BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN
1.
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. IRIS didirikan pada tahun 1991 oleh dr. Boenjamin Setiawan, Ph.D. dan sejak itu merupakan distributor dan implementor QAD di Indonesia sampai sekarang. PT. IRIS menangani perusahaan local dan multinational di Indonesia dan sejak 2004 menangani clients di wilayah association of southest east asian nation (ASEAN).
Produk utama PT. IRIS adalah QAD Enterprise Application dimulai dengan MFG/PRO (sebelum berganti nama menjadi QAD application) diimplementasikan pada tahun 1991 dengan sekitar 10 karyawan saat itu.
TailorPro© solution dari ProStar ditambahkan sebagai produk PT. IRIS pada tahun 2004, merupakan tools customization yang penting untuk QAD application dalam menghindari masalah selama migrasi versi berkaitan dengan customizations di program standar. Di tahun yang sama, PT. IRIS memulaiconsulting workinternational pertamanya di Singapura. Pengalaman pertama tersebut berlanjut ke Malaysia, Brunei, Filipina, Thailand, Vietnam dan Cina.
Terdapat dua event penting yang terjadi pada tahun 2006, yang pertama yaitu dibuatnya program sederhana QAD application untuk barcode scanner dalam handheld wireless device. Ini membantu client untuk mengatur dan menangani inventory wirelessly di area warehouse dan produksi. Event kedua adalah dibangunnya IRIS Consulting Asia Pte. Ltd. di Singapura sebagai cabang PT. IRIS Sistem Inforindo di Indonesia.
QAD Enterprise Edition (QAD EE) yang merupakan versi terbaru dari versi sebelumnya QAD Standard Editon (QAD SE), versi ini diimplementasikan pertama kali pada tahun 2008 dan sejak itu QAD EE sudah diimplementasikan di lebih dari 20 clients di Indonesia dan wilayah ASEAN.Di wilayah tersebut Indonesia saat ini merupakan negara dengan client pengguna QAD EE terbanyak setelah Cina.
Tahun-tahun berikutnya berbagai produk untuk meningkatkan layanan kepada client bermunculan, diantaranya mobile solution, Cyberquery© dari Cyberscience merupakan sebuah business intelligence dan reporting tools. Kemudian Flex-HR® dari Visual Solution adalah paket lengkap solusi human resource.
Pada tahun 2015 terdapat sekitar 49 orang di PT. IRIS dan sebagian besar diantaranya adalah konsultan yang menangani 70 clients di wilayah ASEAN.
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Perusahaan
3.1.1 Struktur Organisasi Perusahaan
PT. IRIS memiliki struktur organisasi sebagai berikut:
3.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab Posisi Terkait
Sebagian besar member/karyawan PT. IRIS memiliki peranan terhadap case number (CN) dan custom request (CR), berikut ini merupakan rincian tugas dan tanggung jawab sesuai posisi terkait:
1. Marketing
Team marketing berperan sebagai admin support merupakan pihak yang menerima dan mengelola CN serta CR secara resmi. Admin support melakukan penginputan data CN ke QAD dan selanjutnya admin support akan melakukan assign person in charge (PIC) CN tersebut, CN yang sudah selesai di-handle dan dikonfirmasi close oleh client akan diberi status close serta disiapkan dokumen history penanganannya oleh admin support. Admin support akan melakukan monitoring dengan berpatokan pada update terakhir penanganan CN di website CN dan history email dan untuk mengingatkan PIC CN melakukan follow up CN tersebut, jika PIC CN yang sebelumnya di-assign belum melakukan penanganan sama sekali makaakan dilakukan re-assign untuk menentukan PIC CN yang lain.
Sedangkan untuk CR terdapat dua PIC, pertama PIC dari sisi konsultan (owner) dan programmer (PIC CR). Admin support hanya assign PIC dari sisi konsultan, CR yang sudah disetujui form kuning dan proposalnya akan didaftarkan ke website CR oleh admin support. Admin support melakukan monitoring melalui status dan
aging CR-CR yang terdaftar, update status menjadi close dilakukan admin support jika dokumen customer acceptance result (CAR) sudah ditanda-tangani client. Admin support selain mempunyai akses untuk mengelola CN dan CR secara detail mulai dari pendaftaran, update-update status (tidak hanya status close) juga mempunyai akses untuk mengelola informasi client seperti informasi periode maintenance, free mandays serta informasi client secara umum.Selain itu, setiap bulannya admin support akan export dataCN dan CR untuk diolah dan dilaporkan di monthly meeting.
2. Technical/Custom/Research and Developmet/Consultant
Bagian ini merupakan pihak yang di-assign menjadi PIC untuk menangani CN dan CR, PIC CN perlu melakukan follow up dengan memberikan solusi dari case yang diajukan client sampai case tersebut solved. PIC pun perlu meminta konfirmasi dari client untuk melakukan close CN. PIC CN dapat melihat list CN yang telah dilakukannya maupun secara keseluruhan melalui website CN.
