BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Akuntansi
2.1.1. Teori Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem
Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:1) “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
2. Pengertian Informasi
Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:13) “ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.”
3. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Puspitawati dan Anggadini (2011:14) mengemukakan bahwa Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suartu organisasi yang yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung kegiatan operasi sehari-hari, bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi dan menyediakan pihak-pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:57) menyimpulkan bahwa Sistem infomasi akuntasi dapat pula didefinisikan sebagai suatu sistem yang berfungsi untuk mengorganisasi formulir,catatan dan laporan yang dikoordinasi untuk menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan dalam pembuatan dalam keputusan manajemen dan pimpinan perusahaan dan dapat memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sistem Informasi akuntansi terdiri dari 3 komponen utama, ketiga komponen sistem fungsi/ subsistem adalah input proses output, fungsi ini juga menunjukan bahwa sistem sebagai proses tidak bisa berdiri sendiri, harus ada input, proses, dan
output.
Sumber : Puspitawati dan Anggadini (2011:59)
Gambar II.I Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Input merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam suatu sistem, input
bervariasi bila berupa energi, manusia, data, modal dll. Input merupakan pemicu bagi sistem untuk melakukan proses.
Proses merupakan perubahan dari input menjadi output. Proses mungkin berupa perakitan yang menghasilkan satu macam output dari berbagai macam input yang disusun berdasarkan aturan tertentu.
Input PROSE
Output adalah hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan
sistem
2.1.2. Pengertian Akuntasi
Menurut Himayati (2008:9) Akuntansi adalah “ Proses Pengidentifikasi, penggolongan, penyortiran, pengkihtisaran dan penyajian transaksi keuangan (informasi ekonomi), sehingga dapat dilakukan penilaian dan pengambilan keputusan oleh pemakai informasi tersebut”.
Menurut Thomas Sumarsan (2013:1) Akuntansi Didefinisikan sebagai “Seni untuk mengumpulkan, mengklasifikan, mencatat dan menghasilkan laporan, yaitu laporan keuangan yang dapat digunakan oleh pihak pihak yang berkepentingan (stakeholders) baik dalam pihak di dalam perusahaan maupun diluar perusahan”.
Sedangkan menurut Sudibyo dalam Harahap (2011:6) mendefinisikan “Akuntansi adalah technology, yaitu mengubah data atau bukti-bukti transaksi menjadi model informasi yang lebih bermanfaat bagi para pemakainya”.
Dan menurut V. Wiratna Sujarweni (2015:3) mendefinisikan “Akuntansi adalah proses dari transaksi yang dibuktikan dengan faktur, lalu dari transaksi dibuat jurnal, buku besar, neraca lajur, kemudian akan menghasilkan informasi dalam bentuk laporan keuangan yang digunakan pihak-pihak tertentu”.
Dan menurut Nuh dan Wiyoto (2011:1) Mendefinisikan Akuntansi adalah kegiatan atau proses pencatatan (record), penggolongan (classifying), peringkasan
(summarizing) transaksi-transaksi keuangan yan terjadi pada suatu organisasi dan melaporkan/menyajikan serta menafsirkan (interpret) hasilnya.
.
2.1.3. Persamaan Dasar Akuntansi
Menurut Himayati (2008:11) memberikan batasan bahwa “ Dalam persamaan akuntansi, disisi kiri adalah bagian yang dimiliki perusahaan yang bernama harta
(asset) dan disisi kananterdapat sumber pembelanjaan, yang terdiri dari hak kreditur
atau disebut kewajiban (liabilities), hak pemilik (equities) atau modal (capital)”. Akuntan dalam mengukur kegiatan dan proses akuntansi akan melakukan analisis data yang ada dilaporan keuangan. Alat yang digunakan sebagai dasar analisis adalah persamaan akuntansi. Persamaan akuntansi menunjukan persamaan antara aktiva atau harta, dengan passiva yang terdiri dari utang dan modal.
Hubungan antara kekayaan, kewajiban dan ekuitas dapat dirumuskan ke dalam sebuah persamaan akuntansi (accounting ecouation) sebagai berikut:
Sumber : Himayati (2008 : 11)
Gambar II.2 Persamaan Dasar Akuntansi
Aktiva adalah sumber daya yang dimiliki oleh entitas bisnis atau usaha. Sumber daya ini dapat berbentuk fisik ataupun hak yang mempunyai nilai ekonomis.
Contoh aktiva adalah kas, piutang usaha, perlengkapan, beban dibayar dimuka, bangunan, peralatan, tanah, dan hak paten.
Kewajiban adalah utang kepada pihak luar, contoh kewajiban adalah utang usaha, wesel bayar, dan utang gaji. Modal Pemilik atau ekuitas pemilik adalah hak terhadap aktivitas bisnis.
