LAPORAN AKTUALISASI OPTIMALISASI PELAYANAN PUBLIK MELALUI WHATSAPP DI KELURAHAN SITUMEKAR

(1)

LAPORAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI PELAYANAN PUBLIK

MELALUI WHATSAPP DI KELURAHAN SITUMEKAR

MINGGU KE-1 : 27 APRIL 2021

Disusun Oleh : RIMA FAUJIANI, A.Md.

NIP. 19960925 202012 2 004

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI JAWA BARAT

Bekerjasama dengan

BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PEMERINTAH KOTA SUKABUMI TAHUN 2021

1. Konsultasi dengan Atasan tentang Pelaksanaan Rancangan Aktualisasi.

2. Menyiapkan dan membuat media dan yang akan digunakan pada Rancangan Aktualisasi.

3. Sosialisasi Internal dan External mengenai konsep pelayan public melalui layanan elektronik.

4. Penerapan pelayan public melalui layanan elektronik whatsapp di Kelurahan Situmekar.

5. Evaluasi dan tindak rencana lanjut rancangan aktualisasi.

6. Penyusunan laporan pelaksanaan aktualisasi.

(2)

Kegiatan 1: Melakukan konsultasi dengan atasan terkait rencana kegiatan aktualisasi

Kegiatan Melakukan konsultasi dengan atasan terkait rencana kegiatan aktualisasi

Tahapan Kegiatan 1. Menyusun bahan konsultasi.

2. Melaksanakan konsultasi dengan atasan.

3. Menyusun laporan hasil konsultasi.

Waktu Pelaksanaan 20 - 27 April 2021

Output Terlaksananya kegiatan konsultasi rencana aktualisasi dengan atasan yaitu Lurah Situmekar dengan membawa rencana kegiatan aktualisasi.

Konsultasi dilaksanakan dengan mengimplementasikan nilai Kejelasan Target, Hormat, Sopan, Teliti, Komunikasi, Kolaborasi, Berani,dan Partisifatif.

Penulis dan Atasan mendiskusikan mengenai konsep atau teknis kegiatan pelayanan publik melalui whatsapp yang akan diterapkan di Kelurahan Situmekar. Semua rencana kegiatan telah disetujui atasan untuk dilaksanakan.

Keterkaitan nilai dasar ANEKA dengan kegiatan

Kegiatan konsultasi rencana aktualisasi dengan atasan adalah kegiatan awal yang dilakukan oleh penulis sebagai pengelola pelayanan publik di Kelurahan Situmekar agar kegiatan yang akan dilaksanakan menjadi terarah, tersosialisasikan kepada para RT/RW beserta masyarakat dan mendapat izin dari pimpinan.

Dalam kegiatan konsultasi ini, setiap rencana kegiatan di Koordinasikan (WoG) dengan pimpinan. Dalam pelaksanaan konsultasi ini penulis menanamkan, kejelasan, transparan (Akuntabilitas), kerja sama, musyawarah (Nasionalisme), efektifitas, inovasi (komitmen mutu), sopan santun, hormat, rapih (Etika Publik), jujur, dan Berani (Anti Korupsi) serta termasuk dalam salah satu bentuk Whole of Government yaitu kolaborasi.

Nilai-nilai ANEKA yang dapat terealisasikan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:

- Akuntabilitas

(3)

(Membuat draft rancangan kegiatan aktualisasi yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai tupoksi penulis yaitu pengelola pelayan public, kejelasan tujuan pada setiap kegiatan dengan mengkonsultasikan rancangan aktualisasi dengan transparan)

- Nasionalisme

(Kerja sama dan musyawarah untuk menentukan langkah-langkah yang ditempuh dalam setiap kegiatan)

- Komitmen Mutu

(Berorientasi mutu pada kualitas rencana kegiatan yang diajukan berhasil secara efektif dan inovatif dalam menentukan rencana kegiatan untuk mencapai tujuan.)

- Etika Publik

(Dalam pelaksanaan konsultasi menanamkan nilai sopan santun, hormat dan rapih pada saat penyampaian rencana kegiatan maupun saat diskusi)

- Anti Korupsi

(Berani dan Jujur dalam mempersiapkan bahan konsultasi serta pelaksanaan rencana kegiatan aktualisasi dengan atasan.

- Pelayanan Publik

(Partisifatif dalam memberikan gagasan pemecahan isu yang ada di area kerja dengan membuat Rancangan Aktualisasi)

Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi

Kegiatan konsultasi dengan atasan mendukung Visi dan Misi Pemerintah Kota Sukabumi khususnya misi pertama yaitu Mewujudkan masyarakat yang berakhlakulkharimah, sehat, cerdas, kreatif, dan berbudaya serta memiliki kesetikawanan social serta misi ke empat yaitu Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) dan inovatif.

Penguatan terhadap nilai-nilai organisasi

Kegiatan konsultasi dengan atasan dapat menunjang nilai-nilai organisasi Kelurahan Situmekar yaitu Profesionalisme, Keterbukaan, Kebersamaan,dan Kedisiplinan.

