MATERI INTI 6
TEKNIK AUDIT INTERNAL
I. Deskripsi Singkat
Seiring dengan kemajuan iptek dan tuntutan pelayanan masyarakat, dari waktu waktu ke waktu dituntut upaya peningkatan mutu pelayanan yang berkesinambungan di Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.
Salah satu upaya peningkatan mutu yang berkesinambungan yang harus dilaksanakan di FKTP adalah kegiatan Audit Internal.
Tujuan dilakukannya Audit Internal adalah Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan.
Audit internal juga dilakukan untuk membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi.
Audit Internal memberikan manfaat bagi seluruh stakeholders organisasi, mulai dari Pimpinan, Karyawan, Pengelola mutu, rekanan dan masyarakat, sampai manfaat/ keuntungan bagi auditor sendiri.
II. Tujuan Pembelajaran
a. Tujuan Pembelajaran Umum
Setelah pembahasan materi ini peserta mampu melakukan audit internal.
b. Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mengikuti materi ini Peserta mampu:
1. Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah audit internal. 2. Menyusun rencana audit internal.
3. Menyusun check-list audit internal. 4. Melakukan audit dan verifikasi audit.
III. Pokok Bahasan dan/ atau Sub Pokok Bahasan
1. Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah audit internal, 2. Menyusun rencana audit internal,
3. Menyusun check-list audit internal, 4. Melakukan audit dan verifikasi audit.
IV. Bahan Belajar
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 – 2008.
V. Langkah-langkah Kegiatan Pembelajaran
Langkah 1. Pengkondisian peserta
a. Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Apabila belum pernah menyampaikan sesi di kelas, mulailah dengan perkenalan. Perkenalkan diri dengan nama lengkap, instansi tempat bekerja dan materi yang akan disampaikan.
b. Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan disampaikan, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang.
Langkah 2. Penyampaian materi
Fasilitator menyampaikan paparan seluruh materi sesuai urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang. Fasilitator menyampaikan materi dengan metode ceramah, diskusi dan tanya jawab. Langkah 3. Rangkuman dan Kesimpulan
a. Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran.
b. Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi yang disampaikan.
c. Fasilitator membuat kesimpulan.
VI. Uraian Singkat PENGERTIAN AUDIT
Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi secara sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antara standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di lapangan.
Audit merupakan proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.
Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit berdasarkan standar yang digunakan dalam penilaian audit.
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi.
JENIS AUDIT
a. Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai temuan. Disebut audit pihak pertama.
Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia.
b. Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan
audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas).
AUDITOR INTERNAL
Auditor internal hendaknya:
a. Menjadi katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya: Memberdayakan sistem mutu
Mengamankan kebijakan mutu
b. Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan.
c. Jangan sampai bekerja asal-asalan dan temuan dianggap tidak berbobot.
10 ESENSI DARI AUDIT
Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak yang diaudit).
Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien.
Dilakukan dengan azas manfaat. Dilakukan secara objektif.
Berpijak pada fakta dan kebenaran.
Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis. Bermuara pada pengambilan keputusan.
Dilaksanakan berdasar standar/ kriteria tertentu. Merupakan kegiatan berulang.
Menghasilkan laporan.
Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan.
AKTIVITAS AUDIT
Memastikan (konfirmasi dan verifikasi) Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara: Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee (yang di-audit) Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survei Menganalisis data
MANFAAT AUDIT
Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi.
Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.
Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit.
BUKTI AUDIT
Rekaman
Pernyataan fakta atau
Informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
TEMUAN AUDIT
Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit. Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.
TUJUAN AUDIT INTERNAL
Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi.
DASAR PENETAPAN TUJUAN AUDIT INTERNAL
Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi Rencana pengembangan pelayanan
Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Bagi pucuk pimpinan
Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang.
Bagi unit operasional
Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil langkah-langkah perbaikan.
Bagi unit pengelola mutu
Membantu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun hasil.
Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis.
Manfaat bagi auditor
Proses pembelajaran dan pertumbuhan.
Bagi pelanggan
Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidakpuasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai.
Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan.
