Preprint · August 2020
DOI: 10.13140/RG.2.2.14347.11041
CITATIONS
3
READS
105,551
1 author:
Ade Heryana Universitas Esa Unggul 123PUBLICATIONS 228CITATIONS
SEE PROFILE
All content following this page was uploaded by Ade Heryana on 03 August 2020.
The user has requested enhancement of the downloaded file.
Ade Heryana, SST, MKM
Organisasi dan Teori Organisasi
Sebuah Mini Book
Ade Heryana, SST, MKM 6/28/2020
1 KATA PENGANTAR
Buku mini sejumlah 40 halaman lebih ini merupakan bahan ajar penulis saat memberikan kuliah Teori Organisasi di Universitas Esa Unggul. Buku terdiri dari enam sub bab yaitu membahas tentang:
1. Pengertian Organisasi
2. Prinsip-prinsip umum dari Organisasi
3. Perbedaan sudut pandang konvensional dengan modern terhadap Organisasi
4. Pembagian teori Organisasi
5. Karakteristik teori Organisasi yang berfokus pada kinerja dan struktur 6. Karakteristik teori Organisasi yang berfokus pada motivasi
Semoga mini book ini bermanfaat bagi Anda sebagai praktisi organisasi atau mahasiswa yang ingin memperdalam tentang organisasi. Penulis menyadari masih banyak kekurangan yang terdapat pada mini book dan tentunya sangat diharapkan masukan dari pembaca dan dialamatkan ke email ade.heryana24@gmail.com
Ciledug, Tangerang, Juni 2020 Penulis
©2020 Ade Heryana
Diterbitkan dan diedarkan secara pribadi oleh Ade Heryana.
Format sitasi/kutipan:
Heryana, A. (2020). Organisasi dan Teori Organisasi. Tangerang: AHeryana Institute
2 1. PENGERTIAN ORGANISASI
Jobplanet, sebuah perusahaan jasa karir online merilis lima belas perusahaan jenis korporasi terbaik sepanjang 2016 di Indonesia dilihat dari aspek pekerjaannya. Dirilis pada situs jobplanet.com, terdapat dua perusahaan yang menonjol yaitu Kementerian BUMN dan Chevron Pacific Indonesia. Kementerian BUMN tertinggi pada aspek jenjang karir dan manajemen, sedangkan Chevron Pacific Indonesia pada aspek work-life balance, gaji dan tunjangan. Sebuah perusahaan harus terus memantau situasi lingkungan tempat ia beraktivitas untuk mendapatkan daya kompetetif, daya ketertarikan pelamar, dan bernilai bagi karyawannya (Levy, 2009).
Kedua perusahaan terbaik tersebut merupakan metamorfosis dari apa yang disebut organisasi. Mereka telah mengalami perkembangan berpuluh-puluh tahun dari organisasi yang kecil hingga besar dengan jumlah karyawan ratusan hingga ribuan. Sebuah organisasi yang baik memiliki empat karakteristik yakni appropiate (proses pengambilan keputusan sesuai dengan kondisi lingkungan), adequate (kecukupan sumberdaya), effective (tepat sasaran/tujuan), dan efficient (dapat menggunakan sumberdaya dengan baik). Sedangkan organisasi yang terlambat atau kurang baik dalam mengambil keputusan, tidak mampu bereaksi terhadap perubahan lingkungan, dan sering terdapat pertentangan kepentingan antar anggotanya akan berkembang menjadi organisasi yang kurang baik.
Organisasi tempat Anda bekerja atau belajar bisa jadi memiliki tujuan profitabilitas dan berkembang ke arah yang lebih baik. Kesamaan lainnya, perusahaan tersebut dan organisasi tempat Anda bekerja/belajar terdiri dari orang-orang yang memiliki tujuan berbeda-beda. Pekerjaan rumah
3
manajemen adalah bagaimana agar tujuan hidup masing-masing orang selaras dengan tujuan organisasi. Dalam tulisan ini pengertian organisasi dibatasi pada konteks tempat bekerja, sehingga pekerja merupakan orang- orang yang ada di dalam organisasi tersebut.
Untuk apa Anda mempelajari organisasi? Seperti kita ketahui, dalam kehidupan manusia terdapat berbagai organisasi atau kelompok yang turut berperan dalam menentukan tujuan dan keputusan. Organisasi tersebut berproses atau beroperasi dengan cara-cara yang unik. Sehingga dengan mempelajari organisasi, Anda dapat memahami bagaimana proses operasional yang ada dalam organisasi. Harapannya adalah Anda dapat mengantisipasi berbagai jenis masalah yang mungkin akan dihadapi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab baik di tempat kerja maupun di tempat aktivitas lainnya. Pada akhirnya, Anda akan memberikan kontribusi yang berguna bagi kelangsungan organisasi.
Lalu apakah pengertian dari organisasi tersebut? Secara filosofis, terdapat tiga pendapat tentang pengertian organisasi yaitu:
1. Organisasi adalah sistem dimana manusia saling tergantung atau terkait satu sama lain dan membentuk jejaring yang saling memberikan kemanfaatan satu dengan yang lain
2. Organisasi adalah kerangka kerja bagi manajemen dalam bekerja.
Artinya organisasi merupakan wadah, lembaga, atau kelompok fungsional ketika proses manajemen berlangsung. Organisasi semacam peta jalan (road-map) bagi manajemen dan anggotanya untuk mencapai tujuan.
3. Organisasi adalah strategi komplek yang melibatkan manusia yang didesain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sehingga organisasi merupakan wadah dimana sekumpulan orang diarahkan
4
untuk tujuan-tujuan spesifik dari organisasi. Semakin lama organisasi berdiri, maka semakin kompleks hubungan antar manusia dan peralatan kerja yang ada di dalamnya.
Sebuah organisasi terdiri dari 3 unsur pokok yakni orang-orang, tujuan, dan struktur. Sehingga fungsi utama organisasi adalah: a) sebagai wadah bagi orang-orang dalam bekerja sama mencapai satu tujuan; b) sebagai wadah bagi orang-orang dalam membentuk perilaku dan budaya organisasi; dan c) sebagai wadah untuk mencapai sasaran yang sulit dicapai seorang diri. Orang-orang dalam organisasi pada akhirnya membentuk struktur yang menunjang pencapaian tujuan.
Sudut pandang orang terhadap organisasi semakin hari semakin berubah dan mengalami pergeseran dari pandangan konvensional menjadi sudut pandang yang lebih modern. Perbedaan tersebut penulis sajikan pada tabel 1 berikut:
Tabel 1. Perbedaan Organisasi menurut Sudut Pandang Konvensional dan Modern Sudut Pandang Konvensional Sudut Pandang Modern
“Benda” yang kondisinya stabil “Hubungan” yang berjalan dengan dinamis Tidak fleksibel menghadapi perubahan Fleksibel menghadapi perubahan
Pekerjaan adalah fokus yang diutamakan Keahlian adalah fokus yang diutamakan Pekerjaan didefinisikan menurut
posisi/jabatan
Pekerjaan didefinisikan menurut tugas nyata
Berorientasi lebih individualis Berorientasi pada kerjasama tim (teamwork) Pekerjaan yang melekat pada individu
bersifat tetap
Pekerjaan yang melekat pada individu bersifat sementara
Orientasi pada perintah Orientasi pada partisipasi Pengambilan keputusan didominasi oleh
manajemen/pimpinan
Partisipasi karyawan melibatkan karyawan, meskipun keputusan tetap diambil oleh pimpinan/manajemen
Pengambilan keputusan mengacu pada
peraturan atau kebijakan yang berlaku Pengambilan keputusan lebih mengacu pada konsumen
Karakteristik pekerja lebih homogen Karakterisitik pekerja beragam (heterogen) Waktu kerja ditentukan Tidak ada batasan waktu kerja
Hubungan antar anggota organisasi
bersifat hirarkis Hubungan antar anggota organisasi
bersifat lateral dan jaringan Pekerjaan dilakukan di fasilitas organisasi
selama jam kerja tertentu
Pekerjaan bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja
5
Pandemi Covid-19 yang berlangsung sejak awal tahun 2020 semakin menyadarkan kita bahwa wujud organisasi semakin melebar dan dengan batasan yang semakin tidak Nampak. Era new normal yang berlangsung di tengah-tengah telah mengubah perilaku manusia termasuk organisasi sebagaimana sudut pandang pada tabel 1.
