24 4.1. Gambaran Umum
Perusahaan knalpot yang berlokasi di Malang ini didirikan pada tahun 1973, dengan didasari atas keinginan untuk melayani kebutuhan masyarakat sekaligus ingin berpartisipasi dalam pembangunan negara khususnya dibidang ekonomi yaitu berkaitan dengan indutri kendaraan bermotor.
Ruang lingkup perusahaan ini adalah industri manufaktur pembuatan macam- macam tipe dan jenis knalpot untuk kendaraan roda dua. Sedangkan pangsa pasar yang menjadi sasaran perusahaan ini adalah pasar domestik yang meliputi beberapa daerah diantaranya adalah: Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Ujung Pandang, dan Kalimantan, dan kota-kota lainnya. Untuk saluran distribusinya, perusahaan ini menggunakan perantara-perantara/retailer untuk penyampaian produk dari produsen sebagai penghasil produk sampai ke tangan konsumen sebagai pengkonsumsi.
Adapun saluran distribusi yang digunakan oleh perusahaan knalpot tersebut adalah sebagai berikut:
Gambar 4.1. Saluran Distribusi Perusahaan Produsen Retailer Konsumen
Sumber: Internal Perusahaan
Lokasi perusahaan merupakan suatu faktor atau sarana yang penting bagi setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan proses produksinya maupun sebagai tempat kedudukan guna kegiatan secara administratif. Lokasi PT “X” ini dekat dengan tenaga kerja, sehingga untuk mendapatkan tenaga kerja yang dibutuhkan sangat mudah. Hal ini sangatlah menguntungkan, mengingat perusahaan ini masih menggunakan bantuan tenaga kerja manusia secara intensif, yaitu tenaga kerja kasar.
Selain itu lokasi perusahaan tersebut dekat dengan bahan baku dan dekat dengan pasar, sehingga mengakibatkan kelangsungan hidup perusahaan semakin baik.
Saat ini, dalam menjalankan kegiatan perusahaannya, perusahaan tersebut mempekerjakan sekitar 250 tenaga kerja yang terbagi atas staf perusahaan yang berjumlah 50 orang dan karyawan pabrik yang berjumlah 200 orang. Total jam kerja efektif perusahaan adalah 8 jam kerja termasuk 1 jam istirahat dengan 1 shift. 6 jam merupakan jam kerja regular dan 2 jam merupakan jam kerja lembur tetap.
Sedangkan hari kerja perusahaan adalah 6 (enam) hari dalam 1 minggu, kecuali hari libur.
4.1.1. Struktur Organisasi Perusahaan
Di dalam perusahaan melaksanakan aktivitasnya tidak akan terlaksana dengan baik tanpa adanya struktur organisasi, karena struktur organisasi merupakan suatu alat yang menentukan dan menunjukkan jabatan, fungsi, tugas, serta wewenang masing-masing bagian. Selain itu struktur organisasi akan membantu mempermudah dalam mengkoordinasi dan melaksanakan pengawasan. Bentuk struktur organisasi perusahaan knalpot “X” adalah sebagai berikut:
Gambar 4.2. Struktur Organisasi Perusahaan Knalpot “X”
Pimpinan
Wakil Pimpinan
Bagian Bagian Bagian Adm. Bagian Bagian Bagian Produksi Pemasaran dan Gudang Personalia Pembelian
Keuangan Bahan Baku Pengawas
Pembukuan
Pekerja Sales Kasir Pekerja Pekerja Pekerja
Sumber: Dokumentasi perusahaan
4.1.2. Kebijakan Akuntansi
Adapun kebijakan akuntansi yang dijalankan manajemen sampai saat ini dalam beberapa hal yang berhubungan dengan penulisan skripsi adalah:
• Persediaan Bahan Baku
Dicatat berdasarkan harga perolehannya dan menggunakan metode Average untuk menilai persediaan.
• Persediaan Barang Jadi
Safety stock untuk tiap produk adalah 50 unit. Jadi, barang jadi tiap macam dalam gudang tidak boleh kurang dari 50 unit jumlahnya.
• Aktiva Tetap
Dicatat berdasarkan harga perolehannya.
• Penyusutan Aktiva Tetap
Dihitung dengan menggunakan metode garis lurus berdasarkan umur ekonomisnya, yaitu Bangunan Pabrik/Kantor disusutkan selama 50 tahun (2%), Perlengkapan Pabrik/Kantor disusutkan selama 2 tahun (25%), Kendaraan Pabrik/Kantor disusutkan selama 4 tahun (50%), Mesin dan Peralatan disusutkan selama 10 tahun (10%).
• Jumlah unit produksi
Perusahaan mempunyai kebijakan memproduksi barang dengan memperhatikan jumlah unit yang diperkirakan terjual selama 2 minggu sehingga tidak sampai terjadi kekurangan stock barang di gudang.
4.2. Deskripsi Data 4.2.1. Bahan Baku
Adapun jenis bahan baku yang digunakan dalam proses produksi dapat dikategorikan menjadi 2 yaitu:
a. Bahan baku utama atau dasar
• Lembar plat.
• Pipa.
b. Bahan baku pembantu
• Obat chroom dan poles
• Las
• Mur
Adapun data harga dari bahan baku langsung yang digunakan adalah:
Harga dari plat adalah berkisar kurang lebih Rp 9.200,00/kg sedangkan harga pipa adalah berkisar kurang lebih Rp 18.500,00/kg. Plat mempunyai ukuran panjang 2,4 meter, lebar 1,2 meter, dan berat 24,5 kg. Sedangkan pipa mempunyai ukuran panjang 6 meter dan berat 3 kg.
4.2.2. Upah dan Sistem Penggajian
Pelaksanaan upah dan sistem penggajian karyawan pada perusahaan knalpot
“X” dapat dikelompokkan menjadi 2 bagian yaitu:
a. Upah
Upah merupakan balas jasa yang biasanya berupa uang dan diberikan kepada karyawan tidak tetap. Pemberian upah dilaksanakan setiap minggu yaitu pada hari Sabtu. Adapun jumlah upah yang ditetapkan oleh perusahaan adalah Rp 15.000 per hari.
b. Gaji
Gaji adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan tetap dimana gaji biasanya berbentuk uang yang diberikan setiap satu bulan sekali pada akhir bulan. Adapun besarnya jumlah gaji yang ditetapkan perusahaan adalah berkisar antara Rp 117.000 – Rp 500.000 per bulan.
