Menciptakan Dialog Apakah dialog itu?
8. UMPAN BALIK
Apakah tujuan umpan balik?
Umpan balik adalah satu cara membantu orang lain agar dia paham akibat perilakunya terhadap orang lain. Umpan balik membantu seseorang untuk menjaga perilakunya “sesuai sasaran” dan pada gilirannya akan meningkatkan penampilannya
Hand Out
OVERHEAD/LCD PROJECTOR
Umpan Baik – Belajar Satu Sama Lain
Apakah umpan balik itu?
Umpan balik personal memberi informasi tentang perilaku dan penampilan. Umpan balik bisa sering dipertukarkan dalam satu situasi pelatihan, dari pelatih kepada peserta, sebaliknya atau antara peserta.
Bagaimana umpan balik bekerja?
Membiasakan diri dengan JOHARI’s-Window akan membantu untuk memahami akibat dari umpan balik. Lihat pada gambar berikut. Gambar tersebut berbentuk jendela dengan empat daun. Yang disebut JOHARI’s window setelah orang menggunakannya. Jendela adalah satu model yang bisa menunjukkan bagaimana komunikasi bekerja dan membantu kita untuk memahami bagaimana kita bisa menumbuhkan pengetahuan-diri dan bagaimana kita bisa membangun kepercayaan yang lebih dalam dalam kelompok dan komunitas dengan membagikan umpan balik.
Dalam kata lain, cara kita melihat diri sendiri, adalah sebagian dari hasil yang orang lain telah sampaikan kepada kita; bagaimana mereka melihat kita. Kadang-kadang bahkan bisa dilihat sebaliknya: cara kita merasakan atau berperilaku, bisa tergantung pada apa yang kita pikir orang lain lihat dalam diri kita. Contohnya: “Saya tidak memahami apa yang guru katakan, tetapi jika saya minta kepadanya untuk menjelaskan kepada saya lagi, dia akan berpikir bahwa saya sangat bodoh. Maka lebih baik saya diam.” Dalam banyak kasus akan sangat membantu untuk mendengar dari orang lain bagaimana mereka sebenarnya melihat saya, dan hal ini bisa dilakukan melalui umpan balik.
Hand out
JENDELA JOHARI (Umpan Balik)
Jendela Johari dikenal setelah ditemukan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham. Mereka mengkategorikan diri individu terdiri atas 4 bagian atau jendela, yaitu:
Daerah Terbuka
Daerah Buta
Daerah Tersembunyi (Rahasia)
Daerah Tidak Diketahui (Misteri)
Untuk memudahkan pemahaman, daerah ini digambarkan sebagai 4 kuadran seperti gambar berikut:
Orang lain tahu Orang lain tidak tahu
Saya tahu
Daerah Terbuka Daerah Tersembunyi (Rahasia)
Saya tidak
Daerah Buta (Pengap) Daerah Tidak Diketahui (Misteri)
Daerah Terbuka:
Daerah ini diketahui oleh individu itu sendiri dan orang lain juga tahu. Perilaku yang diperlihatkan di daerah ini adalah suatu perilaku yang tidak dipertahankan dan semua orang disekitarnya mengenal baik akan perilaku tersebut. Seperti sifat sosial yang menyenangkan, kebiasaan atau kelakuan khas seseorang. Contoh: suka membantu orang lain, rajin datang dalam pertemuan, dll.
Daerah Tersembunyi:
Daerah ini hanya diketahui oleh individu itu sendiri dan orang lain tidak mengetahui atau menyadarinya. Daerah ini dijaga oleh individu itu sendiri sebagai daerah rahasia, karena khawatir dengan reaksi orang lain. Rahasia ini mungkin berkaitan dengan perasaan atau perilaku. Contoh: tidak terbuka, suka curiga.
Daerah Buta:
Daerah ini disadari dan diketahui orang lain tetapi individu itu sendiri tidak menyadarinya. Daerah ini tetap buta bagi individu tersebut, sebab orang lain yang tahu akan daerah ini, mungkin tidak menceritakan takut menyinggung perasaan orang tersebut.
Contoh: Ketua kelompok yang tidak tahu akan masalah yang dihadapinya atau salah informasi, pengurus yang tidak mau mengungkapkan masalah kelompoknya.
Daerah Yang Tidak Diketahui (Misteri):
Daerah ini, yang mana individu dan orang-orang di sekelilingnya sama-sama tidak menyadari. Daerah ini ada tapi tidak diketahui, kemungkinan secara potensial tersembunyi kemampuan dan bakat lainnya.
