TUGAS AKHIR
PENATAAN ARSIP DALAM MENDUKUNG PELAYANAN INFORMASI PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN
RAKYAT DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA II
OLEH:
RHANIA NUR NASUTION 182103037
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2021
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS PROGRAM STUDI D III KESEKRETARIATAN
LEMBAR PERNYATAAN
Saya yang bertanda- tangan di bawah ini dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang berjudul “Penataan Arsip dalam Mendukung Pelayanan Informasi pada Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II “ adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan.
Bagian atau data yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga, dan atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan /atau dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah.
Apabila kemudian hari pernyataan ini tidak benar,saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Medan, ... 2021
Rhania Nur Nasution NIM. 182103037
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya yang melimpah sehingga kami dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada program Diploma-III Jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, tentunya penulis menemukan banyak hambatan namun itu bukan penghalang bagi penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan semangat, dukungan, dan pikiran yang positif didalam diri penulis menjadikan tantangan yang harus dihadapi sebagai upaya untuk mencapai kesuksesan. Pada kesempatan ini dengan rendah hati selesainya Tugas Akhir ini maka penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Dr. Fadli S.E, MSi., sebagai Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si., sebagai Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang juga sebagai dosen pembimbing penulis yang dengan sabar telah membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
3. Ibu Inneke Qamariah SE, MSi., sebagai Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Aisyah SE, M.Si., sebagai dosen penguji penulis yang memberi masukan kepada penulis.
ii
5. Kepada Pimpinan dan seluruh pegawai Balai Wilayah Sungai Sumatera II yang telah memberikan banyak informasi kepada penulis.
6. Teristimewa kepada Ibu tercinta Marida Zanin dan Ayah tercinta Eddy Nur Nasution serta kakak terkasih Nabila Nasution dan Adik terkasih Najla Hafiza Nasution yang telah mendukung dan membantu penulis selama ini.
7. Sahabat tercinta yaitu Muhammad Fauzi, Ester Alaya, dan Tania Audri yang selalu mendukung dan membantu penulis selama ini.
8. Dan kepada sahabat lainnya yaitu Sherly, Adelyn, Alvira, Ichwan dan Cintia yang selalu menemani dan membantu penulis dari awal perkuliahan sampai saat ini.
9. Kepada rekan-rekan D-III Kesekretariatan stambuk 2018 yang saling membantu.
Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan demi kebaikan di masa mendatang.
Medan, ... 2021 Penulis
Rhania Nur Nasution 182103037
iii DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 4
1.3. Tujuan Penelitian ... 4
1.4. Manfaat Penelitian ... 5
1.5. Jadwal Kegiatan ... 5
1.6. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN... 8
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 8
2.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 11
2.3. Struktur Organisasi ... 12
2.4. Job Description ... 13
2.5. Jaringan Usaha Kegiatan ... 20
2.6. Kinerja Usaha Terkini ... 20
2.7. Rencana Kegiatan . ... 23
BAB III PEMBAHASAN ... 25
3.1. Arsip ... 25
3.1.1. Pengertian Arsip ... 25
3.1.2. Tujuan Arsip ... 28
3.1.3. Peran Arsip ... 29
3.1.4. Jenis Arsip... 30
3.1.5. Tata Naskah Dinas ... 32
3.1.6. Klasifikasi Arsip ... 33
3.1.7. Jadwal Retensi Arsip ... 34
3.1.8. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip... 34
3.1.9. Sistem Penyimpanan Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II ... 35
3.1.10. Peralatan Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II ... 38
3.1.11. Pemeliharaan Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II... 39
3.1.12. Penyusutan Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II... 43 3.1.13. Penataan Arsip pada Balai Wilayah
iv
Sungai Sumatera II... 43
3.2. Pelayanan Informasi ... 51
3.2.1. Pelayanan ... 51
3.2.3. Informasi ... 51
3.2.3. Pelayanan Informasi ... 51
3.3. Penataan Arsip dalam Mendukung Pelayanan Informasi pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II .... 51
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 55
4.1. Kesimpulan ... 55
4.2. Saran ... 56
DAFTAR PUSTAKA ... 58
LAMPIRAN ... 59
v
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman 1.1 Jumlah Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II ... 2 1.2 Jadwal Kegiatan ... 6
vi
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman 2.1 Struktur Organisasi Balai Wilayah Sungai Sumatera II ... 13 3.2 Flowchart Penataan Berkas Arsip Aktif ... 45 3.3 Flowchart Penataan Berkas Arsip Inaktif ... 49
vii
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman
1. Surat Riset ... 59
2. Daftar Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera II ... 60
3. E-Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera II ... 60
4. Ruangan Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera II ... 61
5. Workshop Balai Wilayah Sungai Sumatera II ... 61
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Di era modern ini organisasi atau instansi pastinya membutuhkan informasi.
Informasi dapat berperan sebagai proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu di suatu instansi perlu menciptakan penataan arsip yang baik. Informasi yang tersimpan dalam arsip merupakan informasi yang dibutuhkan. Informasi ini digunakan sebagai bukti bahwa pengelolaan tata usaha yang baik akan menciptakan pelayanan yang baik pula terhadap informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional organisasi atau perusahaan.
Pada setiap perusahaan dan instansi pasti memiliki kelemahan atau fenomena yang dianggap perlu untuk diatasi. Fenomena dalam penataan arsip di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II menunjukkan bahwa kurangnya peralatan dan perlengkapan kearsipan, kurang luasnya ruangan penyimpanan arsip, belum lengkapnya fasilitas peralatan pemeliharaan yang canggih seperti alat pengukur temperatur udara dan kelembaban udara (thermohygrometer), serta sebagian besar pegawai arsip belum pernah mendapatkan pendidikan tentang kearsipan.
Sebagaimana kita ketahui bahwa pegawai arsip wajib mengetahui dan memahami dalam mengelola arsip agar arsip bisa tersistematis dengan baik guna
2
mendukung pelayanan informasi yang ada, sebab pelayanan informasi yang berkualitas terletak pada kearsipan yang baik pula.
Bertitik tolak dari fenomena yang terjadi, maka penulis merasa terdorong untuk memfokuskan pada masalah “Penataan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi pada Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II”
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Arsip dapat dikatakan pula sebagai hasil endapan informasi pelaksanaan kegiatan instansi yang tercipta karena fungsi instansi berjalan dan disimpan untuk digunakan.
Balai Wilayah Sungai Sumatera II memiliki arsip yang dikelola dengan baik untuk pengambilan keputusan agar lebih akurat dengan bukti autentik. Pada kantor ini juga terdapat beberapa jenis arsip yaitu arsip aktif, arsip inaktif, arsip vital, dan arsip statis. Adapun rinciannya adalah sebagai berikut.
