MERANCANG PELATIHAN
E. MENGEMBANGKAN AGENDA PELATIHAN LATIHAN
Mengembangkan agenda Pelatih
Tujuan:
Pada akhir sesi peserta...
• bisa menjelaskan kebutuhan dan penggunaan agenda pelatih
• bisa mendaftar elemen-elemen yang selayaknya ada di dalam agenda pelatih
• bisa merancang agenda pelatihan mereka berdasarkan catatan informasi mereka Bahan/alat:
• Foto kopi handout dan latihan
• beberapa contoh-contoh agenda pelatih
• post-it
Waktu: 2.5 jam sampai setengah hari, tergantung pada apakah Anda membiarkan mereka untuk menyelesaikan agenda pelatih secara detail atau tidak*
Proses:
• Perkenalkan bahwa langkah selanjutnya dalam merancang pelatihan adalah mengembangkan alur utama pelatihan berdasarkan pada pendekatan pelatihan yang telah dikembangkan dan hasil TNA. Jelaskan bahwa alur pelatihan akan didokumentasikan dalam agenda pelatih.
• Lakukan curah pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan agenda peserta, apa yang
dimaksud dengan agenda pelatih, apa perbedaannya, dan mengapa perbedaan ini penting dicermati. Curah pendapat bisa dilakukan langsung dalam pleno atau bisa juga dilakukan dalam kelompok kecil dengan metode buzz group
• Simpulkan bahwa penyusunan agenda pelatih yang detail bisa diibaratkan seperti membuat satu ‘master plan’ untuk pelatihan, yang di dalamnya cara Anda mencapai tujuan pelatihan dalam waktu yang ditentukan. Tekankan bahwa untuk mencapai hal ini, Anda harus mempertimbangkan semua informasi yang sudah diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya.
• Ringkaskan sesi ini dengan menanyakan “Apa yang harus dicapai oleh agenda pelatih yang telah dirancang dengan baik ?” (lihat handout).
• Bagikan handout dan isi kolom-kolom yang berbeda. Jelaskan bahwa elemen-elemen dalam satu agenda pelatihan bisa bervariasi, tetapi waktu, tujuan, dan metode adalah elemen-elemen inti. Hal lain yang mungkin disertakan adalah: persiapan yang diperlukan, pelatih, cara mengevaluasi.
• Berikan satu contoh tentang bagaimana caranya mengembangkan agenda pelatihan yang
sekarang dilakukan ini, tahap demi tahap, dimulai dengan rencana besar dalam satu bulan atau satu minggu dan diakhiri dengan detail setiap hari yang dibagi menjadi beberapa sesi.
• Katakan bahwa langkah selanjutnya dalam merancang pelatihan mereka adalah mengembangkan agenda pelatihan yang lebih detail untuk setiap hari. Jelaskan bahwa kadang-kadang lebih mudah untuk mulai dari yang kurang detail, misalnya dimulai dengan memikirkan tentang alur keseluruhan (termasuk ruang kelas, dan hari-hari di lapangan), menyusun topik-topik atau tujuan, dan lalu mulai melihat pada satu minggu, dan kemudian pada satu hari, dan kemudian pada jam.
Catatan*. Jika waktu yang tersedia sangat terbatas, maka utamakan pelatihan hanya sampai pada pertanyaan ketiga. Selanjutnya Anda dapat meneruskan proses diskusi tentang alur pelatihan yang kurang detail dengan menggunakan post it. Pastikan bahwa orang mengingat kembali strategi pelatihan dan TNA selama latihan. Rangsang lagi dan tantang mereka untuk berpikir kreatif.
Hand out Over head/LCD Projector
Mengembangkan agenda Pelatih
Mengapa peduli?
Tujuan agenda pelatih adalah untuk membuat satu ‘rencana utama’ atau master plan. Agenda pelatih adalah alat yang sangat praktis karena Anda akan memiliki gambaran yang jelas, sehingga memungkinkan Anda untuk:
memeriksa apakah pelatihan memiliki satu alur logis dalam periode minggu dan hari
memeriksa apakah tujuan pelatihan tercapai dalam waktu yang disediakan
Menilai variasi metode pelatihan
menilai apakah pembagian waktu sesi-sesi cukup layak atau tidak
berbagi rancangan Anda dengan kelompok inti, menerima umpan balik dan meningkatkannya
berbagi rancangan dengan co-pelatih dan narasumber, sehingga mereka bisa menyiapkan diri dengan lebih baik.
Apakah agenda pelatih?