(4)

Dokumentasi kegiatan Melakukan konsultasi dengan atasan

Gambar 1.1

Proses konsultasi rencana kegiatan aktualisasi dengan atasan

(5)

LAPORAN MINGGUAN AKTUALISASI

Nama : Rima Faujiani, A.Md.

NIP : 19960925 202012 2 004

Pangkat/Golongan : Pengatur/ IIc

Jabatan : Pengelola Pelayanan Publik Unit Kerja : Kelurahan Situmekar

No Waktu Pelaksanaan

Nama Kegiatan Rincian Langkah Kegiatan

Hasil Kerja

Keterangan Jumlah

Output

Satuan

1 2 3 4 5 6 7

1 Hari ke- 3 habituasi

Melakukan konsultasi dengan atasan terkait rencana kegiatan aktualisasi

1. Menyusun bahan konsultasi.

1

2

Naskah

Evidence:

Lembar kegiatan

Evidence:

- Lembar saran Kegiatan 1

(6)

3. Menyusun Laporan hasil konsultasi.

1 Naskah Evidence

- Foto Konsultasi

Mengetahui, Sukabumi, 23 April 2021

Mentor Peserta Latsar

DODI SETIABUDI, S.Ag. Rima Faujiani, A.Md.

NIP. 19700607 200901 1 002 NIP. 19960925 202012 2 004

(7)

BAHAN KONSULTASI

DENGAN ATASAN

(8)

Tabel 3.3. Matrik Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : Kelurahan Situmekar

Identifikasi Isu : 1. Kurang Optimalnya pelayanan public dikarenakan belum tersedianya system pelayanan terpadu berbasis elektronik yang dapat mempermudah warga dalam mengurus administrasi kependudukan.

2. Penyimpanan Berkas/Arsip masih bercecer dikarenakan tidak adanya optimalisasi tata kelola dan pengendalian Internal dan ruangan yang terbatas.

3. Penyimpanan data kelurahan masih belum terintegrasi antara divisi dikarenakan tidak menggunakan system satu server/LAN .

4. Tidak adanya standar format pelaporan keuangan dalam pertanggung jawaban kegiatan.

5. Kurang Optimalnya sarana dan prasarana yang memadai seperti system software aplikasi yang digunakan tidak up to date, kapasitas RAM komputer minim, printer yang mudah macet, jaringan internet yang unstabil.

Isu yang diangkat : Kurang Optimalnya pelayanan public dikarenakan belum tersedianya system pelayanan terpadu berbasis layanan elektronik yang dapat mempermudah warga dalam mengurus administrasi kependudukan.

(9)

Gagasan Pemecahan Isu

: Peningkatan Pelayanan Publik melalui Whatsapp di Kelurahan Situmekar.

Analisa Dampak : Apabila gagasan pemecahan isu ini tidak dilaksanakan diperkirakan akan menyebabkan :

1. Tidak efisiennya waktu dikarenakan sering terdapat kekurangan persyaratan pada saat akan melakukan pendaftaran administrasi kependudukan maupun permintaan surat rekomendasi sehingga mengharuskan warga melengkapi nya terdahulu.

2. Kurang maksimalnya pelayanan yang diberikan oleh staff dikarenakan tumpukan berkas pendaftaran yang masuk sehingga dapat menyebabkan kakeliruan dalam pekerjaan.

3. Semakin tertinggalnya pengetahuan dan SDM warga mengenai pemanfaatan Teknologi dan Informasi berbasis Elektronik dalam system pelayanan public pemerintah.

4. Karena adanya pandemi system pelayanan publik menjadi terbatas, dikarenakan terkendala ruang dan waktu.

(10)

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/ Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

Kontribusi terhadap Visi- Misi Organisasi

Penguatan Nilai Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

1. Konsultasi dengan Atasan mengenai Pelaksanaan Aktualisasi.

1. Menyusun bahan konsultasi.

3. Menyusun Laporan hasil konsultasi.

1. Tersedia bahan konsultasi.

2. Saran dan masukan bagi pelaksanaan aktualisasi.

3. Laporan hasil konsultasi.

1. Akuntabilitas

 Kejelasan Target

 Transparansi 2. Nasionalisme

 Kerjasama

 Musyawarah 3. Etika Publik

 Hormat

 Sopan

 Rapih

4. Komitmen Mutu

 Efektiv

 Inovativ 5. Whole of

Government

 Komunikasi

 Kolaborasi 6. Anti Korupsi

 Berani

 jujur 7. Pelayan Publik

 Partisifatif

Mewujudkan misi ke-2 kota

sukabumi

Kegiatan ini memiliki penguatan nilai rofesionalisme, Keterbukaan, Kebersamaan, Kedisiplinan.

(11)

1 2 3 4 5 6 7

2. Menyiapkan dan membuat media dan yang akan digunakan pada

Pelaksanaan Aktualisasi.