Pada penanganan CR, owner bertugas melakukan pembuatan dokumen detail requirement yang disebut form kuning berdasarkan hasil koordinasi dengan client mengenai cakupan custom-built program yang diinginkan. Form kuning tersebut dikirimkan ke client dan admin support melaluiemail untuk disetujui client, coordinator custom bertugas untuk assign PIC CR dari sisi programmer serta menentukan date planning penyelesaian program yang terdiri dari PIC target date, ownertesting date, deliver to cust date. Owner juga bertugas mengirimkan customer acceptance result (CAR) melalui email sebagai dokumen konfirmasi close CR.
PIC CR bertanggung jawab dalam pembuatan dan penyelesaian custom-built program tersebut, berkoordinasi dengan owner mengenai spesifikasi CR sehingga mampu menyelesaikan program sesuai permintaan client pada form kuning. PIC CR dan QA bertugas juga dalam menyiapkan dan kirim form hijau (berisi informasi setup program serta pengetesan dari sisi programmer) ke client melalui email dan cc web support, pada setiap proses yang dilakukan PIC CR dan owner sampai CR close berkaitan dengan update status CR di web support.
3.2 Analisa Sistem Berjalan
Tahap ini merupakan proses pengumpulan informasi secara rinci mengenai hal-hal yang dilakukan, siapa yang melakukan serta informasi lain seperti data yang digunakan dan informasi lainnya. Tahap ini melibatkan karyawan perusahaan selaku user melalui proses observasi serta interview, informasi yang didapat dari tahap analisis sistem berjalan ini merupakan panduan dalam perancangan sistem usulan yang bertujuan memperbaiki kekurangan dan memberikan poin tambahan dari sistem berjalan.
Dari observasi dan interview yang dilakukan, diperoleh informasi bahwa pada current/as-is process, penanganan CN dan CR dilakukan melalui dua website yang berbeda. Oleh karena itu rincian penanganan CN dan CR masing-masing akan digambarkan menggunakan diagram konseptual yang berbeda pula, hal ini dimaksudkan untuk memberikan penjabaran yang lebih jelas mengenai CN dan CR tersebut. Diagram konseptual sistem berjalan akan dibahas pada subbab 3.2.1 sebagai berikut.
3.2.1 Diagram Konseptual Sistem Berjalan
Pada bagian ini alur proses sistem berjalan digambarkan secara lebih visual melalui diagram konseptual berupa flowchart diagram seperti berikut ini:
1. Diagram Konseptual Penanganan Case Number (CN)
CN merupakan suatu nomor identify (ID) yang diberikan untuk setiap case atau issue yang muncul berkaitan dengan proses operasional yang terjadi di sisi client, aktor-aktor yang terkait dengan CN diantaranya adalah admin support, person in charge (PIC) CN serta tentunya client itu sendiri.
Berikut adalah rincian alurnya:
1. Proses diawali dengan adanya issue/case dari client, issue/case ini bisa diajukan client kepada konsultan (technical, program maupun aplikasi) terlebih dahulu maupun langsung kepada admin support melalui email, phone call ataupun media komunikasi lainnya.
2. Sebelum mendaftarkan issue/case tersebut menjadi CN, admin support akan melakukan pengecekan kriteria CN terlebih dahulu. Jika issue/case memenuhi kriteria sebagai CN maka issue/case tersebut akan didaftarkan ke QAD untuk memperoleh nomor CN, diantara kriteria-kriteria yang perlu dipenuhi yaitu: - Apakah issue/case tersebut berkaitan dengan custom-built program ? Jika
tidak maka akan didaftarkan sebagai CN
- Jika berkaitan dengan custom-built program, apakah CR nya sudah close ? Jika iya maka akan didaftarkan sebagai CN
Penanganan CN PIC Admin Support Client Mulai Memunculkan issue/case Mendaftarkan CN di QAD dan
Meng-assign PIC Melakukan follow up CN Memberikan respon Close CN ? Tidak Ya Attachment Website CN Menginfor-masikan issue/case Mengecek kriteria CN 1 CN ? Tidak Ya Menginfor-masikan close CN Data CN dan PIC Data CN dan PIC Mengkonfir-masi CN close Attach history follow up Selesai Attachment
3. Issue/case akan didaftarkan ke QAD untuk memperoleh nomor CN, terdapat suatu program yang mengkoneksikan database QAD dengan database CN sehingga data-data CN dapat diakses melalui website. Informasi mengenai nomor CN dan PIC atas issue/case yang disampaikan client akan diinformasikan melalui email dari admin support dan di cc kan ke client dan PIC CN tersebut.
4. PIC melakukan follow up dengan memberikan jawaban serta solusi sesuai CN, proses ini dilakukan berulang sampai CN solved dan client konfirmasi untuk melakukan close CN. Sama seperti proses awal munculnya issue/case, follow up juga dilakukan PIC melalui email, phone call maupun media komunikasi lainnya.