2.1.4. Pengertian Akun atau Rekening
Akun menurut Soemarso (2009:64) yaitu “Formulir khusus yang digunakan untuk mencatat dan menggolong-golongkan transaksi sejenis”.
Sedangkan menurut Maria (2007:27) adalah “ Blok bangunan dasar dari akuntansi yang masing-masing akun memiliki tujuan tertentu”.
Jumlah akun yang perlu diadakan dalam satu pembukuan suatu perusahaan tergantung kepada kebutuhan. Kumpulan akun yang saling berhubungan dan merupakan satu kesatuan disebut buku besar (ledger).
2.1.5. Penggolongan Akun atau Rekening
Akun dapat digolongkan menjadi dua golongan besar, yaitu :
1. Akun Neraca atau akun Rill
Menurut Jusup (2005:64) akun rill yaitu “ Rekening-rekening yang pada akhir periode akan dilaporkan di dalam neraca”.
Akun neraca dibagi 3 kelompok :
Menurut Puspitawati dan Anggadini (2009:93) “Assets merupakan kekayaan/harta yang dimilik perusahaan (AKTIVA) kekayaan tersebut dapat berupa harta lancar (Current Assets) dan harta tetap (Fixed Assets).
Aktiva dapat dibedakan menjadi :
1) Current Assets
Aktiva lancar merupakan harta yang dimilik perusahaan dengan jangka waktu penggunaan kurang dari satu tahun. Contoh dari aktiva lancar adalah kas, kas kecil, kas dibank, piutang, persediaan barang, dagangan, investigasi jangka pendek (marketable securities), asuransi dibayar dimuka dan masih banyak lagi yang lainnya.
2) Fixed Assets
Merupakan harta yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk digunakan dalam aktivitas perusahaan dengan jangka waktu yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan mempunyai nilai penyusutan, (kecuali tanah), contoh aktiva tetap yang dimiliki perusahaan adalah Tanah, Bangunan, Kendaraan, Mesin-mesin, Peralatan-peralatan komputer dan sebagainya. Sedangkan contoh Aktiva tetap tidak berwujud hak cipta/paten, goodwill, hak cetak.
b. Liabilities
Menurut Puspitawari dan Anggadini (2009:94) Liabilities merupakan “Kewajiban (Utang) yang harus segera dibayar atau dilunasi oleh perusahaan yang terjadi karena adanya aktivitas bisnis yang dilakukan secara kredit”.
1) Utang Jangka Pendek
Utang jangka pendek merupakan utang yang harus segera dilunasi oleh perusaahan dengan jangka waktu yang kurang dari satu tahun. Contoh utang jangka pendek adalah utang usaha ( dagang/ account payable ), utang gaji (salary payable), utang pajak penghasilan (tax payable) dll.
2) Utang Jangka Panjang
Utang jangka panjang merupakan kewajiban yang harus segera dilunasi perusahaan dengan jangka waktu kredit lebih dari satu tahun. Contoh dari utang jangka panjang adalah utang obligasi (bond
payable), hutang hipotik (mortgage payable), utang wesel (notes payable).
c. Equity ( Modal)
Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011 : 95) menyimpulkan bahwa “Dana yang dimiliki pemilik yang diinvestasikan kepada perusahaan dengan tujuan untuk dapat beroperasinya perusahaan dengan tujuan mendapatkan keuntungan/laba/gain”.
2. Akun Laba Rugi atau Akun Nominal
Akun laba rugi atau akun nominal menurut Sutrisno (2006:39) adalah “ Rekening untuk pencatatan penghasilan dan biaya yang terjadi selama periode tertentu. Penghasilan akan menambah modal dan biaya akan mengurangi modal”.
Akun nominal dibagi menjadi dua kelompok yaitu : a. Pendapatan ( Revenues)
Menurut Nuh dan Wiyoto (2011:36) Pendapatan adalah “ Penghasilan yang diperoleh perusahaan selama satu periode “.
b. Beban ( Expense)
Menurut Nuh dan Wiyoto (2011:36) Beban adalah “ Pengorbanan ekonomis yang dikeluarkan selama satu periode”.
2.1.6. Saldo Normal Akuntansi
Akun merupakan alat untuk mencatat pertambahan dan pengurangan dalam satuan uang. Penambahan dicatat pada salah satu sisi akun dan pengurangan dicatat pada sisi lainnya. Jumlah pertambahan dapat diketahui dengan menjumlahkan sisi pertambahan demikian pula dengan pengurangan dapat diketahui dengan menjumlahkan sisi pengurangan.
Jumlah penambahan yang dicatat dalam suatu akun biasanya sama atau lebih besar daripada jumlah pengurangannya. Oleh karena itu saldo normal semua akun adalah positif . Untuk menentukan saldo suatu akun, maka jumlah sisi yang kecil dikurangkan pada jumlah sisi yang besar.