Hand out Lanjutan
Bagaimana memberi umpan balik?
Umpan balik hanya akan efektif jika kriteria tertentu digunakan. Berikut beberapa petunjuk untuk memberi umpan balik konstruktif
Kriteria Contoh buruk Contoh baik
Spesifik , tidak umum
Anda selalu terlalu cerewet! Ketika kita sedang memutuskan suatu hal, Anda terlalu banyak berbicara sehingga saya berhenti menyimak
Deskriptif, tidak Menilai
Anda hanya mau mengganggu saya!
Saya merasa terganggu, karena Anda menyela saya sepanjang waktu!
Penerima, bukan pemberi
Saya katakan kepada Anda… Jika Anda siap saya akan memberi Anda beberapa
umpan balik mengenai…
Fokus pada Perilaku
Bukan pada orang
Anda sombong! Anda sering mengangkat alis, ketika saya berbicara.
Ini menyulitkan bagi saya untuk terus berbicara
Fokus pada hal positif, Bukan negatif
Anda tidak cukup tersenyum..
Anda memiliki senyuman yang hangat, Anda bisa melalukannya lebih sering, hal itu membuat saya senang untuk bekerja dengan Anda
Minta jangan paksa
Pasti Anda ingin mengetahui…
Tolong, katakan apa yang telah Anda lihat dari pekerjaan saya ….Apakah semua orang paham apa yang saya jelaskan ?
Waktu yang baik Minggu lalu…. Secara umum jangan menunda umpan balik. Hal itu akan lebih berguna jika dilakukan setelah pengamatan. Orang bisa kemudian bisa menghubungkannya dengan situasi spesifik
Singkatnya coba katakan umpan balik Anda sebagai berikut: Ketika… (menyebutkan perilaku
Hand out Lanjutan
Bagaimana cara menerima umpan balik?
Umpan balik dapat memberi gambaran kepada Anda bagaimana orang lain melihat tindakan Anda dan memberi Anda pilihan untuk merubah perilaku Anda. Bahkan sekalipun Anda “tidak setuju’ dengan umpan balik tersebut, Anda juga perlu untuk mendengar dan memahaminya dengan jelas. Memberi umpan balik kepada orang lain kadangkala sulit. Karenanya menjadi penting untuk memahami faktor-faktor yang dapat menyebabkan orang mudah menerima umpan balik. Dalam bagian berikut, ada hal-hal yang bisa membantu Anda untuk memahami cara menerima umpan balik yang positif.
Konsentrasi, Amati dan Simak Anda tidak perlu melakukan apa pun dengan umpan balik. Yang perlu Anda lakukan, hanyalah memperhatikan orang yang memberi Anda umpan balik.
Periksa
Tunggu sampai umpan balik diberikan, kemudian katakan dengan kata lain poin pentingnya.
Jernihkan
Ajukan pertanyaan untuk memperjelas atau minta contoh.
Jangan membela diri
Banyak di antara kita yang memiliki kesulitan dalam mendengar hal negatif tentang diri kita sendiri. Biasanya kita merasa tidak nyaman sehingga kita berusaha mempertahankan diri, antara lain dengan memberi tanggapan yang cepat. Sayangnya, kalau hal itu kita lakukan, berarti kita akan kehilangan kesempatan yang bernilai untuk pengembangan diri.
Katakan batas Anda
Jika orang yang memberi umpan balik terlalu banyak memberi saran-saran, petunjuk, atau kritik, yang membingungkan, maka Anda bisa mengatakan bahwa itu cukup.
Jadi, apa yang Anda katakan adalah bahwa…
Kapan dan bagaimana saya membuat Anda marah?
Itu karena…
Saya berpikir bahwa kebanyakan orang… Ya. Tetapi…
Anda salah paham… Anda siapa ?
Mengapa Anda berani berkomentar seperti itu ?
Saya sudah cukup mendengar, terima kasih atas semua umpan balik yang membantu.
