5 2.1. Sistem Informasi Akuntansi
”An accounting information system (AIS) is a system that collects, records, stores and processes data to produce information for decision makers” (Romney, 2006:6) Untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam hal pengambilan keputusan, sistem informasi harus meliputi aktifitas:
1. Mengumpulkan data transaksi dan data lainnya, kemudian memasukkan data ke dalam sistem informasi akuntansi.
2. Memproses data.
3. Menyimpan data untuk keuntungan di masa mendatang.
4. Menyediakan informasi yang diperlukan oleh pengguna, guna untuk menyusun suatu laporan keuangan.
5. Mengendalikan keseluruhan proses sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat diandalkan.
2.1.1. Fungsi Mendasar Sistem Informasi Akuntansi
Dalam sistem informasi akuntansi ada tiga fungsi mendasar, yaitu:
1. ”Collects and stores data about organizational activities, resources, and personnel.”(Romney, 2006:7)
Dalam suatu perusahaan pasti terdapat aktifitas bisnis. Yang menjadi permasalahan adalah bagaimana menyikapi suatu kejadian bisnis, sehingga dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. Untuk itu harus diketahui apa saja aktifitas bisnis yang terdapat di perusahaan, setelah itu baru disusun cara penyelesaian yang baik; tidak lupa dengan adanya pertimbangan dari informasi yang dikumpulkan sebelumnya. Dengan demikian apabila perusahaan mengalami peristiwa dalam bisnis, dapat diketahui bagaimna mengambil keputusan dengan baik.
2. “Transform data into information that is useful for making decision so management can plan, execute, control, and evaluate activities, resources, and personnel.”(Romney, 2006:7)
Dalam menyediakan suatu informasi, harus dilihat untuk siapa informasi itu ditujukan. Ada 2 kategori utama informasi, yaitu: laporan keuangan dan laporan manajerial. Untuk laporan keuangan , informasi yang ditampilkan merupakan ringkasan dari data yang ada. Sedangkan untuk laporan manajerial menampilkan rincian dari setiap data yang muncul dan terjadi di perusahaan.
Pemisahan bentuk laporan keuangan diperlukan, karena maing-masing kategori mempunyai fungsi yang berbeda. Laporan manajerial digunakan untuk menentukan strategi perusahaan di masa mendatang dan tidak boleh dilihat oleh pihak luar. Sedangkan laporan keuangan untuk melihat kinerja perusahaan dari sisi keuangan yang boleh dilihat oleh pihak luar.
3. ”Provide adequate controls to safeguard the organization’s assets, including its data, to ensure that the assets and data are available when needed and the datat is accurate and reliable.”(Romney, 2006:7)
Dalam setiap perusahaan yang baik pasti terdapat internal control, atau pengendalian internal. Fungsi dari pengendalian internal adalah:
a. Meyakinkan bahwa informasi yang dihasilkan sistem dapat diandalkan.
b. Meyakinkan bahwa aktifitas bisnis dijalankan secara efisien dan sejalan dengan tujuan manajemen.
c. Menjaga aset perusahaan, termasuk data.
2.1.2. Siklus Penerimaan
“ The billing/ accounts receivable/ cash receipts (B/AR/CR) process is an interacting structure of people, equipment, methods, and controls designed to create information flows dan records that accomplish the following:
1. Support the repetitive work routines of the credit departments, the cashier, and the accounts receivable department.
2. Support the problem-solving processes of financial managers.
3. Assist in the preparation on internal and external reports.” (Gelinas, 2005:394)
Pertama, siklus penerimaan kas mendukung rutinitas kerja departemen yaitu mengambil, mencatat, dan menghubungkan hasil data yang merupakan hasil dari tagihan ke customer, mengatur akun customer, dan mengumpulkan jumlah kewajiban dari customer.
Kedua, siklus penerimaan kas mendukung proses pemecahan masalah seperti mengatur fungsi pengendalian dan perbendaharaan.
