2. LANDASAN TEORI
2.1 Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia (SDM) atau Human Resource Planning merupakan sebuah “proses sistematik yang mencocokkan antara pasokan orang/
tenaga kerja baik dari internal maupun eksternal perusahaan dengan memberikan lowongan pekerjaan di dalam organisasi dalam jangka waktu tertentu” (Mondy, 2008).
Menurut Mondy (2008), proses perencanaan SDM di dalam perusahaan terbagi menjadi dua bagian yaitu requirements forecast dan availability forecast.
Requirements forecast merupakan kegiatan peramalan untuk menentukan jumlah, kemampuan, dan sumber karyawan/ tenaga kerja yang dibutuhkan oleh organisasi di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan organisasi. Requirements forecast dapat dilakukan dengan beberapa metode yaitu:
1. Zero-Base Forecasting
Metode peramalan yang menggunakan tingkat karyawan sebagai titik mulai (starting point) untuk menentukan kebutuhan akan karyawan/ tenaga kerja di masa depan.
2. Bottom-Up Approach
Metode dimana kita melakukan peramalan akan kebutuhan pada setiap tingkat di dalam organisasi dimulai dari tingkat terendah yang pada akhirnya akan memberikan peramalan secara keseluruhan mengenai kebutuhan karyawan/
tenaga kerja di masa depan.
3. Simulation Models
Metode peramalan dengan melakukan percobaan dengan kondisi di dunia nyata dengan menggunakan perhitungan dan logika matematika untuk memprediksikan apa yang akan terjadi di masa depan.
Availability forecast adalah proses peramalan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki atau mampu untuk mendapatkan karyawan/ tenaga kerja sesuai dengan jumlah dan kemampuan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Availability forecast dapat dilakukan dengan menggunakan HR databases. HR databases merupakan sebuah kumpulan data tentang setiap karyawan yang sudah
bekerja di perusahaan kita. Informasi atau data-data yang umumnya terdapat di HR databases adalah:
1. Sejarah dan pengalaman kerja
2. Kemampuan dan pengetahuan yang spesifik 3. Ijin atau sertifikat yang dimiliki pekerja
4. Sertifikat telah mengikuti program pelatihan di perusahaan 5. Latar belakang pendidikan
6. Penghargaan atas kinerja karyawan 7. Kelebihan dan kekurangan karyawan
8. Pelatihan atau pengembangan yang dibutuhkan karyawan 9. Potensi promosi saat ini
10. Kinerja karyawan saat ini
11. Bidang tertentu yang dikuasai karyawan 12. Tujuan dan aspirasi karir karyawan
13. Sejarah personal karyawan termasuk hasil psikologi
Sebelum melakukan rekrutmen karyawan dari luar, perusahaan dapat menggunakan HR databases mereka untuk mencari di dalam perusahaan apakah karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan sudah ada atau sudah bekerja di dalam perusahaan. Jika memang sudah ada maka perusahaan tidak perlu lagi mencari karyawan dari sumber di luar perusahaan.
Setelah mendapatkan hasil dari kedua kegiatan tersebut, perusahaan akan melakukan pembandingan antara kebutuhan perusahaan (demand) dan pasokan yang dimiliki oleh perusahaan (supply). Dari perbandingan ini akan muncul tiga kondisi, pertama yaitu saat demand = supply maka perusahaan tidak akan melakukan kegiatan apapun. Kedua jika supply lebih banyak dibandingkan dengan demand maka kondisi ini disebut surplus of workers. Ketiga yaitu saat supply lebih sedikit atau lebih kecil dari demand maka kondisi ini disebut shortage of workers.
2.2 Analisis Jabatan
Job Analysis atau analisis jabatan adalah proses untuk mendapatkan informasi tentang pekerjaan yang dikerjakan oleh suatu jabatan serta syarat
kualifikasi yang harus dimiliki untuk menyelesaikan tugas tersebut (Noe, Hollenbeck, Gerhart, dan Wright, 2003).
Job Analysis atau analisis jabatan adalah proses untuk mencari informasi untuk mengetahui tugas-tugas dalam suatu posisi jabatan dan syarat-syarat yang dibutuhkan oleh seseorang untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Analisa jabatan menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk membuat deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification) (Dessler, 2005).
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli di atas, maka dapat disimpulkan pengertian dari job analysis adalah prosedur untuk menemukan informasi dan menentukan tanggung jawab serta persyaratan keterampilan yang dibutuhkan dari suatu pekerjaan dan jenis orang yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.
