STUDI KASUS RUMAH SAKIT JATI RAHAYU
BEKASI
TESIS
ENTIN SUTINAH 14000627
PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER ILMU KOMPUTER SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
NUSA MANDIRI JAKARTA
ii
STUDI KASUS RUMAH SAKIT JATI RAHAYU
BEKASI
TESIS
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom)
ENTIN SUTINAH 14000627
PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER ILMU KOMPUTER SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
NUSA MANDIRI JAKARTA
iii
Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Entin Sutinah
NIM : 14000627
Program Studi : Magister Ilmu Komputer Jenjang : Strata Dua (S2)
Konsentrasi : E-Business
Dengan ini menyatakan bahwa tesis yang telah saya buat dengan judul: Penyusunan Rencana Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada Rumah Sakit dengan Pendekatan Be Vissta Planning: Studi Kasus Rumah Sakit Jati Rahayu Bekasi ” adalah hasil karya sendiri, dan semua sumber baik yang kutip maupun yang dirujuk telah saya nyatakan dengan benar dan tesis belum pernah diterbitkan atau dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun. Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Apabila dikemudian hari ternyata saya memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tesis yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu, saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusan saya dari Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri dicabut/dibatalkan.
Jakarta, 11 Maret 2014 Yang menyatakan,
vi
Puji syukur Alhamdullillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tesis ini. Adapun judul tesis, yang penulis ambil sebagai berikut “ Penyusunan Rencana Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada Rumah Sakit dengan Pendekatan Be Vissta Planning: Studi Kasus Rumah Sakit Jati Rahayu Bekasi ”.
Tujuan penulisan tesis ini dibuat sebagai salah satu untuk mendapatkan gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) pada Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri (STMIK Nusa Mandiri).
Tesis ini diambil berdasarkan hasil penelitian atau riset mengenai perencanaan strategi SI/TI dengan pendekatan Be Vissta Planning yang penulis lakukan pada Rumah Sakit Jati Rahayu Bekasi. Penulis juga lakukan mencari dan menganalisa berbagai macam sumber referensi, baik dalam bentuk jurnal ilmiah, buku-buku literatur, internet, dan lain-lan yang terkait dengan pembahasan pada tesis ini.
Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dukungan dari semua pihak dalam pembuatan tesis ini, maka penulis tidak dapat menyelesaikan tesis ini tepat pada waktunya. Untuk itu ijinkanlah penulis memberikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Ir. Dana Indra Sensuse, M.LIS,Ph.D. selaku pembimbing tesis yang telah menyediakan waktu, pikiran dan tenaga dalam membimbing penulis dalam menyelesaikan tesis ini.
2. Bapak H. Mochamad Wahyudi, MM, M.Kom, M.Pd selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Nusa Mandiri.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Kaman Nainggolan, MS selaku Direktur Program Pasca Sarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri Jakarta yang talah memberikan kesempatan dan arahan kepada penulis untuk meyelesaikan program pasca sarjana.
vii
5. Ibu Lestari Limaningrum selaku Kepala HRD Rumah Sakit Jati Rahayu yang telah banyak membantu penulis dalam memberikan informasi dan data yang terkait dengan penelitian.
6. Bapak Marianto selaku Penanggung jawab Divisi IT Rumah Sakit Jati Rahayu yang telah banyak membantu penulis dalam mendapatkan data dan informasi yang terkait dengan penelitian.
7. Seluruh Staff Rumah Sakit Jati Rahayu yang telah banyak memberikan dukungan kepada penulis.
8. Orang tua, Suami dan anak tercinta yang telah memberikan dukungan material dan moral kepada penulis.
9. Seluruh staf pengajar (dosen) Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri yang telah memberikan pelajaran yang berarti bagi penulis selama menempuh studi. 10. Seluruh staf dan karyawan Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri yang telah melayani penulis dengan baik selama kuliah.
11. Seluruh teman-teman kuliah Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk penulis sebutkan satu persatu sehingga terwujudnya penulisan tesis ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tesis ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan karya ilmiah yang penulis hasilkan untuk yang akan datang.
Akhir kata semoga tesis ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.
Jakarta, 11 Maret 2014
viii
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya : Nama : Entin Sutinah
NIM : 14000627
Program Studi : Magister Ilmu Komputer Jenjang : Strata Dua (S2)
Konsentrasi : E-Business Jenis Karya : Tesis
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Sekolah Tinggi Manajemen dan Komputer Nusa Mandiri (STMIK Nusa Mandiri)
Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) atas
karya ilmiah kami yang berjudul : “Penyusunan Rencana Strategis Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi Pada Rumah Sakit dengan Pendekatan Be Vissta Planning: Studi Kasus Rumah Sakit Jati Rahayu Bekasi” beserta perangkat yang diperlukan (apabila ada).
Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak STMIK Nusa Mandiri berhak menyimpan, mengalih-media atau bentuk-kan, mengelolaannya dalam pangkalan data (database), mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari kami selama tetap mencantumkan nama kami sebagai penulis/pencipta karya ilmiah tersebut.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak STMIK Nusa Mandiri, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Jakarta, 11 Maret 2014 Yang menyatakan,
ix
Nama : Entin Sutinah
NIM : 14000627
Program Studi : Magister Ilmu Komputer Jenjang : Strata Dua (S2)
Konsentrasi : E-Businness
Judul : Penyusunan Rencana Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada Rumah Sakit dengan Pendekatan Be Vissta Planning: Studi Kasus Rumah Sakit Jati Rahayu Bekasi
Rumah Sakit Jati Rahayu merupakan penyedia layanan kesehatan kepada masyarakat, namun ada beberapa permasalahan yang dirasakan seperti belum adanya sistem informasi Poliklinik, sistem informasi rumah sakit yang digunakan dari jasa pihak ketiga, kurangnya staf ahli di bidang IT metodologi yang digunakan dirasa ada yang kurang yaitu tidak ada poin yang membahas mengenai Visi dan Misi SI/TI padahal ini sangat diperlukan untuk membuat lanadasan kebijakan SI/TI, serta teknik analisis kurang disebutkan, maka dari itu penulis menambahakan kekurangan pada metodologi tersebut. Tujuan dari penelitian ini yaitu membuat usulan penyusunan dan bentuk rencana startegi SI/TI pada Rumah Sakit Jati Rahayu. Metodologi yang penulis gunakan yaitu Be Vissta Planning dimana metodologi ini merupakan perpaduan dari empat metodologi diantanya metodologi versi John Ward, James Wetherbe, James Martin, dan Edwin Tozer serta dilengkapi tambahan modul dari metodologi versi lembaga konsultan Price Waterhouse. Untuk memudahkan penelitian perlu adanya teknik analisis seperti SWOT Analysis, Analisis Rantai Nilai (Value Chain Porter), CSF (Critical Success Factor), Application Portofolio McFarlan Grid’s, Analisis Kompetitif Porter (Porter’s Five Forces Competitive Model). Hasil dari penelitian ini berupa cetak biru dari perencanaan startegi SI/TI pada Rumah Sakit Jati Rahayu diantaranya daftar aplikasi yang dibutuhkan saat ini dan dimasa yang akan datang, strategi manajemen SI/TI berupa penambahan subbagian pada bagian divisi TI dengan ditambahkannya bagian aplikasi dan jaringan, infrastruktur jaringan komputer dengan ditambahkannya komputer pada setiap poliklinik. Urutan prioritas SI/TI berdasarkan analisa domain teknologi dan domain bisnis yaitu sistem informasi poliklinik, sistem informasi manajemen ruang perawatan dan sistem informasi kepegawaian. Dengan adanya perencanaan strategis SI/TI diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang terjadi pada Rumah Sakit Jati Rahayu.