Tabel 1.1
Jumlah Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II
Jenis Arsip Jumlah
Arsip Aktif 1.238
Arsip Inaktif 6.253
Arsip Vital 2.134
Arsip Statis 1.479
Sumber : Balai Wilayah Sungai Sumatera II (2021)
Pengelolaan arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II bertujuan untuk mendukung ketersediaan informasi dan bukti otentik yang berfungsi sebagai dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip harus
3
dilakukan secara optimal agar dapat menyajikan informasi yang lengkap, tepat dan mudah untuk ditemukan kembali. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan serta mencapai efisiensi kerja.
Menurut Hardiansyah (2011:11) pelayanan adalah aktivitas yang diberikan untuk membantu, menyiapkan, dan mengurus baik itu berupa barang atau jasa dari satu pihak kepada pihak yang lain. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk membuat keputusan. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena informasi menurunkan ketidakpastian. Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektifnya.
Website E-Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera II dapat diakses dengan menggunakan komputer yang dilengkapi dengan fasilitas akses ke jaringan internet. Salah satu syarat dalam mengakses administrator website E-Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera II adalah admin website terlebih dahulu memperoleh hak akses berupa ID pengguna dan kode akses. Seluruh arsip yang pernah dibuat dan disimpan di dalam database dapat diunduh dengan cara memilih arsip yang akan dilihat/diperlukan. Setelah diunduh, arsip tersebut dapat dijadikan file hardcopy dengan cara di print.
Pada E-Arsip, admin dapat melakukan pencarian arsip sesuai dengan yang diinginkan. Alur kerjanya yaitu sistem menyediakan data yang diambil dari database, kemudian data tadi ditampilkan ke dalam website, lalu dikelompokkan untuk dijadikan pilihan yang akan dicari oleh admin. Ketika admin telah memilih
4
data yang ingin dicari, kemudian admin menekan tombol cari yang berada dibawah jenis berkas, maka seluruh data akan ditampilkan sesuai dengan pilihan yang telah dipilih.
Penataan arsip yang diterapkan pada Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II dilakukan dengan metode penyimpanan arsip berdasarkan tahun dan dikombinasikan dengan kode klasifikasi, dan subjek pekerjaan. Cara tersebut dianggap baik dan dapat mempermudah dalam memberikan pelayanan informasi.
Objek yang diamati adalah penataan arsip di kantor Balai Wilayah Sungai Sumatera II. Secara umum, sistem pengelolaan arsip meliputi sistem penyimpanan arsip, jenis arsip, peralatan dan perlengkapan arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip, serta penyusutan arsip.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang akan dibahas penulis dalam penyusunan tugas akhir adalah “Bagaimana Penataan Arsip dalam Mendukung Pelayanan Informasi pada Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II?”
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menjelaskan bagaimana Penataan Arsip dalam Mendukung Pelayanan Informasi pada Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II?
5
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Penulis
Manfaat penelitian bagi penulis adalah untuk menambah pengetahuan dan sarana aplikasi terhadap ilmu yang diperoleh di bangku perkuliahan, khususnya yang berkaitan dengan penataan arsip dalam mendukung pelayanan informasi.
2. Bagi Instansi
Manfaat penelitian bagi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II sebagai bahan masukan (referensi) yang membantu kepada pihak instansi khususnya pada bagian arsip dalam mendukung pelayanan informasi.
3. Bagi Penelitian Selanjutnya
Manfaat penelitian bagi peneliti selanjutnya adalah sebagai bahan acuan dan bahan pembelajaran referensi dan memberikan informasi serta menambah wawasan untuk membantu penulisan tugas akhir yang berhubungan dengan penataan arsip.
1.5 Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Penelitian berlangsung mulai tanggal 15 Maret s/d 11 Mei 2021. Pengumpulan data dan penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penelitian dilakukan di
6
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II.
Tabel 1.2 Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan
Mei Juni Juli
Minggu Ke -
Minggu Ke - Minggu Ke -
3 4 1 2 3 4 1 2
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Tugas Akhir
Sumber: Penulis (2021)
1.6 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika yang disajikan dalam penulisan pada Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan, dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Pada bab ini diuraikan mengenai singkat berdirinya Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II, Visi dan Misi Instansi, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab ini berisi uraian teoritis yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Adapun pembahasan yang diuraikan mengenai pengertian arsip, tujuan arsip, peran arsip, jenis arsip, sistem penyimpanan arsip, peralatan
7
dan perlengkapan arsip, pemeliharaan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, penataan arsip, pelayanan informasi, dan penataan arsip dalam mendukung pelayanan informasi pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran mengenai Penataan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi pada Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II.
8 BAB II
PROFIL BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA II 2.1 Sejarah Singkat Balai Wilayah Sungai Sumatera II
“Pekerjaan Umum” adalah terjemahan dari istilah bahasa belanda
“Openbare Werken” yang pada waktu itu disebut “Waterstaat Swerken”.Pada tanggal 3 Desember 1945 merupakan hari yang memiliki "Makna Khusus" bagi warga Departemen Pekerjaan Umum. Karena pada tanggal tersebut lima puluh tujuh tahun yang lalu terjadi peristiwa bersejarah. Gugur tujuh orang karyawan yang berjuang mempertahankan markas Departemen PU di Kota Bandung yang dikenal sebagai "Gedung Sate". Peristiwa ini kemudian dikenang dan diperingati sebagai Hari Kebangkitan Pekerjaan Umum.
Gedung V &W (Verkeer & Waterstaat) ini dipertahankan oleh para pemuda/ pegawai Departemen PU. Karena mereka sadar, bahwa gedung tersebut pada waktu itu dipergunakan sebagai kantor Pusat Departemen. Jiwa dan semangat perjuangan yang menyala-nyala dari para patriot muda ini kemudian dihimpun dan disalurkan dalam suatu gerakan yang teratur dalam bentuk organisasi dengan nama gerakan Pemuda PU.
Gedung Sate telah berhasil diambil alih oleh gerakan pemuda PU dari tangan Jepang. Kewajiban mereka selanjutnya pada saat itu adalah mempertahankan dan memelihara gedung tersebut. Untuk dapat menyusun pertahanan yang kompak, maka gerakan pemuda ini lalu membentuk suatu seksi
9
pertahanan yang dipersenjatai seperti granat, beberapa pucuk bedil dan senjata api lainnya hasil rampasan dari tentara Jepang.