4.2.3. Biaya Overhead
Biaya overhead ini adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk kelangsungan produksi yang tidak berkaitan dengan produk yang dihasilkan. Yang termasuk dalam biaya overhead ini adalah:
a. Biaya bahan baku pembantu
• Obat poles seharga Rp 20.000/liter dan obat chroom seharga Rp 70.000/liter
• Pakan las dengan umur pemakaian rata-rata 2 hari seharga Rp 90.000,00/unit
• Mur seharga Rp 1.300/unit b. Biaya tenaga kerja tidak langsung
Biaya ini terdiri dari gaji untuk mandor pabrik sebanyak 1 orang dengan gaji Rp 700.000,00/bulan.
c. Biaya utilitas
Biaya utilitas pabrik terdiri dari biaya listrik sebesar Rp 7.500.000,00/bulan.
d. Biaya depresiasi bangunan pabrik dan mesin, tiap bulannya adalah sebesar Rp 19.795.416,67
e. Biaya perawatan
Biaya perawatan ini terdiri dari biaya perawatan bangunan, perawatan mesin, peralatan dan perlengkapan pabrik sebesar Rp 3.500.000,00/bulan.
f. Biaya asuransi pabrik
Biaya asuransi pabrik ini sebesar Rp 12.500.000/tahun sehingga biaya asuransi tiap bulannya adalah sebesar Rp 1.041.666,67
4.2.4. Proses Produksi
Dalam melaksanakan proses produksi perusahaan knalpot “X” mempunyai beberapa tahap proses produksi yang dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
a. Sebelum memulai produksi disiapkan dahulu matres atau cetakan sesuai dengan barang yang akan dibuat. Bahan matres biasanya dari besi atau baja yang dibentuk sesuai dengan contoh produk yang akan diproduksi.
b. Plat dan pipa dipotong-potong sesuai dengan kebutuhan, kemudian potongan plat tersebut dicetak, maka jadilah bagian-bagian yang dikehendaki.
c. Bagian-bagian lain yang telah siap yang berupa onderdil-onderdil dilas dan dirakit sesuai dengan kebutuhan, maka terbentuklah knalpot yang diinginkan.
d. Knalpot yang telah jadi kemudian dihaluskan dengan cara dipoles dan setelah dibersihkan kemudian dichroom.
e. Setelah proses chroom selesai, akhirnya knalpot siap untuk dipasarkan.
4.2.5. Prosedur Sistem Pembuatan Produk
Adapun prosedur pembuatan produk yang digunakan oleh perusahaan knalpot
“X” adalah sebagai berikut:
a. Wakil Pimpinan menerima laporan dari bagian Pemasaran mengenai pesanan dan memberi instruksi secara lisan kepada Kepala Bagian Produksi untuk memproduksi dengan jumlah tertentu.
b. Kepala Bagian Produksi mengeluarkan Surat Perintah Pelaksanaan Kerja (SPPK) dan Formulir Permintaan Bahan (FPB) rangkap 4, kemudian diserahkan ke Wakil Pimpinan untuk ditandatangani.
c. Setelah itu, SPPK dan FPB yang telah ditandatangani Wakil dan Kabag Produksi tersebut diserahkan ke bagian Gudang sebagai dokumen untuk meminta bahan.
d. Gudang mencocokkan SPPK dan FPB, kemudian mengirim bahan ke bagian Produksi sesuai dengan jumlah yang diminta dan menandatangani FPB tersebut.
e. Staf Produksi mencocokkan bahan yang dikirim oleh bagian gudang dengan SPPK dan FPB, kemudian menandatanganinya. Salinan pertama dikembalikan kepada Kabag Produksi, salinan kedua dikirim ke bagian Pembukuan, salinan ketiga dikembalikan ke bagian gudang, dan salinan keempat diarsip oleh bagian Produksi. Bagian Produksi kemudian mendistribusikan bahan baku yang dikirim oleh bagian Gudang ke masing-masing departemen.
f. Bagian Gudang mencatat bahan baku yang keluar pada kartu stok bahan baku sesuai dengan FPB.
g. Produk yang sudah jadi dikirim ke gudang. Staf Produksi menerbitkan dan menandatangani Formulir Barang Jadi (FBJ) 2 rangkap, kemudian dikirim ke bagian Gudang.
h. Staf Gudang mencocokkan jumlah barang jadi dengan FBJ. Menandatangani dan mendistribusikan salinan pertama FBJ ke bagian Pembukuan. Sedangkan salinan kedua diarsip oleh bagian Gudang. Staf Gudang mengisi kartu stok barang jadi berdasar FBJ.
i. Pada akhir minggu, staf Pembukuan membuat Laporan Biaya Produksi, kemudian diserahkan kepada Kabag Produksi.
j. Kabag Produksi menerima Laporan Biaya Produksi, memeriksanya dan kemudian diserahkan ke Wakil Pimpinan.
4.2.6. Perhitungan Harga Pokok Produksi
Harga pokok produksi adalah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memproduksi knalpot pada bagian pabrik. Satuan yang dipakai adalah biaya/jam karena dalam perhitungan perencanaan produksi memakai jam kerja.
4.2.6.1. Biaya Bahan Baku
Biaya bahan baku ini terdiri dari biaya bahan baku langsung/utama. Semua biaya bahan baku dalam satuan Rp/jam karena perencanaan produksinya memperhitungkan jam kerja.
Perhitungan biaya bahan baku langsung dilakukan dengan mencari biaya bahan baku untuk setiap unitnya dengan mengalikan harga material dengan kebutuhan material setiap unitnya. Setelah itu, biaya/unit dikalikan dengan output yang dihasilkan oleh masing-masing produk selama 1 jamnya sehingga menghasilkan biaya/jam. Sebagai contoh: untuk knalpot SUPRA, 1 lembar plat dapat menjadi 14 unit sehingga bahan baku untuk membuat 1 unit knalpot SUPRA adalah 1/14 bagian atau 0,071 lembar plat/unit. Kebutuhan/unit ini dikalikan dengan harga plat/lembarnya sehingga didapat biaya bahan baku/unit knalpot yaitu 0,071 lembar plat/unit x Rp 225.400/lembar plat = Rp 16.003,4/unit. Output dari proses produksi knalpot Honda SUPRA adalah 131,59 unit/jam sehingga biaya material untuk tiap jamnya adalah harga untuk setiap unitnya dikalikan dengan output produksi setiap jamnya yaitu Rp 16.003,4/unit x 131,59 unit/jam = Rp 2.105.887,41/jam. Sedangkan biaya material tiap jamnya untuk pipa yang digunakan adalah Rp 518.530,40/jam.
Jadi, total biaya material tiap jamnya adalah Rp 2.624.417,81/jam. Harga material tersebut diambil dari rata-rata harga material yang ada dalam gudang karena perusahaan menggunakan metode pembebanan persediaan Weighted Average.
4.2.6.2. Biaya Tenaga Kerja
Jam kerja reguler dilakukan selama 6 jam kerja ditambah 1 jam istirahat.
Lembur tetap dilakukan setiap hari selama 2 jam setelah jam kerja reguler dengan biaya1,5 kali dari biaya kerja reguler. Menghitung biaya tenaga kerja reguler/jam dilakukan dengan mengalikan jumlah tenaga kerja dengan biaya tenaga kerja reguler/jam. Untuk biaya tenaga kerja regular Rp 15.000/hari/orang = Rp 2.500/jam/orang. Biaya lembur tetap = Rp 2.500/jam/orang x 150% = Rp 3.750/jam/orang. Total biaya tenaga kerja = 6/8 x Rp 2.500/jam + 2/8 x Rp 3.750/jam/orang = Rp 2.812,5/jam/orang. Jumlah pekerja 140 orang, maka biaya tenaga kerja seluruhnya Rp 393.750/jam.
4.2.6.3. Biaya Factory Overhead
Biaya overhead yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk penyusutan bangunan, mesin, peralatan diperoleh dari harga perolehan masing-masing barang tersebut dikalikan dengan persentase yang telah ditetapkan oleh kebijakan perusahaan. Sedangkan yang termasuk biaya overhead yang lain adalah biaya bahan baku pembantu dan biaya tenaga kerja tidak langsung. Contoh:
a. Biaya bahan baku pembantu
Untuk perhitungan biaya bahan baku pembantu dilakukan dengan mengalikan harga setiap unitnya dengan output yang dihasilkan setiap jamnya untuk masing- masing knalpot dan kebutuhan per jamnya. Sebagai contoh:
• Biaya untuk mur adalah Rp 1.300/unit x 131,59 unit/jam x 2 = Rp 342.134/jam.
