membutuhkan gaya

(2)

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Manajemen, Sistem, dan Pengendalian

Manajemen bukan lagi merupakan hal baru atau hal asing bagi kita lagi. Manajemen sudah dikenal dan sudah ada sejak dulu kala. Manajemen, adalah suatu proses / kegiatan / usaha pencapaian tujuan tertentu melalui

kerjasama dengan orang – orang lain.

Tujuan utama atau pokok dalam mempelajari manajemen, ialah guna memperoleh suatu cara, teknik, metode, yang sebaik – baiknya dilakukan, agar supaya dengan sumber – sumber yang sangat terbatas (seperti modal, tenaga, tanah, dan lain sebagainya) dapatlah diperoleh hasil yang sebesar – besarnya.

Adapun fungsi – fungsi manajemen, adalah POAC (Planing / Perencanaan, Organizing / Pengorganisasian, Actuating / Penggerakkan, dan Controlling / Pengendalian / Pengawasan).

Untuk memenuhi tuntutan efsiensi dan efektivitas kerja dari setiap bidang / jenis pekerjaan, diperlukan adanya suatu sistem kerja yang up to date, tepat, dan sesuai dengan situasi dan kondisi tempat. Dalam praktek sering

dicampur adukan penggunaan istilah sistem. Sistem, adalah suatu rangkaian daripada tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola teratur dalam rangka melaksanakan sutau bidang pekerjaan. Pengendalian, adalah suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan, agar apa yang direncanakan berjalan sesuai rencana. Pengendalian dilakukan untuk mengawasi sampai dimana usaha – usaha dijalankan. Apakah sudah sesuai dengan program yang telah digariskan atau belum.

2.2 Sistem Pengendalian Manajemen

1. Edy Sukarno, menyatakan “Sistem pengendalian manajemen, adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman,

penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal.”

(3)

strategies.”

3. Sistem Pengendalian Manajemen, adalah suatu alat untuk

mengimplementasikan strategi yang berfungsi untuk memotivasi anggota – anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi.

4. Sistem Pengendalian Manajemen, adalah perolehan dan penggunaan informasi untuk membantu mengkoordinasikan proses pembuatan perencanaan dan pembuatan keputusan melalui organisasi dan utnuk memandu perilaku manajemen.

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu : Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya

(resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan

organisasi dapat berjalan lancar.

Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.

Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager

mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.

Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-pertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui

pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efsien.

Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya. Lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan – kebijakan yang dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.

Pengendalian manajemen, merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.

2.3 Konsep Dasar

Konsep dasar yang memberikan kerangka bagi perancangan dan penerapan sistem pengendalian manajemen meliputi:

1. Komponen operasi atau kegiatan yang terpasang secara terus menerus (A continuous built-in component of operations);

Pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan aktivitas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus menerus. Pengendalian manajemen bukanlah suatu sistem terpisah dalam suatu organisasi, melainkan harus dianggap sebagai bagian integral dari setiap sistem yang dipakai manajemen untuk mengatur dan mengarahkan kegiatannya.

(4)

terpasang dalam organisasi sebagai bagian dari sarana prasarana organisasi guna membantu manajemen menjalankan organisasi dan mencapai

tujuannya. Dengan demikian, perkembangan pengetahuan dan teknologi yang menghasilkan timbulnya gagasan baru berupa penerapan mekanisme/ metode/cara kerja baru menuntut adanya pemodifkasian sistem

pengendaliannya yang berjalan secara terus – menerus.

Contoh: adanya media akses nasabah perbankan melalui internet banking system menuntut pemodifkasian pengamanan dalam sistem pengendalian manajemen perbankan sehingga para nasabah diharapkan tidak mengalami kerugian akibat tindakan pihak-pihak

yang tidak bertanggung jawab.

2. Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia;

Dalam kenyataan sering dijumpai bahwa suatu organisasi memiliki pedoman (manual) sistem pengendalian manajemen yang baik, namun tidak

dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga pengendalian manajemen yang telah dirancang tersebut tidak memberikan kontribusi positif bagi organisasi. “A man behind the gun” adalah istilah yang cocok dengan faktor ini. Sistem pengendalian manajemen dapat berjalan efektif jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh oleh manusia. Tanggung jawab berjalannya sistem pengendalian manajemen sangat tergantung pada manajemen. Manajemen menetapkan tujuan, merancang dan melaksanakan mekanisme

pengendalian, memantau serta mengevaluasi pengendalian. Dengan demikian, seluruh pegawai dalam organisasi memegang peranan penting untuk mencapai dilaksanakannya sistem pengendalian manajemen secara efektif. Karakter dan motivasi manusia memegang peranan penting dalam membangun suatu sistem pengendalian manajemen yang efektif.

3. Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak; Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen didasarkan pada

pertimbangan biaya dan manfaat. Tidak peduli betapa baiknya perancangan dan pengoperasian suatu pengendalian manajemen dalam suatu organisasi, sistem itu tidak dapat memberikan jaminan keyakinan yang mutlak agar tujuan organisasi dapat tercapai. Faktor – faktor dari luar yang

mempengaruhi manajemen dapat mempengaruhi kemampuan organisasi dalam mencapai tujuannya. Kesalahan manusia, pertimbangan yang keliru, dan adanya kolusi adalah contoh faktor – faktor yang dapat menghalangi pencapaian tujuan organisasi sebagaimana yang diinginkan. Dengan demikian, pengendalian manajemen dapat memberikan keyakinan yang memadai, tidak mutlak dalam mencapai tujuan organisasi.

2.4 Jenis Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis: 1. Pengendalian pencegahan (preventive controls).

Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh

pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, review pengawas dan pengendalian ganda.

Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada

mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau

(5)

memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya.

2. Pengendalian deteksi (detective controls).

Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi

merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan:

Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan. Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif

dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi review dan pembandingan seperti, catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsilasi bank, konfrmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fsik persediaan, konfrmasi piutang/utang dan sebagainya.

3. Pengendalian koreksi (corrective controls).

Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang

teridentifkasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya, adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor. 4. Pengendalian pengarahan (directive controls).

Pengendalian pengarahan, adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku.

Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja.

5. Pengendalian kompensatif (compensating controls).

Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif.

2.5 Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap – tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :

a. Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

b. Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci,

(6)

tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran – anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

c. Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan – penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah

ditetapkan. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang.

d. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses

pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa : Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.

Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.

Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.

Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.

2.6 Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen 1. Kurang matangnya suatu pertimbangan.

Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh manajemen umumnya didasarkan pada pertimbangan – pertimbangan yang ada pada saat itu, antara lain informasi yang tersedia, keterbatasan waktu, dan beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan). Dalam kenyataannya, sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang diambil secara demikian memberikan hasil yang kurang efektif dibandingkan dengan apa yang diharapkan. Keterbatasan ini merupakan keterbatasan alamiah yang dihadapi oleh manajemen.

2. Kegagalan menterjemahkan perintah.

Pengendalian telah didisain dengan sebaik-baiknya, namun kegagalan dapat terjadi yang disebabkan adanya pegawai (staf) yang salah menterjemahkan perintah dari pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih diperparah apabila kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan. 3. Pengabaian manajemen.

Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika staf atau bahkan seorang pimpinan

mengabaikan pengendalian. Istilah “pengabaian manajemen” ditujukan pada tindakan manajemen yang mengaibaikan pengendalian dengan tujuan untuk kepentingan pribadi atau untuk meningkatkan penyajian kondisi laporan kegiatan dan kinerja organisasi yang bersangkutan.

(7)

Kolusi adalah salah satu ancaman dari pengendalian yang efektif. Pemisahan fungsi telah dilakukan namun jika manusianya melakukan suatu

persekongkolan untuk kepentingan pribadi atau kepentingan tertentu selain organisasi, maka pengendalian yang sebaik apapun tidak akan dapat

mendeteksi atau mencegah terjadinya suatu tindakan yang merugikan organisasi.

Sebagai contoh, konsultan pengawas atas suatu kegiatan pembangunan gedung kantor melakukan kolusi dengan pihak penyedia barang dan jasa yang melaksanakan pembangunan dengan cara memberikan peluang terjadinya penyimpangan dalam spesifkasi. Hal ini dapat terjadi apalagi pejabat pembuat komitmen kegiatan tersebut kurang aktif melakukan pengecekan.

Contoh lain, kolusi yang terjadi antara penyedia barang dan jasa dengan pihak penerima barang. Penyedia barang dan jasa menyerahkan barang yang dipesan dengan kualitas dan kuantitas yang berbeda tetapi dinyatakan

dalam faktur penagihan telah sesuai dengan yang dipesan. Di lain pihak, si penerima barang memproses penerimaan barang tersebut seolah-olah telah diterima sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang dipesan.

BAB III PENUPUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan diatas, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

• Pada dasarnya, sistem pengendalian manajemen ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan/organisasi yang “dianggap baik.”

• Sistem pengendalian manajemen, adalah usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.

• Manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain.

(8)

DAFTAR PUSTAKA

http://www.resumeakun.com/2009/01/biaya-relevan.html

http://ilmumanajemen.wordpress.com/2007/06/15/penetapan-harga-jual/ http://www.cahyopramono.com/2009/03/menentukan-harga-jual.html

Ray H. Garrison, managerial Accounting, Sixth Edition, Richard d. Irwin, Inc, 1991

Makalah Sistem Pengendalian Manajemen

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu menerjemahkan antara lain

1. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secaraefsien,efektif,danproduktif.

