Berdasarkan judul yang ada yaitu Perancangan Inventory di PT. X dan dari permasalahan yang telah dirumuskan, yaitu mengenai pengaturan inventory pada gudang bahan baku, maka kajian teoritis yang akan dikemukakan adalah sebagai berikut:
2.1. Inventory
Inventory adalah barang-barang yang berada di gudang atau dalam proses produksi (Work In Process) dan yang digunakan untuk mendukung kesuksesan manufaktur sebuah produk dan mendistribusikannya ke konsumen. Inventory dapat berupa produk jadi yang siap dijual, produk pelengkap atau produk pendukung, produk setengah jadi atau dapat juga berupa bahan mentah (Fogarty, 1991)
Inventory pada kenyataannya memakan tempat untuk penyimpanan, memerlukan perlakukan tertentu atau handling, dapat menjadi usang dan mengalami penurunan, memerlukan asuransi, dikenakan beban pajak, dan terkadang juga dapat hilang atau dicuri. Dan pada kasus tertentu inventory hanya akan meningkatkan biaya tanpa meningkatkan pendapatan. Oleh karena itu dibutuhkan Inventory Management. Inventory Management adalah suatu pendekatan untuk mengatur aliran produk dalam sebuah supply chain dan mendapatkan level pelayanan yang dibutuhkan dengan biaya yang dapat diterima.
Pergerakkan dan aliran produk adalah kunci dari konsep inventory management dan juga pada seluruh supply chain, sehingga bila aliran itu terhenti, maka biaya akan bertambah. Oleh karena itu bila memungkinkan, maka inventory akan dibuat sekecil mungkin.
2.2. Gudang
Gudang adalah sebuah tempat yang telah direncanakan untuk menyimpan dan menangani barang-barang atau material-material. Selain itu terdapat juga pengertian lain mengenai gudang, yaitu gudang adalah sebuah tempat dimana terjadi penghentian aliran barang dan material yang hanya akan meningkatkan biaya tetapi tidak menaikkan nilai dari barang atau material itu sendiri (Emmet, 2005).
Pergudangan yang efektif dan efisien adalah kemampuan beradaptasi pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman, sekarang pergudangan menjadi semakin kompleks dibandingkan pada masa lampau bahkan cenderung menjadi beban biaya yang semakin mahal. Berpegang pada efisiensi dan akurasi sebagai kunci sukses dari pergudangan, maka melakukan perubahan pada gudang adalah suatu hal yang harus terus dilakukan.
Walaupun secara umum orang akan mengatakan bahwa fungsi gudang tidak lain hanyalah sebagai tempat penyimpanan saja. Namun gudang juga memegang peranan yang penting dalam melakukan fungsi yang mendukung proses-proses utama lain diperusahaan. Beberapa fungsi utama yang ada pada gudang adalah sebagai berikut
1. Tempat penampungan sementara barang
Untuk mencapai economies of scale pada produksi, transportasi dan handling material, maka sering dibutuhkan adanya tempat untuk melakukan penyimpanan sementara dan fungsi ini terutama dilakukan pada gudang untuk kemudian disalurkan pada konsumen atau saat demand itu muncul. Pada topik kali ini yang menjadi konsumen adalah bagian produksi.
2. Melindungi barang atau material
Gudang secara tipikal dilengkapi dengan pengamanan dan sistem penyimpanan, jadi merupakan suatu yang wajar jika gudang digunakan sebagai sarana pengamanan barang dari pencurian, hujan, banjir atau hal tak diinginkan lainnya.
3. Memisahkan barang yang mudah terkontaminasi atau berbahaya
Barang-barang yang mudah rusak atau sensitif terhadap perubahan-perubahan seperti suhu, sinar matahari dan sebagainya memerlukan peletakkan atau penyimpanan yang khusus.
4. Sebagai pengaman dan antisipasi keadaan
Karena kesulitan dalam melakukan forecasting secara akurat, maka pada semua bentuk bisnispun menggunakan pendekatan safety stock atau bentuk lain dari inventory untuk tetap mampu menutupi ketidakpastian permintaan yang ada, karena sekali permintaan tidak terpenuhi maka loss yang diderita perusahaan akan besar.
