Materi PPT Optimalisasi Persediaan Untuk Keuntungan Yang Lebih Tinggi

Tugas : Manajemen Operasional

Deadline : 8 Juli 2023 (2 Minggu dr 24 Juni 2023).

Membuat Power Poin dengan “Judul Optimalisasi Persediaan untuk Keuntungan yang Lebih Tinggi”, adapun struktur PPT sebagai berikut:

✅ Slide 1 : Pendahuluan (Gambaran Singkat Manajemen Persediaan).

Apa Itu Manajemen Persediaan?

Manajemen persediaan (inventory management) adalah proses yang melibatkan perencanaan, pengendalian, dan pengawasan atas

persediaan barang dalam suatu perusahaan. Tujuan aktivitas ini

memastikan ketersediaan persediaan tepat waktu, dengan biaya yang efisien untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Manajemen persediaan yang efektif membantu perusahaan

menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan, kerugian karena persediaan kedaluwarsa, atau kekurangan persediaan yang dapat menyebabkan hilangnya pelanggan.

✅ Slide 2 : Definisi & Pentingnya Inventory.

Apa Yang Dimaksud Dengan Persediaan?

Persediaan adalah salah satu aset termahal dari banyak perusahaan, dan mewakili sebanyak 50% dari keseluruhan modal yang diivestasikan (Heizer &

Render, 2014:512).

Persediaan merupakan barang menganggur yang menunggu untuk digunakan atau dijual mengingat tiap perusahaan memiliki jenis persediaan yang berbeda dan memiliki tujuan yang berbeda pula dalam penggunaannya.(Blanc, 2011).

Jadi, persediaan merupakan keseluruhan barang atau perlengkapan yang digunakan bagi perusahaan, baik untuk menjalankan proses produksi ataupun menjaga kelangsungan kegiatan operasional perusahaan, baik itu perusahaan manufaktur ataupun perusahaan dagang yang bertujuan untuk memenuhi permintaan konsumen. Persediaan juga merupakan salah satu aspek yang terpenting bagi suatu perusahaan, karena sebagian besar atau lebih dari 50%

modal dari perusahaan berupa persediaan.

Mengapa Manajemen Persediaan Sangat Diperlukan oleh Suatu

Perusahaan?

Manajemen persediaan sangat diperlukan oleh suatu perusahaan karena alasan berikut:

 Memastikan ketersediaan barang atau bahan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

 Menghindari kekurangan persediaan yang dapat menghindari hilangnya peluang bisnis, kekecewaan pelanggan, dan penurunan pendapatan.

 Mengoptimalkan tingkat persediaan sehingga mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu.

 Memperhatikan rotasi stok (stock rotation) dan tanggal kedaluwarsa untuk mencegah persediaan menjadi usang atau rusak.

 Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dengan mengelola persediaan dengan baik.

 Memiliki gambaran yang jelas tentang persediaan yang dibutuhkan, perusahaan dapat merencanakan kegiatan produksi, pembelian, dan distribusi secara lebih efektif.

✅ Slide 3 : Konsep & Tujuan Manajemen Persediaan.

Apa Saja Konsep &

Tujuan dari Manajemen Persediaan?

Terdapat 5 jenis konsep persediaan yang dikenal dalam manajemen operasi yaitu bahan baku (raw-material), komponen (components), produk dalam proses pengerjaan (work in process), barang jadi (final goods), dan barang pasokan (suplies).

1) Bahan baku adalah bahan yang dibutuhkan perusahaan untuk melakukan proses produksi.

2) Komponen adalah hasil dari produksi awal sebelum proses produksi berikutnya dilakukan dan juga dapat berupa bahan yang diperlukan dalam menghasilkan produk akhir/produk jadi.

3) Produk dalam proses pengerjaan adalah produk yang masih dalam pengerjaan proses produksi dan belum menjadi produk jadi atau produk akhir.

4) Barang jadi adalah produk yang dihasilkan dari sebuah rangkaian proses produksi, umumnya disimpan dalam sebuah pergudangan.

5) Barang pasokan adalah bahan-bahan yang diperlukan perusahaan untuk melakukan proses produksi, namun tidak termasuk kedalam barang tidak jadi.

Tujuan manajemen persediaan adalah menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan. Anda tidak akan pernah mencapai sebuah strategi berbiaya rendah tanpa manajemen persediaan yang baik (Heizer & Render, 2014:512).

