BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

(1)

18

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Struktur Organisasi PT FIFGROUP

PT Federal International Finance (PT.FIFGROUP) merupakan anak perusahaan Group Astra yang bergerak di bidang usaha pembiayaan ritel khususnya sepeda motor Honda yang diproduksi oleh PT Astra Honda Motor, anak perusahaan PT Astra International Tbk. Sejalan dengan kemajuan usahanya, Perseroan mengembangkan usahanya di bisnis pembiayaan motor bekas Honda (FIF UMC) dan pembiayaan produk elektronik (SPEKTRA). (FIFCLUB, 2011)

FIFGROUP memiliki 182 cabang yang tersebar diseluruh Indonesia. Untuk menjangkau daerah terpencil seperti di pedesaan, cabang membangun pos-pos untuk memudahkan konsumen melakukan pembayaran. Namun pos ini tetap dibawahi dan dikontrol oleh cabang tersebut.

Setiap cabang dipimpin oleh seorang BM. Cabang dikelompokkan berdasarkan area marketing yang dipimpin oleh seorang MM dan dikelompokkan berdasarkan wilayah daerahnya yang dipimpin oleh seorang KAWIL. Misalnya cabang Jatibarang berada di area marketing Jabar 1_2 dan berada di wilayah Jawa Barat. Pembagian area marketing dan wilayah ini bertujuan agar memudahkan dalam mengatur dan mengontrol operasional cabang yang ada diseluruh Indonesia sehingga dapat meningkatkan keuntungan serta perkembangan bisnis perusahaan.

Departemen BOM yang mengatur dan mengelola operasional semua cabang yang ada di FIFGROUP agar berjalan dengan baik. Departemen ini merupakan salah satu departemen yang ada di HO dan langsung dibawahi oleh divisi BM (Branch Management).

(2)

19

Berikut ini adalah sebagian struktur organisasi FIFGROUP yang ada di HO :

Direktur Operasional

BM Division AM Division

BOM Dept Area Head Dept Credit Dept CR Dept L & R Dept

Gambar 3.1 Struktur organisasi HO

Berikut ini adalah struktur organisasi FIFGROUP yang ada di cabang :

Branch Head

CR SH 1

Credit SH CR SH 2 IGSH BSSH Rep Head LIRA SH

CPC Verifier Field CRC Field GA RI Pool Finance HRD Operation Field RPC Eksternal (PC) CPC

(3)

20

Deskripsi Pekerjaan Departemen BOM :

1. Mengatur dan mengontrol operasional cabang agar kegiatan operasional berjalan lancar

2. Melakukan penjadwalan training cabang tentang perubahan proses bisnis perusahaan

3. Mengontrol performance setiap cabang 4. Mengontrol kebutuhan operasional cabang 5. Membuat laporan data operasional cabang

6. Mengontrol dan memeriksa laporan yang diberikan cabang

Deskripsi Pekerjaan BM :

1. Mengawasi pelaksanaan operasional cabang agar kegiatan operasional berjalan lancar, aman dan terkendali sesuai peraturan yang berlaku

2. Mengawasi dan memastikan pelayanan terhadap konsumen yang datang untuk kepentingan administratif

3. Mengawasi dan memastikan pelayanan terbaik terhadap permintaan informasi layanan dari konsumen yang datang

4. Mengawasi & memonitor proses aplikasi transaksi harian kredit 5. Mengawasi dan memeriksa laporan operasional kredit

(4)

21

3.2 Sistem Berjalan

Pengajuan dan persetujuan memo BOM pada PT FIFGROUP yang saat ini masih menggunakan kertas membuat proses pengajuan memo menjadi cukup lama. Memo yang diajukan tersebut berupa login aplikasi, reset password, instalasi

software, Akses Folder, Akses Toad, Akses Internet,

Penambahan/Pemutusan/Pergantian jaringan, perbaikan/pengecekan hardware. Jika data pada memo kurang lengkap atau terdapat kesalahan, memo harus diperbaiki kembali. Selain itu, user harus menginput manual nomor memo dan harus mengetahui bagaimana format penulisan memo untuk setiap pengajuan.