2.3. Peramalan (Forecasting)
Peramalan atau Forecasting adalah suatu proses perkiraan demand di masa yang akan datang dengan menggunakan data masa lalu dalam hal jumlah, waktu, kualitas, dan tempat. Forecasting merupakan dasar dari segala jenis perencanaan dan diperlukan untuk lingkungan yang tidak stabil. Selain itu forecasting adalah jembatan antara perusahaan (sistem) dengan lingkungan (konsumen).
Tipe dari peramalan oleh time horizon : 1. Short-range forecast
z Kurang dari 1 tahun, biasanya kurang dari 3 bulan.
z Jadwal kerja, tugas pekerja.
2. Medium-range forecast
z 3 bulan sampai 3 tahun
z Rencana penjualan dan produksi, anggaran 3. Long-range forecast
z 3 tahun keatas
z Rencana produk baru, lokasi fasilitas.
Tipe dari peramalan :
z Qualitative (Judgmental)
Digunakan untuk situasi yang tidak pasti dan sedikit data yang ada, misal produk baru dan teknologi baru. Quantitative
z Time Series Analysis
z Causal Relationships
z Simulation
Digunakan untuk situasi yang stabil dan ada data masa lalu, misal produk yang sudah ada dan teknologi saat ini. Menggunakan teknik matematika, misal peramalan penjualan televisi berwarna.
2.3.1. Metode Peramalan
1. Adaptive Exponential Smoothing : Seasonal Adjustment
Metode ini digunakan jika terdapat pengulangan dari data seasonal (permintaan meningkat atau menurun). Menggunakan faktor seasonal untuk pemulusan peramalan.
Seasonal faktor = Si = D Di
Σ (2.11)
Dengan regresi linier dicari jumlah permintaan untuk tahun ke-i dengan menghitung garis trend:
bx a
Fx= + (2.12)
Dimana:
x b y
a= − (2.13)
∑ ∑
−
= 2− 2
) (
) )(
( x n x
x y n
b xy (2.14)
Untuk mencari peramalan bulan ke-x, menggunakan formula :
SFx = (Sx)*(Fx) (2.15)
2. Metode Multiplicative Winter
Metode ini adalah metode pendekatan eksponensial untuk data seasonal.
Metode ini tidak berdasarkan pada model statistic yang formal tetapi dirasakan cukup baik/akurat untuk meramalkan time series :
Fn = (Bn-1 + i Tn-1) * Sn-p (2.16)
Metode ini digunakan untuk time series yang menunjukkan adanya perubahan trend linier dan perubahan pola seasonal yang mengakibatkan time series menunjukkan peningkatan variasi seasonal (multiplicative).
Estimasi awal komponen trend (Tn-1) Tn-1 =
L m
Y Ym
) 1 (
1
−
− (2.17)
Y = rata-rata pada tahun ke m, dengan t = 1, 2, …,m m
Y = rata-rata data pada tahun ke 1 1
m = jumlah tahun data histories
L = jumlah periode pengamatan pertahun Estimasi awal komponen permanent Bn-1
Bn-1 = Tn-1 1 L2
Y − (2.18)
Faktor seasonal Sn-p yang dihitung untuk tiap periode atau musim : Sn =
[
( +1)/2−]
−1− L jTn
Yi
Yt (2.19)
Yi = rata-rata data pada tahun dimana periode t tersebut termasuk di
Jika time series adalah bulanan, maka persamaan Sn memberi m estimasi faktor musiman untuk setiap bulan. Kemudian m estimasi ini dirata-rata untuk menghasilkan satu estimasi untuk tiap musim yang berbeda.