• Biaya untuk obat poles adalah Rp 20.000/liter x 84,507 unit/jam x 0,05 = Rp 84.507/jam
• Biaya untuk obat chroom adalah Rp 70.000/liter x 124,138 unit/jam x 0,02 = Rp 173.793,2/jam
• Biaya untuk pakan las adalah Rp 90.000 x 176,261 x 0,0556 = Rp 882.010,04/jam
Total seluruh biaya bahan baku pembantu adalah Rp 1.482.444,24/jam
b. Total biaya overhead lainnya adalah Rp 32.112.083,36/bulan. Dalam 1 bulan ada 226 jam kerja, sehingga biaya overhead lain per jamnya adalah Rp 142.088,86/jam.
Jadi, total biaya overhead secara keseluruhan adalah Rp 1.482.444,24 + Rp 142.088,86 = Rp 1.624.533,10/ jam.
4.2.6.4. Harga Pokok Produksi
Harga pokok produksi untuk knalpot SUPRA adalah sebesar:
• Biaya bahan baku langsung = Rp 2.624.417,81/jam
• Biaya tenaga kerja langsung = Rp 393.750/ jam
• Biaya Factory overhead = Rp 1.624.533,10/ jam Rp 4.249.344,66/ jam
Harga pokok produksi/ unitnya adalah sebesar Rp 4.249.344,66 : 131,59 = Rp 32.292,31
4.3. Analisis dan Pembahasan
Penelitian ini membahas tentang perancangan konsep sistem komputerisasi perhitungan harga pokok produksi pada sebuah perusahaan knalpot. Konsep ini nantinya akan dapat digunakan untuk membantu manajemen dalam proses perhitungan biaya produk yang ditawarkan oleh perusahaan secara terkomputerisasi.
Pada sub bab sebelumnya, penulis telah lebih dahulu membahas sekilas tentang metode pembebanan biaya persediaan dan sistem perhitungan harga pokok produksi perusahaan yang masih manual. Sistem yang masih manual tersebut dirasa kurang memadai lagi bagi perusahaan. Hal ini disebabkan karena dengan sistem yang masih manual, tidak dapat diketahui berapa besarnya biaya dalam Work in Process.
Dalam usaha membuat konsep sistem komputerisasi tersebut, penulis mengikuti prosedur formal yang dilalui untuk membuat suatu rancang sistem seperti mengidentifikasi kebutuhan user yaitu informasi mengenai biaya perusahaan, khususnya harga pokok produksi knalpot. Kemudian membuat desain konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas desain input, yaitu membuat tampilan dengan basis program Visual Basic, dan output serta pengendalian yang terkait saja.
4.3.1. Tahap Analisa Sistem (System Analysis) 4.3.1.1. Investigasi Awal
Berdasarkan hasil penyelidikan awal pada PT. “X”, penulis memperoleh hasil sebagai berikut:
a. Karakteristik usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan perhitungan harga pokok produksi pada PT. “X” adalah sebagai berikut:
• Bidang usaha: memproduksi knalpot sepeda motor.
• Ada 3 departemen produksi yang masing-masing mempunyai aktivitas produksi sendiri-sendiri, yaitu: departemen potong dan bentuk, departemen rakit, dan departemen poles dan chroom.
• Jumlah pekerja seluruhnya: 250 orang.
b. Perhitungan harga pokok produksi didasarkan atas satuan biaya/ jam, oleh karena perencanaan produksi memperhitungkan jam kerja.
c. Untuk biaya overhead yang dikeluarkan, perusahaan menggunakan patokan formulir tagihan yang diberikan kepada perusahaan, contoh: untuk listrik menggunakan rekening listrik.
d. Sistem perhitungan harga pokok produksi pada perusahaan tidak dibagi per departemen. Sistemnya hanya untuk mencari harga pokok produksi terakhir sehingga dapat digunakan untuk menentukan harga jual knalpot tersebut.
e. Sistem perhitungan harga pokok produksi perusahaan tidak memperhitungkan biaya Work In Process.
f. Untuk perhitungan harga pokok tersebut diserahkan kepada bagian pembukuan perusahaan dengan menggunakan patokan form-form yang diserahkan dari berbagai pihak yang berkaitan.
4.3.1.2. Survei Sistem Perhitungan Harga Pokok Produksi PT. “X”
Beberapa penyebab permasalahan yang berhubungan dengan sistem perhitungan harga pokok produksi antara lain:
a. Perusahaan selama ini mengalami hambatan untuk menentukan biaya Work in Process pada masing-masing departemen produksi. Hal ini disebabkan karena sistem perhitungan perusahaan masih manual dan tidak dibagi per departemen.
Perusahaan hanya dapat menentukan secara langsung hasil akhir dari harga pokok produksi dari gabungan departemen.
b. Kurang tersedianya informasi yang cepat oleh karena keterbatasan tenaga dan waktu dalam perhitungan harga pokok produksi. Hal tersebut sebagai akibat dari belum adanya sistem terkomputerisasi untuk menunjang sistem perhitungan harga pokok tersebut.
c. Perusahaan tidak mempunyai laporan yang memadai sebagai dasar manajemen untuk memantau arus produksi dan biaya, yaitu cost of production report (laporan biaya produksi).
4.3.1.3. Identifikasi Kebutuhan Informasi dan Sistem
Kebutuhan informasi dan sistem bagi perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Perusahaan memerlukan informasi mengenai biaya produksi per departemen agar dapat memantau arus produksi dan biaya produksi yang telah dikeluarkan.
b. Perusahaan memerlukan informasi mengenai biaya Work in Process agar perusahaan dapat memantau berapa besar unit produksi yang belum selesai dikerjakan serta biaya yang diperlukan.
c. Perusahaan membutuhkan sistem yang dapat membantu mereka untuk menghitung harga pokok produksi produk sehingga nantinya hasilnya dapat digunakan untuk menentukan harga jual dari produk tersebut serta mengurangi human error akibat kesalahan perhitungan.
d. Perusahaan memerlukan suatu sistem yang berbasis komputer yang mampu menyimpan, mengakses, dan meng-update data, serta meminimalkan terjadinya kesalahan pemrosesan data.
e. Laporan yang diperlukan dapat tersedia dengan cepat segera setelah semua data yang diperlukan selesai di-input-kan.
f. Perusahaan tidak perlu lagi menyediakan tempat penyimpanan secara fisik yang besar untuk tempat penyimpanan data-data yang ada, cukup disimpan menjadi satu di dalam komputer.
4.3.2. Tahap Desain Konseptual (Conceptual Design)
4.3.2.1. Karakteristik Sistem Perhitungan Harga Pokok Produksi PT. ‘X’
Langkah-langkah yang dilakukan oleh penulis dalam tahap desain konseptual ini adalah sebagai berikut:
a. Membuat DFD (Data Flow Diagram) sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang selama ini diterapkan oleh manajemen PT. ‘X’. DFD menggambarkan arus data dalam perusahaan. DFD digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang ada dan merencanakan serta mendesain sistem yang baru yang memperbaiki sistem perhitungan harga pokok perusahaan. DFD untuk sistem perhitungan harga pokok produksi PT. ‘X’ dapat dilihat pada Gambar 4.3 sampai Gambar 4.5.