Kata Kunci :
x
Name : Entin Sutinah
NIM : 14000627
Study program : Master of Computer Science
Levels : Tier Two (S2)
Concentration : E-Businness
Title : Preparation of Strategic Planning for Information Systems and Information Technology at the Hospital Be Vissta Planning Approach: A Study Case in Jati Rahayu Hospital Bekasi
Jati Rahayu Hospital is a provider of health services to the community , but there are some problems such as the perceived lack of clinic information systems , hospital information systems are used on third-party services , lack of skilled staff in the field of IT methodologies used there is less that is deemed not No point discussing the vision and mission of the IS / IT when it is necessary to make policy lanadasan iS / iT , and the lack of analytical techniques mentioned , and therefore the author adding the flaws in the methodology. The purpose of this research is to make the proposal preparation and plan strategy forms of IS / IT at Hospital Jati Rahayu . Methodology the authors use the Vissta Be Planning where this methodology is a combination of four methodologies methodology diantanya version of John Ward , James Wetherbe , James Martin , and Edwin Tozer additional modules and features of the methodology version consultancy Price Waterhouse . To facilitate research need for analytical techniques such as SWOT Analysis , Value Chain Analysis ( Porter's Value Chain ) , CSF ( Critical Success Factor ) , McFarlan Grid 's Application Portfolio , Competitive Analysis Porter ( Porter's Five Competitive Forces Model ) . The results of this research is the blue print of the planning strategy / IT at Hospital Jati Rahayu among the list of applications that are needed today and in the future , strategic management of IS / IT in the form of adding a subsection on the IT department with the addition of part of the application and the network , computer network infrastructure with the addition of a computer at every clinic . The order of priority of the IS / IT domain analysis is based on technology and business domains that clinic information systems , management information systems and ward personnel information systems . With the strategic planning of IS / IT is expected to resolve problems that occur in Jati Rahayu Hospital .
Keywords:
xi
Halaman
HALAMAN SAMPUL HALAMAN ... i
JUDUL ... ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINILITAS ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
LEMBAR KONSULTASI ... v
KATA PENGANTAR ... vi
HALAMAN PERNYATAAN PESETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... viii
ABSTRAK ... ix
ABSTRACT ... x
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR LAMPIR AN ... xv
BAB I. PENDAHULUAN... 1
1.1. Latar Belakang... 1
1.2. Identifikasi Masalah ... 3
1.3. Rumusan Masalah Penelitian... 3
1.4. Tujuan Penelitian ... 4
1.5. Ruang Lingkup Penelitian ... 4
BAB II. LANDASAN TEORI ... 6
2.1. Tinjauan Pustaka ... 6
2.2. Tinjauan Studi ... 27
2.3. Tinjauan Organisasi/Obyek Penelitian... 32
BAB III. METODE PENELITIAN ... 41
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN... ... 49
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ... 142
DAFTAR PUSTAKA ... 144
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... 146
xii
Gambar II.1. Hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI .. 9
Gambar II.2. Bagan Ringkasan Metodologi Price Waterhouse ... 16
Gambar II.3. Bagan Ringkasan Fase Metodologi BVP ... 16
Gambar II.4. Value Chain ... 23
Gambar II.5. Portfolio Application McFarlan Grid’S ... 25
Gambar II.6. Porter Five Forces ... 27
Gambar II.7. Transformasi Rumah Sakit Jati Rahayu ... 32
Gambar II.8. Struktur Organisasi Rumah Sakit Jati Rahayu ... 37
Gambar II.9. Kerangka Pikir Penelitian ... 40
Gambar IV.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Jati Rahayu ... 54
Gambar IV.2. Ananlisis Value Chain Rumah Sakit Jati Rahayu ... 62
Gambar IV.3. Skema Jaringan Komputer Rumah Sakit Jati Rahayu. ... 88
Gambar IV.4. Analisis Five Forces Model ... 93
Gambar IV.5. Arsitektur Integrasi SI secara keseluruhan ... 113
Gambar IV.6. Arsitektur jaringan komunikasi RS.Jati Rahayu usalan ... 114
xiii
Halaman
Tabel II.1. Desain Metodologi BVP ... 17
Tabel II.2. Perbandingan Metodologi Perencanaan SI/TI... 18
Tabel II.3. Matrik Analisa SWOT... 20
Tabel II.4. Tinjauan Studi... 31
Tabel II.5. Deskripsi Pekerjaan... 38
Tabel IV.1. Pemetaan Visi terhadap Misi ... 51
Tabel IV.2. Pemetaan CSF terhadap Misi ... 52
Tabel IV.3. Pemetaan CSF terhadap KPI ... 53
Tabel IV.4. Rincian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian... 55
Tabel IV.5. Matrix SWOT... 61
Tabel IV. 6. Kebutuhan informasi bagian rawat jalan, UGD dan MC ... 67
Tabel IV.7. Kebutuhan informasi bagian Rawat inap ... 68
Tabel IV.8. Kebutuhan informasi bagian Farmasi ... 69
Tabel IV.9. Kebutuhan informasi bagian Radiologi ... 69
Tabel IV.10. Kebutuhan informasi bagian Laboratorium... 70
Tabel IV.11. Kebutuhan informasi bagian Medical Record... 71
Tabel IV.12. Kebutuhan informasi bagian Gizi... 72
Tabel IV.13. Kebutuhan informasi bagian Logistik ... 72
Tabel IV.14. Kebutuhan informasi bagian TU dan Kepegawaian ... 73
Tabel IV.15. Kebutuhan informasi bagian Keuangan ... 74
Tabel IV.16. Kebutuhan informasi bagian Pusat Informasi ... 75
Tabel IV.17. Perangkat Keras yang ada di RS.Jati Rahayu ... 86
Tabel IV.18. Daftar Jumlah Komputer dan prinetr di RS.Jati Rahayu... 87
Tabel IV.19. Spesifikasi Server di RS.Jati Rahayu ... 87
Tabel IV.20. Portofolio aplikasi Rumah Sakit Jati Rahayu... 89
Tabel IV.21. SWOT SI/TI ... 90
Tabel IV.22. Identifikasi masalah dan solusi bisnis organisasi ... 97
Tabel IV.23. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian Rawat jalan ... 99
Tabel IV.24. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian Rawat inap ... 100
Tabel IV.25. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian Farmasi... 101
Tabel IV.26. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian Radiologi... 101
Tabel IV.27. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian Laboratorium ... 102
Tabel IV.28. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian Medical Record... 103
Tabel IV.29. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian Gizi ... 103
Tabel IV.30. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian Logistik ... 104
Tabel IV.31. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian TU dan Kepegwaian ... 104
Tabel IV.32. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian Bagian Keuangan ... 105
Tabel IV.33. Analisis Usulan Portofolio SI Bagian Pusat Informasi ... 106
Tabel IV.34. Alternatif pemenuhan kebutuhan SI... 107 Tabel IV.35. Analisis Kebutuhan masukan, proses dan keluaran Sistem
xiv
Tabel IV.37. Analisis Kebutuhan masukan, proses dan keluaran Sistem
Informasi manajemen ruang perawatan... 111
Tabel IV.38. Pengembangan aplikasi ... 112
Tabel IV.39. Ringkasan Potensi Manfaat Sistem Informasi Kepegawaian ... 121
Tabel IV.40. Ringkasan Potensi Manfaat Sistem Informasi Poliklinik ... 122
Tabel IV.41. Ringkasan Potensi Manfaat Sistem Informasi Manajemen Ruang Perawatan ... 123
Tabel IV.42. Hasil kuesioner Nilai Strategis ... 125
Tabel IV.43. Hasil kuesioner Nilai Stakeholder ... 125
Tabel IV.44. Hasil kuesioner Nilai Resiko Strategi Kompetisi ... 126