5. Konfirmasi close CN yang disampaikan client selanjutnya diproses admin support dengan mengganti status CN menjadi close dan mengirimkan email konfirmasi pemberitahuan melalui email kepada client dan PIC disertai dengan melampirkan file .pdf berisi history penanganan CN tersebut. Perubahan status close dilakukan di QAD dan secara otomatis juga merubah status di website, jika konfirmasi close disampaikan client melalui email sebelumnya yang dikirim admin support maka admin support dapat langsung melakukan close CN. Namun jika disampaikan melalui jalur private kepada PIC maka PIC akan menginformasikan ke admin support mengenai konfirmasi close CN tersebut.
Hal-hal lain yang berkaitan dengan CN diantaranya:
1. Setiap harinya admin support akan melakukan export data list CN dan mengkategorikan list tersebut berdasarkan aging CN dan membedakan setiap kategorinya menggunakan warna, selanjutnya mengirimkan list tersebut melalui email ke seluruh karyawan sebagai reminder.
2. PIC yang melakukan follow up juga bertugas meng-update penanganan CN di website CN, selain melakukan pengecekan history email informasi ini dapat menjadi patokan dan sumber informasi admin support mengenai status terakhir penanganan CN yang dilakukan. Informasi ini hanya dapat diakses oleh internal.
2. Diagram Konseptual Penanganan Custom Request (CR)
CR merupakan suatu ID yang diberikan untuk setiap permintaan custom-built program yang muncul berkaitan dengan perubahan, perbaikan maupun
penambahan proses operasional yang terjadi di sisi client. Aktor-aktor yang terkait dengan CR diantaranya adalah admin support, owner, coordinator custom, person in charge (PIC) CR serta tentunya client itu sendiri.
Berikut adalah rincian alurnya:
1. Proses diawali dengan adanya permintaan request custom program dari client, request ini bisa diajukan client kepada konsultan (technical, program maupun aplikasi) maupun kepada admin support melalui email, phone call ataupun media komunikasi lainnya.
2. Sebelum mendaftarkan requestmenjadi CR, dilakukan pembuatan form kuning terlebih dahulu oleh konsultan yang menerima request atau di-assignadmin support sebagai owner.
3. Form kuning berisi detail spesifikasi custom-built program sesuai kebutuhan client, form kuning ini menjadi panduan dan patokan pembuatan program dan
Penanganan CR PIC Coordinator Programmer QA Konsultan (Owner) Admin Support Client Mulai Melakukan permintaan request custom 1 Melakukan assign owner Membuat form kuning Mengkonfir masi form kuning Membuat proposal Ya Mengkonfir masi proposal Mendaftar kan CR Melakukan assign PIC Approve ? Ti-dak Approve ? Ti-dak Menger jakan program Membuat form hijau Mengetes program Melengka pi form hijau QA ? Ya OK ? Ya OK ? Mengirim FH dan source code Ya Mengetes program Menganalisa & Mengetes program OK ? Membuat CAR Melakukan approve CAR Meminta close CR Melakukan close CR Tidak Selesai Tidak Tidak Ya Tidak
digunakan untuk menyamakan pemahaman antara client dengan konsultan. Form kuning dikirimkan kepada client untuk di-approve.
4. Selanjutnya admin support bertugas membuat proposal yang berisi kesepakatan biaya dan aturan-aturan terkait request tersebut, jika proposal sudah di-approved oleh client maka admin support akan mendaftarkan request menjadi CR.
5. Pada tahap ini coordinator programmer melakukan assign programmer sebagai PIC CR dan melengkapi data CR dengan due date pengetesan dan penyelesaian CR.
6. PIC berkoordinasi dengan owner mengenai program berdasarkan form kuning, PIC juga membuat form hijau berisi setup dan hasil pengetesan PIC. Jika dibutuhkan bantuan QA maka selanjutnya dilakukan pengetesan oleh QA dan form hijau akan dilengkapi oleh QA dengan hasil pengetesannya, namun jika tidak memerlukan QA maka pengetesan akan langsung dilakukan oleh owner. Jika hasil pengetesan dari sisi owner dirasa sudah ok maka owner akan mengirimkan source code dan form hijau kepada client.
7. Hasil pengetesan yang dirasa kurang ok dari sisi client akan dianalisis terlebih dahulu oleh owner sebelum diberikan kembali kepada PIC untuk diperbaiki, customer acceptance result (CAR) dibuat oleh owner setelah mendapat konfirmasi ok dari client terkait programnya.
8. CAR yang sudah di-approve client menjadi patokan bagi admin support untuk melakukan close CR.
Hal-hal lain yang berkaitan dengan CR diantaranya:
1. Dimulai dari proses pembuatan program oleh PIC sampai program selesai terdapat proses maintain status CR yang dilakukan, dimulai dari PIC yang merubah status menjadi in progress kemudian ready to test dan internal test, client test sampai close. Status-status tersebut menunjukkan update terakhir pengerjaan program.
2. Setiap harinya admin support akan melakukan export data list CR dan mengkategorikan list tersebut berdasarkan aging CN, selanjutnya mengirimkan list tersebut melalui email ke seluruh karyawan sebagai reminder.