Gambar 4.3. Context Diagram
Overhead
Expenditure Cycle Production Raw Labor Cost
Material Cost HRM Cycle
Accounting
General Ledger COGM Cost of Production Wakil
System Report Per Pimpinan
Department ( Sumber: Hasil Olahan Penulis)
Gambar 4.4. DFD Level 0 Sistem Perhitungan Harga Pokok Produksi PT.”X”
Raw Material 1 Overhead
Compute Overhead
Of Cost Labor Cost
Production Labor Move Tickets
Work In Process
Finished Goods 2
Journalizing
COGM Cost of Production Report Per Department
( Sumber: Hasil Olahan Penulis)
Keterangan:
COGM: Cost of Good Manufactured
DFD Level 1 merupakan explode dari proses perhitungan biaya produksi yang ada pada gambar DFD Level 0. Proses perhitungan tersebut sama untuk setiap departemen yang ada pada departemen produksi perusahaan.
Gambar 4.5. DFD Level 1 Sistem Perhitungan Harga Pokok Produksi PT.”X”
Move 1.1 Tickets Compute Eqfpuivalent Units
of Current Raw Material Period Cost
Equivalent Units Labor
1.2 Compute Cost per Equivalent
Unit
Equivalent Units Work In Process1
1.3 Raw Material Compute
Total Cost Charged to the Department
Unit Cost Overhead General Ledger System
1.4 Compute
Total Cost Finished Goods
Accounted For
Work in Process1
( Sumber: Hasil Olahan Penulis)
b. Membuat relational model dengan menggunakan pemodelan REA. REA adalah model konseptual yang dapat merespon fenomena ekonomi maupun non- ekonomi, yang dapat mendukung kebutuhan informasi dari seluruh users dalam PT.”X”. REA untuk sistem perhitungan harga pokok produksi PT. “X” dapat dilihat pada Gambar 4.6.
Gambar 4.6. REA Diagram Sistem Perhitungan Harga Pokok Produksi PT.”X”
Raw Material (1,N) (1,1)
Overhead (1,N) (1,1) POTONG (0,1)
(1,1)
Work in Process1 (0,1) (1,N)
(1,N)
(1,N)
Work in Process2 (0,1) (1,1) RAKIT (0,1) (1,N) Labor (1,1)
Overhead (1,N) (1,N) (1,N)
Work in Process3 (0,1) (1,1) (1,N)
(1,1) POLES (0,1)
Overhead (1,N) (1,N)
Finished Goods (1,1)
( Sumber: Hasil Olahan Penulis)
4.3.2.2. Sistem Perhitungan Harga Pokok Produksi Berbasis Komputer
Salah satu aktivitas yang dilakukan oleh PT. ‘X’ adalah menghitung harga pokok produksi knalpot yang diproduksi sebagai dasar menetapkan harga jual knalpot tersebut di kemudian hari. Aktivitas ini dimulai dari pengisian password pada form ‘Password’. Masing-masing bagian mempunyai username dan password sendiri-sendiri. Hal ini berkaitan dengan hak akses yang dimiliki oleh masing-masing bagian. Adapun urutan pengisian form yang ada adalah sebagai berikut: staf departemen potong mengisi form Production Order berdasarkan Production
Schedule. Form Production Schedule ditampilkan setelah tombol Cari pada form Production Order ditekan. Setelah itu, meminta bahan baku ke gudang dengan mengisi form permintaan bahan yang muncul setelah tombol Bahan pada form Production Order ditekan. Begitu juga dengan form tenaga kerja langsung ditampilkan setelah tombol Tenaga Kerja ditekan. Setelah proses produksi pada departemen potong telah selesai dikerjakan, maka barang jadi tersebut dipindahkan ke departemen berikutnya yaitu departemen rakit dengan mengisi form Move Tickets yang isinya mengenai jumlah barang yang ditransfer.
Untuk semua perhitungan biaya yang ada, dilakukan oleh program.
Sedangkan semua user yang ada, hanyalah bertugas meng-input-kan data-data yang diperlukan untuk perhitungan harga pokok produksi tersebut. Dari rancangan program tersebut, akan dihasilkan laporan akhir yaitu cost of production report dan cost of good manufactured statement. Cost of production report digunakan untuk mengetahui biaya produksi yang terjadi pada masing-masing departemen. Dari laporan tersebut dapat diketahui juga berapa jumlah dan biaya dalam proses akhir tiap-tiap departemen. Sedangkan Cost of good manufactured statement digunakan untuk melihat ringkasan biaya produksi dari ketiga departemen produksi yang ada.
Selain kedua laporan tersebut, terdapat juga jurnal-jurnal seperti jurnal untuk mencatat bahan baku, tenaga kerja, dan overhead yang digunakan pada masing- masing departemen, jurnal untuk mencatat transfer biaya antara satu departemen ke departemen lainnya. Keempat jurnal ini hanya dapat dilihat oleh wakil pimpinan dan bagian pembukuan. Jurnal untuk mencatat pemakaian bahan baku, biaya tenaga kerja langsung serta biaya overhead yang digunakan pada masing-masing departemen dicatat setelah form Move Tickets dibuat. Jurnal pemakaian bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung dapat dilihat setelah tombol OK pada form Jurnal ditekan, dimana form ini diaktifkan setelah tombol Jurnal pada form Move Tickets ditekan.
Jurnal untuk mencatat biaya overhead yang digunakan dapat dilihat dengan menekan tombol Jurnal pada Form Overhead Per Departemen. Sedangkan jurnal untuk mencatat transfer biaya antar departemen dapat dilihat dengan menekan tombol Jurnal pada Work In Process masing-masing departemen.
4.3.3. Tahap Desain Fisik (Physical Design) 4.3.3.1. Desain Input dan Output
Penulis menggunakan 8 form sebagai input sekaligus output, 1 form sebagai output, dan 2 report sebagai output. Penjelasan form tersebut adalah sebagai berikut:
a. Form input yang berfungsi sebagai input sekaligus output, yaitu:
• Form Production Order
• Form Permintaan Bahan
• Form Move Tickets
• Form Biaya Tenaga Kerja
• Form Biaya Overhead
• Form Persediaan WIP Potong
• Form Persediaan WIP Rakit
• Form Persediaan WIP Poles b. Form output, yaitu
• Form Jurnal c. Report, yaitu
• Cost of Production Report Per Department
• Cost of Goods Manufactured Schedule
4.3.3.2. Desain Input Beserta Pengendaliannya
Penulis menggunakan form sebagai sarana untuk memasukkan input. Selain itu ada juga form yang digunakan sebagai input dan output. Adapun form yang dirancang oleh penulis adalah sebagai berikut:
a. Form Password
Form Password digunakan untuk memastikan bahwa hanya user yang memiliki otoritas saja yang boleh menggunakan aplikasi ini. Form Password dapat dilihat pada Gambar 4.7. Program aplikasi ini memiliki 5 password, yaitu:
• Username: wakil pimpinan, password: semua.
• Username: pembukuan, password: pembukuan.
• Username: potong, password: potong.
• Username: rakit, password: rakit.
• Username: poles, password: poles.
Pengendalian atas form Password adalah:
Password, dimana user memiliki kesempatan sebanyak 3 kali untuk memasukkan username dan password. Tiap kali user salah entry, maka akan keluar message box seperti pada Gambar 4.8. Bila user salah entry lebih dari 3 kali, maka tampilan program aplikasi akan hilang dari layar.