Pada tanggal 4 Oktober 1945, kota Bandung dimasuki tentara Sekutu yang diikuti oleh serdadu Belanda dan NICA. Sejak saat itu suasana kota Bandung menjadi semakin tidak aman. Sejak itu pula gerakan pemuda pejuang harus berhadapan dengan tentara Jepang dan tentara Sekutu, Belanda dan NICA.
Dengan semakin gawatnya situasi pada waktu itu, para pegawai dari Kantor Pusat Departemen PU dibawah pimpinan Menteri Muda Perhubungan dan Pekerjaan Umum Ir. Pangeran Noor pada tanggal 20 Oktober telah mengangkat Sumpah Setia Kepada Pemerintah Republik Indonesia.
Pada tanggal 3 Desember 1945, jam 1 pagi, kantor Departemen Perhubungan dan Pekerjaan Umum di Jl. Diponegoro 22 Bandung yang dikenal dengan Gedung Sate itu hanya dipertahankan oleh 21 orang. Pasukan tentara Sekutu tiba-tiba datang dengan persenjataan yang berat dan modern. Walaupun demikian petugas yang mempertahankan Gedung Sate ini tak mau menyerah begitu saja. Mereka tetap mempertahankan kantor yang akan direbut itu. Mereka dikepung rapat dan diserang dari segala penjuru..Pertempuran ini baru berakhir pada pukul 14.00 WIB. Dalam pertempuran tersebut diketahui dari 21 orang pemuda 7 diantaranya hilang.
Setelah dilakukan penelitian ternyata para pemuda yang hilang itu diketahui bernama: Didi Hardianto Kamarga, Muchtaruddin, Soehodo, Rio Soesilo, Soebengat, Ranu dan Soerjono.Menteri Pertama Ir. H. Djuanda telah memberi
"Pernyataan Penghargaan" tertulis kepada mereka para pemuda pegawai yang
10
gugur pada tanggal 3 Desember 1945 dalam mempertahankan Gedung yang pertama dari Departemen Pekerjaan Umum Republik Indonesia, di Jl. Diponegoro Nomor 22 Bandung. Peristiwa 3 Desember 1945 ini telah tercatat dalam sejarah perjuangan bangsa, dan sejarah perkembangan Pekerjaan Umum pada khususnya.
Kemudian sejak awal kemerdekaan sampai saat ini, dalam perjalanan sejarahnya Departemen kementerian PU telah berkali-kali berganti nama. Mulai dengan nama Kementerian Pekerjaan Umum, Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga, Departemen Kementerian Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik, Departemen Pekerjaan Umum, Departemen Permukiman dan Pengembangan Wilayah, Departemen Permukiman dan Prasarana. Dalam Kabinet Kerja dibawah pimpinan Presiden Joko Widodo , Kementerian Pekerjaan Umum berubah nama menjadi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat melalui Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 15 Tahun 2015.
Balai Wilayah Sungai Sumatera II terbentuk pada Tahun 2008, Balai Wilayah Sungai Sumatera II merupakan unit pelaksana teknis Kementerian Pekerjaan Umum yang ada di Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas menjamin terselenggaranya pengelolaan Sumber Daya Air dari hulu hingga ke hilir secara menyeluruh, terpadu dan berkelanjutan serta berwawasan lingkungan. Sebelum berdirinya Balai Wilayah Sungai Sumatera II, Departemen Pekerjaan Umum khususnya Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, memiliki satuan kerja yang berfungsi melaksanakan pekerjaan baik konstruksi maupun non konstruksi di masing-masing provinsi. Provinsi Sumatera dengan pengelolaan Bidang Sumber Daya Air, terdiri dari beberapa Satuan Kerja Non Vertikal Tertentu (SNVT)
11
antara lain SNVT. Irigasi dan Rawa Andalan Sumatera Utara dan SNVT Proyek Pengendalian Banjir Sumatera.
Berdasarkan Keppres no 12 tahun 2012 wilayah sungai di indonesia di bagi dalam 131 Wilayah Sungai. Wilayah Sungai tersebut terbagi dalam 5 WS Lintas Negara, 29 WS Lintas Provinsi, 29 WS Strategis Nasional, 53 WS Lintas Kabupaten/kota, dan 15 WS dalam satu kabupaten/kota. Sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-undang tersebut, di Sumatera utara terbentuk Balai Wilayah sungai sumatera II yang menangani Wilayah Sungai Strategis dan Wilayah Sungai Lintas Provinsi yaitu WS Belawan Ular Padang, WS Toba Asahan dan WS Batang Natal Batang Batahan.
Balai Wilayah Sungai Sumatera II melaksanakan pengelolaan sumber daya air di wilayah sungai yang meliputi perencanaan, pelaksanaan konstruksi, operasi dan pemeliharaan dalam rangka konservasi dan pendayagunaan sumber daya air dan pengendalian daya rusak air pada sungai, danau, waduk, bendungan dan tampungan air lainnya, irigasi, air tanah, air baku, rawa, tambak dan pantai.
2.2 Visi dan Misi Balai Wilayah Sungai Sumatera II Visi Balai Wilayah Sungai Sumatera II
Visi Balai Wilayah Sungai Sumatera II adalah “Terwujudnya kemanfaatan Sumber Daya Air yang berkelanjutan untuk sebesar-besar kesejahteraan rakyat Provinsi Sumatera Utara”
Misi Balai Wilayah Sungai Sumatera II
a. Mengkonservasi Sumber Daya Air secara berkelanjutan
12
b. Mendayagunakan Sumber Daya Air secara adil serta memenuhi persyaratan kualitas dan kuantitas untuk berbagai kebutuhan masyarakat setempat
c. Mengendalikan daya rusak air
d. Memberdayakan dan meningkatkan peran masyarakat dan Pemerintah dalam pengelolaan Sumber Daya Air
e. Meningkatkan keterbukaan serta ketersediaan data dan informasi dalam pengelolaan Sumber Daya Air.
2.3 Struktur Organisasi Balai Wilayah Sungai Sumatera II
Struktur Organisasi Balai Wilayah Sungai Sumatera II merupakan struktur organisasi struktural. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap pemimpin maupun pegawai yang tergabung dalam suatu perusahaan baik instansi pemerintahan maupun swasta akan mengetahui dengan jelas tugas-tugas dan tanggung jawab masing-masing serta sampai mana batas-batas ketentuan yang dijalankan.Struktur organisasi Balai Wilayah Sungai Sumatera II dapat dilihat pada berikut ini :
13
Sumber: Balai Wilayah Sungai Sumatera II (2021)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Balai Wilayah Sungai Sumatera II 2.4 Job Description
1. Kepala Balai Wilayah Sungai Sumatera II
Tugas Kepala Balai Wilayah Sungai Sumatera II adalah sebagai berikut.