✅ Slide 4 : Efisiensi Persediaan (Bagaimana Caranya Mencapai Efisiensi Persediaan).

Tips Mengelola atau Manajemen

Persediaan Barang Untuk Mencapai Efisiensi

Berikut adalah beberapa tips dan metode yang bisa Anda lakukan untuk mengelola persediaan barang secara efisien.

1. Mengategorikan produk

2.

Gunakan sistem ERP

3. Tingkatkan sistem pengiriman 4. Gunakan software cloud

5.

Review supplier secara rutin

✅ Slide 5 : Pengendalian Persediaan (Strategi Pengendalian Penggunaan Sistem Penataan Otomatis).

Inventory Control Systems

Kontrol persediaan dapat membuat perbedaan antara kesuksesan dan kegagalan termasuk mengelola penyusutan dan pencurian. Untuk itu perlu diperhatikan :

1. Pemilihan pelatihan dan pendisiplinan pegawai yang baik.

2. Kontrol yang ketat dari pengiriman yang datang sehingga setiap barang memiliki stock keeping unit.

3. Kontrol yang efektIf atas semua barang yang meninggalkan fasilitas.

A. Continuous system (fixed-order-quantity/Q-system)

 Pemesanan dalam jumlah yang sama saat inventory mencapai tingkat tertentu (REORDER POINT).

 Inventory harus dimonitor secara kontinu Perpetual Inventory System (selalu ada pencatatan saat inventory bertambah atau berkurang untuk menentukan kapan tercapainya Reorder Point).

B. Periodic system (fixed-time-period/P-system)

 Pemesanan dilakukan dalam interval periode waktu yang tetap. Barang dipesan setiap akhir periode tertentu.

 Inventory hanya dihitung pada saat tersebut, dan pemesanan barang akan dilakukan untuk memenuhi target level tertentu.

 Keuntungan : tidak ada penghitungan fisik inventory setiap pengambilan inventory.

 Kelemahan : ada kemungkinan kehabisan stock.

✅ Slide 6 : Analisis Permintaan dan Peramalan. Pentingnya Analisis Permintaan dan Peramalan dalam Mengelola Persediaan. Metode Peramalan dalam

mengantisipasi pola permintaan.

Peramalan permintaan (Demand forecasting) adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa yang akan datang untuk mengurangi risiko atau ketidakpastian yang dihadapi. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data historis dan memproyeksikan ke masa mendatang dengan suatu bentuk model matematis (kuantitatif), atau bisa juga merupakan prodiksi intuisi yang bersifat subjektif (kualitatif).

Pentingnya Analisis Permintaan dan Peramalan dalam Mengelola Persediaan

Baik buruknya inventory management salah satunya bergantung pada tepat tidaknya demand forecasting. Untuk menghasilkan demand forecasting yang akurat membutuhkan data shop floor secara real-time, data analisis ini juga

mampu mengidentifikasi tren mana yang sudah tidak diperhatikan.

Melalui peramalan permintaan yang lebih baik, perusahaan dapat mengelola inventaris dengan lebih baik, meningkatkan penjualan dan meningkatkan

kepuasan pelanggan.

Jenis Metode Peramalan (Forecasting)

Forecasting Berdasarkan Waktu

Berdasarkan waktu, metode peramalan atau Forecasting dibagi menjadi tiga, yaitu:

 Jangka Panjang. Peramalan menggunakan data-data dari waktu yang panjang, biasanya dalam waktu 2 tahun atau lebih

 Jangka Menengah. Peramalan dengan menggunakan data-data dari waktu 3 bulan sampai 2 tahun

 Jangka Pendek. Peramalan menggunakan data-data dari waktu pendek yaitu 0 sampai 3 bulan.

Forecasting Berdasarkan Fungsi dan Tujuan

Jika dilihat dari fungsi dan tujuannya, jenis metode Forecasting bisa dibedakan jadi beberapa hal:

 General Business. Peramalan bisnis secara keseluruhan mulai dari kondisi ekonomi, politik, sosial budaya, dan hal lain yang bisa berpengaruh ke bisnis

 Sales Forecasting. Peramalan jumlah barang yang bisa dijual di masa depan berdasarkan data penjualan di waktu sebelumnya

 Demand Forecasting. Peramalan untuk mengetahui perkiraan permintaan dan kondisi pasar di masa depan

 Financial Forecasting. Peramalan bertujuan untuk

memperkirakan biaya dan modal yang akan dikeluarkan di masa depan.