2. Kebijakandalammenentukantolokukurdiatas.

3. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi. Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih

mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen sama, yaitu :

1. W = Work (Pekerjaan) 2. E = Employe (Tenaga Kerja) 3. R = Relationship (Hubungan) 4. E = Environment (Lingkungan)

Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan

(9)

mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam kehidupan organisasi perusahaan.

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Apa pengertian Sistem ?

2. Apa pengertian Pengendalian ? 3. Apa pengertian Manajemen ?

4. Bagaimanakah sistem pengendalian Manajemen ? 5. Bagaimana contohnya ?

C. Tujuan

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui pengertian Sistem

2. Untuk mengetahui pengertian Pengendalian 3. Untuk mengetahui pengertian Manajemen

4. Untuk mengetahui sistem pengendalian Manajemen

(10)

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Sistem

Sistem, Sistem adalah suatu kegiatan yang telah ditentukan caranya dan biasanya dilakukan berulang-ulang. Dalam konteks SPM, menurut Suadi (1995) maka sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling

menunjang-saling berhubungan maupun yang tidak- yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan.

Suatu sistemyang digunakan oleh manajemen/pemilik perusahaan untuk

menjamin bahwaorganisasimelaksanakan strateginya secara efsien dan efektif dalam rangka mencapai tujuanyang telah ditetapkan dalam proses perencanaan stratejik

B. Pengertian Pengendalian

Pengendalian, Menurut Hansen dan Mowen (1995) pengendalian adalah proses penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja

sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja

sesungguhnya berbeda secara signifkan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.

C. Pengertian Manajemen

Manajemen, Manajemen adalah seni mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pengertian manajemen yang lain adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi, serta

pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan bekerja bersama. Pengendalian manajemen merupakan suatu istilah yang umum dan makin banyak digunakan dalam berbagai variasi kepentingan dan pengertian. Kadang-kadang digunakan untuk pemeriksaan rutin intern, misalnya pada penyusunan kembali pembukuan. Biasanya interprestasi yang lebih sempit ini ternyata merupakan salah satu kegiatan daripada struktur pengendalian manajemen yang luas itu.

(11)

Ada berbagai macam defnisi mengenai Sistem Pengendalian Manajemen. Berikut ini akan disajikan beberapa defnisi tersebut:

a. Menurut Arief Suadi, Ph.D.

Sistem Pengendalian Manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa anak sistem yang berkaitan, yaitu : pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efsien.

b. Menurut Anthony, Dearden dan Bedford

Sistem Pengendalian Manajemen adalah struktur dan proses yang sistematis serta terorganisir yang digunakan manajemen di dalam pengendalian

manajemennya.

c. Menurut Anthony dan Reece ( 1989:824 )

Sistem pengendalian manajemen adalahnfluence members of the organization to implement the organization. yang kurang lebih memiliki arti bahwa sistem

pengendalian manajemen memiliki fungsi pengendalian terhadap aktivitas-aktivitas dalam suatu organisasi yang diupayakan agar sesuai dengan strategi badan usaha untuk mencapai tujuannya.

Dari defnisi-defnisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengendalian manajemen adalah semua usaha perusahaan yang mencakup metode, prosedur dan strategi perusahaan yang mengacu pada efsiensi dan efektivitas operasional

perusahaan, agar dipatuhinya kebijakan manajemen serta tercapainya tujuan perusahaan.

Sedangkan Sistem pengendalian manajemen adalah struktur dan prosedur-prosedur yang saling berkaitan dan disusun dengan skema yang utuh dan menyeluruh, untuk membantu manajemen di dalam melakukan

pengendaliannya. Dengan kata lain, sistem pengendalian manajemen adalah sarana bagi pengendalian manajemen yang akan menunjang pelaksanaan pengendalian di dalam perusahaan.

Di atas telah disebutkan bahwa pengendalian manajemen adalah proses untuk mempengaruhi orang lain dalam perusahaan agar secara efektif dan efsien mencapai tujuan perusahaan. Penentuan tujuan perusahaan dan strategi untuk mencapainya dilakukan dalam suatu proses yang dinamakan Perencanaan Strategis. Perencanaan strategis adalah suatu proses untuk menentukan tujuan perusahaan, dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Oleh karena

perencanaan strategis tidak dapat lepas dari lingkungannya, maka perencanaan strategis dapat juga dikatakan sebagai reaksi perusahaan terhadap lingkungan. Lingkungan perusahaan adalah : karyawan, pemegang saham, pesaing,

(12)

Pada saat perusahaan didirikan, perencanaan baru dapat dilakukan setelah tujuan dan strategi pencapaian tersebut ditentukan. Sebaliknya, setelah perusahaan berjalan, realisasi yang efektif dan efsien namun tidak mencapai tujuan perusahaan dapat menimbulkan evaluasi terhadap program, strategi atau tujuan perusahaan, dan hal ini dapat terjadi berulang kali.

