Diklat PIM IV pimp4PKT

(1)

MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

(2)

Hak Cipta Pada : Lembaga Administrasi Negara Edisi Tahun 2008

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10 Jakarta 10110

Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800188

Pola Kerja Terpadu

Jakarta – LAN – 2008 74 hlm: 15 x 21 cm

(3)

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA

SAMBUTAN

Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian menegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional, diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensi kepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural Eselon IV baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabat struktural yang berada pada posisi paling depan atau ujung tombak, pejabat struktural eselon IV memainkan peran yang sangat penting karena bertanggung jawab dalam mensukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatan secara langsung, sehingga buah karyanya dapat dirasakan secara langsung oleh masyarakat.

Untuk mempercepat upaya peningkatan kompetensi tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV. Dengan kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV dapat lebih ditingkatkan sehingga kebutuhan akan pejabat struktural eselon IV yang profesional dapat terpenuhi. Agar penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV menghasilkan alumni dengan kualitas yang sama, walaupun diselenggarakan dan diproses oleh Lembaga Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) yang berbeda, maka LAN menerapkan kebijakan standarisasi program Diklatpim Tingkat IV. Proses standarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat,

mulai dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran sampai pada pengadministrasian penyelenggaranya. Dengan proses standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin.

Salah satu unsur penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV yang mengalami proses standarisasi adalah modul untuk para peserta (participants’ book). Disadari sejak modul-modul tersebut diterbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasional pemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsep dan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan. Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secara menyeluruh terhadap modul-modul Diklatpim Tingkat IV ini.

Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yang telah mengalami penyempurnaan ini, dan mengharapkan agar peserta Diklatpim Tingkat IV dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesama peserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung. Semoga modul hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya.

Kepada Drs. Pitoyo, MA dan Drs. Djoenaedi Tamim selaku penulis serta seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami ucapkan terima kasih atas kesungguhan dan dedikasinya.

.

Jakarta, Juli 2008

KEPALA

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA

(4)

KATA PENGANTAR

Sejalan dengan upaya mewujudkan Pegawai Negeri Sipil yang profesional melalui jalur pendidikan dan pelatihan (Diklat), pembinaan Diklat khususnya Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV ke arah Diklat berbasis kompetensi, terus dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil. Salah satu upaya pembinaan yang telah ditempuh adalah melalui penerbitan modul Diklat.

Kehadiran modul Diklatpim Tingkat IV ini memiliki nilai strategis karena menjadi acuan dalam proses pembelajaran, sehingga kebijakan pembinaan Diklat yang berupa standarisasi penyelenggaraan Diklat dapat diwujudkan. Oleh karena itu, modul ini dapat membantu widyaiswara atau fasilitator Diklat dalam mendisain pengajaran yang akan disampaikan kepada peserta Diklat; membantu pengelola dan penyelenggara Diklat dalam penyelenggaraan Diklat; dan membantu peserta Diklat dalam mengikuti proses pembelajaran. Untuk maksud inilah maka dilakukan penyempurnaan terhadap keseluruhan modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV yang meliputi substansi dan format.

Disadari bahwa perkembangan lingkungan strategis berlangsung lebih cepat khususnya terhadap dinamika peraturan perundangan yang diterbitkan dalam rangka perbaikan sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, maka kualitas modul terutama kesesuaian isi dengan kebijakan yang berkembang perlu terus dipantau dan disesuaikan manakala terdapat hal-hal yang sudah tidak relevan lagi. Sehubungan dengan hal ini, modul ini dapat pula dipandang sebagai bahan minimal Diklat, dalam artian bahwa setelah substansinya disesuaikan dengan perkembangan yang ada, maka dapat dikembangkan selama relevan dengan hasil belajar yang akan dicapai dalam modul ini. Oleh karena itu, kami harapkan bahwa dalam rangka menjaga kualitas modul ini, peranan widyaiswara termasuk

vi

peserta Diklat juga dibutuhkan. Kongkritnya, widyaiswara dapat melakukan penyesuaian dan pengembangan terhadap isi modul, sedangkan peserta Diklat dapat memperluas bacaan yang relevan dengan modul ini, sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung dinamis, interaktif dan aktual.

Selamat memanfaatkan modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV ini. Semoga melalui modul ini, kompetensi kepemimpinan bagi peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dapat tercapai.

Jakarta, Juli 2008

DEPUTI BIDANG PEMBINAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

APARATUR

(5)

DAFTAR ISI

SAMBUTAN ... iii

KATA PENGANTAR... v

DAFTAR ISI ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang... 1

B. Deskripsi Singkat... 4

C. Hasil Belajar ... 4

D. Indikator Hasil Belajar ... 5

E. Materi Pokok ... 5

F. Manfaat... 6

BAB II MANAJEMEN, POLA KERJA TERPADU DAN PENTAHAPANNYA... 7

A. Pengertian Manajemen ... 7

B. Pola Kerja Terpadu... 11

C. Pentahapan Pola Kerja Terpadu ... 16

D. Latihan... 18

E. Rangkuman... 18

BAB III MEMILIH, MENETAPKAN DAN MEMVALIDASI SASARAN... 21

A. Memilih Sasaran ... 21

B. Menetapkan Sasaran ... 28

C. Memvalidasi Sasaran ... 30

D. Latihan dan Diskusi Kelompok ... 48

E. Rangkuman ... 49

BAB IV MEWUJUDKAN SASARAN DAN MENGENDALIKAN KEGIATAN ... 50

A. Mewujudkan Sasaran... 50

B. Mengendalikan Kegiatan ... 55

C. Latihan ... 60

D Rangkuman ... 61

BAB V PENUTUP... 63

A. Simpulan ... 63

B. Tindak Lanjut... 63

DAFTAR PUSTAKA... 64

(6)

(7)

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang

Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai unsur utama aparatur pemerintah yang mempunyai peranan yang strategis dalam menentukan keberhasilan penyelenggaraan pemerintah, pembangunan dan pelayanan masyarakat yang bertanggung jawab, profesional, jujur, adil, efisien dan efektif dilandasi Pancasila.

Sosok PNS yang mampu memainkan peran tersebut adalah PNS yang mempunyai kompetensi yang diindikasikan dari sikap dan perilaku yang penuh dengan kesetiaan dan ketaatan kepada negara, bermoral dan bermental baik, profesional, sadar akan tanggung jawabnya sebagai pelayan publik, serta mampu menjadi perekat persatuan, dan kesatuan bangsa dan negara.

Kelancaran penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan sangat tergantung pada kesempurnaan Pegawai Negeri Sipil. Dalam rangka mencapai tujuan pembangunan nasional yang adil, mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, makmur, bermoral tinggi diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang merupakan unsur aparatur pemerintah yang bertugas sebagai abdi masyarakat secara adil, efisien dan efektif dengan dilandasi kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila dan UUD 1945.

Rasanya telah menjadi fakta umum, termasuk dalam lingkup birokrasi, bahwa pelaksanaan suatu kegiatan tidak terlebih dahulu dibuat perencanaannya secara terinci sehingga menjadi tumpang-tindih, kurang koordinasi, komunikasi antar pelaksana kurang efektif, kurang motivasi, kurang transparan, kurang ketelitian, kurang memahami tugasnya dan saling melempar tanggung jawab. Alasan-alasan yang dikemukakan oleh pimpinan karena kurang baiknya hasil pelaksanaan tugas sering dilemparkan kepada staf seperti kurang trampil, malas, bekerja seenaknya, menunggu perintah, kurang disiplin dst. Sebaliknya staf juga menyalahkan pimpinan yang perintahnya tidak jelas, tidak mau mendengar pendapat staf, sering marah-marah dst.

Teori-teori tentang koordinasi, komunikasi kepemimpinan, pengawasan, pemantauan, evaluasi sampai dengan feedback telah dipelajari, baik dalam pendidikan dan pelatihan struktural maupun dalam pendidikan dan pelatihan fungsional. Namun demikian “perwujudan” dari pemahaman teori-teori tersebut belum dapat digambarkan secara jelas. Hambatan-hambatan pelaksanaan tugas tersebut di atas perlu segera diatasi agar aparatur pemerintah dapat melaksanakan tugasnya seperti diharapkan oleh masyarakat.

(8)

Modul Diklatpim Tingkat IV 3 dengan jelas manifestasi dari teori-teori di atas. PKT mencoba mewujudkan teori-teori administrasi dan manajemen di atas menjadi “kenyataan berwujud”, yaitu dalam bentuk rangkaian alur perencanaan yang dihimpun berupa “Matriks”. Prinsip

Good Governance antara lain pemberdayaan, partisipasi mayarakat (stake holders), disentralisasi, output oriented etika, moralitas dengan profesionalisme aparatur pemerintah telah tersirat dalam PKT.

