50 BAB 3
ANALISIS YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
PT. Zima Trans Logistic ini mendapat pengesahan akta dengan nomor AHU-100559.AH.01.01 Tahun 2008. Kantor pusat perusahaan ini bertempat di Komplek Mutiara Taman Palem Blok A 15/25, Jl Kamal Raya (out ring road) Cengkareng Jakarta Barat 11730. Perusahaan memiliki kantor cabang di pusat bisnis yang ada di Indonesia seperti Jakarta, Denpasar, Surabaya, Yogyakarta, Semarang, Solo, Mataram, Batam.
Perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengiriman barang, kegiatan pengiriman barang yang dilakukan perusahaan tidak terbatas untuk daerah Domestic tapi juga mencakup International. Perusahaan ini selain memberikan jasa pengiriman juga memberikan jasa pengepakan barang, peminjaman truk terbuka/box dan jasa pindahan seperti pindah rumah atau pindah kantor.
3.1.1 Bidang Usaha
1. Domestik dan International Courier & Cargo dengan layanan door to door, keseluruhan tujuan domestic dan tujuan international via udara.
2. City Courier Service adalah layanan kirim intercity (Jabodetabek). 3. Transportasi darat adalah layanan kiriman via darat dengan tujuan
4. LCL & FCL adalah pengiriman barang via laut secara partai eceran (LCL) dan partai besar (countainer) (FCL) ke seluruh Indonesia.
3.1.2 Visi Perusahaan
Terwujudnya pelayanan jasa service distribusi secara profesional dengan pengembangan sumber daya manusia yang efektif, efisien dan tepat sasaran.
3.1.3 Misi Perusahaan
Memberikan mutu service untuk kelancaran pengiriman berupa dokumen, parcel serta barang-barang lainnya sampai ditujuan dengan tepat waktu, aman dan bergaransi.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Wewenang 3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Pada umumnya setiap perusahaan membutuhkan suatu struktur organisasi agar pembagian tugas dan wewenang para personil yang ada di dalam sebuah organisasi tersebut jelas. Bila suatu perusahaan semakin besar, maka persoalan mengenai organisasi dan manejemen akan semakin penting karena jika seorang pimpinan tidak baik dalam memimpin dan mengorganisasikan perusahaan kemungkinan besar perusahaan akan mengalami kegagalan.
Struktur organisasi suatu perusahaan harus memungkinkan tercapainya koordinasi usaha diantaranya semua satuan dan jenjang untuk mengambil tindakan yang dapat mencapai tujuan umum. Dimana setiap satuan dalam organisasi harus dimengerti dan mengetahui apa yang menjadi tanggung jawabnya, bagaimana seharusnya masing-masing satuan berhubungan dengan satuan lainnya dan wewenang apakah yang akan didelegasikan kepada masing-masing satuan.
Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka diperlukan suatu pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas sehingga setiap karyawan dapat mengerjakan dan mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada atasan yang telah ditetapkan. Pembagian wewenang dan tanggung jawab di dalam suatu perusahaan ditujukan dengan struktur organisasi.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber : PT. Zima Trans Logistic, 2008 )
3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Komisaris
Bertugas untuk mengawasi kebijakan yang diambil oleh Direktur. Biasanya Komisaris hanya datang saat rapat umum pemegang saham (RUPS).
2. Direktur
Direktur mengawasi jalannya perusahaan, mengadakan pemeriksaan laporan secara berkala dan membuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Pada inti nya Direktur bertanggung jawab penuh atas seluruh aktifitas perusahaan.
3. Kepala Kantor dan Keuangan
Bertugas untuk memeriksa sarana dan prasarana yang ada di kantor, memeriksa laporan keuangan yang dilakukan secara berkala. Jabatan ini juga mempunyai wewenang untuk memberikan persetujuan yang berhubungan dengan keuangan, seperti kantor memerlukan komputer baru maka untuk mendapatkan dana untuk membeli komputer dibutuhkan persetujuan dari Kepala Kantor dan Keuangan.
4. Kepala Operasiaonal dan Komersial
Bertugas serta bertanggung jawab memberikan dan memeriksa laporan yang berhubungan dengan kegiatan operasional dan komersial. Jabatan ini juga dapat memberikan ide atau keputusan yang berhubungan dengan operasional dan komersial perusahaan.