Gambar 4.7. Form Password
Gambar 4.8. Message Box bila user salah entry username dan password
b. Form Menu
Form Menu ini merupakan form tampilan awal setelah user memasukkan password, yang berfungsi sebagai perantara untuk masuk ke dalam form yang lain. Form Menu dapat dilihat pada Gambar 4.9.
Adapun isi form Menu ini terdiri atas:
• Menu Keluar (untuk keluar dari sistem)
• Menu Potong terdiri atas: form Production Order, form Move Tickets,dan form Persediaan WIP Potong
• Menu Rakit terdiri atas: form Move Tickets,dan form Persediaan WIP Rakit
• Menu Poles terdiri atas: form Move Tickets, form Persediaan WIP Poles
• Menu Laporan COGM untuk menampilkan form Laporan COGM yang nantinya digunakan untuk menghasilkan Cost of Good Manufactured Statement.
Gambar 4.9. Form Menu
Pengendalian atas form ini adalah:
• Wakil pimpinan mempunyai wewenang untuk mengakses semua form yang ada pada aplikasi ini. Terutama untuk melihat jurnal yang timbul dari transaksi-transaksi dalam perhitungan harga pokok produksi tersebut serta laporan yang ada.
• Bagian Departemen Potong mempunyai wewenang untuk mengakses form- form yang ada pada menu Potong, yang terdiri dari form Production Order, form Move Tickets, dan form Persediaan WIP Potong.
• Bagian Departemen Rakit mempunyai wewenang untuk mengakses form- form yang ada pada menu Rakit, yaitu form Move Tickets, form Persediaan WIP Rakit.
• Bagian Departemen Poles mempunyai wewenang untuk mengakses form- form yang ada pada menu Poles, yaitu form Move tickets dan form Persediaan WIP Poles.
• Bagian Pembukuan mempunyai hak untuk mengakses semua form yang ada.
Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai hak akses masing-masing bagian departemen terhadap form-form yang ada, akan dijelaskan pada penjelasan masing-masing form.
c. Form Production Order
Form Production Order ini digunakan sebagai form perintah kerja, dimana didalamnya tercantum data mengenai barang apa yang harus diproduksi beserta jumlahnya. Form ini diakses oleh staf produksi bagian Potong. Form ini dapat dilihat pada Gambar 4.10.
Gambar 4.10. Form Production Order
Penjelasan atas form ini adalah:
• Tanggal PO adalah tanggal pembuatan Production Order tersebut.
Sedangkan Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai adalah tanggal dimulai dan tanggal prediksi selesainya produksi. Jadi, tanggal pembuatan Production Order belum tentu sama dengan tanggal dimulainya proses produksi. Dalam form ini, semua field tanggal di-input-kan secara manual.
• Format penulisan tanggal PO, tanggal mulai, dan tanggal selesai adalah mm/dd/yyyy.
• Kode PS merupakan kode Production Schedule yaitu kode jadwal produksi.
Adapun beberapa kontrol yang ada pada form Production Order ini adalah sebagai berikut:
• Tombol Awal berfungsi untuk menggerakkan record pointer menuju record pada recordset paling awal.
• Tombol berfungsi untuk menggerakkan record pointer satu posisi ke record sebelumnya dari recordset. Bila sudah di awal recordset, muncul MessageBox (Gambar 4.11) yang berisi peringatan bahwa sudah berada di record paling awal, dan record pointer kembali di posisi record pertama.
Gambar 4.11. MessageBox Peringatan di Awal Recordset
• Tombol berfungsi untuk menggerakkan record pointer satu posisi ke record berikutnya dari recordset. Bila sudah di akhir recordset, muncul MessageBox (Gambar 4.12) yang berisi peringatan bahwa sudah berada di record paling akhir, dan record pointer kembali di posisi record terakhir.
Gambar 4.12. MessageBox Peringatan di Akhir Recordset
• Tombol Akhir berfungsi untuk menggerakkan record pointer menuju record pada recordset paling akhir.
• Tombol Cari berfungsi untuk mengakses form Cari Production Schedule yang isinya mengenai jadwal serta jumlah unit yang harus diproduksi. Form ini dapat dilihat pada Gambar 4.13.
Gambar 4.13. Form Cari Production Schedule
Penjelasan form:
Form ini digunakan untuk menampilkan tabel Production Schedule yang fungsinya untuk menampilkan data produksi tiap bulan. Dengan adanya form ini maka dapat diketahui jumlah barang yang harus diproduksi tiap minggunya. Baris jumlah stock diperoleh dari field jumlah pada form barang jadi. Sedangkan baris perkiraan penjualan diambil dari bagian siklus penjualan yang tidak dibahas dalam skripsi ini. Jumlah yang diproduksi diperoleh dari jumlah stock ditambah dengan jumlah perkiraan penjualan minggu pertama dan kedua ditambah dengan 50 unit. 50 unit ini merupakan kebijakan dari perusahaan yaitu persediaan barang jadi di gudang tidak boleh kurang dari 50 unit. Sedangkan penjumlahan jumlah perkiraan penjualan minggu pertama dan kedua juga merupakan kebijakan dari perusahaan supaya tidak sampai terjadi hal kekurangan stock barang jadi untuk 2 periode produksi. Untuk menampilkan tabel tersebut hanya perlu memilih nama barang jadi, serta bulan yang datanya ingin kita tunjuk. Field nama barang jadi dan bulan menggunakan drop down list, sehingga lebih mudah
pengisiannya dan untuk kontrol yaitu validity check. Setelah itu tekan tombol Cari, secara otomatis cell pointer akan menunjuk ke kolom data jumlah yang harus diproduksi sesuai dengan nama barang jadi dan bulannya. Setelah itu, di-click dua kali maka tampilan form akan otomatis kembali ke form Production Order. Nama barang jadi dan bulan menggunakan drop down list untuk mengurangi kesalahan pengetikan. Cukup dengan mengetikkan awalan huruf nama barang dan bulan yang kita inginkan, secara otomatis akan tampil daftar nama barang serta bulan yang kita inginkan. Tombol Kembali Ke Form Production Order fungsinya untuk kembali pada form Production Order.
• Tombol Bahan berfungsi untuk menjalankan dan menampilkan form Permintaan Bahan.
• Tombol Tenaga Kerja berfungsi untuk mengakses form Biaya Tenaga Kerja Langsung.
• Tombol berfungsi untuk menyimpan data production order tersebut.
• Tombol berfungsi untuk menghapus data suatu production order.
Apabila tombol ini ditekan, maka akan keluar message box seperti pada Gambar 4.14.
Gambar 4.14. Message Box Ketika Menghapus Suatu Data
• Tombol berfungsi untuk mengakhiri aplikasi program dan kembali ke form Menu.
Pengendalian atas form Production Order dan Production Schedule adalah sebagai berikut:
• Field check, dimana tipe field Kode PO adalah autonumber, dengan tujuan mengurangi terjadinya duplikasi data.
• Automatic, yaitu ketika kita melakukan double click pada kolom data pada form Cari Production Schedule, secara otomatis field Kode PS, kode barang jadi, nama barang jadi, serta jumlah yang harus diproduksi pada Form Production Order akan terisi sesuai dengan data yang ada pada tabel Production Schedule. Tujuannya juga untuk mengurangi kesalahan akibat salah pengetikan.