Ketiga, siklus penerimaan kas mendukung pembuatan laporan eksternal dan internal, termasuk laporan keuangan berdasarkan General Accepted Accounting Principle (GAAP).
Siklus penerimaan kas mempunyai posisi yang sangat penting dalam suatu organisasi. Suatu organiasi membutuhkan suatu proses penagihan yang cepat, diikuti dengan pemantauan piutang dan proses pengumpulan kas yang cepat untuk mengubah pemberian jasa menjadi sumber pendapatan dalam jangka waktu tertentu. Menjaga piutang dinilai yang minimum menjadi tujuan utama dalam Siklus Penerimaan Kas. Bila kita menghubungkan Siklus Penerimaan Kas dengan aktivitas pencatatan, proses tersebut dapat digunakan untuk meningkatkan hubungan dengan customer dan mendapat keuntungan dalam persaingan.
Dalam siklus penerimaan kas bagi perusahaan non profit dokumen yang digunakan adalah Bukti Kas Masuk (BKM). BKM dipergunakan untuk mencatat setiap ada penerimaan uang atau uang masuk ke dalam organisasi non-profit, misalnya : (Sri Apsari, 1987)
1. Penerimaan kegiatan utama organisasi 2. Penerimaan angsuran pinjaman.
3. Penerimaan pinjaman dari pihak lain.
4. Penerimaan modal donasi, dan sebagainya.
BKM diberi nomor urut secara kronologis dan dibuat rangkap 4 (sesuai dengan kebutuhan) :
1. Lembar 1 putih untuk pembayar 2. Lembar 2 biru untuk kasir
3. Lembar 3 merah untuk pembukuan 4. Lembar 4 hijau untuk pengurus
Penerimaan yang dibahas dalam project ini mencakup penerimaan dari aktivitas operasional, investasi, dan pendanaan. Penerimaan yang berasal dari aktivitas operasional yaitu: penerimaan Uang Sekolah, Uang Pangkal, Uang Daftar Ulang, Penjualan Formulir PSB, Subsidi Gaji Guru dari pemerintah, Subsidi dari donatur rutin, Bunga Deposito. Penerimaan yang berasal dari aktivitas investasi yaitu: penerimaan Pelunasan Piutang, Penjualan Inventaris.
Penerimaan yang berasal dari aktivitas pendanaan yaitu: penerimaan subsidi dari donatur tidak rutin.
2.2. Sistem Informasi Akuntansi bagi Perusahaan Non Profit
Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi yang memadai bagi sebuah perusahaan non profit memiliki perbedaan dengan perusahaan yang bertujuan laba. Perbedaan ini nampak pada Laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang digunakan. Laporan yang dihasilkan lebih mengarah pada evaluasi performa kerja yang diukur bukan dari profit perusahaan, tapi lebih mengarah pada hal-hal yang berkaitan dengan penggunan dana sesuai dengan anggaran atau tidak. Untuk itu, dalam sistem informasi akuntansinya tidak didefinisikan secara khusus tentang siklus pendapatan dan pengeluaran bagi perusahaan non profit.
Secara umum perusahaan-perusahaan dikelompokkan berdasarkan transaksi- transaksi yang berhubungan dengan penerimaan, pengeluaran dan sumber daya.
Siklus penerimaan mencakup pencatatan seluruh transaksi hingga menghasilkan Laporan Penerimaan Kas. Siklus pengeluaran meliputi pencatatan terhadap pengeluaran dan transaksi persediaan. Sedangkan transaksi yang berhubungan dengan sumber daya manusia adalah aktifitas penggajian (Moscove, 1997).
Sedangkan menurut (Romney, 2006), ada 2 siklus lain yang termasuk dalam sistem informasi akuntansi selain dari 3 siklus yang telah disebutkan, yaitu Siklus Produksi dan Siklus Pelaporan Keuangan.