5. Service
Bagian ini bertugas sebagai penanggung jawab pelayanan terhadap pelanggan. Setiap dua bulan sekali Bagian Service melakukan evaluasi kinerja staff nya dalam melayani pelanggan dan juga memberikan masukkan bagaimana cara memberikan pelayanan yang memuaskan. Bagian Service juga harus memeriksa laporan P.O.D Tanda Terima.
Pada bagian ini terdapat tim yang terdiri dari : • Service Manager
• Customer Service • Key Account • Cabang / Agen • P.O.D Tanda Terima
6. Operasional
Mengawasi kegiatan operasional perusahaan seperti proses pengiriman barang mulai dari paking menjemput barang sampai barang itu dikirim dan sampai ke tujuan. Bagian Operasional juga bertanggung jawab jika dalam proses pengiriman barang terjadi keterlambatan atau masalah. Bagian Opersional harus memberikan laporan keuangan yang harus dilaporkan kepada bagian keuangan. Bagian ini terdiri dari tim antara lain :
• Gateway Darat, Laut, dan Udara • Outbound dan Inbound
• Courier Mobil dan Motor • Divisi Darat, Laut, dan Udara
7. Marketing
Dalam perusahaan ini marketing adalah ujung tombak dalam memajukan perusahaan. Karena melalui marketing perusahaan akan mendapatkan customer. Bagian Marketing setiap minggu selalu melakukan evaluasi hasil kinerja tim nya dalam mendapatkan pelanggan. Pada bagian ini selalu diberikan motivasi, penyuluhan, solusi dalam hal mendapatkan customer. Bagian ini terdiri dari tim diantaranya :
• Eksport dan Import • Domestic
• Project Sales • A. Executive
• S.Support dan Admin
8. IT
Melaksanakan dan mengkoordinasikan fungsi yang berhubungan dengan implementasi teknologi informasi. Bagian IT juga ikut
merancang dan memelihara sistem dan jaringan komputer. Tim yang terdapat dalam Bagian IT diantaranya :
• System dan Online • Website
• Maintenance • Upgrade
9. Accounting dan Financial
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. Tim ini terdiri dari :
• Invoice • Accounting • Collection • Pajak • Kasir
10.Office
Mengatur kegiatan kantor seperti meng-organisir operasi kantor dan ketentuan yang berlaku di kantor, membuat time sheet, memantau sarana dan prasarana. Bagian Office juga bertanggung jawab atas perekrutan ataupun pemecatan pegawai. Menjaga keamanan file atau laporan perusahaan. Mengurus pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan. Tim ini terdiri dari :
• Personalia • Purchasing • Legal dan Izin
• Rumah Tangga dan Inventaris • Perawatan
3.3 Sistem yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur di Dalam Sistem
a. Penerimaan Pegawai
1. Departemen meminta penambahan pegawai kepada HRD dengan menyerahkan form permintaan pegawai, HRD menerima form tersebut kemudian HRD memeriksanya. Apabila disetujui, maka pihak HRD memasang iklan lowongan pekerjaan ke berbagai media namun bila tidak disetujui, maka form permintaan pegawai akan dikembalikan ke departemen.
2. Media menyebarluaskan lowongan pekerjaan yang ada, kemudian pelamar melihat iklan lowongan kerja dan membuat surat lamaran pekerjaan yang kemudian diberikan ke bagian HRD. HRD melakukan pengecekan lowongan pada surat lamaran pekerjaan, dan menyeleksi apakah memenuhi syarat atau tidak.
3. HRD akan melakukan penyeleksian berupa tes tertulis dan wawancara terhadap calon pegawai yang memenuhi kriteria. 4. Apabila calon pegawai lulus seleksi, HRD membuat surat
perjanjian kerja untuk ditandatangani oleh calon pegawai yang baru dengan perusahaan. Kemudian surat perjanjian dikembalikan kepada HRD
5. HRD melakukan penempatan pegawai sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
b. Absensi Pegawai
1. Pegawai melakukan absensi pada alat yang tersedia di perusahaan, pada saat dating dan pulang kerja. Alat yang tersebut akan mencatat dan menghasilkan data absensi pegawai berupa jam masuk kerja dan jam keluar kerja.