• Validity check, memastikan bahwa data yang ingin ditampilkan sudah terdapat pada data master dalam database.Hal ini tercermin pada field nama barang jadi dan bulan pada form Production Schedule yang menggunakan drop down list yang fungsinya untuk menampilkan data yang telah terdapat pada master data dalam database.
• Completeness check untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan sudah lengkap. Semua field yang ada harus terisi, apabila tidak lengkap maka data pada form Production Order tidak dapat disimpan.
• Compatibility test digunakan untuk memastikan orang yang memasukkan data adalah orang yang memiliki otoritas untuk melakukan hal tersebut.
Adapun pihak-pihak yang berwenang adalah sebagai berikut:
Wakil pimpinan mpempunyai hak untuk membaca (read) dan menghapus (delete). Staf pembukuan mempunyai hak untuk membaca (read). Staf potong mempunyai hak untuk membuat (create) dan membaca (read).
d. Form Permintaan Bahan
Form Permintaan Bahan ini digunakan untuk menampilkan bahan baku apa saja yang dibutuhkan untuk produksi beserta jumlahnya. Form ini tampil setelah tombol Bahan pada form Production Order ditekan. Form ini nantinya akan digunakan sebagai dasar pembuatan jurnal untuk mencatat biaya bahan baku yang digunakan masing-masing departemen produksi. Form Permintaan Bahan dapat dilihat pada Gambar 4.15.
Untuk menampilkan daftar bahan baku apa saja yang diperlukan untuk memproduksi barang jadi sesuai perintah Production Order, tekan tombol Cari
untuk menampilkan form Bill of Material. Form ini dapat dilihat pada Gambar 4.16.
Prosedur pengisian adalah sebagai berikut:
• Field kode PO secara otomatis terisi karena merupakan form ini diaktifkan dari form Production Order. Selain itu, field jumlah produksi dan nama barang jadi otomatis terisi juga.
• Format penulisan tanggal adalah mm/dd/yyyy.
Gambar 4.15. Form Permintaan Bahan
Gambar 4.16. Form Bill of Material
Penjelasan form:
Begitu tombol Cari ditekan, akan muncul form Bill of Material sesuai dengan nama barang jadi yang telah ada pada form Permintaan Bahan. Cell pointer langsung menunjuk ke kolom kode bahan baku. Apabila kita lakukan double click pada kolom tersebut, maka secara otomatis tampilan akan kembali pada form Permintaan Bahan. Field kode bahan baku, nama bahan baku, jumlah standar dan satuan secara otomatis juga terisi sesuai dengan data-data yang ada pada tabel Bill of Material tadi. Untuk field jumlah untuk produksi akan otomatis juga terisi senilai jumlah unit yang diproduksi dibagi dengan jumlah standar bahan baku yang digunakan. Tombol Kembali Ke Form Permintaan Bahan berfungsi untuk mengakhiri aplikasi form Bill of Material dan kembali ke form Permintaan Bahan.
• Setelah semua field nama barang jadi, kode bahan baku, nama bahan baku, jumlah serta satuan terisi, tekan tombol Ok untuk menampilkan bahan-bahan apa saja yang nantinya kita butuhkan pada dataGrid yang ada. Untuk pengisian bahan-bahan ini dilakukan secara satu per satu. Setelah data yang diperlukan telah terisi semua, maka secara otomatis field total biaya bahan baku akan terisi.
• Adapun cara perhitungan total biaya bahan baku adalah sebagai berikut:
Biaya Bahan Baku Plat = field Jumlah dari form Permintaan Bahan * field Harga yang diambil dari form Bahan Baku
Biaya Bahan Baku Pipa = field Jumlah dari form Permintaan Bahan * field Harga
Total Biaya Bahan Baku = Biaya Bahan Baku Plat + Biaya Bahan Baku Pipa Beberapa kontrol pada form Permintaan Bahan ini adalah sama dengan kontrol pada form Production Order. Selain itu, ada beberapa kontrol tambahan yaitu:
• Tombol Cari untuk menampilkan form Bill of Material.
• Tombol berfungsi untuk mengakhiri aplikasi program dan kembali ke form Production Order.
Pengendalian atas form Permintaan Bahan adalah sebagai berikut:
• Field check, dimana tipe data untuk field kode FPB adalah autonumber, sehingga tidak perlu di-input-kan. Hal ini juga untuk mengurangi terjadinya duplikasi data.
• Automatic, yaitu field kode PO, jumlah produksi dan nama barang jadi otomatis terisi setelah tombol Bahan pada form Production Order ditekan.
Setelah kolom kode bahan baku pada form Bill of Material di-double click, field kode bahan baku, nama bahan baku, jumlah standar dan satuan pada form Permintaan Bahan secara otomatis terisi. Begitu pula untuk field total biaya bahan baku, otomatis keluar setelah semua data bahan dimasukkan dengan tombol Ok.
• Completeness check untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan sudah lengkap. Semua field yang ada harus terisi, karena apabila kurang lengkap maka Total Biaya Bahan Baku tidak dapat dihitung.
• Compatibility test digunakan untuk memastikan orang yang memasukkan data adalah orang yang memiliki otoritas untuk melakukan hal tersebut.
Adapun pihak-pihak yang berwenang adalah sebagai berikut:
Wakil pimpinan mempunyai wewenang untuk membaca (read) dan menghapus (delete). Staf pembukuan mempunyai wewenang untuk membaca (read). Staf potong mempunyai wewenang untuk membuat (create) dan membaca (read).
e. Form Biaya Tenaga Kerja Langsung
Form Biaya Tenaga Kerja Langsung ini digunakan untuk menampilkan data biaya tenaga kerja langsung yang digunakan untuk memproduksi barang sesuai dengan production order. Form ini tampil setelah tombol Tenaga Kerja pada form Production Order ditekan. Form Biaya Tenaga Kerja dapat dilihat pada Gambar 4.17.
Prosedur pengisian:
• Field Kode PO secara otomatis terisi sesuai dengan kode PO pada form Production Order yang sedang diaktifkan ketika tombol Tenaga Kerja ditekan.
• Field gaji reguler, kerja regular, gaji lembur tetap dan lembur tetap secara otomatis terisi karena datanya relatif tetap. Field gaji lembur tetap nilainya diperoleh dari field gaji regular * 150%, karena kebijakan dari perusahaan untuk lembur tetap yang lamanya 2 jam dibayar sebesar 1.5 kali gaji regular.
Gambar 4.17. Form Biaya Tenaga Kerja Langsung
• Field Total Gaji/jam diperoleh dari perhitungan sebagai berikut:
Jam kerja total = field Kerja Reguler + field Lembur Tetap
Total gaji/orang/jam = (field Kerja Reguler / jam kerja total) * Biaya Kerja Reguler/jam + (field Lembur Tetap / jam kerja total) * Biaya Lembur Tetap/jam
• Field jumlah tenaga kerja per departemen di-input-kan oleh bagian pembukuan, sesuai dengan jumlah tenaga kerja yang digunakan dalam produksi tersebut.
• Untuk menghitung total biaya tenaga kerja langsung, cara perhitungannya adalah sebagai berikut:
Total Biaya Tenaga Kerja = field Jumlah tenaga kerja * 48 * field Total gaji/orang/jam.
Perhitungan total biaya tenaga kerja ini dilakukan untuk jangka waktu 1 minggu, karena laporan yang dihasilkan dibuat tiap minggu. Jam kerja 1 minggu adalah 6 hari, sedangkan jam kerja per hari adalah 8 jam, maka untuk perhitungan total biaya tenaga kerja dikalikan dengan 48.