Setelah tahu salah satu fungsi manajemen adalah perencanaan yang dikemukakan oleh beberapa ilmuwan, memberi pengertian sebagai berikut:

1) Perencanaan adalah persiapan yang teratur dari setiap usaha untuk mewujudkan atau mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pengertian perencanaan yang dirumuskan seperti diatas, adalah didasarkan pada sudut pandang bahwa kegiatan menyusun rencana, dilakukan dalam setiap waktu yang tertentu yang dilakukan secara teratur dan terus-menerus. 2) Perencanaan adalah seluruh proses kegiatan pemikiran dan

penentuan secara matang untuk menentukan hal-hal yang akan dilaksanakan atau dikerjakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Di dalam rangkaian alur perencanaan itulah tercermin pelaksanaan pekerjaan yang terkoordinasi, komunikatif, transparan, tersirat motivasi, disiplin, penanggung jawab bahkan penanggung-gugat yang akuntabel.

4 Pola Kerja Terpadu

Dengan demikian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang dituangkan dalam PKT akan mengatasi masalah-masalah koordinasi dsb. PKT menunjukkan rencana kegiatan yang “transparan” dengan ciri “Siabidiba” nya, maka teknik ini sesuai dengan Era Reformasi yang justru menghendaki transparansi, keterbukaan dan akuntabilitas.

Dalam Pasal 31 Undang-undang No. 43 tahun 1999, disebutkan bahwa untuk mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya diadakan pengaturan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan jabatan PNS antara lain bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, pengabdian, mutu, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku. Sedangkan sasaran Diklat adalah terwujudnya Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan persyaratan jabatan masing-masing.

B.

Deskripsi Singkat

Mata diklat ini menjelaskan tentang penyusunan rencana kerja secara terpadu.

C.

Hasil Belajar

(9)

D.

Indikator Hasil Belajar

Indikator-indikator hasil belajar adalah:

1. Peserta mampu menjelaskan pengertian manajemen dan fungsi-fungsi manajemen.

2. Peserta mampu menjelaskan pengertian Pola Kerja Terpadu, Tujuan Pola Kerja Terpadu.

3. Peserta mampu menjelaskan proses manusiawi dan non manusiawi.

4. Peserta mampu menjelaskan Unsur-unsur dan Prinsip Pola Kerja Terpadu.

5. Peserta mampu menjelaskan teknik-teknik memilih dan menetapkan sasaran.

6. Peserta mampu menjelaskan teknik memvalidasi sasaran. 7. Peserta mampu menjelaskan teknik mewujudkan sasaran. 8. Peserta mampu menjelaskan bagaimana mengendalikan

kegiatan.

E.

Materi Pokok

Materi pokok yang dibahas dalam modul ini adalah:

1. Peserta Pola Kerja Terpadu;

2. Unsur-unsur dasar dan prinsip-prinsip pola kerja terpadu; 3. Tahapan proses manajerial;

4. Teknik memilih dan menetapkan sasaran; 5. Teknik memvalidasikan sasaran;

6. Teknik mewujudkan sasaran; 7. Teknik pengendalian kegiatan.

F.

Manfaat

(10)

BAB II

MANAJEMEN, POLA KERJA TERPADU

DAN PENTAHAPANNYA

A.

Pengertian Manajemen

Kehidupan manusia makin lama makin maju dan berkembang seperti yang dapat kita lihat sekarang ini, tetapi di samping itu masalah-masalah hidup/sosial yang dihadapi juga makin kompleks. Karena kehidupan manusia makin maju, kebutuhan hidup manusia untuk dapat mempertahankan hidupnya dan mengembangkan kehidupannya makin banyak dan kompleks, sedang kemampuan yang dimiliki antara manusia yang satu dengan yang lain tidak sama dan terbatas, sehingga masalah-masalah hidup yang dihadapi juga makin banyak dan kompleks, apa lagi bagi manusia yang kurang/tidak mempunyai kemampuan dan ketrampilan maka akan timbul masalah-masalah sosial yang makin kompleks dalam kehidupan manusia modern sekarang ini. Organisasi alat dari pada administration (administrasi) dalam mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan ini organisasi sebagai segi yang statis harus digerakkan dengan suatu proses yang dinamis. Proses yang dinamis ini lazim disebut dengan istilah manajemen. Jumlah anggota manajemen

Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan mampu dan dapat memahami Pengertian Menajemen,

Fungsi-fungsi manajemen, Pola Kerja Terpadu, Pentahapan Pola Kerja Terpadu.

sudah tentu sesuai dengan besar kecilnya organisasi serta struktur dari pada organisasi.

Manajemen merupakan serangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan, mengembangkan terhadap segala upaya di dalam mengatur dan mendayagunakan Sumber Daya Manusia, sarana dan prasarana untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan serta evaluasinya.

Dalam kaitan melaksanakan fungsi manajemen tersebut di atas, sesungguhnya manajemen adalah suatu proses manusia dimana hubungan antara manajer dan staf adalah setara sebagai manusia dan walaupun mempunyai posisi, peran dan fungsi yang berbeda, mereka merupakan satu kesatuan untuk mencapai sasaran yang ditentukan.

Manajemen dibutuhkan dan diperlukan untuk semua kegiatan yang diorganisir dan dalam semua bentuk kegiatan organisasi, dimana ada orang bekerjasama di dalam mencapai suatu tujuan disitulah manajemen diperlukan dan dibutuhkan. Macam dan bentuk dari organisasi sebenarnya sama dalam menjalankan manajemennya (dalam hal ini fungsi manajemen), karena fungsi manajemen sifatnya adalah universal.

(11)

Pada hakekatnya manajemen berfungsi untuk melaksanakan dalam rangkaian pencapaian tujuan yang telah ditentukan harus ada manajemen yang tepat, yaitu dengan jalan mengadakan rangkaiaan usaha-usaha yang rasional yang biasa disebut dengan fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan serta penilaian. Penilaian adalah suatu proses atau rangkaian kegiatan pengukuran dan pembandingan dari hasil pelaksanaan rencana yang telah dicapai dalam pelaksanaan rencana yang telah selesai dilaksanakan dengan hasil atau sasaran telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu penilaian sebagai suatu proses pengukuran dan perbandingan dengan hasil-hasil pekerjaan yang nyatanya dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai. Penilaian itu suatu proses yang harus dijalankan secara terus-menerus.

Dengan melakukan fungsi penilaian dalam setiap akhir pelaksanaan rencana, akan dapat diketahui keberhasilan suatu pelaksanaan rencana, hal ini karena dapat diketahuinya keberhasilan suatu pelaksanaan rencana dapat mencapai sasaran, target, dan tujuan yang telah ditetapkan akan dapat mendukung dan menjamin kemajuan, eksistensi, dan kemajuan suatu organisasi. Karena hanya dengan mencapai keberhasilan suatu organisasi dapat mencapai sasaran, target, dan tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif, suatu organisasi dapat mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya/kehidupan-nya.

Perencanaan yang dirumuskan di atas, adalah didasarkan dari sudut pandang atau penglihatan, bahwa untuk menyusun suatu rencana diperlukan tenaga-tenaga yang ahli yang menguasai dan mengerti permasalahan-permasalahannya, mengerti teori-teorinya, metodanya dan teknik-tekniknya, dan disamping itu juga untuk menyusun rencana yang luas.

Rencana yang telah disusun dan ditetapkan mempunyai arti penting dalam rangka usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pentingnya rencana dapat dikemukakan sebagai berikut:

1. Dapat membantu mempermudah bagi seorang pimpinan organisasi/pejabat struktural dalam rangka memimpin atau menggerakkan dan mengarahkan para tenaga pelaksana dan tenaga fungsional di dalam organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan operasional sesuai dengan rencana. 2. Dapat membantu mempermudah bagi para pejabat struktural

dan para tenaga pelaksana dan tenaga fungsional perlu mengetahui dan mengerti dengan jelas mengenai rencana kerja yaitu:

a. apa yang harus dikerjakan/dilakukan,

b. apa yang harus dicapai/dihasilkan (tujuan, sasaran, dan target),

c. apa sumber fasilitas (dana, sarana dan prasarana) yang dapat digunakan,

d. kapan waktu pelaksanaan rencana (program-program kerja dan dana),

(12)

Modul Diklatpim Tingkat IV 11 f. bagaimana, cara atau metoda kerjanya untuk

melaksanakan rencana (sistem, prosedur, teknik-teknik, dan lain-lain),

B.

Pola Kerja Terpadu

1. Pengertian

Pola Kerja Terpadu adalah suatu alat kerja berupa perencanaan yang operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan secara bersama antara stakeholders, (pihak-pihak yang berkaitan).