Selain memerlukan pengendalian manajemen, untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan pengendalian yang lain yaitu : pengendalian tugas”. Pengendalian tugas adalah : proses untuk menjamin bahwa sebuah pekerjaan dilakukan dengan cara yang efektif dan efsien. Efsiensi menunjukkan

perbandingan antara keluaran (output) dengan masukan (input) yang

favourable. Sedangkan efektivitas menunjukkan perbandingan antara keluarga dengan tujuan.

1. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

1. Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2. Penaksir (Selektor) uatu perangkat yang menentukan signifkansi dari peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut ffeedbackf) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.

4. Jaringan komunikasi (Komunikator) perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan selektor dan antara selektor dan effector.

Unsur-unsur ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja. Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informasi, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktivitas. Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan standar atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya

pembenaran. Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektor, sehingga

penyimpanan-penyimpanan diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. Begitulah proses pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan.

(13)

Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi.

Pengorganisasian dan penyusunan personalia.

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

Pengarahan, Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor,

kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.

Pengawasan, Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu,

pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

a. Perencanaan

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu,

perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang

rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan frasat (dugaan). Pokok pembahasan pada modul ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.

b. Proses Perencanaan

(14)

apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya

mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manejer untuk mengerti peranan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan. Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut:

a) Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. b) Merumuskan keadaan saat ini.

c) Mengidentifkasikan segala kemudahan dan hambatan.

d) Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

c. Alasan Perlunya Perencanaan

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha. Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:

1. Untuk mencapai “protective benefts” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

(15)

Beberapa manfaat perencanaan adalah:

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan- perubahan lingkungan.

2. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

3. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat. 4. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

5. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.

6. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami. 7. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

8. Menghemat waktu, usaha, dan dana.

Beberapa kelemahan perencanaan adalah:

1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.

4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.

5. Ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

d. Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Lain

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

(16)

Pengarahan (directing). Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.

Pengawasan (controlling). Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

e. Perbedaan Sistem Pengendalian Manajemen Dengan Formulasi Strategi Dan Pengendalian Tugas

Tampilan di bawah ini menunjukkan perbedaan antara pengendalian

manajemen, pengendalian tugas dan formulasi strategi dengan memberikan contoh masing-masing.

Menerbitkan utang baru Mengatur arus kas

Menerapkan kebijakan

(17)

akan terjadi jika prinsip pada suatu sistem digeneralisasikan pada sistem lainnya.

1. Perbedaan antara PM dan FS a. Kesistematisan

Pada dasarnya, FS tidaklah sistematis karena penilaian dan angka yang digunakan merupakan estimasi kasar. Selain itu, FS juga dipengaruhi oleh ancaman, kesempatan, dan gagasan baru yang waktunya tidak dapat

ditentukan. Sedangkan PM lebih sistematis dibandingkan FS karena mempunyai serangkaian aktivitas yang merupakan langkah-langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan sesuai dengan jadwal tetap dengan estimasi yang dapat diandalkan.

b. Partisipan

Biasanya, proses FS melibatkan hanya sedikit orang yaitu manajemen senior, staf pusat, dan penggagas. Sedangkan proses PM melibatkan lmanajer dan stafnya pada setiap tingkatan organisasi agar PM tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka.

2. Perbedaan antara PM dan PT a. Kesistematisan

Pada dasarnya, PT sangatlah sistematis karena proses yang dikendalikan sangatlah teknikal. Contohnya adalah mengkoordinasi pesanan yang masuk, memesan suatu material, dan menjadwalkan produksi. Dalam proses seperti ini, keterlibatan manusia sangatlah minim. Sedangkan, PM kurang

sistematis dibandingkan PT karena prosesnya melibatkan perilaku para manajer. Hal ini menunjukkan adanya keterlibatan manusia yang banyak dalam proses PM.

b. Fokus

Fokus PT terletak pada tugas-tugas spesisfk yang tidak memerlukan banyak pertimbangan untuk melaksanakannya. Sedangkan, fokus PM terletak

pada pembuatankeputusan yang memerlukan banyak pertimbangan untuk melaksanakannya.