Setelah dilakukan perhitungan, secara otomatis hasil perhitungan ditampilkan pada field Total Biaya Tenaga Kerja pada masing-masing departemen.
Beberapa kontrol yang ada pada form Biaya Tenaga Kerja Langsung adalah sebagai berikut:
• Tombol Ubah berfungsi untuk mengaktifkan field Gaji Reguler, Kerja Lembur, dan Lembur Tetap sehingga dapat diubah. Tombol ini dapat diakses oleh wakil pimpinan dan bagian pembukuan.
• Tombol berfungsi untuk menyimpan perubahan data tersebut.
• Tombol berfungsi untuk mengakhiri aplikasi program dan kembali ke form Production Order.
Pengendalian atas form Biaya Tenaga Kerja Langsung adalah sebagai berikut:
• Field check, dimana nomer form bertipe autonumber, sehingga tidak perlu di- input-kan. Hal ini untuk mengurangi kesalahan pengetikan dan terjadinya duplikasi data. Selain itu, field check juga untuk menentukan apakah data yang dimasukkan sesuai dengan tipe field. Hal ini tercermin pada: peng- input-an data pada field Gaji Regular, Kerja Reguler, dan Lembur Tetap harus angka, karena tipe datanya adalah numerik. Field-field tersebut baru dapat diisi apabila tombol Ubah ditekan dan yang berhak mengubah adalah wakil pimpinan dan staf pembukuan.
• Completeness check untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan sudah lengkap. Semua field harus terisi, karena apabila kurang lengkap maka field total biaya tenaga kerja tidak dapat dihitung, data yang ada pada form Biaya Tenaga Kerja Langsung tidak dapat disimpan.
• Automatic, yaitu untuk perhitungan total biaya tenaga kerja langsung yang secara otomatis dihasilkan setelah data jumlah tenaga kerja di-input-kan.
• Sign check adalah untuk menentukan apakah data pada field yang di-input- kan telah memiliki tanda aritmatika yang benar. Hal ini berlaku untuk field Jumlah Tenaga Kerja, harus positif tidak boleh negatif.
• Error message, yaitu apabila data yang di-input-kan bukan numerik, maka akan keluar message box seperti Gambar 4.18.
Gambar 4.18. Message Box Data Harus Berupa Angka
• Compatibility test digunakan untuk memastikan orang yang memasukkan data adalah orang yang memiliki otoritas untuk melakukan hal tersebut.
Adapun pihak-pihak yang berwenang adalah sebagai berikut:
Wakil pimpinan mempunyai wewenang untuk membaca (read) dan mengubah (update). Staf pembukuan mempunyai wewenang untuk membuat (create), membaca (read) dan mengubah (update). Staf potong, rakit, dan poles mempunyai wewenang untuk membaca (read).
f. Form Move Tickets
Form Move Tickets ini digunakan untuk menampilkan data jumlah unit yang telah selesai diproduksi pada tiap departemen untuk kemudian ditransfer ke departemen selanjutnya untuk diproses lebih lanjut. Form ini sangat penting karena setelah form ini dibuat, maka jurnal atas transaksi yang dilakukan akan dibuat. Adapun jurnal yang dihasilkan adalah jurnal untuk pemakaian bahan baku dan tenaga kerja langsung. Selain itu dari form ini dapat pula diakses form untuk perhitungan biaya overhead beserta jurnalnya. Form Move Tickets ini dapat dilihat pada Gambar 4.19.
Prosedur pengisian adalah sebagai berikut:
• Format penulisan tanggal adalah mm/dd/yyyy dan diisi secara manual.
• Field Kode PO menggunakan drop down list, sehingga user cukup mengetikkan huruf awal kode kemudian memilih salah satu dari daftar kode yang tampil.
• Untuk mencari nama dan kode departemen, cukup ketikkan huruf awal nama departemen. Secara otomatis akan keluar tampilan seluruh nama departemen dengan huruf awalan tersebut karena field nama departemen menggunakan drop down list. Setelah dipilih, maka secara otomatis, kode departemen juga akan ditampilkan.
Kontrol tambahan yang ada pada form Move Tickets adalah:
• Tombol Overhead fungsinya untuk menampilkan form Total Biaya Overhead keseluruhan.
Gambar 4.19. Form Move Tickets dari Departemen Potong ke Rakit
Setelah form Move Tickets selesai dibuat, maka secara otomatis jurnal untuk pemakaian bahan baku dan tenaga kerja langsung dibuat. Adapun jurnal-jurnal tersebut adalah sebagai berikut:
Work In Process – POTONG 6,179,800
Material Inventory 6,179,800
( Jurnal pemakaian bahan baku)
Work In Process – POTONG 9,180,000 Work In Process – RAKIT 6,750,000 Work In Process – POLES 2,970,000
Payroll 18,900,000
( Jurnal tenaga kerja langsung)
Pengendalian atas form Move Tickets adalah sebagai berikut:
• Tipe data field kode tickets adalah autonumber.
• Field check adalah untuk menentukan apakah data yang dimasukkan sesuai dengan tipe field. Hal ini berlaku untuk input data field Jumlah yang ditransfer.
• Sign check yaitu untuk memeriksa apakah data pada field yang di-input-kan telah memiliki tanda aritmatika yang sesuai. Field jumlah yang ditransfer tidak boleh memiliki tanda negatif.
• Range check adalah untuk menentukan apakah data yang dimasukkan tidak melebihi batas maksimal dan kurang dari batas minimal. Hal ini berlaku untuk field jumlah yang ditransfer. Nilainya tidak boleh melebihi jumlah yang harus diproduksi.
• Validity check tercermin dari penggunaan drop down list pada field kode PO yang fungsinya untuk menampilkan data yang telah terdapat pada master data dalam database. Sehingga input data valid dan tidak akan terjadi kesalahan karena pengetikan.
• Completeness check untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan sudah lengkap. Semua field harus terisi, karena apabila kurang lengkap maka data yang ada pada form Move Tickets tidak dapat disimpan.
• Error message, yaitu muncul message box seperti pada Gambar 4.18. apabila kita memasukkan data yang bukan berupa angka pada field Jumlah yang ditransfer.
• Compatibility test digunakan untuk memastikan orang yang memasukkan data adalah orang yang memiliki otoritas untuk melakukan hal tersebut.
Adapun pihak-pihak yang berwenang adalah sebagai berikut:
Wakil pimpinan mempunyai wewenang untuk membaca (read) dan menghapus (delete). Staf pembukuan mempunyai wewenang membaca
(read). Staf potong, rakit, dan poles mempunyai wewenang untuk membuat (create) dan membaca (read).
g. Form Total Biaya Overhead
Form ini digunakan untuk meng-input-kan data biaya overhead secara keseluruhan yang digunakan selama produksi itu berjalan. Form ini muncul setelah tombol Overhead pada form Move Tickets ditekan. Data tersebut merupakan data overhead secara keseluruhan per bulan, kemudian diubah menjadi total biaya overhead per minggu. Form ini dapat dilihat pada Gambar 4.20. Adapun kontrol yang ada pada form ini adalah tombol Overhead Per Departemen yang fungsinya untuk mengakses form Biaya Overhead Per Departemen. Field Lain-lain digunakan untuk biaya overhead lain yang dikeluarkan selain biaya-biaya yang mempunyai field sendiri. Biaya ini bias bermacam-macam dan tidak menentu dikeluarkan tiap periodenya.