Memo ini diperiksa oleh seorang BM, namun jika BM tidak ada dapat diwakilkan oleh MM dan jika MM tidak ada, dapat diwakilkan oleh seorang Kawil. Setelah diperiksa dan mendapat tanda tangan persetujuan, memo dilampirkan saat membuat tiket helpdesk ITSM. Sebelum diterima oleh tim service desk, tiket harus diperiksa dan mendapat persetujuan dari departemen BOM. Jika data tidak sesuai atau kurang lengkap, tiket dikembalikan ke pembuat tiket ITSM untuk dilengkapi.

Proses yang sedang berjalan saat ini membuat sistem berbasis web sangat dibutuhkan dan dapat membantu memudahkan proses pengajuan memo. Dengan adanya sistem ini, proses pengisian data pengajuan memo, persetujuan dari BM/MM/Kawil, persetujuan dari departemen BOM yang otomatis ter-generate menjadi tiket ITSM dapat dilakukan melalui sistem ini. Sehingga dapat membantu mempercepat proses pengajuan dan dapat menerapkan paperless karena dapat menghemat penggunaan kertas.

(5)

22 Pengajuan dan Persetujuan MEMO BOM

Service Desk BOM BM/MM/Kawil User Mulai Selesai Input kelengkapan memo Memproses inputan Memo Pengajuan Memo Pengajuan Disetujui ? Memo Pengajuan + TTD BM/MM/ Kawil Perbaiki kelengkapan memo Memo Pengajuan + TTD BM/MM/ Kawil Memo.doc Mencetak memo

Input Data di ITSM dan melampirkan memo Memproses Inputan ITSM.db Tiket ITSM Tiket ITSM Disetujui ? Tiket dikirim ke

service desk Tiket diterima Ya

Ya Tidak

Tidak

(6)

23

3.3 Rancangan Sistem Usulan

Proses pengajuan dan persetujuan memo BOM yang masih menggunakan kertas membuat sistem ini dibutuhkan. Karena dengan adanya sistem ini, proses pengisian data, persetujuan dari BM/MM/Kawil, persetujun dari departemen BOM yang otomatis ter-generate menjadi tiket ITSM dapat dilakukan melalui sistem ini. Sehingga dapat membantu mempercepat proses pengajuan dan dapat menerapkan

paperless karena menghemat penggunaan kertas.

Pengajuan dan Persetujuan MEMO BOM

Service Desk BOM BM/MM/Kawil User Mulai Input kelengkapan memo Memo.db Memproses Inputan Menampilkan data memo Memo Memo Disetujui ? Memo + approval BM/MM/ Kawil Memo + approval BM/MM/ Kawil Disetujui ? Otomatis tergenerate tiket ITSM ITSM.db Tiket ITSM Tiket ITSM Selesai Ya Tidak Ya Tidak

(7)

24

3.4 ERD (Entity Relationship Diagram)

Memo User Jabatan Cabang Bekerja di mempunyai 1 * 1 * * 1 Id_jabatan Jabatan Id_Cabang Cabang Alamat Kota No_telp NPK Nama Password Memo_no Created_date Current_position Ticket_no Note M_Nama M_NPK/NPO M_Jabatan M_Aplikasi M_IPAddress M_Cabang_pos M_TipeJaringan M_SerialNo M_AssetCode M_Keterangan Status Memo Memiliki Id_status status * Id_approve Note Approve_date Membuat 1

Mengkategorikan Jenis Memo Id_Jmemo Jenis_memo Kolom_yang_diisi Approve * 1 * * Akses Mendapat Id_akses Akses * 1 Berada di Wilayah Id_wilayah Wilayah kawil 1 * Berada di area Marketing Id_marketing Area_marketing mm 1 *

Gambar 3.5 Entity Relationship Diagram

3.5 Normalisasi

3.5.1 Bentuk Tidak Normal

Tabel 3.1. Normalisasi bentuk tidak normal

3.5.2 Bentuk Normal Pertama (1NF)

(8)

25

3.5.3 Bentuk Normal Kedua (2NF)

Tabel 3.3. Normalisasi bentuk normal kedua (2NF)

3.5.4 Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Tabel 3.4. Normalisasi bentuk normal ketiga (3NF)