Menurut Bangun (2012) ada 5 cara yang dapat dan sering digunakan untuk mengumpulkan informasi dalam melakukan analisis jabatan, yaitu:
1. Observasi
Teknik ini memerlukan perhatian yang cermat atas suatu pekerjaan secara berulang – ulang agar dapat dipahami secara jelas. Observasi ini memerlukan peratalatan seperti alat – alat tulis, kamera, tape recorder, dan alat lainnya yang dapat membantu pengamat untuk memperoleh data yang diinginkan.
2. Wawancara
Metode ini biasa digunakan untuk memperoleh analisis jabatan yang diinginkan langsung dari responden.
3. Daftar Kuisioner
Metode ini merupakan cara yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi melalui sejumlah daftar pertanyaan tentang suatu pekerjaan pada karyawan, 4. Catatan Karyawan
Cara ini dilakukan dengan meminta kepada karyawan untuk menguraikan tugas – tugas yang mereka lakukan sehari – hari dalam sebuah buku harian.
Dengan menggunakan metode ini, informasi yang didapatkan secara spontan sehingga kecil kemungkinan karyawan memberikan informasi yang tidak benar.
5. Kombinasi
Pada umumnya, analisis jabatan menggunakan lebih dari satu metode yang relevan dan saling melengkapi untuk mencapai hasil yang memuaskan dalam analisis jabatan.
2.2.1 Deskripsi Jabatan
Job Description atau deskripsi jabatan merupakan sebuah pernyataan ringkas dari informasi yang didapatkan dari proses analisis jabatan. Deskripsi jabatan adalah dokumen tertulis yang mengidentifikasi, mendefinisikan, dan menggambarkan pekerjaan dalam hal tugas, tanggung jawab, kondisi kerja, dan spesifikasi. Menurut Noe, Hollenbeck, Gerhart, dan Wright (2000), deskripsi jabatan adalah proses mendefinisikan cara suatu pekerjaan dilakukan dan apa saja tanggung jawab dari pekerjaan tersebut. Sedangkan menurut Bangun (2012), deskripsi jabatan adalah informasi yang memberikan gambaran tentang tugas- tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari suatu perkerjaaan.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli di atas, maka dapat disimpulkan pengertian dari deskripsi jabatan yaitu sebuah informasi yang menjelaskan tentang tugas, kewajiban, dan tanggung jawab perkerjaan. Hal ini menggambarkan apa yang dilakukan, mengapa hal itu dilakukan, di mana hal itu dilakukan, dan bagaimana hal itu dilakukan.
Menurut Bangun (2012), deskripsi jabatan memuat beberapa bagian yang mencangkup:
1. Identifikasi pekerjaan: berisi informasi seperti jenis pekerjaan, bagian, dan kode pekerjaan.
2. Uraian singkat pekerjaan: menjabarkan tentang pekerjaan – pekerjaan yang harus dilakukan agar memberikan kemudahan bagi calon tenaga kerja untuk memahami pekerjaannya.
3. Tugas – tugas yang dilaksanakan: tugas – tugas yang dilaksanakan pada suatu pekerjaan merupakan hal yang paling pokok pada uraian pekerjaan karena menjelaskan tentang apa yang harus dikerjakan, bagaimana melakukannya, dan apa tujuan dari pekerjaan tersebut.
4. Tanggung jawan pekerjaan: kewajiban – kewajiban yang dituntut setiap pekerjaan atas pemangkunya
5. Wewenang atas pekerjaan: dalam hal ini, perusahaan harus mampu menjelaskan batasan dan wewenang dari setiap karywan agar mempermudah kegiatan koordinasi dengan bidang pekerjaan yang lain.
6. Hubungan dengan pekerjaan lain: untuk mempermudah pekerjaan berikutnya, sangat bermanfaat jika ada koordinasi antar bagian dalam kegiatan di dalam perusahaan.
7. Bahan dan peralatan yang dibutuhkan: bagian ini bertujuan untuk menentukan bahan dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
8. Konteks pekerjaan: berkaitan dengan kondisi fisik dari suatu jenis pekerjaan atau sifat – sifat dari pekerjaan tersebut. Dengan mengenal kondisi fisik suatu pekerjaan maka dapat dengan mudah menyesuaikan lingkungannya.
