2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengendalian Persediaan
Pengertian persediaan (inventory) adalah stok dari berbagai jenis barang atau sumber daya yang digunakan dalam sebuah organisasi. Sebuah sistem persediaan merupakan serangkaian aturan dan pengontrolan terhadap tingkat persediaan yang ada dan menentukan pada tingkat berapa stok harus dipenuhi serta bagaimana mengatasi jumlah pemesanan yang tinggi (Chase, Jacobs &
Aquilano, 2004).
Menurut Chase, Jacobs & Aquilano (2004) tujuan dari pengendalian persediaan yang dilakukan oleh organisasi adalah sebagai berikut:
Mengatur keseimbangan biaya-biaya yang muncul pada saat proses produksi (biaya setup mesin).
Memenuhi permintaan produk yang bervariasi. Permintaan terhadap sebuah produk jarang diketahui jumlahnya, sehingga diperlukan safety atau buffer stock untuk mengatasi permintaan yang bervariasi.
Mengatur fleksibilitas penjadwalan produksi.
Memberikan perlindungan terhadap variasi waktu pengiriman bahan baku.
Menghasilkan biaya yang paling ekonomis terkait dengan pembelian material.
Tujuan pengendalian persediaan secara umum adalah untuk memperoleh ketersediaan kualitas dan jumlah barang yang optimal ketika akan digunakan dengan biaya yang seminimum mungkin untuk dapat menghasilkan profit yang optimal bagi perusahaan.
Persediaan bisa muncul karena memang direncanakan atau merupakan akibat dari ketidaktahuan terhadap suatu informasi. Perusahaan yang memiliki persediaan bisa dikeranakan permintaan yang terlalu sedikit dibandingkan perkiraan awal, atau karena dipersiapkan untuk pengiriman pada suatu waktu tertentu. Ketidakpastian permintaan banyak dialami oleh perusahaan yang menggunakan sistem make-to-stock. Banyak perusahaan yang mengalami ketidakpastian yang tinggi sehingga sering terjadi kelebihan atau kekurangan
Persediaan bisa diklasifikasikan dalam berbagai cara. Menurut I Nyoman Pujawan, klasifikasi persediaan dibagi menjadi 3 kategori, yaitu:
1. Berdasarkan bentuknya, persediaan bisa diklasifikasikan menjadi bahan baku (raw material), barang setengah jadi (WIP) dan produk jadi (finished good). Produk jadi yang dihasilkan oleh supplier akan menjadi bahan baku bagi sebuah pabrik perakitan.
2. Berdasarkan fungsinya, persediaan bisa dibedakan menjadi:
a) Pipeline/transit inventory. Persediaan ini muncul karena lead time pengiriman dari suatu tempat ke tempat lainnya. Persediaan jenis ini dapat dikurangi dengan mempercepat pengiriman, misalnya dengan mengubah alat, mode transportasi atau mencari pemasok lainnya yang memiliki lokasi lebih dekat (tentunya dengan mempertimbangkan konsekuensi ongkos kirim, harga dan kualitas).
b) Cycle stock. Persediaan ini memiliki siklus tertentu karena adanya motif untuk memenuhi skala ekonomi. Jumlah barang yang dikirim ketika tiba di tempat pengiriman telah mengalami pengurangan yang diakibatkan adanya pengurangan selama perjalanan untuk pemakaian atau penjualan ke daerah lainnya.
c) Safety stock (persediaan pengaman). Fungsi dari persediaan pengaman adalah sebagai perlindungan terhadap ketidakpastian permintaan maupun pasokan. Perusahaan biasanya menyimpan lebih banyak barang dari perkiraan kebutuhan selama periode tertentu untuk menghindari permintaan yang meningkat pada suatu waktu.
d) Anticipation stock merupakan persediaan yang dibutuhkan untuk mengantisipasi kenaikan permintaan akibat sifat musiman dari perusahaan terhadap suatu produk.
3. Persediaan juga dapat diklasifikasikan berdasarkan sifat ketergantunngan kebutuhan antara suatu produk dengan produk lainnya. Produk yang mengalami ketergantungan dengan produk lainnya dinamakan dependent demand item sedangkan produk yang tidak mengalami ketergantungan dengan produk lainnya dinamakan independent demand item. Klasifikasi in dilakukan karena pengelolaan kedua jenis produk ini biasanya berbeda.