3. Pada pengerjaan CR terdapat alokasi mandays untuk setiap pihak yang terkait, mandays merupakan suatu nilai effort penyelesaian CR namun tidak mewakili berapa lamanya CR tersebut selesai. Pada rentang periode tertentu team
marketing akan mengirimkan list perolehan mandays setiap konsultan (technical, program maupun aplikasi) dengan melakukan penghitungan manual.
3.2.2 Fakta Di Lapangan
Berikut ini merupakan fakta-fakta di lapangan berdasarkan sistem berjalan: Case Number (CN)
1. Admin support atau konsultan (technical, program maupun aplikasi) menerima permintaan support CN client (by email, phone call atau media komunikasi lainnya) kemudian admin support mendaftarkannya ke QAD dan assign PIC CN 2. Informasi CN yang didaftarkan di QAD dapat diakses oleh client dan PIC CN
melalui website CN
3. Person in charge (PIC) melakukan follow up CN dengan memberikan solusi-solusi terkait CN tersebut dan update informasi penanganan di website CN
4.
CN yang sudah close akan dikonfirmasi dan diinfokan oleh admin support melalui email dengan menyertakan filehistory penanganan CN5.
File history penanganan CN tidak dapat diakses melalui website CN
6. Informasi CN seperti aging penanganan CN diketahui dari list update CN per-hari yang dikirimkan admin support melalui email
Custom Request (CR)
1. Admin support atau konsultan (technical, program maupun aplikasi) menerima permintaan custom-built program dari client (email, phone call atau media komunikasi lainnya)
2. Konsultan (owner) yang di assign admin support melakukan pembuatan form kuning (design spesification) dan mengirimkannya melalui email untuk dikonfirmasi client
3. Admin support mengirimkan proposal untuk di-approve client
4. Permintaan custom-built program yang proposalnya sudah di-approve didaftarkan di QAD oleh admin support
5. Website CR yang berisi informasi CR hanya dapat diakses oleh internal, client tidak memperoleh hak aksesnya
6. Koordinator custom melakukan assign PIC CR untuk melakukan pembuatan program dan menentukan due date di website CR
8. Informasi peranan QA tidak ter-record di website
9.
Owner dan PIC mengirimkan dokumen-dokumen dan file terkait CR seperti form kuning, form hijau, source code dan CAR untuk dikonfirmasi client melalui email Informasi Umum/Hal-Hal Lain1. Informasi CN dan CR ada pada website yang berbeda
2. Informasi rinci mengenai client, CN dan CR dan informasi lain diketahui melalui menanyakan langsung ke team marketing
3. Setiap bulannya admin support melakukan pengolahan manual untuk memperoleh summary report CN dan CR dan performa karyawan
4. Belum ada menuadministrator, pengelolaan website dilakukan langsung di source code nya
3.2.3 Analisa Permasalahan Dengan Metode Analysis PIECES
Informasi sistem berjalan yang telah dijabarkan sebelumnya akan dianalisa melalui metode analysis PIECES yang terdiri dari 6 variabel yaitu, performance, information, economics, control, efficiency dan services. Berikut merupakan hasil analysis berdasarkan masing-masing variabel:
1. Analysis Performance
- Throughput, jumlah temuan data yang dihasilkan belum mewakili keseluruhan data yang ada. Data CN sebagai salah satu contohnya, informasi pada website CN hanya mencakup informasi umum seperti nomor CN, client serta PIC. Sedangkan informasi detail mengenai penanganan CN, solusi yang diberikan dan respon client mengenai solusi tersebut diperoleh dari sumber lain yaitu email, berupa history komunikasi email maupun file attachment .pdf yang dikirimkan ketika dilakukan konfirmasi close CN.
- Respon time, karena kelengkapan data didapatkan dari dua sumber berbeda maka respon time menjadi tidak cukup baik karena dibutuhkan waktu yang lebih lama untuk memenuhi kelengkapan data tersebut.
2. Analysis Information
- Informasi yang dihasilkan kurang akurat dan relevan, hal ini berkaitan dengan data dan informasi yang belum secara lengkap dan teratur dimaintain. Sebagai contoh adalah informasi detail penanganan CN yang dilakukan melalui email, seringkali follow up dilakukan di email yang berbeda dengan email yang
dikirimkan admin support. Hal ini menyebabkan informasi menjadi terputus dan tidak tersusun secara sistematis.
3. Analysis Economics
- Sistem website CN dan CR sangatlah ekonomis karena tidak adanya yang dibebankan kepada client, website ini justru ditujukkan untuk membantu dan memberikan pelayanan yang lebih kepada para client.