Aturan debit-kredit dan saldo normal untuk tiap-tiap jenis akun diikhtisarkan sebagai berikut:
Jenis Akun Penambahan Pengurangan Saldo normal
Aktiva Debit Kredit Debit
Kewajiban Kredit Debit Kredit
Modal Kredit Debit Kredit
Prive Debit Kredit Debit
Pendapatan Kredit Debit Kredit
Beban Debit Kredit Debit
Sumber : Soemarso ( 2009:72)
2.1.7. Pengkodean Akuntansi
Sistem pengkodean terdiri dari himpunan karakter, simbol-simbol yang dapat diterima dan telah dinyatakan digunakan untuk mengidentifikasi objek tertentu. Untuk mempermudah dalam pengelolahan transaksi keuangan perusahaan, sebuah perusahaan harus merancang sistem kode akun. Sistem kode akun harus dirancang dengan asumsi menghasilkan klasifikasi yang diinginkan dan adanya fleksibilitas dalam klasifikasi tersebut.
Adanya klasifikasi akan menghasilkan suatu keteraturan dan standar yang baku bagi pengelolaan dan penggunaan transaksi perusahaan sehingga klasifikasi ini akan memudahkan bagian pembukuan untuk mencatat transaksi dan mengidentifikasikan perkiraan yang baru. Asumsi fleksibel didasarkan pada anggapan bahwa pengkodean ini tidak boleh kaku tapi mengikuti alur yang sudah digariskan/distandarkan sebelumnya.
Sistem Kode Akun/rekening, mempunyai fungsi untuk:
1. Menyediakan indentifikasi ringkas mengenai informasi perkiraan /rekening-rekening yang digunakan dalam proses pencatatan transaksi keuangan perusahaan.
2. Mempermudah bagian pencatatan dalam membukukan transaksi pada rekening/perkiraan yang digunakan.
3. Menggolongkan perkiraan perusahaan sesuai dengan klasifikasinya.
4. Menjadikan pencatatan/pembukuan perusahaan lebih rapi dan tersusun dengan baik.
5. Mempermudah dalam pembuatan database perusahaan.
Beberapa jenis kode yang bisa dipergunakan menurut Puspitawati dan Anggadini (2009:98) adalah:
1. Kode Numerik, merupakan sistem kode akun yang menggunakan digit-digit tertentu yang umunya berupa himpunan karakter dari angka 0 sampai dengan 9. Kode Numerik banyak digunakan untuk pemprosesan data-data yang otomatis. 2. Kode Alphanumerik merupakan sistem pengkodean serangkaian angka, huruf
alpabeth, dan simbol-simbol khusus, bangunan dasar dari sistem pengkodean ini adalah karakter secara individual.
3. Kode Sekuensial, merupakan sistem pengkodean dengan memberikan urutan nomor dalam bentuk berurutan menaik atau menurun. (mengatur data berdasarkan posisi), contoh nomor urut cek.
4. Kode Blok, jenis kode ini mengklasifikasi objek kedalam kelompok,karakter-karakter dalam sistem pengkodean ini dibuat secara sequential (Naik-Turun) dalam setiap blok Contohnya Universal Product Code. Dalam kode blok, posisi karakter atau kelompok karakter memiliki arti khusus.
5. Kode Herarkis, (Kelompok), mengimplementasikan beberapa subklasifikasi dalam setiap blok data utama, contohnya kode pos.
6. Kode Desimal, memungkinkan perluasan kekanan setelah titik. Contohnya Kode Dewey (untuk perpustakaan)
Seluruh kode mempunyai panjang yang sama beberapa kelompok rekening dibagi lebih lanjut menjadi golongan-golongan rekening sebagai berikut:
Rekening buku besar diberi kode angka dengan menggunakan mettode kode kelompok (group code method). Setiap jenis rekening buku besar diberi kode yang terdiri dari 4 angka dan arti letak angka dalam setiap kode adalah sebagai berikut:
X X X X
1 2 3 4
1 = artinya kelompok rekening 2 = artinya golongan rekening 3 = artinya subgolongan rekening 4 = artinya jenis rekening
2.1.8. Siklus Akuntansi
Pengolahan data akuntansi diawali dari bukti transaksi yang berupa faktur, dokumen, nota, kwitansi, dan bukti-bukti transaksi keuangan lainnya dan kemudian dicatatkan dalam pembukuan/catatan perusahaan sehingga hasil akhir dari proses pencatatan dan pengidentifikasian bukti itu akan menghasilkan informasi yaitu laporan keuangan (financial statement). Proses pengidentifikasian bukti dan pencatatannya dalam akuntansi dikenal dengan nama Siklus Akuntansi (Accounting
cycle). Akuntansi secara garis besar bisa dijelaskan sebagai proses pengolahan data
transaksi keuangan dengan cara mengidentifikasi, melakukan pencatatan, menggolongkan, dan melaporkan hasil proses tersebut.
