Menciptakan Dialog Apakah dialog itu?
DINAKMIKA KELOMPOK
Tips Untuk Menyeimbangkan Dinamika & Mengelola Anggota Kelompok yang Sulit
Tips untuk menyeimbangkan dinamika kelompok
Menyeimbangkan dinamika kelompok memerlukan kombinasi yang efektif dari berbagai ketrampilan fasilitasi seperti; mengamati, menyimak, mendiagnosis, memberikan umpan balik, membuat model, menyemangati dan mengelola konflik. Beberapa tips umum antara lain:
• Mencoba untuk memahami sebanyak mungkin sifat-sifat dari anggota kelompok • Memfasilitasi penyusunan norma kelompok dan selalu menjadikannya sebagai rujukan
• Mencermati sejauh mana tahapan kelompok telah terbangun, dan peranan dari tim, dan jika diperlukan mintalah agar kelompok juga mencermati hal yang sama
• Mengembangkan kepekaan dan berbagi tanggung jawab dengan kelompok
• Memberikan umpan balik konstruktif kepada kelompok dan anggota mengenai perilaku mereka • Bentuk aturan dari perilaku yang tepat dan seperti yang diharapkan
• Bentuk kelompok kecil dengan sangat berhati-hati • Minta nasihat dari orang di luar kelompok jika perlu
Tips untuk mengelola anggota kelompok yang sulit
Berikut ini adalah tipe-tipe anggota kelompok yang perilakunya bisa mengakibatkan kesulitan dalam kelompok, disertai pilihan tentang bagaimana mengelola mereka
Pendiam atau pemalu
Hargai peran serta apa pun. Di luar kelompok semangati dia. Berikan umpan balik secara tersendiri. Beri waktu untuk mempersiapkan suatu topik, dengan cara memberi tahu sebelumnya. Luangkan waktu. Berikan waktu. Bersabarlah. Undang untuk bicara atau uji pemahaman dari waktu ke waktu. Tempatkan dalam kelompok yang saling membantu. Kelompok lebih kecil.
Marah terhadap tugas atau mengecewakan orang lain
Periksa alasan. Berikan umpan balik. Sesuaikan dan ingatkan aturan kelompok. Beri tanggung jawab dalam kelompok. Hadapi perilakunya jika terjadi. Dukung/ perkuat perilaku lain. Berikan waktu di luar kelompok.
Agresif
Cari penyebabnya dan hilangkan jika mungkin. Berikan umpan balik. Rubah kelompok. Ingatkan kelompok tentang aturan. Hadapi perilakunya ketika terjadi dan perkuat perilaku lain ketika terjadi. Bentuk alternatif non-agressif. Diskusikan akibatnya dengan keseluruhan kelompok.
Terlalu dominan
Luangkan waktu. Berikan umpan balik. Catat tingkat keikutsertaan.Tempatkan dengan tipe-tipe lain yang semacam. Tempatkan dalam kelompok yang sama dengan pelatih. Minta diam. Undang untuk ikut bertanggung jawab atas peran serta yang lain. Kembangkan sikap asertif terhadap orang lain.
Motivasi rendah atau malas
Periksa alasannya. Berikan peran dalam memilih tugas. Tawarkan pilihan kerja. Perkuat, semangati, dukung keikutsertaan. Berikan tanggung jawab. Tantang jika sesuai. Tempatkan bersama dengan kelompok inti yang memotivasi. Terima dan bersabarlah. Cari terus keterlibatan.
Pelawak
Diskusikan dalam kelompok mengenai kegunaan dan penyalahgunaan humor. Hadapi perilakunya. Berikan umpan balik – beri waktu untuk berubah. Dukung perilaku yang berbeda dari yang ini.
Penyendiri
Selalu menerima. Berikan umpan balik jika sesuai. Berikan dukungan khusus. Alokasikan peran atau tanggung jawab khusus.