2. TEORI ORGANISASI
Teori organisasi merupakan sejumlah pemikiran dan konsep yang menjelaskan atau memperkirakan bagaimana organisasi/kelompok dan individu di dalamnya “berperilaku”, dalam berbagai jenis struktur dan kondisi tertentu (Shafritz & Ott dalam Levy, 2009). Dari definisi tersebut, organisasi seperti juga manusia memiliki perilaku yang bisa diamati dengan baik oleh orang di dalamnya maupun oleh pihak luar.
Ahli manajemen dan organisasi menyatakan teori organisasi berakar dan telah ada sejak zaman purbakala atau abad pertengahan. Namun studi formal tentang teori organisasi baru dilakukan ketika pabrik-pabrik mulai dikenal di Inggris Raya (Shafritz & Ott dalam Levy, 2009). Terdapat berbagai jenis teori organisasi dari berbagai literatur dan sumber pustaka.
Penulis mengutip karya Scott dalam Legaard (2010) yang membagi teori organisasi ke dalam tiga level analisis, yaitu:
1) Level sosial-psikologis, yakni teori organisasi yang berfokus pada hubungan individu dan antar personal/individu dalam organisasi. Pada kelompok teori ini, ahli organisasi berupaya menjelaskan bagaimana orang-orang di dalam organisasi tersebut saling berhubungan untuk mencapai tujuan masing-masing.
2) Level struktural, yakni teori organisasi yang berfokus pada organisasi secara umum dan subdivisi dari organisasi seperti departemen, tim, dan
6
sebagainya. Pada kelompok teori ini, ahli organisasi menjelaskan bagaimana antar unit dalam organisasi (departemen, bagian, seksi, dll) saling berkaitan untuk mencapai tujuan masing-masing unit tersebut.
3) Level makro, yakni teori organisasi yang berfokus pada peran organisasi dalam hubungannya dengan organisasi dan komunitas lainnya.
Pada level ini, ahli organisasi berupaya menjelaskan hubungan antar organisasi untuk mencapai tujuan masing-masing.
Sementara Legaard sendiri membagi teori organisasi ke dalam tiga perspektif yang merupakan wilayah utama yang menjadi pusat studinya (Legaard, 2010), yaitu:
a. Teori organisasi yang berfokus pada kinerja dalam menjalankan tugas dan struktur;
b. Teori organisasi yang berfokus pada motivasi karyawan; dan
c. Teori organisasi yang berfokus pada penyesuaian dengan lingkungan sekitar.
Perspektif Scott dan Legaard jika digabungkan akan terjadi kesamaan pola teori tentang organisasi (lihat tabel 2).
7
Tabel 2. Teori Organisasi menurut Perspektif Legaard dan Scott Perspektif Legaard (2010)
Persepktif Scott Kinerja dan
Struktur Motivasi Anggota Penyesuaian terhadap lingkungan Scientific
Management (Taylor) – 1911
Expectancy theory (Vroom) – 1976 Administrative
theory (Fayol) – 1925
Self-efficacy
Management by Objective (Drucker) – 1968
Needs theories Motivational theories Qualifications &
personality 2 Factors theory (Herzberg) – 1966 Reward/Reinforcement theory (Skinner) Pathfinder theory Cultural theories (Schein, Martin and Albert & Whetten) – 1992
Bureaucracy model (Max Weber) – 1922
Job Design Loose-coupled
organizations (Weick) – 1995
Administrative behavior (Fayol) – 1925
Job Characteristics (Hackman & Oldham)
External environment Factors &
Organizational Structures
(Mintzberg) – 1981 Organizational Learning (March &
Olsen) The Learning
Organization (Argyris
& Senge) – 1990
Level analisis:
sosio- psikologis
Level analisis:
Struktural
Level analisis:
Makro
8
Ahli organisasi lainnya yaitu Stepen P. Robbins (1995) membuat pembagian teori organisasi ke dalam empat kategori antara lain sebagai berikut:
1. Teoretikus Tipe 1
a. Kelompok ini dikenal dengan aliran klasik
b. Upaya: mengembangkan model organisasi secara universal
c. Melihat organisasi sebagai sistem tertutup untuk mencapai tujuan dengan efisiensi
d. Para ahli: scientific management (Frederick W. Taylor), prinsip- prinsip organisasi (Henry Fayol), teori birokrasi (Max Weber), dan teori perencanaan rasional (Ralph Davis).
2. Teoretikus Tipe 2
a. Upaya yang dilakukan kelompok teoritikus ini adalah penyesuaian sifat sosial organisasi, dan membentuk aliran hubungan antar manusia sehingga disebut dengan human relations school
b. Memandang organisasi sebagai seseuatu yang terdiri dari tugas- tugas maupun manusia
c. Para ahli: teori/kajian Hawthorne (Elton Mayo), teori sistem kerjasama (Chester Bernard), teori X dan Y (McGregor), dan teori anti birokrasi (Warren Bennis).
3. Teoretikus Tipe 3
a. Pendekatan kontinjensi (memilih antara mekanistik dan humanistik) b. Para ahli: teori perspektif lingkungan (Katz & Kahn), kasus
teknologi, teori besaran organisasi (kelompok Aston) 4. Teoretikus Tipe 4
a. Memusatkan perhatian pada sifat politis organisasi
b. Para ahli: batas-batas kognitif terhadap rasionalitas (March &
Simon), teori arena politik (Jeffrey Pfeffer)
9
3. TEORI ORGANISASI YANG BERFOKUS PADA KINERJA DAN STRUKTUR
A. Scientific Management
Teori ini lahir pada awal abad 20, dikembangkan oleh Frederick W. Taylor.
Karakteristik dari aliran ini adalah:
1. Ide dasar scientific management adalah proses yang sistematis dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi produksi yang diperoleh melalui analisis ilmiah dan berbagai percobaan.
2. Taylor meyakini bahwa ouput yang maksimal dari sustu proses dapat dihasilkan dengan input yang minimal (energi, sumberdaya).
3. Titik awal pemikiran Taylor adalah proses kerja individu yang akan bergabung dalam suatu sistem proses.
4. Struktur organisasi terbentuk mengikuti proses kerja yang ada
5. Dibutuhkan staff yang memiliki spesialisasi untuk mengoptimalkan proses kerja, sehingga peran manajer dalam memerintah akan berkurang
6. Dikategorikan sebagai pendekatan bottom-up, karena memulai dari proses kerja individu.
Pemikiran scientific management akhirnya diadopsi oleh perusahaan industri manufaktur skala besar. Salah satu yang mengadopsi adalah Henry Ford (perusahaan otomotif Ford) yang akhirnya melahirkan revolusi industri. Melalui berbagai studi tentang waktu dan dengan keterampilan pekerja, saat itu pembuatan mobil mulai bisa diproduksi secara massal (jumlah besar) dengan proses kerja menggunakan mesin. Fenomena ini menciptakan aliran baru yang disebut Fordism.
10
Scientific management memiliki pengaruh yang menentukan dan panjang terhadap praktik industri dan terhadap teori organisasi secara keseluruhan.
Pada akhirnya teori ini mendapat kritik keras dari pegawai dan manajer yang menerapkan pendekatan ini, karena studi ini mengabaikan pendapat dan pemikiran mereka. Akibat dari pertentangan ini dan berkembanganya pandangan/aliran humanity, teori scientific management tidak dapat bertahan lama sebagai ideologi yang diikuti manajemen. Namun pandangan-pandangan scientific management masih tetap dipakai sebagai pedoman kerja bukan hanya di sektor industri tetapi juga di sektor jasa.
B. Administrative Theory
Pada waktu yang hampir bersamaan dengan Taylor, Henri Fayol mengembangkan pendekatan lain yang bersifat rasional yang fokusnya berlawananan dengan scientific management. Karakteristik dari teori administratif Fayol antara lain:
1. Prinsip-prinsip administratif yang membentuk struktur hirarkis organisasi berbentuk piramida, berfungsi sebagai dasar organisasi dalam menjalankan aktivitas, yaitu dengan pendekatan top-down.
Bandingkan dengan scientific management yang menggunakan pendekatan bottom-up dengan titik awal dari pekerjaan individu.
2. Pendakatan administratif memfokuskan pada dua prinsip dalam organisasi yaitu Koordinasi dan Spesialisasi. Gambar 1 berikut menjelaskan prinsip-prinsip Koordinasi dan Spesialiasi pada pendekatan administratitf Fayol.
11
Gambar 1. Prinsip Koordinasi dan Spesialisasi (Teori Administratif Fayol)
Teori administratif yang dikemukan Fayol mendapat kritik karena terlalu menyederhanakan kondisi administratif. Seorang ahli yang mengkritik cukup keras adalah Herbert Simon yang akan didiskusikan pada sub bab mendatang.