Tabel IV.45. Hasil kuesioner Nilai Resiko Organisasi dan Ketidakpastian ... 126
Tabel IV.46. Hasil kuesioner Rincian Resiko Implementasi TI ... 126
Tabel IV.47. Hasil seblum dikalikan dengan pembobotan ... 127
Tabel IV.48. Hasil setelah dikalikan pembobotan... 127
Tabel IV.49. Hasil kuesioner Nilai Strategis ... 128
Tabel IV.50. Hasil kuesioner Nilai Stakeholder ... 128
Tabel IV.51. Hasil kuesioner Nilai Resiko Strategi Kompetisi... 129
Tabel IV.52. Hasil kuesioner Nilai Resiko Organisasi dan Ketidakpastian ... 129
Tabel IV.53. Hasil kuesioner Rincian Resiko Implementasi TI ... 129
Tabel IV.54. Hasil seblum dikalikan dengan pembobotan... 130
Tabel IV.55. Hasil setelah dikalikan pembobotan... 130
Tabel IV.56. Hasil kuesioner Nilai Strategis ... 131
Tabel IV.57. Hasil kuesioner Nilai Stakeholder ... 131
Tabel IV.58. Hasil kuesioner Nilai Resiko Strategi Kompetisi ... 132
Tabel IV.59. Hasil kuesioner Nilai Resiko Organisasi dan Ketidakpastian ... 132
Tabel IV.60. Hasil kuesioner Rincian Resiko Implementasi ... 132
Tabel IV.61. Hasil seblum dikalikan dengan pembobotan... 133
Tabel IV.62. Hasil setelah dikalikan pembobotan ... 133
Tabel IV.63. Mengelompokkan solusi strategis SI/TI... 133
Tabel IV.64. Jadwal implementasi sistem informasi usulan... 137
xv
Halaman
Lampiran 1 Lembar Wawancara ... 148
Lampiran 2 Visi dan Misi Rumah Sakit Jati Rahayu ... 162
Lampiran 3 Tampilan Website Rumah Sakit Jati Rahayu ... 163
Lampiran 4 Jadwal Dokter ... 164
Lampiran 5 Profil Penunjanag ... 165
Lampiran 6 Layanan Rawat Inap ... 166
Lampiran 7 Layanan Rawat Jalan ... 167
Lampiran 8 Daftar Perusahaan Pemasok ... 169
Lampiran 9 Lembar Kuesioner ... 170
Lampiran 10 Spesifikasi komputer RS.Jati Rahayu ... 188
1
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri
1.1. Latar Belakang
Saat ini peranan sistem informasi dan teknologi informasi sudah tidak dapat dipungikiri lagi pemanfaatnya dan merupakan sumber daya utama bagi suatu organisasi dalam meningkatkan daya saing terhadap para pesaingnya, maka dari itu berbagai organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta berlomba lomba untuk menerapakan sistem dan teknologi informasi agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam melakukan proses bisnis organisasi tersebut.
Penggunanaan sistem informasi dan teknologi informasi akan bermanfaat apabila penggunannya disesuaikan dengan visi, misi dan tujuan organisasi dengan menetapkan strategi bisnis dan startegi sistem informasi serta didukung dengan teknologi informasi, serta dibutuhkan suatu analisa faktor-faktor yang dapat mempengaruhi terbentuknya suatu perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi yang diselaraskan dengan strategi bisnis dari suatu organisasi.
“Rumah sakit merupakan salah satu jaringan pelayanan kesehatan yang penting, sarat dengan tugas, beban, masalah dan harapan yang digantungkan kepadanya. Perkembangan jumlah rumah sakit di Indonesia, yang diikuti pula dengan perkembangan pola penyakit, perkembangan teknologi kedokteran dan kesehatan serta perkembangan harapan masyarakat terhadap pelayanan rumah sakit sehingga dibutuhkannya suatu sistem yang baik yang dapat mengatur dan mengelola segala sumber rumah sakit dengan sebaik-baiknya” (Aditama, 2003).
Rumah Sakit Jati Rahayu pada awalnya merupakan sebuah Apotik, lalu berubah menjadi sebuah Klinik dan Rumah Bersalin, kemudian menjadi Rumah Sakit Ibu dan Anak, dan saat ini Rumah Sakit Jati Rahayu telah memperoleh izin untuk menjadi Rumah Sakit Umum. Visi Rumah Sakit Jati Rahayu adalah “Menjadi rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan berkualitas, terampil, ramah dan terjangkau“, dan Misinya yaitu :
1. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia yang profesional di bidangnya
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri 2. Meningkatkan fasilitas rumah sakit
3. Melakukan peningkatan mutu secara berkelanjutan 4. Menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis
Rumah Sakit Jati Rahayu memiliki moto ”S M A R T” (Senyum, Menarik, Akrab, Ramah dan Tertib), saat ini Rumah Sakit Jati Rahayu telah menggunakan beberapa sistem informasi dalam proses bisnisnya yaitu sistem informasi pendaftaran pasien, baik pasien rawat inap maupun rawat jalan dimana sistem informasi ini telah terhubung ke sistem informasi keuangan, sistem informasi yang lainya yaitu sistem informasi apotik, laboratorium, radiologi, gizi, logistik, rekam medis, kasir rawat jalan, rawat inap dan sistem informasi penata rekening, akan tetapi penggunaan sistem informasi pada rumah sakit Jati Rahayu masih belum optimal seperti belum menggunakan sistem informasi layanan poliklinik yaitu sistem informasi yang menghubungkan antar poliklinik yang satu dengan poliklinik yang lainya dan pencatatan rekam medis pada poliklinik masih menggunkan cara manual, sistem informasi yang digunakan saat ini merupakan sistem informasi yang didapat dari konsultan luar rumah sakit. Rumah Sakit Jati Rahyu telah memiliki devisi TI namun divisi tersebut sifatnya hanya melakukan pemeliharaan saja, tanpa membangun sistem informasi secara mandiri.
Semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini menyebabkan semakin banyak aspek kehidupan yang bergantung kepadanya. rumah sakit dituntut harus mampu mengelola bagiamana rumah sakit memberikan pelayanan kesehatan yang optimal terhadap para pasien, baik dari segi kegiatan maupun dari segi sistem informasi dan teknologi informasi yang dapat memudahkan pengolahan data serta memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan capat.
Metode yang digunakan dalam perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi pada Rumah Sakit Jati Rahyu yaitu dengan pendekatan Be Vissta Planning, dimana metode ini merupakan perpaduan tahapan kegiatan dan perangkat yang digunakan dari empat metodologi yakni versi Jhon Ward, James Wetherbe, James Martin dan Edwin Tozer, akan tetapi ada yang kurang pada fase metode ini yaitu tidak adanya poin yang membahas mengenai Visi, Misi SI/TI yang berguna untuk membuat landasan kebijakan SI/TI serta kurang
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri menyebutkan mengenai teknik penulisan yang digunakan maka dari itu penulis menambahkan poin tersebut pada fase yang berkaitan. Fase yang digunakan pada metodologi Be Vissta Planning yaitu :
1. Menelaah kebutuhan bisnis dan informasi 2. Menentukan target bagi SI/TI
3. Menentukan strategi SI/TI 4. Rencana implementasi
1.2.Identifikasi Masalah
Permasalahan yang ditemukan berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas antara lain:
1. Belum adanya sistem informasi poliklinik yang saling terhubung antar poliklinik yang satu dengan poliklinik yang lainya, sehingga pencatatan rekam medis pada poliklinik masih menggunakan cara manual.
2. Sistem informasi yang diterapakan saat ini merupakan sistem informasi yang dibeli dari pihak ketiga, dan belum membangun sistem informasi secara mandiri.
3. Divisi IT yang ada sifatnya hanya memelihara sistem informasi yang dibeli. 4. Masih kurangnya sumber daya manusia yang ahli dibidang SI/TI.
5. Metode Be Vissta planning masih ada kekurangan yaitu tidak mencantumkan poin visi, misi SI/TI oragnisasi, padahal itu sangat penting untuk membuat landasan kebijakan SI/TI pada suatu oragniasai.