Forecasting Berdasarkan Ketersediaan Data

Secara umum pengertian Forecasting atau metode peramalan adalah aktivitas untuk mengestimasi kondisi yang akan terjadi di masa depan dengan menggunakan data masa lalu. Intinya, Forecasting menggunakan data yang sudah berlalu untuk mengambil keputusan di masa depan.

Berdasarkan data, jenis peramalan atau Forecasting adalah:

 Metode Kualitatif. Jenis peramalan yang digunakan saat perusahaan tidak punya cukup data untuk dianalisa. Hasil

peramalan akan lebih subjektif karena hasilnya bisa berbeda-beda.

Jenis peramalan dengan metode kualitatif contohnya adalah:

analisa data ekonomi, riset pasar, wawancara, atau diskusi.

 Metode Kuantitatif. Jenis peramalan yang digunakan saat

perusahaan punya banyak data yang cukup. Maka hasil Forecasting akan lebih akurat karena menggunakan pendekatan data dan angka. Keputusan yang diambil juga lebih efektif. Jangka waktu data yang diambil mulai dari 3 bulan atau 2 tahun sebelumnya.

✅ Slide 7 : Dampak Inflasi Terhadap Persediaan. Strategi Mengelola Resiko Inflasi dalam Manajemen Persediaan.

Dampak Inflasi Terhadap Persediaan

Inflasi berarti daya beli mata uang menurun dalam suatu

perekonomian karena pasokan mata uang meningkat. Masalah dalam memprediksi dampak inflasi pada inventaris bisnis adalah bahwa selalu ada dua faktor berbeda yang perlu dipertimbangkan. Pertama adalah efek sebenarnya dari inflasi, yaitu menurunkan daya beli. Yang

kedua adalah pengaruh ekspektasi inflasi terhadap pengeluaran konsumen dan bisnis.

Strategi Mengelola Resiko Inflasi dalam Manajemen Persediaan

Menurunkan Rasio Perputaran Persediaan

Jika sebuah bisnis mengantisipasi inflasi, itu mungkin menambah persediaannya sekarang sementara harga rendah. Persediaannya kemudian akan lebih besar dari biasanya, yang berarti rasio persediaannya akan

berkurang. Bisnis dapat meningkatkan inventarisnya dengan

cara ini karena dua alasan. Pertama, jika membeli persediaan

saat harga yang berlaku rendah dan kemudian menunggu untuk

menjual persediaan saat harga tinggi, margin keuntungannya

meningkat. Kedua, membeli stok dalam jumlah besar sekaligus

membuat biaya pemesanan tetap rendah. Hal ini terutama

berlaku jika inflasi akan menaikkan biaya pemesanan untuk

periode penjualan mendatang.

✅ Slide 8 : Konsep Just In Time.

Manajemen persediaan JIT (Just in Time) yang menggunakan kontak jangka panjang, pengisian kembali yang berkelanjutan.Usaha rekayasa dilakukan untuk mengurangi waktu persiapan secara dramatis, setelah biaya pemesanan dan persiapan turun mencapai tingkat minimal, maka biaya menyimpan dapat dikurangi dengan mengurangi tingkat persediaan.+++

Just-In-Time (JIT) Advantages

Mengurangi Biaya Inventory — Mengurangi

biaya inventory secara tidak langsung akan mengurangi biaya untuk pegawai dan expense untuk memanage inventory. Extra

space dari suatu restoran bisa digunakan untuk meja tambahan

atau pickup counter gofood/grab food.

Minimum Error dalam operasional — Seringkali, kelebihan stok memaksa owner untuk menjual menu dengan harga diskon.

Dengan meminimalisir inventory seminimum

mungkin owner bisa membuat strategi marketing yang lebih

efektif dan efisien.

Just-In-Time (JIT) Disadvantages

Forecasting untuk demand yang tidak akurat — JIT inventory membutuhkan forecasting yang akurat. Karena demand pasar akan terus berubah dan seasonal, akan sangat sulit untuk memprediksi hal tersebut. Tidak hanya pemilik

restoran yang harus mengkalkulasi demand pelangaggan namun harus menerima konsekuensinya ketika kalkulasinya salah.