4. Analysis Control
- Hak akses sistem, client tidak memiliki hak akses terhadap website CR dan hak akses terhadap website CN pun terbatas hanya pada melihat informasi umum dari list CN saja sehingga secara control dirasa masih kurang baik.Selain itu hak akses dalam melakukan perubahan status CR pun masih general sehingga semua user mampu melakukan perubahan ke status manapun yang membuat status tidak benar-benar berfungsi sebagai kontrol dan patokan informasi CR. 5. Analysis Efficiency
- Belum efisien, hal ini karena dari data yang di-input-kan belum dihasilkan output yang memuaskan. Pengolahan manual berupa penarikan data dan pembuatan rumus excel masih dilakukan untuk memperoleh suatu summary report setiap bulannya. Selain itu kurang dinamis nya website yang ada karena perubahan-perubahan dilakukan langsung melalui source code website.
6. Analysis Service
- Belum ada sistem, aplikasi maupun website yang secara menyeluruh menangani CN dan CR. Pelayanan secara garis besar mengandalkan admin support dalam hal perolehan informasi, update serta konfirmasinya.
3.2.4 Masalah Sistem Berjalan
Berdasarkan analysis yang sudah dijabarkan sebelumnya menggunakan metode analysis PIECES maka diperoleh kesimpulan bahwa sisem berjalan memiliki masalah diantaranya:
1. Belum memiliki media untuk melakukan pengelolaan CN maupun CR secara menyeluruh, pengelolaan dilakukan di beberapa media berbeda sehingga tidak terpusat.
2. Komunikasi dan pengiriman data serta dokumen dilakukan melalui email, sehingga ada resiko data terhapus ataupun tidak sempat di-download dan disimpan di
storage. Penelusuran dokumen perlu dilakukan dengan mencari tahu kepada pihak-pihak terkait secara langsung.
3. Informasi belum merata dan belum secara mudah diperoleh melalui website, terdapat beberapa informasi yang masih perlu diolah manual atau hanya diketahui oleh bagian tertentu saja sehingga ada resiko keterlambatan dan bahkan tidak diperolehnya informasi tersebut jika bagian terkait tidak masuk atau berada di luar kantor.
4. Pengelolaan website secara detail dilakukan langsung di source code nya, hal ini tidak fleksible dan cukup beresiko mempengaruhi bagian yang lain karena perubahan dilakukan langsung di source code. Peranan dan hak akses user terhadap website belum jelas.
3.3 Analisa Sistem Usulan
Dalam rangka perbaikan dan peningkatan layanan kepada client, maka gambaran umum sistem yang diusulkan yaitu dibuatnya suatu web support selain sebagai media yang digunakan untuk mengelola CN dan CR dimulai dari pendaftaran, update informasi, update status, upload file terkait serta pencarian informasi juga sebagai media untuk mengelola website itu sendiri melalui adanya menu administrator, sehingga perubahan-perubahan yang terjadi tidak selalu langsung dilakukan melalui source code. Web support ini dapat diakses tidak hanya oleh admin support namun juga oleh konsultan (technical, program, maupun aplikasi) serta client. Hal ini dimaksudkan agar monitoring CN dan CR dapat dilakukan dengan lebih mudah dan tidak berpusat pada pihak tertentu saja, selain itu web support ini juga berfungsi sebagai media survey dari client.
3.3.1 Spesifikasi Sistem yang Diusulkan
Spesifikasi sistem ini berisi gambaran fungsi dan kinerja sistem serta dijelaskan mengenai data-data yang terlibat didalamnya serta alur prosesnya, dimulai dari data masukan, proses sampai data keluaranyang dihasilkan dari hasil pemrosesan data masukan sebelumnya.
1. Spesifikasi Data Masukan
Tabel 3. 1 Spesifikasi Data Masukan
No. Data Fungsi Sumber Frekuensi
1 User Menyimpan informasi
user
Admin
Support Setiap ada user baru
2 Group Menyimpan informasi
group user
Admin Support
Setiap ada group user baru
3 Group User
Menyimpan informasi pengelompokan user pada group user
Admin Support
Setiap ada user baru di group user 4 Menu Menyimpan informasi
menu
Admin
Support Setiap ada menu baru 5 Group Menu
Menyimpan informsi pengelompokan menu suatu group user
Admin Support
Setiap ada menu baru di group user
6 Case Number Menyimpan informasi CN Admin
Support Setiap ada CN baru 7 Custom
Request Menyimpan informasi CR
Admin
Support Setiap ada CR baru 8 Client Menyimpan informasi
client Marketing Setiap ada client baru
9 Client Product
Menyimpan informasi product yang digunakan client
Marketing
Setiap ada product baru yang digunakan client
10 Free Mandays
Menyimpan informasi free mandays yang dimiliki client
Marketing Setiap ada free mandays baru 11 Product Menyimpan informasi
product Marketing
Setiap ada product baru
12 Survey Menyimpan informasi
survey Client
Setiap ada survey baru
13 Proposal Menyimpan informasi
proposal Marketing
Setiap ada proposal baru
14 Program Type Menyimpan informasi
jenis program Marketing
Setiap ada program type baru
15 Status Menyimpan informasi status
Admin
Support Setiap ada status baru 16 File Menyimpan dokumen/file User
Internal
Setiap ada
dokumen/file baru
2. Spesifikasi Proses
Semua data masukan disimpan pada suatu media penyimpanan database dan melalui algoritma program database tersebut diakses dan diproses untuk menghasilkan suatu informasi, sebagai contoh: proses matematis penghitungan
tanggal register CN maupun CR dibandingkan dengan tanggal hari ini untuk diperoleh aging berupa total rentang hari.