3.5.5 Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF)

(9)

26

3.6 DFD (Data Flow Diagram)

3.6.1 Diagram Konteks

Sistem Informasi Pengajuan dan Persetujuan Memo BOM User Requestor

Data Memo

User Approval Memo menunggu Approval

Action Memo Revisi Memo

Informasi Memo

Laporan Memo

Gambar 3.6 Diagram Konteks

3.6.2 DFD Level 1 2.0 Persetujuan Memo 3.0 Laporan Memo 1.0 Pengajuan Memo User Requestor Memo Data Memo Data Memo Approval Memo_no Data Approval Memo_no Id_Approve Informasi Memo User Approval Memo Menunggu Approval

Laporan Memo Action Memo Revisi Memo Jabatan Cabang Id_Jabatan Id_Cabang Id_Jabatan Id_Cabang Akses Id_akses akses Gambar 3.7 DFD Level 1

(10)

27

3.7 Struktur Basis Data

3.7.1 Struktur Basis Data User

Tabel 3.6. Struktur basis data user

NO NAMA FIELD KEY JENIS LEBAR KETERANGAN

1 NPK PRIMARY KEY int 5 Nomor pegawai kantor

2 Nama varchar 50 Nama karyawan

3 Password varchar 50 Password karyawan

4 Cabang FOREIGN KEY char 4 Kode cabang karyawan 5 Jabatan FOREIGN KEY char 3 Kode jabatan karyawan

3.7.2 Struktur Basis Data Cabang

Tabel 3.7. Struktur basis data cabang

1 Id_Cabang PRIMARY KEY char 4 Kode cabang

2 Cabang varchar 25 Nama cabang

3 Alamat Text Alamat cabang

4 Kota varchar 25 Kota cabang

5 No_Telp varchar 50 No telepon cabang

6 Id_marketing FOREIGN KEY char 4 Kode area marketing 7 Id_wilayah FOREIGN KEY char 4 Kode wilayah

(11)

28

3.7.3 Struktur Basis Data Jabatan

Tabel 3.8. Struktur basis data jabatan

1 Id_Jabatan PRIMARY KEY char 3 Kode jabatan karyawan

2 Jabatan varchar 50 Jabatan karyawan

3 Akses FOREIGN KEY char 2 Akses jabatan

3.7.4 Struktur Basis Data Status

Tabel 3.9. Struktur basis data status

1 Id_Status PRIMARY KEY char 2 Kode status memo

2 Status varchar 50 Status memo

3.7.5 Struktur Basis Data Jenis Memo

Tabel 3.10. Struktur basis data jenis memo

1 Id_Jmemo PRIMARY KEY char 3 Kode jenis memo

2 Jenis Memo varchar 100 Jenis memo

3 Kolom_yang_diisi varchar 100 Kolom yang harus diisi

3.7.6 Struktur Basis Data Approve

Tabel 3.11. Struktur basis data approve

1 Id_Approve PRIMARY KEY varchar 30 Kode History Approval memo

2 Memo_no FOREIGN KEY varchar 30 Nomor memo

3 Approve_by FOREIGN KEY char 5 Nomor pegawai kantor

4 Note varchar 255 Catatan approval

(12)

29

3.7.7 Struktur Basis Data Memo

Tabel 3.12. Struktur basis data memo

1 Memo_no PRIMARY KEY varchar 50 Nomor memo

2 NPK FOREIGN KEY char 5 Nomor pegawai kantor

3 Id_Status FOREIGN KEY char 2 Kode status memo

4 Id_Jmemo FOREIGN KEY char 3 Kode jenis memo

5 Id_cabang FOREIGN KEY char 4 Kode cabang memo

6 Create_date Date Tanggal pembutan memo

7 Current_Position char 5 Pegawai yang melakukan

approval

8 Ticket_no varchar 25 No tiket itsm

9 Note text Catatan keseluruhan memo

10 M_Nama varchar 50 Pengisian nama di form memo

11 M_NPK/NPO char 5 Pengisian NPK/NPO diform

memo

12 M_Jabatan varchar 50 Pengisian jabatan diform memo

13 M_Aplikasi varchar 50 Pengisian aplikasi diform

memo

14 M_IPAddress varchar 50 Pengisian IP address diform

memo

15 M_Cabang/Pos varchar 50 Pengisian nama cabang /POS

diform memo

16 M_TipeJaringan varchar 50 Pengisian jenis jaringan diform

memo

17 M_SerialNo varchar 50 Pengisian serial no Hardware

diform memo

18 M_AssetCode varchar 50 Pengisian Asset Code diform

memo

19 M_Keterangan Text Pengisian keterangan diform

(13)