Perusahaan non profit adalah sebuah organisasi yang memiliki 3 karakteristik yang berbeda dengan usaha bisnis lainnya. 3 karakterisitik tersebut adalah: 1) Adanya kontribusi sumber daya dari penyandang dana yang tidak mengharapkan adanya pengembalian yang sebanding. 2) Operasional perusahaan tidak bertujuan menyediakan barang atau jasa dengan maksud laba. 3) Tidak adanya kepentingan pemilik seperti perusahaan pada umumnya (Wilson, 2004).
Sektor non profit meliputi: 1) Health care, termasuk di dalamnya Rumah sakit, Klinik, health care center, dan fasilitas spesial lain. 2) Education, termasuk di dalamnya antara lain Sekolah Dasar, Sekolah menengah, Sekolah menengah umum, Perpustakaan, Universitas, dan pelayanan lain yang berhubungan dengan pendidikan. 3) Social and legal services, anatara lain individual and family sosial
services, housing, pelatihan pekerjaan dan lembaga rehabilitasi, day care, dan tindakan-tindakan legal lain yang berhubungan dengan pelayanan sosial. 4) Civic and social, termasuk organisasi pengacara, organisasi HAM, dan organisasi masyarakat yang lain. 5) Art and culture, termasuk orchestras, theatre groups, museums, art galleries, botanical and zoological garden (Alceste, 1996).
2.3. System Development Life Cycle (SDLC)
SDLC atau siklus hidup pengembangan sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.
SDLC mempunyai 5 langkah dalam membuat sistem, mulai dari analisa sistem sampai pengoperasian dan pemeliharaan sistem (Romney, 2006).
Sementara dalam tulisan ini penulis hanya menerapkan 3 dari 5 langkah tersebut, yaitu: tahap analisa sistem, desain konseptual, dan desain fisik.
2.3.1. Analisa Sistem
Analisa sistem merupakan langkah awal dalam proses pengembangan sistem. Analisa sistem berfungsi untuk mengumpulkan seluruh informasi yang diperlukan dalam membuat sistem baru. Tahapan analisa sistem yang digunakan terdiri 3 aktivitas (Romney, 2006), yaitu: investigasi awal, survei sistem, dan identifikasi kebutuhan sistem dan informasi
1. Investigasi awal, bertujuan untuk mendefinisikan permasalahan yang sedang terjadi serta membangun komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam sistem.
2. Survei sistem, bertujuan mempelajari sistem yang ada dalam rangka menunjang pemahaman terhadap aktivitas opersional suatu sistem, yaitu:
- Mengevaluasi kebijakan, prosedur, aliran informasi, dan kelengkapan dokumen.
- Mengevaluasi penyebab terjadinya masalah yang dihadapi oleh sistem.
- Mengidentifikasi tujuan sistem.
- Mengidentifikasi keunggulan sistem berbasis komputer serta kelemahan sistem manual.
- Mengumpulkan data yang dapat mendukung proses pengembangan sistem.
3. Identifikasi kebutuhan informasi dan sistem
Pemahaman terhadap kebutuhan informasi yang diperlukan dan pengambilan keputusan adalah berdasarkan pertimbangan berikut (Bodnar, 2004):
- Jenis informasi yang menjadi dasar evaluasi dan pengambilan keputusan.
- Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh bagian yang bersangkutan.
- Masalah utama yang sedang dihadapi adalah proses identifikasi kebutuhan sistem dilakukan dengan menetapkan tujuan pengembangan sistem, meliputi aktivitas pengendalian terhadap input dan output.
2.3.2. Desain Konseptual
Pada tahap desain konseptual, perusahaan mempertimbangkan bagaimana sistem yang dikembangkan dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Tahap desain konseptual yang dipakai meliputi aktivitas:
1. Mengevaluasi desain sistem yang akan dibuat, berdasarkan tujuan perancangan sistem yang akan dicapai. Hal ini bertujuan untuk mengetahui:
- Bagaimana merancang suatu sistem yang baik.
- Apakah desain sistem telah sesuai dengan tujuan organisasi dan kebutuhan pengguna.
- Apakah manfaat yang diperoleh dari hasil pengembangan sistem.