2. Tujuan Pola Kerja Terpadu

a. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan aparatur pemerintah, untuk menerapkan Pola Kerja Terpadu di seluruh unit kerja.

b. Membangun kerja sama dengan unit terkait, baik dalam organisasi maupun di luar organisasi untuk meningkatkan kinerja unit organisasinya.

c. Mengoperasikan sistem dan prosedur kerja yang berkaitan dengan pelaksanaan kebijakan dan tugas pokok instansi. d. Menerapkan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang

tepat dan pengawasan yang ketat.

e. Meningkatkan produktivitas kerja bagi instansi yang melaksanakan Pola Kerja Terpadu.

f. Menghindarkan penyimpangan, penyelewengan, penyalahgunaan wewenang maupun korupsi.

3. Manajemen Sebagai Proses Manusiawi dan Proses Analitika

a. Manajemen Sebagai Proses Manusiawi

Bahwa manajemen pada hakekatnya adalah proses kerjasama yang dinamis mengenai kemampuan, pengetahuan serta keterampilan untuk memperoleh hasil secara efektif, dengan orang lain.

Aliran Behaviourisme berpendapat bahwa titik sentral kegiatan manajemen dalam organisasi bukan terletak pada struktur formalnya, akan tetapi pada manusianya. Keberhasilan atau kegagalan manajemen sebagian terbesar ditentukan oleh kemampuan, pengetahuan dan keterampilan seseorang untuk memahami dan bekerja sama dengan orang lain.

Memahami orang lain secara manusiawi berarti bahwa didalam hubungan antar pribadi dalam organisasi harus menganggap dan memperlakukan orang lain dalam Posisi "setara" sebagai manusia yang memiliki peran, fungsi dan tanggung jawab yang berbeda.

(13)

kekurangannya masing-masing. Kesemuanya itu harus diperhitungkan dan diseimbangkan secara komplementer dalam melibatkan mereka ke dalam kegiatan organisasi agar setiap orang dapat memberikan sumbangan secara maksimal dalam rangka mewujudkan sasaran organisasi.

Proses manusiawi berisi kegiatan yang menyangkut empat aspek yang ada dalam diri seseorang yang menitik beratkan kepada perilaku sebagai berikut:

1) Perilaku kepemimpinan;

2) Perilaku individu dalam kelompok; 3) Perilaku komunikasi;

4) Perilaku pengambilan keputusan;

b. Manajemen Sebagai Proses Analitika

Di samping proses manusiawi masih diperlukan juga adanya proses analitika yang menggunakan logika, karena bagaimanapun juga proses analitika merupakan alat untuk menentukan suatu proses manajemen.

Proses analitika terdiri atas 4 (empat) tahap sebagai berikut : 1) Menentukan Masalah;

2) Mencari Alternatif Pemecahan; 3) Memilih dan Menguji Alternatif; 4) Mencoba Penyelesaian.

4. Unsur dan Prinsip Pola Kerja Terpadu a. Unsur PKT terdiri atas:

1) Manusia dan analitika; 2) Sasaran;

3) Kegiatan mewujudkan sasaran; 4) Pokok Kerja;

5) Matriks Rincian Kerja; 6) Uraian Paket Kerja; 7) Rekapitulasi Biaya; 8) Penjadwalan; 9) Pengendalian. b. Prinsip PKT terdiri atas:

1) Kebersamaan, artinya penyusunan PKT dikerjakan bersama-sama antara atasan dan bawahan, antara pimpinan dan staf serta instansi yang terkait. Prinsip ini akan mempermudah pelaksanaan rencana tersebut karena mereka yang terlibat secara bersama-sama ikut menyusun. 2) Disiplin, dalam lingkup yang luas, artinya bukan hanya disiplin waktu penyelesaian tugas saja, tetapi melaksanakan disiplin untuk mencapai kualitas dan kuantitas pekerjaan yang telah ditetapkan termasuk disiplin penggunaan biaya yang telah disediakan.

3) Kepastian, artinya segala hal yang telah dituangkan dalam

"rencana" pasti dapat dilaksanakan dengan tepat karena sudah terukur dan dipertimbangkan secara matang dari segala sumber.

(14)

Modul Diklatpim Tingkat IV 15 pelaksanaannya. Tiap orang dapat melihat dan mengikuti jalannya kegiatan, apakah sesuai dengan perincian tugasnya atau tidak, sehingga tiap orang dapat menilai keberhasilan atau kegagalannya.

5) Pembagian tugas dan tanggung jawab, berarti tiap orang yang terlibat dalam kegiatan mewujudkan sasaran mempunyai tugas sendiri-sendiri yang terperinci dan jelas, sehingga tidak terjadi tumpang-tindih, melampaui batas kewenangannya dst. Demikian pula tanggung jawab dibagi dengan jelas sehingga kalau terjadi penyimpangan atau kegagalan, maka mudah dicari siapa yang bertanggung jawab atas kegagalan tersebut.

6) Koordinasi, artinya meskipun masing-masing orang mempunyai tugasnya sendiri-sendiri, namun mereka tidak saling bertabrakan satu sama lain. Meskipun suatu pekerjaan akan berdampak kepada pekerjaan lain yang dikerjakan oleh orang lain. Namun mereka akan berjalan serasi mengarah kepada terwujudnya sasaran. Dengan demikian akan selalu terjadi keseimbangan dan langkah-langkah yang diketahui bersama, sampai dimana teman sekerja telah menyelesaikan tugasnya.

7) Komunikasi, artinya setiap tindakan harus diberitahukan kepada pelaksana lain, agar saling mengetahui sampai dimana kemajuan pelaksanaan tugas masing-masing, yang sedang atau telah diselesaikan.

8) Motivasi mengandung arti bahwa pelaksana tugas pekerjaan harus memiliki semangat tinggi untuk melaksanakan tugasnya sebaik-baiknya. Motivasi seperti

itu diwujudkan antara lain dengan mencatumkan nama pelaksana dalam "Matriks Rincian Kerja" maupun dalam Perincian Paket Kerja.

9) Pengawasan Melekat mengandung arti bahwa selain pelaksana dapat mengawasi dirinya sendiri dalam melakukan tugasnya, mereka sendiri juga dapat mengukur kemampuannya dalam menyelesaikan tugasnya karena tugas tiap pelaksana sudah ditulis secara rinci, maka yang sesungguh-nya diawasi adalah "proses pekerjaan"

seseorang dan dirinya sendiri.

10) Akuntabilitas, berarti proses pelaksanaan pekerjaan dan hasilnya dapat diper-tanggungjawabkan kepada pimpinan maupun kepada masyarakat. Oleh karena itu tiap pekerjaan itu sukses atau gagal perlu diberi penjelasan sesuai dengan ukuran-ukurannya sendiri.

C.

Pentahapan Pola Kerja Terpadu

Menurut Pola Kerja Terpadu agar setiap usaha mencapai efisiensi dan efektititas perlu dipastikan dahulu sasarannya sebelum usaha atau kegiatan dilakukan. Adapun sasarannya dipilih diantara berbagai alternatif atas dasar pertimbangan yang terlihat dari kondisi, situasi, dan sumber-sumber yang tersedia.

(15)

menjadwalkan, dan memantau kegiatan dan lain-lain untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan.

Salah satu kunci untuk membuat sasaran menjadi efektif perlu dioperasionalkan melalui tahap-tahap proses Pola Kerja Terpadu. Langkah yang penting dalam melaksanakan berhasilnya Pola Kerja Terpadu adalah mengubah suatu sasaran yang dinyatakan secara formal menjadi suatu pemyataan yang mengikat. Hal ini mencakup penentuan validitas sasaran, sehingga sasaran itu menjadi sebuah sistem motivasi yang memfokuskan semua usaha dan menikmati hasil yang telah dicapai secara bersama.

Pola Kerja Terpadu merupakan suatu rangkaian proses yang terdiri dari 5 (lima) tahap, yaitu:

1. Memilih sasaran. 2. Menetapkan sasaran. 3. Memvalidasikan sasaran. 4. Mewujudkan sasaran. 5. Mengendalikan Kegiatan.

Kelima tahap yang disebutkan di atas merupakan kerangka pikir di dalam Pola Kerja Terpadu. Kerangka ini membantu kita untuk merinci hal besar yang bersifat kompleks menjadi bagian-bagian yang sederhana, mudah dimengerti yang saling bergantungan satu sama lain dan dengan demikian merupakan suatu sistem.

D.

Latihan

1. Apa pengertian dari manajemen, dan mengapa manajemen diperlukan.

2. Sebutkan faktor-faktor manajemen dan jelaskan.

3. Apa pengertian dari perencanaan dan jelaskan secara singkat pentingnya rencana.

4. Coba tuliskan definisi Pola Kerja Terpadu dan sebutkan pula unsur-unsur Pola Kerja Terpadu.

5. Coba jelaskan mengenai manajemen sebagai proses analitika. 6. Pola Kerja Terpadu merupakan suatu rangkaian proses yang

terdiri dari 5 (lima) tahap, coba Anda sebutkan. 7. Sebutkan asas-asas umum Kepemerintahan yang baik.