3. Spesifikasi Data Keluaran
1. Detail informasi list CN dan CR 2. Detail informasi client
3. Perolehan mandays per-konsultan (technical, program maupun aplikasi) 4. Summary report CN dan CR
5. Konten web support
3.3.2 Use Case Diagram Sistem Usulan
Perancangan use case ini digunakan untuk menggambarkan interaksi antara sistem dengan aktor serta menggambarkan fungsionalitas dari sistem tersebut, terdapat 6 aktor yang berinteraksi dengan sistem yaitu:
1. Admin support merupakan user yang bertanggung jawab atas pendaftaran dan pengelolaan case number (CN) dan custom request (CR) secara keseluruhan 2. Client merupakan user yang secara umum mengakses list informasi serta dokumen
terkait CN dan CR atas client tersebut
3. Owner/PIC adalah user yang mengelola dan menangani CN dan/atau CR 4. Quality Assurance (QA) adalah user yang membantu pengelolaan CR
5. Coordinator programmer merupakan user yang bertanggung jawab untuk melengkapi informasi CR
6. Administrator, merupakan super user yang menangani penambahan serta perubahan-perubahan konten pada web support
Berikut merupakan gambaran umum perancangan use case diagram sistem usulan:
Berikut ini merupakan skenario use case yang berisi gambaran mengenai use case di atas: 1. Skenario Use Case Mengelola Konten
Mengelola konten yang dimaksud disini terdiri dari proses/aktifitas menambah, mengubah dan menghapus. Konten terdiri dari beberapa cakupan diantaranya user, group, grouping user, menu, grouping menu dan sebagainya berkaitan dengan hal-hal menyangkut isi (tampilan) web support.
Tabel 3. 2 Skenario Use Case Mengelola Konten
Nama Use Case : Mengelola Konten Aktor : Administrator
Deskripsi : Menambah, mengubah dan menghapus konten Pra-Kondisi : Aktor mengakses menu konten web support Tindakan : BEGIN
Buka web support untuk mengelola konten Pilih menu untuk mengelola konten Masukkan data-data yang dibutuhkan
Sistem memproses data-data yang dimasukkan
END
Post-Kondisi : Terjadi perubahan konten web support
2. Skenario Use Case Mengelola Master Data
Mengelola master data terdiri dari proses/aktifitas menambah, mengubah dan menghapus. Master data terdiri dari user, client, case number, custom request, client product, client free mandays dan beberapa kumpulan data lainnya.
Tabel 3. 3 Skenario Use Case Mengelola Master Data
Nama Use Case : Mengelola Master Data
Aktor : Administrator, Admin Support, Client Deskripsi : Menambah, mengubah dan menghapus
master data
Pra-Kondisi : Aktor mengakses menu-menu master data Tindakan : BEGIN
Buka web support untuk mengelola master data Pilih menu untuk mengelola master data Masukkan data-data yang dibutuhkan Sistem akan memproses data-data yang dimasukkan
END
Post-Kondisi : Terjadi perubahan master data pada web support
3. Skenario Use Case Mengakses Master Data
Mengakses master data dimaksudkan untuk aktifitas melihat master serta menarik file atas master data tersebut.
Tabel 3. 4 Skenario Use Case Mengakses Master Data
Nama Use Case : Mengakses Master Data
Aktor : Semua aktor
Deskripsi : Melihat dan menarik file master data Pra-Kondisi : Aktor mengakses menu-menumaster data Tindakan : BEGIN
Buka web support untuk melihat master data Pilih menu untuk melihat master data Masukkan filterisasi data yang diinginkan Sistem akan memproses filterisasi data tersebut
END
Post-Kondisi : Master data ditampilkan sesuai filterisasi
4. Skenario Use Case Mengelola Data CN dan CR
Mengelola data CN dan CR terdiri dari proses/aktifitas menambah, mengubah dan menghapus. Data CN dan CR ini termasuk didalamnya data proposal terkait CN dan CR serta file-file pelengkap CN dan CR.
Tabel 3. 5 Skenario Use Case Mengelola Data CN dan CR
Nama Use Case : Mengelola data CN dan CR
Aktor : Semua aktor
Deskripsi : Menambah, mengubah dan menghapus data CN dan CR
Pra-Kondisi : Aktor mengakses menu-menu terkait data CN dan CR
Tindakan : BEGIN
Buka web support untuk mengelola data CN dan CR
Pilih menu untuk mengelola data CN dan CR Masukkan data-data yang dibutuhkan Sistem akan memproses data-data yang dimasukkan
END
Post-Kondisi : Terjadi perubahan data CN dan CR pada web support
5. Skenario Use Case Mengakses Data CN dan CR
Mengakses data CN dan CR dimaksudkan untuk aktifitas melihat data CN dan CR menarik data CN dan CR tersebut.