9.29
Hand out Lanjutan
Kartu umpan balik
foto kopi bolak-balik pada kertas tebal (berwarna) dan gunting menjadi empat bagian
Untuk : . . . Dari : . . . Latihan : . . . Anda tlh melakukan dengan baik : . . . . . . . . . . . . . . . Anda dapat memperbaiki :
. . . . . . . . . . . . Untuk : . . . Dari : . . . Latihan : . . . Anda tlh melakukan dengan baik : . . . . . . . . . . . . . . . Anda dapat memperbaiki :
. . . . . . . . . Untuk : . . . Dari : . . . Latihan : . . . Anda tlh melakukan dengan baik : . . . . . . . . . . . . . . . Anda dapat memperbaiki :
. . . . . . . . . Untuk : . . . Dari : . . . Latihan : . . . Anda tlh melakukan dengan baik : . . . . . . . . . . . . . . . Anda dapat memperbaiki :
. . . . . . . . . . . .
LATIHAN
Mempraktekkan Umpan Balik Tujuan
Pada akhir sesi peserta…
• Bisa menjelaskan tujuan umpan balik
• Bisa menjelaskan perbedaan antara umpan balik yang baik & buruk
• Menunjukkan ketrampilan dalam memberi dan menerima umpan balik Bahan/alat:
• Foto kopi Latihan atau flip charts • Foto kopi hand-out
Waktu: 1 jam Proses:
• Mulai sesi dengan menanyakan kepada peserta bagaimana mereka menggambarkan umpan balik dan apa tujuan umpan balik itu. Jelaskan dengan singkat apa umpan balik itu. Gunakan jawaban peserta untuk menjelaskan mengapa teknik ini berguna dalam konteks pelatihan (lihat juga hand out).
• Katakan kepada peserta bahwa ada satu trick untuk menjelaskan kegunaan umpan balik. Perkenalkan prinsip Johari’s window tahap demi tahap
o Pertama gambarkan empat kuadran dan jelaskan masing-masingnya dengan
menyebutkan satu contoh yang mengandung beberapa contoh yang baik dan buruk dan jelaskan mengapa contoh tersebut baik atau buruk, jelaskan bahwa kita bisa mengembangkan lebih jauh jika kita bisa membuat ‘kotak bebas’ lebih besar
o Tanyakan bagaimana kita bisa membuat kotak tertutup lebih kecil dengan
memperbesar kotak bebas (sharing), berikan satu contoh
o Tanyakan bagaimana kita bisa membuat kotak buta lebih besar dengan memperbesar
kotak bebas (umpan balik), berikan satu contoh
• diskusikan tujuan umpan balik dalam lingkup pelatihan. Jalankan curah pendapat mengenai apa yang dilakukan dan tidak boleh dilakukan dalam umpan balik yang konstruktif dan tuliskan.
• Bagikan hand out** dan sosio-drama, dan biarkan mereka bekerja dalam kelompok bertiga untuk memerankan sosio-drama yang menampilkan masalah umpan balik.
• Undang kelompok yang besar untuk menggunakan saran-saran yang ada dalam handout untuk menunjukkan alternatif dari cara memberikan umpan balik.
• Kelompok kecil, setelah diskusi, mungkin bisa juga memerankan cara alternatif untuk
memberikan umpan balik, yang bertujuan untuk menunjukkan kepada mereka sendiri perbedaan-perbedaan dalam memberikan umpan balik.
• Renungkan prinsip-prinsipnya sekali lagi, dan ringkaskan bahwa dalam TOT kita bisa belajar banyak satu sama lain jika kita tahu bagaimana memberi dan menerima umpan balik.
Keterangan:
*) Lengkapi penjelasan Anda dengan gambar Johari windows tahap-demi tahap selama cerita Anda berkembang.
**) Tergantung pada lama pelatihan sesi ini bisa diperpendek, dengan hanya mendiskusikan tujuan & prinsip-prinsip umpan balik termasuk memberikan beberapa contoh.
Hand out
TUGAS/LATIHAN
Sosio-drama Memraktekkan Umpan balik
Sosio-drama: Titi dan Toto
Titi dan Toto adalah dua peserta Pelatihan pelatih (ToT). Lin memfasilitasi satu sesi pelatihan untuk mempraktekkan ketrampilannya sebagai seorang pelatih. Setelah sesi, peserta lain diundang untuk memberi Titi umpan balik. Toto senang utuk berbagi pengamatannya dan mengatakan kepadaTiti : ”Tik, Anda sering terlalu gugup di depan kelas, Anda mestinya lebih percaya diri di depan kelas”.
Sosio-drama: Darma dan Lisa
Darma dan Lisa adalah dua peserta dari Pelatihan Pelatih. Selama berlatih dalam kelompok kecil, Lisa merasa terganggu oleh Darma dan mengatakan kepadanya:”Darma Anda sangat dominan, Anda mestinya lebih partisipatif”.!