Contoh Aktivitas Formulasi Strategi:

(18)

3. Keputusan untuk menambah penjualan langsung melalui pengiriman 4. Keputusan untuk mengubah rasio utang terhadap modal

5. Menerapkan kebijakan yang telah disepakati 6. Menyusun kebijakan spekulasi persediaan

7. Memutuskan lingkup dan arah riset dan pengembangan Contoh Aktivitas Pengendalian Manajemen:

1. Keputusan utnuk memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk 2. Keputusan untuk memperluas pabrik

3. Penentuan anggaran untuk iklan

4. Keputusan untuk menerbitkan utang baru

5. Keputusan untuk menerapkan rekrutmen minoritas 6. Keputusan tentang tingkat persediaan

7. Mengendalikan unit organisasi riset Contoh Aktivitas Pengendalian Tugas: 1. Mengkoordinasi pesanan yang masuk 2. Menjadwalkan produksi

3. Memesan iklan di media

4. Mengatur kas keluar dan masuk 5. Mengelola dokumen kepegawaian 6. Memesan ulang suatu material

7. Menjalankan proyek riset individual(Dapat dilihat bahwa contoh 1-6 dapat diotomatisasi menggunakan perangkat lunak enterprise resource planning)

E. Contoh Kasus a. Sejarah Perusahaan

(19)

Rendell Company memiliki tujuh divisi operasi : yang terkecil mempunyai angka penjualan per tahun sebesar $ 50 juta, sementara angka penjualan per tahun yang terbesar sebanyak $500 juta. Masing-masing divis bertanggung jawab kepada bagian pembuatan dan pemasaran di sektor produksinya masing-masing. Sejumlah bagian dan komponen di transfer di antara divisi, namun volume bisnis antar divisinya tidaklah besar.

Fred Bevin adalah seorang pengontrol pada Pengontrol Divisi dari Perusahaan Rendell. Pengontrol Divisi bertanggung jawab pada fnancial accounting internal, auditing, dan analysis of capital budgeting requests. Fred Bevins merasa tidak puas karena selama ini Pengontrol Divisinya hanya melaporkan pekerjaan kepada atasaannya yaitu General Manager Divisi. General Manager Divisi membicarakan budget divisinya dengan manajemen puncak dan Pengontrol Divisi hanya diminta untuk membicaraka hal-hal teknis dan dia diberlakukan sebagai staff. Dengan ketidakpuasaan akan tindakan General Manager Divisi ini menginspirasi Bevins untuk membuat perubahan dengan menerapkan cara baru yang pernah dipelajari di Martex Company yaitu menerapkan penggambaran tugas dan tanggung jawab organisasi. Caranya adalah pengawas organisasi dibebani dengan tanggung jawab dalam menetapkan standar biaya dan keuntungan perusahaan serta mengambil tindakan yang tepat untuk melihat apakah standar ini sudah tercapai atau belum. Fred bevins sebagai seorang pengendali perusahaan Rendell Company sangant prihatin terhadap status organisasi dari para pengendali divisi dalam perusahaan. Selama ini para pengendali divisi memberikan laporan kepada manajer umum divisi mereka. Bevins menginginkan perubahan struktur organisasi pengendali divisi, dengan mengamati penerapan pengendalian di perusahaan lain yaitu perusahaan Martex. Organisasi pengendali perusahaan bertanggung jawab atas pencatatan keuangan, auditing internal, dan analisis permintaan anggaran modal. Di

perusahaan saat ini telah terdapat system pengendalian anggaran, akan tetapi pelaporan dilakukan langsung oleh divisi operasi kepada manajemen puncak tanpa melalui analisis yang mendalam oleh pengendali perusahaan. Bevins menginginkan peran lebih aktif dan lebih dalam dari organisasi control perusahaan dalam proses penentuan anggaran dan analisa kinerja.

b. Landasan Teori

System pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia. System pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras; artinya tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk meraih tujuan-tujuan pribadi juga akan membantu untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

(20)

Tujuan utama dari system pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.

2. Faktor-faktor Informal yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan

Hal yang diperhatikan oleh para perancang system pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan buadaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.

2.a. Faktor-faktor Eksternal

Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan didalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga diseut sebagai eots kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat dan juga kebanggaan yang dimmiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas.

2.b. Faktor-faktor Internal a. Budaya

Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implicit diterima dan yang secara ekspisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi.

b. Gaya Manajemen

Faktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap

bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO.

c. Organisasi Informal

Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal, yaitu pemegang saham otoritas resmi dan tanggung jawab-dari setiap manajemen.

(21)

Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya.

3. Jenis – Jenis Organisasi

Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan system

pengendalian manajemen organisasi. Organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :

1. Struktur fungsional, didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi.

2. Struktur unit bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagain yang semi-independen daro perusahaan.

3. Struktur matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

4. Fungsi Kontroler

Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system pengendalian manajemen disebut sebagai kontroler. Kontroler biasanya

menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalian 2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya

3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan lapora-laporan ini untuk para manajer, menganalisi program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannna ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.

4. Melakukan supervise audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengaman yang memasai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit

operasional.

(22)

1. Rendell ternyata mengalami kesulitan melaksanakan teknik pengendalian yang lebih modern, dikarenakan adanya hubungan yang kurang baik atau tidak saling mendukung antara pengendali korporat dan divisi, yang mengakibatkan terjadinya tambahan biaya anggaran perusahaan untuk memperbaiki hal tersebut.