6. Metode Be Vissta Planning pada setiap fase kurang menyebutkan teknik analisis yang digunakan.
1.3. Rumusan Masalah Penelitian
Rumusan masalah yang dapat diambil dari permasalahan yang terjadi di atas yaitu bagaimana rumusan penyusunan dan bentuk rencana strategis SI/TI yang dapat mendukung pelayanan kesehatan yang baik bagi masyarakat, khususnya Rumah Sakit Jati Rahayu?
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri
1.4. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Menganalisis kondisi Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI) yang ada pada Rumah Sakit Jati Rahayu.
2. Membuat usulan penyusunan dan bentuk rencana strategis SI/TI yang mampu menunjang kegiatan pelayanan kesehatan dan manajemen serta strategi bisnis pada Rumah Sakit, baik sekarang maupun di masa yang akan datang.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Membuat usulan perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi dengan pendekatan be vissta planning, dengan tahapan analisis kondisi internal dan eksternal rumah sakit, serta mencari sistem informasi atau apalikasi-aplikasi yang masih dibutuhkan oleh Rumah Sakit Jati Rahayu.
1.6. Sistematika Penulisan
Sitematika penulisan tesis ini terdiri dari beberapa bab yaitu :
Bab I : Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, identifikasi permasalahan, rumusan masalah, tujuan penulisan, ruang lingkup penelitian serta sistematika penulisan dari tesis ini.
Bab II : Landasan/Kerangka Pemikiran
Bab ini membahas mengenai landasan terori yang berkaitan dengan penelitian yaitu mencakup teori tentang perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi, perbandingan beberapa metodologi perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi, metode analisis yang digunakan, tinjauan penelitian sebelumnya, menjelaskan kondisi organisasi yang menajadi objek penelitian, dan kerangka pikir penelitian.
Bab III: Metodologi Penelitian
Bab ini menjelaskan langkah-langkah metodologi perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi yang digunakan dalam
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri penelitian yaitu metode be vissta planning, serta metodologi penelitian lain yang dilakukan seperti wawancara, kuesioner dan studi pustaka.
Bab IV: Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini menjelaskan mengenai langkah penyusunan rencana strategis sistem informasi dan teknologi informasi yang diusulkan serta bentuk rencana strategi SI/TI yang dihasilkan, untuk digunakan sebagai solusi yang tepat dalam pemecahan masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi yaitu Rumah Sakit Jati Rahayu.
Bab V: Penutup
Bab ini membahas mengenai kesimpulan dari hasil penelitian serta saran-saran yang diajukan dalam perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi pada Rumah Sakit Jati Rahayu.
6
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri
BAB II
LANDASAN/KERANGKA PEMIKIRAN
2.1. Tinjauan Pustaka
2.1.1. Perencanaan Strategi Sistem Informasi 1. Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan perpaduan yang terdiri dari orang-orang hardware, software, jaringan komunikasi serta sumber daya data yang dikumpulkan menjadi satu, untuk diproses guna menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2006).
Menurut Loudon (2002) sistem informasi dapat difenisikan sebagai kumpulan beberapa komponen yang saling terintegrasi untuk mengambil, menyimpan, memproses dan mendistribusikan suatu informasi dalam mengambil suatu keputusan, mengkoordinasikan pengendalian analisis serta menampilkannya dalam suatu organisasi.
Kesimpulan yang dapat diambil dari kedua defenisi mengenai sistem infromasi, sistem informasi dapat diartikan sebagai kumpulan dari beberapa komponen yang tediri dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi, data dan prosedur yang saling terintegrasi sehingga dapat diolah menjadi suatu informasi yang berguna dalam mengambil suatu keputusan.
2. Perencanaan Strategis
Perencanaan Strategis (Strategic Planning) adalah proses merumuskan dan melaksanakan keputusan tentang arah organisasi di masa depan ( Kerzner , 2001 ).
Perencanaan Strategis adalah proses memutuskan program-program yang akan diambil organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang dialokasikan untuk masing-masing program selama beberapa tahun ke depan (Anthony and Govindarajan, 2005).
Kesimpulan yang dapat diambil dari kedua definisi di atas, perencanaan strategis merupakan sebuah proses untuk merumuskan dan melaksanakan
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri keputusan oleh manajemen untuk mengembangkan usahanya dengan memutuskan program-program yang akan diambil beberapa tahun kedapan.
3. Strategi Sistem Informasi
Strategi sistem informasi merupakan suatu strategi yang mendefiniskan mengenai kebutuhan atau permintaan akan informasi dan sistem untuk mendukung strategi bisnis organisasi secara keseluruhan (Ward and Peppard, 2002).
4. Perencanaan Strategi Sistem Informasi
Perencanaan strategis adalah proses merumuskan dan melaksanakan keputusan tentang arah organisasi di masa depan. Proses ini sangat penting untuk kelangsungan hidup setiap organisasi karena merupakan proses dimana organisasi beradaptasi dengan lingkungan yang selalu berubah, dan proses ini berlaku untuk semua tingkatan manajemen dan semua jenis organisasi (Kerzner, 2001).
2.1.2. Perencanaan Strategi Teknologi Informasi 1. Teknologi Informasi
Teknologi informasi adalah salah satu peralatan yang dapat dipakai oleh para manajer sehingga mereka dapat mengatasi segala macam perubahan yang sedang atau telah terjadi (Loudon, 2004).
Teknologi informasi mengacu khusus pada teknologi yaitu hardware, softaware dan jaringan telekomunikasi (Ward and Peppard, 2002).
Jadi teknologi informasi adalah suatu perlatan berupa peralatan teknologi yang dibutuhkan oleh pihak yang memerlukan, dimana teknologi tersebut dapat digunakan untuk memberikan hasil, mengkomunikasikan dan menyimpan suatu informasi.
2. Strategi Teknologi Informasi
Menurut Ward dan Peppard (2002) strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penguraian visi tentang bagaimana memenuhi permintaan dari organisasi akan informasi dan sistem dengan dukungan teknologi.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri
2.1.3. Strategi Bisnis
Menurut Rangkuti (2006) “Strategi bisnis adalah strategi fungsional yang berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen, misalnya strategi pemasaran, strategi produksi atau operasional, strategi distribusi, strategi organisasi dan strategi-strategi yang berhubungan dengan keuangan dari suatu bisnis”.
Menurut Ward dan Peppard (2002) Strategi bisnis adalah seperangkat tindakan yang saling terintegrasi yang ditujukan untuk meningkatkan kekuatan peusahaan untuk menghadapi pesaing. Pada dasarnya terdapat tiga proses yang saling terkait dan berkontribusi dalam pembentukan strategi yaitu:
1. Berpikir kreatif, wawasan kewirausahaan merupakan strategis agar perusahaan bisa berkembang
2. Perencanaan strategis yang sistematis, analisis yang komprehensif untuk mengembangkan perusahaan
3. Pengambilan keputusan yang efektif untuk menghadapi ancaman dan dan memanfaatkan peluang yang ada.
2.1.4. Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi Sistem Informasi, Strategi Teknologi Informasi
Menurut Ward dan Peppard (2002) dalam membuat suatu strategic application tidak boleh hanya berfokus pada analisis terhadap teknologi saja, akan tetapi jalur yang efektif untuk menghasilkan keuntungan dari SI/TI adalah dengan mengkonsentrasikan pada pemikiran tentang bisnis, yaitu dengan menganalisa masalah bisnis yang ada beserta perubahan lingkungannya, serta menyadari bahwa SI/TI adalah hanya sebagai solusi yang ditawarkan saja. Hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri Keputusan Bisnis
Tujuan dan Arahan Perubahan
Berdasarkan Bisnis Berorientasi pada Permintaan Fokus pada aplikasi
Berdasarkan Aktivitas Berorientasi pada pemenuhan Fokus pada Teknologi SI/TI
Industri, Bisnis dan dan dampak Organisasi potenisal
Strategi Bisnis
Strateg SI
Strategi TI
Pendukung bisnis Arahan untuk bisnis
Kebutuhan dan perioritas
Bagaimana hal itu dapat disampaikan Apa yang dibutuhkan Kemana binis diarahkan dan mengapa
Infrastruktur dan Layanan
Sumber : (Ward & Peppard 2002)
Gambar II.1 Hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI
2.1.5. Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi
Perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi merupakan proses identifikasi portfolio aplikasi sistem informasi berbasis komputer (SIBK) yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis untuk merealisasikan tujuan bisnisnya.
Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai alat, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan digunakan untuk mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward dan Peppard, 2002).
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri
2.1.6. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI
Penggunaan metodologi dalam suatu perencanaan strategis SI/TI sangat penting, karena metodologi merupakan kumpulan dari sutu teknik atau cara analisis dalam memproses suatu kegiatan. tujuan penggunaan metodolgi dalam perencanaan startegi SI/TI untuk meminimalisir kesalahan dan resiko kegagalan serta memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan serta menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan.
Ada beberapa perbandingan metodologi perencanaan strategis yang akan dibahas sebagai dasar untuk menentukan metodologi yang akan digunakan dalam penelitian ini. berikut ini adalah bahasan tentang perbandingan metodologi perencanaan strategis SI/TI menurut menurut Tozer, Ward dan Peppard, Wetherbe, James Martin, Price Waterhouse, serta metodologi Be Vissta Planning. Berikut pembahasan perbandingan metodologi perencanaan SI/TI.
1. Metodologi Menurut Tozer (1996)
Tahapan perencanaan strategis SI/TI versi tozer terdapat beberapa fase berikut penjelasan mengenai fase-fase tersebut:
a. Fase 0 - menentukan konteks dan ruang lingkup.
Tujuan dari fase ini adalah mendapatkan batasan, waktu, kontrol, penyelarasan terminologi, komitmen manajemen, dan harapan dari sistem. Keluaran yang dihasikan pada fase ini berupa analisis konteks, batasan, identifikasi pendahuluan, tim kerja, program, dan jadwal wawancara pendahuluan.
b. Fase 1 - menentukan informasi mengenai bisnis dan kebutuhan yang mendukungnya. Tujuan dari fase ini untuk mencari dasar membuat strategi, berupa rencana ke depan dalam bentuk rencana bisnis, informasi dan pendukung lainnya. Fase ini dibagi menjadi dua kegiatan yaitu:
1) Mempersiapkan pengumpulan informasi.
2) Menentukan informasi bisnis dan pendukungnya.
c. Fase 2 - mengevaluasi kesesuaian sistem dengan kebutuhan saat ini dan mengidentifikasi pilihan solusi. Pada fase ini terdapat tiga kegiatan yaitu: 1) Mengevaluasi aplikasi dan kondisi teknis saat ini.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri 2) Membangun arsitektur informasi.
3) Membuat pilihan awal untuk solusi strategis. d. Fase 3 - menentukan solusi strategi.
Pada fase ini terdapat empat kegiatan yaitu:
1) Mengidentifikasi dan memulai kegiatan yang mendesak 2) Menentukan solusi aplikasi dan database.
3) Mengevaluasi kondisi teknologi informasi. 4) Mengembangkan kasus bisnis.
e. Fase 4 - menyiapkan dan melakukan rencana implementasi.
Tujuan dari fase ini adalah untuk menyelesaikan dan melaksanakan perencanaan strategis SI/TI, dimana terdapat beberapa kegiatan diantaranya:
1) Merencanakan teknis proyek aplikasi dan database.
2) Mempersiapkan rencana pengembangan SDM dan Organisasi. 3) Menyusun dan menyeimbangkan kasus-kasus bisnis dengan semua 4) Menampilkan rencana dan mengatur implementasinya.
2. Metodologi Ward & Peppard (2002)
Tahapan dalam menyusun perencanaan strategi sistem informasi menurut versi Word and Peppard, yaitu:
a. Analisis lingkungan bisnis internal
Tahap ini mengidentifikasikan aspek internal untuk mengetahui kondisi terkini organisasi serta strategis. Hal-hal yang berkaitan yakni:
1) Visi, misi, strategs bisnis perusahaan 2) Analisa Porter (Five Forces Analisys) 3) Analisa SWOT
4) Analisa CSF (Critical Success Factor Analizy) 5) Analisa Rantai Nilai (Value Chain Analisys) b. Analisa lingkungan bisnis Eksternal
Tahap ini adalah dengan melakukan analisa terhadap faktor-faktor di luar perusahaan yang dapat mempengaruhi strategi perusahaan, yaitu dengan
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri mengidentifikasi aspek politik, aspek ekonomi, aspek sosial, dan aspek teknologi (analisa PEST).
c. Analisa lingkungan SI/TI Internal
Tahap ini adalah menganalisa kondisi SI/TI yang mendukung kegiatan operasional perusahaan yaitu:
1) Struktur Organisasi SI/TI dan sumber daya 2) Portofolio aplikasi sekarang
3) Analisa proses bisnis
4) Infrastruktur SI/TI (Hardware, Software, Network) d. Analisa lingkungan SI/TI Eksternal
Tahap ini mengidentifikasi perkembangan teknologi SI/TI terkini dan trend kedepan. Adapun hasil analisanya adalah:
1) Trend teknologi SI/TI
2) Teknologi yang sedang dipakai oleh pelanggan, pemasok dan pesaing 3) Peluang dan kemungkinan penggunaan teknologi untuk keunggulan
dimasa mendatang e. Rekomendasi Strategi
Tahap ini adalah mengidentifikasikan suatu rekomendasi rencana strategi dengan hasil analisa, yakni:
1) Portofolio aplikasi dimasa mendatang
2) Infrastruktur SI/TI untuk menunjang portofolio aplikasi mendatang 3) Kebijakan manajemen SI/TI (sumberdaya, infrastruktur, eamanan)
3. Metodologi Watherbe (1999)
Perencanaan strategi SI/TI dalam metodologi ini menurut Turban (1999) lebih menekankan kepada sisi teknologi dan kegiatan perencanaan strategi SI/TI. Tahapan yang dilakukan dalam kegiatan ini :
a. Perencanaan Strategis IT
Pada kegiatan ini menggantikan rencana secara keseluruhan organisasi dengan rencana TI. yaitu dengan cara mengidentifikasikan portofolio terhadap aplikasi yang membantu bisnis dan melakukan identifikasi aplikasi SI/TI diharapkan dapat meningkatkan keunggulan bersaing.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri b. Analisis Kebutuhan Informasi
Aktifitas dalam melaksanakan penganalisaan suatu permasalahan yang berfungsi untuk mencari secara detail kebutuhan terhadap informasi yang dibutuhkan oleh organisasi secara keseluruhan dapat dilkukan di tahap ini. c. Alokasi Sumber Daya SI/TI
Proses alokasi sumber daya SI/TI, merupakan aktifitas perencanaan dalam mengembangkan perangkat lunak (software), perangkat keras(hardware), komunikasi data, fasilitas, personil, dan aspek keuangan.
d. Perencanaan Proyek
Proses pengimplementasian terhadap perencanaan proyek meliputi aktifitas pengembangan sistem sesuai kerangka kerja yang direncanakan, dijadwalkan, dan dikontrol.