KEPALA BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA II Maman Noprayamin, ST., MT
KASI OPERASI DAN PEMELIHARAAN IR. Rizal Zulkarnain,
M.Si
KASI PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR
SDA Mayjen Sinema Telaumbanua, S.T KASI PELAKSANAAN
IR. Herbet Sihite, SP.1 KEPALA SUB BAGIAN
TATA USAHA Muhammad Daud, S.T
KEPALA SATKER SNVT PJPA Robby Indra Gartika, ST., MT
KEPALA SATKER SNVT PJSA Arron lumban Batu, S.T., M.Si
KEPALA SATKER BENDUNGAN Dendy Hary Utama,
S.T., M.T
KEPALA SATKER OP Jintho Lumban Batu, S.T., MM
PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
JABATAN FUNGSI ARSIPARIS Patti Mariani, Se Penanggung Jawab
ANGGOTA Karsianti ANGGOTA
Julaika, SE
ANGGOTA Eka Safitri Nasution, S.SOS
14
a. Penyelenggaraan pengendalian pengelolaan, pengembangan dan pembangunan irigasi.
b. Penyelenggaraan pengendalian pengelolaan, pengembangan dan pembangunan sungai, danau/situ, waduk dan pantai.
c. Menyelenggarakan penyusunan program kerja Balai Pendayagunaan Sumber Daya Air Wilayah Sumatera II.
d. Menyelenggarakan penyusunan petunjuk teknis pendayagunaan sumber daya air yang meliputi pelaksanaan, pengelolaan, pengembangan dan pembangunan irigasi, sungai, danau/situ, waduk dan pantai.
e. Menyelenggarakan penyusunan bahan pendayagunaan sumber daya air yang meliputi pengelolaan, pengembangan dan pembangunan irigasi, sungai, danau/situ, waduk dan pantai.
f. Menyelenggarakan pelaksanaan pengelolaan, pengembangan dan pembangunan irigasi, sungai, danau/situ, waduk dan pantai.
g. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan.
h. Menyelenggarakan evaluasi dan pelaporan.
i. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait.
j. Menyelenggarakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
2. Kepala Bagian Tata Usaha
Tugas Kepala Bagian Tata Usaha adalah sebagai berikut.
15
a. Mengelola data dan informasi kepegawaian.
b. Mengelola urusan keuangan.
c. Melaksanakan koordinasi dan penyusunan rencana program pengendalian dan pelaporan.
d. Melaksanakan penyusunan program kerja Balai dan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha.
e. Melaksanakan pengelolaan data dan informasi.
f. Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian.
g. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan.
h. Melaksanakan pengelolaan tata usaha, meliputi naskah dinas dan kearsipan, urusan rumah tangga serta perlengkapan dan aset Balai.
i. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan.
3. Kepala Seksi Pelaksanaan
Tugas Kepala Seksi Pelaksanaan adalah sebagai berikut.
a. Melaksanakan operasi, pemeliharaan, rehabilitasi, pengembangan, peningkatan jaringan irigasi.
b. Melaksanakan pembangunan jaringan irigasi.
c. Melaksanakan penyusunan program kerja Kasi Pelaksanaan.
d. Melaksanakan penyusunan bahan petunjuk teknis operasi dan pemeliharaan jaringan irigasi, pembangunan bendungan dan pengamanan sungai dan pantai.
16
e. Melaksanakan penyusunan bahan fasilitasi bantuan teknik operasi dan pemeliharaan jaringan irigasi.
4. Kepala Seksi Program dan Perencanaan
Tugas Kepala Seksi Program dan Perencanaan adalah sebagai berikut.
a. Melakukan penyusunan pola dan rencana pengelolaan sumber daya air serta program kegiatan anggaran.
b. Menyiapkan program-program Balai Besar berdasarkan program masing-masing bidang yang dihimpun dari Kepala Seksi/Kepala Sub Bagian.
c. Menyusun rencana tahunan Balai Besar.
d. Menghimpun Rencana Program Tahun Anggaran berikutnya dari Kepala Bidang masing-masing untuk dibuat usulan DIPA.
e. Menyusun rencana kerja dan anggaran balai berdasarkan RKA KL Departemen Pekerjaan Umum dan Ditjen Sumber Daya Air.
5. Kepala Satuan Kerja SNVT PJPA
Tugas Kepala Satuan Kerja SNVT Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air adalah sebagai berikut.
a. Menetapkan rencana umum pengadaan pada kegiatan konstruksi jaringan irigasi permukaan, irigasi rawa, dan irigasi tambak;
b. Merencanakan operasional pengawasan dokumen administrasi dan teknis pendukung pada kegiatan konstruksi irigasi permukaan, irigasi rawa, dan irigasi tambak;
17
c. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi jaringan irigasi permukaan kewenangan Pusat dan Daerah;
d. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi bendung irigasi kewenangan Pusat dan Daerah;
e. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi jaringan irigasi rawa;
6. Kepala Satuan Kerja SNVT PJSA
Tugas Kepala Satuan Kerja SNVT Pelaksanaan Jaringan Sumber Air adalah sebagai berikut.
a. Menetapkan rencana umum pengadaan pada kegiatan konstruksi pengendalian banjir, lahar, pengelolaan drainase utama perkotaan dan pengamanan pantai;
b. Merencanakan operasional pengawasan dokumen administrasi dan teknis pendukung pada kegiatan konstruksi pengendalian banjir, lahar, pengelolaan drainase utama perkotaan dan pengamanan pantai;
c. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi tanggul;
d. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi bangunan perkuatan tebing;
18
e. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi pintu/bendung pengendali banjir;
f. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi kanal banjir;
g. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi stasiun pompa;
h. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi polder/kolam retensi;
i. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi saluran drainase;
j. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi bangunan sabo;
7. Kepala Satuan Kerja Bendungan
Tugas Kepala Satuan Kerja Pembangunan Bendungan adalah sebagai berikut.
a. Menetapkan rencana umum pengadaan pada kegiatan konstruksi pengelolaan bendungan, embung, dan bangunan penampung air lainnya;
b. Merencanakan operasional pengawasan dokumen administrasi dan teknis pendukung pada kegiatan konstruksi pengelolaan bendungan, embung dan bangunan penampung air lainnya;
c. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi bendungan baru;
19
d. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi bendungan (on going);
e. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan konstruksi dan rehabilitasi embung dan bangunan penampung air lainnya;
8. Kepala Satuan Kerja Operasi dan Pemeliharaan
Tugas Kepala Satuan Kerja Operasi dan Pemeliharaan Sumber Daya Air adalah sebagai berikut.