Siklus Akuntansi secara garis besar menggambarkan proses pengidentifikasi bukti transaksi , pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum ( posting ke general
ledger), pengelompokkan bukti –bukti transaksi ke dalam golongan transaksi yang
Posting Jurnal
Ledger Trial
Balance
Adjustment Worksheet Financial Statement Data
sama ke dalam buku besar ( ledger), meringkas bukti transaksi ke dalam neraca saldo ( trial balance), melakukan penyesuaian, membuat kertas kerja (worksheet), dan membuat laporan keuangan (financial statement).
Sumber : Puspitawati dan Anggadini (2011: 39)
Gambar II.4 Siklus Akuntansi
Adapun penjelasan dari masing-masing proses tersebut adalah :
1. Data Transaksi ( Dokumen)
Transaksi menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:39) adalah “ Aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan masalah ekonomi/keuangan”.
Aktivitas yang berkaitan dengan masalah keuangan harus dicatatkan dalam pembukuan perusahaan yang nantinya digunakan untuk membuat laporan keuangan perusahaan.
2. Jurnal (Posting)
Jurnal menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:40) adalah “ Buku pencatatan untuk menginput data transaksi keuangan/bisnis yang telah terjadi dalam suatu perusahaan”.
3. Buku Besar (Ledger)
Buku Besar menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:40) adalah “Tempat yang digunakan untuk mengkelompokan transaksi-transaksi keuangan”. Buku besar
dapat diidentifikasikan pula dengan kumpulan berbagai perkitaan yang sejenis/sekelompok.
4. Neraca Saldo (Trial Balance)
Neraca saldo menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:41) adalah “ Kumpulan dari saldo-saldo dari perkiraan yang ada dibuku besar”
Mencari saldo dapat dilakukan dengan cara: a. Angka-angka didebet dijumlah
b. Angka-angka dikredit dijumlah
c. Cari saldonya, apakah saldo debet atau saldo kredit
5. Penyesuaian (Adjustment)
Jurnal menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:42) adalah “Jurnal yang dipergunakan untuk menyesuailan saldo perkiraan-perkiraan di buku besar pada akhir periode pembukuan”.
Rekening-rekening perkiraan buku besar yang biasanya disesuaikan adalah: a. Perkiraan barang dagang (perusahaan dagang), bahan baku, bahan dalam
proses, bahan jadi (industri) b. Piutang dagang
c. Perlengkapan
d. Biaya-biaya dibayar dimuka (asuransi, sewa, iklan) e. Pendapatan diterima dimuka
f. Utang yang masih harus dibayar g. Pendapatan yang masih harus diterima h. Aktiva Tetap
6. Kertas Kerja (Worksheet)
Kertas Kerja/neraca lajur menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:42) adalah “Form/ kertas/ catatan yang digunakan untuk membuat ringkasan mengenai pembukuan perusahaan yang terdiri dari kolom neraca saldi, kolom penyesuaian, kolom neraca saldo setelah penyesuaian, kolom laba rugi dan kolom neraca.
7. Laporan Keuangan (Financial Statement)
Setelah transaksi diringkas dan digolongkan, laporan keuangan harus disusun berdasarkan data-data transaksi tersebut. Laporan dari perhitungan akuntansi menyediakan beberapa informasi yang dinamakan laporan keuangan ( financial
reporting).
Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:43)
a. Laporan laba rugi adalah laporan keuangan yang berisi ringkasan dari pendapatan yang dihasilkan dan biaya yang dikeluarkan perusahaan pada periode tertentu biasanya dalam periode bulanan atau tahunan.
b. Laporan Laba ditahan adalah ringkasan dari perubahan laba yang dimiliki perusahaan pada periode tertentu.
c. Neraca menggambarkan kondisi dari harta, kewajiban dan modal yang dimiliki perusahaan pada periode tertentu.
d. Laporan arus kas adalah ringkasan dari penerimaan dan pengeluaran kas dari operasi perusahaan pada periode tertentu.
8. Jurnal Penutup (Closing Entries)
Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:44) Jurnal Penutup adalah “Rekening/perkiraan yang harus buat jurnal penutup rekening atau perkiraan atau
perkiraan sifatnya sementara yang digunakan untuk mengklasifikasikan dan mengihtisarkan perubahan-perubahan yang terjadi pada perkiraan modal selama satu periode akuntansi/pembukuan”.
Rekening itu terdiri dari:
a. Rekening Pendapatan b. Rekening Biaya c. Rekening Prive
9. Jurnal Pembalik (Reversing Entries)
Menurut Puspitawati dan Anggadita (2011:44) Jurnal Pembalik adalah “Jurnal yang dibuat pada awal suatu periode-periode sebelumnya, sebenarnya jurnal ini bukan merupakan suatu keharusan tetapi dibuat agar pencatatan dalam proses berikutnya dapat dilakukan dengan lebih mudah”.