4. Metodologi James Martin(1999)
Perencanaan strategi sistem informasi menurut James Martin mempunyai dua tahapan, yaitu tahap analisis dan tahap perancangan. Pada tahap Analisis, terdapat beberapa proses yang dilakukan dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Tinjauan Model Perusahaan
Proses yang dilakukan adalah memetakan hirarki fungsi bisnis terhadap unit organisasi, lokasi, dan entitas data yang digunakan. Keluaran dari proses ini adalah dokumen yang berisi sejarah, visi, misi, struktur, tugas, dan tanggung jawab dari bagian-bagian organisasi, lokasi organisasi, analisa fungsi bisnis dan entitas data organisasi.
b. Analisis Strategi Bisnis
Proses yang dilakukan adalah menganalisis cara bersaing organisasi dalam berbisnis dan menempatkan dirinya terhadap kompetitor. Keluaran dari proses ini adalah matriks analisis: fungsi bisnis vs unit organisasi, fungsi bisnis vs subjek data, dan unit organisasi vs subjek data.
c. Analisis Sasaran dan Masalah
Proses yang dilakukan adalah memetakan gambaran terstruktur sasaran dan masalah organisasi yang ada dalam departemen/unit organisasi. Keluaran dari proses ini adalah tabel sasaran dan subsasaran, matriks
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri fungsi bisnis vs sasaran dan unit bisnis vs sasaran, tabel masalah, solusi dan tingkat kritisnya, fungsi bisnis vs masalah, unit organisasi vs masalah dan sasaran vs masalah.
d. Analisis CSF
Proses yang dilakukan adalah mengindetifikasi hal-hal penting bagi pengembangan bisnis dan pencapaian sasaran manajerial. Keluaran dari proses ini berupa daftar CSF, matriks fungsi vc CSF, unit organisasi vs CSF,sasaran vs CSF dan masalah vs CSF.
e. Analisis Dampak Teknologi
Proses yang dilakukan adalah mendapatkan gambaran perubahan teknologi dan kaitanya terhadap peluang bisnis, manajemen dan ancaman dari kompetitor. Keluaran dari proses ini adalah tabel pengembangan teknologi yang akan digunakan berdasarkan waktu dan prioritas.
f. Pandangan Strategis Sistem
Proses yang dilakukan adalah mengidentifikasi kemampuan untuk melihat peluang atau usaha yang tepat, sehingga melalui sistem dapat ditentukan aplikasi teknologi atau manajemen guna meningkatkan posisi dan daya saing organisasi. Keluaran dari proses ini adalahn tabel arahan strategis offensive/defensive vs differentiation/innovation /growth/alliance.
g. Evaluasi Sistem saat ini
Proses yang dilakukan adalah menganalisis keterhubungan antara kondisi/nilai bisnis organisasi dan kualitas SI/TI yang ada.
Sedangkan tahap perancangan penjelasan mengenai proses proses yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Pembuatan Arsitektur Informasi
Proses ini bertujuan untuk menghubungkan fungsi bisnis dan subjek data berdasarkan pengelompokan fungsi bisnis dalam area bisnis. Keluaran dari proses ini berupa matriks fungsi bisnis vs subjek data, fungsi bisnis vs subjek data yang sudah dikelompokkan, fungsi bisnis vs data model dan area bisnis.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri b. Pembuatan Matriks Fungsional
Matriks fungsional dibuat untuk mengetahui keterhubungan antara area bisnis melalui subjek data yang tersedia. Keluarannya berupa matriks fungsi bisnis vs subjek data yang berkaitan
c. Pembuatan Jaringan Komunikasi Infrastruktur
Pembuatan yang disesuaikan dengan hasil analisis guna kepentingan implementasi saat ini dan mendatang.
d. Pembuatan ERD (Entity Relationship Diagram)
Pembuatan ini berdasarkan keterhubungan entitas guna pengembangan aplikasi dan database sesuai dengan sasaran organisasi.
5. Metodologi Price Waterhouse (1996)
Metodologi Price Waterhouse menjelaskan rincian tahapan perencanaan strategis sistem informasi yang didasarkan pada beberapa hal (Price Waterhouse , 1996).
a. Penggunaan arah dan tujuan organisasi yang dituangkan dalam business plan. Segala sesuatu yang menjadi business plan tersebut diinterpretasikan sebagai kebutuhan informasi yang harus dipenuhi.
b. Penggunaan Critical Success Factor (CSF) sebagai salah satu tolok ukur dalam membuat prioritas strategi SI/TI yang dihasilkan.
c. Penggunaan analisis value dan resiko untuk memperhitungkan tangible dan intangible value dalam mengungkapkan manfaat SI/TI.
d. Penggunaan pengalaman praktis untuk mendukung teori yang telah ada seperti Total Cost of Ownership (TCO) dari Gartner Group.
Metodologi Price Waterhouse terdiri dari empat fase, yang terlihat pada gambar di bawah ini.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri Sumber: (PWH, 1996)
Gambar II.2. Bagan Ringkasan Metodologi Price Waterhouse
6. Metodologi Be Vissta Planning (2002)
“Metodologi BVP memadukan tahapan kegiatan dan perangkat yang digunakan pada empat metodologi, yakni versi John Ward, James Wetherbe, James Martin, dan Edwin Tozer serta dilengkapi tambahan modul dari metodologi perencanaan strategis SI/TI versi lembaga konsultan Price Waterhouse yang relevan dengan proses dan prosedur BVP “(Atmaja, 2002).
Pembuatan Fase Metodologi BVP Secara ringkas fase metodologi Be Vissta Planning dapat dilihat pada Gambar di bawah ini
Sumber: (Atmaja, 2002)
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri Tabel II.1 Desain Metodologi BVP
Tahapan Nama Subfase Nama Fase
Menelaah ruang lingkup dan strategi (ruang lingkup dan posisi/kondisi mutakhir organisasi) Pre-renstra Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Informasi Identifikasi Info Organisasi
Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis organisasi Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Organisasi Analisis Lingkungan Internal Bisnis Organisasi Analisis Lingkungan Internal SI/TI Organisasi Menelaah strategi
(posisi dan kondisi ke depan yang ingin diraih dan modal yang dimiliki)
Identifikasi Masalah & Solusi Bisnis Internal Menentukan Target Bagi SI/TI Identifikasi Peluang Bisnis dari Eksternal
Organisasi
Identifikasi Pemanfaatan SI/TI dari Eksternal Organisasi
Analisis Gap Kebutuhan Info
Membuat Landasan Kebijakan SI/TI Membuat Strategi SI dan TI
Membuat Landasan Bagi Operasional Strategi SI/TI
Strategi Manajemen Informasi Mendefinisikan
strategi (posisi dan kondisi ke depan yang ingin diraih beserta cara
merealisasikannya)
Menggali Value Bisnis Menentukan
Strategi SI/TI Prioritas dan Pemilihan Strategi
Pendetilan Strategi SI/TI Merencanakan
implementasi (cara merealisasikannya)
Membuat Rencana Pendukung SI/TI Rencana
Implementasi Pembuatan Jadwal Waktu Kerja
Pembuatan Rencana Implementasi Mengkaji ulang
implementasi (cara merealisasikannya)
Pembuatan Rencana Implementasi
Sumber: (Atmaja,2002)
2.1.9. Perbandingan Metodologi
Pada bagian ini akan dilakukan perbandingan enam metodologi perencanaan strategis SI/TI antara Tozer, Ward and Peppard, Wetherbe, James Martin, Price Water House dan Be Vissta Planning. Perbedaan metodologi tersebut akan menjadi dasar untuk menentukan metodologi yang akan digunakan dalam penelitian ini.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri Tabel II.2 Perbandingan Metodologi Perencanaan SI/TI
N O Aktifitas Tozer Ward dan Peppard Wetherbe James Martin Price WaterHouse Be Vista Planning 1. Analisis terhadap lingkungan internal bisnis √ √ √ √ √ √ 2. Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis √ √ √ √ √ √ 3. Aktifitas mendapatkan visi organisasi √ √ - √ - √ 4. Aktifitas mendapatkan misi organisasi √ √ - √ - √ 5. Aktifitas mendapatkan tujuan organisasi - √ √ - √ √ 6. Analisa keadaan SI/TI saat ini (current) √ √ √ √ √ √ 7. Identifikasi portofolio aplikasi dan manfaat tiap aplikasi √ √ √ √ √ √ 8. Analisis lingkungan internal SI/TI √ √ √ √ √ √ 9. Analisis lingkungan eksternal SI/TI √ √ √ √ √ √ 10 . Identifikasi peluang dan kebutuhan sumber daya SI/TI √ - √ - √ √ 11 . Identifikasi kebijakan manajemen untuk investasi SI/TI - √ √ - √ √
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri Tabel II.2 Perbandingan Metodologi Perencanaan SI/TI (Lanjutan) N
O
Aktifitas Tozer Ward
dan Peppard Wetherbe James Martin Price WaterHouse Be Vista Planning 12 Identifikasi kebijakan manajemen untuk pelatihan SI/TI - √ - - - √ 13 Menentukan arsitektur infrastruktur SI/TI - √ - √ - √
2.2. Metode analisis Tools 2.2.1. SWOT Analysis
“SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi”. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weakness) dan ancaman (threats) (Rangkuti, 2006).