Agenda pelatih bisa dibuat sangat detail, dengan menyertakan tujuan dari setiap sesi, dan hanya digunakan untuk pelatih. Satu contoh agenda pelatih disertakan dalam hand out ini. Peserta akan menerima agenda yang kurang detail. Agenda peserta berjalan paralel dengan agenda pelatih, tetapi terbatas kepada topik-topik umum dan perkiraan alokasi waktu agar memungkinkan fleksibilitas. Satu agenda pelatih yang dirancang baik harus:
• Bertujuan untuk mencapai tujuan pelatihan atau sesuai dengan keperluan pelatihan yang sudah teridentifikasi
• Mengikuti satu siklus pembelajaran logis, baik dalam agenda keseluruhan maupun dalam setiap sesi
• Menggunakan satu variasi metode dan teknik pelatihan partisipatif
• Layak untuk dicapai, baik dari segi waktu maupun ketersediaan sumberdaya
• Cukup fleksibel untuk mengakomodasi keperluan spesifik, atau perubahan yang diperlukan berdasarkan umpan balik harian
• Menyediakan cukup waktu untuk membuka dan menutup setiap hari, untuk mengingatkan,
untuk menyegarkan, untuk merumuskan, mengaitkan dan menyediakan kesempatan untuk umpan balik harian.
Catatan. Semua informasi dari langkah-langkah sebelumnya harus dijadikan pertimbangan: siapa peserta saya, apa yang mereka perlukan, apakah tersedia sumberdaya, dll. Berdasarkan informasi ini satu agenda pelatih bisa dikembangkan.
Hand out
... Lanjutan – 1. Over head/LCD Projector
Mengembangkan agenda Pelatih
Mengapa merancang satu agenda pelatih sangat menantang?
Merancang harus menjadi tugas paling menantang dalam siklus pelatihan. Tetapi banyak pelatih tidak mengetahui di mana harus mulai, bagaimana berproses atau tidak merasa perlu untuk merancang pengalaman pembelajaran yang efektif. Fase perancangan siklus pelatihan menantang, karena memerlukan:
• pengetahuan mengenai berbagai pilihan rancangan yang tersedia
• ketrampilan dalam menggunakannya
• kreatifitas dalam memanipulasi berbagai pilihan untuk memperkuat keterlibatan peserta dan membuat proses pembelajaran yang efektif
• untuk melihat gambaran keseluruhan sambil menangani detail setiap momen pembelajaran
• kepercayaan diri yang memungkinkan Anda untuk kreatif dan berani mengambil risiko
• fleksibilitas dan terbuka untuk melakukan perubahan jika terjadi sesuatu di luar rencana, atau jika muncul satu kesempatan yang lebih baik pada saat pelatihan berlangsung. Pembelajaran adalah pengalaman organik – bukannya satu pelatihan mekanis yang sulit untuk direncanakan. Seperti pohon, pembelajaran berakar di tempat-tempat yang paling asing dan kadang-kadang menghasilkan buah yang mengejutkan. Mungkin itulah sebabnya mengapa pelatihan itu menarik dan, pada saat yang sama melelahkan – dan itulah mengapa fase perancangan sangat menantang. Salah satu tugas dalam menyusun agenda pelatih adalah mengurutkan acara pembelajaran. Proses mengurutkan acara pembelajaran ini merupakan campuran dari berbagai komponen, dimana sebagian adalah logika, sebagian pengalaman, sebagian intuisi dan sebagian akal sehat yang baik. Mengurutkan, atau memutuskan apa yang muncul selanjutnya, merupakan kepedulian mikro maupun makro. Agenda pelatih adalah alat untuk bekerja dari makro turun ke tingkat mikro.
Bagaimana mengembangkan satu agenda pelatih?
Seperti yang disebutkan sebelumnya, ada banyak jalan pembelajaran dan karenanya ada banyak cara untuk mengurutkan agenda pembelajaran, yang belum tentu terbaik bagi setiap pembelajar. Setiap pembelajar mempunyai caranya sendiri-sendiri. Berikut ini adalah pendekatan yang disarankan;
1. Prioritaskan dan pilih keperluan pelatihan. Suatu rancangan akan memiliki risiko tertinggi apabila program dirancang terlalu padat. Karenanya sangat penting untuk membedakan antara apa yang pembelajar:
• Apa yang pembelajar harus pahami atau harus kuasai?
• Apa yang pembelajar bisa pahami atau kuasai?
• Apa yang pembelajar mampu pahami atau kuasai?
Segala sesuatu yang harus diketahui atau dikuasai oleh pembelajar harus disertakan dalam pelatihan Anda. Sedangkan untuk hal-hal yang bisa pembelajar pahami atau bisa kuasai, boleh disertakan beberapa saja. Sedangkan untuk hal-hal yang pembelajar mampu pahami atau mampu kuasai, boleh disertakan lebih sedikit lagi.