2. Randell memiliki permasalahan peran pengendali korporasi dan pengendali divisi yang mana hubungan informasi antar keduanya kurang transparan.

3. Randell ingin mengubah peran organisasi pengendali perusahaan agar dapat mengikuti seperti peran pengendali perusahaan di perusahaan lain, yakni : Martex Company.

1. Bukti Kasus

William Harrigan adalah manager di kantor pusat Rendell Company dan dia mantan pengontrol seniordi satu divisi perusahaan Rendell selama 25 tahun. Pengontrol Perusahaan sering menanyakan kepada divisinya : Apakah divisi anda dapat berjalan baik jika perusahaan memotong sekian $x diluar budget periklanan? Apakah divisi anda yakin perkiraan penghematan biaya pada peralatan ini realistis? Walaupun pengontrol tahu kondisi sebenarnya dan dia tidak setuju dengan perusahaan pengontrol,Harrigan tidak boleh mengatakan demikian. Bila ada ketidakberesan dalam divisi (budget berlebih) dan situasi yang buruk maka hal itu tidak akan di jadikan berita di laporan operasional, sehingga hal ini membuat pekerjaan Harrigan menjadi sulit. Tapi Harrigan tidak menjadikan hal ini sebagai masalah karena jika dia menerapkan metode klaim (mengumumkan adanya ketidaksesuaian) dari Martex maka Pengontrol Divisi tidak akan menjadi bagian dari kelompok menejemen itu lagi.

2. Kesimpulan

Karena sistem akuntansi sudah lama berada di perusahaan, perubahan mungkin tidak mudah diterima oleh divisi yang bersangkutan. Perubahan tersebut dapat menyebabkan kegagalan fungsi dalam struktur organisasi dimana divisi

pengontrol yang melaporkan langsung ke pengontrol perusahaan akan

menyebabkan ketidakstabilan pada otoritas struktur divisi. Dengan demikian, pengendalian harus diberikan dalam melestarikan struktur kekuasaan di setiap divisi. Lebih baik jika perusahaan menghadapi masalah kegemukan dalam anggaran biaya daripada menyerah pada perintah di setiap divisi dan

(23)

3. Rekomendasi

Perusahaan Rendell dapat mempertahankan struktur organisasi saat ini dengan menerapkan sistem kontrol tambahan untuk mengatasi permasalahan budget. Sistem kontrol tersebut adalah :

a. Menerapkan sistem akuntansi terpusat.

Kita tidak bisa memaksa departemen atau divisi untuk merubah sistem akuntansi mereka karena Ini akan memakan waktu banyak dan mungkin berbeda dengan kebutuhan divisi serta hal ini akan menyebabkan konflik dan tidak efsien. Akan lebih baik jika mengembangkan sistem akuntansi perusahaan dan membuat divisinya untuk menyerahkan data dan informasi mereka. Akan ada kesalahan, tetapi perusahaan tersebut akan hidup dengan itu.

b. Tetapkan target atau standar.

Membandingkan biaya saat ini dengan standar industri dan perusahaan untuk mengurangi kegemukan budget. Selain pembandingan ini, variabel kritis atau kunci dapat dicermati lebih sering untuk mencapai kontrol yang lebih baik dari sistem.

c. Menetapkan sistem insentif seperti yang dilakukan Martex. Pengontrol Perusahaan seharusnya lebih terlibat secara aktif dalam

anggaran Sistem pengontrol anggaran diatas dapat ditingkatkan atau dibentuk lebih baik lagi.

e. Analisis Masalah

1. Analisis SWOT a. Strength (kekuatan)

- Peraturan saat ini memungkinkan informasi mengalir lebih efsien. - Dengan pengendali divisi melapor langsung kepada manajer divisi,

(24)

- Laporan dan tujuan pada anggaran divisi dan kinerja dari pengendali divisi ke kontroler perusahaan memberikan informasi lebih rinci tentang divisi.

- Penilaian yang lebih kritis terhadap kegiatan operasional membantu mengurangi pembengkakan dalam anggaran biaya dan lebih mudah untuk melaksanakan program control yang baru.

b. Weekness (kelemahan)

- Sulit untuk menerapkan perubahan dalam struktur organisasi dalam waktu singkat

- Terdapat kemungkinan bagi Manajer Divisi untuk menyembunyikan informasi keuangan yang cacat.

- Tingkat kepercayaan atas informasi yang disediakan oleh Pengendali Divisi kepada pengendali Korporat patu dipertanyakan.

c. Opportunity (peluang)

- Diterapkannya teknik-teknik modern di lingkungan perusahaan

d. Threats (ancaman)

- Terjadinya pembengkakan anggaran

- Dapat terjadi penyembunyian atas keuangan yang cacat yang dilakukan antara pengendali divisi dengan manajer dan manajer dengan stafnya.