1. Matrik SWOT
Matrik SWOT merupakan Alat yang digunakan dalam menyusun faktor-faktor strategis perusahaan. Matriks ini menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman internal yang dihadapi dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan internal yang dimiliki. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis, Berikut merupakan tabel dari matrik analisa SWOT.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri Tabel II.3 Matrik Analisa SWOT
Sumber : (Rangkuti, 2006)
Berdasarkan Matriks SWOT di atas maka didapatkan empat langkah strategi yaitu sebagai berikut :
a. Strategi SO
Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. Strategi SO menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk memanfaatkan peluang eksternal.
b. Strategi ST
Strategi ini menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. Strategi ST menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk menghindari atau mengurangi dampak ancaman eksternal.
c. Strategi WO
Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. Strategi WO bertujuan untuk memperbaiki kelemahan internal dengan memanfaatkan peluang eksternal.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri d. Strategi WT
Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan serta menghindari ancaman. Strategi WT bertujuan untuk mengurangi kelemahan internal dengan menghindari ancaman eksternal.
Matrik SWOT merupakan alat pencocokan yang penting untuk membantu para manajer mengembangkan empat tipe strategi: Strategi SO (Strengths-Opportunities), Strategi WO (Weaknesses-Opportunities), Strategi ST (Strengths-Threats), dan Strategi WT (Weaknesses-Threats).
2.2.2. Analisis Rantai Nilai (Value Chain Porter)
Analisis rantai nilai (value chain) dikemukakan oleh Michael Porter pada tahun 1985. Menurut Porter, setiap perusahaan adalah kumpulan kegiatan yang dilakukan untuk produksi, pemasaran, pegiriman dan dukungan terhadap produk.
Keseluruhan kegiatan ini dapat direperentasikan dengan menggunakan value chain. Porter juga menjelaskan bahwa teknologi informasi adalah salah satu pendukung utama dari value chain. Pendekatan value chain yang pertama membedakan dua tipe aktivitas bisnis yaitu:
1. Primary activities
Yaitu aktifitas yang memungkinkan untuk memenuhi perannya dalam rantai sehingga dapat memuaskan pelanggan, yang melihat efek langsung dari seberapa baik kegiatan tersebut dilakukan. tidak hanya masing-masing kegiatan harus dilaksanakan dengan baik, tapi juga harus terhubung secara efektif jika kinerja bisnis secera keseluruhan dioptimalkan. berikut penjelasan mengenai kegitan dari primary activities :
a. Inbound Logistic (Logistk ke dalam)
Adalah semua aktivitas yang diperlukan untuk menerima, menyiapkan dan mendistribusikan masukan-masukan, dan termasuk pula hubungan dengan para pemasok.
b. Operation (Operasi)
Adalah semua aktivitas yang diperlukan untuk mentransformasikan semua masukan menjadi keluaran( produk/jasa)
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri c. Outbound Logistic (Logistik keluar)
Adalah semua aktiviatas yang diperlukan untuk, mengumpulkan, meyimpan dan mendistribusikan keluaran(produk/jasa)
d. Marketing and Sale (pemasaran dan penjualan)
Adalah semua kigatan mulai dari menginformasikan para calon pembeli produk dan atau jasa, mempengaruhi mereka agar membelinya dan memfasilitasi pembelian mereka
e. Service (pelayanan)
Meliputi semua aktivitas yang diperlukan agar produk atau jasa yang telah dibeli oleh konsumen tetap berfungsi dengan baik setelah produk atau jasa tersebut terjual dan sampai dan sampai di tangan konsumen
2. Supported activities,
Aktivitas yang diperlukan untuk mengontrol dan mengembangkan bisnis dan waktu ke waktu dengan demikian secara tidak langsung menamabah nilai-nilai yang diwujudkan melalui keberhasilan primary activities. berikut penjelesan dari masing-masing kegiatan tersebut :
a. Infrastruktur
Diperlukan untuk mendukung keperluan-keperluan suatu perusahaan dan menyelaraskan kepentingan yang terdiri dari bagian-bagian atau departemen-departemen seperti bagaian akuntansi hukum (legal), keuangan (finance), perencanaan (planning), bagian umum (public affairs), qualty ssurance dan manajemn umum (general managament) b. Manajemen sumber daya manusia
Melitputi kegiatan yang menyangkut perekrutan, pemberhentian, penentuan upah dan kompensasi, pengelolaan, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.
c. Pengembangan teknologi
Menyangkut masalah peralatan, perangkat keras, dan perangkat lunak, prosedur dan pengetahuan teknis yang digunakan dalam proses transformasi dari masukan menjadi keluaran dalam sutau perusahaan atau organisasi.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri d. Procurement
adalah pengadaan berbagai masukan atau sumber daya untuk suatu perusahaan.
Sumber : (Dhewanto, 2007)
Gambar II.4. Value Chain
2.2.3. CSF (Critical Success Factor)
CSF merupakan sebuah metode analisis dengan mempertimbangkan beberapa hal yang kritis di dalam lingkungan perusahaan untuk mendefinisikan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi keberhasilan dan kesuksesan perusahaan atau organisasi dan dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi.
Analisis CSF memberikan gambaran pada perusahaan tentang aspek-aspek kritis apa saja di setiap aktivitas dan proses bisnis perusahaan yang mempengaruhi kinerja perusahaan dalam mencapai visi dan misi serta keberhasilan bisnisnya. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.
Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasis dengan strategis isteminformas inya, memfokuskan proses perencanaan strategi SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI.
Manfaat dari analisis CSF adalah sebagai berikut (Ward dan Peppard, 2002). Outbound
Logistics Firm Infrastructure
Human Resource Management Technology Development Inbound Logistics Operations Marketing and Sales Service Support Ac ti vit es Primary Activities Procurement
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri 1. Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam melibatkan
manajemen senior dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen puncak dalam menggunakan sistem informasi, yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui area bisnis yang kritis.
2. Analisis CSF menghubungkan proyek sistem informasi yang akan diimplementasikan dengan tujuannya, dengan demikian sistem informasi nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.
3. Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisis CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh setiap individu.
4. Dengan menyediakan suatu hubungan antara kebutuhan dengan informasi, analisis CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial.
5. Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah-masalah tertentu yang paling kritis.
Analisis CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan analisis value chain dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan.
2.2.4. Application Portofolio McFarlan Grid’s
Analisis Aplikasi Portofolio adalah digunakan untuk memetakan aplikasi yang ada saat ini dan juga kebutuhan aplikasi dimasa akan datang dalam mendukung bisnis organisasi/perusahaan. Pemetaan aplikasi ini dengan empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support) sesuai kategori penilaian suatu aplikasi terhadap dampaknya terhadap bisnis.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri Dari hasil pemetaan tersebut didapatkan gambaran kontribusi SI terhadap bisnis. Hasil tersebut dapat menjadi masukan bagi kegiatan pembuatan strategi SI dan kemungkinan pengembangannya ke depan (Ward and Papperd, 2002).
Dalam portfolio aplikasi, sebuah aplikasi dapat dikategorikan sebagai strategic, high potential, key operational,dan support tergantung dari peranannya dalam mendukung strategi bisnis perusahaan, baik saat ini maupun disaat mendatang.