a. Menetapkan rencana umum pengadaan pada kegiatan Operasi dan pemeliharaan sarana dan prasarana Sumber Daya Air (SDA);
b. Merencanakan operasional pengawasan dokumen administrasi dan teknis pendukung pada kegiatan operasi dan pemeliharaan sarana dan prasarana Sumber Daya Air (SDA);
c. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan operasi dan pemeliharaan tanggul;
d. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan operasi dan pemeliharaan bangunan perkuatan tebing;
e. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan operasi dan pemeliharaan pinti/bendung pengendali banjir;
f. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan operasi dan pemeliharaan kanal banjir;
g. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan operasi dan pemeliharaan stasiun pompa banjir;
20
h. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan operasi dan pemeliharaan polder/kolam retensi;
i. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan operasi dan pemeliharaan saluran drainase;
j. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan operasi dan pemeliharaan bangunan sabo;
k. Melakukan pengawasan pelaksanaan anggaran pada kegiatan operasi dan pemeliharaan check dam;
2.5 Jaringan Usaha Kegiatan
Berikut adalah jenis usaha kegiatan Balai Wilayah Sungai Sumatera II Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
1. Penyusunan pola pengelolaan sumber daya air dan rencana pengelolaan sumber daya air pada wilayah sungai
2. Penyusunan program pengelolaan sumber daya air dan rencana kegiatan pengelolaan sumber daya air pada wilayah sungai
3. Pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan/penerapan pola pengelolaan sumber daya air
2.6 Kinerja Usaha Terkini
Melaksanakan pengelolaan sumber daya air di wilayah sungai yang meliputi perencanaan, pelaksanaan konstruksi, operasi dan pemeliharaan dalam rangka konservasi dan pendayagunaan sumber daya air dan pengendalian daya rusak air pada sungai, danau, waduk, bendungan dan tampungan air lainnya, irigasi, air
21
tanah, air baku, rawa, tambak dan pantai. Dalam kinerja usaha terkini Kementerian PUPR Balai Wilayah Sungai Sumatera II, Usaha yang saat ini yang sedang dilakukan oleh Kementerian PUPR Balai Wilayah Sungai Sumatera II yaitu:
1. Pembangunan Intake dan Jaringan Air Baku Mebidang (Medan Binjai Deli Serdang)
Proyek ini telah selesai dikerjakan oleh Balai Wilayah Sungai (BWS) Sumatera II pada tahun 2020. Ruang lingkupnya terdiri dari beberapa kegiatan yaitu pekerjaan bangunan intake satu buah, pengadaan pompa 6 unit, pekerjaan rumah jaga 1 buah, pekerjaan rumah pompa 1 buah, dan pekerjaan pipa transmisi sepanjang 25O meter.
Intake Mebidang (Medan Binjai Deli Serdang) yang mengambil air dari Sungai Bingai yang ada di Kecamatan Binjai Selatan ini bermanfaat untuk menyuplai air baku bagi masyarakat di Kota Medan sebesar 750 liter per detik, Kota Binjai sebesar 150 liter per detik, dan Kabupaten Deli Serdang sebesar 200 liter per detik. Dengan adanya intake tersebut, diharapkan kebutuhan akan air bersih bagi masyarakat sekitar bisa tetap terpenuhi.
2. Pembangunan Bendung Sei Serdang yang sedang berjalan di Kabupaten Deli Serdang.
Pengerjaan Bendung Sei Serdang dimulai tahun 2018 dan direncanakan selesai tahun 2021 dan progres pembangunan sudah sampai 74%. Nantinya Bendung Sei Serdang akan mengairi areal persawahan seluas 4.276 Ha di tiga kecamatan, kecamatan Beringin, Kecamatan Pantai Labu dan Kecamatan
22
Batang Kuis. Sehingga dapat meningkatkan hasil padi menjadi 7,0 ton per hektar dan meningkatkan intensitas tanam padi/palawija sebesar 300% per tahun. Diharapkan dengan adanya Bendung Sei Serdang dapat menambah produktivitas pertanian di Kabupaten Deli Serdang.. Pembangunan saat ini sedang dikerjakan oleh panitia pelaksana dari Kementerian PUPR Balai Wilayah Sungai Sumatera II.
3. Pelebaran alur Tano Ponggol di Danau Toba, Kabupaten Samosir, Provinsi Sumatera Utara.
Pekerjaan pelebaran alur Tano Ponggol dilaksanakan oleh Balai Wilayah Sungai (BWS) Sumatera II Ditjen Sumber Daya Air (SDA) dengan kegiatan utama pelebaran dan pendalaman alur. Kementerian PUPR mengalokasikan anggaran sebesar Rp 1,3 triliun untuk pembangunan infrastruktur di KSPN Danau Toba. Terbagi untuk infrastruktur Sumber Daya Air (SDA) sebesar Rp 119,8 miliar, jalan dan jembatan sebesar Rp 800,3 miliar, permukiman Rp 102 miliar, serta perumahan senilai Rp 348,4 miliar dengan 68 paket pekerjaan.
Alur Tano Ponggol akan dilakukan pelebaran dari 25 meter menjadi 80 meter sepanjang 1,2 kilometer dan ditambah kedalamannya yang semula 3 meter menjadi 8 meter. Dari total panjang 1,2 kilometer, tersisa 20 meter yang belum dilakukan pelebaran. Adapun pekerjaan pelebaran alur Tano Ponggol tersebut meliputi pemindahan tanah sebanyak 571.562 meter kubik untuk mendapatkan elevasi dasar alur setinggi 897 meter di atas permukaan laut (mdpl).
4. Pembangunan Bendung dan Saluran Suplesi di Sei. Silau Asahan
23
Proyek pembangunan bendung dan saluran suplesi ini dimaksudkan untuk mengatasi permasalahan kekurangan debit air di areal persawahan tersebut dan dapat mensuplai air persawahan seluas 8.533 Ha di kecamatan Rawang Panca Arga dan sebagian di kecamatan Meranti. Dengan jaminan ketersediaan air tersebut maka petani dapat meningkatkan indeks pertanaman nya dengan melaksanakan pertanaman padi menjadi lebih dari 2 kali setahun bahkan bisa menjadi 3 kali setahun karena air selalu tersedia. Pembangunan bendung Daerah Irigasi (DI) Sei Silau ini dibiayai oleh pemerintah pusat melalui APBN murni dari Kementerian PUPR. Proyek sudah mulai dikerjakan oleh kontraktor WIKA – MODERN, KSO (PT. WIJAYA KARYA – PT. MODERN, KSO) sejak bulan Oktober 2018 dan akan berakhir pada 31 Desember 2021 dengan nilai kontrak Rp 203.557.904.000,-
2.7 Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan yang ingin dilaksanakan oleh Kementerian PUPR Balai Wilayah Sungai Sumatera II yaitu:
1. Rencana Pembangunan (MUSREMBANG) Kota Tanjung Balai Tahun 2021- 2026
RPJMD Kota Tanjung Balai 2021-2021 adalah dokumen perencanaan yang sangat penting dan strategis karena menjadi tahapan akhir dari Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) Kota Tanjungbalai tahun 2005-2025 yang ditetapkan dengan Perda Kota Tanjung Balai Nomor 5 Tahun 2009. Serta RPJMD Tanjung Balai Tahun 2021-2026 akan menjadi penentu dan akan sangat mempengaruhi pencapaian arah pembangunan jangka panjang
24
untuk mewujudkan masyarakat Kota Tanjungbalai yang maju, mandiri dan madani.