2.1.9. Perusahaan Dagang
Perusahaan dagang menurut Yuswanto dan Hanafi (2013:182) adalah “ Suatu bentuk usaha yang kegiatannya adalah membeli dan menjual barang tanpa mengolahnya terlebih dahulu dengan tujuan memperoleh laba”.
Perusahaan dagang dapat dibedakan menjadi: 1. Pedagang Besar
Pedagang yang membeli barang dalam skala besar dan kemudian mnjualnya kembali kepada pedagang yang lebih kecil untuk mendapatkan keuntungan.
Pedagang yang membeli barang dagangan dengan skala yang lebih kecil dari pada pedagang besar.
3. Pedagang Kecil
Pedagang yang membeli barang dagangan dalam skala kecil dan menjualnya ke konsumen.
Karakteristik yang dapat kita jumpai dalam perusahaan dagang adalah sebagai berikut:
1. Usaha yang dilakukan adalah usaha yang menjual dan membeli dan menjual kembali barang dagang tanpa mengolah terlebih dahulu.
2. Menggunakan akun persediaan barang mengelola terlebih dahulu. 3. Memperhitungkan harga pokok penjualan (HPP).
4. Laporan laba/rugi menggunakan bentuk single step maupun multi step.
2.1.10. Sistem Perpetual
Dalam sistem perpetual, catatan mengenai harga pokok dari masing-masing barang dagangan yang dibelu maupun yang dijual diselenggarakan secara terperinci. Sistem pencatatan ini akan secara terus menerus menunjukkan beberapa besarnya saldo persediaan barang dagangan yang ada di gudang untuk masing-masing jenis persediaan.
Dengan sistem pencatatan perpetual, harga pokok dari yang dijual ditentukan setiap kali penjualan terjadi. Yang perlu diperhatikan dalam mencatat transaksi barang
dagangan dengan menggunakan metode/sistem perpetual ini adalah bahwa akun pembeliaan, potongan pembeliaan, dan akun ongkos angkut masuk tidak akan pernah digunakan. Seluruh akun-akun tersebut digunakan dengan akun persediaan barang dagangan.
2.1.11. Sistem Periodik
Dengan sistem periodik, pembeliaan barang dagangan akan dicatat dengan menggunakan akun pembeliaan bukan akun persediaan barang dagangan seperti yang dilakukan pada sistem pencatatan perpetual. Juga, dengan sistem periodik, akun-akun berikut ini terpisah (masing-masing) akun digunakan : potongan pembelian, retur pembeliaan dan penyesuaian harga beli, dan ongkos angkut masuk.
Ingatlah kembali bahwa point utama yang membedakan antara sistem pencatatan periodik dengan sistem pencatatan perpetual adalah terletak pada komponen harga pokok penjualan, dimana dalam sistem pencatatan perpetual tidaklah mengenai akun pembelian, potongan pembeliaan dan penyesuaian harga beli, termasuk akun ongkos angkut masuk.
Dalam sistem periodik maupun perpetual tidak ada perbedaan dalam hal pencatatan atas akun ongkos angkut keluar dan potongan penjualan, hal ini dikarenakan bahwa ongkos angkut keluar dan potongan penjualan bukanlah merupakan komponen dalam menghitung besarnya harga pokok penjualan.
Demikian juga untuk retur penjualan & penyesuaian harga jual yang sama-sama akan tetap digunakan baik dalam sistem pencatatan periodik maupun perpetual, jurnal untuk mencatat pengurangan harga pokok penjualan disebelah kredit dan menambah
kembali saldo akun persediaan barang dagangan yang akan diterimanya disebelah debet.
2.2. Tools Aplikasi 2.2.1. Pengertian Zahir
Dalam penerapan sistem informasi akuntansi di PT. Mahkota Musik Indonesia penulis menggunakan Zahir Accounting Versi 5.1.
Menurut Himayanti (2008:2) Zahir Accounting adalah “Sebuah program akuntansi yang didesain khusus untuk mengelola keuangan perusahaan secara mudah, fleksibel, yang berfasilitas lengkap dan dapat digunakan untuk berbagai macam perusahaan, baik perusahaan jasa maupun perusahaan dagang”.
Aplikasi ini dibangun dengan semboyan bahwa akuntansi keuangan adalah hal yang mudah, dan menggunakan aplikasi akuntansi keuangan adalah sebuah pengalaman yang menyenangkan. Selain memberikan kemudahandalam pencatatat transaksi dan pembuatan laporan, tanpa harus mempelajari teori akuntansi keuangan terlebih dahulu. Zahir Accounting juga dirancang untuk dapat membantu pengguna dalam pengambilan keputusan bisnis dengan cepat dan akurat.