Pengendalian atas form Overhead adalah:
• Field bulan menggunakan drop down list sehingga user tidak perlu kuatir salah mengetik. Cukup mengetikkan huruf awal bulan yang ingin dipilih, setelah itu secara otomatis akan tampil daftar nama bulan yang diawali dengan huruf yang tadi diketikkan.
• Field check adalah untuk menentukan apakah data yang dimasukkan sesuai dengan tipe field. Hal ini berlaku untuk input data field tenaga kerja langsung, listrik, depresiasi bangunan, depresiasi mesin, biaya perawatan, dan biaya asuransi pabrik.Semua input tadi harus berupa angka, karena tipe datanya adalah numerik. Sedangkan untuk field bulan harus karakter.
• Completeness check untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan sudah lengkap. Semua field harus terisi, karena apabila kurang lengkap maka data yang ada pada field total biaya overhead/ bulan menjadi tidak akurat.
• Sign check untuk menentukan apakah data yang dimasukkan dalam field mengunakan tanda matematika yang benar. Untuk semua input pada form ini tidak mungkin negatif atau minus.
Gambar 4.20. Form Total Biaya Overhead
• Error message, yaitu muncul message box seperti pada Gambar 4.18. apabila kita memasukkan data yang bukan berupa angka pada field Jumlah yang ditransfer.
• Financial total adalah penjumlahan dengan benar field yang harus dijumlahkan. Hal ini berlaku untuk field Total Biaya Overhead/ Bulan.
• Compatibility test digunakan untuk memastikan orang yang memasukkan data adalah orang yang memiliki otoritas untuk melakukan hal tersebut.
Adapun pihak-pihak yang berwenang adalah sebagai berikut:
Wakil pimpinan mempunyai wewenang untuk membaca (read). Staf pembukuan mempunyai wewenang membuat (create). Staf potong, rakit, dan poles tidak berhak mengakses.
h. Form Biaya Overhead Per Departemen
Form ini digunakan untuk menampilkan data total biaya overhead untuk masing-masing departemen. Form ini tampil setelah tombol Overhead Per Departemen ditekan. Total biaya overhead per departemen ini didapat dengan
menggunakan metode predetermined overhead. Dari form ini, jurnal untuk biaya overhead yang dikeluarkan dapat dibuat. Form Biaya Overhead Per Departemen ini dapat dilihat pada Gambar 4.21.
Prosedur pengisian:
• Field kode tickets secara otomatis terisi sesuai dengan kode tickets pada form Total Biaya Overhead yang sedang diaktifkan ketika user menekan tombol Overhead Per Departemen.
• Selain itu, field kode PO maupun field jumlah yang diproduksi juga secara otomatis terisi sesuai dengan nilai yang tercantum pada form move tickets tadi. Hal ini juga berlaku untuk field Jumlah yang selesai diproduksi, kode dept, nama dept, jam kerja mesin standar.
• Field Perkiraan Biaya Overhead dan Perkiraan Jam Kerja Mesin di-input-kan dan digunakan untuk mencari tarif predetermined overhead. Adapun rumusannya adalah: Perkiraan Biaya Overhead / Perkiraan Jam Kerja Mesin.
• Setelah form ini diisi lengkap, maka secara otomatis jurnal atas biaya overhead yang dikeluarkan akan dibuat. Adapun jurnal atas biaya overhead yang dikeluarkan adalah sebagai:
Work In Process – Potong 4,398,333.33
Applied Factory Overhead 4,398,333.33 Work In Process – Rakit 3,089,166.67
Applied Factory Overhead 3,089,166.67 Work In Process – Poles 1,150,138.89
Applied Factory Overhead 1,150,138.89 Beberapa kontrol yang ada, yaitu:
• Tombol Hitung Overhead Per Departemen yang berfungsi untuk menghitung total biaya overhead untuk departemen yang diinginkan. Setelah selesai melakukan perhitungan, hasil dari perhitungan tersebut ditampilkan pada field Total Biaya Overhead yang telah disediakan.
Cara perhitungan:
Waktu yang diperlukan Departemen Potong = Jam Kerja Mesin Standar * Jumlah yang selesai diproduksi
Biaya Overhead Departemen Potong = tarif Predetermined Overhead * Waktu yang diperlukan Departemen Potong.
• Tombol Hitung % WIP, Akhir berfungsi untuk menghitung persentase WIP, Akhir untuk tenaga kerja dan overhead.
Cara perhitungan:
Waktu yang diperlukan seluruhnya = Jam Kerja Mesin Standar * Jumlah Produksi
Waktu produksi yang telah selesai = Jam Kerja Mesin Standar * Jumlah yang selesai diproduksi
% WIP, Akhir tenaga kerja dan overhead = (Waktu produksi yang telah selesai / waktu yang diperlukan seluruhnya) * 100%
Gambar 4.21. Form Biaya Overhead Departemen Potong
Hasil perhitungan tersebut di atas kemudian ditampilkan pada field-field yang ada dalam frame %WIP, Akhir tenaga kerja dan overhead. Persentase yang ditampilkan dengan aturan pembulatan sebagai berikut: apabila angka
dibelakang koma lebih besar sama dengan 5 maka dibulatkan ke atas.
Sedangkan apabila lebih kecil dari 5 maka dibulatkan ke bawah.
• Tombol berfungsi untuk mengakhiri aplikasi program dan kembali ke form Menu.
Pengendalian atas form Overhead Per Departemen adalah sebagai berikut:
• Automatic, yaitu ketika tombol Overhead Per Departemen pada form Total Biaya Overhead ditekan, field kode tickets, kode PO, field Jumlah Produksi otomatis terisi. Begitu pula dengan field Jumlah yang selesai diproduksi, kode dept, nama dept, jam kerja mesin standar, otomatis terisi sesuai dengan data yang ada pada form Move Tickets..
• Completeness check untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan sudah lengkap. Semua field harus terisi, karena apabila kurang lengkap maka data yang ada pada total biaya overhead per departemen tidak dapat dihitung.
• Field check adalah untuk menentukan apakah data yang dimasukkan sesuai dengan tipe field. Hal ini berlaku untuk input data field Perkiraan Biaya Overhead dan Perkiraan Jam Kerja Mesin. Semua input tadi harus berupa angka, karena tipe datanya adalah numerik.
• Sign check untuk menentukan apakah data yang dimasukkan dalam field mengunakan tanda matematika yang benar. Untuk semua input pada form ini tidak mungkin negatif atau minus.
• Compatibility test digunakan untuk memastikan orang yang memasukkan data adalah orang yang memiliki otoritas untuk melakukan hal tersebut.
Adapun pihak-pihak yang berwenang adalah sebagai berikut:
Wakil pimpinan mempunyai wewenang untuk membaca (read). Staf pembukuan mempunyai wewenang membuat (create) dan membaca (read).
Staf potong, rakit, dan poles tidak berhak mengakses.
i. Form Persediaan Work In Process
Form ini digunakan untuk menampilkan data persediaan WIP setelah produksi berjalan. Form ini digunakan sebagai dasar pembuatan jurnal untuk mencatat transfer biaya antar departemen yang ada. Selain itu, dari form ini juga dapat dicetak laporan yang dibutuhkan. Form ini dapat dilihat pada Gambar 4.22.