2. Prospek perusahaan

a. Jika perusahaan ingin terus berkembang, maka pihak manajemen harus mempercayai informasi yang diberikan oleh divisi pengendali.

b. Jika sistem pengendalian dan manajemen perusahaan sudah baik dan tidak lagi terjadi pembengkakan dalam anggaran, maka barulah perusahaan

(25)

f. Kesimpulan Dan Saran

1. Kesimpulan

Karena sistem akuntansi sudah lama dipakai oleh perusahaan, perubahan mungkin tidak mudah diterima oleh divisi yang bersangkutan. Perubahan

tersebut dapat menyebabkan kegagalan fungsi dalam struktur organisasi dimana divisi pengontrol yang melaporkan langsung ke pengontrol perusahaan akan menyebabkan ketidakstabilan pada otoritas struktur divisi. Dengan demikian, pengendalian harus diberikan dalam melestarikan struktur kekuasaan di setiap divisi. Lebih baik jika perusahaan menghadapi masalah pembengkakan dalam anggaran biaya daripada menyerah pada perintah di setiap divisi dan

mengacaukan baris depan dari otoritas. Penjagaan pengontrolan saat ini akan lebih baik daripada mengubahnya ke dalam struktur Martex dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.

2. Saran

a. Pengendali korporat sebaiknya menempatkan pengendali divisi di bawah pengawasannya

b. Laporan yang dibuat harus dapat dipercaya dan tidak bias.

(26)

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan

Sistem, Sistem adalah suatu kegiatan yang telah ditentukan caranya dan biasanya dilakukan berulang-ulang. Dalam konteks SPM, menurut Suadi (1995) maka sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling

menunjang-saling berhubungan maupun yang tidak- yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan.

Pengendalian, Menurut Hansen dan Mowen (1995) pengendalian adalah proses penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja

sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja

sesungguhnya berbeda secara signifkan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.

Manajemen adalah seni mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pengertian manajemen yang lain adalah proses perencanaan, pengorganisasian,

kepemimpinan, dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi, serta

(27)

B. Saran

DAFTAR PUSTAKA

http://www.resumeakun.com/2009/01/pengendalian-manajemen.html http://ilmumanajemen.wordpress.com/2007/06/15/sistem-pengendalian-manajemen/

http://www.cahyopramono.com/2009/03/ilmu-manajemen.html

(28)

Kirimkan Ini lewat Email BlogThis! Berbagi ke Twitter Berbagi ke Facebook Bagikan ke Pinterest

Dian Pella

We can share our important news here! XOXO

May27

Makalah Sistem Pengendalian Manajemen

BAB I

PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang

pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu menerjemahkan antara lain :

• Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara efsien, efektif, dan produktif.

• Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.

• Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi. Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan

organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi

mempunyai komponen sama, yaitu : • W = Work (Pekerjaan)

• E = Employe (Tenaga Kerja) • R = Relationship (Hubungan) • E = Environment (Lingkungan)

Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan “teoritis-praktis.” Karena itu, dalam system pengendalian manajemen akan lebih mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa

membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam kehidupan organisasi perusahaan.

(29)

Mempelajari fungsi manajemen yang merupakan kebutuhan hidup manusia dan organisasi.

Mempelajari fungsi manajemen yang harus didukung dengan sarana dan prasarana.

Mempelajari pelaksanaan manajemen yang tercermin pada pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen.

Mempelajari pelaksanaan manajemen yang membutuhkan gaya

kepemimpinan tertentu, yang mampu mengendalikan kepada bawahanya agar mampu bekerja dengan baik.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Manajemen, Sistem, dan Pengendalian

Manajemen bukan lagi merupakan hal baru atau hal asing bagi kita lagi. Manajemen sudah dikenal dan sudah ada sejak dulu kala. Manajemen, adalah suatu proses / kegiatan / usaha pencapaian tujuan tertentu melalui

kerjasama dengan orang – orang lain.

Tujuan utama atau pokok dalam mempelajari manajemen, ialah guna memperoleh suatu cara, teknik, metode, yang sebaik – baiknya dilakukan, agar supaya dengan sumber – sumber yang sangat terbatas (seperti modal, tenaga, tanah, dan lain sebagainya) dapatlah diperoleh hasil yang sebesar – besarnya.

Adapun fungsi – fungsi manajemen, adalah POAC (Planing / Perencanaan, Organizing / Pengorganisasian, Actuating / Penggerakkan, dan Controlling / Pengendalian / Pengawasan).