Tabel 3. 6 Skenario Use Case Mengakses Data CN dan CR
Nama Use Case : Mengakses data CN dan CR
Aktor : Semua Aktor
Deskripsi : Melihat dan menarik data CN dan CR
Pra-Kondisi : Aktor mengakses menu-menu data CN dan CR Tindakan : BEGIN
Buka web support untuk melihat data CN dan CR Pilih menu untuk melihat data CN dan CR Masukkan filterisasi data yang diinginkan Sistem akan memproses filterisasi data tersebut
END
Post-Kondisi : Data CN dan CR ditampilkan sesuai filterisasi
6. Skenario Use Case Menambah File CN dan CR
File CN dan CR ini termasuk didalamnya file history penanganan CN, form kuning, proposal sampai CAR. Penambahan file dapat berupa revisi form kuning, form hijau maupun file source code.
Tabel 3. 7 Skenario Use Case MenambahFile CN dan CR
Nama Use Case : Menambahfile CN dan CR
Aktor : Administrator, Admin Support, Owner/PIC, QA Deskripsi : Menambah (upload) file CN dan CR
Pra-Kondisi : Aktor mengakses menu-menu terkait file CN dan CR
Tindakan : BEGIN
Buka web support untuk menambah file CN dan CR
Pilih menu untuk menambah file CN dan CR Masukkan data-data yang dibutuhkan Sistem akan memproses data-data yang dimasukkan
END
Post-Kondisi : Terjadi perubahan file CN dan CR pada web support
7. Skenario Use Case Mengakses File CN dan CR
Mengakses file CN dan CR dimaksudkan untuk aktifitas melihat dan menarik (download) file CN dan CR tersebut.
Tabel 3. 8 Skenario Use Case Mengakses File CN dan CR
Nama Use Case : Mengakses file CN dan CR
Aktor : Semua Aktor
Deskripsi : Melihat dan menarik (download) file CN dan CR Pra-Kondisi : Aktor mengakses menu-menufile CN dan CR Tindakan : BEGIN
Buka web support untuk melihat file CN dan CR Pilih menu untuk melihat file CN dan CR Masukkan filterisasi data yang diinginkan Sistem akan memproses filterisasi data tersebut
END
Post-Kondisi : File CN dan CR ditampilkan sesuai filterisasi
3.3.3 Activity Diagram Sistem Usulan
Aktifitas antara aktor dan web support digambarkan melalui activity diagram, berikut adalah penggambaran activity diagram yang dibuat berdasarkan setiap proses pada use case diagram web support.
1. Activity Diagram Mengelola Konten
Diagram ini menggambarkan aktifitas yang dilakukan antara administrator sebagai aktor dengan web support, konten pada web support berkaitan dengan pengaturan pembagian hak akses terhadap suatu fitur web support berdasarkan pengelompokan (grouping) yang terdiri dari group, menu, grouping user dan grouping menu. Setiap grouping memiliki fungsi tambah, ubah dan hapus data.Pada proses menambah dan mengubah data, web support menampilkan form pengisian berisi detail data yang perlu dilengkapi. Sebelum melakukan penyimpanan data, web support melakukan verifikasi dengan meminta konfirmasi aktor atas data yang sudah diinputkan.
2. Activity Diagram Mengelola Master Data
Aktor yang berperan pada aktifitas ini yaitu administrator dan admin supportserta client, untuk client master data yang dapat dikelola hanya survey sedangkan untuk administrator dan admin support sebagian besar fitur/proses yang dapat diakses keduanya adalah sama. Pada prakteknya perbedaan terletak pengelolaan user dan pada kapan fitur/proses tersebut diakses oleh administrator dan kapan admin support yang mengaksesnya, pada beberapa master data terdapat fitur/proses export file master data tersebut. Sebagai contoh, pada master data free mandays client dapat dilakukan print dan export data to excel file. Fitur/proses lain sama
dengan proses pengelolaan pada umumnya yaitu menambah, mengubah dan menghapus data. Web support meminta konfirmasi aktor sebelum penambahan, pengubahan dan penghapusan data dilakukan.
Pada activity diagram untuk admin support tidak ada aktifitas mengelola user, ini menjadi pembeda dengan activity diagram untuk administrator.
3. Activity Diagram Mengakses Master Data
Digram ini menggambarkan aktifitas seluruh aktor terhadap master data-master data pada web support yang secara umum dapat diakses, ada beberpa master data
Gambar 3. 7 Activity Diagram Mengelola Master Data (Admin Support) Gambar 3. 6 Activity Diagram Mengelola Master Data (Administrator)
yang hanya aktor tertentu saja yang dapat mengaksesnya. Diantaranya master data survey, master data ini hanya dapat diakses administrator dan admin support.