E.

Rangkuman

(16)

Modul Diklatpim Tingkat IV 19 Dalam melaksanakan kegiatan manajemen operasional diperlukan fungsi-fungsi manajemen yaitu Perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, pengkordinasian dan penilaian. Demikian juga faktor-faktor manajemen yang dikenal dengan 6 (enam) M yaitu Men, Money,

Methods, Materials, Machines dan Market.

Sehubungan dengan Rencana Kerja sangat diperlukan memahami arti perencanaan dan pentingnya perencanaan. Perencanaan adalah seluruh proses kegiatan pemikiran dan penentuan secara matang untuk menentukan hal-hal yang akan di laksanakan/dikerjakan dimasa yang akan datang. Pengertian perencanaan adalah didasarkan pada sudut pandang bahwa kegiatan menyusun rencana dilakukan dalam setiap waktu yang tertentu yang dilakukan secara teratur dan terus menerus.

Pola Kerja Terpadu adalah suatu alat kerja berupa perencanaan yang operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan secara bersama dalam hal ini pihak-pihak yang terkait. Adapun tujuan Pola Kerja Terpadu untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, perilaku aparatur pemerintah untuk menerapkan Pola Kerja Terpadu diseluruh unit kerja organisasi. Menerapkan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat dan pengawasan yang ketat. Manajemen harus meliputi proses manusiawi, proses analitika, prinsip-prinsip Pola Kerja Terpadu.

Untuk keberhasilan pencapaian tujuan organisasi secara berdaya guna dan berhasil guna serta menciptakan aparatur pemerintah

(17)

BAB III

MEMILIH, MENETAPKAN

DAN MEMVALIDASIKAN SASARAN

A.

Memilih Sasaran

Ada dua cara yang bisa digunakan untuk memilih sasaran, yaitu dengan analisis tugas dan analisis situasi. Teknik pertama yaitu analisis tugas dimulai dari uraian tugas yang tersedia pada setiap unit kerja. Teknik analisis situasi menggunakan analisis pohon, terdiri atas pohon masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif. 1. a. Memilih sasaran melalui uraian tugas yang menjadi

kewenanganya di unit organisasi. Dari tugas yang menjadi kewenangannya untuk di analisis hasil pelaksanaan tugas peningkatan kinerja. Analisis hasil pelaksanaan tugas dilakukan dengan mengamati tugas yang seharusnya dilaksanakan seseorang dalam keadaan normal, baik tugas yang berkaitan dengan urusan barang ataupun jasa yang dapat dihasilkan oleh satuan unit kerja tertentu. Misalnya dalam keadaan normal perpanjangan kartu penduduk seseorang dikelurahan, selesai dalam waktu 1 jam. Perpanjangan STNK di SAMSAT akan selesai dalam waktu 5 jam.

Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan mampu memahami dan memilih sasaran, menetapkan sasaran, dan

memvalidasikan sasaran.

Analisis peningkatan terbagi dua, yaitu peningkatan hasil pelaksanaan tugas, dan peningkatan kemampuan seseorang atau organisasi. Peningkatan hasil pelaksanaan tugas mencakup bidang pelaksanaan tugas mana yang ingin ditingkatkan. Kemudian ditentukan ukuran besarnya peningkatan yang diinginkan yang realistis, Misalnya peningkatan waktu penyelesaian perpanjangan STNK di SAMSAT Jakarta Timur dari 5 jam menjadi 4,5 jam. b. Peningkatan kemampuan perseorangan atau

organisa-si mencakup:

1) Identifikasi terhadap kemampuan yang dimiliki oleh seorang individu atau unit kerja;

2) Merencanakan peningkatan kemampuan atau menam-bah kemampuan baru bagi individu atau unit kerja organisasi agar produktivitasnya meningkat;

3) Menentukan besarnya kenaikan yang diinginkan secara realistis yang dapat dicapai dalam satuan waktu tertentu.

2. Pohon Analisis (Analisis Sebab)

(18)

Modul Diklatpim Tingkat IV 23 Adapun tahap-tahap dari proses pohon analisis adalah: a. Mengidentifikasikan dan menganalisis ma-salah dan

kebutuhan-kebutuhan (gunakan pohon masalah).

b. Menentukan sasaran-sasaran yang harus diwujudkan untuk memecahkan masalah-masalah atau memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah diidentifikasikan (gunakan pohon sasaran).

c. Mengembangkan alternatif pemecahan atau alternatif rencana tindakan untuk mewujudkan sasaran tersebut. (gunakan pohon alternatif).

3. Pohon Masalah (Pernyataan Negatif)

Pohon masalah adalah suatu teknik untuk mengidentifikasikan semua masalah dalam suatu situasi tertentu dan memperagakan informasi ini sebagai rangkaian hubungan sebab akibat.

Pohon masalah dimulai dengan masalah utama. Sebagai hasil analisis situasi di unit kerja, dianalisis penyebab masalah tersebut dalam forum curah pendapat. Mulailah dengan rumusan pernyataan masalah yang dihadapi unit kerja, pikirkan apa akibat yang mungkin timbul dari masalah tersebut, diskusikan dan tuliskan berbagai alternatif penyebab masalah tersebut secara bertahap, lukiskan dalam sebuah bagan pohon.

Contoh Pohon Masalah:

POHON MASALAH ( Pernyataan Negatif )

Akibat 4

1 Sebab 2 a b c d

3

a b c d

Keterangan :

- Masalah Utama adalah No.1

- Penyebab Masalah No.1 adalah Masalah Pokok No. 2b - Penyebab Masalah No. 2b adalah Masalah Spesifik No. 3b - Akibat masalah No.1 adalah No. 4

Informasi dibidang Administrasi Negara belum disebarkan oleh LAN secara optimal

Belum optimalnya pelayanan kehumasan pada Subbagian Humas Bag Humas dan Publikasi

LAN

Kurangnya koordinasi ant. Unit-unit kerja di

LAN dg Bag Humas Pegawai belum memahami tugas-tugas kehumasan Kurangnya dukungan dari Pimpinan Latar belakang pendidikan formal pegawai tidak sesuai Belum tersedianya buku pedoman kehumasan Kurangnya kesempatan utk mengikuti diklat teknis di bdg

(19)

4. Pohon Sasaran

Pohon sasaran adalah teknik untuk meng-identifikasi sasaran yang ingin diwujudkan. Pohon sasaran merupakan rangkaian sebab akibat yang pernyataannya merupakan kebalikan dari pernyataan pada pohon masalah. Semua pernyataan dari pohon masalah mengandung pengertian negatif, sedangkan semua pernyataan dalam pohoh sasaran mengandung pengertian positif. Beberapa sasaran itu dengan menggunakan pola pikir jika – maka – lalu, susunlah sasaran dalam bentuk pohon seperti pohon masalah.

Mengingat terbatasnya sumber, maka tidak dapat disusun sebuah program untuk mewujudkan semua sasaran yang diidentifikasi secara lengkap. Oleh karena itu dalam menyusun pohon sasaran perlu dianalisis untuk mengidentifikasi dan memilih cabang yang mana yang sekiranya mempunyai dampak yang paling besar terhadap sasaran utama dan paling relevan bagi unit kerja yang bersangkutan. Pohon sasaran ini sebenarnya didapat dengan mengubah pernyataan negatif pada pohon masalah menjadi pernyataan yang mengandung arti positif.

Contoh Pohon Sasaran:

POHON SASARAN (Pernyataan Positif )

4 Akibat

1

Sebab a b c d 2

3 a b c d

5. a. Pohon Alternatif

Pohon Alternatif adalah suatu teknik untuk mengidentifikasi alternatif-alternatif pemecahan atau tindakan yang dapat diambil untuk mewujudkan sasaran

Terwujudnya penyebarluasan informasi dibidang Administrasi Negara oleh LAN secara optimal.

Terwujudnya pelayanan kehumasan pada Subbagian Humas Bagian Humas dan Publikasi LAN yang Optimal.

Terwujudnya koordinasi unit-unit kerja di LAN dg Bag

Humas

Tersedianya Pegawai yang memahami tugas-tugas kehumasan Terciptanya dukungan dari Pimpinan Tersedianya pegawai dg Latar belakang

pendidikan yang sesuai Tersedianya buku pedoman kehumasan Terwujudnya kesempatan mengikuti diklat teknis di bidang kehumasan

Terwujudnya kegiatan humas yang

tdk tumpang tindih dg Bag lainnya

Terwujudnya motivasi pegawai

(20)

Modul Diklatpim Tingkat IV 27 tertentu dan memperagakan informasi ini kedalam format yang sederhana.

b. Prosesnya sebagai berikut :

1) Periksalah pohon sasaran untuk menen-tukan sasaran-sasaran yang mungkin tidak realistis berhubung terbatasnya sumber-sumber;

2) Periksalah setiap cabang pohon sasaran untuk menentukan apakah mungkin ada alternatif-alternatif yang dapat menjamin dengan lebih baik terwujudnya sasaran yang setingkat lebih tinggi.