2.1.1 Biaya Persediaan
Biaya persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat dari adanya persediaan yaitu (Schroeder, 1994):
1. Biaya pemesanan (order cost) 2. Biaya penyimpanan (holding cost)
3. Biaya kekurangan persediaan (stock out cost) 4. Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas 5. Biaya barang atau bahan itu sendiri.
Biaya pemesanan (order cost) merupakan biaya yang dikeluarkan dalam usaha untuk mendapatkan bahan baku atau bahan dari luar. Biaya-biaya yang terkait dalam proses pemesanan diantaranya adalah biaya faktur, biaya pengawasan, biaya administrasi, biaya telepon/fax, biaya transportasi, biaya bongkar muat dan sebagainya. Sifat dari biaya pemesanan adalah semakin besar jumlah barang yang akan dipesan maka semakin besar pula biaya pemesanan yang akan dikeluarkan.
Biaya-biaya yang tekait dengan biaya simpan (holding cost) diantaranya adalah biaya modal, meliputi opportunity cost atau biaya modal yang diinvestasikan dalam persediaan, gedung dan peralatan yang digunakan untuk menjaga atau memelihara persediaan, biaya listrik, biaya sewa gudang, gaji, pajak dan asuransi, biaya penyusutan dan lain sebagainya. Biaya-biaya tersebut ada yang bersifat tetap (fixed), berubah-ubah atau variabel dan semi fixed atau semi variabel. Sifat dari biaya simpan adalah semakin lama dan semakin banyak barang yang disimpan dalam sebuah tempat penyimpanan, semakin besar pula biaya yang akan dikeluarkan.
Biaya kekurangan persediaan terjadi ketika persediaan yang ada tidak mencukupi untuk proses produksi atau dijual kepada konsumen yang membutuhkan. Biaya-biaya yang terkait dengan biaya stock out diantaranya adalah biaya penjualan atau permintaan yang hilang, biaya proses pemesanan kembali, biaya penjadwalan produksi, biaya penundaan dan biaya pengganti.
Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas produksi diperlukan untuk memenuhi fluktuasi pasar/permintaan. Biaya-biaya yang terkait dengan kapasitas
diantaranya adalah biaya kerja lembur, biaya pelatihan tenaga kerja baru dan biaya perputaran tenaga kerja (labour turn over cost).
Biaya barang atau bahan adalah biaya yang harus dibayar atas produk yang dibeli. Biaya ini dipengaruhi oleh diskon yang diberikan supplier. Biaya bahan atau barang akan bermanfaat dalam menentukan apakah perusahaan tersebut sebaiknya menggunakan harga diskon atau tidak.
2.2 Hubungan Antara Tingkat Persediaan dan Total Biaya Persediaan Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah meminimumkan total biaya operasi pada perusahaan. Hal ini berkaitan dengan berapa jumlah barang yang harus dipersan dan waktu pemesanan yang tepat. Keputusan mengenai besarnya jumlah persediaan berkaitan dengan dua hal, yaitu proses penyimpanan barang oleh perusahaan dan proses penyaluran barang terhadap konsumen.
Gambar 2.1 Hubungan Antara Tingkat Persediaan dan Total Biaya Sumber: Tersine (1994, p.208)
Gambar 2.1 menunjukkan jika nilai Q semakin besar, maka pemesanan akan semakin jarang dilakukan dan biaya ordering cost akan menjadi semakin kecil. Sebaliknya, jika nilai Q semakin kecil, maka pemesanan akan sering dilakukan sehingga biaya pemesanan akan semakin besar. Apabila Q semakin besar (bergeser ke kanan), maka kurva ordering cost akan semakin menurun.
Biaya simpan (holding cost) digambarkan sebagai satu garis lurus yang dimulai apda tingkat nol (Q = 0 ). Biaya simpan bergantung pada tingkat persediaan rata- rata. Semakin besar jumlah barang yang dipesan maka akan semakin besar pula
tingkat persediaan rata-rata. Oleh sebab itu, garis holding cost akan semakin meningkat.
Gambar 2.1 menunjukkan adanya hubungan terbalik antara ordering cost dan holding cost dimana keduanya menghasilkan kurva Total inventory cost yang convex. Tinggi kurva total inventory cost pada setiap titik Q merupakan hasil penjumlahan tinggi kedua komponen tersebut secara tegak. Solusi optimal dari fungsi tujuan akan ditemukan pada saat total inventory cost minimum.
2.3 Model Persediaan
Jenis-jenis persediaan berdasarkan permintaannya dapat dibagi menjadi 5 jenis, yaitu: (Tersine, 1994)
Statik deterministik yaitu permintaan diketahui dengan pasti dan memiliki laju yang sama pada setiap periode.