KOMPETENSI AUDITOR:
Paham prosedur audit, metode, dan perangkat audit Mengaplikasikan prosedur, metode, dan perangkat audit Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahan Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan,
observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsip Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
Menyimpulkan tingkat kecukupan/ kesesuaian terhadap bukti-bukti objektif
Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian Teknik sampling
Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja Menyiapkan laporan
Menjaga kerahasiaan informasi Komunikasi
TAHAPAN AUDIT INTERNAL:
Tahap I: penyusunan rencana audit; menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadwal audit, dan menyiapkan instrumen audit.
Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/ kriteria tertentu.
Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit.
PERENCANAAN AUDIT INTERNAL, meliputi:
Tujuan audit internal, contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan standar kinerja.
Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit. Objek audit: apa saja yang perlu diaudit.
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan.
Metode audit: komunikasi interaksi secara langsung, metode survei, dan sebagainya.
Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit.
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan.
PENGUMPULAN DATA
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metode:
Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee Meminta peragaan oleh auditee
Memeriksa dan menelaah dokumen
Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik Mencari bukti-bukti
Melakukan pemeriksaan silang Mencari informasi dari sumber luar Menganalisis data dan informasi Menarik kesimpulan
Memberikan rekomendasi
Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan.
Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan dan menyusun rencana perbaikan.
LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL
a. Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/ FKTP dan kepada unit yang diaudit.
b. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen: Hasil audit
Tindak lanjut yang telah dilakukan Kendala pada waktu perbaikan
LAPORAN AUDIT
Sistematika Laporan Audit adalah sebagai berikut: I. Latar Belakang
II. Tujuan audit III. Lingkup audit IV. Objek audit
V. Standar/ kriteria yang digunakan VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan
TINDAK LANJUT AUDIT
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/ FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
INSTRUMEN AUDIT INTERNAL
Jadwal Audit Internal Tahun 2016 No dok: Status revisi:0 Tgl berlaku:1 Januari 2016 Halaman:
diaudit n b r r i n s t t v s 1.Gudang obat 2. Apotik 3. IGD 4.Kamar Bersalin 5.Pustu/Pos kesri 26 27 28 29 30 25 26 27 28 29 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27
CONTOH FORM RENCANA AUDIT
No. Unit/sasaran audit Auditor Kegiatan/pro ses yang diaudit Standar/ kriteria yang digunakan Tanggal audit I Tanggal audit II 1 Gudang Obat A & B SOP penyediaan dan penggunaan obat Daftar Checklist sesuai dengan SOP yang telah dibuat 26-1-2016 25-4-2016
2 Apotik A & B SOP
penyediaan dan penggunaan obat Daftar Checklist sesuai dengan SOP yang telah dibuat 27-1-2016 26-4-2016
3 IGD A & B SOP
penyediaan dan penggunaan obat Daftar Checklist sesuai dengan SOP yang telah dibuat 28-1-2016 27-4-2016 4 Kamar Bersalin A & B SOP penyediaan dan Daftar Checklist sesuai 29-1-2016 28-4-2016
penggunaan obat dengan SOP yang telah dibuat 5 Pustu/Poske sri A & B SOP penyediaan dan penggunaan obat Daftar Checklist sesuai dengan SOP yang telah dibuat 30-1-2016 29-4-2016
CONTOH FORM INSTRUMEN AUDIT No . Standar/Kriteri a audit Daftar pertanya an Fakta Temuan audit Rekomen dasi
FORM RINGKASAN TEMUAN AUDIT DAN RENCANA TINDAK LANJUT
Form Ringkasan Temuan Audit dan
Rencana Tindak Lanjut
Unit yang diperiksa: Tanggal pemeriksaan: No dok: Status Revisi: Tgl berlaku: Halaman N o Uraian Ketida k Bukti -bukti Ketidak sesuaia n thd Standar/ Kriteria yang Anali sis Tindak an perbaik Tindaka n pencega Waktu penye lesaia
sesuai an objek tif standar/ instsru men digunaka n an han n
Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Audite
_________________ ________________
VII. Referensi
1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 – 2008.