Henry Fayol juga mengembangkan prinsip-prinsip yang harus dimiliki organisasi, sebagai berikut:
1. Terdapat kejelasan dalam merumuskan tujuan organisasi. Tujuan yang jelas memudahkan anggota organisasi untuk bekerjasama mencapai tujuan akhir yang diharapkan;
2. Terdapat pembagian kerja, sehingga harus disusun struktur organisasi yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan/tujuan yang ditetapkan.
Fungsi atau posisi dalam organisasi dapat digolongkan dengan berbagai cara, antara lain:
- Menurut kesamaan fungsi. Misalnya sebuah rumah sakit dapat menggabungkan kesamaan suatu fungsi dalam organisasinya, sehingga semua kegiatan yang berhubungan dengan pemenuhan Koordinasi (Struktur organisasi
piramida)
• Setiap pekerja hanya diawasi oleh satu supervisor
• Seorang supervisor hanya
memiliki bawahan sesuai yang ia kelola (span of control)
• Pekerjaan rutin sebaiknya dikerjakan oleh bawahan, sehingga supervisor dapat
mengerjakan tugas lain yang lebih spesifik
Spesialisasi (pembagian kegiatan/tugas dalam organisasi)
• Pembagian kelompok dilakukan berdasarkan
• Tujuan (departemen pemasaran atau pengembangan)
• Proses (Menulis, Membuka tutup botol, dsb)
• Pelanggan (pelanggan besar, menengah, kecil)
• Geografis (pelayanan
berdasarkan area atau wilayah)
12
kebutuhan pasien akan pelayanan kesehatan masuk dalam fungsi pelayanan.
- Menurut macam jasa yang dihasilkan. Misalnya jasa pelayanan resep dokter masuk dalam fungsi farmasi
- Menurut produk yang dihasilkan. Misalnya unit menghasilkan makanan/minuman yang higienis bagi pasien dikelompokkan dalam fungsi gizi;
- Menurut pelanggan yang dilayani. Misalnya unit khusus yang melayani kelompok usia di atas 60 tahun digabungkan dalam fungsi/klinik geriatri;
- Menurut tata kelola. Misalnya unit yang melayani pengiriman dokumen medik pasien dan menyimpannya secara sistematis dikelompokkan dalam fungsi layanan rekam medik;
- Menurut pembagian wilayah. Misalnya unit pemasaran rumah sakit terbagi atas wilayah barat atau timur.
3. Terdapat kontinuitas dan fleksibilitas. Kontinuitas berarti kelangsungan hidup dan sikap suatu organisasi harus terjamin. Jaminan kelangsungan tertuang dalam perencanaan jangka panjang, serta program dan kegiatan pelaksanaan. Sedangkan fleksibillitas berarti mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah- ubah (dinamis) tanpa mengubah tujuan organisasi.
4. Terdapat kejelasan dan keseimbangan antara delegasi, wewenang, dan tanggung jawab (chain of command). Delegasi merupakan pembagian tugas/wewenang pimpinan kepada bawahannya dengan memperhatikan ketentuan dan tujuan organisasi. Wewenang merupakan hak prerogatif seseorang untuk memerintah, mengarahkan, dan bertindak sesuai dengan tujuan organisasi.
13
Sedangkan tanggung jawab merupakan kewajiban anggota organisasi dalam melaksanakan tugasnya.
5. Terdapat kesatuan arah (unity of direction). Artinya seluruh kemampuan, pikiran, keahlian, waktu, dan kegiatan anggota organisasi ditujukan untuk mencapai satu sasaran yaitu mencapai tujuan dengan cara yang efektif dan efisien.
6. Terdapat kesatuan komando (unity of command). Pengertian kesatuan komando adalah terjaminnya kerjasama anggota organisasi, dengan memusatkan pengendalian pada manajemen tingkat atas. Dengan demikian, seorang bawahan hanya memiliki satu atasan.
7. Terdapat rentang pengawasan/kekuasaan (span of control). Pengertian rentang pengawasan adalah sebarapa banyak bawahan/orang yang sesuai berada di bawah sebuah posisi/jabatan. Span of control dijalankan untuk menjamin efektifitas dan kesinambungan sebuah organisasi. Namun perlu dipahami bahwa setiap orang memiliki kemampuan yang berbeda-beda dalam mengendalikan orang-orang yang ada dalam lingkaran kekuasaannya untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik.
Akibat dari span of control dan tujuan organisasi untuk mencapai tujuan secara bersama-sama maka terdapat konsep sentralisasi dan desentralisasi. Bila pengambilan keputusan seluruhnya diserahkan kepada manajemen tingkat atas, maka hal ini disebut dengan sentralisasi. Bila pengambilan keputusan sebagian diserahkan kepada manajer tingkat bawah, maka disebut dengan desentralisasi.
8. Terdapat tingkatan pekerja (employment hierarchies). Hirarki pekerja merupakan tata hubungan formal antara atasan dan bawahan, serta jaringan peranan yang diinginkan seseorang dalam melaksanakan pekerjaan untuk mencapai tujuannya. Dengan demikian,
14
pendelegasian tugas/pekerjaan dilakukan sesuai dengan “tangga”
jabatan. Sebuah hirarki jabatan memiliki ciri-ciri sebagai berikut: a) hampir selalu membentuk piramida; b) terbag-bagi ke dalam satu seri tingkatan horisontal; dan c) secara keseluruhan tetap ada sepanjang masa organisasi tersebut beroperasi/berdiri.
9. Terdapat koordinasi. Dalam organisasi, semua kegiatan untuk mencapai tujuan harus dikoordinasikan antara satu anggota dengan anggota lain. Dengan demikian, asas dalam koordinasi adalah kerjasama dan kesatuan untuk mencapai tujuan bersama. Fungsi koordinasi dijalankan untuk mencegah hal-hal sebagai berikut:
konflik/kontradiksi, persaingan tidak sehat, pemborosan, kekosongan waktu dan ruang, serta perbedaan pendekatan dalam pelaksanaan.
Teori scientific management Taylor dan teori administratif Fayol termasuk dalam kelompok teori organisasi klasik. Teori organisasi klasik mengajukan empat ajaran/konsep utama dalam teori organisasi klasik (Shafritz & Ott dalam Levy, 2009) yakni:
1. Organisasi ada karena alasan ekonomis dan mencapai produktif;
2. Cara terbaik untuk mencapai pruduktivitas diperoleh kajian dan analisis secara ilmiah;
3. Terdapat spesialisasi dan pembagian kerja maksimalkan produksi; dan 4. Baik organisasi maupun manusia di dalamnya bertindak berdasarkan
prinsip rasional dan ekonomis.
Dari keempat ajaran tersebut dapat disimpulkan bahwa organisasi menurut teori organisasi kalsik merupakan sekumpulan orang yang bertindak secara rasional/ekonomis dengan berbagai spsialisasi atau pembagian kerja, untuk mencapai tujuan produktif dengan cara berdasarkan analisis ilmiah.
15 C. Teori Birokrasi Weber
Teori Birokrasi dipelopori oleh Max Webber (seorang sosiolog asal Jerman yang melakukan studi tentang organisasi antara tahun 1800-1900).
Webber memiliki pandangan yang berbeda dibanding Taylor dan Fayol. Ia memasukkan perspektif sosial dan psikologis untuk memahami tentang organisasi. Menurut Webber untuk memahami organisasi dan strukturnya dapat dicari menggunakan konteks historis, dan ia mengembangkan norma-norma yang seharusnya dijalankan oleh suatu birokrasi (yang direfleksikan sebagai “pegawai publik”) antara lain: a) pegawai publik sebaiknya bertindak seolah-olah dirinya adalah pemilik birokrasi (kantor) dan tetap menjalankan tugas secara birokratis; dan b) birokrasi sebaiknya terdiri dari pegawai publik profesional yang netral sehingga struktur organisasi dapat berfungsi dengan lancar dan seefektif mungkin.