2. Mempersiapkan desain sistem secara konseptual sebagai pedoman dalam proses desain fisik dengan menggambarkan cara kerja sistem aplikasi.
2.3.3. Desain Fisik
Desain konseptual diwujudkan dalam bentuk desain fisik, yaitu merancang interface output dan pengendaliannya, interface input dan pengendaliannya, database, dan aplikasi program (Romney, 2006).
Gambar 2.1. Siklus Pengembangan Sistem
(Sumber: Romney, 2006, hal. 657)
* Analisa kelayakan dan poin-poin keputusan Kelayakan ekonomis Kelayakan teknis Kelayakan legal
Kelayakan penjadwalan Kelayakan operasional Analisis Sistem
- Melakukan investigasi awal - Melakukan survei sistem - Melakukan studi kelayakan - Menetapkan kebutuhan
informasi dan persyaratan sistem
- Menyerahkan persyaratan sistem
Implementasi dan Konversi - Mengembangkan rencana
implementasi dan perubahan - Memasang hardware dan software - Melatih personil
- Menguji sistem
- Melengkapi dokumentasi
- Berubah dari sistem yang lama ke yang baru
- Menyerahkan sistem operasional
Pelaksanaan dan Pemeliharaan - Melakukan penyesuaian (fine-
tune) dan tinjauan pascaimplementasi - Mengoperasikan sistem - Mengubah sistem
- Melakukan pemeliharaan terus- menerus
- Menyerahkan sistem yang telah ditingkatkan
Desain Fisik - Desain output - Desain database - Desain input
- Mengembangkan program - Mengembangkan prosedur - Mendesain pengendalian - Menyerahkan system yang
telah dikembangkan Desain Konseptual - Mengidentifikasi dan
mengevaluasi alternatif sistem - Mengembangkan
spesifikasi desain - Menyerahkan konsep
persyaratan desain
*
*
*
*
*
2.4. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram atau yang disingkat dengan DFD adalah cara menampilkan sistem dalam bentuk grafik, melalui media berbentuk simbol yang mengilustrasikan bagaimana data bisa mengalir lewat proses yang saling berhubungan dalam suatu system (Romney, 2006). Fungsi DFD adalah:
1. Untuk membuktikan adanya sistem yang dijalankan.
2. Untuk rencana pembuatan sistem yang baru.
DFD didesain sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. Dengan kata lain, tidak ada satu carapun yang pasti dalam membuat suatu DFD. DFD terdiri dari beberapa komponen yaitu process, data flows, data store, dan sources atau sinks.
1. Process adalah simbol yang mengilustrasikan pengolahan data dari bentuk masukan data menjadi keluaran data yang berguna untuk proses yang lain.
2. Data flow adalah simbol yang mengilustrasikan aliran data dari satu proses ke proses yang lain. Gambar anak panah menunjukkan arah dari perpindahan tersebut.
3. Data Store adalah simbol yang digunakan untuk mengilustrasikan tempat penyimpanan data. Data yang ada pada data store bisa digunakan untuk proses yang lain.
4. Sources atau sinks adalah simbol yang diisi dengan nama atas data source atau tujuannya, misalnya pelanggan, petugas gudang. Elemen-elemen ini memberikan data masukan kepada sistem dan menerima keluaran data dari sistem.
DFD dapat dibagi ke dalam level-level yang lebih kecil lagi untuk menyediakan informasi yang lebih detail, sehingga suatu sistem yang paling kecil dapat tergambarkan dengan lengkap pada satu lembar kertas. Level yang paling tinggi dalam DFD biasa disebut dengan context diagram. Context diagram menyediakan rangkuman pada tampilan level suatu sistem bagi pembacanya.