2.2.2 Spesifikasi Jabatan
Job specification atau spesifikasi jabatan adalah informasi yang memberikan gambaran tentang syarat-syarat yang harus dimiliki seseorang untuk dapat mengerjakan suatu pekerjaan tertentu. Menurut Mejia, Balkin, dan Cardy (2010), job specification atau spesifikasi jabatan merupakan daftar KSAs (knowledge, skills, abilities, and other characteristic) yang harus dimiliki oleh seseorang untuk melakukan pekerjaannya.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli di atas, maka dapat disimpulkan pengertian dari spesifikasi jabatan adalah sebuah daftar pengetahuan , keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan.
2.3 Rekrutmen
2.3.1 Pengertian Rekrutmen
Setelah suatu perusahaan mempunyai gambaran tentang hasil analisas pekerjaan dan rancangan pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan, maka tugas manajer suatu perusahaan adalah mengisi jabatan dengan mencari calon tenaga kerja yang cocok dan berkualitas untuk pekerjaan itu.
Menurut Dowling dan Welch (2004), rekrutmen merupakan suatu proses mencari dan mendapatkan calon karyawan yang berpotensi dalam jumlah dan
kualitas yang diinginkan sehingga organisasi dapat memilih orang yang paling tepat untuk mengisi kebutuhan pekerjaan di perusahaan tersebut. Sedangkan menurut Hill (2003), rekrutmen adalah praktek atau kegiatan yang dijalankan organisasi dengan tujuan utama untuk mengidentifikasi dan menarik karyawan potensial. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, peneliti menyimpulkan rekrutmen adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencari dan mendapatkan calon karyawan sesuai dengan kualitas dan jumlah yang diinginkan/
dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengisi kebutuhan pekerjaan di perusahaan tersebut.
Adapun tujuan perusahaan melakukan rekrutmen menurut Siagian (2006), yaitu:
1. Menyediakan sekumpulan calon tenaga/karyawan yang memenuhi syarat 2. Agar konsisten dengan strategi, wawasan, dan nilai perusahaan
3. Membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja di perusahaan
4. Mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan
5. Menjalankan tanggung jawab perusahaan dalam upaya menciptakan kesempatan kerja
Sedangkan menurut Gatewood, Field, dan Barrick (2011), rekrutmen memiliki tiga tujuan utama, yaitu:
1. Untuk mengembangkan jumlah yang sesuai dari pelamar minimal diterima untuk setiap posisi yang terbuka sekaligus menjaga biaya tetap terkendali.
2. Untuk memenuhi kewajiban hukum dan sosial perusahaan mengenai komposisi demografis tenaga kerjanya.
3. Untuk membantu meningkatkan keberhasilan proses seleksi dengan mengurangi presentase pelamar yang tidak memenuhi syarat atau yang memiliki KSAOs (knowledge, skills, abilities, and other characteristic) yang tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan.
2.3.2 Sumber-Sumber Rekrutmen
Setelah diketahui spesifikasi jabatan atau pekerjaan karyawan yang diperlukan, maka harus ditentukan sumber-sumber penarikan (rekrutmen) calon karyawan. Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari internal dan eksternal perusahaan. Sumber rekrumen internal adalah sumber-sumber rekrutmen yang berasal dari dalam perusahaan. Rekrutmen tenaga kerja dari dalam perusahaan umumya dilakukan bila jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit (bangun, 2012).
Kelebihan dari sumber internal adalah : 1. Tidak terlalu mahal.
2. Dapat memelihara loyalitas dan mendorong motivasi karyawan yang ada.
3. Karyawan telah terbiasa dengan suasana dan budaya perusahaan.
Sedangkan kelemahan dari sumber internal yaitu :
1. Pembatasan terhadap bakat-bakat baru dari calon karyawan di luar perusahaan.
2. Mengurangi peluang mendapatkan calon karyawan yang berkualitas di luar perusahaan.
3. Jika seseorang meninggalkan jabatannya untuk mengambil jabatan baru, maka jabatan yang dulunya dimiliki orang tersebut menjadi kosong yang membuat perusahaan tetap mengalami kekurangan tenaga kerja.
Menurut Bangun (2012), proses perekrutan dari internal perusahaan dapat dilakukan dengan metode pengumuman pekerjaan (Job Posting Program).
Perusahaan memberikan pengumuman lowongan pekerjaan yang ditempel di papan pengumuman, buletin perusahaan, dan secara lisan disampaikan dalam rapat-rapat karyawan.
Beberapa manfaat pengumuman pekerjaan bagi karyawan, yaitu:
1. Memberikan kesempatan secara terbuka bagi karyawan untuk bertumbuh dan berkembang.
2. Memberikan kesempatan yang sama kepada semua karyawan untuk maju.
3. Meningkatkan pengetahuan karyawan mengenai tingkatan gaji, job description, promosi pekerjaan, dll yang berkaikatan dengan pengefektifan kinerja.