Sehingga menurut Weber, Birokrasi adalah sebuah struktur administrasi tertentu yang bekerja berdasarkan otoritas yang beorientasi legal dan peran (Scott dalam Legaard, 2010), dengan ciri-ciri antara lain:
1. Terdapat pembagian kerja di antara anggota organisasi 2. Terdapat hirarki secara administratif
3. Terdapat sistem yang berorientasi pada peran, yang menggambarkan kinerja
4. Terdapat pemisahan antara kepemilikan dan hak individu dengan kantor
5. Seleksi staff berdasarkan kualifikasi teknis, dan pekerja berusaha mencapai karir
Berdasarkan ciri-ciri birokasi tersebut, Weber mengemukan empat pandangan mengenai organisasi yaitu:
16
a. Setiap pekerjaan pada organisasi birokrasi merupakan posisi khusus dengan tugas dan tanggung jawab tertentu. Pandangan ini disebut dengan division of labor. Pandangan ini memungkinkan organisasi untuk memaksimalkan kemampuan anggotanya yang spesifik sesuai dengan pekerjaan atau tugas dipercayakan kepadanya. Namun terdapat kelemahan yang dihadapi yaitu terdapat kesulitan dalam mengkoordinasikan berbagai tugas yang dijalankan oleh masing- masing pekerja, termasuk memastikan produk yang dihasilkan oleh organisasi tersebut;
b. Struktur pada organisasi birokrasi cenderung berbentuk piramida (top- down pyramidal organizational) dengan satu orang berada di puncak, lihat gambar 2. Pada setiap level organisasi, pekerja melapor kepada orang yang berada di atasnya dalam rantai komando.
Gambar 2. Struktur Organisasi menurut Teori Birokrasi
c. Penyelesaian pekerjaan pada organisasi birokrasi dilakukan dengan membagi sebagian tugas supervisor kepada bawahannya. Organisasi birokrasi tidak menyarankan supervisor menyelesaikan sendiri tugasnya namun sebagian tanggung jawab didelegasikan kepada bawahan. Prinsip ini disebut dengan delegation of authority. Menurut teori Birokrasi, perilaku manajer atau supervisor yang selalu ingin
Manajer Level Atas
Manajer level menengah
Pekerja Pekerja
Manajer level menengah
Pekerja Pekerja
Manajer level menengah
Pekerja Pekerja
17
menyelesaikan seluruh pekerjaan yang diberikan kepadanya tanpa melibatkan bawahan disebut dengan micro-managers.
d. Pencapaian tujuan pada organisasi birokrasi disesuaikan dengan tingkat pengawasan yang dilakukan oleh supervisor/manajer yakni jumlah bawahan ideal yang melapor kepadanya, atau disebut span of control. Semakin tinggi span of control, maka kemampuan supervisor/manajer dalam mengelola bawahan semakin sulit. Namun bila terlalu kecil maka akan terjadi kekurangan beban kerja.
D. Teori Perilaku Administratif (Herbert Simon)
Studi yang dilakukan Herbert Simon bertujuan mengkritisi pemikiran dan pemahaman individu yang dikemukakan teori scientific management Taylor. Teori ini memahami organisasi dari level analisis secara makro.
Kritik Simon terhadap Taylor diibaratkan pertarungan antara economic man dengan administrative man dimana Simon melakukan pendekatan lebih humanis. Menurut Simon, meskipun setiap individu berusaha mencari apa yang ia inginkan, namun pada dasarnya ia tidak begitu peduli dengan keinginan dasarnya. Sehingga setiap individu tidak akan melakukan tindakan rasional secara menyeluruh, akan tetapi melakukan tindaka rasional yang terbatas.
Perbedaan pandangan antara economic man (Taylor) dengan administrative man (Simon) antara lain sebagai berikut:
1. Economic man (disebut juga Homo economicus) beranggapan individu melakukan tindakan rasional penuh, yaitu
a. Memiliki tujuan yang jelas dan konstan
b. Memperoleh pengetahuan dan informasi secara penuh c. Mengoptimalkan nilai pemanfataan
18
2. Administrative man (disebut juga Homo organisans) beranggapan individu melakukan tindakan rasional yang terbatas, yaitu
a. Memiliki tujuan yang tidak jelas dan kemampuan menentukan prioritas yang lemah
b. Memiliki pengetahuan yang terbatas c. Memuaskan nilai pemanfaatan
Pemikiran Simon ini berdampak pada proses pengambilan keputusan individu dalam suatu organisasi, dengan karakteristik sebagai berikut:
a. Orang selalu memiliki model sederhana dalam proses pengambilan keputusan. Model ini disebut dengan “pemahaman situasional” atau
“penentuan situasional” atau “penentuan masalah” atau “pendefinisian masalah”
b. Model ini tidak begitu saja diterapkan dalam menganalisis keputusan, namun akan dilibatkan dalam sejumlah proses psikologis dan sosiologis. Kemudian pengambil keputusan akan berusaha terlibat secara aktif dengan lingkungannya dan berusaha menemukan tindakan alternatif lainnya.
c. Proses keputusan individu dan organisasi difokuskan pada upaya mencari dan memilih antara alternatif yang “memuaskan”. Hanya pada beberapa kasus, keputusan difokuskan pada alternatif yang
“mengoptimalkan”.
d. Keputusan yang diambil individu menurut pandangan administratif, diperoleh dengan keterbatasan pengetahuan akan lingkungan yang ditentukan.
19
4. TEORI ORGANISASI YANG BERFOKUS PADA MOTIVASI
Motivasi adalah energi/kekuatan yang membuat seseorang mau melakukan pekerjaan. Motivasi berarti keinginan atau harapan dari dalam diri untuk melakukan berbagai usaha (Legaard, 2006).
Pendekatan teoritis tentang motivasi salah satunya terbagi atas dua yaitu inner motivation dan outer motivation. Inner motivation adalah motivasi yang timbul dari dalam diri individu atau disebut intrinsic motivation.
Sedangkan outer motivation adalah motivasi yang timbul dari luar individu atau disebut extrinsic motivation.
Menurut sifatnya inner motivation terbagi menjadi: 1) faktor-faktor yang rasional (seperti: harapan, kemampuan diri, kinerja); dan 2) faktor-faktor yang irasional (seperti: kebutuhan, kepribadian/kualifikasi). Sedangkan outer motivation terbagi atas: 1) desain kerja (seperti: faktor-faktor yang motivasional, karakteristik pekerjaan); dan 2) keuangan dan sosial (seperti:
uang, usia, penyakit, ketidakhadiran, hadiah, keterbukaan, hutang). Gambar 3 menyajikan pembagian teori motivasi.
A. Expectancy Theory
Teori ini berguna untuk menjelaskan dan memprediksi perilaku seseorang yang terdorong oleh motivasi, sehingga dapat menjelaskan faktor-faktor yang menentukan seseorang akan berperilaku karena ada motivasi tertentu. Ide dasar teori ini adalah a) berdasarkan rasional ilmiah; dan b) perilaku manusia ditentukan oleh keinginannya untuk memaksimumkan tujuan. Sehingga motivasi dapat dijabarkan dengan formula matematis sebagai berikut:
Motivation = E x I x V dimana:
20
E = Expectancy = harapan individu yang relevan sehingga dapat mencapai hasil yang dicapai dengan kinerjanya, yaitu kinerja untuk mencapai sukses;
I = Instrumentality = probabilitas individu mendapatkan hadiah/reward sebagai konsekuensi atas kesuksesannyal; dan V = Value = Valence = persepsi individu terhadap nilai-nilai dari reward yang kemungkinan diperolehnya, misalnya promosi jabatan, kenaikan gaji, cuti, credit point, dan sebagainya.
Berdasarkan formula di atas, motivasi karyawan di tentukan oleh perjuangannya yang berhubungan positif dengan persepsi nilai dari usaha, sukses, dan reward.
Gambar 3. Klasifikasi Teori Motivasi (sumber: Legaard, 2006) TEORI MOTIVASI
Inner Motivation Outer Motivation
Rational factors Irrational factors Job design Financial & social
Expectancy theory Self-efficacy
theory Management by Objectives
Maslow theory C. Alderfer’s needs theory
McClelland’s needs theory
Qualification/
Personality
Herzberg 2 Factors theory
Hackman &
Oldham model
Reinforcement theory
Social/Organiz ational Justice
Pathfinder theory
21
Teori Ekspektansi memiliki berbagai kelamahan, di antaranya: 1) hanya sedikit orang yang mampu menghubungkan secara komprehensif dan nyata antara nilai-nilai usaha, hasil, dan hadiah/reward, sehingga tidak dapat menjelaskan perbedaan dalam perilaku organisasi secara komprehensif; dan 2) sulit untuk memprediksi derajat kesuksesan karyawan secara tepat, reward yang mungkin diberikan, dan sulit membuat perbandingan yang akurat terhadap nilai-nilai dari reward yang berbeda.