Level DFD yang paling rendah dari context diagram biasanya disebut sebagai DFD level 0. DFD level ini berisi penjabaran dari context diagram, sehingga dapat menyediakan gambaran sistem yang lebih lengkap daripada gambaran sistem yang tergambar dalam context diagram. Level DFD yang paling rendah
dari DFD level 0 adalah DFD level 1. DFD level 1 berisi penjabaran dari DFD level 0, sehingga dapat menyediakan gamabaran sistem yang lebih mendetail lagi daripada gambaran sistem yang tergambar dalam DFD level 0. Apabila DFD level 1 masih dianggap belum menggambarkan suatu sistem secara lengkap, maka DFD level 1 ini dapat dibagi-bagi lagi pada level yang lebih rendah yaitu DFD level 2 dan seterusnya sampai sistem yang paling kecil dapat tergambar dengan lengkap.
Gambar 2.2.Simbol Data Flow Diagram Simbol Nama Keterangan
Sumber dan tujuan data Orang dan organisasi yang mengirim data dan menerima data sistem
Aliran data Aliran data yang masuk dan keluar dari proses
Proses transformasi Proses mengubah data dari input menjadi output
File Tempat penyimpanan data
(Sumber: Romney, 2006, hal. 64)
2.5. Entity Relationship Diagrams (ERDs)
Untuk membuat suatu ERD langkah–langkah yang diperlukan adalah (Kroenke, 2006):
1. Menentukan Entitas.
Entitas merupakan sesuatu yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan kerja users, sesuatu yang ingin dilacak oleh users.
2. Menentukan Attribute.
Seringkali disebut sebagai properties yang menjelaskan karakteristik dari entitas.
3. Menentukan Identifier.
Identifier dari sebuah entitas terdiri dari satu atau lebih entity’s attributes.
Identifier bisa unik ataupun tidak unik. Dikatakan unik bila nilainya pasti satu dan hanya satu. Dikatakan tidak unik bila nilainya menjelaskan banyak atau kumpulan data. Contohnya: NRP merupakan sesuatu yang unik, dikarenakan tiap mahasiswa pasti mempunyai NRP yang berbeda, sedangkan nama mahasiswa tidak unik karena mungkin saja ada mahasiswa yang memiliki nama sama. Identifiers yang berisikan dua atau lebih attributes disebut composite identifiers. Identifier disebut dengan key. Key adalah satu atau lebih attribute yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi baris menjadi unik (Kroenke, 2006). Ada beberapa macam key, yaitu:
1. Primary Key adalah attribute yang digunakan untuk mengidentifikasi baris menjadi unik. Unik berarti membuat record menjadi unik atau tanpa duplikasi.
2. Foreign Key adalah attribute dalam suatu entity yang merupakan primary key di entity asalnya.
3. Surrogate Key adalah attribute baru yang ditambahkan pada suatu tabel.
Attribute baru tersebut digunakan untuk mengurangi duplikasi akibat adanya identifier yang lebih dari satu. Attribute baru ini biasanya menggunakan tipe autonumber.
4. Menentukan relationship.
Menentukan manakah entitas yang saling berhubungan. Dengan adanya relationship, 2 tabel yang berbeda bisa saling terhubung dan saling membagi informasi. Tipe relationship tergantung pada maximum cardinality yang menghubungkan setiap entity (Kroenke, 2006), terdapat tiga macam relationship, yaitu:
1. Relationship one-to-one (1:1) pada saat maximum cardinality setiap entity adalah 1.
2. Relationship one-to-many (1:N) pada saat maximum cardinality dari satu entity adalah 1 dan maximum cardinality dari entity lain adalah N.
3. Relationship many-to-many (N:M) pada saat maximum cardinality kedua entity adalah N.
5. Menentukan Cardinality
Cardinality relationship menunjukkan jumlah baris suatu entity dalam relationship yang dapat dihubungkan dengan sebuah baris dari entity lain.
Cardinality sering dinyatakan sebagai pasangan bilangan (X:Y). X menyatakan minimum cardinality dan Y menyatakan maximum cardinality relationship.
1. Minimum cardinality relationship menunjukkan jumlah baris yang paling sedikit dalam relationship. Minimum cardinality bisa 0 atau 1. Maksud minimum cardinality 0 adalah setiap baris entity pada relationship tidak perlu dihubungkan ke beberapa baris entity pada relationship lain.