Pohon alternatif merupakan serangkaian pernyataan hasil pemilihan dari cabang yang ada pada pohon sasaran setelah cabang tersebut dikaji berdasarkan keterbatasan sumber. Cabang yang dipilih dianggap sebagai cara yang paling efektif untuk memecahkan masalah yang dihadapi unit kerja.

POHON ALTERNATIF

Sasaran Umum

Tersedianya buku pedoman kehumasan melalui pembuatan sebuah buku pedoman kehumasan.

B.

Menetapkan Sasaran

1. Sasaran yang dipilih dari pohon afternatif masih merupakan sasaran umum, belum merupakan sasaran yang segera dapat diwujudkan. Sebagai contoh sasaran umum dalam pohon

Terwujudnya Penyebarluasan Informasi dibidang Administrasi Negara oleh LAN yang optimal

Terwujudnya Pelayanan Kehumasan Subbagian Humas, Bagian Humas dan Publikasi LAN yang optimal

Tersedianya Pegawai yang memahami Tugas-tugas Kehumasan

Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan

Menyediakan lokakarya

pedo-man kehumasan Membuat buku pedoman ke-humasan

Mengumpulkan informasi tentang pedoman kehumas-an dari berbagai

(21)

alternatif adalah “Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan melalui pembuatan Buku Pedoman Kehumasan”. Sasaran umum ini harus diubah menjadi sasaran khusus, yang dapat mendorong semua orang yang terlibat dengan jelas keikatannya (komitmennya). Sasaran khusus sifatnya spesifik, berorientasi pada hasil, terukur dari segi kualitas dan kuantitas. Kegiatan itu akan dilaksanakan dengan menetapkan tempatnya dimana, berapa, lama, kapan mulai dan kapan berakhir, berapa jumlah biaya (rupiah) yang diperlukan, dari mana sumbernya, unit mana yang akan bertindak sebagai pelaksana, dan bila diperlukan bekerjasama dengan instansi luar.

2. Sebuah sasaran yang baik untuk dipilih adalah sasaran yang bermanfaat dan paling menguntungkan bagi organisasi; jelas dan realistik; dapat diukur dan diamati dari segi kualitas, biaya dan waktu; ditetapkan bersama atasan dan bawahan; bersama-sama dengan unit lain yang setingkat mendukung sasaran dan unit yang setingkat lebih tinggi; dan dinyatakan dalam bentuk selesai.

Contoh Sasaran Khusus

Tersedianya 1 (satu) Buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN RI jalan Veteran No. 10 Jakarta selama 4 (empat) Bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan biaya sebesar Rp. 7.000.000,- (tujuah juta rupiah) dari Anggaran Rutin tahun anggaran 2001 dilaksanakan oleh Sub.Bagian Humas, Bagian

Humas dan Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI.

C.

Memvalidasi Sasaran

Validasi sasaran merupakan upaya untuk memberikan jaminan bahwa sumber dana, bahan, metode, organisasi, prosedur, dan tenaga kerja dinyatakan siap untuk mewujudkan sasaran.

Sasaran khusus merupakan sasaran tentatif yang harus divalidasikan menjadi sasaran definitif. Ada tiga instrumen yang digunakan untuk memvalidasikan sasaran, yaitu Matriks Rincian Kerja (MRK), Uraian Paket Kerja dan Penjadwalan.

1. Matriks Rincian Kerja (MRK).

Matriks Rincian Kerja merupakan kerangka yang menghubungkan sasaran dengan kegiatan dan sumber yang diperlukan. Kegiatan dirinci menjadi kegiatan kecil, sampai yang terkecil yang dinamakan pokok akhir.

(22)

Modul Diklatpim Tingkat IV 31

Penanggung jawab adalah pejabat struktural misalnya kepala Dinas Kabupaten, Kepala Seksi (Kasi), Pimpinan Bagian Proyek (Pimbagpro), dan pejabat lainnya. Karena pejabat nonstruktural, atau staf jumlahnya lebih dari satu, tuliskan nama yang bersangkutan dibelakangnya, misalnya pegawai teknis (Ali), pengetik (Badu). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh Matrik Rincian Kerja berikut ini:

Matriks Rincian Kerja memberi gambaran yang jelas tentang hal yang akan diperankan setiap orang atau sekelompok orang pada kegiatan mewujudkan sasaran. Untuk mengisi format di atas, ikuti prosedur di bawah ini.

a. Sasaran, yang ditulis dalam lingkaran adalah sasaran khusus yang telah dirumuskan dan ditetapkan pada tahap penetapan sasaran. Sasaran ditulis lengkap, dengan menggunakan awalan “Ter...” yang menunjukkan sesuatu telah selesai di masa datang.

b. Kegiatan mewujudkan sasaran, yang di-tulis dalam kotak segi empat, adalah kegiatan yang dirumuskan dalam sasaran. Menulis kegiatan menggunakan awalan “Me...”, sebagai pernyataan yang menggambarkan suatu proses. c. Pokok Kerja, merupakan rincian dari kegiatan besar ke

dalam tahapan, yaitu tahap persiapan (pokok kerja A), tahap pelaksanaan (pokok kerja B) dan tahap pengendalian (pokok kerja C).

d. Pokok Akhir, merupakan kegiatan terkecil yang menghasilkan, namun kegiatan ini masih bisa didelegasi-kan kepada orang lain, masih bisa dibagi. Pokok akhir

ditulis dengan menggunakan awalan pe dan akhiran an (pe ... an). Misalnya pem-bentukan tim, pembuatan surat keputusan dan lainnya.

e. Penanggung Jawab, ditulis berdasarkan jabatan struktural maupun non struktural, dan melaksanakan tugasnya bersama-sama dengan yang lainnya, mengerjakan sebagi-an dari pokok akhir dsebagi-an bertsebagi-anggung jawab atas selesainya pekerjaan yang terlibat langsung dengan setiap penyelesaian pokok akhir.

f. Paket Kerja (PK), satu paket pekerjaan yang dinyatakan dalam pokok akhir, yang harus dikerjakan secara terkoordinasikan oleh lebih dari satu orang. Penamaan paket kerja sesuai dengan urutan pokok akhir, yaitu PK1, PK2, PK3, PK4, sampai dengan PKn. Jumlah angka dibawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran serta seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran, jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian pokok akhir yang dilaksanakan secara terkoordinasi.

2. Uraian Paket Kerja (PK)

(23)

setiap pokok akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format uraian paket kerja.

Format ini berisi uraian pekerjaan yang harus dikerjakan oleh setiap penanggung jawab. Keseluruhan paket kerja diperlukan untuk mewujudkan sasaran yang telah ditentukan.

Format paket kerja terdiri atas:

1) Di atas kolom-kolom “Uraian Paket Kerja” ditulis: a. Sebelah kiri

- Paket Kerja (PK)

- Penyelesaian: …… hari, tgl …- tgl b. Sebelah kanan

- Pokok Akhir: kutip Pokok Akhir tersebut dalam matriks

- Penanggung gugat: tulis nama pe-nanggung gugat.

2) Contoh: Format Paket Kerja

PK No : …. Pokok Akhir : ………… Penyelesaian :… hari,tanggal Penanggung Gugat:………

No. Uraian Kerja Penanggung

Jawab Waktu Biaya

Jumlah

Paket Kerja (PK) adalah PK yang tercantum dalam matriks sesuai dengan pokok akhir yang terkait. Penyelesaian adalah jumlah hari untuk menyelesaikan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal dimulainya menger-jakan PK sampai

berakhirnya penyelesaian PK. Pokok akhir, menunjuk kepada pokok akhir yang sedang diuraikan. Penanggung gugat adalah seseorang yang disamping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan, juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya. Dalam setiap sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab. Uraian kerja adalah uraian tentang langkah dan deskripsi pekerjaan untuk menyelesaikan paket kerja. Orang atau pejabat yang ditugasi harus dapat menggambarkan tentang apa saja yang dikerjakannya secara berurutan dengan jelas. Waktu menunjuk kepada waktu yang dibutuhkan untuk menye-lesaikan tiap uraian kerja. Biaya adalah biaya yang diperlukan untuk mengerjakan tiap paket kerja. Jumlah biaya dari seluruh paket kerja, merupakan biaya yang sesungguhnya dibutuh-kan oleh instansi atau unit kerja untuk mewujudkan sasaran. Jumlah biaya seluruhnya harus sama dengan jumlah biaya yang tertera pada sasaran. Penanggung jawab adalah para penanggung jawab yang ada pada matriks untuk melaksanakan setiap paket kerja.