Implikasi teori ini terhadap manajer dalam mengelola motivasi bawahannya adalah:
a. Manajer sebaiknya memberikan reward dengan mempertimbangkan nilainya (secara psikologis) menurut karyawan, dengan menanyakan seberapa bernilainya reward tersebut (misalnya saat melakukan performance appraisal);
b. Manajer sebaiknya menentukan dengan jelas dan tegas definisi dari
“sukses” dan “gagal” agar beberapa pihak setuju dengan batasan yang dijalani;
c. Manajer sebaiknya membuka kesempatan kepada karyawan untuk mencapai kesuksesannya secara realistik;
d. Sistem reward sebaiknya disusun dengan membuat aturan bahwa reward yang baik diperoleh karena kinerja yang baik;
e. Manajer sebaiknya memberikan pelatihan dan coaching kepada karyawan; dan
f. Saat merekrut karyawan sebaiknya disampaikan bahwa reward diperoleh karena usaha yang baik (disebut kontrak psikologis).
B. Self-Efficacy Theory
Self-efficacy merupakan perjuangan atau upaya yang dilakukan individu dengan kemampuannya sendiri untuk mendapatkan motivasi, dengan
22
menggunakan sumberdaya yang dimilikinya sendiri, dan dengan menggunakan kemampuan sendiri untuk menentukan tindakan yang tepat dalam rangka mencapai keinginannya (Legaard, 2006).
Studi yang mendalam pada teori ini menghasilkan konsep yang disebut dengan Pygmalion/Golem Effect. Pygmalion Effect menyatakan self-efficacy karyawan akan meningkat jika manajer mengkomunikasikan harapan- harapan yang tinggi yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja karyawan. Hal sebaliknya berlaku untuk Golem Effect. Mengkomunikasikan harapan-harapan yang tinggi berarti dalam menyampaikan pencapaian tidak menceritakan adanya hambatan dan kegagalan.
C. Management By Objectives (MBO)
Teori MBO melandaskan studinya pada kenyataan bahwa kebanyakan perilaku manusia dilakukan karena atau atas dasar pilihan-pilihan dan maksud yang membingungkan. Seluruh teori motivasi menempatkan
“penentuan tujuan” sebagai landasan mendapatkan motivasi, terutama teori Self-efficacy.
Berdasarkan hal tersebut, maka menurut teori MBO “suatu tujuan (objectives) dapat memotivasi individu dengan efektif” karena alasan- alasan sebagai berikut:
1. Dapat mengarahkan individu untuk fokus pada aktivitas-aktivitas yang relevan dengan tujuannya;
2. Tujuan (objectives) akan menghasilkan energi pada individu, dan tantangan mencapai tujuan akan menghasilkan upaya yang lebih besar;
3. Tujuan (objectives) akan menciptakan ketekunan pada individu. Upaya individu dapat berkembang karena tujuan yang tinggi; dan
23
4. Tujuan (objectives) akan mendorong individu menggunakan pengetahuan dan keterampilannya.
Namun demikian, teori ini menekankan bahwa faktor yang memotivasi individu bukan hanya tujuan (objectives) saja melainkan bisa dari pengalaman yang diperoleh, perkembangan individu yang relevan dan signifikan, serta kesejahteraan.
Implikasi teori ini bagi perusahaan adalah:
a. Sebaiknya manajemen membagi-bagi dan menyusun tujuan perusahaan sedemikian rupa sehingga karyawan dapat menyelaraskan antara perilaku dan kinerjanya;
b. Sementara bagi karyawan, sebaiknya menentukan tujuan yang jelas dan rasional agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan mandiri dan otonom (disebut dengan self-management)
c. Bagi struktur organisasi perusahaan sebaiknya dilakukan restrukturisasi tugas dan tanggung jawab sehingga menghasilkan: organisasi yang memiliki lapisan manajemen yang lebih sedikit, organisasi dengan struktur matriks atau proyek, organisasi yang memanfaatkan kerjasama sumberdaya (outsoursing) dan jaringan (networking), dan organisasi yang lebih ter-desentralisasi.
Studi-studi dan riset yang berhubungan dengan MBO menunjukkan bahwa: tujuan yang tinggi dan padat mempengaruhi kinerja secara positif, ketika tujuan dibuat tinggi dan padat maka dibutuhkan umpan balik, serta pencapaian tujuan mempengaruhi motivasi dan kinerja.
D. Maslow’s Needs Theory
Teori kebutuhan/needs Maslow merupakan model yang sangat populer dalam kajian tentang motivasi berdasarkan kebutuhan. Menurut Maslow,
24
kebutuhan individu dibagi secara hirarkis (dalam arti kebutuhan paling dasar harus terpenuhi sebelum mencari kebutuhan yang selanjutnya), ke dalam lima jenis yaitu:
1. Self-actualizations needs atau kebutuhan akan aktualisasi diri, yakni kebutuhan untuk merealisasikan potensi kreatif dan produktif secara lebih dalam pada diri seseorang;
2. Esteem needs atau kebutuhan akan harga diri, yakni kebutuhan terhadap harga diri, respek/penghormatan atas dirinya sendiri, dan mendapat apresiasi dari orang lain;
3. Social needs atau kebutuhan sosial, yakni kebutuhan terhadap sosialisasi dengan orang lain, kebutuhan akan hubungan yang bersifat emosional, dan kebutuhan akan persahabatan;
4. Safety needs atau kebutuhan akan rasa aman, yakni kebutuhan akan akan stabilitas dan keselematan baik secara fisik maupun psikologis;
dan
5. Physiological needs atau kebutuhan fisik, yaitu kebutuhan yang sifatnya sangat mendasar seperti air, makanan, dan rumah.
Kebutuhan manusia menurut Maslow dapat digambarkan dalam bentuk piramida kebutuhan (lihat gambar 3). Piramida kebutuhan Maslow menjelaskan bahwa:
1. Kebutuhan individu pada level bawah harus lebih dulu terpenuhi sebelum memenuhi kebutuhan pada level di atasnya, sehingga sebelum memenuhi kebutuhan rasa aman maka kebutuhan fisik harus terpenuhi terlebih dahulu;
2. Kebutuhan individu pada level paling bawah merupakan kebutuhan yang paling banyak dibutuhkan oleh manusia (kebutuhan fisik).
25
Gambar 3. Piramida Kebutuhan menurut Maslow
Implikasi teori kebutuhan Maslow terhadap motivasi adalah “motivasi seseorang timbul karena adanya kebutuhan yang belum terpenuhi” atau kebutuhan yang belum terpenuhi merangsang timbulnya motivasi pada seseorang.
Kelemahan teori kebutuhan Maslow adalah 1) teori ini didukung oleh riset yang lemah; 2) teori ini tidak dapat dipakai pada kultur masyarakat yang beragam, karena pada beberapa budaya, kebutuhan akan rasa aman dan sosial lebih utama dibanding kebutuhan akan aktualisasi diri; dan 3) teori ini dibangun atas khayalan Maslow tentang kebutuhan atas perspektif humanis secara umum, bukan berdasarkan pengujian yang bersifat empiris.
Pada perusahaan, kebutuhan individu versi Maslow dapat diidentikkan dengan berbagai bentuk antara lain:
Self- actualization
Esteem
Social
Safety
Physiological
26
a. Self-actualization needs : otonomi, kemandirian, tanggung jawab, tantangan, pengembangan diri;
b. Esteem needs : pengakuan, umpan balik, posisi, promosi
c. Social needs : kontak sosial, pembentukan tim, umpan balik positif, jaringan;
d. Safety needs : lingkungan kerja secara psikis, kebijakan senioritas, skema asuransi, skema pensiun, kontrak kerja, kebijakan SDM;
e. Physiological needs : asuransi kesehatan, gaji, lingkungan kerja fisik, dan sebagainya.
Implikasi teori ini terhadap organisasi adalah:
1. Kebutuhan karyawan akan berubah-ubah setiap waktu, dan karyawan akan memuaskan kebutuhannya saat bekerja atau saat waktu lainnya;
2. Manajer sebaiknya memotivasi karyawan berdasarkan aktual kebutuhan karyawan, bukan berdasarkan kebutuhan yang ia yakini. Hal ini karena setiap orang memiliki pengertian atau pemahaman yang berbeda terhadap kebutuhannya.
E. Alderfer’s Need Theory
Teori kebutuhan Alderfer merupakan modifikasi dari teori kebutuhan Maslow yakni mereduksi kebutuhan individu menjadi tiga, yakni:
1. Growth needs atau kebutuhan akan pertumbuhan, yakni kebutuhan individu untuk mengembangkan kreatifitas dan produktifitasnya (berkaitan dengan kebutuhan aktualisasi diri versi Maslow);
2. Relatedness needs atau kebutuhan akan keterhubungan dengan orang lain, yakni kebutuhan invidu untuk selalu berinterksi dan berhubungan dengan orang lain (berkaitan dengan kebutuhan sosial versi Maslow);
dan
27
3. Existence needs atau kebutuhan akan keberadaan, yakni kebutuhan individu yang sifatnya sangat mendasar (berkaitan dengan kebutuhan fisik dan rasa aman versi Maslow).