2.2.2. Fasilitas dan Keunggulan Zahir Accounting Versi 5.1
Beberapa Fasilitas dan Keunggulan dari Zahir Accounting Versi 5.1 Menurut Himayati (2008:2) antara lain:
1. Pencatatan Jurnal umum, Penjualan, Pembeliaan, Kas Masuk, Kas keluar, yang dikaitkan dengan departemen dan proyek serta fasilitas ‘Transaksi Berulang’
untuk pembuatan jurnal dari transaksi yang sering berulang, yang diikuti dengan penggunaan mata uang asing pada saat transaksi.
2. Laporan Neraca, Laba-Rugi, Buku Besar (dengan pilihan mata uang yang ada), Neraca Lajur, Aliran kas, Hutang-Piutang (analisa, buku besar, dan lainnya), Departemen dan Proyek (aktivitas, laba-rugi dan lainnya).
3. Pencatatatan biaya proyek yang lengkap dan terperinci, sehingga penerpan akuntansi biaya di perusahaan akan sangat mudah dan mendukung sistem “Activity Based Costing”.
4. Pencatatan persediaan yang lengkap, dengan sistem biaya: FIFO, LIFO, dan
Average Costing (rata-rata), fasilitas pembuatan jurnal otomatis seperti Auto Build dan Stock Opname, serta fasilitas untuk Penentuan Harga Jual.
5. Pembuatan Jurnal Penyesuaian Persediaan dan Cadangan Penghapusan Piutang secara otomatis, saar pembuatan jurnal penjualan.
6. Pencatatan persediaan dengan kemampuan mengaitkan transaksi kepada suatu kelompok barang.
7. Laporan persediaan daru data persediaan, analisa persediaan, nilai persediaan kartu stock, dan lainnya.
8. Pengelolaan Harta Tetap, dengan fasilitas penentuan beban penyusutan dengan beragam metode, serta pembuatan jurnal penyusutan otomatis saat tutup buku bulanan.
9. Percetakan Faktur Penjuaan, Pembeliaan, Faktur Pajak, dan dokumen lainnya dengan kemudahan untuk mengkustomisasi layout faktur sesuai keinginan pengguna.
10. Analisa keuangan yang menampilkan rasio-rasio keuangan penting, dan laporan penting secara terpadu.
11. Giro Mundur, Laporan Aliran Kas, Proyeksi Kas Dan Rekonsiliasi Bank.
12. Pengelolaan departemen secara terperinci, sehingga diketahui aktivitas dan rugi labanya.
13. Perhitungan otomatis selisih kurs setiap bulannya, pada saat tutup buku bulanan dan tahunan.
14. Multi User, Multi Company, Multi Tax , Multi Discount, Multi Gudang, Multi Level Password, dan lainnya.
15. Sinkronisasi Data Antar Cabang, yang berupa data kantor pusat dan kantor cabang/gudang, Masing-masing kantor yang diinginkan, dapat secara otomatis mengirim data melalui internet, uplod ke FTP server. Data yang di-upload data modifikasi terakhir saja, sehingga sangat kecil dan cepat. Kemudian, di-import dan di-posting secara otomatis. Sangat mudah dan cukup cepat.
16. Ada Fasilitas Serial Number, Lot Number, dan Expire Date. Nomor seri digunakan untuk mengobrol obat-obatan/makanan.
17. Semua laporan dapat didesain sendiri oleh user dan dapat dilakukan export
report ke format lain.
18. Database handal, yang sangat kecil kemungkinan untuk terjadi crush/corrupt, bisa jalan 24 jam/7 minggu tanpa berhenti sama sekali, bahkan saat back up tidak perlu stop server bisa terus input. Serta security yang jauh lebih baik. 19. Analisa grafis untuk menempilkan produk terlaris, paling menguntungkan,
20. Adanya field debit/kredit memo disetiap form jual/beli/retur sehingga bila ada transaksi retur bisa langsung di –link ke invoice aslinya, sehingga tidak ada lagi
invoice negatif yang harus di-cross secara manual.
21. Auto Purchase Order Recommendation, dapat membuat PO secara otomatis bila
barang telah mencapai level minimum. Dimana level minimum dan jumlah yang akan dibeli, dibuar menurut parameter yang ditentukan sendiri berdasarkan historis, dta dan proyeksi penjualan. Program membuat proyeksi penjualan untuk 1 bulan ke depan berdasarkan data penjualan 5 bulan sebelumnya (untuk produk non musiman) dan berdasarkan data 1 tahun yang lalu untuk produk musiman.
22. Fasilitas Multi Level Price dan Hitung Komisi Penjualan (otomatis buat jurnal komisi lawan hutang komisi)
23. Intutif, jelas dan nyaman digunakan. Tersaji dengan tampilan grafus menarik
yang didesain khusus untuk lebih memudahkan para pengguna pemula dalam bidang komputer maupun akuntansi.