4. Activity Diagram Mengelola Data CN dan CR
Semua aktor terlibat dalam activity diagramini, perbedaan ada pada data yang dikelola. Administrator dan admin support dapat melakukan pengelolaan terhadap seluruh data yang ada, pengelolaan CN terdiri dari pengubahan data penanganan CN tersebut sedangkan untuk CR berupa penambahan, pengubahan, penghapusan data CR baik itu mengenai informasi umum CR maupun pengubahan status CR. Pada pengelolaan CN tidak terdapat proses menambah maupun menghapus data karena CN ditambahkan bukan melalui web support melainkan QAD. Jika terdapat perubahanstatus pada CN maupun CR, maka web support akan mengirimkan informasi tersebut melalui email kepada pihak-pihak terkait seperti PIC, owner dan lain-lain.
5. Activity Diagram Mengakses Data CN dan CR
Semua aktor dapat melakukan akses terhadap data CN dan CR, pengaksesan data terdiri dari melihat list data serta melakukan export to file list data tersebut. File yang dimaksud dalam use case ini berbeda dengan file pada use case mengelola file CN dan CR.
Gambar 3. 9 Activity Diagram Mengelola Data CN dan CR
6. Activity Diagram Menambah File CN dan CR
Coordinator programmer dan client tidak termasuk dalam semua aktor yang disebutkan pada diagram, semua aktor disini terdiri dari administrator, admin support, owner/pic dan QA. Keempat aktor tersebut dapat melakukan penambahan file CR berupa form kuning, form hijau dan source code. Sedangkan untuk file CN hanya dapat ditambahkan oleh administrator dan admin support saja, file ini berupa file history penanganan CN.
7. Activity Diagram Mengakses File CN dan CR
Sama halnya dengan mengakses data CN dan CR, mengakses file CN dan CR juga terdiri dari melihat list file nya serta melakukan download file-file tersebut. Semua aktor dapat melakukan pengaksesan ke menu use case diagram ini.
Gambar 3. 11 Activity Diagram Menambah File CN dan CR
3.3.4 Sequence Diagram Sistem Usulan
Diagram ini menggambarkan interaksi antara aktor dengan web support sampai ke media penyimpanannya (database), interaksi pada diagram ini digambarkan berupa pesan-pesan dari aktor ke web support dan sebaliknya.
1. Sequence Diagram Mengelola Konten
Administrator masuk ke dalam web support dan memilih halaman dan menu konten yang ditampilkan web support, dilakukan pengelolaan berupa tambah, ubah dan hapus data. Data pengelolaan yang sudah tersimpan ditampilkan berupa perubahan konten pada web support.
2. Sequence Diagram Mengelola Master Data
Pengelolaan master data dilakukan oleh tiga aktor yaitu administrator, admin supportdan client, perbedaannya pada admin support untuk master data user hanya dapat diakses dan dilihat saja tanpa bisa dilakukan pengelolaan berupa tambah, ubah dan hapus data. Sedangkan untuk master data survey hanya dapat dilakukan penambahan oleh client saja.
3. Sequence Diagram Mengakses Master Data
Mengakses master data merupakan proses ditampilkannya list master data oleh web support setelah dilakukan pencarian data dengan melakukan filterisasi tertentu.
4. Sequence Diagram Mengelola Data CN dan CR
Sebelumnya telah dijabarkan pada activity diagram mengelola data CN dan CR bahwa semua aktor terlibat namun dibedakan dalam hal pengelolaan data nya, sebagai lanjutan dari activity diagram tersebut pada bagian ini akan dijelaskan pengelolaan data yang dapat dilakukan oleh aktor lain. Pada pengelolaan CR berupa penambahan data penanganan, aktor owner/PIC dan client dapat juga melakukan hal tersebut. Pada CR, QA dan owner/PIC mampu melakukan pengelolaan tanggal target dan status. Coordinator hanya mampu mengelola tanggal dan untuk client tidak dapat melakukan pengelolaan data CR.
Gambar 3. 15 Sequence Diagram Mengakses Master Data
5. Sequence Diagram Mengakses Data CN dan CR
Proses mengakses data CN dan CR merupakan proses yang harus dilakukan sebelum proses mengelola data CN dan CR dapat dilakukan, hal ini tergambar melalui panah include pada use case diagram. Pada sequence diagram ini terlihat bahwa ada proses mencari data berupa penginputan pencarian sehingga web support mampu menampilkan data sesuai filterisasi yang dilakukan.
6. Sequence Diagram MenambahFile CN dan CR
File dapat ditambahkan oleh semua aktor, file ini digunakan sebagai pelengkap informasi. Untuk CR, file contohnya form kuning menjadi syarat suatu CR dapat diproses.
7. Sequence Diagram Mengakses File CN dan CR
File diakses dengan mengkoneksikan web support pada database yang menyimpan file, file ditampilkan sesuai data pencarian yang diinputkan aktor.
Gambar 3. 17 Sequence Diagram Mengakses Data CN dan CR
3.3.5 Class Diagram Sistem Usulan
Perancangan class diagram menggambarkan kelas-kelas pada sistem serta hubungan antara satu kelas dengan kelas lainnya, berikut adalah penggambaran class diagram untuk web support :