4. Menginformasikan tujuan-tujuan organisasi dan memberikan kesempatan bagi setiap karyawan untuk mendapatkan pekerjaan yang lebih sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki.
Selain sumber internal, perusahaan pun bisa mendapatkan calon karyawan/
tenaga kerja yang dibutuhkan dari eksternal perusahaan. Sumber eksternal adalah sumber karyawan yang berasal dari luar perusahaan. Sumber-sumber eksternal menurut Bangun (2012) berasal dari :
1. Walk-in Applicant
Para calon karyawan datang ke perusahaan dimana dia ingin bekerja dengan membawa lamaran ke bagian penerima kerja di perusahaan tersebut.
2. Rekomendasi dari Karyawan dalam Perusahaan.
Metode ini melakukan penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan berdasarkan rekomendasi dari dalam perusahaan. Dibandingkan dengan metode lain, metode ini menghasilkan tingkat turnover yang rendah karena karyawan dari dalam perusahaan memberikan penjelasan secara jelas tentang keadaan perusahaan yang akan dilamar.
3. Iklan di Media Massa
Menarik calon tenaga kerja melalui mass media dapat dilakukan melalui media cetak seperti koran, majalah, buletin perusahaan, dan media elektronik seperti televisi dan radio.
4. Serikat Pekerja
Serikat pekerja adalah lembaga/ organisasi yang dapat membantu perusahaan dalam hal pengadaan tenaga kerja karena sudah mengetahui dan memahami dengan jelas persyaratan yang diinginkan oleh perusahaan.
5. Lembaga Pemerintah
Melalui lembaga pemerintah, dalam hal ini adalah Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia (Depnakertrans RI), dapat melayani calon pelamar untuk memberikan informasi pekerjaan. Lembaga ini juga dapat membantu perusahaan dalam menyampaikan informasi mengenai lowongan pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan.
6. Lembaga-lembaga Pendidikan
Metode ini dilakukan perusahaan untuk memperoleh tenaga kerja yang berpotensi untuk dikembangkan sesuai dengan kebutuhannya. Perusahaan dapat mengirimkan brosur-brosur ke sekolah-sekolah dan perguruan tinggi dengan mencantumkan persyaratan yang harus dipenuhi oleh lulusannya sebagai calon tenaga kerja.
7. Internet
Salah satu cara terkini yang dilakukan banyak perusahaan untuk merekrut karyawan yaitu melalui internet. Kelebihan dari metoden ini antara lain lebih murah dan prosesnya pun lebih cepat.
8. Open House
Open House berarti membuka pintu kepada masyarakat umum untuk melakukan peninjauan perusahaan atas pekerjaan yang tersedia. Tujuannya untuk menarik minat mereka untuk melamar pada perusahaan tersebut.
2.3.3 Metode Rekrutmen
Metode yang diterapkan pada proses rekrutmen akan berpengaruh sangat besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk ke dalam perusahaan. Metode calon karyawan baru, dibagi menjad metode terbuka dan metode tertutup.
1. Metode Terbuka
Metode terbuka adalah dimana rekrutmen diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media masa baik cetak atau elektronik, ataupun dengan cara dari mulut ke mulut (kabar orang lain) agar tersebar ke masyarakat luas.
Dengan metode terbuka ini diharapkan dapat menarik banyak lamaran yang masuk, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas menjadi lebih besar.
2. Metode Tertutup
Metode tertutup yaitu dimana rekrutmen diinformasikan kepada para karyawan atau orang tertentu saja. Akibatnya lamaran yang masuk relatif sedikit, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik akan semakin sulit.
2.4 Seleksi
Menurut Dowling, dan Welch (2004), seleksi adalah proses mengumpulkan informasi dengan tujuan untuk mengevaluasi dan menentukan calon karyawan yang diterima masuk ke perusahaan. Sedangkan menurut Noe, Hollenback, Gerhart, dan Wright (2000) seleksi adalah proses dengan tujuan untuk memilih dan mengidentifikasi calon karyawan sesuai dengan KSAs (knowledge, skills, abilities, and other characteristic) yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya. Hal ini berarti telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk kemudian dipilih mana yang dapat ditetapkan sebagai karyawan dalam suatu perusahaan. Proses pemilihan ini yang dinamakan dengan seleksi.