30

3.7.8 Struktur Basis Data Akses

Tabel 3.13. Struktur basis data akses

1 Id_akses PRIMARY KEY char 2 Kode akses sistem

2 Akses varchar 25 Akses sistem user

3.7.9 Struktur Basis Data Wilayah

Tabel 3.14. Struktur basis data wilayah

1 Id_wilayah PRIMARY KEY

char 4 Kode Wilayah Cabang

2 Wilayah varchar 50 Nama wilayah cabang

3 Kawil char 5 NPK sebagai kepala

wilayah

3.7.10 Struktur Basis Data Marketing

Tabel 3.15. Struktur basis data akses

1 Id_marketing PRIMARY KEY

char 4 Kode marketing cabang

2 Area_marketing varchar 50 Area marketing

3 MM Char 5 NPK sebagai

(14)

31

3.8 Rancangan Layar

3.8.1 Rancangan Layar Halaman Utama

Gambar 3.8 Rancangan Layar Halaman Utama

3.8.2 Rancangan Layar Halaman Setelah Login

Gambar 3.9 Rancangan Layar Halaman Setelah login

Header

Login

Footer

(15)

32

3.8.3 Rancangan Layar Halaman Pengajuan Memo

Gambar 3.10 Rancangan Layar Halaman Pengajuan Memo

Header Menu

Form Pengajuan Memo

Memo no : generate otomatis IP Address :

Jenis Memo : Cabang/POS* : harus diisi

Nama* : harus diisi Tipe/Jaringan : NPK/NPO* : harus diisi Serial No : Jabatan * : harus diisi Asset Code : Aplikasi :

Note : ::

Keterangan :

*Keterangan Pengisian Memo

Footer

Simpan Batal --Pilih--

(16)

33

3.8.4 Rancangan Layar Halaman Persetujuan Memo

Gambar 3.11 Rancangan Layar Halaman Persetujuan Memo

Keterangan :

Tombol Approve : berfungsi untuk menyetujui memo

Tombol Revise : berfungsi untuk mengembalikan memo untuk di perbaiki

Tombol Reject : berfungsi untuk menolak menyetujui memo

Detail Memo : sebagai informasi umum memo yang diajukan

Deskripsi Memo : sebagai informasi isi dari memo yang diajukan

Header Menu

Memo Persetujuan

Footer

Detail Memo Deskripsi Memo

Approve

Reject Revise

Note approve

(17)

34

3.9 Rancangan Menu Sistem

Hak akses pengguna sistem ini adalah Admin (karyawan departemen BOM), BM/MM/Kawil dan User (karyawan cabang).

1. Hak Akses Admin/BOM

Tabel 3.16 Menu Akses Admin/BOM

No Menu Approve Lihat Input Ubah Hapus Cari

1 Memo   - - -  2 User -      3 Jenis Memo -     - 4 Cabang -      5 Jabatan -      6 Akses -     - 7 Status Memo -     - 8 Laporan -  - - -  9 Marketing -      10 Wilayah -      11 Ubah Password -  -  - -

(18)

35

2. Hak Akses BM/MM/Kawil

Tabel 3.17 Menu Akses BM/MM/Kawil

1 Persetujuan Memo   - - - - 2 User -  - - -  3 Jenis Memo -  - - - - 4 Cabang -  - - -  5 Status Memo -  - - - - 6 Ubah Password -  -  - -

3. Hak Akses Requestor

Tabel 3.18 Menu Akses Requestor

1 Monitoring Memo -  -  - - 2 Pengajuan Memo -   - - - 3 User -  - - -  4 Jenis Memo -  - - - - 5 Cabang -  - - -  6 Status Memo -  - - - - 7 Ubah Password -  -  - -