Dinamik deterministik yaitu permintaan diketahui dengan pasti untuk setiap periodenya dan memiliki laju permintaan yang berbeda-beda terhadap satu periode dengan periode lainnya.
Statik probabilistik yaitu permintaan berupa variabel acak dan mempunyai pola probabilitas tertentu yang bergantung pada panjangnya periode.
Distribusi probabilitas permintaan selalu sama pada setiap periodenya.
Dinamik probabilistik yaitu permintaan berupa variabel acak dan mempunyai pola probabilistik yang bergantung pada panjang periode. Distribusi dari probabilistik ini berbeda-beda untuk setiap periodenya.
2.4 Master Production Schedule
Jadwal perencanaan atau Master Production Schedule (MPS) berisi jadwal produksi terjadwal secara spesifik baik kuantitas maupun waktu pelaksanaannya (Chapman, 2006).
Master Production Schedule / Penjadwalan Produk Induk membutuhkan lima input utama, yaitu:
a. Data Permintaan Total
Data permintaan total berkaitan dengan hasil peramalan yang dilakukan untuk perusahaan dengan sistem make to stock maupun make to order.
b. Status Inventori
Hal-hal yang berkaitan dengan status inventori, antara lain adalah: on hand inventory (posisi inventori yang tersedia dalam stok), allocated stock (stok yang digunakan untuk kebutuhan tertentu), released production and purchase orders(pesanan-pesanan produksi dan pembelian yang dikeluarkan), dan firm planned orders.
c. Rencana Produksi
Rencana produksi digunakan untuk memberikan batasan terhadap MPS.
Perusahaan harus menjumlahkannya untuk menentukan tingkat produksi, inventori, dan sumber-sumber lain dalam rencana produksi yang dibuat (Chapman, 2006).
d. Data Perencanaan
Data Perencanaan berkaitan dengan lot sizing, shrinkage factor, safety stock, dan lead time dari masing-masing komponen yang dibutuhkan.
e. Informasi dari Rough Cut Capacity Planning (RCCP)
Informasi dari Rough Cut Capacity Planning berisi mengenai kebutuhan kapasitas yang digunakan untuk mengimplementasikan Master Production Schedule.
Berikut ini adalah informasi-informasi atau istilah-istilah yang digunakan dalam MPS :
a. Lead time
Lead time menunjukkan waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi barang/selang waktu yang dibutuhkan dari waktu pemesanan bahan Baku hingga bahan Baku datang.
b. On Hand
On hand menunjukkan posisi awal inventori yang tersedia.
c. Lot Size
Lot Size menunjukkan jumlah item yang dipesan (order quantity), dengan menggunakan Material Requirements Planning dapat mengetahui kuantitas yang harus dipesan dengan menggunakan teknik-teknik lot sizing yang cocok.
d. Safety stock
Safety stock menunjukkan stok tambahan yang harus diproduksi dari yang telah direncanakan, digunakan sebagai cadangan stok apabila terjadi fluktuasi dalam peramalan.
e. Projected Available Balances (PAB)
Projected Available Balances merupakan pencerminan dari on hand inventory selama horizon perencanaan Material Requirements Planning.
Projected Available Balances juga menunjukkan status inventori yang diproyeksikan pada akhir dari setiap waktu dalam horizon perencanaan Material Requirements Planning.
2.5 Material Requirement Planning
Material Requirement Planning (MRP) adalah metode perencanaan dan pengendalian pesanan dan inventori terhadap raw material atau parts.
Input yang dibutuhkan oleh Material Requirements Planning adalah sebagai berikut:
a. Master Production Schedule (MPS) b. Bill of Material (BOM)
c. Lead time (waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi barang/selang waktu yang dibutuhkan dari waktu pemesanan bahan Baku hingga bahan Baku datang)
d. Item Master yang berisi informasi status tentang material, parts, subassemblies, dan produk-produk yang menunjukkan on-hand, kuantitas yang dialokasikan, Lot sizes (kuantitas/jumlah dari item yang yang dipesan).
lead time (waktu tunggu).
e. Orders merupakan informasi yang memberitahukan jumlah dari setiap item.
f. Requirements merupakan informasi yang memberitahukan jumlah dari setiap item yang dibutuhkan.