St kL Snt mm
kΣ +
= −
= 1 0
1 ; t = 1, 2, …,L (2.17)
Estimasi awal Snt(0) dari SNt adalah :
Sn-p =
Σ= t
L t t
Sn Sn L
1
; t = 1, ….,L (2.18)
2.3.2. Menghitung Kesalahan Peramalan
Ada sejumlah indikator dalam pengukuran akurasi peramalan, namun yang paling umum dipergunakan adalah MAD (Mean Absolute Deviation = Rata- rata Penyimpangan Absolut), MAPE (Mean Absolute Percentage Error = Rata- rata Persentase Kesalahan Absolut), dan MSE (Mean Square Error = Rata-rata Kuadrat Kesalahan). Akurasi peramalan akan semakin tinggi apabila nilai-nilai MAD, MAPE, dan MSE semakin kecil. Apabila suatu data aktual dinyatakan sebagai At, nilai ramalan dinyatakan sebagai Ft, maka galat peramalan (forecast error) dinyatakan sebagai : et = At – Ft. Jadi, Error = Data Aktual – Forecast.
Dalam pembahasan ini, yang digunakan adalah metode MSE dengan rumus sebagai berikut:
MSE =
n
|2
Forecast
Aktual Data
| (2.19)
Dimana: n = jumlah data yang digunakan
2.4. Perencanaan Kebutuhan Material dan Kapasitas (MRP)
MRP adalah metode penjadwalan untuk purchased planned orders dan manufactured planned orders. Metode MRP merupakan metode perencanaan dan pengendalian pesanan dan inventori untuk item-item dependent demand, dimana permintaan cenderung discontinuous and lumpy. Item-item yang termasuk dalam dependent demand adalah : bahan baku (raw materials), parts, subassembly, dan assemblies, yang kesemuanya disebut manufacturing inventories.
Moto dari MRP adalah memperoleh material yang tepat, dari sumber yang tepat, untuk penempatan yang tepat, pada waktu yang tepat.
Sebagai suatu sistem, MRP membutuhkan lima input utama, yaitu :
1. Master Production Schedule (MPS) yang merupakan suatu pernyataan definitive tentang produk akhir apa yang direncanakan perusahaan untuk diproduksi, berapa kuantitas yang dibutuhkan, pada waktu kapan dibutuhkan, dan bilamana produk itu akan diproduksi.
2. Bill of Material (BOM) merupakan daftar dari semua material, parts, dan subassemblies, serta kuantitas dari masing-masing yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk
3. Item Master merupakan suatu file yag berisi informasi status tentang material, parts, subassemblies, dan produk-produk yang menunjukkan kuantitas on- hand, kuantitas yang dialokasikan, waktu tunggu yang direncanakan, ukuran lot, stok pengaman, kriteria lot sizing, toleransi untuk scrap atau hasil, dan berbagai informasi penting lainnya yang berkaitan dengan suatu item.
4. Pesanan-pesanan (orders) akan memberitahukan tentang berapa banyak dari setiap item yang akan diperoleh sehingga akan meningkatkan stock on hand di masa mendatang.
5. Kebutuhan-kebutuhan (requirement) akan memberitahukan tentang berapa banyak dari masing-masing ietm itu dibutuhkan sehingga akan mengurangi stock on hand di masa mendatang.
Istilah –Istilah Yang Sering Dipakai dalam MRP
• Gross Requirement merupakan total dari semua kebutuhan, termasuk kebutuhan yang diantisipasi, untuk setiap periode waktu.
• Projected On Hand merupakan projected available balance (PAB), dan tidak termasuk planned orders.
• Net Requirement, merupakan kekurangan material yang diproyeksikan untuk periode ini, sehingga tindakan ke dalam perhitungan planned order receipt agar menutupi kekurangan material pada periode itu.
• Planned Order Receipts merupakan kuantitas pesanan pengisian kembali yang telah direncanakan oleh MRP untuk diterima pada periode tertentu guna memenuhi kebutuhan bersih (net requirement).
• Planned Order Release merupakan kuantitas planned orders yang ditempatkan atau dikeluarkan dalam periode tertentu, agar item yang dipesan itu akan tersedia pada saat dibutuhkan.