3. Penjadwalan

(24)

Pokok Akhir : Pembentukan Tim Kerja Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Paket Kerja No.1

Penyelesaian : 15 hari (1-16 Mei 2007)

No Uraian Kerja Penanggung

Jawab Waktu Biaya

1. Membuat konsep surat perintah

kerja tim Kasubag Humas 1 hari

2. Mengetik surat perintah kerja

tim Agustriani 1 hari

3.

Memeriksa ketikan dan membubuhkan paraf pada hasil final

Kabag Hu-mas

& Publ. 1 hari

4. Menandatangani surat perintah kerja

Sekretaris

Utama LAN 1 hari

5. Menggandakan dan penomoran Indrawati 1 hari Rp.25.000

6.

Menyiapkan dan menyebarkan surat kepada pegawai / pejabat terkait.

Wakimin 4 hari

7. Memimpin rapat tim Kabag Humas

& Publ. 1 hari

8. Menyiapkan snack 20 orang x

@ Rp. 10.000,- Agustriani 5 hari Rp.200.000

9. Menyelesaikan administrasi

keuangan Bendahara (15) hari

(25)

Pokok Akhir : Penyusunan Rencana Kerja Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Paket Kerja No.2

Penyelesaian : 11 hari, (15 s/d 26 Mei 2007)

No Uraian Kerja

Penang-gung Jawab Waktu Biaya

1. Membuat format rancangan program Kasubag

Humas 1 hari

2. Mengetik konsep rancangan Alamsyah 1 hari Rp. 150.000 3. Menyiapkan bahan penggandaan Alamsyah 2 hari

4. Mengundang tim pengembangan

Kabag Humas & Publikasi

5 hari Rp. 200.000

5. Menyiapkan snack 20 orang x Rp. 10.000,- Agustriani 5 hari

6. Menyempurnakan rencana menjadi rancangan kerja

Kasubag

Humas 3 hari

7. Mengajukan rancangan kerja kepada Sekretaris Utama LAN

Kabag Humas & Publikasi

1 hari

8. Memberitahukan kembali rancangan kerja kepada tim kerja

Kasubag

Humas 7 hari

9. Menyelesaikan administrasi keuangan Bendahara (25) hari

Jumlah 5 Orang 25 hari Rp. 350.000

Pokok Akhir : Pengajuan Anggaran Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Penyelesaian : 7 hari, (26 Mei-4 Juni 2007)

No. Uraian Kerja Penanggung

1. Membuat usulan biaya Kasubag Humas 1 hari

2. Meneliti usulan biaya Kabag Humas

dan Publikasi

3. Mengirim usulan biaya ke

Karo Umum Indrawati 5 hari

4. Menyetujui usulan biaya Karo Umum

5. Mengambil dan mencairkan

dana dari Bank Bendahara 1 hari

6. Menyelesaikan administrasi

keuangan Bendahara (7) hari

(26)

Pokok Akhir : Pengumpulan Bahan Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Paket Kerja No. 4

Penyelesaian : 35 hari , (1 Juni s/d 5 Juli 2007)

1. Membeli buku-buku referensi

Kasubag

Humas 15 hari Rp. 1.000.000

2. Mengumpulkan informasi dan sumber lain

Kasubag

Humas 15 hari

3. Memfotocopy

bahan-bahan referensi Alamsyah 3 hari Rp. 200.000

4. Mendistribusikan kepada

anggota tim Wakimin 2 hari

5. Menyelesaikan

administrasi Bendahara

35 (hari)

Jumlah 4 Orang 35 hari Rp. 1.200.000

Pokok Akhir : Pembahasan Materi Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Penyelesaian : 10 hari, (1-11 Juli 2007)

1. Menulis konsep surat

undangan Kasubag Humas 1 hari

2. Mengetik surat undangan Agustriani 1 hari

3. Menandatangani surat undangan

Kabag Humas

& Publ. 1 hari

4. Menggandakan dan memberi

nomor surat Agustriani 1 hari

5. Mendistribusikan surat

undangan Wakimin 3 hari

6. Memimpin rapat Kabag Humas

& Publ. 1 hari

7. Membayar honor nara sumber Alamsyah 1 hari Rp.500.000

8. Menyediakan snack 10 orang

x Rp. 10.000 Agustriani 1 hari Rp.100.000

9. Menyelesaikan Administrasi

Keuangan Bendahara (10) hari

(27)

Pokok Akhir : Pengetikan Draft Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Penyelesian : 30 hari, (1-31 Agustus 2007)

1.

Menulis konsep buku pedoman dengan memadukan konsep dari hasil pertemuan tim kerja

Kasubag

Humas 15 hari

2. Mengetik konsep pedoman Alamsyah 5 hari

3. Mengedit pedoman Kasubag

Humas 3 hari 4. Memeriksa dan mengoreksi

konsep pedoman

Kabag Humas & Publ. 2 hari 5. Mengetik hasil koreksi pedoman Alamsyah 5 hari

6.

Menggandakan dan mendistribusikan konsep pedoman kepada anggota tim

Wakimin 2 hari Rp. 500.000

7. Meminta hasil koreksi dan

masukan dari tim Indrawati 15 hari

8.

Memperbaiki konsep pedoman berdasarkan masukan dan koreksi tim

Kasubag

Humas 3 hari

9. Mengetik draft akhir pedoman Alamsyah 5 hari

10. Memeriksa draft akhir pedoman Agustriani 5 hari Rp. 500.000

Jumlah 7 Orang 30 hari Rp. 500.000

Pokok Akhir : Pencetakan Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Penyelesaian : 30 hari, (1-30 September 2007)

No. Uraian Kerja Penanggung Jawab Waktu Biaya

1. Menghubungi penerbit Kasubag Publikasi 1 hari 2. Menegosiasi harga Kabag Hu-mas &

Publ. 2 hari 3. Mengirim draft ke penerbit Wakimin 5 hari 4. Memeriksa lay out Kasubag Humas 1 hari 5. Menyetujui lay out Kabag Humas &

Publ. 1 hari

6. Mengirim ke penerbit Alamsyah 2 hari Rp. 50.000 7. Mengambil hasil cetakan dari

penerbit Alamsyah 2 hari Rp. 50.000

8. Membayar pencetakan 300 eks x Rp. _10.000 Agustriani 1 hari Rp. 300.000

(28)

Pokok Akhir : Pendistribusian Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Penyelesaian : 15 hari, (1-16 Oktober 2007)

1. Menerima buku hasil cetakan Kasubag Humas 1 hari

2. Membuat konsep memo

pendistribusian. Kasubag Humas 1 hari

3. Mengirim konsep memo ke Kabag

Humas dan Publi Agustriani 1 hari

4. Memaraf memo Kasubag Humas 1 hari

5. Mengirim memo ke Karo Umum Agustriani 1 hari

6. Menandatangani memo Karo Umum 1 hari

7. Mengandakan memo dan memberi

nomor Indrawati 2 hari Rp.50.000

8. Mengirim buku pedoman bersama

memo ke unit kerja yang lain. Alamsyah 7 hari Rp.25.000

Jumlah 6 Orang 15 hari Rp.75.000

Pokok Akhir : Pemantauan Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Penyelesaian : 6 bulan (Mei – Okt. 2007)

1. Melakukan waktu pemantauan

Kabag Humas dan Publ. 2. Melaksanakan pencatatan. Agustriani 3. Mengolah hasil

pencatatan.

Kasubag Humas 4. Pengetikan hasil

pemantauan Alamsyah 6 bl

5.

Menyerahkan hasil pemanfauan kepada penanggung gugat

Kabag Humas dan Publ.

6. Menyelesaikan

administrasi keuangan Bendahara

(29)

Pokok Akhir : Penilaian Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Penyelesaian : 6 bulan (Mei-Okt. 2007)

1. Mempelajari hasil pemantauan Kasubag Humas

2. Membandingkan dengan

standard

Kasubag Humas

3. Mengecek waktu pelaksanaan Kasubag

Humas

4. Mengidentifikasi hambatan dan penyimpangan

Kasubag

Humas 6bl

5. Mengadakan koreksi bila ada penyimpangan

Kabag Humas

& Publ. Rp.200.000

6. Mengendalikan Kabag Humas

& Publ.