Minimum cardinality 1 menunjukkan bahwa setiap baris dari entity tersebut harus dihubungkan dengan paling sedikit satu baris dari entity lain.
2. Maximum cardinality relationship menunjukkan Nilai terbanyak dari sebuah entitas yang dapat terlibat dalam relationship. Maximum cardinality bisa 1 atau N, simbol tersebut menunjukkan setiap baris dalam tabel dapat dihubungkan dengan beberapa baris pada tabel lain. Maximum cardinality 1 menunjukkan bahwa satu baris dari entity dapat dihubungkan ke paling banyak satu baris dari entity lain. Maximum cardinality N menunjukkan bahwa satu baris dalam entity dapat dihubungkan dengan lebih dari satu baris dari entity lain.
Dalam membuat database diperlukan empat elemen, yaitu (Kroenke, 2006):
1. User data. Pada masa ini, database menggambarkan user data sebagai relations. Relation sebagai tabel dari data.
2. Metadata. A Database is self- describing, yang berarti terdapat penjabaran dari struktur sebagai bagian dari dirinya. Penjabaran dari sturuktur itu disebut metadata
3. Indexes. Indexes merupakan tipe ketiga dari database yang meningkatkan kinerja dan kemudahan mengakses database.
4. Application metadata. Application metadata merupakan tipe terakhir dari database yang digunakan untuk menyimpan struktur dan format dari form, laporan, queries, dan komponen aplikasi lainnya milik user.
2.6. Flowchart
“A flowchart is an analytical technique used to describe some aspect of an information system in a clear, concise, and logical manner. Flowchart use a standart set of symbols to describe pictorially the transaction processing procedures use buy a company and the flow of data through a system”(Romney, 2006:70).
Flowchart didefinisikan sebagai suatu teknik analitikal yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek dari suatu sistem informasi secara jelas, ringkas dan logikal. Flowchart menggunakan seperangakat simbol untuk menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi yang dipakai oleh perusahaan dan arus data dari suatu sistem.
Simbol flowchart dibagi menjadi 4 simbol, yaitu: (Romney, 2006)
1. Simbol input/output, menggambarkan media/perangkat yang menyediakan input atau mencatat output dari suatu proses.
2. Simbol proses, menunjukkan peralatan yang digunakan untuk memproses data atau untuk menandakan bahwa pemrosessan telah diselesaikan secara manual.
3. Simbol penyimpanan, menggambarkan peralatan untuk menyimpan data yang tidak sedang digunakan oleh sistem.
4. Simbol alir dan lain-lain, menggambarkan aliran data dan barang serta operasi-operasi lain.
Gambar 2.3. Simbol Input/ Output Flowchart
Simbol Nama Keterangan
Dokumen Satu dokumen atau laporan : dokumen dapat disiapkan secara manual atau
terkomputerisasi
Salinan satu dokumen Sebagai simbol pembuatan dokumen yang sama lebih dari satu, dokumen tersebut harus diberi nomor urut di sebelah kanan atas
Terminal CRT, Personnel computer
Sombol tampilan layar dan on-line keying digunakan bersama mewakili terminal CRT dan personal
computer (Sumber : Hollander, 2000, hal. 403-405)
Gambar 2.4. Simbol Proses Flowchart
Simbol Nama Keterangan
Proses komputer Sebagai fungsi permrosesan oleh computer, biasanya menghasilkan perubahan data atau informasi
Operasional manual Pemrosesan operasional secara manual
(Sumber : Hollander, 2000, hal. 403-405)
Gambar 2.5. Simbol Penyimpanan Flowchart
Simbol Nama Keterangan
Magnetic disc Data disimpan secara permanent pada magnetic disc.