Proses seleksi sebagai sarana yang digunakan dalam memutuskan pelamar mana yang akan diterima. Proses dimulai ketika pelamar melamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Berdasarkan pengertian itu maka kegiatan seleksi itu mempunyai arti yang sangat strategis dan penting bagi perusahaan.
Apabila dilaksanakan dengan prinsip-prinsip manajemen SDM secara wajar, maka proses seleksi akan dapat menghasilkan pemilihan karyawan yang dapat diharapkan kelak memberikan kontribusi yang positif dan baik.
2.4.1 Langkah-Langkah Proses Seleksi
Langkah – langkah dalam proses seleksi menurut Siagian (2006), yaitu:
1. Penerimaan Surat Lamaran
Berkas lamaran yang sudah dikirimkan oleh calon pelamar akan diperiksa dan diteliti oleh bagian administrasi perusahaan. Pemeriksaan ini dilakukan dengan sebaik mungkin untuk memastikan calon pelamar yang diterima bekerja di perusahaan adalah calon-calon yang terbaik dan memenuhi syarat yang diberikan oleh perusahaan. Jika terdapat calon pelamar yang tidak memenuhi satu atau lebih syarat yang diberikan oleh perusahaan maka calon tersebut akan terseleksi dan dianggap gugur. Persyaratan yang diteliti adalah :
- Surat lamaran
- Fotokopi ijasah terakhir atau sertifikat - Kartu Tanda Pengenal (KTP/SIM) - Sertifikat atau referensi yang mendukung
- Pasfoto
Bagi calon karyawan yang lolos seleksi administrasi tersebut, akan dipanggil untuk mengikuti testing atau ujian tertulis.
2. Penyelenggaraan ujian
Ujian dilakukan agar calon karyawan yang diterima di perusahaan adalah calon-calon yang benar-benar baik dan berkualitas. Ujian yang diberikan terbagi atas dua jenis, yaitu tes umum dan psikotes. Tes umum mengetes kemampuan calon pelamar seputar pengetahuan umum, moral Pancasila, dan bahasa Inggris.
Setelah itu calon pelamar akan mengikuti psikotes untuk mengukur beberapa faktor psikologi tertentu yang digunakan untuk memperkirakan apa yang akan dilakukan seseorang dimasa yang akan datang. Dalam psikotes ini faktor-faktor yang diukur adalah seperti kecerdasan atau daya pikir, kemampuan mempelajari temperamen dan pribadiannya, mengukur minat, mengukur bakat dan kepribadiannya. Pelaksanaan testing ini biasanya diserahkan perusahaan pada konsultan yang terkait dalam bidang psikologi.
3. Wawancara seleksi
Wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan penjelasan yang lebih jelas mengenai data-data personal calon pelamar baik yang tertera maupun tidak tertera di surat lamaran. Wawancara memungkinkan perusahaan mendapatkan data yang mungkin tidak dicantumkan oleh calon pelamar pada surat lamarannya sehingga perusahaan akan mendapatkan informasi tambahan yang akan digunakan sebagai faktor penentu apakan calon pelamar akan diterima bekerja atau tidak. Pihak pelamar dapat pula mengajukan pertanyaan mengenai perusahaan maupun pekerjaan yang akan dilakukan dalam proses wawancara ini.
4. Pengecekan latar belakang pelamar dan surat-surat referensinya
Salah satu langkah dalam proses seleksi adalah mengharuskan pelamar melengkapi lamarannya dengan dokumen-dokumen referensi. Surat-surat referensi tersebut bertujuan untuk melengkapi informasi mengenai pribadi calon pelamar seperti kemampuan intelektual, sikap, nilai yang dianut, perilaku dan hal- hal lain yang dipandang relevan. Refrensi bisa didapatkan dari beberapa sumber yang relevan seperti atasan langsung, mantan guru atau dosen, sahabat keluarga dan pihak-pihak lain yang mengenal calon pelamar dengan baik. Namun sekarang
cara ini kurang efektif lagi, karena referensi biasanya hanya menunjukkan segi- segi positif dari pelamar saja. Saat ini perusahaan akan meminta beberapa nama yang akan dijadikan sebagai sumber refrensi perusahaan yang akan menghubungi orang-orang tersebut secara langsung, misalnya melalui telepon.
5. Evaluasi kesehatan
Hal ini merupakan tahapan akhir dari proses seleksi. Tes ini bertujuan untuk melihat dengan jelas kondisi calon pelamar dan untuk memastikan bahwa calon pelamar benar-benar dalam kondisi siap untuk bekerja. Fisik dan mental yang sehat merupakan syarat mutlak yang harus dipenuhi karena tanpa itu seorang karyawan akan mengalami kesulitan dalam melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Evaluasi kesehatan ini biasanya dilakukan oleh tim medikal yang telah ditentukan oleh perusahaan.