Kategori dalam portfolio aplikasi adalah sebagai berikut :
1. Strategic, adalah aplikasi yang memiliki pengaruh kritis terhadap keberhasilan bisnis perusahaan dimasa mendatang. Aplikasi strategis adalah aplikasi yang mendukung perusahaan dengan memberikan keunggulan bersaing. Teknologi yang digunakan tidak menentukan apakah suatu aplikasi strategis atau tidak, dampaknya pada bisnis perusahaanlah yang menentukan. 2. Key Operational, adalah aplikasi yang menunjang kelangsungan bisnis
perusahaan. Apabila terhenti, perusahaan tidak bisa beroperasi dengan normal dan ini akan mengakibatkan menurunnya keunggulan perusahaan.
3. Support, adalah aplikasi yang mendukung perusahaan dalam meningkatkan efisiensi bisnis dan efektivitas manajemen namun tidak memberikan keunggulan bersaing.
4. High Potential, adalah aplikasi yang mungkin dapat menciptakan peluang keunggulan bagi perusahaan dimasa mendatang, tapi masih belum terbukti.
STRATEGIS BERPOTENSI TINGGI
Aplikasi yang kritikal untuk kelanjutan strategi bisnis yang akan datang
Aplikasi yang mungkin penting dalam meraih kesuksesan dimasa yang akan datang
Aplikasi dalam sebuah organisasi yang mengatur untuk kesuksesan
Aplikasi yang sangat penting tetapi tidak begitu kritikal untuk sebuah kesuksesan
KUNCI OPERASIONAL PENDUKUNG
Sumber : (Ward &Peppard, 2002)
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri
2.2.5. Analisis Kompetitif Porter (Porter’s Five Forces Competitive Model)
Analisis kompetitif digunakan untuk mengevaluasi struktur lingkungan bisnis suatu industri dan tantangan dari pesaing dalam suatu industri. Hasil diagram Competitive Model suatu organisasi digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi peluang dari eksternal organisasi guna pemanfaatan SI dan TI yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitif bisnisnya. Porter membagi kekuatan industri menjadi 5 bagian :
1. Daya Tawar Konsumen (Bargaining Power Of Buyer)
Daya tawar ini berasal dari konsumen produk/jasa dalam industri. Suatu perusahaan perlu mempertimbangkan, mengetahui pengaruh, manfaat, dan keadaan daya tawar tersebut.
2. Daya Tawar Pemasok (Bargaining Power Of Supplier)
Daya tawar ini berasal dari penyedia produk/jasa yang turut berkontribusi pada keunggulan kompetitif suatu perusahaan disuatu industri. Daya tawar pemasok akan kuat apabila pemasok memiliki pasokan terhadap produk yang unik/jarang ditemukan. Pemasok tersebut perlu motivasi agar terus menerus melakukan kerja sama dengan suatu organisasi, begitu pula sebaliknya.
3. Tekanan dari Pendatang Baru (Threats Of New Entrance)
Pendatang baru yang akan ikut serta berkompetisi didalam perusahaan baru, perusahaan alam berstrategi bisnis yang berbeda untuk masuk ke pasar yang baru, perusahaan lama yang tadinya tidak berkompetisi pada area yang sama kini berpindah ke area yang sama dengan perusahaan kita. Tekanan tersebut disikapi perusahaan yang sudah ada dengan meninggikan Entry Barrier. Entry Barrier tersebut dapat berupa Entry Cost/Switching Cost bagi konsumen yang tinggi, keluar dari persaingan, dan berhenti dari bisnis.
4. Tekanan dari Produk Pengganti (Threats Of Subtitute Product)
Tantangan ini berasal dari produk/jasa alternative lain yang ditawarkan perusahaan dalam suatu insdutri. Produk/jasa alternative tersebut perlu mempertimbangkan alasan ketertarikan dan pilihan konsumen.
5. Rivalry among exixting firms
Rivalitas yang terjadi berupa kompetisi diantara perusahaan dalam suatu industri yang sama.
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri Sumber : (Porter,1985)
Gambar II.6. Porter Five Forces
2.3. Tinjauan Studi
Tinjauan studi yang akan dibahas yaitu tinjauan studi yang relevan dengan penelitian yang akan penulis ambil yaitu mengenai perencanaan strategi SI/TI, dimana tinjauan studi ini digunakan sebagai sumber referensi dalam penelitian ini.
Tinjauan studi yang pertama berasal dari penelitian yang dilakukan oleh Miftahul Maulana (2011) (mahasiswa Pascasarjana Universitas Indonesia) dengan judul Perancangan Strategis Sistem Informasi: Studi Kasus Direktorat
Jenderal Penyelenggaraan Haji Dan Umrah Departemen Agama RI. Teknik
yang digunakan dalam melakukan analisa tersebut yaitu Mc.Farlan’s grid dan standar yang dikeluarkan oleh Information Technology Infrastructure Library (ITIL). Metodologi yang digunakan yaitu Pendekatan teori dari Ward and Peppard. Hasil akhir hasil penelitian yang dilakukan, perencanaan strategis sistem informasi pada Direktorat Jenderal PHU. Terdapat lima poin:
1. Kondisi infrastruktur SI/TI pada Direktorat Jenderal PHU menurut McFarlan menunjukkan pada kuadran ke-4 (empat), hal ini menunjukkan bahwa fungsi
Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri SI/TI pada Ditjen PHU dalam pelayanan haji sudah menjadi satu sistem dalam proses bisnis.
2. Manajemen SI/TI Ditjen PHU pengelolaan SI/TInya hampir setiap direktorat memiliki struktur organisasi IT, sehingga penglolaan SI/TI sangat beragam dan akhirnya pengembangan SI/TI tidak efektif dan efisien.
3. Sumber daya manusia yang dimiliki oleh SI/TI dalam pengelolaan sistem informasi pada Ditjen PHU masih dirasa kurang bila dibandingkan dengan luasnya cakupan bisnis proses yang ada.
4. Proses yang dilakukan melibatkan berbagai macam stakeholder baik internal mapun ekternal serta minimnya SDM yang dimiliki dibandingkan dengan infrastruktur SI/TI yang sudah dimiliki.
5. Aplikasi yang dimiliki saat ini masih bersifat penghimpunan inputan data dan proses dokumen yang hanya dapat diakses hanya stakeholder dari Ditjen PHU yang menimbulkan kesan suatu
sistem yang tertutup.
Tinjauan studi yang kedua berasal dari penelitian yang dilakukan oleh Yoseph Hendrik Maturbongs (2011) (mahasiswa Pascasarjana Universitas Indonesia) dengan judul Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada
Institusi Pendidikan Tinggi Studi Kasus Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi Dan Sekretari Tarakanita. Teknik yang digunakan dalam melakukan analisa
tersebut yaitu PEST, Matriks Pangsa Pasar, Five forces, Activity Chain, serta Critical Success Factor (CFS’S). Metodologi yang digunakan yaitu Pendekatan teori dari Price Waterhouse, Ward & Peppard, Tozer, James Martin. Hasil akhir memberikan usulan perencanaan strategis SI/TI. Perencanaan strategis SI/TI STIKS Tarakanita lebih menekankan pada pembuatan aplikasi sistem informasi yang mendukung aktivitas bisnis yang dilakukan yang selaras dengan visi, misi dan tujuan organisasi. Solusi SI/TI yang dihasilkan lebih diarahkah untuk mendukung aktivitas utama organisasi dalam hal, promosi dan penerimaan mahasiswa baru, peningkatan proses belajar mengajar, penelitian dan pengembangan, serta peningkatan lulusan dan komunikasi dengan alumni. Solusi yang lainnya untuk mendukung aktivitas utama tersebut, mulai dari tingkat operasional sampai dengan tingkat pimpinan dalam hal menciptakan strategi