2. HRD melakukan pengecekan pada data absensi dan lembur pegawai yang kemudian akan menghasilkan form data absensi. 3. HRD mengirimkan form data absensi ke bagian keuangan,
keuangan akan mendata absensi dan lembur untuk dimasukkan dalam perhitungan gaji.
c. Cuti Pegawai
1. Pegawai mengajukan cuti dengan mengisi form pengajuan cuti kerja yang akan dikirimkan ke bagian HRD.
2. HRD mengecek form data cuti kerja pegawai, jika cuti tidak layak atau dalam keadaan penuh maka permohonan cuti kerja pegawai akan ditolak. Dan jika pengecekan cuti layak maka bagian HRD akan menyetujui pengajuan cuti kerja pegawai yang berupa form persetujuan cuti kerja pegawai.
3. HRD akan mengirimkan form persetujuan cuti kerja kepada pegawai kemudian pegawai melakukan cuti kerja.
Gambar 3.4 Diagram alir Cuti Pegawai
d. Penggajian pegawai
1. HRD membuat data absensi dan lembur dan mengirimkan form tersebut ke bagian keuangan.
2. Keuangan menghitung seluruh jumlah gaji yang diambil dari data absensi dan lembur. Dari hasil perhitungan tersebut akan
menghasilkan form perhitungan gaji. Kemudian keuangan akan mengirimkan form perhitungan gaji ke bagian HRD.
3. HRD menerima dan mengecek form perhitungan gaji, jika penghitungan tersebut salah akan di kembalikan ke bagian keuangan dan dilakukan penghitungan kembali. Dan jika benar HRD akan membuat dan menandatangani form perhitungan yang berupa slip gaji.
4. HRD mengirimkan slip gaji tersebut kepada keuangan, kemudian keuangan akan menyiapkan dana yang sesuai dengan slip gaji. 5. Kemudian keuangan menyiapkan dan mengirimkan dana ke
bagian HRD untuk diberikan kepada pegawai. Pegawai menerima mendapatkan slip gaji dan pembayaran gaji.
e. Perpindahan Pegawai
1. Dapartemen mengajukan permintaan promosi dan mutasi yang menghasilkan form permintaan promosi dan mutasi dan akan diserahkan kebagian HRD.
2. HRD melakukan pengecek kelengkapan persyaratan promosi dan mutasi. Jika persyaratan promosi dan mutasi tidak lengkap, maka permintaan ditolak dan akan di serahkan kembali ke bagian departemen.
3. Kemudian HRD membuat surat promosi dan mutasi yang akan di berikan ke bagian departemen.
4. Bagian departemen membuat surat promosi dan mutasi pegawai. Kemudian bagian departemen akan menyerahkan surat tersebut kepada pegawai.
f. Penilaian Kerja Pegawai
1. Departemen membuat form evaluasi pegawai yang akan diserahkan kebagian HRD, kemudian HRD akan melakukan penilaian dan pengecekan kelengkapan dari form evaluasi tersebut. Jika tidak lengkap, maka form tersebut akan dikembalikan kebagian Departemen. Jika lengkap, maka akan di lakukan pelatihan terhadap pegawai yang menghasilkan hasil penilaian.
2. HRD memberikan hasil penilaian ke bagian Keuangan untuk di buatkan standar kenaikan gaji berdasarkan hasil penilaian yang menghasilkan form kenaikan gaji.
3. HRD juga memberikan form hasil penilaian ke bagian Departemen, kemudian Departemen akan memberikan hasil penilaian tersebut kepada pegawai.
g. Pemutusan Kerja Pegawai
1. Departemen mengajukan form pelanggaran pegawai yang akan diberikan kepada bagian HRD. Kemudian HRD melakukan pengecekan pelanggaran Apabila tidak melakukan pelanggaran maka form pelanggaran akan dikembalikan kepada bagian departemen, dan jika pegawai melakukan pelanggaran maka akan diberikan sanksi.
2. Pegawai yang melakukan pelanggaran akan mendapatkna sanksi yang berbeda sesuai tingkat pelanggarannya. Apabila pelanggarannya ringan akan dibuatkan dan diberikan surat peringatan, apabila sanksi berat akan di PHK.
3. HRD akan memberikan form PHK tersebut kepada keuangan untuk membuat perhitungan hak kerja yang akan menghasilkan perhitungan hak kerja. Bagian keuangan akan memberikan hasil tersebut kepada HRD.