6. Wawancara oleh manajer yang akan menjadi atasan langsungnya
Seiring berkembangnya zaman, hubungan antara manajer yang akan menjadi atasan langsung dari calon pelamar dengan calon pelamar yang akan diterima bekerja menjadi sangat penting dalam proses seleksi. Bahkan beberapa perusahaan memberikan wewenang kepada atasan tersebut untuk memberikan suara akhir apakah calon pelamar akan diterima bekerja atau ditolak. Hal ini dilakukan dengan alasan karena manajer tersebut lebih memahami seluk beluk dan tuntunan teknikal pekerjaan yang akan dipercayakan kepada pelamar, dan manajer inilah yang akan bertanggung jawab untuk mengarahkan, memberikan dorongan, membina dan mengembangkan pelamar setelah dia menjadi pekerja dalam perusahaan dimana dia melamar kerja.
7. Keputusan atas lamaran
Langkah terakhir dalam proses seleksi adalah pengambilan keputusan tentang lamaran yang masuk. Siapapun yang pada akhirnya mengambil keputusan atas lamaran yang diterima, apakah diterima atau ditolak harus memperhatikan dua hal penting. Pertama, apabila perusahaan menolak lamaran dari calon pelamar maka sebaiknya perusahaan segera memberitahukan keputusan tersebut beserta alasan yang jelas kepada calon pelamar sehingga calon tersebut mengetahui alasannya ditolak di perusahaan tersebut dan dapat dengan segera melamar di
perusahaan lain. Tindakan ini merupakan tindakan yang etis sekaligus menjaga citra positif perusahaan. Ini menunjukkan bahwa perusahaan peduli dengan nasib calon pelamar. Setelah memberitahukan kepada semua calon pelamar yang ditolak keputusan yang di ambil oleh perusahaan baru kemudian perusahaan memberitahukan keputusan perusahaan kepada calon pelamar yang diterima.
Kedua, seluruh dokumen lamaran dari calon pelamar yang diterima untuk bekerja harus disimpan dengan baik dan rapi karena informasi-informasi yang terdapat dalam dokumen tersebut akan sangat bermanfaat di kemudian hari dalam membina dan mengarahkan karier pegawai yang bersangkutan. Bukti terbaik bahwa proses seleksi berjalan dengan baik dan benar adalah para karyawan mampu bekerja secara produktif, memiliki loyalitas yang tinggi dan berperilaku positif. Apabila di kemudian hari karyawan tidak bekerja sesuai dengan harapan perusahaan maka dapat dilakukan penelitian dan pemeriksaan dokumen-dokumen dari karyawan yang dimaksud sekaligus mengetahui kelemahan dan kesalahan dari proses seleksi yang dilakukan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat mengatasi kesalahan tersebut dan melakukan proses seleksi dengan lebih baik lagi di masa yang akan datang.
2.5 Hubungan Antar konsep
Berikut adalah beberapa penelitian terdahulu yang memiliki kesamaan dengan topik peneliti:
Peneltian yang dilakukan oleh Kristanu (2013), tujuan utama dari penelitian ini adalah untuk menganalisis proses rekrutmen, seleksi, dan penempatan karyawan di PT. Nyonya Meneer di Semarang. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitan kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa PT. Nyonya Meneer tidak pernah mendapatkan kendala dalam melakukan proses rekrutmen dikarenakan sebelum melakukan proses rekrutmen, perusahaan selalu melakukan perencanaan dengan baik sehingga kendala yang dapat terjadi dibuat seminimal mungkin. Proses seleksi dilakukan perusahaan dengan wawancara, kemudian untuk jabatan tinggi seperti manajer, dll akan dilakukan tes psikologi dan tes praktek untuk karyawan harian. Namun kendala yang sering dihadapi adalah terkadang calon karyawan yang melamar tidak sesuai dengan kualifikasi minimal yang ditetapkan oleh perusahaan. Perusahaan disarankan
melakukan pemeriksaan kembali terhadap hasil wawancara dan formulir karyawan yang telah diisi, Apabila terdapat ketidaksesuaian maka karyawan dapat ditegur sehingga karyawan yang didapat memang karyawan yang sesuai dan dibutuhkan oleh perusahaan.