Teori kebutuhan Alderfer dapat pula digambarkan dalam bentuk piramida dan dikenal dengan model ERG (singkatan dari Existence, Relatedness dan Growth) sebagaimana gambar 4 berikut.
Gambar 4. Model motivasi “ERG” menurut Alderfer
Meskipun merupakan ringkasan dari teori Maslow, namun teori ini berbeda dalam memandang motivasi. Menurut Alderfer, “kebutuhan yang tidak terpuaskan akan menyebabkan individu mundur ke level kebutuhan yang lebih rendah” sehingga menimbulkan rasa frustrasi. Bila individu tidak dapat memenuhi relatedness needs maka ia akan frustrasi dan mundur untuk memenuhi kebutuhan di bawahnya (existence needs).
Implikasi teori ini bagi organisasi dan manajemen adalah sebaiknya:
Growth
Relatedness
Existence
28
1. Organisasi mengidentifikasi kebutuhan individu karyawan;
2. Organisasi mengidentifikasi kebutuhan individu karyawan yang telah terpuaskan;
3. Berdasarkan hirarki kebutuhan tersebut, organisasi mengidentifikasi kebutuhan paling bawah yang belum terpuaskan;
4. Organisasi mengidentifikasi kebutuhan level paling atas yang belum terpuaskan;
5. Organisasi mengidentifikasi apakah karyawan telah meningkatkan perhatian mereka untuk memuaskan kebutuhan paling dasar agar tidak timbul frustrasi; dan
6. Organisasi mempelajari bagaimana agar kebutuhan yang belum terpuaskan dapat atau menjadi terpuaskan.
F. Mcclelland’s Motivational Theory
Teori ini menempatkan tim manajemen sebagai titik awal proses motivasi.
Teori ini tidak mengkaji perkembangan dan penurunan kebutuhan individu (seperti pada teori Maslow dan teori Alderfer), akan tetapi pada kebutuhan/motivasi yang secara signifikan berpengaruh terhadap produktivitas dan efisiensi individu dalam bekerja. Kebutuhan tersebut terdiri dari tiga yakni:
1. Achievement needs, yakni kebutuhan untuk mendapatkan prestasi yang tinggi dan mampu menyelesaikan tugas yang sulit dan kompleks;
2. Power needs, yakni kebutuhan untuk mendapatkan tanggung jawab, mendapat peran, memperoleh pengaruh, dan keinginan untuk berbeda dibanding individu lain. Yang dimaksud power disini adalah social power needs (kebutuhan menunjukkan kinerja yang baik terhadap orang lain atau organisasi), bukan personal power needs (kebutuhan untuk menghasilkan prestasi pribadi);
29
3. Affiliation needs, yakni kebutuhan untuk mendapatkan interaksi sosial serta menciptakan dan menjaga persahabatan.
Menurut McClelland setiap individu memiliki komposisi yang berbeda terhadap kebutuhan tersebut (ada yang lebih dominan achievement atau power dibanding yan lainnya).
Teori ini juga mendapat kritik sama dengan teori Maslow dan Alderfer yakni tidak dapat diterapkan pada budaya kerja yang berbeda-beda misalnya pada budaya kerja di Eropa. Namun demikian, teori Alderfer masih merupakan teori yang paling digunakan dalam mengukur motivasi, khususnya pada achievement needs.
Implikasi teori ini bagi manajemen dan organisasi adalah:
a. Karyawan dengan kebutuhan prestasi (achievement needs) yang tinggi cenderung bekerja berdasarkan tujuan dan berusaha mencapai prestasi dengan setinggi-tingginya, namun dengan tujuan yang kadang tidak realistik. Karakteristik karyawan demikian adalah: a) ingin memiliki pengaruh/otonomi yang tinggi untuk memecahkan masalah dalam tugasnya; b) memiliki energi yang tinggi dan pekerja keras; c) membutuhkan umpan balik yang cepat dan padat serta apresiasi dari manajemen dan dalam bentuk pembayaran/gaji tinggi; dan d) memiliki pendekatan yang proaktif.
b. Karyawan dengan kebutuhan social power yang tinggi sebaiknya ditempatkan pada posisi yang memungkinkan dirinya dapat mempraktikkan social control yaitu perilaku yang cenderung mengawasi hubungan antar manusia;
c. Karyawan dengan kebutuhan afiliasi tinggi membutuhkan kedekatan dengan orang lain dan umumnya lebih menyukasi interaksi yang antar karyawan yang intensif. Sementara itu pada karyawan dengan
30
kebutuhan afiliasi yang rendah tidak memiliki permasalahan jika bekerja sendiri untuk waktu yang lama;
d. Pada manajer lini bawah dan menengah, umumnya memiliki kombinasi kebutuhan kekuasaan yang menengah sampai tinggi dengan kebutuhan afiliasi yang rendah;
e. Pada manajer lini atas/tinggi umumnya memilki kemampuan tinggi dalam hubungan antar personal, dengan demikian pada organisasi level atas (pimpinan) sebaiknya memiliki kebutuhan social power yang tinggi dan kebutuhan afiliasi yang tinggi.
Bahasan selanjutnya menerangkan tentang teori motivasi berdasarkan outer motivation menggunakan kajian dasar desain kerja (job design), yang terdiri dari: Herzberg’s 2 factors, dan Hackman & Oldham model.
Meskipun job design mengkaji pengaturan antara desain kerja dan isi dari pekerjaan, namun pada waktu teori ini berkembang tidak begitu banyak studi tentang motivasi dan kepuasan kerja dihasilkan. Seperti diketahui bahwa Job design memberi kontribusi terhadap kajian tentang motivasi, yakni dengan kenyataan sebagai berikut:
1. Job design terbukti memegang peranan penting terhadap peningkatan kepuasan dan efektifitas dalam bekerja;
2. Sebagian besar pekerjaan manajer saat itu adalah mengembangkan desain kerja yang sudah ada;
3. Struktur pekerjaan secara signifikat berpengaruh terhadap individu dalam menyelesaikan pekerjaannya; dan
4. Penambahan konsep dan pengetahuan dari teori ini menghasilkan kajian yang mendalam terhadap hubungan yang bersifat motivasional.
31 G. Herzberg Theory
Teori Herzberg atau yang secara lengkap disebut “Herzberg’s 2 Factors Hygiene and Motivation Theory” merupakan teori yang mengkaji faktor- faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja sehingga akhirnya menimbulkan motivasi kerja. Teori ini terbentuk berdasarkan studi pada 11 perusahaan di Amerika, dan tentunya harus dipahami dalam konteks tersebut.
Pokok-pokok dari teori Herzberg adalah sebagai berikut:
a. Kepuasan kerja dipengaruhi oleh berbagai faktor pekerjaan, yang bisa menyebabkan: 1) indivdu menjadi lebih atau kurang terpuaskan; atau 2) individu menjadi lebih atau kurang tidak terpuaskan;
b. Herzberg menemukan bahwa individu tidak mengevaluasi apa yang menjadi kepuasannya dengan skala mulai dari “puas” hingga “tidak puas”, melainkan dengan dua skala yang terpisah yaitu: 1) dengan skala mulai dari “puas” hingga “tidak puas”; dan 2) dengan skala mulai dari “tidak puas” hingga “puas”;
c. Sehingga faktor pekerjaan penyebab kepuasaan dapat dibagi menjadi dua yaitu 1) faktor-faktor yang dapat menyebabkan derajat kepuasan, disebut motivational factors; dan 2) faktor-faktor yang dapat menyebabkan derajat ketidakpuasan, disebut dengan aintenance factors (lihat gambar 5)
32
Gambar 5. Teori Kepuasan Kerja Herzberg
Kelemahan dari teori ini adalah: a) Tidak mempertimbangkan keputusan individu dalam jangka panjang karena beberapa faktor memiliki efek motivasi yang lama. Demikian pula dengan pendapatan/gaji, yang menurut kenyataan bahwa gaji pokok (basic pay) memiliki efek motivasi jangka pendek artinya dapat memiliki skala yang bertentangan dengan Herzberg pada jangka pendek. Hal ini disebabkan Herzberg tidak membedakan antara gaji pokok (basic pay) dengan gaji berdasarkan kinerja; b) tidak mempertimbangkan bahwa setiap orang memiliki struktur motivasi individu yang berbeda, atau setiap kelompok pekerja memiliki orientasi kebutuhan yang berbeda; dan c) tidak dapat diaplikasikan pada rekrutmen karyawan yang menjanjikan pembayaran berdasarkan hasil.