2.2.3. Mengaktifkan Program Zahir Accounting
Menurut Yuswanto dan Hanafi (2013:2) Langkah –langkah untuk membuka program Zahir Accounting sebagai berikut:
1. Pilih Menu Start dan pilih Zahir Edisi Pendidikan V 5.1.
2. Selanjutnya pada layar komputer akan muncul logo Zahir Accounting seperti digambar II.5
Sumber Yuswanto dan Hanafi (2013:2)
Gambar II.5
3. Setelah proses upload program sukses, akan muncul tampilan utama program Zahir Accounting seperti pada gambar
Sumber Yuswanto dan Hanafi (2013:3)
4. Setelah Muncul tampilan seperti gambar 1. Program Zahir Accounting telah siap anda gunakan. Anda bisa memilih untuk membuat data baru atau membuka data yang sebelumnya telah ada. Tentang bagaimana membuat data baru dan membuka data akan dibahas pada subbab yang lain.
2.2.4. Menu utama Zahir Accounting
Menurut Yuswano dan Hanafi (2013:4) Tampilan Utama Zahir Accounting sebagai berikut:
Sumber: Yuswanto dan Hanafi (2013:4) Gambar II.7
Pada bagian Menu utama ini terdapat beberapa pilihan antara lain: 1. Versi Program
Pada Pojok kanan menu utama ditampilkan versi program. Pada contoh penulis mengambil Versi program yang digunakan adalah Zahir Accounting Versi 5.1.12a sedangkan build 12a menunjukan nomor update dari program yang dipakai.
2. Administrasi Data Keuangan
Pada bagian administrasi data keuangan ini, ada beberapa pilihan, antara lain:
a. Buka Data Sebelumnya, yang digunakan untuk membuka data keuangan
yang teraksir kali pernah dibuka.
b. Membuat Data Baru, digunakan untuk membuat data keuangan yang baru
untuk perusahaan Anda.
c. Buka Data, digunakan untuk membuka data keuangan yang pernah dibuat
sebelumnya. File data keuangan di Zahir Accounting akan selalu menggunakan format *gdb atau *.fdb.
d. Buka File Backup, digunakan untuk membuka file yang pernah ada backup. File yang backup menggunakan format *gbk.
3. Registrasi
Pada bagian Registrasi digunakan untuk melakukan registrasi terhadap program Zahir Accounting yang anda gunakan. Registrasi wajib dilakukan supaya program Zahir Accounting bisa digunakan.
Pada bagian Website Zahir Accounting digunakan untuk membuka Zahir Accounting, untuk membuka Website Zahir Accounting, untuk mendownload update, melihat tanya jawab dan berdiskusi di forum.
5. Panduan Penggunaan
Pada bagan Panduan Penggunaan untuk menampilkan petunjuk Penggunaan Zahir Accounting.
6. History Data
Pada bagian History Data digunakan untuk menampilkan dta-data keuangan yang pernah dibuka sebelumnya.
7. Edisi Sofware
Pada bagian Edisi Sofware digunakan untuk menampilkan informasi tentang edisi sofware kepada anda milik. Edisi sofware ini diinformasikan kepada Zahir ketika Anda bertanya kepada Zahir atas masalah yang terjadi pada program, dan lain-lain.
2.2.5. Menu Data- Data
Menu Data-data berisi data master yang akan digunakan dalam modul-modul lain. Pada bagian ini, Anda dapat mengelola berbagai master data antara lain:
Menurut Yuswanto dan Hanafi (2011:8) menu data-data terdiri dari : 1. Data Nama dan Alamat
Menu Data nama dan Alamat digunakan untuk membuat dan mengetik data pelanggan, supplier, dan karyawan. Menu tersebut menampilkan detail transaksi per pelanggan, per supplier, dan per salesman, serta menampilkan grafik analisa penjulan
pelanggan (bisa dilihat per pelanggan dari penjualan tertinggi sampai terendah), pembelian kepada supplier (dari supplier yang memasok dalam jumlah paling besar sampai paling kecil), dan juga kinerja salesman.
2. Data Rekening Perkiraan
Menu Data Rekening Perkiraan digunakan untuk menampilkan daftar rekening perkiraan (Chart of Account), untuk membuat mengedit, dan menghapus data rekening.
3. Data Produk
Menampilkan daftar barang/ persediaan, membuat, mengedit, dan menghapus data barang, melihat pergerakan barang, kartu stok, (rincian dari perubahan stok per barang), serta grafik analisa penjualan barang (bisa untuk melihat barang mana yang paling laku maupun yang paling tidak laku).
4. Data Satuan Pengukuran
Untuk membuat satuan pengukuran dan konversi satuan. 5. Data Proyek
Untuk mengelola data proyek, membuat data proyek baru, membuat tahapan pekerjaan, membuat anggaran biaya per proyek dan melihat rincian biaya per proyek. 6. Data Harta Tetap
Untuk mengelola harta tetap, mencatta harga perolehan, dan untuk menghitung beban penyusutan per bulananya. Yang masuk ke data harta tetap disini adalah peralatan, tanah, bangunan, dan harta tetap lainnya.