Penelitian selanjutnya dilakukan oleh Chandra (2013) dengan tujuan penelitian untuk mendeskripsikan proses rekrutmen, seleksi, dan penempatan karyawan pada PT. Triputra Surya Jaya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Penelitian ini menunjukkan bahwa proses rekrutmen menggunakan media sosial yaitu surat kabar dan internet memiliki dampak positif dan negatif. Positifnya yaitu perusahaan akan mendapatkan jumlah calon pelamar yang banyak dengan waktu yang singkat namun dampak buruknya adalah selain biaya yang dikeluarkan tergolong tinggi, perusahaan juga cenderung mendapatkan calon pelamar yang tidak memiliki kemampuan sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan. Begitupun dengan proses seleksi, perusahaan hanya menggunakan wawancara dalam proses seleksi yang mengakibatkan perusahaan sering mengalami kendala yaitu karyawan yang diterima biasanya bekerja dengan tidak maksimal karena kurang ahli dan gampang tergoda oleh tawaran dari perusahaan lain yang mengakibatkan perusahaan mengalami turnover.
Kemudian penelitian yang dilakukan oleh Setiadi (2014) bertujuan untuk menganalisis proses rekrutmen dan seleksi pada PT. ISS Indonesia Surabaya dengan menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif. Dalam melakukan proses rekrutmen dan seleksi, PT. ISS Indonesia Surabaya selalu melakukan analisis jabatan terlebih dahulu untuk menentukan jenis dan spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. kemudian perusahaan melakukan perencanaan SDM yaitu dengan memprediksi kebutuhan yang di perlukan perusahaan di masa depan dengan cara melihat seberapa besar kebutuhan pelanggan PT. ISS Indonesia Surabaya. Setelah itu dilakukan proses rekrutmen dengan menyebarkan brosur, memasang spanduk, dan memasang iklan di koran tentang lowongan pekerjaan yang ada di PT. ISS Indonesia Surabaya. Proses seleksi dilakukan menggunakan dengan dua proses yaitu wawancara dan tes. Calon pelamar yang memenuhi syarat akan di wawancara oleh bagian HRD dan kemudian akan diikutkan tes mata dan tes fisik. Setelah lulus dari tes tersebut, calon pelamar akan diikutkan
kedalam simulasi kerja untuk dinilai kinerjanya dan apabila dinilai bagus oleh perusahaan maka calon pelamar akan diterima bekerja.
Penelitian lainnya dilakukan oleh Onkowijoyo dan Setiawan (2014), tujuan penelitian ini untuk mendeskripsikan proses rekrutmen dan seleksi karyawan pada PT. Jatim Sentra Utama Surabaya. Penelitian ini menggunakan metode penelitan kualitatif deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan perusahaan sudah melakukan proses rekrutmen dengan baik karena dilakukan sesuai kebutuhan dengan memperkirakan banyaknya order yang diterima perusahaan pada periode sebelumnya dan kondisi pasar saat ini serta memprediksi kemungkinan order yang dapat diterima di masa yang akan datang. Kemudian seleksi dilakukan dengan wawancara dan dilanjutkan pemeriksaan referensi-referensi sampai pada keputusan akhir dan karyawan yang diterima bekerja cenderung bekerja sesuai dengan harapan perusahaan.
Penelitian yang dilakukan oleh Koean (2015) bertujuan untuk menganalisis proses rekrutmen dan seleksi karyawan pada PT. Jasuindo Tiga Perkasa TBK dengan metode penelitan kualitatif deskriptif. Proses rekrutmen dimulai dengan melakukan analisis jabatan dengan menggunakan metode observasi dan disesuaikan dengan deskripsi dan spesifikasi jabatan yang sudah ada sebelumnya.
Apabila hasil yang didapatkan sudah sesuai maka deskripsi serta spesifikasi jabatan bisa tetap digunakan di dalam perusahaan dan dilanjutkan ke proses rekrutmen. Dalam melakukan rekrutmen, perusahaan menggunakan sumber internal dan eksternal namun kebanyakan karyawan perusahaan berasal dari eksternal perusahaan. Seleksi dimulai dengan menerima surat lamaran pekerjaan dari pelamar. Lalu kemudian divisi SDM memeriksa biodata dan melakukan wawancara pendahuluan untuk mendapatkan informasi lebih mengenai pelamar pekerjaan. Kemudian dilakukan psikotes internal dan tes bidang. Setelah itu dilakukan wawancara tahap dua guna mengetahui sejauh mana pengetahuan pelamar mengenai pekerjaan yang diinginkan. Pelamar yang diterima bekerja akan dipanggil untuk melakukan penandatanganan surat kerja.