LATIHAN
Mempraktekkan Fasilitasi
Tujuan:
Pada akhir sesi peserta…
• Telah mempraktekkan ketrampilan fasilitasi mereka
• Telah melihat pengaruh ketrampilan mereka pada orang lain Bahan/alat: Foto kopi latihan dan lembar pengamatan
Waktu:
• Pendahuluan 15 menit
• Persiapan 60 menit
• Untuk tiap peserta (fasilitasi & umpan balik) 30 menit
• Penutup 10 menit Proses:
• Perkenalkan dengan mengatakan bahwa ini adalah kesempatan bagi peserta untuk
mempraktekkan semua ketrampilan pelatihan dan fasilitasi mereka dalam satu lingkungan yang aman
• Bagikan latihan dan berikan orang kesempatan untuk membaca isinya. Dorong orang agar
mencoba sesuatu yang belum pernah mereka lakukan sebelumnya (menggunakan media atau metode pelatihan baru)
• Buatlah jadwal tentang siapa, kapan akan memfasilitasi, sehingga peserta tahu kapan mereka harus bersiap
• Berikan waktu paling kurang satu jam untuk persiapan. Hal ini bisa dijadwalkan di waktu malam hari juga
• Sebelum peserta pertama mulai, ingatkan mereka tentang semua tujuan latihan ini. Jelaskan bahwa peserta akan juga menjadi pengamat. Bagikan lembar pengamatan dan perjelas setiap pertanyaan.
• Undang peserta pertama ke depan dan ‘serahkan tongkat komando’
• Setelah mempraktekkan, minta peserta untuk mengingat dan menulis pengalaman dan
pengamatan mereka
• Mulai refleksikan dengan mengundang ‘pelatih’ untuk memberikan umpan balik tentang
bagaimana pikirannya saat berlangsung latihan. Cocokkan perasaan tersebut dengan pengamatan peserta lain. Tanyakan kepada ‘pelatih’ apa yang akan dia rubah di lain waktu
• Lanjutkan dengan peserta lain dengan cara yang sama dan dorong mereka untuk menggunakan poin belajar dari praktek seblumnya
• Minta mereka masing-masing untuk mencatat poin belajar utama mereka dan halhal yang akan mereka kerjakan lebih lanjut**
• Ringkaskan poin belajar utamanya Keterangan:
*) Waktu tergantung pada jumlah peserta yang akan mempraktekkan fasilitasi. Kalau ada lebih dari satu pelatih dan terlalu banyak peserta, sedangkan waktunya terbatas, maka sesi ini bisa juga dilakukan secara paralel.
Hand out TUGAS/LATIHAN
Mempraktekkan Fasilitasi
Latihan Pendahuluan
Tujuan mempraktekkan atau latihan fasilitasi adalah untuk membantu Anda agar lebih efektif menjalan peran Anda sebagai seorang pelatih. Latihan ini akan memberi Anda kesempatan mempraktekkan berbagai hal yang disebut di bawah ini, sambil mencoba keluar dari situasi lingkungan yang aman:
• mempraktekkan ketrampilan fasilitasi baru (seperti menyimak, mengamati, bertanya, parafrase)
• membuat ketrampilan yang sudah ada menjadi lebih baik • mempelajari diri Anda sendiri sebagai seorang pelatih • melihat pengaruh ketrampilan Anda terhadap orang lain • menerima umpan balik dari kelompok inti dan pelatih Anda • belajar dari mengamati praktek yang dilakukan orang lain. Persiapan
Semakin baik Anda menyiapkannya dan menganggapnya sebagai sesi pelatihan yang sebenarnya, maka akan semakin banyak yang Anda pelajari. Saatnya bagi Anda, menjadi seorang pelatih; Anda akan menjalankan pelatihan. Anda akan memiliki 15 sampai 20 menit untuk mempraktekkannya. Siapkan aktifitas Anda sebagai berikut:
1. Pilih topik Anda. Subyeknya bisa apa pun Anda yang Anda inginkan, tetapi ingat, Anda hanya memiliki waktu 15 menit.
2. Identifikasikan peserta Anda. Anda bisa memutuskan peserta Anda hanyalah peserta lokakarya, tetapi Anda bisa juga memutuskan bahwa mereka adalah petani, pekerja penyuluhan atau apa pun. Pastikan untuk menjelaskan kepada peserta, siapakah peserta sesi Anda, apapun yang Anda inginkan.
3. Kembangkan tujuan belaja Tulis tujuan belajar SMART dan jelaskan kepada peserta sejak awal.
a. Pilih satu metode
4. Pilih satu metode partisipatif yang ingin coba untuk pertama kali atau satu metode yang ingin Anda alami lebih jauh. Metodenya harus sesuai dengan topik, tujuan, waktu dan pesertanya.
5. Sumber daya/Media. Persiapkan untuk menggunakan paling kurang satu media pelatihan (flipchart, overhead projector, whiteboard), lebih baik satu yang tidak biasa Anda gunakan.