Untuk memperoleh data pajak, menentukan rekening transaksi pajak masukan, pajak keluaran serta penentuan nilai persentase pajaknya.
8. Data Mata Uang
Untuk mengelola data pajak, menentukan rekening transaksi pajak masukan, pajak keluaran serta penentuan nilai persentase pajaknya.
9. Klasifikasi Alamat dan Tabel Komisi Penjualan
Untuk mengelompokkan pelanggan dan supplier, serta mengisi tabel penentuan komisi penjualan salesman.
10. Kelompok dan Grup Produk
Untuk memudahkan pengelompokan barang. 11. Data Pendukung
Data pendukung lainnya, seperti data departemen, data gudang/lokasi, dan data biaya pengiriman dengan fasilitas pengalokasian biaya.
12. Fixed Asset
Data pendukung untuk fasilitas harta tetap. 13. Data Proyek
Pendukung Data Proyek, seperti fase pengerjaan proyek, data kode biaya, serta data status proyek.
14. Catatan Transaksi
Untuk mengelola catatan, seperti catatan termin penjualan, catatan termin pembeliaan.
Modul yang ada pada Zahir Accounting dibuat untuk memudahkan Anda dalam menginput transaksi. Beberapa modul yang dapat digunakan dalam Zahir Acconting Seperti gambar II.8
Sumber Yuswanto dan Hanafi (2013:6)
Gambar II.8
Menurut Yuswanto dan Hanafi (2013:6) Penjelasan dari modul-modul pada Zahir Accounting sebagai berikut:
1. Menu Data- Data
Menu Data- Data ini merupakan master data dari pekerjaan yang Anda buat. Pada bagian ini Anda dapat mengisi dan juga mengolah informasi-informasi penting yang berhubungan dengan transaksi Anda, seperti data customer, data pelanggan, data
vendor, data barang, pajak, mata uang, dan lain-lain. Bagian ini sangat penting untuk
dibuat dengan benar karena data yang dibuat dalam modul ini akan dipakai pada modul-modul yang lain dan juga seluruh file.
2. Menu Buku Besar
Menu Buku Besar ini digunakan untuk melakukan input transaksi jurnal umum dan untuk menampilkan buku besar per rekening perkiraan.
3. Menu Penjualan
Menu Penjualan ini digunakan untuk melakukan input transaksi yang berkaitan dengan penjualan (tunai maupun kredit), piutang usaha, menampilkan daftar transaksi penjualan, kartu piutang usaha, mencetak faktur, dan lain-lain.
4. Menu Pembeliaan
Menu Pembeliaan ini digunakan untuk menginput transaksi yang terkait dengan pembeliaan (tunai maupun kredit), hutang usaha, menampilkan daftar transaksi pembeliaan , kartu hutang usaha, mencetak faktur dan lain-lain.
5. Menu Kas dan Bank
Menu Kas dan Bank ini digunakan untuk menginput transaksi yang berkaitan dengan kas dan bank, seperti transfer kas ke bank atau sebaliknya, transkasi kas masuk dan kas keluar, rekonsiliasi bank.
6. Menu Persediaan
Menu Persediaan ini digunakan untuk melakukan input transaksi yang berhubungan dengan persediaan, seperti transaksi pemakain barang, pemindahan barang, perakitan, penyesuaian, stok opname, dan lain-lain.
7. Menu Laporan
Menu Laporan ini digunakan untuk menampikan laporan-laporan keunagan seperti Neraca, Laporan Laba Rugi, Buku Besar, Aliran Kas, Laporan Stok Barang, Laporan Penjualan, Laporan Pembeliaan, dan lain-lain.
2.2.7. Menu Program
Menurut Yuswanto dan Hanafi (2013:25) Menu Program sebagai berikut: 1. Menu File
Menu File digunakan jika Anda ingin membuat data keuangan baru, atau untuk kembali ke menu utama membackup data, menjalankan alat bantu, administrasi
password dan hak akses.
2. Setting
Melalui Menu Setting Anda dapat memsetup klasifikasi rekening perkiraan, mengisi saldo awal, rekening perkiraan, mengisi saldo awal persediaan, mengatur bahasa, mengatur konfigursi Point Of Sales dan mengatur konfigurasi program. 3. Tutup Buku
Melalui Menu Tututp Buku Anda dapat melakukan proses tutup buku bulanan, tutup buku tahunan, dan melakukan revaluasi terhadap mata uang asing.
4. Window
Melalui Menu Window Anda dapat menutup semua jendela/form yang terbuka. Menampilkan atau menyembunyikan panel samping.
5. Petunjuk
Melalui Menu petunjuk Anda dapat menampilkan panduan penggunaan program.