Berikut ini adalah penjelasan dari istilah-istilah yang digunakan dalam proses Material Requirements Planning :
a. Gross requirements
Gross requirements merupakan total dari jumlah item yang dibutuhkan dalam setiap periode waktu.
b. Lot size
Lot size adalah jumlah item yang dipesan (order quantity). Menggunakan Material Requirements Planning kita dapat mengetahui kuantitas yang harus dipesan dan teknik-teknik lot sizing apa yang cocok untuk digunakan.
c. Schedule receipts
Schedule receipts merupakan pemesanan yang telah dilakukan sebelumnya, baik pesanan produksi maupun pesanan pembelian.
d. Projected available
Projected available merupakan jumlah inventori ytang tersedia dari setiap komponen pada akhir periode waktu tertentu. Projected available didapatkan dari hasil perhitungan sebagai berikut:
Projected Available = On-hand pada awal periode/Projected Available periode sebelumnya + Schedule Receipts periode sekarang + Planned Order Receipts periode sekarang – Gross Requirements periode sekarang
e. Net requirements
Net requirements merupakan total jumlah dari komponen yang dibutuhkan, setelah mengurangi gross requirements dengan inventori yang tersedia atau schedule receipts.
Net requirements didapatkan dari hasil perhitungan sebagai berikut:
Net requirements = Gross requirements + Allocations + Safety Stock – Schedule receipts – Projected Available pada periode sebelumnya.
f. Planned order receipts
Planned order receipts merupakan jumlah pesanan yang telah direncanakan untuk pengisian kembali dan pesanan diterima pada periode waktu tertentu yang bertujuan untuk memenuhi net requirements.
g. Planned order releases
Planned order releases merupakan jumlah dari net requirements yang telah direncanakan untuk dipesan pada awal periode.
h. Lead time
Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi barang/selang waktu yang dibutuhkan dari waktu pemesanan bahan Baku hingga bahan Baku datang.
2.6 Continuous Review Policy
Continuous review policy merupakan model persediaan produk dimana peninjauan terhadap stok produk jadi yang ada dilakukan secara kontinyu hingga mencapai titik reorder point. Ketika stok produk telah mencapai reorder point maka perusahaan harus melakukan proses produksi untuk memenuhi tempat penyimpanan yang ada (make-to-stock). Parameter utama yang digunakan adalah mean dan standar deviasi sehingga data-data permintaan harus berdistribusi normal (Simchi-Levi, & Kaminsky, 2003). Komponen-komponen yang dibutuhkan dalam perhitungan dengan menggunakan continuous review policy adalah sebagai berikut:
Rata-rata permintaan selama lead time. Perhitungan rata-rata permintaan selama lead time membutuhkan rata-rata permintaan (AVG) dalam satu satuan waktu (harian/mingguan/bulanan) dan lead time (L) produksi atau lead time pemesanan. Sehingga rumus yang digunakan adalah:
Rata-rata permintaan selama lead time = L x AVG (2.1)
Safety stock. Safety stock digunakan untuk menjaga persediaan yang meningkat selama lead time atau dalam suatu waktu. Perhitungan safety stock menggunakan safety factor (z), standar deviasi (STD) dan lead time (L).
Sehingga rumus yang digunakan adalah:
Safety stock = z x STD x √ (2.2)
Reorder level atau reorder point (ROP). ROP merupakan titik dimana stok persediaan harus segera dilakukan pengisian kembali dengan dilakukannya proses produksi. Perhitungan ROP menggunakan rata-rata perminntaan selama lead time dan safety stock. Sehingga rumus yang digunakan adalah sebagai berikut:
Reorder point = L x AVG + z x STD x √ (2.3)
Q (jumlah kuantitas pemesanan/produksi yang dibutuhkan untuk mencapai order-up-to-level). Perhitungan Q menggunakan biaya setup produksi (K), rata-rata permintaan (AVG) dan holding cost (h). Biaya-biaya yang termasuk dalam setup cost diantaranya adalah biaya mesin yang menganggur, biaya
persiapan tenaga kerja langsung, biaya penjadwalan dan sebagainya.
Sehingga rumus yang digunakan adalah sebagai berikut:
Q =
√
(2.4)
Order-up-to-level merupakan kapasitas maksimum proses produksi yang optimal. Perhitungan order-up-to-level menggunakan kuantitas produksi yang dibutuhkan (Q) dan reorder point (ROP). Sehingga rumus yang digunakan adalah sebagai berikut:
Order-up-to-level = ROP + Q (2.5)
Gambar 2.2 Model Persediaan Continuous review Policy Sumber: Simchi-Levi, Kaminsky, & Edith Simchi-Levi (2003, p.60)