Jumlah 2 Orang 6 bulan Rp.200.000

Pokok Akhir : Pelaporan Penanggung Gugat : Kasubag Humas

Penyelesaian : 7 bulan (Mei s/d Nov. 2001)

1. Menyiapkan bahan laporan

Kasubag Humas 2. Membuat konsep laporan Kasubag

Humas 3. Mengetik draft laporan Agustriani 4. Meneliti (editing) draft

laporan

Kasubag Humas

5. Mengetik laporan final Alamsyah

7bl Rp.1.000.000 6. Meneliti ketikan laporan Kasubag

Humas 7. Menandatangani laporan Kasubag

Humas 8. Mengirim laporan

Kabag Humas & Publ. 9. Menyelesaikan

Administrasi keuangan Bendahara

(30)

REKAPITULASI DAN BIAYA

No. Pokok Akhir Biaya

1. Pembentukan tim kerja Rp. 225.000

2. Penyusunan rencana kerja Rp. 350.000

3. Pengajuan anggaran –

4. Pengumpulan bahan referensi Rp.1.200.000

5. Pembahasan materi Rp. 600.000

6. Pengetikan draft Rp. 500.000

7. Pencetakan Rp.3.100.000

8. Pendistribusian Rp. 75.000

9. Pemantauan –

10. Penilaian Rp .200.000

11. Pelaporan Rp. 1.000.000

JUMLAH Rp.7.050.000

PENJADWALAN

TAHUN 2007

No.

Waktu

Pokok Akhir Mei Juni Juli Agst Sep Okt Nop

1.

Pembentukan tim kerja 2. Penyusunan rencana kerja

3. Pengajuan anggaran

4. Pengumpulan bahan-bahan referensi

5. Pembahasan materi

6. Pengetikan draft

7. Pencetakan 8. Pendistribusian

9. Pemantauan

10. Penilaian

11. Pelaporan

D.

Latihan Dan Diskusi Kelompok

1. Dalam proses manajemen Pola Kerja Terpadu, terdapat 5 (lima) tahap Kegiatan, Coba anda sebutkan.

2. Sebutkan 2 (dua) cara yang dapat digunakan untuk memilih sasaran.

3. Tehnik analisis situasi menggunakan analisis pohon, coba anda sebutkan

(31)

5. Bagaimana pendapat anda mengenai tahap memvalidasikan sasaran, dan sebutkan pula 3 (tiga) instrumen yang digunakan untuk memvalidasikan sasaran.

6. Apa yang diartikan dengan Penanggung Gugat dan Penanggung jawab.

7. Sebutkan 7 (tujuh) kriteria dalam merumuskan sasaran khusus bersifat sementara.

8. Diskusi kelompok, Membuat 3 Pohon dan MRK.

9. Coba anda diskusikan begaimana membuat 3 Pohon (Pohon Masalah, Pohon Sasaran, dan Pohon Alternatif).

10. Selanjutnya Kelompok diskusikan bagaimana membuat Matriks Rincian Kerja, Paket-paket Kerja dan Penjadwalan serta Rekapitulasi biaya.

E. Rangkuman

Memilih sasaran dalam pelaksanaan tugas yang menjadi kewenangan, mutlak diperlukan dalam analisis baik tugas maupun situasi. Dalam analisis tersebut menggunakan instrumen yang disebut, pohon masalah pohon sasaran, dan pohon alternatif, selanjutnya penetapan sasaran adalah menindaklanjuti setelah ditemukannya sasaran dan memperhatikan sasaran yang bermanfaat. Kemudian sasaran yang telah ditetapkan sebagai tindak lanjut adalah mewujudkan sasaran yang sebelumnya dilakukan validasi untuk mengupayakan dan memberi jaminan akan kesiapan sumber daya sebagai sebuah bahan untuk suatu perencanaan kerja dan meningkatkan kinerja.

BAB IV

MEWUJUDKAN SASARAN DAN

MENGENDALIKAN KEGIATAN

A.

Mewujudkan Sasaran

1. Motivasi

Adalah kegiatan mendorong gairah kerja dan memberikan semua kemampuan bawahan agar mau bekerja keras dan keterampilannya untuk mewujudkan sasaran organisasi secara berdaya guna dan berhasil.

2. Motive

Daya gerak dari dalam yang mendorong seseorang berbuat sesuatu. Pembangkit penimbul motive sehingga ia merupakan proses yang mendorong seseorang berprilaku dengan cara tertentu.

3. Penggerakan (motivating)

Penggerakan (motivating) dapat diartikan keseluruhan proses pemberian motive bekerja kepada para bawahan maupun kolega sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja

Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan dapat memahami terwujudnya sasaran dengan cara memotivasi

(32)

Modul Diklatpim Tingkat IV 51 dengan ikhlas dan sungguh-sungguh demi tercapainya sasaran organisasi dengan efisien dan efektif.

Adapun tujuan motivasi:

a. Agar bawahan atau anak buah memahami sasaran organisasi

b. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja c. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan d. Meningkatkan produktivitas kerja

e. Menjamin terwujudnya sasaran organisasi. Kalau seorang pimpinan berhasil dalam usahanya memotivasi bawahan, pada akhirnya sasaran organisasi akan terwujud.

Motivasi merupakan proses psikis yang mendorong orang untuk melakukan sesuatu dengan kesadaran. Motivasi dapat berasal dari diri sendiri maupun datang dari luar dirinya. Dalam menggerakkan orang, pemimpin menghadapi dua hal yang dapat mempengaruhi orang lain dalam pekerjaan, yaitu: kemauan dan kemampuan untuk bekerja. Ada orang yang mempunyai kemauan dalam melaksanakan pekerjaan tetapi kemampuannya terbatas, sebaiknya ada orang yang kemampuannya tinggi, tetapi kemauannya relatif sangat kecil, maka didalam menghadapi orang seperti ini peranan motivasi sangat penting, sedangkan terhadap orang yang mau tetapi tidak mampu bekerja maka peranan pendidikan dan pelatihan perlu menjadi pertimbangan seorang pemimpin.

Memberi motivasi kepada bawahan atau orang lain agar mereka secara sukarela mewujudkan sasaran adalah suatu

hal yang sangat penting sekali, karena jalannya organisasi sebagian besar tergantung dari proses komunikasi antar anggotanya. Dari komunikasi ini akan timbul reaksi yang menunjang atau menghambat terwujudnya sasaran.

Oleh karena itu seorang pemimpin harus mempunyai pengetahuan dan memahami dasar-dasar perilaku manusia, sehingga akhirnya mampu menggerakkan bawahan atau orang lain untuk mewujudkan sasaran secara efektif dan efisien.

Adapun 4 (empat) prinsip dalam memotivasi bawahan: a. Mengikutsertakan bawahan,

b. Komunikasi dua arah yang sehat dan lancar, c. Keyakinan atas prestasi yang diperoleh, d. Adanya pengakuan yang timbal balik.

4. Teori Pendakatan Kebutuhan

Dalam bukunya yang berjudul “Motivation and Personality”. A.H Maslow mengemukakan teorinya sebagai berikut: kebutuhan merupakan dasar proses motivasi dan kebutuhan manusia itu tersusun dalam bentuk berjenjang (bertingkat-tingkat ).

Menurut A.H. Maslow, ada lima jenjang kebutuhan: a. Kebutuhan Fisik (physical needs).

Kebutuhan fisik merupakan kebutuhan pertama dari manusia atau kebutuhan primer.

(33)

Pada saat kebutuhan fisik terpenuhi, maka kebutuhan tersebut sudah tidak merupakan motivasi lagi dan muncul kebutuhan yang lebih tinggi sebagai motivasi, kebutuhan tersebut merupakan kebutuhan akan perlindungan atas bahaya, ancaman kemelaratan dan lain-lain.

c. Kebutuhan Sosial (Social needs).

Kebutuhan ini merupakan kebutuhan kepuasan untuk berkelompok, untuk diterima oleh teman, pergaulan, persahabatan, berorganisasi, kasih sayang dan sebagainya. d. Kebutuhan Penghargaan (Esteem needs).

Setelah kebutuhan tersebut di atas terpenuhi semua, motivasi berikut adalah kebutuhan akan penghargaan atau untuk dihargai, dihormati, kebutuhan akan kedudukan, reputasi atau nama baik.

Kecuali itu juga kebutuhan akan harga diri, kepercayaan akan diri sendiri, kebebasan, kepuasan akan pengetahuan dan kemampuan.

Kebutuhan akan penghargaan ini jarang dapat dipuaskan. Orang akan selalu berusaha mendapatkan kepuasan ini pada saat kebutuhan tersebut dianggap penting.

e. Kebutuhan Perwujudan Diri (Self Actualization needs). Kebutuhan untuk bisa mengembangkan bakat secara penuh, pengembangan kreasi dalam arti luas, kebutuhan akan pemenuhan cita-cita, keindahan, kemakmuran, kemashuran, dan keagamaan.

Mewujudkan sasaran pada hakekatnya adalah memberi dorongan kepada para penanggung jawab dalam Matriks

Rincian Kerja untuk bekerja dengan penuh rasa tanggung jawab dalam mewujudkan sasaran bersama.