Implikasi teori ini bagi manajemen dan organisasi adalah:
SKALA KEPUASAN:
TIDAK PUAS ....sampai dengan.... PUAS
Satisfaction or Motivational factors
• Kinerja
• Pekerjaan yang berarti
• Tanggung jawab
• Pengaruh
• Pertumbuhan
• Pengembangan
• Pengakuan
Maintenance and hygiene factors
• Gaji/pendapatan
• Keberlangsungan kerja
• Kondisi kerja (fisik & psikis)
• Hubungan antar personal
• Pengawasan manajemen
• Kemanfaatan
• Aturan individu
SKALA KEPUASAN:
PUAS ....sampai dengan.... TIDAK PUAS
33
1. Motivasi kerja karyawan hanya akan dipengaruhi oleh motivational factors, sedangkan ketidakpuasan kerja dapat dihilangkan dengan hygiene factors. Terhadap hygiene factors, manajer dapat meningkatkakan kepuasan dengan memberikan penambahan pada faktor tersebut, misalnya dengan memberikan pendapatan tambahan (bonus);
2. Meski kedua faktor di atas penting bagi peningkatan kepuasan kerja, namun salah satunya ada yang lebih penting dibanding yang lain.
Dalam jangka panjang, kedua faktor saling melengkapi namun tidak dapat saling menggantikan.
Dengan demikian standar pekerjaan yang baik menurut Herzberg (disebut dengan Job Enrichment model) adalah:
a. Terdapat kebebasan berkomunikasi dengan orang lain b. Terdapat tanggung jawab pribadi
c. Terdapat umpan balik langsung dari pihak yang menerima hasi kerja d. Terdapat pengembangan pribadi, termasuk kemungkinan mempelajari
hal-hal baru
e. Terdapat pembagian sumberdaya pribadi f. Terdapat perencanaan pribadi
g. Terdapat hubungan langsung dengan klien (hubungan yang dekat dengan pelanggan)
h. Terdapat Spesialisasi pribadi (pekerjaan memberikan kesempatan kepada individu untuk mengembangkan kemampuan khusus).
H. Hackman & Oldham Model
Model Hackman & Oldham atau secara lengkap disebut “Hackman &
Oldham’s Job Characteristic Model”. Teori ini mengkritisi pemikiran Herzberg. Hackman & Oldham mengkaji bagaimana karakteristik suatu
34
pekerjaan mempengaruhi kepuasan kerja. Karakteristik pekerjaan tersebut adalah:
1. Pekerjaan terbuka terhadap berbagai keterampilan yang dimiliki sebagian besar pekerja, disebut dengan karakteristik variety in competence requirements;
2. Pekerjaan menyebabkan individu bertanggung jawab karena keberadaannya terhadap keseluruhan pekerjaan, disebut dengan karakteristik meaningful work;
3. Pekerjaan mempengaruhi kehidupan dan kesejahteraan individu secara positif, disebut dengan karakteristik covering stakeholder’s needs;
4. Pekerjaan memberikan umpan balik bagi pekerja (bukan manajer), disebut dengan karakteristik degrees of freedom.
Model ini memiliki kelemahan yaitu menggunakan survey untuk mendiagnosa pekerjaan (Job Diagnostic Survey). Hasil yang didapat dari survey ini tidak obyektif melainkan tetapi berdasarkan kontak sosial pekerja sehingga persepsi pekerja terhadap pekerjaannya berdasarkan opini dan persepsi orang lain. Hal ini disebabkan pekerja menyesuaikan sikap, perilaku, dan harapannya dalam konteks sosial.
Beberapa penelitian tentang karakteristik kerja menunjukkan hal-hal sebagai berikut:
a. Persepsi dan sikap terhadap pekerjaan dipengaruhi oleh informasi sosial (informasi yang berasal dari lingkungan sosial);
b. Karyawan secara aktif membandingkan pekerjaannya dengan pekerjaan orang lain;
c. Signifikansi informasi sosial terhadap persepsi dan sikap kerja lebih rendah dibanding signifikansi pekerjaan itu sendiri;
35 I. Reinforcement Theory
Teori ini disebut juga dengan “Skinner’s Reward” yaitu teori motivasi berlandaskan pada pendapat Skinner bahwa perilaku manusia dikontrol dan dijaga oleh kondisi yang melingkupinya (disebut dengan operant conditioning).
Perilaku dapat terjadi secara acak dan dipengaruhi oleh pengalaman- pengalaman sebelumnya. Terdapat kecenderungan bahwa perilaku yang mendapat ganjaran akan diulangi lagi (positife reinforcement), sedangkan perilaku yang mendapatkan hukuman akan dihindari (negative reinforcement). Sehingga berdasarkan pemikiran ini, motivasi dapat dijadikan pertanyaan untuk mengidentifikasi kebutuhan karyawan saat ini yang dapat dijadikan pegangan agar dengan mudah mendapatkan ganjaran positif (reward). Teori ini juag terbukti dapat memprediksi perilaku pekerja dalam dunia kerja yang kompleks dan modern.
Dengan demikian berdasarkan teori Skinner ini, sebuah sistem penghargaan (reward) yang efektif harus memenuhi syarat:
1. Definisi reward harus jelas dan konsisten dengan reward lain agar tugas atau keahlian pekerja dapat diperbandingkan;
2. Pekerja harus mendapat informasi secara jelas tentang kriteria mendapat reward;
3. Pekerja yang tidak menunjukkan kinerja secara identik dibanding yang lain, maka tidak mendapatkan reward yang sama;
4. Reward harus mampu menutupi kebutuhan pekerja saat ini;
5. Reward harus dibagikan secara adil;
6. Reward harus minimal berhubungan dengan reward yang diberikan oleh kompetitor;
36
7. Reward harus dapat memuaskan pekerja yang memiliki kinerja paling tinggi;
8. Reward harus berhubungan dengan kinerja; dan
9. Reward harus searah dengan organisasi (misanya dengan nilai-nilai, gaya manajemen, strategi, dan struktur).
J. Pathfinder Theory
Teori pathfinder identik dengan teori expectancy, yang menyatakan bahwa perilaku organisasi merupakan hasil dari pilihan di antara tindakan- tindakan yang mungkin bisa dilakukan dengan nilai-nilai yang berbeda pada setiap individu. Teori ini merupakan teori yang menjelaskan tentang bagaimana dan dalam kondisi apa manajer dapat termotivasi kuat dengan mengidentifikasi bagaimana tujuan dapat diraih dengan mudah. Bagi manajer, hal ini berhubungan dengan memperjelas informasi yang sama- samar, dan menghilangkan elemen-elemen yang tidak pasti, serta menghilangkan halangan organisasi.
K. Social/Organizational Justice Theory
Social justice atau organizational justice atau rasa keadilan dalam organisasi adalah persepsi individu terhadap perlakukan terbuka/adil yang diperoleh dari organisasi atau lingkungan sosial. Social justice terbagi menjadi dua yaitu 1) distibutive justice; dan 2) procedural justice.
Distributive justice atau keadilan yang bersifat merata adalah teori social justice yang mendasarkan pandangannya bahwa setiap individu akan selalu membandingkan antara input dan output dirinya dengan orang lain pada permasalahan yang sama. Bila hasil perbandingan tersebut, individu merasakan ada ketidakadilan maka individu termotivasi untuk “mencari”
keadilan dengan mengubah ukuran input dan output yang ada pada
37
dirinya sendiri atau pada orang lain yang ia perbandingkan. Misalnya dengan meminta gaji yang lebih tinggi atau mengharapkan kondisi kerja yang lebih baik. Ketimpangan terhadap keadilan di tempat kerja, merupakan salah satu penyebab karyawan mengundurkan diri dari pekerjaan.
Sementara itu procedural justice lebih menekankan keadilan pada aspek proses pemberiannya. Misalnya: apakah ia turut serta dalam proses tersebut? apakah opininya didengar?
Berbagai penelitian menunjukkan kedua jenis keadilan ini bisa saling menggantikan, yaitu bila distributive justice menurut seseorang adil maka procedural justice tidak memegang peranan dalam persepsi keadilan seseorang. Bila procedural justice yang adil maka distributive justice masih diterima.
Implikasi bagi manajemen/organisasi antara lain:
1. Sudah menjadi hal biasa bahwa karyawan akan membandingkan hal- hal yang ia terima dengan yang karyawan lain terima;
2. Bila seorang karyawan menerima reward yang lebih dibandingkan dengan usaha yang ia lakukan, maka ia cenderung akan meningkatkan usahanya agar setaraf dengan reward yang diterimanya;
3. Terdapat beberapa perusahaan yang berusaha menyembunyikan reward yang diperoleh oleh karyawan untuk menjaga persepsi keadilan, namun ada juga perusahaan yang justru mengumumkan reward secara terbuka.