4. Dari hasil perhitungan hak kerja akan dibuatkan slip pembayaran hak kerja kemudian form tersebut akan diberikan kepada pegawai.
Pemutusan Kerja Pegawai HRD keuangan Pegawai Departemen mulai Mengajukan form pelanggaran pegawai Form pelanggaran pegawai Kesesuaian pelanggaran Cek sanksi Pembuatan Surat SP Pembuatan surat PHK
Hasil pehitungan hak pegawai Pembayaran hak pegawai Form PHK Perhitungan hak pegawai Surat SP Surat PHK
Slip pembayaran hak pegawai selesai ya ringan berat Form pelanggaran pegawai 1 2 2 tidak 12 Form PHK 1 2 2
Slip pembayaran hak pegawai
12
2
3.4 Analisis Kebutuhan Informasi
Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat Penggajian • Data Absensi
• Data Potongan • Jabatan Pegawai • HRD • Keuangan Pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 1, proses rekapnya dilakukan 4 hari sebelum tanggal 1
Absensi • Jam masuk
kerja
• Jam keluar keja • Lembur
• HRD • Keuangan
Satu hari kerja
Perpindahan • Data pegawai yang akan dimutasi • Data jabatan lama dan jabatan baru pegawai yang dipromosikan dan mutasi
• HRD Kurang dari 1 bulan
Cuti • Form Cuti
• Perihal Cuti • Jangka Waktu Cuti • Data Pegawai yang Sedang cuti • HRD Membutuhkan waktu kurang lebih 2 sampai 5 hari. Penerimaan pegawai • Lowongan pekerjaan yang dibuka • Data seluruh pelamar • Data pelamar
yang lulus tes • Data pelamar yang diangkat oleh perusahaan
• HRD Kurang dari 1 bulan sejak pengiklanan, namun jika tidak mendapatkan pegawai yang sesuai maka waktu ditambah sampai menemukan calon pegawai yang tepat
Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat Penilaian kerja • Data penilaian
berdasarkan kesetiaan , pretasi kerja, dan tanggung jawab. • HRD • Keuangan
Kurang dari 1 bulan
Pemutusan Kerja • Data
pelanggaran pegawai • Data jenis pelanggaran yang diberikan surat SP • HRD • Keuangan
Kurang dari 1 bulan
Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
3.5 Infrastruktur
Perusahaan memiliki 10 komputer untuk menunjang kegiatan, diantaranya : • 1 unit komputer yang berfungsi sebagai server.
• 1 unit komputer yang befungsi sebagai client. • 8 unit laptop yang digunakan sebagai client. • 3 unit Printer.
Komputer pada perusahaan ini baik komputer server maupun komputer client semuanya memakai Operating System Windows XP. Di perusahaan ini juga sudah memiliki system DBMS, dimana DBMS yang digunakan adalah MySQL. Setiap komputer client terhubung dengan komputer server ini ditujukan agar memudahkan melakukan pengiriman dan penyimpanan data. Berikut adalah gambar network di perusahaan ini :
Gambar 3.9 Peta Networking
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan di perusahaan, permasalahan yang sedang dihadapi antara lain :
1. Belum terintegrasinya sistem yang ada secara komputerisasi, sehingga pekerjaan menjadi lambat.
2. Penyimpanan data masih dilakukan secara manual, sehingga dapat menyebabkan data tidak up to date dan tidak valid.
3. Proses dalam pengaksesan data mengalami kesulitan karena data yang disimpan masih berupa fisik (dokumen).
4. Faktor keterlambatan saat serah teima dokumen. Seperti saat karyawan mendapat pemutusan kerja, dimana dokumen pemutusan tersebut harus di berikan kepada HRD, keuangan dan departemen yang berangkutan.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Merancang suatu sistem basisdata kepegawaian. Dengan adanya basisdata yang dapat menyimpan dan mengelola data pegawai maka pencarian dan perubahan data akan menjadi lebih mudah karena sumber data pegawai sudah tersimpan dalam basisdata.
Sistem ini diharapkan dapat membantu kinerja perusahaan. Sisitem tersebut dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk cuti, kinerja pegawai, dan hal lain yang berhubungan dengan pegawai.
