Notula dan Laporan
Nur Rahmi Akbarini, S.Pd, M.Pd.
Notula
NOTULENSI NOTULA
SAMA ATAU BERBEDA???
?
NOTULEN
Pengertian
Notula adalah sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau
sidang yang dimulai dari awal sampai akhir
acara
Seseorang yang bertugas menulis
Notula disebut dengan Notulis
Selanjutnya hasil notula tersebut diberikan ke ketua kegiatan dan akan
dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota
atau peserta acara
Tujuan
Sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan
Tolak ukur sukses atau tidaknya pelaksanaan rapat
Sebagai alat pencapaian
tujuan tertentu
Jenis
Notula Harfiah Notula
Rangkuman
Notula Harfiah
Pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain. Notula harfiah biasanya berbentuk
dikte, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya
Notula
Rangkuman
Notulis harus terampil dalam menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan
efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain
Pencatatan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat.
Cara Menyusun
1. Kepala notula
Nama kegiatan atau tema yang akan dibahas Hari dan tanggal acara
Waktu pelaksanaan acara
Tempat pelaksanaan acara
Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat
Cara Menyusun
2. Isi Notula
merupakan bagian dari susunan notula yang berisi mengenai hal-hal penting dalam kegiatan tersebut/ tanpa ada yang tertinggal (tergantung jenis notula).
3. Bagian Akhir Notula
Bagian Akhir dari notula merupakan penulisan kesimpulan. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notula.
4. Penandatanganan
Merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.
Laporan
LAPORAN?
13
Secara harfiah
14
Bahasa Inggris: Report
Diambil dari Bahasa latin
Re sarat, mundur
Portare membawa, menyampaikan
LAPORAN
Laporan merupakan bentuk komunikasi dari pihak satu kepada pihak lain yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai
dengan tujuan penulisannya.
15
16
Bentuk penyampaian informasi secara lisan maupun tulisan yang berasal dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab
yang ada di antara mereka
Kaitannya dengan pekerjaan
Setiap unit kerja, pada umumnya membuat laporan tertulis
Laporan merupakan dokumen yang menganalisis dan mengevaluasi semua
aktivitas organisasi dan menyediakan informasi penting yang berkaitan dengan pengambilan keputusan.
Langkah yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan adalah merencanakan apa yang akan
dilaporkan, mengumpulkan data,
mengorganisasikan data dan menulis draf awal sebuah laporan
18
Wha t Wher Whe e
Wh n Wh y Ho o
w
Laporan adalah
gambaran
dari 5W+1H
Manfaat Laporan
Menjadi dasar penentuan kebijakan
Menjadi bahan untuk penyusunan rencana kegiatan-kegiatan berikutnya
Bisa mengetahui perkembangan dan proses dari peningkatan kegiatan
Sebagai sumber informasi
Karakteristik Laporan
Laporan pada umumnya diminta oleh
seseorang yang memiliki kewenangan lebih tinggi.
Laporan berjalan ke atas dalam struktur
organisasi
Laporan ditulis secara
sistematis Laporan menekankan
objektivitas
Laporan disiapkan untuk khalayak yang
terbatas
Tujuan Laporan
Memantau dan mengendalikan suatu kegiatan
Membantu
mengimplementasik an kebijakan dan prosedur yang telah
ditentukan
Memenuhi persyaratan
Mendokumentasikan kegiatan
Merupakan pedoman untuk persoalan tertentu
Fungsi Laporan
Pertanggungjawaban dan pengawasan
Penyampaian informasi
Bahan pengambilan keputusan
Sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, dan koordinasi dengan
bagian/unit lain
Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman
Syarat
Benar
Tepat Sasaran Lengkap
Tegas dan Konsisten Tepat Waktu
Tepat Penerimaanya
BeSar LengAN TuAn
Hambatan
Penyajian fakta yang tidak benar
dan cenderung memutarbalikkan
fakta
Informasi yang disajikan tidak
lengkap
Organisasinya besar dan rumit
Atasan kurang menghargai pendapat bawahan
Bahasa yang tidak lugas dan cenderung berbelit-belit
Beban psikologis bagi si pelapor
(misalnya bawahan) Laporan
dikhawatirkan dapat menambah beban kerja bagi
si pelapor
Jenis laporan berdasarkan waktu
Laporan rutin
Laporan insident
al
La po ra n be rd as ar ka n be nt uk
Laporan bentuk surat
Laporan berbentuk
formulir Laporan berbentuk
naskah Laporan
berbentuk memo
Terimakasih