2. Program Rencana Penanganan Banjir di Kota Medan
Untuk mengatasi persoalan banjir, BWS Sumatera II telah memiliki program rencana penanganan banjir di Kota Medan diantaranya meningkatkan kapasitas Sungai Belawan mulai dari muara sampai pertemuan Sungai Bras sepanjang 37.5 km dan anak sungainya. Selanjutnya peningkatan kapasitas Sungai Badera mulai dari pintu tol Helvetia sampai jalan Gatot Subroto (Kodam) sepanjang 3.5 km, peningkatan kembali kapasitas Sungai Putih, peningkatan kembali kapasitas Sungai Sikambing, dan peningkatan kapasitas Sungai Deli Hulu mulai dari pertemuan Sungai Babura sampai Titi Kuning sepanjang 7.5 km.
3. Rencana Pengelolaan Sumber Daya Air Wilayah Sungai Toba Asahan
Pengelolaan sumber daya air wilayah sungai Toba Asahan memiliki kerangka dasar sebagai acuan dari semua instansi yang terkait dalam pelaksanaan pengelolaan sumber daya air. Bapak Ir. Rizal Zulkarnain, M.Si selaku Kepala Seksi Operasi dan Pemeliharaan berharap dalam sidang pertama pleno dan komisi TKPSDA Wilayah Sungai Toba Asahan dapat menghasilkan rekomendasi untuk perencanaan pengelolaan sumber daya air agar kemudian rencana tersebut akan ditetapkan oleh menteri PUPR.
25 BAB III PEMBAHASAN 3.1 Arsip
3.1.1 Pengertian Arsip
Arsip memiliki fungsi yang cukup penting sebagai sumber informasi bagi organisasi khususnya organisasi pemerintah, disamping itu arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan. Karena fungsinya yang cukup penting bagi suatu organisasi, maka arsip harus dikelola secara baik dan benar dengan sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang terkandung didalamnya tetap terjaga keasliannya.
Dalam Undang-undang Dasar Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasi dalam mencapai tujuannya.
26
Menurut Tasyhar (2013:18) arsip didefinisikan sebagai rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu organisasi. Rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan suatu organisasi. Menurut Sedarmayanti (2015:38) arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi, adalah karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus diingat, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan
Menurut Barthos (2013:1) arsip (record) diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu). Menurut Saransi (2014:40) arsip sebagai salah satu sumber informasi yang membutuhkan suatu pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektivitas, efisiensi dan produktivitas bagi organisasi.
Menurut Sattar (2019:14) keberadaan arsip bukanlah hal yang diciptakan secara khusus, namun arsip tercipta secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan administrasi atau transaksi. Keberadaan arsip mencerminkan suatu endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi atau transaksi yang memerlukan pengaturan.
Berdasarkan pendapat para ahli, maka dapat diambil kesimpulan bahwa arsip merupakan rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu organisasi dalam bentuk tulisan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti
27
dari tujuan, keputusan, pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain organisasi yang disimpan dan dirawat sebaik-baiknya untuk memberikan informasi bila diperlukan.
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan.
Arsip mempunyai peran yang sangat penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan, juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah. Arsip juga dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib maka akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi.
Administrasi kearsipan memegang peranan penting dalam suatu organisasi, manajemen dan administrasi, arsip merupakan suatu ingatan dalam setiap kegiatan, tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen catatan yang begitu kompleks. Oleh sebab itu, pengelolaan kearsipan selalu dikaitkan dengan surat, wakat, record, dan dokumen lainnya. Demi kelancaran administrasi baik di perusahaan, swasta yang besar atau yang kecil diperlukan administrasi arsip yang menyeluruh dan teratur. Kearsipan yang teratur adalah sebagai alat informasi dan referensi yang dapat membantu lembaga pemerintah dan swasta dalam melancarkan kegiatan.
28
3.1.2 Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan menurut Pasal 3 Undang-Undang Nomor. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan yaitu :
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggaraan kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai idetitas dan jati diri bangsa.
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
29
3.1.3 Peran Arsip
Arsip memiliki peran penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang penataan arsip. Peran arsip mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi. Keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian yang baik sehingga arsip di kantor dapat menunjukan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua anggota dalam organisasi atau kantor tersebut.
Menurut Barthos (2013:2), kearsipan mempunyai peran sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”,
“penganalisisan”, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya”. Menurut Sedarmayanti (2015:43), peran arsip adalah :
a. Alat utama ingatan organisasi
b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
d. Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
30
3.1.4 Jenis Arsip
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa jenis-jenis arsip yaitu :
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri dari 3 jenis yaitu :
a. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi/ instansi. Contohnya : Daftar hadir atau absen karyawan
b. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi / instansi.
Contohnya : Rapot
c. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh : Ijazah dan Sertifikat Tanah dan Bangunan
2. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Contohnya : Surat Keputusan.
31
3. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Contohnya : Bendera Pusaka Indonesia dan barang bersejarah lainnya.
4. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Contohnya : KTP
Adapun jenis arsip menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:13) yaitu sebagai berikut. Jenis Arsip menurut subyek atau isinya, yaitu:
a. Arsip keuangan, contohnya laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar dan sebagainya.
b. Arsip kepegawaian, contohnya data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan sebagainya.
c. Arsip pemasaran, contohnya surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar pelanggan,daftar harga dan sebagainya.
d. Arsip pendidikan, contohnya kurikulum, satuan pelajaran daftar hadir siswa,rapor, transkrip mahasiswa dan sebagainya.