Penelitian yang dilakukan oleh Pangow (2016) bertujuan untuk medeskripsikan proses rekrutmen dan seleksi karyawan di D’Season Hotel Surabaya. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif. Hasil
dari penelitian ini menunjukkan bahwa D’season Hotel melakukan proses rekrutmen dan seleksi saat adanya kekosongan jabatan atau di saat ada divisi yang membutuhkan tambahan karyawan. Pertama dilakukan proses analisa jabatan untuk menentukan kriteria karyawan yang dibutuhkan kemudian dilanjutkan dengan menerima dan menyeleksi surat lamaran kerja yang masuk. Setelah didapatkan calon pelamar yang diinginkan kemudian bagian HRD akan menghubungi calon tersebut untuk melakukan wawancara. Selain wawancara juga dilakukan sistem masa percobaan kerja selama 3 bulan. Jika calon dapat menyelesaikan masa percobaan kerja dengan baik maka akan diterima bekerja sebagai karyawan di D’season Hotel Surabaya.
Penelitian selanjutnya dilakukan oleh Halim (2016) bertujuan untuk menganalisis proses rekrutmen dan seleksi yang tepat pada perusahaan Bihun Cahaya Tiga Tunggal. Penelitian ini menggunakan desain penelitian kualitatif deskriptif. Proses rekrutmen dilakukan dengan menggunakan web dan rekomendasi dari karyawan, Namun karena umumnya karyawan baru yang di panggil oleh karyawan lama adalah keluarga sendiri mengakibatkan rasa kekeluargaan di dalam perusahaan menjadi kental. Apabila ada karyawan yang meminta ijin karena ada acara keluarga, dll akan membuat karyawan lainnya juga ikut meminta ijin karena masih ada hubungan keluarga dengan satu sama lain sehingga sangat mengganggu kegiatan operasional perusahaan. Teknik seleksi yang dilakukan perusahaan adalah tahap perkenalan, tes tertulis, dan wawancara.
Kekurangan dari tahap ini adalah tes yang diberikan kurang efektif dikarenakan tes hanya berupa tes matematika dasar dan perusahaan tidak memiliki tes kesehatan ataupun evaluasi medis sehingga perusahaan tidak memiliki dan mengetahui kondisi karyawannya.
2.6 Kerangka Kerja Penelitian
Gambar 1. Kerangka Kerja Penelitian Sumber : Diadaptasikan dari Mondy, 2008, p. 63
Analisis Jabatan:
Deskripsi Jabatan
Spesifikasi Jabatan Perencanaan SDM
Comparing Requirements and
Availability Forecasting Human
Resource Requirements
Forecasting Human Resources Availability
Shortage of Workers
Demand = supply
Rekrutmen:
Metode Rekrutmen
Sumber Rekrutmen
Seleksi:
Proses Seleksi
PT. SUPRAMA
Surplus of Workers
Pada kerangka kerja penelitian, peneliti meneliti proses rekrutmen dan seleksi pada PT. SUPRAMA dimulai dari HR planning atau perencanaan SDM yang terbagi menjadi dua yaitu Forcasting Human Sesource Requirements dan Forcasting Human Sesource Availability. Setelah itu dilakukan perbandingan antara requirement dan availability untuk melihat apakan perusahaan memiliki kesamaan antara demand dan supply, ataukah mengalami kelebihan maupun kekurangan karyawan/ tenaga kerja. Penelitian ini meneliti kondisi dimana perusahaan mengalami kekurangan jumlah karyawan/ tenaga kerja (shortage of workers) dan harus melakukan proses rekrutmen dan seleksi untuk memenuhi kebutuhan akan karyawan/ tenaga kerja tersebut. Analisa jabatan juga menjadi salah satu faktor yang membantu berjalannya proses rekrutmen dan seleksi.
Analisis jabatan menjelaskan seperti apa deskrpsi jabatan yang ada kemudian apa yang menjadi spesifikasi perkerjaan tersebut, kemudian dilanjutkan dengan proses rekrutmen yang dilakukan oleh perusahaan serta sumber rekrutmen yang pilih oleh perusahaan sampai pada tahap seleksi. Pada tahap seleksi, peneliti ingin melihat bagaimana perusahaan melakukan proses seleksi calon karyawan baru dan bagaimana proses seleksi berjalan mulai dari masuknya lamaran, pengujian, wawancara, tes kesehatan, sampai dengan keputusan akhir apakah pelamar diterima bekerja atau ditolak.