6. Tulis rencana sesi Anda.
7. Kalau perlu lakukan uji coba dulu dengan beberapa kawan, dan lakukan penyesuian yang diperlukan.
Hand Out
Lembar Pengamatan
Aspek yang Diamati ya tidak
Tujuan
Apakah tujuan sesi ini jelas untuk Anda? Prosedur, metode
Apakah metode dan prosedur jelas untuk Anda? Suasana pelatihan
Apakah Anda tertarik dengan topik ini?
Apakah Anda merasa nyaman dengan pelatih dan peserta? Teknik fasilitasi
Apakah pelatih menggunakan pertanyaan untuk mengembangkan diskusi? Apakah Anda didorong untuk mengajukan pertanyaan?
Apakah pelatih menggunakan parafrase dan perumusan? Apakah pelatih memberi arah yang cukup dan jelas?
Apakah pelatih mengganggu Anda dengan ekspresi atau gerakan muka? Partisipasi
Apakah Anda merasa terlibat?
Apakah Anda memiliki kesempatan berpartisipasi aktif? Pengalaman
Apakah Anda memiliki kesempatan untuk bereaksi terhadap satu pengalaman? (dulu atau sekarang)
Apakah Anda memiliki kesempatan untuk merefleksikan dan menarik kesimpulan berdasarkan pada satu diskusi atau aktifitas?
Dinamika
Apakah pelatih mendorong partisipasi dari setiap orang?
Apakah pelatih menangani saat sulit dalam kebingungan, kekacauan, perlawanan atau konflik dengan baik?
Timing
Apakah pelatih mengatur waktu dengan baik, meluangkan cukup waktu untuk berproses dan menutup
aktifitas?
Apa yang membantu Anda untuk belajar? . . . .
. . . . . .
Apa yang menghambat Anda untuk belajar? . . . . . . .
.
Apa yang dilakukan pelatih dengan baik? . . . . . . .
.
LATIHAN
Menilai Ketrampilan Fasilitasi
Tujuan:
Pada akhir sesi peserta…
• Sadar atas kekuatan dan kelemahan mereka dalam fasilitasi
• Telah membuat daftar yang berisi tindakan yang harus dilakukan mereka sendiri untuk
mengembangkan ketrampilan fasilitasi mereka Bahan/alat: Foto kopi daftar penilaian dan tindakan Waktu: 45 menit
Proses:
• Perkenalkan atau segarkan ide bahwa kita akan bisa belajar banyak apablia kita menyadari kelemahan dan kekuatan kita. Jelaskan bahwa pada sesi ini kita akan menilai keterampilan fasilitasi kita. Tekankan bahwa ini bukan ujian tetapi alat agar peserta bisa lebih fokus dalam belajar dan bertindak
• Bagikan lembar penilaian dan minta tiap peserta untuk melengkapinya sendiri
• Pada waktu peserta mengisi lembaran, bagikan daftar tindakan. Jelaskan bahwa lembaran ini akan membantu mereka untuk berpikir dan menyiapkan cara meningkatkan keterampilan fasilitasi mereka di masa depan. Lakukan curah pendapat secara cepat tentang situasi dan peristiwa yang memungkinkan untuk mempraktekkan fasilitasi (tidak hanya selama pelatihan tetapi juga dalam pertemuan, loka karya, kelompok kerja kecil, bekerja dengan sejawat dll.)
• Minta peserta untuk memamerkan rencana tindakan mereka, dan lihat milik orang lain
• Dorong peserta untuk mengambil ide-ide baik dari orang lain. Selain itu, ingatkan peserta agar melaksanakan rencana tindak lanjutnya, misalnya dengan mengirim kartu pos atau email yang berisi catatan rencana tindak lanjut yang telah disusun ketika pelatihan berlangsung. Penilaian ini bisa dilakukan pada waktu yang berbeda tergantung pada tujuannya dan tingkat pengalaman serta keterbukaan peserta:
Catatan:
o Penilaian bisa dilakukan sebelum mempraktekkan keterampilan fasilitasi. Ini dilakukan
agar peserta bisa lebih memusatkan perhatiannya pada materi pelatihan
o Penilaian bisa dilakukan setelah mempraktekkan keterampilan fasilitasi agar bisa segera
disusun rencana tindak lanjut pelatihan. Hal ini biasanya dilakukan pada kelompok yang kurang berpengalaman
o Penilaian bisa dilakukan baik sebelum maupun setelah praktek fasilitasi, yang bertujuan