Ada resiko keterlambatan dalam pengantaran — Agar metode JIT bisa bekerja, logistik pengantaran juga harus bisa datang tepat waktu atau istilahnya “Just in Time”. Ketelatan atau ada item yang tidak terkirim akan mengakibatkan reputasi brand berkuranf. Supplier, dropshippers dan petani harus bisa

berkolaborasi dengan pemilik bisnis kuliner. Sinkronisasi dan komunikasi ini membutuhkan integrated system dan partnership yang sama-sama aktif satu sama lain.

Konsiderasi untuk Memilih Just-In-Time (JIT)

Apakah demand untuk bisnis cukup stabil ? — Seperti yang dijelaskan diatas , Metode JIT membutuhkan forecasting yang akurat. Akan sangat sulit untuk owner bisnis kuliner untuk

memprediksi kebutuhan stok di masa yang akan datang. Metode ini akan sangat banyak tantangan untuk secara sukses

diimplementasi tanpa ada toleransi kesalahan diawal.

✅ Slide 9 : Penjelasan Singkat Manajemen Rantai Pasokan.

Supply Chain Management (SCM) atau Manajemen Rantai Pasokan adalah sebuah konsep atau mekanisme untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Saat menerapkan manajemen rantai pasokan (SCM) ke manufaktur dalam rantai pasokan dengan mengoptimalkan waktu, lokasi, dan aliran material, bisnis dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, mengembangkan produk secara tepat waktu, memiliki persediaan dan biaya pengiriman yang rendah, serta berhati-hati dan fleksibel untuk mengelola industri.

✅ Slide 10 : Siklus Analisis ABC.

Apa Analisis ABC dalam Manajemen Inventaris?

Analisis ABC adalah pemilihan barang berdasarkan tingkat, penyerapan modal dengan menggunakan prinsip diagram pareto. Pada prinsipnya analisis ABC mengklasifikasikan jenis barang yang didasarkan atas tingkat investasi tahunan yang terserap didalam penyediaan persediaan, untuk setiap jenis barang.

Kelas dalam Manajemen Inventaris ABC

Prinsip Pareto mungkin tidak selalu sepenuhnya akurat. Namun, analisis menunjukkan bahwa hal-hal yang berharga cenderung membengkok ke arah distribusi 80/20. Analisis ABC

mengidentifikasi "titik yang tepat" di mana sebagian besar pendapatan bisnis berasal dari usaha yang relatif sedikit.

✅ Slide 11 : Contoh Pengelolaan Persediaan.

Metode dan Contoh Manajemen Persediaan

Ada beberapa metode dan contoh manajemen persediaan, di antaranya sebagai berikut.

1. Metode First In, First Out (FIFO)

Metode FIFO menjelaskan bahwa barang yang sudah dibeli terlebih dahulu harus dijual atau dikeluarkan pertama. Contoh manajemen persediaan dari metode ini yaitu ketika ada sebuah perusahaan yang menjual makanan, perusahaan tersebut harus menjual makanan yang terlebih dahulu sampai atau dibuat.

Jenis Pentingnya

Persentase Total Persediaan

Nilai Konsumsi Tahunan

Kontro

l Catatan

Kelas A

Nilai dolar tinggi 10% – 20% 70% – 80% Ketat Akurasi

Tinggi

Kelas B Nilai dolar sedang

30% 15% – 20% Sedang Bagus

Kelas C Nilai dolar rendah

50% 5% Dasar Minimal

Dengan kata lain, perusahaan harus mendahulukan barang yang sampai atau dibuat terlebih dahulu dibandingkan dengan barang yang baru (First In, First Out). Hal ini ditujukan untuk mencegah terjadinya kerusakan barang lama.

Metode ini cocok bagi perusahaan yang menjual barang-barang tidak tahan lama atau kadaluarsa sehingga kerugian bisa

diminimalisir.

2. Metode First In, Last Out (FILO)

Metode ini bertolak belakang dengan metode First In, First Out (FIFO). Contoh manajemen persediaan dari metode FILO yaitu saat perusahaan pakaian membeli stok barang untuk persediaan, kemudian barang yang datang terlebih dahulu harus tetap

berada di urutan terakhir selama proses berlanjut.