Digunakan untuk file- file utama (master)
File File dokumen secara
manual disimpan dan dibuka kemnbali. File disusun berdasarkan N = Nomor
A = Alphabet T = Tanggal (Sumber : Hollander, 2000, hal. 403-405)
2.7. Pengendalian Aplikasi
Definisi Application Controls, ‘...are programmed procedures designed to deal with potential exposures that threaten specific applications.” (Hall, 2004:214). Application controls terbagi atas 3 kategori yaitu; pengendalian input, pengendalian proses, dan pengendalian output.
1. Pengendalian Input
Pengendalian input didesain untuk menyakinkan bahwa semua transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem adalah transaksi yang valid, akurat, dan lengkap.
Prosedur memasukkan data dapat secara batch, yaitu mengumpulkan semua data menjadi satu, baru kemudian dimasukkan ke dalam sistem sekaligus, atau dapat juga secara real-time, yaitu segera memasukkan setiap data ke dalam sistem setelah data tersebut diterima.
Gambar 2.6. Simbol Alir dan lain-lain Flowchart
Simbol Nama Keterangan
Aliran dokumen dan proses
Arah dari aliran dokumen dan proses, aliran normal adalah ke bwah dan ke kanan Obyek fisik Obyek fisik berupa
Barang
Hubungan komunikasi Pengiriman data dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jalur komunkasi
Terminal Tanda mulai dan selesai
Keputusan Tahap pembuatan
keputusan, digunakan dalam flowchart program computer
Catatan, keterangan Tambahan komentar atau penjelasan
(Sumber : Hollander, 2000, hal. 403-405)
Pengendalian input dibagi menjadi source document control, data coding control, batch control, validation control, input error correction, dan generalized data input system. Pengendalian input pada project ini hanya membahas mengenai source document control dan validation control.
1) Source document control, dilakukan apabila sistem masih menggunakan dokumen fisik untuk melakukan transaksi sehari-hari. Proses pengendalian ini sangat penting karena penipuan yang menggunakan dokumen akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Prosedur yang digunakan dalam pengendalian ini diantaranya mengunakan dokumen sumber yang memiliki nomor urut. Setiap dokumen memerlukan nomor yang unik. Nomor ini sangat berguna untuk akurasi akuntansi pemakaian dokumen dan menyediakan jejak audit untuk melacak transaksi dari catatan akuntansi.
2) Validation control, dipakai untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan data sebelum data tersebut diproses. Tipe pengendalian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:
a) Field interrogation terdiri dari:
- Missing data checks: Apabila field-nya kosong maka terjadi error.
- Numeric alphabetic data checks: Apabila field-nya numeric, maka tidak bisa diisi dengan karakter.
- Validity checks, untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan telah ada di master file dan bahwa data yang diisi tersebut benar.
Hal ini bisa dilakukan dengan redundancy check yaitu menampilkan data yang berhubungan dengan kode yang diinput.
b) Record interrogation, dilakukan dengan cara sign check yang bertujuan untuk memeriksa nilai dari field itu, positif atau negatif.
- Sign checks, untuk memastikan apakah tanda suatu field sudah sesuai dengan tipe record yang sedang diproses.
b. Pengendalian Output
Pengendalian output adalah pengendalian yang dilakukan untuk mengontrol distribusi output tersebut dapat dibaca. Tujuannya memastikan agar suatu output dari sistem tidak hilang, diarahkan ke arah yang salah, atau dimanipulasi, dan agar kerahasiaannya tidak dilanggar.
Metode pengendalian output yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:
1) Controlling batch system output, yaitu pengendalian yang dilakukan atas sistem yang mengolah data secara batch, yang outputnya berupa dokumen fisik. Teknik yang digunakan adalah:
- Waste, yaitu dokumen data yang dibuang sembarangan. Resiko yang terjadi adalah dokumen tersebut akan dapat digunakan seseorang untuk mengetahui informasi perusahaan. Salah satu cara adalah menghancurkan dokumen tersebut dengan memasukan ke dalam mesin penghancur kertas.
- End user control, dimana dilakukan oleh user yang memiliki posisi lebih baik untuk mengidentifikasi kesalahan yang tidak terdeteksi perusahaan.