Jenis Arsip menurut bentuk dan wujudnya, yaitu:
a. Surat, contohnya naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel dan sebagainya.
b. Gambar, foto, dan peta.
c. Compact Disk (CD) dan DVD d. Pita rekaman
e. Mikrofilm
32
f. Disket, dan lain-lain
Beberapa pendapat mengenai jenis arsip yang dilihat dari berbagai aspek yang berbeda-beda, akan tetapi peran arsip tetap sama yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Sumber informasi tersebut bermanfaat sebagai bahan penelitian atau sebagai bahan pengambilan keputusan.
Berdasarkan hasil riset, jenis arsip yang ada pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II yaitu arsip aktif dan inaktif. Yang termasuk berkas aktif yaitu berkas tahun 2017 sampai dengan 2021. Sedangkan berkas inaktif yaitu berkas tahun 2016 ke bawah. Berkas arsip inaktif Balai Wilayah Sungai Sumatera II terletak di Kantor Irigasi I Lubuk Pakam, Gedung Workshop Medan, dan Sungai Ular.
3.1.5 Tata Naskah Dinas
Tata naskah dinas mencakup berbagai kegiatan yang terdiri dari pengaturan tentang jenis, bentuk dan penyusunan naskah dinas, serta kelengkapan naskah dinas yang meliputi penggunaan lambang negara, logo instansi dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, perubahan, pencabutan.
Naskah dinas merupakan informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
Dalam Pasal 32 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Tata
33
naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
3.1.6 Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip menjadi susunan dasar untuk pengkodean dalam penciptaan, penggunaan dan penyimpanan, serta penyusutan arsip. Klasifikasi arsip dalam proses penciptaan arsip digunakan untuk dasar penomoran surat.
Klasifikasi dalam proses penggunaan digunakan sebagai dasar pemberkasan dan penemuan kembali (retrieve). Klasifikasi arsip juga berguna dalam penyusutan arsip yang digunakan untuk dasar penyusutan jadwal retensi arsip.
Klasifikasi arsip merupakan salah satu instrumen wajib yang harus dimiliki oleh pencipta arsip dalam penyelenggaraan kearsipan suatu lembaga atau instansi sebagaimana yang diamanatkan oleh Pasal 40 ayat 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2012 tentang pelaksanaan kearsipan yang mengatakan bahwa untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien penciptaan arsip harus membuat tata naskah, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Dalam proses administratif Departemen Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat sesuai dengan fungsi utamanya, ada dua pokok kegiatan yaitu :
1. Klasifikasi Fasilitatif adalah fungsi kegiatan yang menghasilkan produk administrasi atau penunjang kegiatan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
34
2.
Klasifikasi Substantif adalah fungsi kegiatan pelaksanaan tugas pokok Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.3.1.7 Jadwal Retensi Arsip
Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, jadwal retensi arsip merupakan daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna arsip. Jadwal retensi arsip dibuat dengan pertimbangan yang matang dan obyektif.
3.1.8 Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Sistem klasifikasi keamanan dan akses dinamis disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip dinamis yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip dinamis dan dapat menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna.
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 17 Tahun 2012 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Menyebutkan bahwa klasifikasi keamanan arsip dinamis merupakan pengkategorian atau penggolongan arsip dinamis berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang telah timbul terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik, dan perseorangan. Klasifikasi akses arsip merupakan pengkategorian atau
35
penggolongan arsip dinamis sebagai hasil yang diperoleh dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.
Maksud dan tujuan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di Balai Wilayah Sungai Sumatera II yaitu:
1. Melindungi fisik arsip dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dan kehilangan sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas dan reliabilitas arsip tetap dapat terpenuhi.
2.
Mengatur akses arsip dinamis sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.3.1.9 Sistem Penyimpanan Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II Menurut Priansa dan Garnida (2013:164-167) Sistem penyimpanan arsip (filing system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu diperlukan. Penyimpanan arsip terbagi menjadi 2 yaitu :
1. Penyimpanan sementara (File Pending)
File pending atau file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan.
Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang ditunda sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki.
Sesudah selesai diproses barulah warkat yang ditunda itu disimpan pada file
36
penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan.
2. Penyimpanan Tetap (File Permanen)
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah- langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedangkan kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.
Menurut Asriel (2018:105) Sebuah kantor dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem penyimpanan arsip tertentu. Secara umum sistem penyimpanan arsip ada 5 yaitu :
1. Sistem Abjad (Alfabetic Filing System)
Alfabetic Filing System atau disebut juga penyimpanan arsip sistem abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penemuan kembali surat/warkat maupun dokumen yang dibutuhkan dengan menggunakan kata petunjuk berdasarkan abjad
2. Sistem Subjek
Dalam penerapan filling sistem subjek yang harus diutamakan adalah menyusun klasifikasi. Adapun daftar ini memuat semua kegiatan yang dikerjakan di kantor yang bersangkutan yang menggunakan filling sistem subjek.
37
3. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan disebut sistem nomor (numeric filing system).
Berdasarkan sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor
4. Sistem Kronologis
Sistem Waktu adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat
5. Sistem Wilayah
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu. Dalam penggunaan sistem ini dapat digunakan nama wilayah seperti kota, kabupaten, provinsi, Negara dan sebagainya sebagai pokok permasalahan dan tata tangkap penemuan dokumen.
Menurut Mulyono dan Kuswantoro (2012:41) prinsip penyimpanan suatu arsip harus dilandasi beberapa ketentuan, yakni keamanan, keawetan, dan keefisienan pengolahan. Berdasarkan kenyataan di lapangan (organisasi pada umumnya) penyelenggaraan kearsipan organisasi berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya.
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II menggunakan sistem kronologis berdasarkan tahun dan dikombinasikan dengan sistem subjek yang kemudian disimpan di dalam rak arsip. Berdasarkan penelitian dan wawancara yang ditemui oleh penulis prosedur
38
penyimpanan yang dilakukan di Balai Wilayah Sungai Sumatera II sesuai dengan teori sistem penyimpanan arsip.
3.1.10 Peralatan Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II
Agar penataan arsip dapat dilakukan dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankannya fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya. Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan dipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut.
Menurut Dewi (2011:156) peralatan yang penting dan diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu :
1. Lemari arsip
Lemari untuk menyimpan arsip biasanya disesuaikan dengan luas ruang kearsipan, juga keinginan dari organisasi yang bersangkutan.
2. Filing cabinet
Dipergunakan untuk menyimpan arsip, dilakukan secara vertikal artinya arsip disimpan disusun dari atas ke bawah. Filing cabinet terbuat dari bahan baja/aluminium yang tahan api.