Untuk memenuhi tuntutan efsiensi dan efektivitas kerja dari setiap bidang / jenis pekerjaan, diperlukan adanya suatu sistem kerja yang up to date, tepat, dan sesuai dengan situasi dan kondisi tempat. Dalam praktek sering

(30)

harus dikerjakan, agar apa yang direncanakan berjalan sesuai rencana. Pengendalian dilakukan untuk mengawasi sampai dimana usaha – usaha dijalankan. Apakah sudah sesuai dengan program yang telah digariskan atau belum.

2.2 Sistem Pengendalian Manajemen

1. Edy Sukarno, menyatakan “Sistem pengendalian manajemen, adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman,

penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal.”

2. Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System mengungkapkan : “Management control is the process by which managers influence other members of the organization to implement the organizationss strategies.”

3. Sistem Pengendalian Manajemen, adalah suatu alat untuk

mengimplementasikan strategi yang berfungsi untuk memotivasi anggota – anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi.

4. Sistem Pengendalian Manajemen, adalah perolehan dan penggunaan informasi untuk membantu mengkoordinasikan proses pembuatan perencanaan dan pembuatan keputusan melalui organisasi dan utnuk memandu perilaku manajemen.

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu : Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya

(resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan

organisasi dapat berjalan lancar.

Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.

Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager

mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan. Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-pertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui

pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efsien.

Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya. Lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan – kebijakan yang dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.

(31)

prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.

2.3 Konsep Dasar

Konsep dasar yang memberikan kerangka bagi perancangan dan penerapan sistem pengendalian manajemen meliputi:

1. Komponen operasi atau kegiatan yang terpasang secara terus menerus (A continuous built-in component of operations);

Pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan aktivitas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus menerus. Pengendalian manajemen bukanlah suatu sistem terpisah dalam suatu organisasi, melainkan harus dianggap sebagai bagian integral dari setiap sistem yang dipakai manajemen untuk mengatur dan mengarahkan kegiatannya.

Pengendalian intern dapat disebut pula pengendalian manajemen yang terpasang dalam organisasi sebagai bagian dari sarana prasarana organisasi guna membantu manajemen menjalankan organisasi dan mencapai

tujuannya. Dengan demikian, perkembangan pengetahuan dan teknologi yang menghasilkan timbulnya gagasan baru berupa penerapan mekanisme/ metode/cara kerja baru menuntut adanya pemodifkasian sistem

pengendaliannya yang berjalan secara terus – menerus.

Contoh: adanya media akses nasabah perbankan melalui internet banking system menuntut pemodifkasian pengamanan dalam sistem pengendalian manajemen perbankan sehingga para nasabah diharapkan tidak mengalami kerugian akibat tindakan pihak-pihak

yang tidak bertanggung jawab.

2. Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia;

Dalam kenyataan sering dijumpai bahwa suatu organisasi memiliki pedoman (manual) sistem pengendalian manajemen yang baik, namun tidak

dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga pengendalian manajemen yang telah dirancang tersebut tidak memberikan kontribusi positif bagi organisasi. “A man behind the gun” adalah istilah yang cocok dengan faktor ini. Sistem pengendalian manajemen dapat berjalan efektif jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh oleh manusia. Tanggung jawab berjalannya sistem pengendalian manajemen sangat tergantung pada manajemen. Manajemen menetapkan tujuan, merancang dan melaksanakan mekanisme

pengendalian, memantau serta mengevaluasi pengendalian. Dengan demikian, seluruh pegawai dalam organisasi memegang peranan penting untuk mencapai dilaksanakannya sistem pengendalian manajemen secara efektif. Karakter dan motivasi manusia memegang peranan penting dalam membangun suatu sistem pengendalian manajemen yang efektif.

3. Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak; Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen didasarkan pada

pertimbangan biaya dan manfaat. Tidak peduli betapa baiknya perancangan dan pengoperasian suatu pengendalian manajemen dalam suatu organisasi, sistem itu tidak dapat memberikan jaminan keyakinan yang mutlak agar tujuan organisasi dapat tercapai. Faktor – faktor dari luar yang

(32)

demikian, pengendalian manajemen dapat memberikan keyakinan yang memadai, tidak mutlak dalam mencapai tujuan organisasi.

2.4 Jenis Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis: 1. Pengendalian pencegahan (preventive controls).

Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh

pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, review pengawas dan pengendalian ganda.

Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada

mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau

korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan

memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya.

2. Pengendalian deteksi (detective controls).

Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi

merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan:

Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan. Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif

dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi review dan pembandingan seperti, catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsilasi bank, konfrmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fsik persediaan, konfrmasi piutang/utang dan sebagainya.

3. Pengendalian koreksi (corrective controls).

Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang

teridentifkasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya, adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor. 4. Pengendalian pengarahan (directive controls).

Pengendalian pengarahan, adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku.

Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja.

5. Pengendalian kompensatif (compensating controls).

(33)

pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif.

2.5 Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap – tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :

a. Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

b. Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci,

dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran – anggaran dari pusat pertanggungjawaban.