38 5. KESIMPULAN
Ada 3 pendapat mengenai organisasi yaitu: a) organisasi adalah sistem dimana manusia saling tergantung atau terkait; b) organisasi adalah kerangka kerja bagi manajemen dalam bekerja; dan c) organisasi adalah strategi komplek yang melibatkan manusia yang didesain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah organisasi terdiri dari tiga unsur pokok yakni orang-orang, tujuan, dan struktur.
Fungsi utama organisasi adalah: a) sebagai wadah bagi orang-orang dalam bekerja sama mencapai satu tujuan; b) sebagai wadah bagi orang-orang dalam pembentukan perilaku dan budaya organisasi; dan c) sebagai wadah untuk mencapai sasaran yang sulit dicapai seorang diri.
Pandangan orang terhadap organisasi makin lama bergeser ke arah organisasi sebagai wadah yang dinamis, harus fleksibel, bersifat humanis dan harus bisa beradaptasi dengan perubahan lingkungan (disebut pandangan modern).
Teori organisasi merupakan sejumlah pemikiran dan konsep yang menjelaskan atau memperkirakan bagaimana organisasi/kelompok dan individu di dalamnya “berperilaku” dalam berbagai jenis struktur dan kondisi tertentu. Teori organisasi dapat dikelompokkan berdasarkan fokus pemikirannya, level analisis, dan tipenya. Salah satu teori organisasi yang dijelaskan pada artikel ini adalah teori yang berfokus pada struktur dan kinerja (scientific managemen, theory of administrative, bureaucracy theory dan administrative behavior theory). Ringkasan pandangan keempat teori organisasi tersebut terhadap unsur pokok organisasi yaitu orang, struktur dan hubungan disajikan pada tabel lampiran.
39 6. REFERENSI
Legaard, Jorgen (2006), Organizational Theory, NP: Mille Bindslev & Ventus Publishing
Levy, Paul E. (2010), Industrial Organizational Psychology: Understanding the Workplace, New York: Worth Publisher
Robbins, Stephen P. (1995), Teori Organisasi: Struktur, Desain, dan Aplikasi, Jakarta: Penerbit Salemba
Yonker, Robert D., “Organizational Behavior” dalam Steven G. Rodelberg, Encyclopedia of Industrial and Organizational Psychology, California:
Sage Publications
7. LATIHAN SOAL
1. Sebutkan dan jelaskan sebuah organisasi yang ideal !
2. Sebutkan prinsip-prinsip organisasi yang saat ini sulit dijalankan di perusahaan atau organisasi yang Anda tempati !
3. Menurut Anda, apakah pandangan konvensional tentang organisasi masih tetap relevan dijalankan untuk saat ini. Jika iya, sebutkan contoh kasusnya !
4. Apakah perbedaaan level analisis organisasi menurut Scott?
5. Apakah terdapat pandangan organisasai menurut scientific management yang masih relevan dengan kondisi perusahaan atau organsisasi Anda?
6. Menurut pandangan Fayol, sebuah organisasi yang ideal seharusnya seperti apa?
40
7. Setelah membaca teori birokasi Max Weber, apakah menurut Anda istilah “birokrasi” memang benar berkonotasi negatif? Jelaskan jawaban Anda.
8. Apakah pandangan-pandangan tentang organisasi menurut Herbert Simon dalam teori Perilaku Administratif-nya?
41 8. LAMPIRAN
Tabel Perbandingan Pandangan Teori Organisasi yang Berfokus pada Kinerja dan Struktur terhadap Unsur Pokok Organisasi (Orang, Struktur, dan Hubungan)
No Teori Organisasi Pandangan terhadap Unsur Pokok Organisasi
Orang (SDM) Struktur Organisasi Hubungan Kerja
1 Scientific Management (F.W.
Taylor)
- Disebut juga
manajemen ilmiah
- Penggunaan SDM seminimal mungkin untuk menghasilkan output yang optimal;
- Staff diwajibkan memiliki spesialisasi dan mampu mengoptimalkan proses kerja sehingga peran manajer dalam mengarahkan akan berkurang;
- Individu melakukan tindakan rasional menyeluruh,
memperoleh informasi penuh, dan mengoptimalkan
pemanfaatan.
- Struktur terbentuk mengikuti proses kerja yang ada, bertitik awal dari proses kerja individu (bottom-up approach);
- Hubungan kerja terjadi melalui proses sistematis melalui analisis ilmiah untuk mencapai efisiensi
2 Administrative theory (Henri Fayol)
- Disebut juga teori Administratif
- Setiap pekerja hanya diawasi satu supervisor;
- Setiap supervisor memiliki bawahan sesuai dengan rentang pengawasan (span of control) yang ditetapkan;
- Bawahan mengerjakan
pekerjaan yang sifatnya rutin,
- Struktur terbentuk
mengikuti prinsip-prinsip administratif yang
berfungsi sebagai pedoman dalam menjalankan aktivitas.
Organisasasi berbentuk piramida hirarkis top-
- Hubungan kerja terjadi melalui Koordinasi dan Spesialisasi;
- Organisasi memiliki tujuan yang jelas dan perencanaan jangka panjang untuk menjaga kontinuitas;
- Kejelasan dan keseimbangan antara delegasi, wewenang
42
No Teori Organisasi Pandangan terhadap Unsur Pokok Organisasi
Orang (SDM) Struktur Organisasi Hubungan Kerja
sedangkan supervisor sifatnya spesifik agar dapat
menjalankan tugas lain Ketiga hal di atas merupakan prinsip Koordinasi
- Memiliki kesatuan arah (unity of direction) dan kesatuan komando (unity of command)
bottom approach);
- Pembagian kelompok berdasarkan prinsip Spesialisasi, sehingga dapat dibagi menurut tujuan departemen, proses kerja, jenis pelanggan, ukuran pelanggan, dan wilayah kerja;
- Struktur harus fleksibel dan beradaptasi tanpa menggangu tujuan organisasi
dan tanggung jawab;
- Ada sentralisasi dan desentralisasi
3 Bureaucracy theory (Max Webber)
- Disebut juga teori Birokrasi
- Direfleksikan sebagai pegawai publik (atau pegawai negeri sipil)
- Pegawai publik sebaiknya bertindak seolah-olah dirinya pemilik birokrasi, dan tetap mejalankan tugas sebagai birokrat;
- Birokasi sebaiknya terdiri dari pegawai publik profesional yang netral (tidak memihak antara negara dengan warga);
- Memahami struktur
organisasi dengan konteks historis (pendekatan psikososial);
- Struktur organisasi yang efisien ditopang dengan pegawai publik yang profesional dan netral;
- Terdapat pembagian kerja di antara anggota
organisasi dengan tugas dan fungsi tertentu,
- Terdapat sistem yang berorientasi peran/tugas - Terdapat pemisahan antara
hak dan kepemilikan individu dengan kantor;
- Sebagian tugas dan wewenang supervisor dibagi-bagi kepada bawahannya (delegation of authority)
- Span of control yang terlalu tinggi akan menyulitkan supervisor dalam mengeola
43
No Teori Organisasi Pandangan terhadap Unsur Pokok Organisasi
Orang (SDM) Struktur Organisasi Hubungan Kerja
- Seleksi staff berdasarkan kualifikasi teknis, sehingga organisasi dapat
mengembangkan kemampuan spesifiknya;
- Pekerja dianjurkan berusaha mencapai karir setinggi- tingginya;
disebut prinsip division of labor;
- Terdapat hirarki secara administratif;
- Struktur cenderung berbentuk piramida (top- down pyramidal
organizational) dengan satu orang berada di puncak;
- Pada setiap level organisasi, pekerja melaporkan tugasnya kepada orang yang berada di atasnya
bawahannya. Tetapi bila terlau rendah akan terjadi
kekurangan beban kerja
4 Administrative behavior
theory (Herbert Simon) - Pada dasarnya setiap individu tidak peduli dengan
kebutuhan dasarnya, meskipun tetap berusaha untuk mencari apa yang diinginkan;
- Individu tidak melakukan tindakan rasional yang menyuluruh, tetapi terbatas;
- Individu tidak memiliki tujuan yang jelas, kemampuan
- Memahami organisasi dari
level makro - Proses pengambilan
keputusan individu tidak hanya mengikuti model keputusan yang dimilikinya, namun melalui proses sosial dan psikologis, untuk berusaha mendapatkan pendekatan alternatif, karena keterbatasan pengetahuannya;
- Proses keputusan individu dan