3. Lateral filing cabinet
Jumlah arsip yang dapat disimpan pada lemari ini lebih banyak dibanding penyimpanan dalam filing cabinet. Dan juga akan tampak lebih rapi karena map arsip dapat disusun berderet dari tingkat paling atas sampai paling bawah.
Lemari ini terbuat dari baja/aluminium yang juga tahan api.
39
4. Tanda sekat/guide
Apabila surat-surat dalam map disimpan dalam lemari arsip tanpa mempunyai sandaran, maka guide atau sekat harus disediakan.
5. Map arsip/folder
Berguna menyimpan berkas arsip/surat map ini terbuat dari kertas karton.
Berdasarkan hasil riset pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II, peralatan yang digunakan dalam pemberkasan arsip adalah sebagai berikut.
a. Sekat (guide) b. Folder
c. Filing Cabinet d. Perangkat Komputer e. Lemari arsip
f. Map arsip/folder g. Boks arsip h. Rak arsip
i. Kertas pembungkus berkas arsip
3.1.11 Pemeliharaan Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II
Pemeliharaan arsip bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya atau isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:71) pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna, untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlulah diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya.
40
Menurut Mulyono dan Kuswantoro (2012:56-60), “Berdasarkan pasal 40 ayat 5 UU No.43 Tahun 2009 tentang pengelolaan arsip dinamis. Keamanan arsip didalamnya termasuk aman informasi yang terkandung dalam arsip‟. Artinya informasi yang seharusnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Jadi, selain aman dari kerusakan dan kehilangan, arsip harus aman dari bocornya informasi.”. Arsip sebagai bahan informasi harus dijaga dari kerusakan sehingga dapat digunakan dalam pengambilan kebijakan. Kerusakan arsip secara fisik terjadi karena dua faktor yaitu:
a. Faktor internal yaitu kerusakan arsip karena kondisi arsip berpotensi rusak.
Disebabkan oleh berbagai unsur yaitu:
1. Unsur kertas, kertas yang kualitasnya kurang baik yang digunakan menjadi penyebab percepatan kerusakan arsip.
2. Unsur tinta, tanda-tanda kerusakan arsip karena tinta adalah identitas arsip mulai sulit dibaca. Mencegah hal tersebut dengan menggunakan tinta dengan kualitas yang baik.
3. Unsur perekat, lembar arsip yang terkena perekat yang berasal dari bahan sintetis dapat mempercepat rusaknya arsip karena sifat-sifatnya organik dari bahan tersebut.
b. Faktor eksternal yaitu kerusakan arsip yang disebabkan hal-hal di luar arsip yang bersangkutan. Penyebabnya adalah karena hal-hal berikut ini:
1. Kondisi lingkungan, tempat penyimpanan arsip yang tidak mendukung keawetan arsip yaitu kelembaban ruang penyimpanan lebih dari 75%
(diukur dengan hygrometer)
41
2. Sinar matahari, arsip terkena sinar matahari secara langsung membuat arsip mudah rusak. Masuknya sinar matahari ke ruang tempat penyimpanan arsip sebaiknya harus diatur.
3. Debu, debu yang menempel pada kertas arsip membuat arsip cepat rusak.
4. Serangga, kerusakan arsip disebabkan serangga tertentu yang suka makan kertas. Kerusakan arsip terjadi karena ada serangga atau kutu pemakan kertas masuk ke tempat penyimpanan arsip.
5. Tumbuh jamur, arsip yang ditumbuhi jamur dalam waktu yang tidak lama akan rusak karena molekul kertas menjadi rapuh dan berakibat hancurnya kertas.
Faktor-faktor tersebut perlu dilakukan tindakan pencegahan terjadinya kerusakan arsip sehingga arsip terjamin keamanannya. Pemeriksaan secara rutin harus dijalankan tidak perlu menunggu adanya tanda-tanda kerusakan arsip.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Ruang tempat penyimpanan harus dijaga tetap kering.
Ruangan harus cukup terang, harus memiliki penghawaan (ventilasi) yang memadai. Tempat penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b. Fumigasi
Fumigasi merupakan proses yang dilakukan untuk mencegah agar kerusakan fisik pada arsip dapat dihindari atau bahkan diperbaiki, dengan mengurangi dan menghilangkan faktor-faktor perusak yang bersifat biologis.
c. Tindakan preventif.
42
Menjaga arsip dengan tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapa pun untuk tidak merokok diruangan dan memasang tabung pemadam kebakaran didalam ruangan.
d. Tempat dan letak arsip.
Kerusakan arsip dapat dicegah dengan penggunaan empat arsip yang memadai, sebaiknya tempat arsip terbuat dari bahan logam, jika terbuat dari kayu sebaiknya pilih kayu yang berkualitas.
e. Kondisi arsip
Dilakukan dengan membersihkan arsip, memperbaiki arsip yang rusak. Apabila kerusakan arsip cukup berat sedangkan arsip mempunyai nilai statis, sebaiknya dikirim ke Lembaga Kearsipan untuk segera diperbaiki.
Berdasarkan hasil riset pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II, Metode pemeliharaan arsip yang terdapat pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II adalah Fumigasi. Fumigasi arsip merupakan salah satu perawatan arsip yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh rayap atau bakteri- bakteri dengan cara memberikan zat fumigan dan bahan kimia lainnya yang pelaksanaanya dilakukan oleh tenaga ahli / profesional (pihak ketiga).
Fumigasi dilakukan pada ruangan penyimpanan arsip yang terletak di Kantor Irigasi I Lubuk Pakam, Gedung Workshop Medan, dan Sungai Ular.
Proses fumigasi ditangani langsung oleh tenaga ahli, dengan memperhatikan prosedur fumigasi. Sebelum dilakukan fumigasi, lubang/ventilasi yang ada pada dinding/ruangan, pintu-pintu, dan jendela-jendela baik dalam maupun luar gedung harus ditutup lebih dulu untuk mencegah bahan kimia atau obat fumigasi tidak
43
menyebar ke ruangan lain. Fumigasi ini akan dilakukan secara berkala antara tiga hingga enam bulan sekali agar arsip-arsip tidak rusak dan terpelihara dengan baik..
3.1.12 Penyusutan Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II
Penyusutan arsip menurut Barthos (2013:101) merupakan kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintah masing- masing
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Berdasarkan hasil riset pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II, arsiparis sedang melakukan proses untuk penyusutan arsip. Penyusutan arsip belum pernah dilakukan sebelumnya.
3.1.13 Penataan Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II
Menurut Mulyono, dkk (2011:8) penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaannya. Penataan sumber data berdasarkan SIM (sistem Informasi Manajemen) harus terprogram dengan rapi, sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak terganggu. Penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.