1. Inventarisasi media yang digunakan untuk pelayanan public.

2. Menyusun konsep system pelayanan menggunakan whatsapp.

3. Konsultasi dan diskusi dengan atasan dan mentor tentang konsep pelayanan public.

4. Membuat final system sosialisasi pelayanan public.

1. Tersedianya inventarisasi media.

2. Konsep system pelayanan

3. Saran dan masukan mengenai konsep pelayanan.

4. Tersedianya sitem pelayanan

 Tanggung jawab 2. Nasionalisme

 Percaya Diri 3. Etika Publik

 Rapi

4. Komitmen Mutu

 Efektif

 Efisien 5. Anti Korupsi :

 Tanggung Jawab

6. Manajemen ASN

 Profesionalitas

 Kompeten 7. WoG

 Koordinasi

 kolaborasi 8. Pelayana Publik

 Aksesibel

Mewujudkan misi ke-1 dan Misi ke- 4 kota sukabumi

Kegiatan ini memiliki penguatan nilai Kreatif,

Inovatif,

Profesionalisme,

(12)

1 2 3 4 5 6 7

3. Sosialisasi Internal dan Eksternal mengenai konsep pelayan public melalui whatsapp.

1. Membuat bahan sosialisasi.

2. Pelaksanaan Sosialisasi mengenai

pelayanan public melalui whatsaap.

3. Menyusun laporan sosialisasi.

1. Tersedianya bahan sosialisasi.

2. Kejelasan system pelayanan public.

3. Tersedianya laporan sosialisasi.

 Kejelasan target

 Integritas 2. Nasionalisme

 Sopan santun

 Ramah

 Seyum dan sapa

 Hormat

 Rapi 4. Komitmen

mutu

 Berorientasi pada mutu 5. Anti Korupsi

 Mandiri

 Berani 6. M. ASN

 Profesionalitas 7. WoG

 Integrasi

Kegiatan ini memiliki penguatan nilai Pelayanan Prima, Keterbukaan dan

Kebersamaan, Dapat dipercaya dan dapat diandalkan.

(13)

1 2 3 4 5 6 7

4. Penerapan pelayan publik melalui

1. Inventarisasi data-data warga yang menjadi target pelayanan public.

2. Melaksanakan pelayanan publik.

3. Melaksanakan monitoring pelayanan publik.

1. Adanya data warga yang membutuhkan pelayanan publik.

2. Terlaksananya pelayan publik melalui

layanan elektronik whatsapp 3. Laporan hasil

monitoring

1. Akuntabilitas :

 Kejelasan target 2. Nasionalisme :

 Mengutamakan Kepentingan Publik.

3. Etika public :

 Sopan Santun

 Ramah

 Hormat

4. Komitmen mutu :

 Efektivitas

 Efisien 5. Anti korupsi :

 Disiplin

 Perbaikan Berkelanjutan 7. Pelayanan Publik

 Responsif

 Aksesibel

 Mudah dan Murah

Kegiatan ini memiliki penguatan nilai Pelayanan Prima,

Profesionalisme, Dapat dipercaya dan dapat diandalkan, Keterbukaan dan

Kebersamaan.

(14)

1 2 3 4 5 6 7

5. Evaluasi dan rencana tindak lanjut

rancangan aktualisasi.

1. Mengumpulkan bahan- bahan untuk menyusun kosep evaluasi tindak lanjut.

2. Menyusun konsep evaluasi dan rencana tindak lanjut.

3. Konsultasi dengan mentor mengenai tindak lanjut rancangan aktualisasi.

4. Menyusun laporan final evaluasi dan rencana tindak lanjut

1. Tersedianya bahan evaluasi.

2. Dokumen hasil rekap kekurangan dan kelebihan.

3. Adanya saran dan masukan dari pihak yang berkompeten.

4. laporan final evaluasi

1. Akuntabilitas :

 Akurat

 Professional 2. Nasionalisme

 Kerjasama 3. Etika Publik

 Ramah

 Sopan

 Santun

 Hormat

 Rapi

4. Komitment Mutu

 Efektivitas

 Inovasi

 Berorientasi pada mutu 5. Anti Korupsi :

 Teliti

 Peduli

 Perbaikan berkelanjutan 7. WoG

 Koordinasi

Kegiatan ini memiliki penguatan nilai Pelayana Prima, Profesionalisme, Inovasi

(15)

1 2 3 4 5 6 7

6. Penyusunan laporan pelaksanaan aktualisasi

1. Mengumpulkan bahan – bahan hasil kegiatan yang telah dilaksanakan.

2. Menyusun konsep laporan pelaksanaan aktualisasi.

3. Konsultasi dengan mentor tentang laporan akhir.

4. Penyusunan final laporan

pelaksanaan aktualisasi

1. Tersedianya bahan laporan.

2. Tersedianya konsep laporan.

3. Adanya saran dan masukan dari atasan.

4. Laporan akhir aktualisasi.

 Profesional

 Tanggung Jawab 2. Nasionalisme

 Sopan santun

 Ramah

4. Komitment Mutu

 Inovasi

 Berorientasi pada mutu 5. Anti Korupsi

 Mandiri

 Berani

 Kompeten 7. WoG

 Kolaborasi

 Koordinasi

Mewujudkan misi ke-1 dan dan ke-4 kota sukabumi

Kegiatan ini memiliki penguatan nilai Profesional, Dapat dipercaya

& dapat diandalkan, Inovasi

(16)

(17)

23 April 2021