Pimpinan dan penanggung gugat memegang peranan yang sangat penting dalam memberi motivasi dan menggerakan staf yang berada dalam lingkup tanggung jawabnya.

Ada 3 (tiga) hal penting dalam menumbuhkan motivasi kerja yaitu unsur manusia, sasaran, dan motivator.

Pertama, bahwa manusia mempunyai kebutuhan. Menurut Maslow seperti tersebut diatas, ada lima jenjang kebutuhan manusia, yaitu kebutuhan fisik, kebutuhan rasa aman, kebutuhan sosial, kebutuhan akan penghargaan, dan kebutuhan aktualisasi diri. Pemberian motivasi pada para penanggung jawab yang tertera pada Matrik Rincian Kerja hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan mereka.

Kedua, adalah sasaran. Sasaran adalah sesuatu yang harus diwujudkan. Agar sasaran menjadi motivator, maka sasaran harus jelas, realistik dan terukur. Pimpinan, dalam hal ini penang-gung gugat harus mampu menghadirkan sasaran menjadi satu keadaan yang bisa ditangkap oleh semua orang pada saat sekarang. Seolah-olah sasaran tersebut sudah selesai. Lingkungan kerja, dan dalam tim hendaknya mendorong orang untuk bekerja secara optimal.

(34)

enrichment). Caranya dengan mencoba menata kembali pekerjaan secara kreatif, sehingga memberi peluang kepada semua penanggung jawab untuk berkembang dan menjadi lebih dewasa dengan pelimpahan tanggung jawab secara jelas!

Perluasan kerja (job enlargement), antara lain dengan tukar menukar atau mutasi pekerjaan secara horizontal untuk menghilangkan kebosanan. Pembakuan pekerjaan (job standarization), dilakukan dengan membatasi jumlah dan jenis pekerjaan, dibakukan dan dilengkapi dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Penyederhananaan pekerjaan (job simplification), dengan jalan mengurangi jumlah unsur tugas yang rumit. Pekerjaan disederhanakan dengan maksud agar produktivitas tinggi. Teknik tuntunan dan ajakan dapat dipergunakan pimpinan untuk meningkatkan partisipasi penanggung jawab dalam peningkatan penyelesaian paket kerja. Pimpinan dituntut untuk berkomunikasi tatap muka dengan staf, mendiskusikan pekerjaan secara terbuka dengan argumentasi rasional, penjelasan yang mudah ditangkap, sehingga semua orang menjadi puas bekerja dan bukan karena tekanan dan ancaman.

B.

Mengendalikan Kegiatan

Fungsi pengendalian (fungsi controlling)adalah proses terakhir fungsi manajemen. Pengendalian ini berkaitan erat sekali dengan

fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi, karena:

a. Fungsi pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan, b. Pengendalian hanya dapat dilakukan, jika ada rencana, c. Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan

secara baik,

d. Sasaran baru dapat diketahui terwujud dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau pengukuran dilakukan.

Dengan demikian peranan pengendalian sangat menentukan baik dan buruknya pelaksanaan suatu rencana.

1. Pengertian Pengendalian

Pengendalian adalah segala usaha atau kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau hasil yang dikehendaki serta sesuai pula dengan segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku.

Pengendalian merupakan pemeriksaan benar tidaknya segala sesuatu pekerjaan artinya apakah sesuai dengan rencana yang sudah ditentukan, dengan segala perintah yang diberikan dan semua peraturan yang dikeluarkan. Pengendalian merupakan kegiatan pemimpin yang paling penting dan paling mem-pengaruhi bagi setiap kegiatan pemimpin.

2. Tujuan Pengendalian

(35)

Pengendalian akan efektif jika standar dan aturan kerja jelas, hasil kegiatan kerja diukur, koreksi dilakukan bila ada penyimpangan di waktu yang tepat. Dalam mengendalikan kegiatan, laporan status sasaran hendaknya disampaikan kepada seluruh anggota yang berkepentingan, dan diharapkan akan meningkatkan motivasi kerja. Pengendalian pekerjaan dimulai dari awal, sampai sasaran terwujud.

Dalam melakukan pengendalian ada lima hal yang harus diperhatikan yaitu menetapkan sasaran hasil kerja, membandingkan hasil kerja nyata dengan standar yang telah ditetap-kan, menentukan ada tidaknya penyimpangan, mengambil tindakan korektif, dan mem-bangun sistem balikan. Salah satu aspek penting yang dapat dikendalikan adalah standar waktu kerja yang telah ditetapkan dalam sasaran. Waktu sangat penting untuk dikendalikan, karena waktu sebagai salah satu dimensi dalam manajemen mempunyai hubungan erat dengan sumber lainnya seperti manusia, bahan dan biaya.

Dengan demikian pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan tetapi berusaha untuk menghindarkan terjadinya penyimpangan. Jadi kontrol dilakukan sejak proses dimulai, sampai dengan pengukuran hasil yang dicapai. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen (6M) efektif dan efisien.

Pengendalian/kontrol dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berkut:

1. Menentukan standar-standar atau dasar untuk kontrol, 2. Mengukur pelaksanaan,

3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan deviasi-deviasi bila ada,

4. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan (deviasi), agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

(36)

Modul Diklatpim Tingkat IV 59 Contoh Format Laporan Pengendalian Kegiatan .

Periode Laporan : ………

Instansi : ………

A Kegiatan yang dijadikan target B

Titik Kontrol

C Kegiatan dan Jadwal Ukuran Kemajuan D Penyim-pangan E Tanggung Jawab/ Koreksi POKOK AKHIR Standard Kemajuan (SK) Realisasi (R) S – K

R S – K

R

Tujuan Pengendalian Keterangan Keterangan:

Kolom A

Berikan Kejadian yang dijadikan terget atau pokok akhir. Ini diperolehkan dari pokok akhir yang ada pada Matriks Rincian Kerja, kecuali tiga pokok akhir pengendalian.

Kolom B

Ukuran yang digambarkan sebagai standar kemajuan, diambil dari bagian penjadwalan (S-K). Untuk setiap pokok akhir diamati dan dicatat realisasinya.

Kolom C

Waktu merupakan faktor penting, karena itu dijadikan alat pembanding antara kegiatan yang dikehendaki dengan kegiatan yang sesungguhnya yang dapat digambarkan dalam jadwal. Dengan jadwal tersebut, sepintas sudah kelihatan kemajuan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Kolom D

Penyimpangan akan langsung dapat ditemukan dengan membandingkan SK dengan R. Apabila terjadi penyimpangan perlu dicatat berapa besar, mengapa terjadi penyimpangan, siapa penanggung jawabnya, apa dampaknya dan bagaimana cara mengoreksinya.

Kolom E

Tanggung jawab tindakan koreksi menunjukkan siapa dan instansi mana yang bertanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut (koreksi) terhadap penyimpangan dengan mengurangi seminimal mungkin dampak negatifnya.

C.

Latihan

1. Untuk mewujudkan sasaran diperlukan motivasi, Coba anda tuliskan pengertian motivasi.

(37)

3. Menurut A.H. Maslow ada 5 (lima) jenjang kebutuhan, coba anda sebutkan dan jelaskan secara singkat.

4. Sebutkan 3 hal penting dalam menumbuh-kan motivasi kerja bawahan/pelaksana.

5. Mengapa fungsi pengendalian/kontrol sangat penting bagi setiap kegiatan seorang pimpinan, Coba anda jelaskan. 6. Jelaskan secara singkat tujuan pengendalian.

D.

Rangkuman

Dalam upaya mewujudkan sasaran seorang pimpinan unit kerja perlu menerapkan Motivasi. Motivasi adalah kegiatan mendorong gairah kerja dan memberikan semua kemampuan bawahan agar mau bekerja keras untuk mewujudkan sasaran organisasi. Demikian juga seorang pimpinan harus mempunyai pengetahuan dari memahami dasar perilaku manusia, sehingga mampu menggerakkan bawahan untuk mewujudkan sasaran secara efektif dan efisien.

Ada 5 (lima) jenjang kebutuhan yaitu: a) Kebutuhan Fisik;

b) Kebutuhan Keamanan; c) Kebutuhan Sosial; d) Kebutuhan Penghargaan; e) Kebutuhan Perwujudan Diri.

Selanjutnya diperlukan juga fungsi pengendalian. Pengendalian adalah segala usaha/kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai

dengan rencana yang telah ditetapkan atau hasil yang dikehendaki, segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku.

(38)

BAB V

PENUTUP

A. Simpulan

Manajemen menjalankan fungsi-fungsi terkait dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dalam kegiatannya manajemen merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan, mengembangkan, dan melakukan kontrol terhadap segala upaya dengan membe