Hand out
... Lanjutan – 2. Over head/LCD Projector
Mengembangkan agenda Pelatih
2. Setelah memilih, Anda harus mulai mengurutkan topik-topik berdasarkan waktu yang tersedia. Satu cara mengurutkan adalah dengan menemukan kerangka utama dari alur keseluruhan pelatihan Anda. Satu kerangka utama akan membantu Anda untuk merancang satu alur logis dan membantu Anda untuk mengaitkan sesi-sesi selama penerapannya. Selain itu, bagi pembelajar, kerangka utama akan membantu untuk membangun pengetahuan dan keterampilan berdasarkan apa yang mereka pelajari dari hari ke hari. Pendekatan pengurutan yang biasa dilakukan adalah:
• dari umum ke spesifik
• dari kongkrit ke abstrak
• dari yang diketahui ke yang tidak diketahui
• dari sederhana ke yang lebih kompleks
• mengikuti satu organisasi atau proses logis yang sudah ada; sebagai contoh adalah siklus perencanaan projek
• mengikuti aturan penampilan pekerjaan; sebagai contoh membuat satu pembibitan. 3. Bagi topik-topik mengikuti alur umum berdasarkan waktu yang disediakan untuk pelatihan.
Sebagai contoh jika itu adalah pelatihan tiga minggu, bagi topik-topik selama tiga minggu dengan cara yang logis. Kemudian bagi topik-topik berdasarkan hari dalam setiap minggu, sampai akhirnya bagi topik-topik dalam setiap hari menjadi sesi-sesi.
4. Tulis waktu, topik-topik, tujuan dan bahan-bahan untuk setiap sesi dalam satu agenda pelatih. 5. Ulas dan lebih baik lagi diskusikan agenda pelatih pertama Anda untuk memastikan bahwa:
• Programnya tidak berlebihan
• Mempertimbangkan hari dan minggu pelatihan: periode istirahat setelah makan siang, hari keempat dalam minggu, perasaan Jumat sore dll.
• Kesempatan untuk humor dan bergembira disertakan seperti icebreakers, pembuka, kesenian, musik, teka-teki, permainan dan pergerakan
• Aktifitas yang lebih ‘mengancam’ (permainan peran, fish bowls, dan tipe-tipe energizers
tertentu) jangan diletakkan di awal program
• Dukungan bahan untuk setiap sesi, seperti lembar kerja, instrumens, dan quiz untuk memeriksa pemahaman
Ringkasnya, perancangan satu program pelatihan adalah dasar dari efektifitas program. Ini seperti rencana seorang arsitek untuk membangun sebuah rumah. Itulah sebabnya mengapa rancangan setiap aktifitas pelatihan memerlukan perhatian.
Hand out
LATIHAN
Mengembangkan satu agenda Pelatih
1. Langkah pertama adalah menulis semua kebutuhan pelatihan atau topik-topik pelatihan pada
post-it terpisah. Anda bisa menggunakan post-it yang berbeda warnanya untuk membedakan berbagai tipe dari topik atau kebutuhan pelatihan. Prioritaskan dan pilih keperluan pelatihan Anda, dengan menggunakan alat berikut ini :
• Harus dipahami atau dikuasai
• Bisa dipahami atau dikuasai
• Mampu dipahami atau dikuasai
2. Langkah berikutnya adalah mengembangkan satu alur keseluruhan atau kerangka utama, dengan mengurutkan keperluan pelatihan. Banyak pelatih yang merancang alur pelatihan yang berbasis pada kepentingan pelatih. Sekarang coba balik, bayangkan dari sisi peserta pelatihan. Caranya dengan mengurutkan topik dari:
• Umum ke spesifik
• Dari kongkrit ke abstrak
• Dari yang diketahui ke yang tidak diketahui
• Dari sederhana ke yang lebih kompleks
• Mengikuti satu organisasi atau proses logis yang sudah ada; sebagai contoh adalah siklus perencanaan projek
• Mengikuti aturan penampilan pekerjaan; sebagai contoh membuat satu pembibitan. 3. Selanjutnya, masukkan urutan topik yang sudah dirancang, ke dalam waktu pelatihan, sesuaikan
dengan jumlah hari, minggu atau bulan (termasuk pelatihan di dalam ruang kelas dan di lapangan). Mulailah dengan gambaran umum, lalu fokus pada satu minggu, lalu pada satu hari, dan terakhir, bagi topik per sesi. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggambar tabel jadwal pelatihan Anda di kertas flipchart, dan Anda menempelkan post-it dan bisa memindah-mindahkannya agar bisa menghasilkan urutan yang paling logis. Ketika melakukannya, mungkin Anda akan mengkaji ulang langkah pertama dan kedua, dan menanyakan kembali, apakah topik yang dipilih betul-betul penting ? Apakah proses ini adalah proses yang terbaik? Apakah kita membutuhkan waktu yang lebih lama ?
Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
Pagi
Siang
4. Setelah Anda puas dengan alur secara umum, maka sekarang waktunya untuk mengisi setiap sesi dengan lebih detail. Tulislah waktu yang diperlukan, apa topiknya, apa tujuannya, dan bahan-bahan yang diperlukan untuk setiap sesi. Anda bisa menggunakan format pada halaman selanjutnya.
5. Tulis alur agenda Anda pada flipchart agar bisa dibahas oleh anggota tim fasilitator yang lain, atau oleh reviewer yang Anda undang.
Hand out
LATIHAN