Metode LIFO memiliki tujuan, salah satunya mempermudah perusahaan dalam menata barang. Hal ini dikarenakan

perusahaan tak perlu repot mengeluarkan barang karena bisa diambil dari barang terakhir.

3. Metode Persediaan Rata-Rata

Metode persediaan rata-rata atau dikenal dengan metode average adalah metode yang mencatat persediaan rata-rata tertimbang. Contoh manajemen persediaan dari metode ini yaitu perusahaan membagi biaya barang dengan jumlah unit barang yang ada.

Sehingga persediaan barang terakhir dan beban pokok penjualan harus dijumlahkan dalam bentuk rata-rata atau average. Saat menggunakan metode berikut, perusahaan tak perlu repot memikirkan harus menjual produk mana terlebih dahulu.

Hal tersebut dikarenakan metode ini mengambil nilai harga rata- rata atau dalam artian metode ini berada di tengah-tengah metode FIFO dan LIFO.

✅ Slide 12 : Tantangan (Tantangan Khusus Regulasi & Strategi) dan Kesimpulan.

Tantangan Manajemen Persediaan

1. Ketidakpastian Pasokan: Ketidakpastian dalam pasokan impor, fluktuasi mata uang, dan perubahan kebijakan perdagangan

internasional dapat mempengaruhi ketersediaan dan harga bahan baku tersebut.

2. Distribusi dan Logistik: Transportasi yang kurang efisien dan biaya logistik yang tinggi dapat menghambat pengiriman bahan baku dari produsen ke pengolahan atau ritel di seluruh wilayah.

3. Perubahan Cuaca dan Bencana Alam: Mengalami perubahan cuaca ekstrem dan bencana alam, seperti banjir, kekeringan, dan gempa bumi. Hal ini dapat menyebabkan gangguan dalam produksi dan distribusi bahan baku, serta kerugian dalam persediaan yang sudah ada.

4. Fluktuasi Harga: Fluktuasi harga bahan baku pokok, baik di pasar global maupun domestik, dapat mempengaruhi biaya produksi dan laba perusahaan. Kenaikan harga yang tajam dapat menyebabkan tekanan pada manajemen persediaan dan mengancam

keberlangsungan bisnis.

Strategi Manajemen Persediaan

1. Diversifikasi Sumber Pasokan: Untuk mengurangi risiko

ketidakpastian pasokan impor, perusahaan perlu mencari sumber pasokan alternatif, baik lokal maupun internasional. Membangun kemitraan jangka panjang dengan produsen lokal dan menjalin hubungan yang baik dengan produsen impor dapat membantu memastikan pasokan yang stabil.

2. Perencanaan Persediaan yang Efektif: Melalui analisis permintaan yang cermat dan peramalan yang akurat, perusahaan dapat

mengoptimalkan tingkat persediaan bahan baku pokok.

Menggunakan metode seperti Just-In-Time (JIT) atau sistem manajemen persediaan yang terkomputerisasi dapat membantu menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat

berdampak pada biaya produksi dan kelancaran operasional.

3. Penggunaan Teknologi dan Sistem Informasi: Menerapkan teknologi dan sistem informasi yang canggih dapat membantu memantau persediaan secara real-time, mengoptimalkan

pengelolaan persediaan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Penggunaan teknologi juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan kolaborasi dengan pemasok dan mitra bisnis secara efisien.

4. Pengembangan Rantai Pasokan yang Efisien: Meningkatkan efisiensi rantai pasokan melalui penggunaan jasa logistik yang handal, penggunaan teknologi pelacakan, dan penerapan praktik manajemen logistik yang baik. Pengelolaan persediaan yang efisien dan sinergi yang baik antara produsen, distributor, dan ritel dapat membantu mengurangi biaya logistik dan memastikan ketersediaan bahan baku pokok yang tepat waktu.

5. Dukungan Pemerintah dan Kolaborasi Industri: Pemerintah perlu memberikan dukungan dalam hal kebijakan perdagangan,

infrastruktur, dan pengembangan industri bahan baku pokok.

Kolaborasi antara perusahaan dalam industri yang sama, termasuk pembentukan asosiasi industri, dapat membantu mengatasi

tantangan bersama dan berbagi pengetahuan serta pengalaman.